TIC web

Tecnologías de la información y la comunicación
i
Automatizar
los procesos
=
ventajas para
la empresa
Por: Natalia Rivas
Los días de buscar un papel en medio de un mar
de cajas empolvadas, hacer enormes colas para
pagar un servicio o esperar una respuesta por
semanas están llegando a su fin. Las nuevas tecnologías
y aplicaciones aparecieron para evitarnos trámites
engorrosos y facilitar procesos pensando en el cliente.
Según cifras del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y
Censos (Inec), para el año 2017, en el país, el 40,7%
de las personas emplearon Internet para obtener información,
mientras que el 31% lo usó como medio de
comunicación en general. Esta tendencia es progresiva,
y aumenta con el tiempo, por lo que muchas organizaciones
están implementado procesos de automatización
para poder brindar servicios ‘en línea’ más eficientes,
simples y amigables con los usuarios.
Aprovechar las
bondades de la
tecnología para
hacer más eficientes
los flujos de trabajo
es la tendencia del
sector empresarial.
Conozca los grandes
beneficios de esta
estrategia.
Un salto productivo
La automatización de procesos es un término
que está dentro de un paraguas más grande: la
transformación digital. El objetivo que persigue es
la reducción de costos, mayor eficiencia en los
flujos de trabajo y aprovechamiento de las capacidades
del personal de la organización. Otro
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Octubre 2019

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Tecnologías de la información y la comunicación
elemento presente es la reinvención
de la experiencia del cliente.
Martín Iturbide, presidente de Next
Step, empresa dedicada a ofrecer
soluciones de negocios basadas
en tecnología, explica que hay una
gran diferencia entre una operadora
que ofrece darle una respuesta al
cliente en 24 horas y aquella que
puede proveer una solución al instante.
Con la gestión automatizada
de procesos, los datos están disponibles
en todo momento, lo que
se traduce en satisfacción inmediata
del usuario.
Para Iturbide, quien es ingeniero en
sistemas de profesión, es importante
aclarar que no se trata de
que las máquinas reemplacen a los
humanos por completo. Existirán
ciertas funciones que puedan desaparecer,
como la del mensajero
que llevaba un documento de un
lado a otro. Sin embargo, la toma
de decisiones es una competencia
exclusiva de los individuos en el
área empresarial. Iturbide comenta que se puede
automatizar cualquier tipo de procesos: créditos
en los bancos, manejo de siniestros en aseguradoras,
emisiones de pólizas de seguro, procesos
de venta, manejo de campañas y más. Se trata
de tareas secuenciales, que van de una persona
a otra, y que, según lo que suceda en el trayecto,
toman distintos caminos y todo se va registrando
en un sistema.
Pasos a seguir
Cualquier empresa puede automatizar sus procesos.
Dependiendo del tamaño será el costo-beneficio. Si se
trata de una organización con pocas personas, donde
la comunicación es directa, posiblemente tener una
herramienta de administración no sea una prioridad.
Pero si es un negocio con agencias, donde el personal
está distribuido en varios puntos y se necesita estar
sincronizado en las comunicaciones, entonces, implementar
una automatización de procesos se vuelve
indispensable.
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Análisis de procesos. Los encargados estudiarán
cómo funciona todo en la empresa. Se reunirán
con varios departamentos, entre ellos el de
planificación. Es la parte consultiva, donde los
expertos deben entender el negocio y el porqué
de las acciones de quienes lo dirigen. En este
punto se descubren las falencias y se proponen
mejoras. Si se llega a un acuerdo se arranca con
la automatización.
Implementación de software. Lo siguiente
es implementar el programa. Hay softwares de
muchas marcas. En general, todos son buenos,
lo complicado es el correcto entendimiento del
proceso para reflejarlo en el programa. Ese es el
truco. Siempre se tiene el flujo de trabajo interno
pero es fundamental integrarlo con los sistemas
de los clientes. El estar conectado a otras aplicaciones
es lo que da un valor agregado.
Realización de pruebas. Una vez que está
desarrollada la solución viene la parte de ajustes.
Se hacen pilotos para probar y cuando se llega
a lo que se necesita, se lanza a producción, se
realizan capacitaciones y entrenamientos. Las
herramientas son fáciles, toda la interfaz es gráfica,
lo que puede ser complicado es el flujo que
se arme.
Operación de flujo. Cuando ya está el proyecto
en ejecución, se hacen reportes para determinar
si el funcionamiento es el adecuado. En este
momento, los gerentes pueden identificar problemas
que haya se deban resolver. Los técnicos
estarán ahí para hacer el seguimiento y modificar
lo que sea necesario. El proceso no es algo estático.
Siempre hay nuevas regulaciones, cambia el
mercado, la competencia y hay que reevaluarlo
cada cierto tiempo.
Octubre 2019 5

Tecnologías de la información y la comunicación
i
Con el paso de los años, las herramientas tecnológicas han
cambiado de nombre, pasando de workflows (flujos de trabajo)
a Business Process Management (Gestión de Procesos de
Negocio) hasta llegar a Digital Case Management (Manejo digital
de casos). A medida que se han transformado los términos, se
han sumado mejoras. En lo que es Digital Case Management se
adquiere la posibilidad de incluir información adicional: archivos
de Word, Excel, imágenes, todo lo que sea parte de un mismo
caso. Entonces, ya no solo se cuenta con el formulario o base
de datos estructurada sino que, además, hay que analizar contenido
no estructurado como reportes, fotografías, videos y, a partir
de esto, decidir. La ventaja es poder juntar más información.
El sector público
también se moderniza
Así como la empresa privada ha optado por implementar
procesos de automatización para mejorar
la eficiencia en sus flujos de trabajo, en el sector
público este mecanismo ha resultado útil para brindar
un mejor servicio a los ciudadanos. La economista
Marisol Andrade Hernández, directora general
del Servicio de Rentas Internas (SRI), explica que
su institución sigue un principio de simplicidad que
apunta a brindar facilidades en el servicio para que
los contribuyentes cumplan de manera sencilla las
obligaciones tributarias. Por lo tanto, en los últimos
meses, el SRI ha trabajado en la simplificación de
sus trámites con la implementación de mecanismos
tecnológicos.
Como resultado, actualmente la declaración de
impuestos toma seis minutos, frente a un aproximado
de 30 minutos que tardaba con el anterior
formulario. Además, se habilitó el servicio de pago
directamente en la página www.sri.gob.ec, que permite
ponerse al día en las obligaciones tributarias,
a través de una transacción electrónica, desde la
comodidad del hogar. Esto representa mayor seguridad
en el resguardo de documentos y un innegable
ahorro de tiempo y dinero para los contribuyentes,
que también pueden actualizar su estado tributario
el mismo día de pago.
Razones para automatizar los procesos
• Ahorro de recursos. En el momento en que los
documentos no se almacenan de forma manual
y física en la oficina, sino en la nube, se automatiza
el proceso de búsqueda de esos archivos y
se ahorra muchísimo tiempo, dinero y papel.
• El equipo invertirá mejor su tiempo. Al restarles
ciertas tareas a los colaboradores, estos
podrán optimizar sus tiempos y volverse más
eficientes en asignaciones más importantes.
• Ventajas frente a la competencia. La empresa
dará un servicio más rápido y con mayor control
de calidad. Además, el equipo estará enfocado
en hacer su trabajo de forma correcta y evitará
errores que pueden poner en riesgo la relación
con el cliente.
• Cumplimiento de regulaciones. Al tener digitalizados
los documentos, es más fácil ordenar
y disponer de archivos que soliciten entidades
rectoras. Además, constituye una medida de
seguridad pues es un respaldo digital de documentos
físicos que podrían desaparecer.
• Mejor ambiente laboral. Los colaboradores
de la empresa sentirán que se está invirtiendo
en ellos, al darles una herramienta que realmente
les ayude a hacer su trabajo, a organizarse
y a desempeñarse de manera ágil.
6
Octubre 2019

Tecnologías de la información y la comunicación
i
La información,
el activo más
valioso de las
empresas
Las organizaciones públicas
y privadas implementan
modelos de seguridad de
información como la norma
ISO 27001. Una de las claves
para proteger los datos
es implementar políticas
internas y externas.
Por: María Fernanda Mejía
Hoy en día la información es un “poder” que se
almacena en gigabytes. Las organizaciones y
empresas cuentan con bases de datos sensibles
que guardan en sus servidores: información
bancaria, clientes, fórmulas de negocios, propiedad
intelectual, datos personales, etc. Si toda esa
información llegase a las manos equivocadas, podría
afectar a empresas públicas y privadas, a ciudadanos e
incluso a los gobiernos.
Las amenazas están presentes en toda la región. De
acuerdo al ESET Security Report Latinoamérica 2019,
un informe que se realiza cada año con alrededor de
2500 empresas de diferentes sectores, el 61% de organizaciones
sufrió por lo menos un incidente de seguridad
por la infección con códigos maliciosos, que afectan a
los sistemas y ponen en peligro la información. Mientras
que, según el reporte de Kaspersky Lab del último año,
Latinoamérica registra 45 ataques de virus por segundo.
Por eso es importante proteger la información.
Una manera de hacerlo es buscar asesoría especializada.
Jorge Pichucho, técnico de Total Tek, empresa
que ofrece, entre otros servicios, seguridad informática,
dice que lo primero que se debe hacer es revisar cuál
es la información crítica con la que cuenta una empresa,
“¿qué pasa si la base de datos o los servidores se caen?
¿cuánto dinero se perdería?”. La estrategia y la forma
de proteger los datos dependen del sector al que pertenece:
gobierno (entidades públicas), salud (hospitales),
educación (universidades), industria (productos),
bancos, cadenas (supermercados), etc.
Entre los mecanismos de protección, explica el ingeniero
informático, está por ejemplo usar contraseñas
para el ingreso a los datos o implementar un software
de autenticación de identidad. Sin embargo, una de las
medidas más importantes es aplicar políticas de protección
de datos, internas y externas, la amenaza puede
estar afuera pero también dentro de la organización, ya
que alguien dentro del personal podría vulnerar la información
porque está cerca de ella. Es así que Pichucho
recomienda que exista personal autorizado para manejar
adecuadamente los datos.
8
Octubre 2019

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Tecnologías de la información y la comunicación
Gestión de la Seguridad de la
Información (GSI)
Los especialistas en protección de datos aplican modelos
internacionales de seguridad para precautelar la información.
José Jarrín, ingeniero informático y oficial de seguridad
de la Cooperativa Cotocollao, explica que estas
medidas se basan en tres pilares fundamentales: confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información.
Para entender los procesos a seguir, se utiliza la norma
ISO 27001, que dicta las pautas sobre lo que se denomina
Gestión de la Seguridad de la Información (GSI).
Es así que “los agentes de seguridad toman decisiones técnicas
que integran a usuarios, clientes, administrativos y la
gerencia, para que en conjunto se construya una cultura de
seguridad”. Para evitar que se filtre información, por ejemplo,
el personal no debe usar correos electrónicos personales,
apagar el computador, usar contraseñas, evitar las USB que
puedan contener virus.
En primer lugar, señala Jarrín, se hace un análisis de los
activos que tienen valor para la organización, que pueden
ser discos duros, USB, servidores, papel, etc. De acuerdo
a la norma ISO, se identifican además las debilidades y
amenazas que pueden afectar a esos activos. Además,
se deben tener claras las condiciones legales tiene la
empresa con sus clientes en el tema de la información.
Luego, añade el agente de seguridad, se realiza una gestión
y evaluación de los riesgos. Aquí, según la ISO, se
eligen los controles que serán adecuados para la organización
para: asumir, reducir, eliminar y transferir el riesgo.
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Octubre 2019 9

Tecnologías de la información y la comunicación
i
Actualmente, muchas empresas ofrecen a sus clientes
servicios automatizados o en línea, que al mismo
tiempo recolectan y dan información. Toda esta data,
señala Enrique Proaño, director de V&PGroup SA, no
solo debe estar disponible, sino ser segura. Para eso es
importante tomar en cuenta aspectos como “el acceso,
que debe ser solo a personas autorizadas; la confidencialidad,
en el caso de que la información viaje por
canales inseguros como internet, no pueda ser usada
por otros; la integridad, que no se la pueda modificar o
alterar; y que esté disponible”.
Otra manera de cuidar la información, dice Proaño, es
implementar un sistema de respaldo de datos. Hay que
tomar en cuenta que no solo por ataques informáticos
vulneran la información, sino que puede suceder algún
error involuntario o catástrofes naturales que destruyen
los equipos. Una opción, añade el ingeniero, es la nube.
Esta permite tener los datos incluso al otro lado del
mundo, sin embargo, al estar en Internet, se debe tener
las debidas precauciones para evitar filtraciones o robo
de información.
Los ciberataques
La legislación
El 16 de septiembre de 2019, los ecuatorianos empezaron la
semana con la noticia de que la información de casi toda la
población estaba siendo filtrada. Se estima que la información
estaba en un servidor en Miami que no tenía los requisitos de
seguridad establecidos y que era administrado por Novaestrat,
una empresa ecuatoriana de marketing y análisis digital. Fueron
alrededor de 18 GB de datos, como nombres, información
financiera, estado civil y números de identidad.
El tema abrió el debate sobre la necesidad de una ley. Ecuador,
Venezuela y Bolivia son los tres únicos países de la región que
no tienen una normativa al respecto, según dijo el Ministro de
Telecomunicaciones, Andrés Michelena. Días después, entregó
una propuesta a la Asamblea Nacional, que incluye un sistema
para mitigar riesgos, un régimen de sanciones, un Registro
Nacional de Protección de Datos Personales, entidades certificadoras,
entre otros temas. etc.
En Ecuador, añade Proaño, las instituciones públicas no
pueden sacar los datos del país y tienen que usar un tipo de
nube local, como la que ofrece la Corporación Nacional de
Telecomunicaciones. En cambio, las empresas privadas pueden
tener su centro de datos externamente.
Los delincuentes cibernéticos se aprovechan de
cualquier falla que exista en los sistemas para bloquear,
dañar o acceder a la información. Los ataques
más comunes tienen que ver con virus que se dispersan
en los equipos. Puede sucederle a una persona
en su casa o a una organización. Entre los ataques
más comunes están, por ejemplo, el malware,
que es un software malicioso
que se infiltra en un sistema
completo y lo daña. Según el
informe de ESET, en el 2018,
dos de cada cinco empresas
de Latinoamérica sufrieron una
infección por este virus.
Una variación de este ataque
y que está en auge es el
ransomware, explica Jorge
Pichucho. Se trata de un virus
que encripta la información,
bloquea los datos y aplica
una contraseña; es decir que
secuestra la información.
Lo que buscan los ciberdelincuentes
con este ataque
es cobrar un rescate por la
recuperación de la información, normalmente a
través de dinero electrónico, que es más difícil de
rastrear. Por eso, dice Jorge Pichucho, es importante
contar con un back up o respaldo de la información.
Según el reporte de ESET, el 22% de las
empresas ecuatorianas encuestadas, sufrió ataques
por este motivo.
También están los gusanos, que
generan copias de sí mismos, se
reproducen y pueden infectar a
otros equipos. Otro de los más
comunes es el denominado pishing,
que se refiere al envío de
emails con una identidad falsa;
si se hace clic en enlaces se
puede estar instalando programas
maliciosos. A través del
pishing también se busca acceder
a claves e información bancaria.
Según Kaspersky Lab,
Ecuador está en el octavo lugar
de los países latinoamericanos
que más ataques de pishing
han sufrido en el último año.
10
Octubre 2019

Tecnologías de la información y la comunicación
i
Facturación electrónica,
necesaria para las empresas
Por: Carolina Hidalgo Ramírez
La mayoría de nosotros hemos escuchado al menos
una vez el término “facturación electrónica”. Esto
se debe a que desde el año 2002, el gobierno del
Ecuador, por medio de la Ley de comercio electrónico
y firmas electrónicas, desarrolló las primeras normas
legislativas que daban reconocimiento jurídico a los medios
electrónicos en el país. Pero realmente, ¿en qué consiste
la facturación electrónica? La página oficial del Sistema de
Rentas Internas (SRI) lo define como un documento que
cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles
para todos los comprobantes de venta, garantizando
la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Tradicionalmente, antes de emitir una factura se debía
acudir a una imprenta autorizada por el SRI y comprar
un talonario de facturas de papel. Estos talonarios tienen
un número de autorización único que viene impreso en el
papel junto con el número de cada documento.
Hoy por hoy, con la facturación electrónica, dejamos atrás
el papel. Uno de los beneficios de la facturación electrónica,
es que se puede realizar la operación de forma digital
mediante un software, por el que se solicita la autorización
al SRI y la transacción queda encriptada.
¿Cuáles son los beneficios?
Conversamos con Serguéi Proaño, Gerente General de
AlquimiaSoft S.A., empresa ecuatoriana, con sede en la
ciudad de Ambato, que ofrece soluciones tecnológicas a
sus clientes; nos comentó que la implementación de la facturación
electrónica es un gran avance para el país, “Hoy
con tan solo un clic tienes ya tu declaración; todo esto se
transforma en un ahorro para la persona natural, el usuario
final y las empresas.
Por ejemplo, cuando una persona natural, va a realizar
su declaración de impuestos, entra al sistema del SRI, y
ya tiene todas sus facturas ingresadas. Antes todo este
proceso era manual, nos ahorramos y salvamos de digitar
200 ítems de una factura; algo que antes me demoraba 2
horas, ahora se lo hace en 2 segundos”, menciona.
Además de la rapidez en la consulta y los reportes, la
facturación electrónica hace los procesos administrativos
mucho más eficientes. Con este nuevo modelo, se
puede consultar reportes, facturas, retenciones y mucho
más de forma rápida, así se evita buscar en los libros
contables físicos y se reduce las posibilidades de traspapelar
algún archivo.
Otro de los beneficios que la facturación electrónica proporciona
es el ahorro en gastos de papelería; es común
que se cometan errores al momento de escribir los datos
en el documento impreso, por lo que se debe usar una factura
nueva y anular la anterior. Con la facturación electrónica,
se evita gastar recursos y tiempo buscando nuevos
talonarios, ya que los documentos son digitales. Otra ventaja
es la reducción del tiempo de envío de documentos
a los clientes o proveedores: cuando se genera la factura
electrónica desde el portal, se solicita la autorización al SRI,
una vez aprobada, se envía el documento PDF al correo del
cliente. De este modo, no es necesario trasladarse a la ubicación
física del consumidor para entregarle el documento.
Un dato importante, es que se reducen las posibles falsificaciones.
Al contar directamente con una firma digital
¿Qué necesita para emitir Facturas
Electrónicas en el Ecuador?
El portal del SRI detalla cuatro requisitos para
poder expedir una factura:
Firma electrónica.
Plataformas que generen comprobantes
electrónicos.
Conexión a Internet.
Clave de acceso al SRI en línea.
12
Octubre 2019

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Tecnologías de la información y la comunicación
y solicitar la autorización al SRI, la autenticidad del documento
tributario se puede validar directamente en el portal
del SRI.
Retos de la Facturación
Electrónica en el Ecuador
Un punto a superar es asegurar que la información
básica de sus clientes esté actualizada y las direcciones
de correo de los contactos sean las correctas. Quizás
aquí es donde los departamentos comerciales deberán
trabajar inicialmente hasta lograr una buena calidad de
los datos que se enviarán al SRI.
Esta es una razón importante para considerar el envío
de mensajes de texto para notificar el número de comprobante
emitido junto a su número de autorización y así
lograr un mayor índice de entregas. “La implementación
de la facturación electrónica sin duda representa un gran
reto para las empresas ecuatorianas, teniendo en cuenta
que lo más importante será lograr que los clientes acepten
estos cambios y colaboren proporcionando toda la
información necesaria para el debido llenado de sus facturas
y recepción de las mismas en sus correos electrónicos”,
asegura Alejandro Pulley, Gerente General de la
empresa Azur, una agencia especializada en el desarrollo
de software empresarial y plataformas en línea.
La facturación electrónica es una tendencia mundial y
en la región tiene un empuje especial. Gran parte de los
gobiernos están optando por este proceso, no solo para
evitar la evasión tributaria y simplificar los trámites, sino
para evitar el uso de papel. No obstante, los expertos
consideran que esto último se logrará cuando en el país
exista una cultura electrónica consolidada.
Sin duda este nuevo sistema traerá muchos beneficios
tanto al sector público como al sector privado, sin
embargo, como todo proceso que empieza a ser implantado,
requerirá de esfuerzo y compromiso de los actores
para lograr una operación sin inconvenientes.
Octubre 2019 13

Tecnologías de la información y la comunicación
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E-commerce:
negocios a través de la Web
Por: Carolina Hidalgo Ramírez
El comercio electrónico, conocido también
como e-commerce, es una manera de comprar
y vender productos o servicios a través
de redes informáticas y de Internet, principalmente.
Gracias a la masificación del uso del Internet (en
Ecuador abarca a más de la mitad de la población) este
tipo de comercio creció vertiginosamente en el mundo,
moviendo millones de dólares. En el país, por ejemplo,
las personas pueden efectuar la compra de un celular
en tiendas electrónicas en el extranjero y recibirlas en la
comodidad de su hogar.
Conversamos con Vicente Giner Crespo, Profesor,
Doctor en Economía y Marketing en la Facultad de
Empresa y Comunicación en la Universidad Internacional
de la Rioja, quien tiene una amplia trayectoria en el tema
y nos expuso: “La principal ventaja radica en estar
presentes en ese gran mercado global del que venimos
hablando. Siempre se ha dicho que las grandes marcas
del sector minorista luchan por poder estar presentes
en las mejores áreas de cualquier ciudad. Los locales
comerciales mejor situados son siempre los más
caros, ya que, son los que tienen una mayor
visibilidad y por lo tanto reciben más
visitas de los clientes. Disponer
de una buena página web
y a su vez, de un buen
e-commerce (tienda
online), nos permite
como empresas,
como marcas,
estar presentes
en ese gran
mercado global
que es Internet.
Y, además, lo
cual es la gran
oportunidad
para cualquiera, estar presente sin tener que pagar, a
priori, un precio tan alto como el de una tienda física”.
Para José Sáenz, Gerente Comercial de SAP Ecuador, el
e-commerce no solo genera ventas por un canal digital,
sino que minimiza costos, porque no necesitas presencia
física en locales y tienes la oportunidad de abrir un
nuevo canal para la venta de tu producto no solo a nivel
nacional, sino global. “El e-commerce ha crecido 25%
en promedio año a año, estamos en un billón de dólares
de ventas anuales, según datos del 2018, esto nos indica
que estamos por buen camino, que vamos a llegar a
donde queremos llegar, que es a representar el 1 o 2 %
del Producto Interno Bruto del Ecuador. Tenemos una
penetración de Internet que es la más alta de la región,
con un 80% de los habitantes del país que la usan y 13
millones de cuentas de Facebook activas. La data nos
demuestra que estamos creciendo, las empresas más
grandes del Ecuador ya tienen e-commerce establecido.
Las empresas que lo establezcan, van a ser las que
ganan a futuro”,
comenta
Sáenz.
14
Octubre 2019

i
Tecnologías de la información y la comunicación
Crecimiento del comercio
electrónico en el mundo
Según Statista podemos ver que entre los 10 países
con mayor penetración de ventas a mediados de
2017 se encuentra China, seguida de Corea del Sur
y el Reino Unido, Estados Unidos aparece en el
séptimo lugar mientras el mercado en Alemania crece
exponencialmente.
Según el “Global B2C E-commerce” Europa y
Norteamérica se encuentran entre las primeras regiones
donde más facturación se genera. Latinoamérica
muestra una gran evolución, con un crecimiento del
21.5% y una facturación de $33.2bn. Los países de esta
región que hoy más compran por Internet son: Brasil,
Venezuela, Argentina, Colombia, México, Perú y Chile.
ComScore afirma que ocho de cada diez consumidores
latinoamericanos buscan, investigan y compran
productos en línea semanalmente.
Retos del comercio electrónico
Según Christian A. Niculcar, Consultor en
Innovación Estratégica y Corporativa, Gerente de
Estay Consulting, los principales retos para los
proveedores que venden sus productos a través
de plataformas de comercio electrónico son:
La capacidad de respuesta rápida a su cliente.
Garantizar la seguridad en todas sus formas
de pago y entrega del producto.
Ser sólidos tecnológicamente.
Combinar muy bien lo offline y lo online.
Comprender muy bien al cliente.
Octubre 2019 15

Tecnologías de la información y la comunicación
i
Sistemas
ERP,
exitosa gestión
de recursos
empresariales
Por: Carolina Hidalgo R.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning,
por sus siglas en inglés), están diseñados para
incrementar la eficiencia en las operaciones de
las organizaciones, además tienen la capacidad de
adaptarse a las necesidades particulares de cada
negocio, y así aprovechar al máximo los procesos
actuales de trabajo.
La mayoría de los sistemas ERP utilizan una base de
datos unificada para almacenar datos de diversas funciones
en toda la organización. Las principales ventajas
de estos sistemas son:
• Automatización de procesos de la empresa.
• Disponibilidad de toda la información de la empresa
en una misma plataforma.
• Integración de las distintas bases de datos de una
compañía en un solo programa.
• Ahorro de tiempo y costes.
Además, los ERP ofrecen integración con soluciones
de BI o Business Intelligence, permitiendo realizar
informes sobre el estado de la empresa directamente
con los datos del sistema ERP. Esto ofrece un nivel
de conocimiento detallado y actualizado de cómo se
encuentra el negocio, y que resulta indispensable a la
hora de analizar y mejorar procesos internos como el
Hoy en día, muchas empresas
buscan un sistema ERP para
su compañía, pero ¿qué es
exactamente un ERP y en qué
puede beneficiar a una empresa?
marketing y ventas, la organización u otros aspectos
clave de una compañía.
Los ERP Mejoran la
Productividad
Antes de los sistemas ERP, lo más probable es que
cada departamento en una organización tuviese su
propio sistema informático, de datos y de base de
datos. Lamentablemente, muchos de estos sistemas
no serían capaces de comunicarse el uno con el otro o
de almacenar o reescribir datos para hacer posible que
cruce un sistema de comunicación.
Una vez que un sistema ERP está en su lugar, por lo
general todos los aspectos de una organización pueden
trabajar en armonía. Para las grandes organizaciones,
el resultado es un aumento de la productividad y una
disminución de la cantidad de software.
16
Octubre 2019

Tecnologías de la información y la comunicación
i
El sistema ERP Ideal
Un sistema ERP ideal es una sola base de datos cuando
se utiliza y contiene todos los datos de diferentes módulos
de software. Estos módulos de software pueden incluir:
Fabricación: algunas de las funciones incluyen la
ingeniería, la capacidad, la gestión del flujo de trabajo,
control de calidad, facturas de material, procesos de
fabricación, etc.
Finanzas: cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
activos fijos, contabilidad general y de gestión de
tesorería, etc.
Recursos humanos: beneficios, capacitación,
nómina de sueldos, horarios y asistencia, etc.
Gestión de la cadena de suministros: inventario,
planificación de la cadena de suministro, proveedor de
programación, tramitación de reclamaciones, ingreso
de pedidos, compras, etc.
Proyectos: costos, facturación, actividad de gestión,
tiempo y gastos, etc.
Gestión de clientes: ventas y mercadeo, servicios,
comisiones, el contacto con los clientes, centro de
llamadas de apoyo, etc.
Data Warehouse: generalmente, este es un módulo
al que se puede acceder por clientes, proveedores y
empleados.
Para Jorge Gordillo, Gerente General de INTERMIX S.A.,
empresa con 20 años de trabajo en el área de tecnología
dedicada principalmente al desarrollo, implementación,
mantenimiento y soporte del Sistema Intermix ERP, los
sistemas ERP se han constituido en una pieza clave en
la elaboración y gestión de la estrategia empresarial. “Su
selección e implementación es un tema de gran importancia
que debe cumplir con los siguientes objetivos:
facilitar el acceso a los datos e información, optimizar
los procesos de la empresa, eliminar la redundancia de
los datos y evitar los trabajos paralelos fuera del sistema,
compartir la información entre todos los entes de la
empresa”, afirma Gordillo.
En el Ecuador, existen varias opciones de ERP, entre las
que se encuentra SAP BUSINESS ONE EN ECUADOR,
un sistema completo que ayuda a la correcta y rápida
gestión empresarial en las empresas. Conversamos con
Wilson Villacis, Gerente Comercial de SAP para Ecuador
en ONE SOLUTIONS y explica que las empresas que
deciden entrar en el mundo SAP logran en poco tiempo
incrementar la eficiencia y productividad en todas las
áreas. “Las empresas que ingresan al mundo SAP con
ONE SOLUTIONS consiguen la transformación digital
tan anhelada y les permite controlar la gestión de la
empresa incluso desde dispositivos móviles, contar con
Inteligencia de negocios, informes gerenciales y KPI
para la toma de decisiones. Con SAP Business One,
las empresas se olvidan de los tediosos cierres diarios
o mensuales, pues la contabilidad es automática
en tiempo real, permitiendo controlar estados PYG por
centro de costos y por proyectos”, recalca Villacis.
Implementar un sistema ERP
No es una tarea fácil de lograr, de hecho, se necesita
mucha planificación, consultoría y en la mayoría de los
casos, de tres meses a un año. Los sistemas ERP son
extraordinariamente amplios en su alcance y para organizaciones
más grandes pueden llegar a ser extremadamente
complejos.
Esta implementación requerirá cambios significativos
en materia de personal y prácticas de trabajo. Uno de
los rasgos más importantes que una organización debe
tener para la implementación de un sistema ERP es el
compromiso de los departamentos. Ya que muchos de
los cambios tienen lugar y afectan a casi todos los individuos
en la organización, es importante asegurarse de
que todo el mundo está a bordo, lo que ayudará a realizar
el proyecto con éxito y utilizar adecuadamente el
nuevo sistema ERP.
Si bien puede parecer razonable tener personal de TI
a la cabeza del proyecto, se recomienda ampliamente
que consultores sean utilizados, debido al hecho de que
ellos suelen ser más rentables y están específicamente
capacitados en la aplicación de este tipo de sistemas.
Por lo general, las organizaciones utilizan proveedores
de ERP o consultorías para implementar sistemas personalizados.
Hay tres tipos de servicios profesionales que
se prestan en la implementación de un sistema ERP que
son consultoría, personalización y soporte técnico.
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Octubre 2019