Cahier des charges Collaborateur/trice administratif/ve - Cottens

Cahier des charges
Collaborateur/trice administratif/ve
Soutien du / de la secrétaire adjoint/e dans les tâches suivantes :
Contrôles des habitants :
Démarches pour l obtention des actes d origine des habitants nouvellement
arrivés dans la commune et des personnes ayant atteint la majorité dans le
courant de l année ainsi qu un changement d état civil (divorce, décès) ;
Tenue à jour du Registre du contrôle des habitants (sur informatique),
annonce des différentes mutations aux services et offices concernés, selon
dispositions légales ;
Tenue à jour du Registre des bâtiments avec le Registre du contrôle des
habitants ;
Réponse aux demandes de renseignements ;
Contrôle de l affiliation des habitants à l assurance
obligatoire ;
incendie du mobilier
Contrôle de l affiliation des habitants à l assurance-maladie obligatoire ;
Délivrance des permis d établissement et des attestations de domicile ;
Etablissement des certificats de bonnes m urs ;
Etablissement des demandes de passeport et carte d identité ;
Enregistrement des numéros de passeports et cartes d identité ainsi que la
date de leur échéance ;
Imprime les différentes listes de personnes selon demande (sociétés, école
maternelle etc.) ;
Lors de l ouverture des guichets, répondre aux attentes des habitants de la
commune.
Affaires sociales :
Commune de Cottens
Annonce des chômeurs à l Office régional de Placement de la Sarine ainsi
qu à la Caisse de chômage. Annoncer les mutations aux services concernés ;
Vérification des listes mensuelles de chômeurs inscrits dans la commune
reçues de l ORP ;
Etablir les demandes de remboursement auprès de la Caisse de
compensation et du Service social pour les actes des défauts de bien pour
l assurance maladie.
Rte du Centre 20 1741 Cottens Tél. 026 477 93 00 admin@cottens-fr.ch
Case postale 31 Fax 026 477 93 01 CCP 17-1664-0

Transport et communication :
Mise à disposition des abonnements CFF (réservation et vente).
Service de repas à domicile :
Impôts :
Participation à la séance du planning annuel des bénévoles et élaboration de
ce dernier ;
Etablir le planning mensuel et le communiquer à la Résidence St Martin
chaque vendredi ;
Communiquer le nombre de repas mensuel des bénéficiaires au boursier
communal pour la facturation ;
Etablir le défraiement des bénévoles ;
Rappeler chaque vendredi, par téléphone, le bénévole concerné pour la
semaine suivante.
Contentieux :
Divers :
Elaboration de la correspondance pour les demandes d arrangements ;
Contrôle mensuel des arrangements d impôts.
Vérifier les échéances ;
Gestion des rappels concernant toute la facturation ;
Elaboration des mises en poursuites ainsi que les demandes de mainlevée
suite aux oppositions des commandements de payer ;
Gestion des actes de défaut de biens.
Divers classements et archivage ;
Divers mises sous pli.
Soutien de l administrateur/trice communal/e dans les tâches suivantes :
Votations :
Commune de Cottens
- page 2 -
Collaborer avec l administrateur communal de la tenue à jour du Registre
civique, adressage des certificats de capacité civique, des listes, des bulletins
de vote et de la documentation pour les votations et les élections au domicile
des citoyens et aux étrangers ayant le droit de vote ;
Remplacer l administrateur communal, en cas d empêchement, au scrutin et
au dépouillement des bulletins de vote ;
Rte du Centre 20 1741 Cottens Tél. 026 477 93 00 admin@cottens-fr.ch
Case postale 31 Fax 026 477 93 01 CCP 17-1664-0

Divers :
Commune de Cottens
- page 3 -
Apporter le matériel de vote de Cottens à la commune chargée de l amener à
la Préfecture après chaque votations et élections fédérales et cantonales ;
Afficher les résultats des votations et élections fédérales, cantonales et
communales ;
Contrôler et attester des signatures des citoyens lors de demandes
d initiatives, de référendum, etc.
Décharger l administrateur communal de divers travaux lorsque celui-ci est
débordé.
En cas d absence de l administrateur et du secrétaire adjoint :
Remplacer et traiter les affaires courantes comme :
Participation aux séances du conseil, tenue du procès-verbal élaboration de la
correspondance ;
Ouvrir le courrier et le transmettre à qui de droit.
Rte du Centre 20 1741 Cottens Tél. 026 477 93 00 admin@cottens-fr.ch
Case postale 31 Fax 026 477 93 01 CCP 17-1664-0

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