Procedimiento Operativo de Abastecimiento de Bienes y Materiales

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICOSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LAS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVASPROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL PROCESO DE BIENES Y SUMINISTROSABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALESNombreFunciónC O N T R O L D E E M I S I Ó NElaboró Revisó AutorizóL.C. José Alejandro RoqueLic. José Luis González D Mtro. Juan José PérezREPRESENTANTE DELGRUPO DE TRABAJOZaldivarREPRESENTANTE DE LASUBCOMISIÓN TÉCNICACastañedaP.REPRESENTANTE DE LACOMISIÓN TÉCNICAFirmaCLAVE DE DOCUMENTO: PBS 0201 REVISIÓN: 2 EMISIÓN: mayo de 20081.0 OBJETIVOMantener las existencias de bienes y materiales, que permitan satisfacer los requerimientos de las áreas de la Entidado Dependencia.2.0 ALCANCEAplica a los almacenes de bienes y materiales de las áreas de Bienes y Suministros, en las Entidades yDependencias universitarias.3.0 LINEAMIENTOS3.1 El abastecimiento de bienes y materiales, estará regulado por lo que establece el capítulo VII de la NormatividadAdministrativa para las Dependencias Universitarias en Materia de Adquisiciones y Almacenes (NASA) vigente.3.2 El Responsable del proceso de Bienes y Suministros solicitará el abastecimiento de bienes y materiales.3.3 Para el abastecimiento de bienes y materiales, se recurrirá en primera instancia al Almacén General de laDirección General de Proveeduría. Sólo en caso necesario, se solicitará a proveedores externos, procurandoque su adquisición se realice con aquellos que estén registrados ante la Dirección General de Proveeduría.3.4 La Solicitud Vale de Abastecimiento DGProv-01-87-0 será autorizada por el Secretario o Jefe de UnidadAdministrativa.3.5 El Responsable del proceso de Bienes y Suministros en coordinación con su Personal Operativo, estableceránpara cada bien y material los niveles máximos, mínimos y puntos de reposición, en función de la capacidad dealmacenamiento de cada Entidad o Dependencia.3.6 Los criterios internos de almacenaje son establecidos por cada Entidad o Dependencia, en función de lanaturaleza de los bienes y materiales almacenados, asegurando la preservación de los mismos, observando loestablecido en el capítulo II de la NASA.3.7 Para la revisión de bienes y materiales se observará lo siguiente:1. De 1 a 300 se revisará al menos el 20% de los bienes y materiales2. De 301 a 500 se revisará al menos el 15% de los bienes y materiales3. De 501 a 1000 se revisará al menos el 10% de los bienes y materiales4. Más de 1000 se revisará al menos el 5% de los bienes y materialesDOCUMENTO NO OFICIALSE ENCUENTRAEN MODIFICACIÓNY REVISIÓNNota: En caso de ser bienes o materiales que impactan directamente la prestación del servicio de la Entidad oDependencia, la inspección se apegará al principio de “Importancia relativa riesgo probable”, pudiéndose asíincrementar la muestra descrita en la tabla anterior.Página 1 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PBS 0201 ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES Revisión 23.8 El Personal Operativo de Bienes y Suministros, deberá llevar el registro y control de entradas y salidas de losbienes y materiales de consumo en el Sistema de Control Interno establecido en la Entidad o Dependencia.3.9 El Personal Operativo de Bienes y Suministros realizará por lo menos una vez al año, el recuento físico deexistencias de artículos, para verificar la veracidad de los registros y garantizar su adecuado control. (Instrucciónde Trabajo IPBS 0201 01).3.10 Se llevarán a cabo inventarios rotativos al menos cada tres meses a fin de revisar el total de los artículosexistentes. (Instrucción de Trabajo IPBS 0201 01).3.11 Para la conservación, resguardo y protección de los artículos y materiales de consumo en el almacén de laEntidad o Dependencia, se observará lo siguiente:• El almacén tendrá que mantenerse ordenado y clasificado en forma permanente.• Contará con estantería, anaqueles, mobiliario y equipo necesarios acordes a las características de losbienes y materiales.• Tendrá que contar con el equipo adecuado para realizar las maniobras de manejo y suministro de los bienesy materiales.• Observará las medidas de seguridad e higiene establecidas en el capítulo II Almacenes y Suministros,numeral 7 de la NASA3.12 El Personal Operativo de Bienes y Suministros será el encargado de elaborar mensualmente el Reporte deConsumos por áreas y el Reporte de existencias de los bienes y materiales.3.13 El Responsable del proceso de Bienes y Suministros notificará al responsable de Inventarios de aquellos bienesrecibidos en el almacén que sean susceptibles de inventariarse.3.14 Cuando los bienes y materiales no ingresen físicamente al almacén, el Personal Operativo de Bienes ySuministros verificará con el usuario el bien o material recibido, registrando la entrada en el Sistema de Controlestablecido.DOCUMENTO NO OFICIAL4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESSE ENCUENTRAEN MODIFICACIÓNPERSONAL OPERATIVO DE BIENES Y SUMINISTROSY REVISIÓN1. Revisa en los controles internos establecidos en la Entidad o Dependencia, la existencia de bienes ymateriales e identifica cuáles han llegado a su punto de reposición.2. Elabora la Solicitud de Abastecimiento F01 PBS 0201 o Solicitud Interna de Compra F01 PBS 0101,agrupando aquellos que correspondan al Catálogo de Bienes de Uso Recurrente del Almacén General de laDirección General de Proveeduría o los de compra directa con proveedores externos.3. Turna Solicitud de Abastecimiento F01 PBS 0201 o Solicitud Interna de Compra F01 PBS 0101 alResponsable del proceso de Bienes y Suministros para su revisión y autorización.RESPONSABLE DEL PROCESO DE BIENES Y SUMINISTROS4. Recibe y revisa que en la Solicitud de Abastecimiento F01 PBS 0201 o Solicitud Interna de Compra F01 PBS0101, se hayan agrupado correctamente los bienes y materiales de consumo que han llegado al punto dereposición y autoriza.5. Turna la Solicitud de Abastecimiento F01 PBS 0201 o Solicitud Interna de Compra F01 PBS 0101 autorizada,al Personal Operativo de Bienes y Suministros para su adquisición. (Procedimiento Operativo de Adquisiciónde Bienes e Insumos Nacionales PBS 0101).PERSONAL OPERATIVO DE BIENES Y SUMINISTROS (ALMACÉN)6. Recibe copia de la Solicitud Vale de Abastecimiento DGProv-01-87-0 (SVA), Solicitud Interna de Compra F01PBS 0101 u Orden de Compra OC-06, en el que se señalan los bienes y materiales de consumo queingresarán al almacén.Página 2 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PBS 0201 ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES Revisión 27. Recibe y revisa los bienes y materiales conforme a las especificaciones señaladas en la Solicitud Vale deAbastecimiento DGProv-01-87-0, Solicitud Interna de Compra F01 PBS 0101 u Orden de Compra OC-06,contra la factura, remisión o la Valorización Automática de la Solicitud Vale de Abastecimiento.8. Turna una copia de los documentos al Responsable del proceso de Bienes y Suministros para el trámite depago y conciliación presupuestal.9. Registra en el Sistema de Control establecido, las entradas de los bienes y materiales recibidos en elalmacén, con base en la documentación que ampara su adquisición:• Fecha de entrada;• Folio consecutivo;• Cantidad de artículos;• Número del documento que originó la entrada,• La existencia total del artículo• CostoDOCUMENTO NO OFICIALSE ENCUENTRAEN MODIFICACIÓNY REVISIÓNArchiva copias de la documentación.10. Almacena los bienes y materiales de acuerdo a los criterios internos establecidos por la Entidad oDependencia.11. Elabora mensualmente el Reporte de existencias de bienes y materiales del almacén de la Entidad oDependencia.12. Entrega el reporte al Responsable del proceso de Bienes y Suministros.Página 3 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PBS 0201 ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES Revisión 25.0 DIAGRAMA DE FLUJOABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALESPERSONAL OPERATIVO DE BIENES Y SUMINISTROSRESPONSABLE DEL PROCESO DE BIENES YSUMINISTROSINICIOREVISA EXISTENCIAS E IDENTIFICA PUNTOS DE REPOSICIÓNELABORA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO O SOLICITUD INTERNADE COMPRA12DOCUMENTO NO OFICIALSE ENCUENTRAEN MODIFICACIÓNY REVISIÓNTURNA LA SOLICITUD CORRESPONDIENTE3 4RECIBE, REVISA Y AUTORIZA SOLICITUD DEBIDAMENTEREQUISITADA5TURNA SOLICITUD PARA SU ADQUISICIÓN(PBS 0101)RECIBE COPIA DE LA SOLICITUD CORRESPONDIENTE U ORDEN DECOMPRA67RECIBE LOS BIENES Y MATERIALES Y VERIFICA CONTRA LADOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTETURNA UNA COPIA DE LOS DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITECORRESPONDIENTE89REGISTRA LAS ENTRADAS DE BIENES Y MATERIALES AL ALMACÉN10ALMACENA LOS BIENES Y MATERIALES11ELABORA REPORTE DE EXISTENCIAS DEL ALMACÉN12ENTREGA REPORTE AL RESPONSABLE DE BIENES Y SUMINISTROSTÉRMINOPágina 4 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PBS 0201 ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES Revisión 26.0 GLOSARIO− Inventario Rotativo: Conteo cíclico que busca la confiabilidad del inventario a través de recuento físicocomparándolo contra lo registrado en el sistema de control de la Entidad o Dependencia.− NASA: Normatividad Administrativa para las Dependencias Universitarias en materia de Adquisiciones yAlmacenes.− Nota de Entrada: Formato utilizado para documentar el ingreso de los bienes o insumos al almacén.− Orden de Compra: Documento que utilizan las Entidades o Dependencias para adquirir en forma directa un bien oinsumo.− Punto de Reposición: Nivel de existencias fijado para el reabastecimiento de un bien o insumo en el almacén.− Puntos Máximos: Nivel de existencias que se determina para evitar excedentes de un bien o insumo en elalmacén.− Puntos Mínimos: Nivel de existencias que se determina para evitar que se agote un bien o insumo en el almacén.− Reporte de Consumos: Documento que contiene la información de los bienes y materiales entregados a lasdistintas áreas de las Entidades o Dependencias.− Reporte de Existencias: Documento que refleja la cantidad de bienes y materiales existentes en el almacén.− Sistema de Control de Existencias: Registro utilizado para controlar los movimientos en unidades y valores deentradas, salidas y existencias de los bienes y materiales en el almacén.− Solicitud de Abastecimiento: Documento que contiene la información de los bienes y materiales de uso recurrenteque se requieren de abastecer.− Solicitud Interna de Compra: Documento en el cual el área solicitante proporciona la información de los bienes,insumos o servicios que requiere sean tramitados a través de la Secretaría, Unidad o Delegación Administrativa.− Solicitud Vale de Abastecimiento: Documento que utiliza la Entidad o Dependencia para solicitar a la DirecciónGeneral de Proveeduría el suministro de bienes y materiales del Catálogo de Bienes de Uso Recurrente de laUNAM.− Suficiencia presupuestal: Que existen los recursos presupuestales para la adquisición de bienes y materiales.7.0 REFERENCIAS− Normatividad Administrativa para las Dependencias Universitarias en Materia de Adquisiciones y Almacenes(NASA) emitida en 1996.− Catálogo de Bienes de Uso Recurrente− Catálogo de Proveedores de la UNAM− PBS 0101 Procedimiento Operativo de Adquisición de Bienes e Insumos Nacionales− IPBS 0201 01 Instrucción de Trabajo de Recuento Físico de Bienes y Materiales en el Almacén8.0 REGISTROS DE CALIDAD− F01 PBS 0201 - Solicitud de Abastecimiento9.0 CONTROL DE CAMBIOSDOCUMENTO NO OFICIALSE ENCUENTRAEN MODIFICACIÓNY REVISIÓNRevisión Fecha Motivo del Cambio0 mayo, 2005 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad1 marzo, 2006 Adecuación en función a la operación del área2 mayo, 2008 Actualización de documentos10.0 ANEXONo aplica.Página 5 de 5 F03 GU-01 Revisión 0