LAD00857_Gestion_ambiental_U4_S5

La gestión ambiental en la construcción – La evaluación del desempeño y la mejora en un
sistema de gestión ambiental. Certificación externa
5. LA CERTIFICACIÓN EXTERNA
5.1 Objetivo
El objetivo de esta sesión, es que el alumno planifique el ciclo de certificación de ISO
14001:2015 con una entidad certificadora acreditada.
5.2 Introducción
La certificación es un ciclo por el que una parte externa a la organización (empresa
certificadora) emite un dictamen acerca de la conformidad del sistema de gestión
ambiental con los requisitos de la norma de referencia, su implementación y mejora en el
alcance predeterminado.
Su objetivo es aportar confianza a los clientes y otras partes interesadas de la empresa, o al
comprador de un producto o servicio sobre que dicha empresa, servicio o producto cumple
determinados requisitos 6 . En el caso de la certificación de un sistema de gestión ambiental, se
certifica que la empresa mejora su desempeño ambiental, cumple con los requisitos legales y
otros requisitos y que logra los objetivos ambientales que se propone.
Para emitir el certificado, la certificadora audita el sistema de la empresa durante un periodo de
tiempo tabulado recopilando las evidencias necesarias para emitir su dictamen. A estas
auditorías se les conoce como auditorías de tercera parte.
La certificación puede contratarse con quien se desee, si bien, sólo las entidades acreditadas
por un organismo estatal o internacional ofrecen garantías reales y en particular jurídicas
para demostrar que ha actuado con la diligencia debida.
En España el organismo de acreditación de empresas certificadoras de sistemas de gestión
ambiental es ENAC.
Existen otras circunstancias en los que la empresa es auditada por entidades externas
que tienen interés en la empresa (por ejemplo clientes o inversores) o sus representantes para
garantizar el cumplimiento del estándar. Estas auditorías se denominan de segunda parte y
6 UNE Y ENAC. Guía para el uso de las normas técnicas y la acreditación en la contratación pública.
ENAC. Madrid 2017. https://www.enac.es/documents/7020/15699/guia-contratacionpublica-uneenac/9470fb87-26d1-4567-9af2-51fd601503fe
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su utilidad es sólo para la entidad que hace la auditoría. Son ejemplos de estas auditorías las
que se hacen a proveedores o colaboradores antes de su homologación para contratar.
5.3 Ciclo de certificación
La certificación se realiza una vez que el sistema de gestión está en fase de mantenimiento y
mejora.
El ciclo es definido por cada empresa certificadora, en sus procedimientos internos,
siguiendo los requisitos y principios comunes impuestos por las entidades que las acreditan.
Por ello es tan importante que si se decide certificar, se haga con una entidad acreditada.
Generalmente comprende las fases descritas en la figura 14.
Renovación
Solicitud de
oferta
Mantenimiento
Contratación
Certificación
Figura 14. Fases del ciclo de certificación
El periodo de certificación dura 3 años. En este tiempo la entidad certificadora realiza
auditorías anuales (tres: una inicial de certificación y dos de seguimiento) para garantizar que
se cumple y que se sigue manteniendo la conformidad. Las características de estas visitas y su
coste suelen quedar acordadas en la contratación inicial.
En el apartado referido a entidades de certificación se ofrecen orientaciones para la selección
de la entidad de certificación.
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En la figura 15 se presentan las fases más habituales en un ciclo de certificación.
Los nombres utilizados pueden variar entre certificadoras, pero los conceptos son los mismos.
Tras la contratación, se comienza con sesiones de planificación del ciclo. Se concretan las
fases, se fijan plazos para la revisión documental y las visitas iniciales y se presenta el equipo
auditor. El equipo está representado por un auditor líder competente que, en último caso, es
el que decide sobre los resultados de la auditoría. Sirve también para aclarar todos los
aspectos del ciclo.
Las entidades de certificación suelen recoger como requisitos realizar una revisión
documental previa, para conocer el SGA y detectar posibles incumplimientos. En ocasiones
puede también acordarse una primera visita inicial. Son herramientas para evitar llegar a la
auditoría de certificación y obtener un informe negativo por un incumplimiento grave, por
ejemplo porque no exista el procedimiento de auditoría interna o no se haya considerado la
comunicación.
Preauditoría
Revisión documental
Visita inicial (según certificadora)
Reunión inicial
Recopilación de
evidencias y
visitas
Auditoría de certificación
Elaboración del
informe
Presentación del
informe
Plan de Acciones
Correctoras
Emisión del Certificado
Reunión inicial, Recopilación de
evidencias y visitas, Elaboración
del informe
Auditoría de seguimiento
Presentación del informe
Presentación del Plan de
Acciones Correctoras (en caso
de ser necesario)
Emisión del Certificado de seguimiento (sólo algunas certificadoras)
Figura 15. Etapas de la certificación
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Le sigue la auditoria de certificación donde se realiza una verificación formal de todos los
requisitos de la norma, los requisitos legales y del SGA de la empresa. También esta
auditoría se planifica, determinando las visitas a los centros de trabajo: centros fijos y centros
temporales (caso de obras), cuando y quien del equipo auditor.
En empresas constructoras con múltiples contratos puede aplicarse un muestreo, de modo que
durante todo el periodo de certificación se deberán visitar todos los centros fijos (oficinas,
plantas, parques de maquinaria, talleres, etc) y un número representativo de contratos
temporales clasificados por categorías. Por ejemplo, una empresa de edificación residencial
con sedes en Valencia y Alicante, con una planta de fabricación de hormigón en Cuenca y 14
proyectos de obra: 5 Valencia, 3 en Alicante, 3 en Murcia y 3 en Cuenca puede organizar la
auditoría inicial en el centro fijo de Valencia, visitar la planta de Cuenca todos los años y
seleccionar N obras a visitar en todas y cada una de las áreas.
Los criterios en este respecto son variables por cada empresa certificadora, por lo que no es
posible hacer generalizaciones. La organización de las visitas debería ser otro de los aspectos
a considerar en la selección de la entidad de certificación.
Durante las auditorías, el equipo auditor:
• Aplica los criterios de auditoría: los requisitos de la ISO 14001:2015, la legislación de
aplicación y la documentación del SGA de la empresa
• Recopila evidencias: registros del sistema, información de las entrevistas, revisión de
documentación, observación en visitas presenciales, etc
• Obtiene hallazgos de auditoría: no conformidades – incumplimientos. De forma
adicional pero no como obligación pueden recogerse: observaciones, oportunidades de
mejora, puntos fuertes y puntos débiles.
El resultado de la auditoría es un informe de auditoría donde se refleja: los objetivos, el
alcance y criterios de la auditoría, la identificación del equipo auditor, fechas y ubicaciones
auditadas y los hallazgos. Dependiendo de la certificadora, puede incorporar otra información
adicional interesante como una conclusión sobre el grado de cumplimiento de los criterios de
auditoría.
Los hallazgos de la auditoría son no conformidades y deberán tratarse como tal según el
procedimiento de la empresa.
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En la reunión final de auditoría, el equipo de la empresa certificadora presenta sus hallazgos.
La empresa puede no estar de acuerdo con ellos y aclararlos durante dicha reunión aportando
las evidencias necesarias, o puede solicitar la revisión de los hallazgos al equipo técnico de la
certificadora, quien decidirá al respecto. Es importante considerar que hay entidades de
certificación que no admiten ajustes, cambios o revisiones en el informe final de auditoría.
En casos muy excepcionales y si se han detectado graves incumplimientos de la norma, la
certificadora emite un certificado negativo y comunica a la empresa la necesidad de solucionar
los incumplimientos que serán revisados en una auditoría extraordinaria (con un sobrecoste
adicional).
Si no se han detectado incumplimientos, el expediente es revisado por un órgano interno de
la empresa certificadora que aprueba la certificación y da instrucciones para emitir el
certificado.
Si se han detectado no conformidades, deben solucionar, analizar las causas y abrir, si
procede, las correspondientes acciones correctivas. Algunas empresas certificadoras
requieren abrir acciones correctivas para todas las no conformidades de auditoría detectadas,
otras no, depende sus procedimientos internos. Esta información es importante conocerla en el
proceso de contratación.
Se elabora un Plan de Acciones Correctivas (PAC) que se presenta a la entidad certificadora
en el plazo acordado, generalmente un mes desde la fecha del informe de auditoría de
certificación. En el PAC se incluyen las evidencias de la solución de no conformidades que han
podido cerrarse, una planificación de soluciones en caso de que la solución no sea inmediata,
el análisis de las causas y las acciones correctivas abiertas, en caso de ser procedente.
Este informe es revisado por el área técnica de la certificadora, pudiendo solicitar ampliación de
información o más evidencias. Cuando el PAC es aprobado, se comunica al órgano interno
decisor de la certificación que autorizará la emisión del certificado.
Cada empresa certificadora tiene un tiempo para la emisión del certificado, que es
recomendable conocer. Generalmente depende de la frecuencia con que se reúne el órgano
que aprueba la emisión de certificados.
La solución de las no conformidades y las acciones correctivas de auditoría externa es un
punto a analizar en la revisión por la dirección y será una de las primeras cosas que revisarán
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los auditores externos en la siguiente auditoría de seguimiento, por lo que es importante
dedicarle atención.
Se considera una práctica muy recomendable y casi necesaria que la alta dirección participe
en el ciclo de certificación. Al menos en la reunión inicial y la final. Es una evidencia de
compromiso y liderazgo que siempre es bien acogida por la entidad certificadora.
Transcurrido un año, volverá a contactarse con la empresa certificadora para planificar la
auditoría de seguimiento. Esta tendrá menor duración y verifica sólo los criterios
determinados por la certificadora.
Antes de finalizar el periodo de certificación (tres años) la empresa debe decidir si
renovar la certificación y si continuar con el mismo proveedor. En caso de decidir cambiar de
proveedor de certificación, la empresa certificadora nueva debe comunicar esta situación para
trasladar el expediente.
Dado que la empresa ya ha sido certificada, la renovación de la certificación suele ser más
sencilla, no siendo necesarios los pasos previos de revisión de la documentación ni visitas
previas. Directamente se planifica la auditoría de certificación en una reunión inicial y se
desarrolla dicha auditoría.
5.4 Entidades de certificación
Las entidades de certificación son empresas externas e independientes que auditan el
sistema de gestión ambiental y emiten un certificado sobre la conformidad.
Están acreditadas cuando disponen de un reconocimiento formal de su competencia
técnica. Ello da garantías de la máxima fiabilidad de sus servicios y del reconocimiento y
aceptación por los clientes, en especial la administración pública.
Las acreditaciones se hacen por sectores. Así, habrá que considerar las diferentes actividades
de la empresa: 28 Construcción, 16 Fabricación de hormigón, cemento y cal y de sus productos
derivados, 17 Producción y primera transformación de metales. Fabricación de productos
metálicos. 34 Investigación y desarrollo, servicios técnicos de arquitectura e ingeniería y otras
actividades de consulta y asesoramiento técnico, 24 Valorización (para gestores de residuos).
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El listado actualizado de entidades acreditadas por ENAC para certificar sistemas de
gestión ambiental puede consultarse en su web https://www.enac.es/web/enac apartado de
entidades acreditadas. Después es necesario filtrar por actividades.
Son ejemplos de entidades certificadoras para la construcción (28): Aenor Internacional, S. A. ,
Bureau Veritas Iberia S., SGS International Certification Services Ibérica, S.A. u otras como
Instituto de la Construcción de Castilla y León, Certificación y confianza Cámara, S.L. (Cámara
certifica, Cámara de comercio), BMC ASSURANCE, S.L. (BM TRADA).
La contratación de la empresa certificadora es decisión de la empresa, por ello tiene la
capacidad de negociar las características del contrato, siempre que no incumpla los
requisitos obligatorios para las entidades de certificación impuestos por su acreditadora.
Para la elección de la entidad de certificación pueden utilizarse los siguientes criterios:
• Acreditación oficial y en vigor para sistemas de gestión ambiental ISO 14001:2015 y en
la actividad que se desea certificar
• Coste
• Personal competente y cualificado
• Valoración de la entidad de certificación por el sector o los clientes.
• Tiempo del ciclo de certificación
• Criterios para la selección de centros fijos y temporales a auditar
• Sistemática para tratar los hallazgos de auditorías de certificación y de seguimiento
• Reputación de la marca de la certificadora
• Valoración de la entidad de acreditación por el sector o los clientes, caso de ENAC por
la administración pública.
Sobre la base de la experiencia, de los anteriores las más condicionantes son: el personal
competente y cualificado, los criterios de selección de centros a auditar y la sistemática para
tratar los hallazgos. Además del coste.
Un equipo de auditoría competente es una gran ayuda para detectar incumplimientos y
oportunidades de mejora. Por el contrario, si no tiene experiencia en el sector o las
actividades, está precondicionado por prácticas de otras empresas o es subjetivo puede
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resultar una mala experiencia. Puede solicitarse a la empresa certificadora los criterios de
competencia que utiliza para evaluar las competencias de sus auditores o acordar con ella
otros criterios de competencia.
En cualquier caso, tanto si se ha superado el proceso de auditoría como si no, siempre se
puede cambiar de empresa certificadora o solicitar un cambio de equipo auditor.
5.4.1. Razones para contratar entidades certificadas acreditadas
ENAC, en su web 7 , identifica las siguientes razones para contratar empresas certificadoras
acreditadas:
i. Seguridad jurídica: en caso de acción legal, la empresa puede demostrar que ha
actuado con la diligencia debida si ha contratado un proveedor acreditado por un
organismo autorizado y reconocido a nivel internacional para las actividades de
certificación.
ii.
iii.
iv.
Ahorro y eficiencia: al existir acuerdos internacionales de reconocimiento entre
entidades acreditadoras, el certificado emitido por una entidad acreditada reduce la
posibilidad que sean exigidos otros controles, auditorías y evaluaciones redundantes
con el consiguiente ahorro que supone en coste y tiempo.
Mercados: al ser la acreditación reconocida y aceptada en muchos países, permite que
los sean aceptados más fácilmente por los mercados extranjeros. Esta aceptación, a la
vez que permite acceder a nuevas oportunidades comerciales, contribuye a reducir los
costes para fabricantes y exportadores, disminuyendo o eliminando la necesidad de
repetir pruebas en el país de importación.
Prestigio: los servicios de evaluación acreditados aportan fiabilidad y reconocimiento a
los productos o servicios, lo que repercute directamente en la imagen de las empresas y
la confianza de los clientes.
7
ENAC. Herramienta estratégica para las empresas. Página Web.
https://www.enac.es/web/enac/quienes-somos/trabajamos-para-las-empresas 2019-09-05
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v. Acceso a compras públicas: el uso de servicios acreditados se prima cada vez más
en los pliegos de contratación pública de todo el mundo. En España, la Ley 9/2017, de 8
de noviembre, de Contratos del Sector Público, prima el uso de servicios acreditados
como medio de prueba de la conformidad con los requisitos o los criterios establecidos
en las especificaciones técnicas, los criterios de adjudicación o las condiciones de
ejecución del contrato. Más información en la Guía sobre el uso de la acreditación en
compras públicas.
5.5 Entidades acreditadoras
La acreditación es una herramienta establecida a escala internacional. Es el reconocimiento
oficial de validez de los servicios de una empresa referidos a actividades de evaluación
de la conformidad.
Las actividades de evaluación de la conformidad son: ensayos, calibraciones, inspecciones,
certificaciones (de producto, sistemas de gestión y personas) y verificación entre otras.
Para que sean efectiva la acreditación y generen confianza en los mercados permitiendo el
comercio internacional, el organismo de acreditación, por ejemplo ENAC, debe estar integrado
y ser reconocido en la infraestructura global de la acreditación.
La infraestructura mundial opera a través de dos organizaciones, International Laboratory
Accreditation Cooperation (ILAC) e International Accreditation Forum (IAF). Estas se apoyan en
organizaciones regionales (América, Asia/Pacífico, etc). En Europa la organización regional es
European Accreditation (EA). Así en nuestro caso, ENAC está reconocida como miembro
acreditado por EA y por IAF
Las entidades de acreditación deben aplicar los criterios determinados por las organizaciones
de nivel superior en relación a las actividades de evaluación de la conformidad.
Entre las organizaciones existen acuerdos internacionales basados en el reconocimiento
mutuo de certificados e informes por las entidades acreditadas para facilitar el comercio:
Una vez acreditado es aceptado por todas las partes.
Así, las declaraciones de cumplimiento con los requisitos técnicos especificados hechas en
España sobre las exportaciones españolas son aceptadas en todo el mundo del mismo modo
que las importaciones sean a su vez aceptadas en España.
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Los organismos de acreditación en Europa se rigen por el Reglamento 765/2008, que
establecen un único organismo nacional de acreditación en cada estado. En España es la
Entidad Nacional de Acreditación (ENAC). Otros organismos de acreditación en Europa son
COFRAC (Francia) o DAKKS (Alemania).
Según el reglamento de la UE, los organismos de evaluación de la conformidad (empresas
certificadoras) deben solicitar la acreditación a la entidad que opere en el Estado miembro en el
que está establecido, salvo que sea inviable por las características del organismo de
acreditación.
A diferencia de otras normas como ISO 26000:2010 sobre responsabilidad social, el estándar
ISO 14001:2015 contiene requisitos para evaluar su conformidad.
5.6 Páginas webs de referencia
• http://www.ismedioambiente.com/
• https://www.iso.org/iso-14001-environmental-management.html
• https://www.aenor.com/normas-y-libros/libros
• https://www.enac.es/sectores/medioambiente
• https://ec.europa.eu/environment/emas/
• https://ec.europa.eu/environment/index_en.htm
• https://www.eea.europa.eu/es
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