SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Secretario Particular
Nombre
del Recepción, Envío y Control de Oficios, Memorándum,
Procedimiento
Circulares e Invitaciones.
Propósito
Asegurar el adecuado tratamiento (seguimiento,
registro y resguardo) de la correspondencia oficial,
privada o confidencial (oficios, memorándum,
circulares, invitaciones, etc.) recibida y enviada.
Alcance
Desde la recepción de un oficio, memorándum,
circulares e invitaciones, hasta entrega de respuesta
y archivo.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 En recepción se recibe oficio, memorándum, circulares e
invitaciones de parte de dependencias municipales o cualquier
otra institución, dirigida a la Secretaria de Educación Municipal.
2 Recepcionista analiza el oficio, memorándum, circular e
invitación, asegurando que corresponda y venga dirigido al
titular de la Secretaria de Educación Municipal, y que contenga
los requisitos tales como: nombre correcto del Secretario, fecha
del documento, firma y sello de la dependencia o institución que
envía, si se mencionan anexos, validar que estén incluidos.
No, se realiza devolución del documento, mencionando los
detalles por el que no se puede recibir, solicitando la corrección
del mismo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Si, se procede a sellar y firmar de recibido, anotando nombre y
horario de recepción; se registra en bitácora datos de hora y
fecha de recibido, dependencia o institución procedente y
asunto, turnando el documento con la Asistente del Secretario.
3 Asistente del Secretario recibe, revisa y analiza el o los
documentos entregados por recepción y los turna a Secretario
Particular realizando observaciones, señalando y
puntualizando información relevante, urgente e importante,
para dar celeridad a la atención del mismo.
4 Secretario Particular recibe, revisa y analiza el o los
documentos entregados por asistente, tomando en cuenta la
observaciones realizadas por la misma; ordena de acuerdo a
prioridad e importancia la documentación y agenda horario
para revisión con el Secretario de Educación Municipal para
informar de forma detallada sobre la correspondencia,
realizando observaciones y señalando la información
relevante, urgente e importante, para la atención oportuna de
la misma.
Inmediato
Inmediato
Inmediato
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Pág. 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5 Secretario de Educación Municipal, recibe, revisa y analiza el o
los documentos entregados por Secretario Particular tomando en
cuenta las observaciones de prioridad hechas por el mismo, una
vez revisada la documentación determina situación y tratamiento
para el mismo.
No, requiere contestación y/o seguimiento, gira instrucciones
para archivar y resguardar el documento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Si, requiere respuesta y/o seguimiento, El Secretario de
Educación Municipal gira instrucciones a Secretario Particular
para que se elabore oficio de respuesta y seguimiento o se turne
a la Dirección de la Secretaría que corresponda para la atención
y seguimiento del asunto mencionado en documento, o si se trata
de invitación se registre en la agenda en fecha y horario señalado
en el mismo.
6 Secretario Particular recibe instrucciones y agenda evento con
datos según invitación o instruye a Asistente del Secretario para
la elaboración de oficio de respuesta y seguimiento, se turne a la
Dirección de la Secretaría que corresponda para su atención y
seguimiento.
7 Asistente del Secretario de Educación recibe instrucciones y
procede a la elaboración de los oficios (FORMATO UNICO) de
respuesta y seguimiento o se turne dirigiendo a la Dirección de
la Secretaría que corresponda para atención y seguimiento,
cuidando la redacción, gramática y ortografía, asignado el
consecutivo de número de oficio, dejando registro en bitácora los
datos del mismo para su control, una vez concluida la elaboración
del oficio, entrega al Secretario Particular para su revisión y
gestión de la firma del Secretario de Educación Municipal.
8 El Secretario Particular revisa y analiza oficio con la respuesta y
seguimiento o comisión a la Dirección de la Secretaría que
corresponda y pasa a firma y sello del Secretario de Educación
Municipal.
9 Secretario de Educación Municipal revisa y analiza oficio con la
respuesta y seguimiento o comisión a la Dirección de la
Secretaría que corresponda y procede a firmar y sellar el
documento, se lo entrega a Secretario Particular para que realice
el envío correspondiente.
10 Secretario Particular entrega el oficio de respuesta y seguimiento
o comisión a la Dirección de la Secretaria que corresponda
sellado y firmado al Asistente del Secretario para que realice el
envío y entrega correspondiente.
11 Asistente del Secretario, procede a entregar el oficio a mensajero
disponible e instruye sobre el envío y entrega del mismo.
12 Mensajero recibe oficio e instrucciones de Asistente del
Secretario y procede con el traslado y entrega del oficio,
asegurando que la dependencia o institución selle, firme con la
fecha y hora de recibido en la copia del documento; retornando a
la oficina de la Secretaría entrega en recepción el o los
documentos.
13 Recepción recibe el o los documentos, asegurando que contenga
sello, firma, fecha y hora de recibido y procede a su archivo y
resguardo correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Al día siguiente
En el mismo día de
revisión por parte del
Secretario
Una vez recibida
instrucción por parte
del Secretario de
Educación.
Una vez recibida
instrucción por parte
del Secretario
Particular.
Una vez Asistente del
Secretario hace
entrega del oficio
concluido
Una vez Secretario
Particular hace
entrega del oficio
concluido.
Una vez Secretario de
Educación entrega
oficio sellado y
firmado
Una vez Secretario
Particular le hace
entrega del oficio
sellado y firmado
Una vez recibe
instrucciones de
Asistente del
Secretario.
En cuanto recibe
documento por parte
de Mensajero.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, Envío y Control de Oficios,
Memorándum, Circulares e Invitaciones.
Diagrama de Flujo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, Envío y Control de Oficios,
Memorándum, Circulares e Invitaciones.
Diagrama de Flujo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, Envío y Control de Oficios,
Memorándum, Circulares e Invitaciones.
Lineamientos
FUENTE: CONTROL Y LINEAMIENTOS PARA LA CORRESPONDENCIA DE LA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL SEDUM 24042016/02.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, Envío y Control de Oficios,
Memorándum, Circulares e Invitaciones.
Formatos
UNICO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del Becas Escolares para Nivel Básico
Procedimiento
Propósito
Contribuir a asegurar mayor cobertura, inclusión y
equidad educativa entre todos los grupos de la
población para la construcción de una sociedad más
justa mediante el otorgamiento de becas para el
acceso, la permanencia y el egreso de la población
estudiantil.
Alcance
A niñas, niños que habitan en localidades rurales
dispersas preferentemente con alto y muy alto grado
de marginación y/o rezago social(indígena)
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La solicitud ingresa a secretaría
2 El secretario identifica y turna la solicitud a la
dirección que le corresponda.
3 Recibe la dirección de proyectos educativos la
solicitud.
4 Revisión de requisitos:
Copia de acta de nacimiento.
Boleta de calificación del último grado de
estudio.
INE del tutor.
Comprobante de domicilio.
Estudio socioeconómico
5 Integración de expediente
6 Se archiva para su gestión, de acuerdo al número
de solicitantes.
7 Se envía los expedientes a la secretaria de
educación pública, para su revisión y validación y
aprobación.
8 Enviar oficio a la SEP para dar respuesta a la
gestión.
9 Una vez que la SEP conteste, el secretario de
educación informa de forma económica a la
dirección.
10 Se informa al solicitante de la respuesta de la SEP.
Se realiza la entrega de forma notoria.
11 Se elabora tarjeta informativa dirigida al Secretario
de Educación Municipal
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas Escolares para Nivel Básico
Diagrama de Flujo
Inicio de trámite de becas
escolar nivel básico
Se envía los expedientes a la secretaria
de educación pública, para su revisión y
validación y aprobación.
La solicitud ingresa a
secretaria)
Envío de oficio de
validación a la SEP
El secretario identifica
y turna la solicitud a la
dirección que le
corresponda)
INFORMA EL
SECRETARIO A LA
DIRECCION
Recibe la dirección de
proyectos educativos
la solicitud.
SE INFORMA AL
SOLICITANTE DE LA BECA.
Revisión de requisitos:
Copia de acta de
nacimiento.
Boleta de
calificación del
último grado de
estudio.
INE del tutor.
Comprobante de
domicilio.
Estudio
socioeconómico
Entrega de beca y firma del
alumno (Documento legal)
SE ELABORA FICHA
INFORMATIVA
Fin del proceso
Integración de expediente
Se archiva para su gestión, de
acuerdo al número de solicitantes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas Escolares para Nivel Básico
Lineamientos
NORMATIVA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas Escolares para Nivel Básico
Formatos
NO HAY FORMATOS LEGALES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del Publicación de los programas de la SEDUM en los
Procedimiento
Medios de Comunicación Oficiales
Propósito
Que la población logre culminar sus estudios del nivel
medio superior
Alcance
Desde pláticas informativas hasta liberar certificados
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Inicia con las Inscripciones a platica informativa,
que es el primer paso para ingresar al sistema de
PA, con los siguientes requisitos:
Copia de acta de nacimiento.
IFE o comprobante de domicilio.
Pagar cuota de preinscripción que marca
la coordinación
Recepcionar requisitos para la plática informativa
y recibir cuota de preinscripción (depositar a
cuenta bancaria SEP) de los interesados a la
plática informativa, indicar fecha, hora y lugar de
la plática informativa.
2 Enviar a la coordinación de PA lista de los
inscritos a la plática informativa anexando ficha de
depósito bancaria y copia de acta
3 Llevar a cabo plática informativa y entregar a los
asistentes a la plática calendario de programación
de exámenes, requisitos de inscripción,
comprobante de plática informativa y firman lista
de asistencia a la plática
4 Iniciar proceso de inscripción en los 15 días
hábiles posteriores a la plática, abrir expediente
por cada inscrito con todos los requisitos, cubrir la
cuota de inscripción que marca la coordinación e
indicar el plan de estudios que cursará.
Si el aspirante trae preparatoria trunca
escolarizada se inscribirá al Plan 33 y firmará carta
compromiso para entregar certificado parcial de
preparatoria y resolución de equivalencias en un
plazo no mayor a 6 meses.
Si el interesado aspirante al plan 33 decide no
hacer validos sus estudios truncos de prepa
escolarizada se inscribirá en el NUPLES al igual
que los aspirantes q cuentan con solo con
Certificado de Secundaria Liberado.
Depositar a la cuenta bancaria de
Gobierno del Estado/SEP/PA por el
concepto de plática informativa
Recomendaciones para la plática
informativa.
Llegar 15 minutos antes de
la hora establecida
Lapicero tinta negra
Lápiz No. 2
Sacapuntas
Se da a conocer los planes de
estudio (plan 33 y plan modular
nuples) y apoyo de asesorías
gratuitas
Original y copia:
Acta de nacimiento
Certificado de secundaria
CURP
2 fotografías T/Infantil B/N,
papel mate
Comprobante de domicilio
Cuota de inscripción
Comprobante de platica
informativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5 Llenar ficha de inscripción por cada aspirante y
anexarlo al expediente
6 Depositar a la cuenta bancaria de la SEP la
inscripción por cada aspirante inscrito y anexar al
expediente
7 Enviar expedientes a la coordinación regional de
PA para su registro en el sistema de PA el cual
genera la Matricula que se asigna a cada Nuevo
Alumno del Sistema de Prepa Abierta
8 Recibir de la coordinación regional cédula de
inscripción impresa con matrícula de cada
alumno, hoja que firmará cada interesado, quien a
partir de esta etapa podrá iniciar con la solicitud de
exámenes del plan que le corresponde.
9 Enviar a la coordinación regional de PA
comprobante firmado de cada alumno.
10 Recibir de la Coordinación regional credenciales
de Alumnos de nuevo ingreso a quienes se hará
entrega presentándose en la SEDE 160 una vez
que la firme.
SI la credencial se extravía o deteriora se solicita
duplicado
11 El alumno solicita a la SEDE 160 gestionar la
aplicación de 1,2,3 y hasta 4 exámenes como
máximo por mes, identificándose con la credencial
de PA, indicando que materia(s) y proporcionando
al gestor titular de la SEDE 160 la cuota de
examen por materia a presentar.
SI el alumno reprueba el examen Tiene 4
oportunidades, debiendo realizar el mismo
proceso de solicitud de examen
La coordinación regional de PA recibe
comprobantes firmados para iniciar el
proceso de credencialización.
Para Duplicado de Credencial
Requisitos:
Copia de Credencial, Cédula de
Inscripción, o copia de
certificado de Secundaria
Cubrir cuota por concepto
1 foto Tamaño Infantil B/N papel mate
Como alumno de nuevo ingreso del
plan 33 o NUPLES, solo podrá
solicitar hasta 2 exámenes
Cualquier documento a solicitar:
cubrir cuota por el concepto a solicitar,
depositando a la cuenta bancaria de
Gobierno del Estado/SEP/PA
Si el alumno agota las 4 oportunidades el sistema
de PA bloqueará la materia correspondiente y el
alumno tendrá que hacer una solicitud por oficio a
la coordinación regional para dar solución a la
materia bloqueada para poder concluir con el plan
de estudios correspondiente.
SI el alumno culmina con el plan estudios,
solicitará un historial académico, debiendo cubrir
la cuota por el concepto a solicitar
12 Entregar alumno la hoja de historial académico
para que tramite su certificado en la coordinación
regional de Preparatoria Abierta
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Tramite personal que realizará el
aspirante a egresar.
El certificado será gestionado por la
coordinación regional de PA.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Preparatoria Abierta (PA).
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Preinscribir a la plática informativa
recepcionar documentación
Generar lista
de asistencia
con nombre y
firma
El sistema de registro de nuevos
alumnos de preparatoria abierta
genera matricula y credenciales
Efectuar depósito bancario a nombre
de gobierno del ESTADO/SEP/PA
Enviar a la coordinación regional de pa ficha de
depósito por el concepto de plática informativa,
lista y copia de actas de los preinscritos
El alumno firma la cédula de
inscrpción y credencial con matrícula
Plática Informativa
Solicitar a la gestora titular de la sede 160
los trámites y servicios con sus cuotas
correspondientes indicadas por la
coordinación regional de PA
Inscripciones al programa de preparatoria abierta
NO
nuples plan 33
NO
Seguimiento del programa de preparatoria
abierta no menor a 6 meses hasta concluir
satisfactoriamente todo el programa en sus
dos modalidades (plan 33 y nuples)
SI
SI
Abrir expediente por cada alumno
El trámite para solicitar el certificado de
preparatorias es personal ante la
coordinación regional de preparatoria
abierta presentando un historial
académico previamente solicitado a la
gestora titular de la PA sede 160
Llenar formato de inscripción
Deposito a cta bancaria de Gob. EDO./SEP/PA por
concepto de inscripción
Enviar expedientes a coordinación regional de PA
A
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Preparatoria Abierta (PA).
Lineamientos
PENDIENTE LINEAMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Preparatoria Abierta (PA).
Formatos
PENDIENTE FORMATOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto
Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del
Programa Especial de Certificación(PEC)
Procedimiento
Propósito
Fortalecer la equidad y la inclusión educativa para
que más mexicanos tengan la oportunidad de
formarse y cuenten con las herramientas para
mejorar sus condiciones de vida.
Alcance
Personas de 15 años en adelante del municipio.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Realizar Convenio con el instituto chiapaneco de educación para
jones y adultos (ICHEJA) para combatir el rezago educativo.
2 Recibir el curso del programa de certificación por parte del
personal del ICHEJA para la secretaria de educación municipal
3 Realizar convocatoria del programa de certificación para toda la
sociedad Tapachulteca (Medios de comunicación)
4 Se realiza la recepción de documentos en la secretaria de
educación municipal con los siguientes requisitos.
Nivel primarias, copias:
Acta de nacimiento.
CURP
2 fotos tamaño infantil para certificado.
Copia de comprobante de domicilio
Nivel secundarias, copias:
Acta de nacimiento.
CURP
2 fotos tamaño infantil para certificado.
Copia de comprobante de domicilio
Copia de Certificado de Primaria
No, cumple con los requisitos
FIN DE PROCEDIMIENTO
Si, cumple con los requisitos
5 Se elabora una lista de todos los participantes por nivel (primaria
y secundaria).
6 Elaborar una solicitud al ICHEJA para solicitar fecha, hora y lugar
de aplicación de examen.
7 Se informa a los participantes de forma económica de la fecha,
hora y lugar.
8 En el día de la aplicación se toma lista de asistencia presentando
documento de identificación
9 Se aplica el examen en línea por un tiempo de 2 horas
10 Una vez culminada la aplicación automáticamente arroja la
calificación, si la calificación es :
a).- Aprobatoria
Esperar fecha para la llegada del certificado por parte del ICHEJA
de
B).- No acredita
Tiene otra oportunidad de volver a presentarlo, llevando un curso
de regularización por parte del ICHEJA.
11 Entrega de certificado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
2 meses
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Programa Especial de Certificación(PEC)
Diagrama de Flujo
0 Inicio del Programa
Especial de Certificación
(PEC)
A
Teniendo la fecha, el lugar y hora se les
informa a todos los participantes.
Firma de convenio con el
ICHEJA
Día de la aplicación, Firmar lista de
asistencia presentando identificación.
Recibir curso del programa PEC por
personal del ICHEJA
Presentar evaluación en línea
Realizar convocatoria del PEC.
Medios de comunicación
No
Recepción
documentos
de
Curso
de
regularización por
parte del ICHEJA
¿Calificación
aprobatoria?
Si
Fin
No
¿Cumple con
los requisitos?
Esperar fecha para la llegada
del certificado por parte del
ICHEJA de (de 1 a 2 meses)
Si
Elabora una lista de todos
los participantes por nivel.
Entrega de certificado al
ciudadano
Elaborar una solicitud al
ICHEJA para solicitar fecha,
hora y lugar de aplicación de
examen
A
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Programa Especial de Certificación(PEC)
Lineamientos
ACUERDO NÚMERO 17/12/15 POR EL QUE SE EMITEN LAS
REGLAS DE OPERACIÓN DEL PROGRAMA EDUCACIÓN PARA
ADULTOS (INEA) PARA EL EJERCICIO FISCAL 2016.DIARIO
OFICIAL DE LA FEDERACIÓN.
LO QUE SE ESTABLECE EN EL ARTÍCULO 64 DE LA LEY
GENERAL DE EDUCACIÓN: “LA SECRETARÍA, POR ACUERDO
DE SU TITULAR, PODRÁ ESTABLECER PROCEDIMIENTOS
POR MEDIO DE LOS CUALES SE EXPIDAN CERTIFICADOS,
CONSTANCIAS, DIPLOMAS O TÍTULOS A QUIENES ACREDITEN
CONOCIMIENTOS PARCIALES O TERMINALES QUE
CORRESPONDAN A CIERTO NIVEL EDUCATIVO O GRADO
ESCOLAR, ADQUIRIDOS EN FORMA AUTODIDACTA, DE LA
EXPERIENCIA LABORAL O A TRAVÉS DE OTROS PROCESOS
EDUCATIVOS.” EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN, SE
PROMUEVE LO QUE SE CONOCE COMO “RSA,
RECONOCIMIENTO DE SABERES ADQUIRIDOS”, MEDIANTE EL
CUAL SE PUEDE ACREDITAR UN NIVEL EDUCATIVO O GRADO
ESCOLAR CON LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN
FORMA AUTODIDACTA, O A TRAVÉS DE LA EXPERIENCIA
LABORAL, POR LO QUE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
PÚBLICA, CON BASE EN PROCESOS DE EVALUACIÓN QUE
REALIZAN INSTANCIAS AUTORIZADAS, OFRECE LA
ALTERNATIVA DE OBTENER UN CERTIFICADO, DIPLOMA O
TÍTULO PROFESIONAL. EN EL ÁMBITO DE LA EDUCACIÓN
PARA ADULTOS, EN LA DÉCADA DE LOS OCHENTAS, YA EL
INEA OFRECÍA LA POSIBILIDAD DE CERTIFICAR EL NIVEL
PRIMARIO O SECUNDARIO CON LA PRESENTACIÓN Y
ACREDITACIÓN DE UN SOLO EXAMEN QUE SE DENOMINABA
“GLOBAL NIVEL”. ALGUNOS AÑOS MÁS TARDE Y CON EL
CAMBIO DE MODELO EDUCATIVO EL INEA OFRECÍA LA
POSIBILIDAD DE CERTIFICAR, MEDIANTE UN EXAMEN
DIAGNÓSTICO, LA PRIMARIA Y/O SECUNDARIA Y EN CASO DE
NO OBTENER UNA CALIFICACIÓN APROBATORIA, SIRVE
TAMBIÉN COMO UN INSTRUMENTO DE UBICACIÓN,
SEÑALANDO SOLO LOS CONTENIDOS QUE SE DEBERÁN
REFORZAR, ESTUDIAR Y POSTERIORMENTE VOLVER A
PRESENTAR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Programa Especial de Certificación(PEC)
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Pág. 20

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del Gestión de Infraestructura escolar ante el Instituto de
Procedimiento
la Infraestructura Física Educativa del Estado de
Chiapas(INIFECH)
Propósito
Elevar la calidad, cantidad y cobertura de los
inmuebles e instalaciones del sistema educativo
estatal, que permitan disminuir los rezagos en esta
materia.
Alcance
Todas las escuelas de Tapachula las cuales
gestionan alguna necesidad de infraestructura de sus
escuelas, desde la documentación recabada por la
escuela hasta los oficios recibidos por el INIFECH
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se recibe por parte del secretario de educación
municipal oficio de solicitud requerimientos de
infraestructura la documentación de la solitud que
la institución educativa hace al municipio.
2 En este punto se recibe la información
documentación 911, oficio de solicitud, donación de
terreno, fotografías y si no la cumple se regresa la
documentación y si está completa se toma la
decisión de iniciar el proceso de gestión
No aplica.
3 Se elabora una relación de solicitudes por escuela
4 Se presenta a las oficinas centrales de INIFECH
con original y copia de las solicitudes asegurando
sello de recibido en la copia para respaldo de la
gestión.
5 Girar oficio a la institución que solicita el apoyo
donde se comprueba con un acuse de recibo de la
gestión solicitada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Infraestructura escolar Instituto de la
Infraestructura Física Educativa del Estado de
Chiapas(INIFECH)
Diagrama de Flujo
Inicio, recibe el
secretario la solicitud
Turna el secretario el oficio a
la dirección correspondiente
Recepción de oficios
de las escuelas
(solitudes)
Elaborar oficia dirigido a C.
Director del Instituto con
listado de escuelas
solicitantes y expedientes
Enviar documentación a las oficinas
centrales de INIFECH con original y
copia de las solicitudes
Se envía oficio a la escuela
solicitante con acuse de
recibo de la gestión.
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Infraestructura escolar Instituto de la
Infraestructura Física Educativa del Estado de
Chiapas(INIFECH)
Lineamientos
REGLAMENTO INTERIOR DEL INIFECH.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Infraestructura escolar Instituto de la
Infraestructura Física Educativa del Estado de
Chiapas(INIFECH)
Formatos
NO HAY NINGÚN FORMATO LEGAL POR PARTE DE LA SECRETARIA
DE EDUCACIÓN MUNICIPAL (TODO FORMATO LEGAL ES LLENADO
POR EL PERSONAL ESPECIALIZADO DEL INIFECH )
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del
Procedimiento
Padrón de escuelas del municipio de Tapachula
Propósito
Tener una base de datos actualizada de las escuelas
que conforman el municipio de Tapachula.
Alcance
Centros Educativos del Municipio de Tapachula.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 El secretario de educación Municipal turna oficio a
la dirección correspondiente para solicitar el padrón
de escuelas.
2 La dirección de proyectos recibe oficio para gestión
de padrón ante autoridades educativas.
3 Se turna oficio para solicitar padrón ante:
A) Servicios regionales
B) Coordinación de educación regional en el
estado
C) Coordinación de preparatorias
4 Una vez que reciben el oficio las dependencias,
contestan mediante oficio la solicitud.
1 semana
5 Envían información por correo electrónico 1 mes
6 Inicia la captura de la información
7 Se elabora oficio de contestación al secretario de
educación municipal con el padrón actualizado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Pág. 25

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Padrón de escuelas del municipio de Tapachula
Diagrama de Flujo
Padrón
Escuelas
de
A
Capturar información
El Secretario de Educación
Municipal turna oficio a la
dirección correspondiente para
solicitar el padrón de escuelas.
Se elabora oficio de
contestación al secretario de
educación municipal con el
padrón actualizado
La dirección de proyectos recibe
oficio para gestión de padrón ante
autoridades educativas
Fin
Se turna oficio las instancias
educativas.
Recibir oficio de contestación de las
instancias educativas
Recibir información vía correo
de las instituciones educativas.
A
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Pág. 26

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Padrón de escuelas del municipio de Tapachula
Lineamientos
LOS QUE DETERMINE EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
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Pág. 27

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Padrón de escuelas del municipio de Tapachula
Formatos
EL QUE DETERMINE EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
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Pág. 28

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del
Procedimiento
Prestadores de Servicio Social
Disminuir el rezago educativo a través del servicio de
asesorías educativas en el programa de
alfabetización y preparatoria abierta.
Propósito
Vinculación de alumnos asesores al Instituto
Chiapaneco para la Educación de Jóvenes y Adultos
(ICHEJA), Programas de alfabetización Y
Preparatoria Abierta.
Alcance
Documentación de presentación de los prestadores
de servicio social y vinculación en las áreas
educativas
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Solicita de manera económica, al área de dirección
de vinculación universitaria la lista de alumnos
participantes en el convenio de colaboración de
prestación de servicio social en el programa de
alfabetización y preparatoria abierta.
2 Comunica de manera económica a los alumnos
participantes, a través del representante de
vinculación universitaria, las fechas de recepción de
solicitudes de servicio social.
3 Recibe de los participantes las solicitudes y abre
expediente para cada prestador de servicio social.
4 Elaborar un listado de prestadores de servicio social
en las áreas educativas correspondientes.
5 Realizar documento de aceptación por parte de la
dirección de proyectos educativos.
6 Vincular los prestadores de servicio social a las
áreas educativas establecidas
7 Control de asistencia por el personal
autorizado(480 horas )
No, cumple con las 480 horas establecidas.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Si, cumple con las 480 horas establecidas.
8 Elaborar constancia de culminación del servicio
social por parte de la secretaria de educación
municipal y se le entrega al beneficiado
TERMINA PROCEDIMIENTO
6 meses
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 29

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Prestadores de Servicio Social
Diagrama de Flujo
Prestadores de
Servicio Social
A
Solicita de manera económica, al
área de dirección de vinculación
universitaria la lista de alumnos
participantes en el convenio de
colaboración de prestación de
servicio social
¿Cumple con las
480 horas
establecidas?
Si
No
Fin
Comunica fechas de recepción
de solicitudes de servicio social.
Elaborar constancia de
liberación de servicio
social
Recepción de
solicitudes de los
prestadores de servicio
social
Entrega de constancia
de liberación
Elaborar oficio de
aceptación de servicio
social
Fin
Elaborar listado con los
nombres de los prestadores
de servicio social por área
educativa
Vincular los prestadores de
servicio social a las áreas
educativas establecidas
A
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 30

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Prestadores de Servicio Social
Lineamientos
LEY REGLAMENTARIA DEL ARTÍCULO 5O. CONSTITUCIONAL,
RELATIVO AL EJERCICIO DE LAS PROFESIONES EN EL DISTRITO
FEDERAL.
JOSÉ LÓPEZ PORTILLO, PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LOS
ESTADOS UNIDOS MEXICANOS, EN EJERCICIO LA FACULTAD QUE
ME CONFIERE EL ARTÍCULO 89, FRACCIÓN I, DE LA CONSTITUCIÓN
POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Y CON
FUNDAMENTO EN LOS ARTÍCULOS 11 DE LA LEY FEDERAL DE
EDUCACIÓN; 32, FRACCIÓN I Y 38, FRACCIÓN XXX DE LA LEY
ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 31

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Prestadores de Servicio Social
Formatos
NO HAY FORMATOS LEGALES
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 32

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del Gestión de programas especiales: escuelas al cien,
Procedimiento
escuelas de calidad, tiempo completo.
Propósito
Elevar la calidad de la educación a través de estos
programas de fortalecimiento.
Alcance
Todas las escuelas de Tapachula las cuales
gestionan alguna necesidad de infraestructura de sus
escuelas, desde la documentación recabada por la
escuela hasta los oficios recibidos por la SEP.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se recibe por parte del secretario de educación
municipal oficio de solicitud de requerimientos de
programas especiales y compensatorios.
2 En este punto se recibe la documentación y si no
la cumple se regresa la documentación y si está
completa se toma la decisión de iniciar el proceso
de gestión
No aplica.
3 Se elabora una relación de solicitudes por escuela
4 Se presenta a las oficinas centrales de SEP en la
oficina de programas especiales y compensatorios
con original y copia de las solicitudes asegurando
sello de recibido en la copia para respaldo de la
gestión.
5 Girar oficio a la institución que solicita el apoyo
donde se comprueba con un acuse de recibo de la
gestión solicitada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 33

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Gestión de programas especiales: escuelas al
cien, escuelas de calidad, tiempo completo.
Diagrama de Flujo
INICIO
Recepción
documentos
de
No
¿Cumple con la
documentación?
Si
Se elabora una relación de
solicitudes por escuela
Se presenta a las oficinas centrales de SEP en la
oficina de programas especiales y compensatorios con
original y copia de las solicitudes asegurando sello de
recibido en la copia para respaldo de la gestión.
Girar oficio a la institución que solicita el
apoyo donde se comprueba con un acuse de
recibo de la gestión solicitada.
Fin
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 34

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Lineamientos
NO APLICA
Gestión de programas especiales: escuelas al
cien, escuelas de calidad, tiempo completo.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 35

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
NO APLICA
Gestión de programas especiales: escuelas al
cien, escuelas de calidad, tiempo completo.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 36

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Área Responsable Dirección de Proyectos Educativos
Nombre
del Becas de apoyo a la educación básica de madres
Procedimiento
jóvenes y jóvenes embarazadas.
Propósito
otorgar becas a niñas y jóvenes en contexto y
situación de vulnerabilidad agravada por el embarazo
y la maternidad temprana para el acceso,
permanencia y conclusión de la educación básica
Alcance
Desde la convocatoria, recepción de documentos
hasta la entrega de becas.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La persona interesada, acude con él representante del
programa, informa del programa para madres Jóvenes y
Jóvenes Embarazadas (PROMAJOVEN), proporciona
tríptico, requisitos y fecha para entrevista.
2 Se entrevista a la interesada del programa, explica el
objetivo y los requisitos para el trámite, de acuerdo a las
reglas de operación.
3 Recibe los documentos solicitados, revisa y determina si
¿cumple con todos los requisitos?
NO, le informa que no cumple con los requisitos
FIN DE PROCEDIMIENTO
SI, abre expediente y continua con la actividad 4
4 Requisita el formato de solicitud para la incorporación a
PROMAJOVEN, e original y copia, anexa documentación y
envía:
1 Copia de oficio de solicitud y copia de documentos
A la subsecretaria de educación federalizada
2 Oficio Original de solicitud y copia de documentos
(Expediente)
5 Recibe de PROMAJOVEN comunicado de aprobación y en
coordinación con la subsecretaria de educación
federalizada agenda fecha y hora para la entrega del apoyo
en la Biblioteca Pública Municipal Fray Matías de Córdova
6 Elabora oficio de solicitud para difusión del evento de
entrega, a la secretaria de comunicación social en Original
y copia, rubrica, recabada firma del titular de la secretaria y
distribuye:
- Original del oficio de solicitud: Secretaria de
comunicación social.
- Copia de oficio de solicitud: Archivo.
7 Comunica de manera económica a la beneficiaria fecha y
lugar del evento de entrega de becas.
8 Acude al evento de entrega de Becas a las beneficiadas,
toma evidencias fotográficas y recaba firmas de recibido en
los formatos correspondientes.
9 Elabora tarjeta informativa del evento en original y copia,
recaba firma y turna.
Original al titular de la secretaria y expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
30 días hábiles
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Pág. 37

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA
DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES
EMBARAZADAS.
Diagrama de Flujo
INICIO
A
Convocatoria
Recibe de PROMAJOVEN
comunicado de aprobación
La persona interesada, acude con
el representante del programa
Agenda fecha y hora para la
entrega del apoyo por
PROMAJOVEN y la secretaria de
educación municipal
Se entrevista a la interesada del
programa, explica el objetivo y los
requisitos para el tramite Recibe
de PROMAJOVEN
Entrega del recurso a
beneficiarias
(Documento firma de
entrega)
NO
¿Cumple
todos
requisitos?
con
los
FIN DEL PROCESO
SI
RECEPCION DE DOCUMENTOS
1 Copia de oficio de solicitud y copia de
documentos
A
2 Oficio Original de solicitud y copia de
documentos (Expediente)
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Pág. 38

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas de apoyo a la educación básica de madres
jóvenes y jóvenes embarazadas.
Lineamientos
TRAMITE PARA LA GESTION DE BECAS PROMAJOVEN. CON BASE EN LAS
REGLAS DE OPERACIÓN CON EL PROGRAMA NACIONAL DE BECAS PARA
EL EJERCICIO FISCAL 2016, PUBLICADAS EN EL DIARIO OFICIAL DE LA
FEDERACIÓN EL 30 DE DICIEMBRE DEL 2015 (NOVENA SECCIÓN)
ACUERDO 16/12/15, ASÍ COMO EL ARTÍCULO 21 FRACCIÓN XI DEL
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CON EL
OBJETO DE CONTRIBUIR A ASEGURAR MAYOR COBERTURA, INCLUSIÓN
Y EQUIDAD EDUCATIVA ENTRE TODOS LOS GRUPOS DE LA POBLACIÓN
PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UNA SOCIEDAD MÁS JUSTA, MEDIANTE EL
OTORGAMIENTO DE BECAS A NIÑAS Y JÓVENES EN SITUACIÓN DE
VULNERABILIDAD, AGRAVIADA CON EL EMBARAZO Y LA MATERNIDAD
QUE PERMITE CONSOLIDAR UN MÉXICO CON EDUCACIÓN DE CALIDAD.
DOS FOTOGRAFÍAS RECIENTES E IGUALES.
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DEBIDAMENTE LLENADA Y FIRMADA
“FORMATO: SOLICITUD PARA SER INCORPORADA”.
CARTA COMPROMISO BENEFICIARIA CON TU NOMBRE Y/O FIRMA.
“FORMATO CARTA COMPROMISO”.
ORIGINAL Y COPIA FOTOSTÁTICA DE LA CURP.
ORIGINAL Y COPIA DE TU ACTA DE NACIMIENTO Y/O DOCUMENTO QUE
ACREDITE LA NACIONALIDAD MEXICANA.
ORIGINAL Y COPIA DE TU COMPROBANTE DE DOMICILIO O CARTA DE
VECINDAD O RESIDENCIA PROPORCIONADA POR LA AUTORIDAD LOCAL.
ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE NACIMIENTO DE TU(S) HIJO(S)/HIJAS(AS)
O EL CERTIFICADO DE ALUMBRAMIENTO (EN TANTO SE OBTIENE EL ACTA
DE NACIMIENTO CORRESPONDIENTE). SI TE ENCUENTRAS EMBARAZADA
Y AÚN NO TIENE HIJAS-HIJOS, PRESENTAR LA CONSTANCIA DE
EMBARAZO EXPEDIDA POR LA UNIDAD DE SALUD, CLÍNICA U HOSPITAL
PÚBLICO, QUE SEÑALE LA FECHA PROBABLE DE ALUMBRAMIENTO.
CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN, EXPEDIDA POR LA INSTITUCIÓN DONDE
REALIZAS TUS ESTUDIOS.
ORIGINAL Y COPIA FOTOSTÁTICA LEGIBLE DE LA BOLETA, CERTIFICADO
O CONSTANCIA DE CALIFICACIONES, DEL ÚLTIMO AÑO O MÓDULO
CURSADO SEGÚN CORRESPONDA. LO ANTERIOR NO APLICA SI NO
CUENTAS CON ANTECEDENTES ESCOLARES PORQUE ESTÁS INICIANDO
TU EDUCACIÓN PRIMARIA O ALFABETIZACIÓN.
COMPROBANTES DE INGRESOS PROPIOS, O DE LA PERSONA O
PERSONAS DE LAS QUE DEPENDAS ECONÓMICAMENTE, ORIGINAL Y
COPIA. ESTOS COMPROBANTES DEBEN CORRESPONDER AL MES
ANTERIOR DE LA FECHA DE SOLICITUD DE LA BECA O, EN SU CASO,
PRESENTAR UN ESCRITO EN EL QUE SE MANIFIESTE BAJO PROTESTA DE
DECIR VERDAD LAS RAZONES POR LAS QUE NO ES POSIBLE PRESENTAR
LA DOCUMENTACIÓN ANTERIOR NI DEFINIR LOS INGRESOS
ECONÓMICOS FAMILIARES.
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Pág. 39

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Becas de apoyo a la educación básica de madres
jóvenes y jóvenes embarazadas.
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Pág. 40

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria.
Nombre
del Becas
Procedimiento
Propósito
Ofrecer a los jóvenes de la región las becas
académicas para que tengan mayores oportunidades
de preparación en el nivel universitario.
Alcance
Desde la información de becas universitarias a las
escuelas preparatorias como a los universitarios
egresados, hasta su elaboración de becas e informe
de actividades de estas.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se giran oficios para los directores de las
diferentes escuelas preparatorias; para el permiso
de visitarlos y ofertar las becas de las diferentes
universidades que se tengan convenio con ellas.
2 Se pregunta por vía telefónica o en su caso se
visita para la respuesta ya con fecha y hora.
3 Nos coordinamos las visitas a las preparatorias; y
se les informa a los alumnos con proyecciones
pláticas sobre las becas universitarias y al mismo
tiempo se les informa del requisito de esta.
4 Requisitos para las becas universitarias: copia de
la credencial del lector de ambos lados del joven,
o en su caso del padre o tutor.
5 Se giran invitaciones a las diferentes
universidades para coordinar y hacer promoción
de las becas universitarias en espacios públicos e
instituciones de educación media superior.
6 Se presentan los jóvenes, padres, o tutores a las
oficinas de la secretaría de educación municipal
en la dirección de vinculación universitaria a
solicitar la beca de la universidad de su
preferencia, entregando el requisito (copia
credencial del lector del alumno) se realiza con el
porcentaje de la universidad elegida se sella y se
firma.
7 Se informa al joven, padre o tutor que en la copia
de la credencial que entrego deberá anotar la
fecha de entrega de esta, su número telefónico y
firma del solicitante de la beca.
8 Se procede hacer el directorio del beneficiario de
la beca académica en el archivo.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Se solicita la copia de la credencial del
lector de los padres del joven (papá o
mamá) cuando es menor de edad.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 41

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Becas
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Se giran oficios para los directores de las diferentes
escuelas preparatorias para el permiso de visitarlos y
ofertar las becas de las diferentes universidades que se
tengan convenio con ellas.
Se pregunta por vía telefónica o en su caso se visita para
la respuesta ya con fecha y hora.
Nos coordinamos las visitas a las preparatorias; y se
les informa a los alumnos con proyecciones y
pláticas sobre las becas universitarias, al mismo
tiempo se le informa del requisito de esta.
Se presentan los jóvenes, padres, o tutores a las
oficinas de la secretaría de educación municipal en la
dirección de vinculación universitaria a solicitar la beca
de la universidad de su preferencia, entregando el
requisito (copia credencial del lector del alumno) se
realiza con el porcentaje de la universidad elegida se
sella y se firma.
Se informa al joven, padre o tutor que en la copia de
la credencial que entrego deberá anotar la fecha de
entrega de esta, su número telefónico y firma del
solicitante de la beca.
Se procede hacer el directorio del beneficiario de la
beca académica en el archivo.
Requisitos para la beca universitaria: copia de la
credencial del lector de ambos lados del joven; o en
su caso del padre o tutor.
Fin
Se giran invitaciones a las diferentes
universidades para coordinar y hacer
promoción de las becas universitarias en
espacios públicos e instituciones de
educación media superior.
A
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 42

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas
Lineamientos
SE GIRAN OFICIOS A DIFERENTES ESCUELAS PREPARATORIAS
PARA INFORMAR DE BECA.
SE COORDINAN ESCUELAS PREPARATORIAS CON LA DIRECCIÓN
DE VINCULACIÓN UNIVERSITARIA PARA LA PROMOCIÓN DE BECAS
EN ESPACIOS PÚBLICOS.
SE DESARROLLA TODO ESTE PROCEDIMIENTO DE ACUERDO AL
TIEMPO Y FORMA.
SE INFORMA DEL REQUISITO DE LA BECA.
SE ENTREGA BECA CON PORCENTAJE DEL CONVENIO DE LA
UNIVERSIDAD.
SE FIRMA Y SE SELLA.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 43

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Becas
Formatos
FORMATO DE BECAS.
INVITACIÓN PARA MÓDULOS DE INFORMACIÓN DE BECAS
UNIVERSITARIAS.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 44

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria
Nombre del
Capacitación Continua en Gestión de la Calidad
Procedimiento
Propósito
Proporcionar a la Ciudadanía atención de calidad en
el tema educativo.
Alcance
Desde el desarrollo Personal, clima laboral y
excelente atención a la ciudadanía
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La Dirección de Vinculación Universitaria diseña
un catálogo de cursos de acuerdo a las
necesidades del personal, para lograr un servicio de
calidad a la ciudadanía
2 Se presenta al Secretario de la SEDUM las
propuestas para capacitar al personal de la
Secretaría de Educación Municipal en las áreas
de Administración y clima laboral.
3 Si el Secretario considera que no son los cursos
adecuados ni los tiempos para capacitar al
personal, se reagenda el o los eventos.
4 Cuando él curso es aceptado por el Secretario de
la SEDUM, se agenda el curso y tema, así como las
personas que asistirán al curso.
5 Se contacta a la (s) personas que nos
proporcionaran el curso, los cuales pueden ser
Docentes Universitarios, empresarios o personas
que se dedican a éste trabajo.
6 Cuando el curso de capacitación es en la Secretaría
no requiere del apoyo de otra Secretaria ya que se
cuenta con el equipo y espacio para llevar a cabo el
evento.
Se elabora la lista del personal que asistirá al
curso.
7 Se confirma el curso con el o los ponentes y se
agenda, haciendo la invitación al personal que
participará.
8 Se lleva a cabo la realización del evento
programado con la autorización del Secretario.
7 Al término del evento se lleva a cabo la entrega de
reconocimientos al personal que tomó el curso así
como a los ponentes.
8 Se realiza una evaluación final de todos los cursos
proporcionados al personal, por el Titular de la
Secretaría, se toma en consideración el buzón de
sugerencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Este proceso se lleva un tiempo
máximo de 20 días.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 45

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Capacitación Continua en Gestión de la Calidad
Diagrama de Flujo
A
Inicio
La Dirección de Vinculación
Universitaria diseña un catálogo de
cursos
Si no es aceptado por el Secretario se
reagenda y se rediseña la capacitación
Se propone al secretario de la
SEDUM el catálogo de cursos
Se
proponen
otros
cursos
No
A
Si
Si el Secretario
considera que no son
los cursos adecuados
ni los tiempos para
capacitar al personal
se reagenda el o los
eventos.
B
Se lleva a cabo la realización del evento
programado con la autorización del
secretario.
Cuando el curso es aceptado por el
secretario de la SEDUM, se agenda en
actividades del personal de la SEDUM
Se contacta a la (s) personas que nos
proporcionaran el curso, los cuales pueden
ser Docentes Universitarios, empresarios o
personas que se dedican a éste trabajo
Se lleva a cabo el curso de
capacitación en la Secretaria
Se confirma el curso con el o los
ponentes.
Al término del evento se lleva a cabo la
entrega de reconocimiento al personal que
tomo el curso así como los ponentes.
B
Fin
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 46

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Capacitación Continua en Gestión de la Calidad
Lineamientos
PARA LA CAPACITACIÓN AL PERSONAL SE DEBERÁ SELECCIONAR
EL TEMA QUE OCUPA LOS SERVICIOS DE CALIDAD
CON LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN SE BUSCARÁ CREAR UN
CLIMA LABORAL DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA SEDUM CON LA
FINALIDAD DE BRINDAR SERVICIOS DE CALIDAD A LA CIUDADANÍA
QUE REQUIERE DE NUESTROS SERVICIOS EN LAS DISTINTAS
ÁREAS DE LA OFICINA CENTRAL.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 47

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Capacitación Continua en Gestión de la Calidad
Formatos
INVITACIÓN AL PERSONAL
LISTA DE ASISTENCIA
CONSTANCIAS
INFORME DE ACTIVIDADES
1.- INVITACIÓN AL PERSONAL
C.__________________________
P R E S E N T E.
Tapachula, Chiapas; a ________ del 201__
INVITACION
Por este medio y de la manera más atenta se le hace la atenta invitación para que asista al curso
“_______________” de capacitación que ésta Dirección de Vinculación Universitaria está
programando para el Personal de esta Secretaría, por lo que se le comunica que su permiso está
autorizado por el Secretario de Educación
Municipal_________________________________________.
Nombre del Curso:
Lugar:
Hora:
Fecha:
Asimismo le comento que estos cursos se deben al programa de Capacitación Continua en Gestión
de la Calidad.
Se le hace mención que al término de los cursos el Secretario extenderá una Constancia de Evaluación
final para quedar requisitado en los procesos de certificación municipal.
Sin otro particular de momento, me es grato enviarle un cordial saludo.
Atentamente
“Por el Valor de Cumplir”
Secretario de Educación Municipal
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 48

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2.- LISTA DE ASISTENCIA
NOMBRE DEL CURSO
PONENTE
DIRIGIDO A:
FECHA:
LUGAR:
HORA:
RESPONSABLE DEL EVENTO
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA TELEFONO CORREO FIRMA
3.- CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 49

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.- FORMATO PARA REPORTE DE ACTIVIDADES
Formato de Llenado del Reporte de Actividades
Nombre de la Secretaria e
iniciales:
Titular de la Secretaría:
Título de actividad:
Objetivo de la actividad:
Fecha y hora de conclusión:
Nombre de Personajes en el
Evento y Cargo:
Breve Descripción de la
Actividad:
Beneficio que pretende la
Actividad:
Información de contacto de
quien reporta la actividad:
Nombre:
Correo Electrónico:
Celular:
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 50

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria
Nombre
del Formación Integral Universitaria
Procedimiento
Propósito
El Desarrollo intelectual, cultural, social y educativo
del universitario.
Alcance Desde la planeación, entrega de oficios e
invitaciones, desarrollo del evento y termino del
mismo.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se busca el concepto del evento y al ponente que
desarrollará el tema a tratar.
2 Se busca el apoyo con instituciones como:
Asociación de Escritores de Tapachula,
Colectivos le lectura, institutos de superación
personal y profesional y grupos afines con
temas de interés para los jóvenes universitarios.
3 Buscar el apoyo de los espacios disponibles (salas
audiovisuales, auditorios, etc.) a través de
solicitudes administrativas.
4 Solicitar el apoyo a través de oficios administrativos
a la Secretaria Técnica con lo que concierne a
maestro de ceremonia, medios de comunicación
para cubrir el evento y mamparas con las
respectivas leyendas.
5 Cuando ya hay una respuesta positiva por parte de
la Secretaria Técnica se convoca a una rueda de
prensa para difundir el evento en medios masivos
de comunicación para que la población universitaria
se entere y asista, también se publicita vía medios
de redes de información.
6 Se complementa el evento imprimiendo y
distribuyendo invitaciones para las autoridades
educativas, municipales e invitados especiales.
7 Verificar que todo el requerimiento y equipo estén
listos y en buenas condiciones de funcionamiento.
8 Desarrollo del Evento
9 Se concluye con la entrega de reconocimientos a
los ponentes.
10 Tarjeta Informativa 15 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 51

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formación Integral Universitaria
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Planeación de los eventos,
consiste en la organización
incluyendo la temática y al
ponente.
Buscar el apoyo de los espacios
disponibles (salas, audiovisuales,
auditorios etc.) a través de
solicitudes administrativas.
La Secretaria
técnica nos dio
una respuesta a
nuestra solicitud.
Las
universidades
nos dan una
respuesta
positiva.
Se convoca a una rueda de
personas para difundir el
evento.
Realizar invitaciones, para las
autoridades educativas,
municipales e invitaciones
especiales.
Solicitar apoyo a la secretaria Técnica a través de un
oficio lo que concierne a:
.Medios de comunicación
.Maestro de ceremonias
Verificar que todo el
requerimiento y equipo estén
listos y en buena condición.
Desarrollo del Evento.
.Mamparas con las respectivas leyendas
Entrega del reconocimiento a
ponentes.
A
Fin
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 52

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Lineamientos
Formación Integral Universitaria
SE VISITAN A LAS ASOCIACIONES DE ESCRITORES DE TAPACHULA,
COLECTIVOS DE LECTURA E INSTITUCIONES DE SUPERACIÓN
PROFESIONAL Y PERSONAL QUE MANEJAN TEMAS AFINES A LOS
JÓVENES UNIVERSITARIOS.
PREVIAMENTE SE PLATICA CON LOS DIRECTIVOS DE LAS
UNIVERSIDADES PARA PODER REALIZAR EL EVENTO EN SU
PLANTEL EDUCATIVO.
SE TOMAN ACUERDO PARA LA LOGÍSTICA DEL EVENTO.
SE REALIZAN ESTOS EVENTOS CON TODAS LAS INSTANCIAS DE
MANERA COORDINADA.
SE DESARROLLA EL PROCESO DEL EVENTO EN TIEMPO Y FORMA
DE ACUERDO A LO PLANEADO.
SE REALIZA Y SE ENTREGA LA FICHA INFORMATIVA CON
EVIDENCIAS (FOTOGRAFÍAS Y LISTAS DE ASISTENCIAS)
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 53

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Formación Integral Universitaria
Formatos
Oficio solicitando el espacio para el evento (auditorio, sala audiovisual etc.
Oficio Solicitando logística para el evento
Oficio de contestación de la Secretaria Técnica
Invitación que saldrá en los medios de comunicación masivos
invitación a autoridades educativas, municipales e invitados especiales
lista de Asistencia
Entrega de reconocimiento al ponente
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 54

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 55

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Pág. 56

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 57

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria.
Nombre del
Convenios Con Universidades.
Procedimiento
Propósito
Fomentar la vinculación para beneficiar a la
población con becas académicas y beneficios
educativos.
Alcance
Desde la visita de las diferentes universidades y la
elaboración de convenios; hasta la firma de estos y
otorgación de becas.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Visita a las diferentes universidades para dialogar sobre los
convenios con los directivos para beneficios de los jóvenes
de nuestra población en edad universitaria.
2 Entrega de convenios de las universidades para revisión de
su propuesta y enviarla a secretaria de gobierno. (Se envía
ahí porque es el único órgano autorizado para la realización
de convenios).
3 Nos regresan convenios de la Secretaría de gobierno para
informar nosotros a las diferentes universidades; como
quedaron y para que ellos revisen ahora la propuesta del
ayuntamiento. (No los regresa la secretaría de gobierno a
nosotros ya que somos la dirección de vinculación
universitaria).
4 Se comunica vía telefónica a las universidades que los
convenios ya fueron revisados por secretaria de gobierno.
(Se comunica por esta vía ya que es más rápida y
económica).
5 Se visita las diferentes universidades para regresar los
convenios y que revisen como quedo la propuesta. (Se
visitan nuevamente con la finalidad de su revisión que sea
rápido).
6 Después las universidades nos informan que ya lo revisaron
y que están conformes para realizar pro tocólogo de firma.
(Esto es con el fin de que ya se sepa que fueron aprobados).
7 Se comunica a la secretaría de gobierno que ya están
listos los convenios; para que ellos den fecha y hora del pro
tocólogo de firma. (Se les comunica a ellos porque son los
autorizados para el convenio).
8 Nos comunican por oficio de la secretaría de gobierno la
fecha y hora para la firma de convenios. (Ya que nosotros
somos la vinculación de las universidades).
9 Se les hace invitaciones a todas las diferentes universidades
con la finalidad de asistir a la firma de convenio con el
Presidente. Concluyendo con la firma de estos. (Esto es
para mayor rapidez de la firma).
O en su caso si hay que
hacerle
alguna
modificación al convenio,
nuevamente.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 58

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
10 Se visita nuevamente a las universidades para la
recopilación de firmas de todos los participantes. (Esto es
con la finalidad de mejor rapidez del convenio).
11 Después se les visita nuevamente a las diferentes
universidades con la finalidad de entregarles su copia de
convenio. (Para que la universidad tenga un respaldo del
convenio).
12 Nos queda una copia de los convenios para nosotros saber
el porcentaje de las diferentes universidades y de ahí
ofertarlas a la población. (Esto es con la finalidad de tener
un respaldo y de ahí poderlas ofertar).
TERMINA PROCEDIMIENTO
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 59

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Diagrama de Flujo
Convenio Con Universidades
INICIO
A
Visita a las diferentes universidades para dialogar sobre los
convenios con los directivos para beneficios de los jóvenes
de nuestra población en edad universitaria.
Se comunica a la secretaría de gobierno que
ya están listos los convenios; para que ellos
den fecha y hora del protocolo de firma.
Entrega de convenios de las universidades para revisión
de su propuesta y enviarla a secretaria de gobierno. (Se
envía ahí porque es el único órgano autorizado para la
realización de convenios).
Nos comunican por oficio de la
secretaría de gobierno la fecha y
hora para la firma de convenio.
Nos regresan los convenios de la secretaría de gobierno
para informar nosotros a las diferentes universidades; como
quedaron y para que ellos revisen la propuesta del
ayuntamiento.
Se les hace invitaciones a todas las diferentes
universidades con la finalidad de asistir a la firma de
convenio con el Presidente. Concluyendo con la firma
de estos. (Esto es para mayor rapidez de la firma).
Se comunica vía telefónica a las universidades que los
convenios ya fueron revisados por secretaria de gobierno.
(Se comunica por esta vía ya que es más rápida y
económica).
Se visita nuevamente a las universidades para la
recopilación de firmas de todos los participantes en el
convenio.
Se visita a las diferentes universidades para
regresar los convenios y que revisen como
quedo con la propuesta.
Después se le visita nuevamente a las diferentes
universidades von la finalidad de entregarle su copia de
convenio.
Propuesta
del
Convenio
Inconformidad de una
de las partes del
convenio
Nos queda una copia de los convenios
para nosotros saber el porcentaje de las
diferentes universidades y de ahí
ofertarlas a la población.
A
FIN
FIN
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 60

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Convenio Con Universidades
Lineamientos
PREVIAMENTE SE VISITAN A LAS UNIVERSIDADES PARA DIALOGAR
CON LO QUE RESPECTA A LOS CONVENIOS.
SE TOMAN ACUERDOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONVENIOS.
DESARROLLO DE LOS CONVENIOS EN TIEMPO Y FORMA DE
ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS.
SE REALIZAN PROCEDIMIENTOS DE ACUERDO A LAS INSTANCIAS
QUE TIENEN QUE VER CON EL PRO TOCÓLOGO DEL CONVENIO.
TENIENDO EL ACUERDO DE FORMALIDAD DE AMBAS PARTES DEL
CONVENIO.
SE ACUERDA HORA Y FECHA PARA LA FIRMA DEL CONVENIO.
SE FINALIZA CON LA FIRMA Y ENTREGA DE COPIA DEL CONVENIO.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 61

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Convenio Con Universidades
Formatos
INVITACIÓN PARA FIRMA DE CONVENIO.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL
CONVENIOS CON UNIVERSIDADES.
Secretaria de Educación Municipal
Tapachula Chiapas, a 18 de Abril del 2016
Oficio No. SEDUM/0448/2016
Asunto: INVITACION
C. ING. ENRIQUE ADOLFO SALVADOR OROZCO
RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO INTERAMERICANO DEL PACIFICO
P R E S E N T E.
Sirvan estas líneas para saludarlo y desearle éxito en sus actividades cotidianascomo
Rector de tan prestigiado Plantel Universitario; asimismo, me permito comunicarle que el
protocolo de la FIRMA DE CONVENIO ACADEMICO con el H. Ayuntamiento de
Tapachula se llevará a cabo en esta semana, por lo que le hacemos la Cordial
INVITACION para que asista al siguiente:
Evento: Firma de Convenio Académico
Fecha: 22 de Abril
Lugar: Sala de Cabildo del H. Ayuntamiento Municipal de Tapachula
Hora. 12:00 hrs.
Hacemos extensiva la Invitación para que nos acompañe su personal que fungirá como
testigo en dicho protocolo, confirmando su asistencia al 9626240854, con la Dra. Olga
Lidia Ballinas Espinoza Directora de Vinculación Universitaria.
Sin otro particular de momento y en espera de poder saludarle personalmente, quedo de
Usted a sus distinguidas consideraciones.
“Por el Valor de Cumplir”
Lic. Jorge Octavio Zavala Peña
Secretario de Educación Municipal
C.c.p. archivo
*JOZP/olbe
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Pág. 62

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Convenio Con Universidades
Formatos
INVITACIÓN PARA FIRMA DE CONVENIO.
CONVENIOS CON UNIVERSIDADES.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 63

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria
Nombre
del Coordinar la elaboración de la programación
Procedimiento
presupuestal anual de metas y objetivos, así como el
avance periódico de la realizado en la Dirección de
Vinculación Universitaria
Propósito
Diseñar la operatividad y control de los programas y
actividades a través de la planeación para la buena
marcha de los programas de la Dirección de
Vinculación Universitaria.
Alcance
Desde la planeación del Programa Operativo Anual
hasta la ejecución de los proyectos.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La Dirección de Vinculación Universitaria diseña
estrategias, programas y acciones que vayan de
acuerdo al manual de funciones para su planeación
2 La Dirección de Vinculación Universitaria se reúne
con el personal de la Dirección para presentarles el
plan de trabajo.
3 El Personal y la Dirección de Vinculación
Universitaria, participa en el diseño y planifica a su
alcance las estrategias para alcanzar los objetivos
de la planeación
4 Se presenta el plan de trabajo al Secretario de
Educación Municipal para la aprobación de las
estrategias y acciones.
5 El Secretaría y la Dirección de Vinculación
Universitaria aprueban el POA
6 Se ejecuta de acuerdo al calendario de actividades. 20 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 64

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Coordinar la elaboración de la programación
presupuestal anual de metas y objetivos, así
como el avance periódico de la realizado en la
Dirección de Vinculación Universitaria
Diagrama de Flujo
Inicio
La Dirección de Vinculación Universitaria diseña
estrategias, programas y acciones que vayan de
acuerdo al manual de funciones para su planeación
La Dirección de Vinculación Universitaria se reúne con
el personal de la Dirección para presentarles el plan de
trabajo.
El Personal y la Dirección de Vinculación Universitaria,
participa en el diseño y planifica a su alcance las
estrategias para alcanzar los objetivos de la planeación
Se presenta el plan de trabajo al Secretario de
Educación Municipal para la aprobación de las
estrategias y acciones.
El Secretaría y la Dirección de Vinculación Universitaria
aprueban el POA
Se ejecuta de acuerdo al calendario de actividades.
Fin
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 65

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Coordinar la elaboración de la programación
presupuestal anual de metas y objetivos, así
como el avance periódico de la realizado en la
Dirección de Vinculación Universitaria
Lineamientos
SE CONSIDERA LA OPERATIVIDAD DE LA SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN DEL H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL, PARA LA
ELABORACIÓN DEL POA
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 66

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Coordinar la elaboración de la programación
presupuestal anual de metas y objetivos, así como
el avance periódico de la realizado en la Dirección
de Vinculación Universitaria
Formatos
SE APLICAN LOS FORMATOS DE LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, NO
APLICA FORMATOS DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 67

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Vinculación Universitaria
Nombre
del Recepción, elaboración y entrega de documentos a
Procedimiento
la Dirección de Vinculación Universitaria
Propósito
Asistir al personal de la DVU, así como dar atención
a los usuarios en el tema Universidades
Alcance
Desde la recepción de un oficio de requerimiento;
hasta la elaboración, de un informe de actividades.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La Asistente recibe la documentación que
corresponda a la Dirección de Vinculación
Universitaria
2 La Asistente agenda con la Directora para revisar
la correspondencia recibida y procede a darle
seguimiento de acuerdo a instrucciones de su
superior.
3 Se elabora el directorio de las universidades con las
que se tiene convenio y las que existen en la
localidad, a fin de tener a la mano la información
requerida para solicitudes de Becas.
4 Se elaboran oficios de requerimiento, invitaciones
para diferentes eventos y becas para jóvenes de
nuevo ingreso a universidades.
5 Se redactan cartas de aceptación y constancias de
liberación del servicio social a los alumnos que han
concluido con el servicio de acuerdo, de acuerdo al
proceso universitario
6 Se elabora el reporte semanal de todas las
actividades que se desarrollaron en la Dirección de
Vinculación Universitaria, para enviarlo al
Secretario Particular de la Secretaría de
Educación Municipal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Inmediatamente
Cada fin de semana
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Pág. 68

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, elaboración y entrega de documentos
a la Dirección de Vinculación Universitaria
Diagrama de Flujo
INICIO
La asistente recibe la documentación que
corresponda a la Dirección de Vinculación
Universitaria
La Asistente agenda con la
Directora para revisar la
correspondencia recibida y procede a
darle seguimiento de acuerdo a
instrucciones de su superior.
Se elabora el reporte semanal para enviarlo al
secretario particular de la Secretaria de
Educación Municipal.
Elaboración de directorio de directores de
universidades.
Fin
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 69

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, elaboración y entrega de documentos
a la Dirección de Vinculación Universitaria
Lineamientos
PARA LA ELABORACIÓN DE REQUERIMIENTO DE LOS JEFES DE
DEPARTAMENTO PRESENTAN SU SOLICITUD 6 DÍAS ANTES DE CADA
EVENTO QUE SE VAYA A REALIZAR.
LA ELABORACIÓN DE CARTA DE ACEPTACIÓN DE LOS JÓVENES DE
TRABAJO SOCIAL SE ELABORA EN ESO MISMO INSTANTE SIEMPRE Y
CUANDO CUMPLAN CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS.
LA CARTA DE LIBERACIÓN DE LOS ALUMNOS UNIVERSITARIOS SE
ENTREGARA A LOS 6 MESES A PARTIR DEL DÍA DE SU ACEPTACIÓN.
LA ELABORACIÓN DEL DIRECTORIO SE ORGANIZA CADA 6 MESES
DEBIDO QUE PUEDEN A VER CAMBIOS DE DIRECTORES EN LAS
UNIVERSIDADES.
EL REPORTE SE ELABORA CADA DÍA SÁBADO DE CADA SEMANA YA
QUE ES ENVIADO AL SECRETARIO DE LA SEDUM.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 70

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Recepción, elaboración y entrega de documentos
a la Dirección de Vinculación Universitaria
Formatos
CARTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIO SOCIAL.
CARTA DE LIBERACIÓN DE SERVICIO SOCIAL.
REPORTE SEMANAL.
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Pág. 71

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas
Nombre
del Programas de apoyo para incentivar el desempeño
Procedimiento
formativo de los alumnos de educación básica, media
superior.
Propósito
Reconocer y reforzar el esfuerzo educativo de los
estudiantes para su impulso y superación.
Alcance Desde la planeación de las actividades,
reforzamiento de sus conocimientos, incentivo a
estudiantes, hasta la presentación de evidencias de
los logros.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se visita a las instituciones educativas para
informar al directivo sobre los programas de apoyo
que consisten en reforzar e incentivar el
desempeño formativo de los alumnos, que la
Secretaría de Educación Municipal propone para su
participación.
2 Se acuerda con el directivo de cada institución
educativa que se encargara de informar a los
padres de familia sobre el objetivo de los programas
de apoyo que les presenta la Secretaría de
Educación Municipal.
3 Se solicita a las instituciones educativas que en una
semana realicen el selectivo de alumnos que serán
beneficiados con los programas de apoyo de
acuerdo a los avances pedagógicos, y se envíe la
lista de los alumnos beneficiados a la Secretaria de
Educación Municipal.
4 Las instituciones educativas envían a la Secretaría
de Educación Municipal, las listas de alumnos que
consideran por su desempeño escolar que son
candidatos al programa de apoyo,
5 El Secretario de Educación Municipal recibe el
documento y lo canaliza a la Dirección de Gestión y
Seguimiento de Programas.
6 Se hace la calendarización de los grupos de
alumnos, según el programa de apoyo que le
beneficiara.
7 Se informa a las instituciones educativas la fecha,
el lugar y horario en el que se realizaran las
actividades, que consiste en una visita guiada a un
centro de interés y aprendizaje y el curso básico de
matemáticas.
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Pág. 72

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8 Recepción de alumnos en la Biblioteca Municipal
para participar en el curso básico de Matemáticas.
9 Elaboración y entrega de oficio a la Secretaria
Particular del Ayuntamiento Municipal, solicitando
transporte para el traslado de los alumnos a las
visitas.
10 Turnar oficios para su firma y sello al titular de la
secretaría de Educación Municipal.
11 Realizar el traslado de alumnos a la visita guiada,
recorrido en los lugares de interés y aprendizaje, y
regreso a las instituciones de origen.
12 Se elabora tarjeta informativa, en original y copia,
anexa evidencias fotográficas y turna:
Archivo y difusión
FIN DE PROCEDIMIENTO
Fin de un procedimiento.
10 DIAS
15 DIAS
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Pág. 73

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Programas de apoyo para incentivar el desempeño
formativo de los alumnos de educación básica y
media superior.
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Visita a las instituciones educativas
para informar sobre los programas
de apoyo.
El directivo informara a padres de
familia de su institución el objetivo
de los programas de apoyo
Envió de
calendarización y
actividad que
corresponde a los
alumnos.
Visita guiada a
instituciones de
interés.
Las instituciones educativas realizan
la selección de alumnos a beneficiar.
Curso básico de Matemáticas en
la Biblioteca Municipal
Fray Matías de Córdova
Elaboración de oficio
solicitando transporte
La secretaria de educación
municipal recepciona lista de
alumnos seleccionados y canaliza a
la dirección correspondiente
Turnar oficio para firma y
sello al titular de la
secretaria, para su envió.
Calendarización de las
actividades de apoyo.
Traslado de alumnos al recorrido en
las instituciones de interés y
regreso de los mismos a su
institución de origen.
A
FIN
Elaboración de ficha
informativa, anexando
evidencias (fotografías y listas
de asistencia) y entrega de
información para su difusión
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 74

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Programas de apoyo para incentivar el desempeño
formativo de los alumnos de educación básica y
media superior.
Lineamientos
VISITA A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS, SE INFORMA SOBRE
LOS PROGRAMAS DE APOYO A DIRECTIVOS.
EL DIRECTIVO DE CADA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SE ENCARGARA
DE INFORMAR A LOS PADRES DE FAMILIA SOBRE EL OBJETIVO DE
LOS PROGRAMAS DE APOYO
EN UNA SEMANA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS REALIZARAN
EL SELECTIVO DE ALUMNOS A BENEFICIAR Y ENVIARAN LA LISTA
DE LOS ALUMNOS A LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL.
EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN MUNICIPAL RECIBE EL
DOCUMENTO Y LO CANALIZA A LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS.
HACER LA CALENDARIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE ALUMNOS,
SEGÚN EL PROGRAMA DE APOYO QUE LE BENEFICIARA.
INFORMAR A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS LA FECHA, EL
LUGAR Y HORARIO EN EL QUE SE REALIZARAN LAS ACTIVIDADES.
RECEPCIÓN DE ALUMNOS EN LA BIBLIOTECA MUNICIPAL PARA
PARTICIPAR EN EL CURSO BÁSICO DE MATEMÁTICAS.
SOLICITAR A LA SECRETARIA PARTICULAR DEL AYUNTAMIENTO
MUNICIPAL, TRANSPORTE PARA EL TRASLADO DE LOS ALUMNOS
A LAS VISITAS.
TURNAR OFICIOS PARA FIRMA Y SELLO AL TITULAR DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL.
REALIZAR EL TRASLADO DE ALUMNOS A LA VISITA GUIADA Y
REGRESO A LAS INSTITUCIONES DE ORIGEN.
ELABORAR TARJETA INFORMATIVA, EN ORIGINAL Y COPIA, ANEXA
EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS Y TURNA:
- ARCHIVO Y DIFUSIÓN.
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Pág. 75

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Programas de apoyo para incentivar el desempeño
formativo de los alumnos de educación básica y media
superior.
CÉDULA INTEGRAL
DE PROYECTOS.
FICHA INFORMATIVA, AL
SECRETARIO DE
EDUCACIÓN MUNICIPAL.
SOLICITUD A DIRECTIVO DE
NOMBRE DE ALUMNOS
SOBRESALIENTES
OFICIO A DIRECTIVO
INFORMANDOLE AGENDA
DE INCENTIVO AL
DESMPEÑO ESCOLAR.
LISTA DE ASISTENCIA
SOLICITUD DE APOYO CON
TRANSPORTE A
SECRETARIA DE
PRESIDENCIA
SOLICITANDO APOYO
DE TRANSPORTE A
SECRETARIA TÉCNICA
REPORTE DE ACTIVIDADES
AL SECRETARIO DE EDUC.
MPAL.
.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 76

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas
Nombre
del Talleres De Capacitación
Procedimiento
Propósito
Capacitar a niños, jóvenes y adultos en la elaboración
de trabajos manuales aprovechando y fomentando el
reciclaje
Alcance
Desde la planeación de los talleres, adquisición del
material reciclado, la capacitación de los participantes
en los talleres; hasta la elaboración del reporte de
actividades y soporte de evidencias.
No. de
Actividad
1 Planeación de talleres
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Selección de las instituciones a las que se beneficiara
2 con el taller, estas se seleccionan de acuerdo a la
cercanía con las sedes (Biblioteca Municipal Fray
Matías de Córdova, Bibliotecas Foráneas) y por
solicitud de las instituciones o grupos.
3 Reunión con los talleristas para darles a conocer por
escrito el desarrollo y el material que se utilizara.
4 Visita a las instituciones educativas para presentar al
directivo la planeación del taller e invitar a la participar a
los alumnos.
5 Entregar al directivo de la institución lista de material de
rehúso necesario para la elaboración de las
manualidades.
6 Elaborarla calendarización de talleres y fechas e
informar a las instituciones sobre ésta.
7 Elaboración de ficha técnica informando sobre las
actividades al Secretario de Educación Municipal
8 Preparación del material a utilizarse.
9 Elaboración y entrega de oficios, requerimientos (si
aplica), Invitaciones, listas de asistencia,
reconocimientos y diplomas a Las secretarias
correspondientes.
10 Turnar oficios elaborados para su firma y sello al titular
de la Secretaría de Educación Municipal.
11 Preparación de la sede de acuerdo a las necesidades
del programa
12 Desarrollo del taller
Explicación del procedimiento
Reconocimiento del material y su procedencia
Tareas.
Presentación de la manualidad.
13 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, anexa
evidencias fotográficas y turna:
Titular de la secretaría
Archivo y difusión
FIN DEL PROCEDIMIENTO
10 días
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 77

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Taller De Capacitación
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Planeación de talleres
Selección de las
instituciones a
beneficiar
Reunión con talleristas para
la entrega de información y
material a utilizarse
Elaboración de invitaciones,
listas de asistencia y
requerimientos a las
secretarias correspondientes
Turnar
oficios
elaborados, para su
firma y sello al titular de
la secretaría y envio de
los mismo
Visita a las instituciones
educativas para presentar el
proyecto de talleres e invitar a la
participación.
Preparación de la sede
de acuerdo a las
necesidades del
programa
Elaborar calendarización de talleres e
informar a las escuelas participantes
Elaborar ficha técnica de las
actividades y presentársela al
Secretario de Educación
Municipal.
Desarrollo del taller
Elaboración de tarjeta
informativa con respaldo
comprobatorio
(fotografías) y difusión
Fin
Preparación de
materiales de rehúso
A
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Pág. 78

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre Del Procedimiento Talleres De Capacitación
Lineamientos
PLANEACIÓN DE TALLERES ( MANUALIDAD, MATERIAL,
INSTITUCIONES O GRUPOS, DÍA Y HORA)
SELECCIÓN DE LAS INSTITUCIONES QUE SE INVITARAN A
PARTICIPAR EN LOS TALLERES.
SE VISITA A LAS INSTITUCIONES PARA PRESENTAR EL ´PROYECTO
DE TALLERES Y SE INVITA A LA PARTICIPACIÓN.
SE INFORMA POR OFICIO AL SECRETARIO DE EDUCACIÓN SOBRE
LA PLANEACIÓN.
SE REÚNEN TODOS LOS TALLERISTAS PARA RECIBIR LA FICHA
TÉCNICA DEL TALLER Y ANALIZAR EL DESARROLLO DE LAS
ACTIVIDADES. (LOGÍSTICA)
SE SOLICITA A LAS INSTITUCIONES DE SEGUIMIENTO A LA
INVITACIÓN PARA LA ASISTENCIA A LOS TALLERES.
TRABAJAR DE MANERA COORDINADA CON LAS INSTITUCIONES
INVOLUCRADAS.
DESARROLLO DE LOS TALLERES
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FICHA INFORMATIVA CON
RESPALDO DE EVIDENCIAS (FOTOGRAFÍAS Y LISTAS DE
ASISTENCIAS), PARA ARCHIVO Y DIFUSIÓN.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 79

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre Del Procedimiento
Formatos
Talleres De Capacitación
Cédula Integral de
Proyecto
Reporte de taller y
solicitud de espacio
dirigido al Secretario
de Euc. Mpal.
Oficio de
Entrega/Recepción de
ficha informativa
Invitación a escuelas a
participar en talleres
Comisión para
impartir taller.
Reporte dirigido al
Secretario de
Educación Municipal
Ficha técnica para
secretario de
Educación Municipal y
a talleristas.
Lista de asistencia.
Lista de asistencia.
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Pág. 80

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas
Nombre
del Programas De Lectura
Procedimiento
Propósito
Fomentar el hábito por la lectura, llevando la
biblioteca hasta la institución o colonia.
Alcance
Desde la selección de los espacios de lectura,
clasificación del acervo indicado, la instalación de la
biblioteca móvil, el levantamiento de listados de
visitantes, hasta la realización de la lectura y
evidencias de lectores.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 El Programa se realiza de acuerdo a la
calendarización en conjunto con la Secretaria de
Salud y la Secretaría de Desarrollo Social
Municipal, Así también por solicitud, selección de
Instituciones educativas y en colonias donde no
cuentan con espacios de lectura, cercanas a las
bibliotecas foráneas.
2 Revisión y organización sobre la calendarización de
visita a las instituciones beneficiadas y selección de
lecturas.
3 Elaboración de ficha técnica dirigida al Secretario
de Educación Municipal.
4 Elaboración y envío de oficios, requerimientos (si
aplica), listas de asistencia, carteles y trípticos.
5 Turnar oficios elaborados para su firma y sello al
titular de la Secretaría de Educación Municipal
6 Preparación de los espacios de lectura de acuerdo
a las necesidades del programa
7 Desarrollo de la actividad, realizar sugerencia de
títulos a los visitantes.
8 Elabora tarjeta informativa, en original y copia,
anexa evidencias fotográficas y turna:
Titular de la secretaría
Archivo y difusión
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5 días
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Pág. 81

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Programas De Lectura
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Selección de Instituciones y
colonias donde se
desarrollara el programa
Preparación de los
espacios de lectura de
acuerdo a las
necesidades del
programa
Revisión, organización y
asignación de lecturas del
programa
Desarrollo de la
actividad (Realizar
sugerencia de títulos a
los visitantes).
Elaboración de ficha técnica para el
titular de la secretaria.
Elaboración y envío de
oficios, listas de asistencia
requerimientos (si aplica)
carteles y trípticos
Elabora tarjeta informativa, en original y
copia, anexa evidencias fotográficas y
turna:
Titular de la Secretaría
Copia de tarjeta informativa, y
Evidencias fotográficas: Archivo y
difusión.
Fin
Turnar oficios
elaborados para su
firma y sello al titular
de la secretaría.
A
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Pág. 82

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Programas De Lectura
Lineamientos
SE SELECCIONAN LAS INSTITUCIONES Y COLONIAS DONDE SE
LLEVARAN A CABO LAS ACTIVIDADES, PARA SU
CALENDARIZACIÓN.
SE SELECCIONA LA BIBLIOGRAFÍA DE ACUERDO A LA
VULNERABILIDAD DE LOS GRUPOS A QUIENES VA DIRIGIDA.
INFORMAR Y TRABAJAR DE MANERA COORDINADA CON LAS
AUTORIDADES DEL LUGAR.
DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE LECTURA EN TIEMPO Y
FORMA APEGADOS A PROCEDIMIENTOS.
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FICHA INFORMATIVA CON
RESPALDO DE EVIDENCIAS (FOTOGRAFÍAS Y LISTAS DE
ASISTENCIAS), PARA ARCHIVO Y DIFUSIÓN.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 83

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Programas De Lectura
Cédula integral de
programas.
Solicitud recibida para
implementar el programa
biblioteca en tu parque.
Reporte de actividades
dirigido al Secretario de
Educ. Mpal.
Formato de lista de
asistentes al progrma
Biblioteca Itinerante.
Reporte de actividades
del programa tardes de
lectura
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 84

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas
Nombre
del Gestión y Donación de libros a diferentes
Procedimiento
instituciones
Propósito
Reforzar la capacidad bibliográfica de las bibliotecas
para que la población, especialmente estudiantil
pueda acceder a la información que necesite y de
esta forma se fomente el apego a la lectura.
Alcance
Desde la planeación del programa, recepción de
solicitudes, visita a las instituciones, elaboración del
diagnóstico, hasta la entrega del acervo bibliográfico.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 La Secretaria de Educación Municipal recepciona
las solicitudes de instituciones públicas y privadas
que requieren acervo bibliográfico.
2 La Secretaria de Educación Municipal identifica y
dirige la solicitud a la Dirección de Gestión y
seguimiento de programas.
3 Se realiza la visita de las instituciones atendiendo a
la solicitud recibida
4 En la institución solicitante se realiza diagnóstico
de necesidades, revisando inventario de la
biblioteca y temas de mayor interés o necesidad
que solicitan los visitantes al espacio de lectura.
5 Se elabora por escrito el resultado del diagnóstico.
6 Se realiza la gestión de libros a la Coordinación
Federal de Servicios Regionales. Basándonos en
el diagnóstico.
7 Se realiza la recepción de libros gestionados
8 Se informa a la institución que será beneficiada con
determinada cantidad de libros, realizando una
segunda visita.
9 Se agenda la entrega entre la institución y la
dirección de gestión y seguimiento de programas.
10 Se elabora el documento de recibo de libros
11 Entrega de libros a la institución favorecida y
Solicitud a la institución favorecida de firma y sello
del documento que avala la entrega.
12 Elabora tarjeta informativa, en original y copia,
anexa evidencias fotográficas y turna:
Archivo y difusión
FIN DEL PROCEDIMIENTO
10 días
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 85

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Gestión y Donación de libros a diferentes
instituciones
Diagrama de Flujo
Inicio
A
La Secretaria de Educación
Municipal recepciona y dirige
solicitudes a la dirección de Gestión
y Seguimiento de Programas
Segunda visita a la
institución beneficiada
para informar que ha
sido beneficiada con
determinada cantidad
de libros.
Primer Visita a la
institución que hace la
solicitud de libros.
Se acuerda agenda para la
entrega del acervo
Elaboración
Diagnóstico
necesidades.
de
de
Conteo, entrega de los libros y
firma de documentos que
avalan la entrega.
Se realiza la gestión de
libros a las instancias
correspondientes.
Elaboración de ficha informativa,
anexando evidencias (fotografía) y
entrega de información para su
difusión
Recepción de libros que
se gestionaron
FIN
A
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Pág. 86

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Gestión y Donación de libros a diferentes
instituciones.
Lineamientos
SE RECEPCIONAN Y DIRIGE A LA DIRECCIÓN QUE CORRESPONDE
LAS SOLICITUDES PARA APOYO BIBLIOGRÁFICO.
SE HACE LA PRIMERA VISITA A LA INSTITUCIÓN PARA ELABORAR
UN DIAGNÓSTICO POR ESCRITO DE NECESIDADES.
SE HACE LA GESTIÓN DE LIBROS
SE RECEPCIONAN LOS LIBROS PRODUCTO DE LA GESTIÓN
SE HACE LA SEGUNDA VISITA A LA INSTITUCIÓN BENEFICIADA, SE
INFORMA SOBRE EL BENEFICIO QUE SE LE DARÁ Y SE AGENDA
FECHA DE ENTREGA DE LIBROS.
SE HACE CONTEO Y ENTREGA DE LOS LIBROS Y SE FIRMA EL
DOCUMENTO QUE AVALA LA ENTREGA.
SE ELABORA FICHA INFORMATIVA, ANEXANDO EVIDENCIAS
(FOTOGRAFÍA) Y ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA SU DIFUSIÓN.
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Pág. 87

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Gestión y Donación de libros a diferentes
instituciones.
Solicitud para la donación
de libros
Diagnóstico a Biblioteca
Gestión
Oficio de Donación
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Pág. 88

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas
Nombre del
Eventos Sociales
Procedimiento
Propósito
Que niñas, niños, jóvenes y adultos conozcan,
aprendan y desarrollen competencias comunicativas
que les permitan establecer comparaciones entre
culturas, así como propiciar acciones para la
convivencia familiar.
Alcance
Desde la planeación de las acciones, solicitud de
requerimientos, reunión de las instancias que
participan, hasta el desarrollo del evento.
No. de
Actividad
1 Planeación de acciones
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
2 Reunión con las diferentes instancias para la
coordinación del evento.
(Protección Civil, Vialidad Municipal, COMCEP,
regidurías de la comisión de Educación y Secretario
de Educación Municipal.
3 Calendarización de las actividades, así como de los
lugares donde se presentara el evento.
De 1 a 5 días
4 Elaboración de ficha técnica dirigida al Secretario
de Educación Municipal para su conocimiento.
5 Elaboración y envío de oficios, requerimientos, (si
aplica) carteles, reconocimientos y trípticos.
6 Turnar oficios elaborados para su firma y sello al
titular de la secretaría
7 Otorgamiento y Preparación de los espacios para la
presentación de la función.
8 Difusión en medios informativos
Facebook, radio.
9 Desarrollo del evento
10 Elabora tarjeta informativa, en original y copia,
anexa evidencias fotográficas y turna:
Titular de la dependencia
Archivo y difusión
TERMINA PROCEDIMIENTO
9 DIAS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Diagrama de Flujo
Eventos Sociales
Inicio
A
Planeación de acciones
Reunión de las instancias que
intervienen para el buen desarrollo
del evento.
Calendarización de las
actividades, así como
de los lugares donde se
presentara el evento.
Preparación de los
espacios para la
presentación
Difusión en medios
informativos
Facebook, radio.
Desarrollo del evento
Elaboración de ficha técnica
dirigida la titular de la secretaria
Elaboración de oficios,
requerimientos (si
aplica) carteles,
reconocimientos y
trípticos.
Elabora tarjeta informativa, en
original y copia, anexa evidencias
fotográficas y turna:
Titular de la Secretaría
Archivo y difusión
Fin
Turnar oficios
elaborados para su
firma y sello al titular
de la secretaría
A
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Pág. 90

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Eventos Sociales
Lineamientos
SE PLANEA EL EVENTO
SE REÚNEN A LOS PARTICIPANTES PARA EL DESARROLLO ÓPTIMO
DEL EVENTO (ESTABLECER LA LOGÍSTICA)
SE HACE UNA REVISIÓN DEL LUGAR DONDE SE REALIZARA EL
EVENTO.
SE GESTIONAN LOS PREMIOS
SE SOLICITAN POR ESCRITO LOS REQUERIMIENTOS (MAMPARA,
MICRÓFONOS, TARIMA, CARTELES Y SI FUERA NECESARIO LONAS
PARA DIFUSIÓN.)
SE ELABORAN RECONOCIMIENTOS.
DESARROLLO DEL EVENTO
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FICHA INFORMATIVA CON
RESPALDO DE EVIDENCIAS (FOTOGRAFÍAS Y LISTAS DE
PARTICIPANTES), PARA ARCHIVO Y DIFUSIÓN.
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Pág. 91

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
Eventos Sociales
Ficha informativa, al
secretario de Educación
Municipal.
Solicitud de apoyo para
la premiación en el
evento de Declamación,
a la tercer Regiduría.
Invitación al evento
presentación de la
Guelaguetza.
Proyecto de difusión de la
Plataforma Digital Cinema
México
Documento acuse de
recibo de invitaciones.
Reconocimiento por la
participación en el evento
de declamación
Difusión Plataforma
Digital Cinema México
Invitación a
Universidades.
Plataforma Digital CM.
Reporte de Evento,
dirigido al secretario.
.
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Pág. 92

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Deportes y Recreación
Nombre del
Proyecto de actividades deportivas y recreativas
Procedimiento
Propósito
Promover la participación de la población en
actividades físicas, deportivas y recreativas, a través
de la instrumentación de programas permanentes y
eventos deportivos.
Alcance
Promover la concepción de la actividad física y el
deporte como
Elemento fundamental de un estilo de vida saludable,
revisando los modelos de actividad física y del
deporte.
No. de
Actividad
1
2
3
4
5
6
7
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones (Día)
Realizar la convocatoria para los diferentes
eventos deportivos a través de torneos y
actividades recreativas.
Autorización de la convocatoria para la realización
de las actividades.
Solicitud a diferentes Secretarias y/o Direcciones
para el apoyo logístico con diversos materiales.
(Templete, mampara, sonido, premios, etc.)
Difundir a través de los medios digitales la
convocatoria autorizada para la participación de
los Ciudadanos.
Entregar de manera física la convocatoria
autorizada a los diferentes presidentes de las
agrupaciones deportivas
Reunión con las diferentes Secretarias y /o
Direcciones para el apoyo logístico al evento.
Reunión general del COMSEP, para conocer el
apoyo logístico de las diferentes corporaciones de
seguridad Pública al evento.
8 Conferencia de prensa para dar a conocer la
actividad programada en beneficio de los
ciudadanos
9 Reunión de trabajo con el personal de la Dirección
de Deportes, para asignación de funciones en las
actividades deportivas y Recreativas.
10 Ejecución de las actividades programadas 1
11 Se realiza la tarjeta informativa con el resultado
1
del evento y se envía al Titular de la Secretaría
FIN DEL PROCEDIMIENTO
1
2
2
5
3
2
2
1
1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Proyecto de actividades deportivas y recreativas
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Realizar la convocatoria para los
diferentes eventos deportivos a
través de torneos y actividades
recreativas.
Reunión de trabajo con el personal de la
Dirección de Deportes, para asignación de
funciones en las actividades deportivas y
Recreativas.
Autorización
de la
convocatoria
Se pospone la fecha del
evento y se realiza
nuevamente la petición de la
autorización.
Ejecución de las actividades
programadas
Solicitud a las diferentes
secretarias y/o
Direcciones
Se realiza la tarjeta informativa
con el resultado del evento y se
envía al Titular de la Secretaría
Difundir a través de los
medios digitales la
convocatoria.
FIN
Entregar de manera física la convocatoria
autorizada a los diferentes presidentes de
las agrupaciones deportivas.
Reunión con las diferentes Secretarias y /o
Direcciones para el apoyo logístico al evento.
Reunión general del COMSEP, para conocer el
apoyo logístico de las diferentes corporaciones de
seguridad Pública
Conferencia de prensa para dar a conocer la actividad
programada en beneficio de los ciudadanos.
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Lineamientos
NO APLICA.
Proyecto de actividades deportivas y recreativas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Proyecto de actividades deportivas y recreativas
Formatos
CONVOCATORIA
FICHA DE INSCRIPCIÓN
REQUERIMIENTOS DE MATERIALES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Dirección de Deportes y Recreación
Nombre
del Planeación de Actividades Periódicas
Procedimiento
Propósito Planear, Organizar y ejecutar actividades
encomendadas que establezca el C. Secretario.
Alcance
Coordinar la elaboración presupuestal anual de
metas y objetivos de asuntos asignados al área.
No. de
Actividad
1
2
3
4
5
6
7
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Se recibe notificación de reunión de Directores de
la Secretaria de Educación a través de oficio.
Se Asiste a la reunión a la SEDUM y reciben
indicaciones sobre los planes y programas
asignados a esta dirección.
Se Realiza el Plan anual de actividades y
presupuesto del mismo.
Se realiza reunión mensual con el personal de
deportes para dar a conocer las instrucciones del C.
Secretario.
Se elabora el calendario de las actividades
mensuales y se envían vía correo electrónico al
Titular de la Secretaría.
Se realiza reporte semanal de las actividades más
relevantes.
Se archiva el reporte descrito en el punto anterior y
se informa al titular de la secretaría
FIN DEL PROCEDIMIENTO
2
1
10
1
2
5
2
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Planeación de Actividades Periódicas
Diagrama de Flujo
Inicio
Se recibe notificación de reunión
de Directores de la Secretaria de
Educación a través de oficio.
Asistir a la
reunión
NO
O
Se pospone la fecha de la
reunión.
si
Realizar Plan anual de actividades
y presupuesto del mismo
Realizar reunión mensual con el personal
de deportes para dar a conocer las
instrucciones del C. Secretario.
Elaborar calendario de las
actividades mensuales y
enviarlas vía email.
Reportar actividades
relevantes de la semana
Se archiva el reporte descrito en
el punto anterior y se informa al
titular de la secretaría
Fin
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Pág. 98

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Lineamientos
NO APLICA.
Planeación de Actividades Periódicas
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Pág. 99

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento
Formatos
CIRCULARES
Planeación de Actividades Periódicas
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