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í
Cambios ISO 9001:2015
Plan de Transición
La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los Sistemas de Gestión
de Calidad (SGC), la cual se centra en todos los elementos de administración de
calidad. La certificación con la que cuenta el Icfes es la versión 2008, y debido
a que se actualizó la norma en el 2015, se genera la necesidad de realizar una
transición de la versión 2008 a la 2015.
Los principales cambios en la ISO 9001:2015 radican en establecer una estructura
de alto nivel con un enfoque en el desempeño de la organización.
Los principales cambios son los siguientes:
• Contexto de la organización, considerando a otras partes interesadas,
diferentes al cliente.
• Dirección estratégica de la organización, como base del Sistema de
Gestión.
• Incremento de requisitos de liderazgo.
• Inclusión de la administración del riesgo.

• Requisito para definir el alcance y límites del Sistema de Gestión de la
Calidad.
• Menos énfasis en documentos, incluyendo el término de información
documentada.
• Mejora en la aplicabilidad de La Norma para organizaciones de servicios.
• Mayor énfasis en el logro de resultados esperados para mejorar la
satisfacción del cliente.
Para la auditoria de seguimiento que el ICONTEC realizará en el mes de julio, el
Icfes optó por la certificación con la versión 2015, para lo cual se encuentra en
ejecución el plan de transición, con el objetivo de dar cumplimiento a los nuevos
requisitos que presenta la norma ISO 9001.
Lo que viene
Preparémonos con la Auditoría Interna
La Auditoría Interna se llevará a cabo del 15
al 26 de mayo de 2017, para determinar si se
mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva
el Sistema de Gestión de la Calidad, y si éste es
conforme con los requisitos de la NTCGP y la
ISO 9001:2015, y con los requisitos establecidos
por el Icfes.
15
26

Auditoría Externa de Seguimiento y
Transición
Julio
Esta auditoría, además de verificar el
cumplimiento de los requisitos del SGC,
busca la actualización de la certificación
en la norma ISO 9001:2015.
¿Qué es Daruma?
Es una solución tecnológica que apoya la gestión y el logro de los objetivos institucionales.
Además es una herramienta que facilita el desarrollo de las estrategias y
las ventajas competitivas en pro de la satisfacción de las necesidades de las partes
interesadas.
Así mismo, facilita la automatización de los procesos, la gestión de la innovación y
la mejora continua.

¿Para qué sirve
Daruma?
Este nuevo software permite gestionar de manera centralizada y sistematizada la
información de los diferentes sistemas de gestión de la entidad.
Además, permite:
Realizar la trazabilidad a los registros y acciones de los usuarios
Reducir los tiempos de gestión en los módulos y duplicidad de la información
Realizar seguimiento y control en tiempo real a los indicadores de gestión
Contribuye a la mitigación y control de riesgos
Consultar información a través de filtros con combinación de criterios
Mejorar los niveles de satisfacción de los clientes
Fomentar la disminución del uso de papel

¿cómo c
ó
vamos?
v
Informe de Gestión
Se presenta el informe de gestión de la vigencia 2016, en cumplimiento de la
gestión misional del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación –
Icfes, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014
Éste se llevó a cabo con el liderazgo de la Dirección General y la participación
de sus directivos y colaboradores con base en el avance del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión.
Conoce el resumen de cada política del MIPG y su resultado, el cual se evalúa
por medio del Plan de Acción Institucional.
• Gestión Misional y de Gobierno: orientada al logro de las metas
establecidas, para el cumplimiento de su misión y de las prioridades que el
Gobierno defina.
• Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano: orientada a
acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública.

• Gestión del Talento Humano: orientada al desarrollo y cualificación de
los servidores públicos, buscando la observancia del principio de mérito
para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación
del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia pública enfocada a
la consecución de resultados.
• Eficiencia Administrativa: orientada a identificar, racionalizar, simplificar
y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como
optimizar el uso de recursos.
• Gestión Financiera: orientada a programar, controlar y registrar las
operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la
entidad.
• Gestión Transversal: orientada a medir el avance en la implementación
de los componentes de Gobierno en Línea (GEL) y la Gestión de Control
Interno.
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• AQUÍ:
• RESULTADO DEL PLAN DE ACCIÓN 2016

Reportes en 2017
Recuerda que para medir los avances de la gestión del Instituto es necesario
que realices los reportes de información:
• Plan de acción
• Plan anticorrupción y de atención al ciudadano
• Rendición de cuentas
• Estrategia de participación ciudadana
• Plan de seguridad vial
• Plan sectorial
• Balanced scorecard
• Plan estratégico
Para la entrega de estos reportes la Oficina Asesora de Planeación te estará
enviando un recordatorio de acuerdo a las fechas de solicitud de información
establecidas.

Consejos para la presentación de reportes
El Icfes en el marco de lo establecido en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública, el Decreto 103 de 2015 y la Resolución
3564 de 2015 que reglamentan la mencionada Ley), tiene la responsabilidad
de presentar a la ciudadanía información de interés para incentivar el control de
la gestión por parte de la misma.
toma nota
Estos son los 10 tips para la presentación de los reportes:
En relación con la taxonomía estratégica:
!
Toda acción que realizamos responde a alguno de los componentes
de la taxonomía estratégica del Instituto, establezcamos
su relación.

Solicite el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación en caso de
requerirlo.
La información debe responder a las necesidades de los grupos de interés y a
las condiciones técnicas en cada uno de los temas abordados.
Uso del lenguaje e imagen corporativa
El lenguaje debe ser claro y entendible para cualquier ciudadano.
La información debe ser confiable y objeto de ser verificada.
Utilice los protocolos de imagen corporativa del Instituto.
Publice la información en archivos editables para facilitar el uso por parte
del ciudadano.
Responsabilidad de su área
Identifique la información bajo responsabilidad de su área.
Verifique la periodicidad que exige la Ley para cada reporte.
Tome el tiempo de antelación necesario para la preparación de los informes
con el fin de poder realizar ajustes en caso de requerirse, antes de su
publicación.

punto u
n
de d vista
Ver video completo

el apunte
Conoce cinco conceptos de Plan de transición
Calidad:
Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple
con los requisitos.
Información documentada:
Es la información que una organización debe controlar y mantener, así como el
medio en que está contenida. Puede por tanto estar en cualquier medio, formato
y ser de cualquier fuente.
Riesgo:
Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o
eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos.
Liderazgo:
Disponer de compromiso y constante satisfacción del cliente por parte de la
dirección de la organización. Se deben tener en cuenta todas las necesidades
de las partes interesadas o grupos de interés de la organización. Es clave para
determinar las acciones y los objetivos a desarrollar.
Partes Interesadas:
Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada
por una decisión o actividad relevantes al sistema de gestión de la calidad
(SGC).

entérate
n
t
Taxonomía estratégica del Icfes

!
!
Sabías que la taxonomía estratégica del Instituto para el período
2016-2019 establece la estructura que nos permite avanzar hacia
el cumplimiento de la misión, la visión y la mega. y que para
lograr este objetivo, el Icfes construyó con las diferentes áreas del
Instituto el Plan Estratégico Institucional que cuenta con un eje misional
y un eje operativo, con el fin de alinear el marco estratégico
interno con el Gobierno Nacional y el sector.
Sabías que en la construcción de la estrategia del Icfes se
priorizaron 4 perspectivas:
Clientes
Financiera
Procesos internos
Aprendizaje y desarrollo organizacional
que se encuentran alineadas con los 9 objetivos estratégicos del
Instituto y los 16 proyectos estratégicos con los que cuenta la entidad.
!
Sabías que para medir la estrategia del Instituto en su conjunto,
se utiliza la herramienta balanced scorecard (BSC) que integra el
seguimiento a proyectos y objetivos estratégicos, por medio de indicadores
KPI (indicadores clave de desempeño), indicadores DNP
e indicadores de actividad.
Es importante resaltar que los indicadores que se reportan en el BSC
son diferentes a los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad.

Red de
Aprendizaje
RETA
¿Sabes qué es la Red de Aprendizaje RETA?
Es la herramienta que permite la transferencia de conocimiento, aprendizaje y acompañamiento
para alinear la estrategia con la operación, a través de la comunicación
de las decisiones a los equipos de trabajo de los lineamientos definidos por
el equipo directivo.
Permite la participación de todos los servidores en la construcción, apropiación
y cumplimiento de los objetivos institucionales, con el fin de generar una estrategia
para la toma de decisiones informadas.
La estrategia está encaminada a comunicar las decisiones, lineamientos y políticas
desde el equipo directivo a los equipos de trabajo y servidores del Icfes con el fin de
garantizar la alineación institucional.

¿Cuáles son sus objetivos específicos?
1
Alinear la estrategia con la operación.
2
Generar
una comunicación efectiva de las decisiones tomadas por el
equipo directivo para la gestión institucional.
3
Sensibilizar a los servidores en relación con los objetivos institucionales
y de área, y conocer sus aportes y expectativas.
4
Generar herramientas de gestión del conocimiento orientadas a identificar
y capitalizar buenas prácticas y lecciones aprendidas.
5

¿Cómo funciona la RED?
Cada vez que haya Comité Directivo, los líderes de cada área informarán a sus
equipos de trabajo sobre las prioridades y las decisiones tomadas, a su vez los equipos
de trabajo implementarán las acciones y formularán las inquietudes a las que
haya lugar. Los gestores acompañarán el desarrollo de las acciones que se deriven
de cada espacio. La Oficina Asesora de Planeación realizará la Secretaría Técnica.
Roles y responsabilidades

clasificados
El Icfes pasó de Seven a Oracle, la nueva herramienta que
nos pone a la vanguardia en los Sistemas de Planificación
de Recursos Empresariales (ERP).
Con Oracle vamos a cubrir todas las necesidades de las
áreas de apoyo para llevar a cabo, eficientemente, todos
los procesos:
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Administrativos Financieros Contables

¡En el Icfes
cambiamos
para mejorar!