hanke, mallisto, yhteisö - JUUREVA

Viestiä voi useilla tavoin ja monenlaisia tekniikoita
hyödyntäen. 7 Hybridimäinen viestintä toimii usein
parhaiten. Se tavoittaa monenlaisia kohderyhmiä ja
vähentää yksipuolisen menetelmän käyttämiseen liittyviä
riskejä. Viestinnässä harmillinen tosiasia on, että
vaikka toimit kuinka laajalla kentällä ja välineistöillä
tahansa, tulee aina eteen henkilöitä, jotka vilpittömästi
toteavat, että ”eivät ole kuulleetkaan asiasta”
tai ihmettelevät aidosti, miksi heitä ei ole kutsuttu
johonkin tiettyyn tilaisuuteen. Tiedotustyössä, kuten
kaikenlaisessa pr- ja suhdetyössä on hyvä toimia nöyrästi
ja diplomaattisesti. Vaikka kuinka ärsyttäisi, että
ohjausryhmään halunnut henkilö ei koskaan saavu kokouksiin
ilmoittamatta siitä etukäteen tai jokin tietty
lehti ei koskaan kirjoita ”juuri sinun tekemisistäsi”, on
syytä nielaista kiukku. Toisen osapuolen sättiminen tai
turha dramatiikka ei ainakaan paranna viestintäsuhteita.
Sen sijaan kannattaa miettiä, onko strategiassasi
parantamisen varaa. Toisinaan on paras unohtaa
7 Sähköiset viestimet: mm. kotisivut, sosiaalinen media, sähköposti,
keskustelufoorumit, blogit.
Face to face: mm. kokoukset, tapaamiset, tiedotustilaisuudet,
keskustelutilaisuudet.
Painetut viestimet: mm. esitteet ym. muut painotuotteet, muistiot,
raportit, pöytäkirjat, tiedotteet.
Muita: mm. puhelin, projektitaulu, sisäinen tv
omalta medialistalta ”tämä tyhmä lehti” ja keskittyä
niihin onnistuneisiin mediavaltauksiin, joita projekti on
saanut aikaan.
Viestinnän välineiden ja tekniikoiden valintaan liittyy
myös viestinnän segmentointia eli paloittelua / jakamista
kohderyhmiin. Projektin viestintäsuunnitelmaan
kannattaa kirjata myös kaikki ne ryhmät, joille viestitään
hankkeen aikana. Tämä on tärkeää ja hyödyllistä
projektin käytettävissä olevien resurssien maksimoimiseksi
sekä viestintävälineitä valittaessa. Segmentoinnilla
voidaan ennakoida viestintää tehokkaammin ja
esimerkiksi kriisitilanteissa kohderyhmäjaottelu on
ensiarvoisen tärkeää. Asiakkaille viestitään eri tavalla,
eri välinein ja eri aikataululla kuin esimerkiksi projektitiimin
jäsenille. Segmentoinnissa tulee ottaa huomioon
myös kansainvälinen viestintä ja vieraalla kielellä
viestiminen (kuka hoitaa, tarvitaanko kääntäjää). Kansainvälisissä
hankkeissa on keskeistä myös kulttuurien
välinen viestintä. Se tuo oman mausteensa projektin
kaikkiin osa-alueisiin.
Ulkoinen viestintä
Jotta muutkin tietävät projektistasi, tuotteestasi, yrityksestäsi
tai vaikka osaamisestasi on oman organisaation
ulkopuolista viestintää tehtävä. Se on projektin
näkyvyyden ja tunnettuuden kannalta oleellista.
Joillakin aloilla näkyvyys on jopa elinehto toiminnan
jatkuvuuden kannalta. Haasteellisen ulkoisesta viestinnästä
tekee koko ajan kasvava projektiviestinnän
tulva. Kaikki projektit ovat ainutlaatuisia ja niissä on
monenlaista uutisarvoa ja viehätystä. Yhä kasvavassa
informaatioähkyssä kannattaa pohtia omia viestintään
liittyviä strategioita uusin silmin. Kirjoittaisiko esimerkiksi
tärkeimmille jälleenmyyjille postitse lähetettävän
kirjeen sähköpostiviestin sijaan, jossa kerrot projektin
toiminnoista ja hyödyistä alueen elinkeinoelämälle? Se
voi olla toimiva vaihtoehto sähköpostiviestinnän suosion
keskellä ja mahdollistaa esimerkiksi muun materiaalin
lisäämisen kirjekuoreen (kortti, esite, cd, dvd...).
Melko varmaa on, että kirje avataan ja toivottavasti
jopa luetaan.
60 61
Tarjolla satakuntalaisia mansikoita
ja porilaista marenkia.
Kuva: Essi Lindberg 2009.
Galleria Gylichin Joulu-näyttely. Kuva: Emma Susi 2008.
Näyttelyn avajaisissa.
Kuva: Jenni Tuulasjärvi 2008.