document de mise en ouevre - Programme Med

Document de mise en œuvre - PO MED
10. Modalités de suivi, d’évaluation et de contrôle
a) Rapport de démarrage 12
Dans les trois mois suivant la signature du Contrat de subvention, le Chef de file envoie au Secrétariat Technique
Conjoint un Rapport de démarrage attestant du début des activités et détaillant les structures de gestions mises
en place pour assurer le bon fonctionnement du projet (règlement intérieur du Comité de pilotage, …).
b) Rapport des frais de préparation 13
Ce rapport contient une description des frais de préparation du projet ainsi que le rapport financier vérifié et signé
par le contrôleur indépendant choisi. Ce rapport doit être envoyé avec le premier rapport d’avancement.
c) Rapport d’avancement 14
La mise en œuvre des projets se déroule par période de 6 mois sur la base des semestres fixés et les échéances
relatives au dépôt des rapports d’avancement prévus dans le Contrat de subvention FEDER. A ce sujet le ou les
contrats de subvention IAP se référent au Contrat de subvention FEDER. L’Autorité de gestion peut cependant
déroger à ces dates dans l’intérêt du Programme.
Le Chef de file est donc seul responsable pour le dépôt correct et complet des Rapports d’avancement.
Le chef de file a 2 mois à partir de la fin de la période concernée pour vérifier et compiler les dépenses des
autres partenaires, saisir le rapport d’avancement dans Présage, puis transmettre une copie du rapport
d’avancement ainsi que la demande unique de remboursement au STC (accompagnées des copies de la
validation des dépenses signés).
Ce rapport comprendra le rapport d’activité ainsi que le rapport financier vérifié et signé par le Chef de File. Il
pourra également être accompagné des réalisations matérielles du projet, des documents de communication ou
autres publiés durant la période en question.
• Le rapport d'Activité comprend des informations sur l'avancement des opérations, ainsi qu'une comparaison
entre les objectifs initialement prévus et les objectifs déjà réalisés. Il inclut également toute pièce
correspondant à des réalisations techniques.
• Le rapport financier comprend un état rétrospectif précis de tous les frais engagés au cours de la période
intermédiaire entre deux rapports successifs. Le rapport devra contenir des informations sur toutes les
dépenses, tant en argent liquide qu'en nature. Seuls les remboursements sont autorisés et uniquement pour
les dépenses effectivement engagées au cours de la période concernée par le rapport, effectivement payées
et justifiées par des factures acquittées ou des documents comptables de valeur comptable équivalente.
Le Chef de file devra s'assurer que les dépenses exposées dans le rapport financier n'ont pas été incluses dans
un rapport financier remis précédemment.
12 Ce rapport n’est pas un rapport financier et donc n’octroi aucun droit à un remboursement financier
13 Ce rapport octroi le droit seulement au remboursement des frais de préparation
14 Ce rapport octroi le droit au remboursement des frais concernant la mise en œuvre du projet
Version Février 2011 43