cahier des charges fonctionnel - Institut de Physique du Globe de ...

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Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 4 / 28 1. OBJET DE LA DEMANDE L’Institut de Physique du Globe de Paris (IPGP) souhaite mettre en place en 2009 un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin d’améliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation liée à ses différents projets et activités. 2. CONTEXTE DU PROJET 2.1 Le demandeur 2.1.1 Présentation L’IPGP est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche ayant pour mission la création et la transmission du savoir dans les champs des géosciences et l’observation des phénomènes naturels. Il est constitué de plusieurs équipes scientifiques, laboratoires et observatoires répartis sur différents sites dans le monde. Voir le site web : http://www.ipgp.jussieu.fr/pages/0118.php 2.1.2 Adresse Institut de Physique du Globe de Paris Services financiers – 2 ème étage 4, place Jussieu - Case 89 - 75252 Paris Cedex 05 Standard : +33 (0)1 44 27 24 30 Télécopie : +33 (0)1 44 27 33 73 2.2 Les besoins documentaires Les besoins en termes de gestion électronique de documents concernent : • Les différents services centraux de l’Institut (scolarité, informatique, comptabilité, achats, communication) pour la gestion de la documentation liée aux projets et au fonctionnement de l’établissement • Les équipes scientifiques et les observatoires pour la gestion de leur documentation courante et scientifique liée à des projets de recherche, des études de terrain, des projets industriels, des missions spatiales… Dans le cadre de ces projets, les différents acteurs collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes à l’IPGP. Cette collaboration implique donc un échange volumineux d’informations et de documentation. La documentation est jusqu’à présent gérée et partagée par chaque entité selon les moyens dédiés à cette activité et les outils à disposition. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil commun lui permettant de centraliser, d’échanger et de gérer l’information et la documentation liée à ces activités et projets.
Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 5 / 28 2.2.1 Les projets spatiaux Dans le cadre de missions spatiales (ExoMars (Europe), International Lunar Network (USA) et SELENE2 (Japon)), les équipes projet de l’IPGP travaillent avec de nombreux partenaires français et étrangers. Il s’agit d’abord des agences spatiales nationales qui pilotent les missions, puis des soustraitants qui industrialisent les instruments, et enfin des laboratoires partenaires avec lesquels l’IPGP collabore à la réalisation des instruments spatiaux. Cette collaboration avec d’autres laboratoires européens et internationaux fonctionne sur un principe de sous-traitance dans lequel l’IPGP peut être responsable de l’instrument (conception, développement, intégration, validation) au niveau système ou sous-système. Ces partenaires projets rédigent alors de nombreux documents techniques afin de décrire les spécificités de l’instrument aux différents stades de sa conception. Cette documentation doit ensuite être livrée, à différentes phases du projet, aux agences spatiales chargées de la réalisation des missions (ESA (Europe), NASA (USA), JAXA (Japon), …). La collaboration des laboratoires implique un échange d’informations et de documentation important afin de mutualiser la documentation technique et scientifique du projet (reflet de l’instrument). Ceci, depuis la phase de conception de l’instrument jusqu’à la phase d’exploitation en vol, pouvant se réaliser plusieurs années après la livraison de l’instrument. Cette documentation est gérée et suivie avec les moyens et les outils propres à chaque laboratoire partenaire. Or la mise en commun de la documentation nécessite des procédures et des outils communs. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil lui permettant de centraliser, de gérer et de rendre plus facilement accessible l’information et la documentation scientifique et technique liée à ces projets. Volonté appuyée par ses partenaires internationaux (agences, laboratoires et industriels) désireux de davantage de visibilité et de traçabilité. Schéma de l’organisation des projets spatiaux IPGP Equipe-projet Echanges d’informations et de documentation Nécessité d’accessibilité à l’information-documentation PARTENAIRES PROJET Agences spatiales (NASA, JAXA, ESA, CNES) Laboratoires étrangers Sous-traitants industriels DOCUMENTATION PROJET Spécifications, documents d’interface, notes techniques, rapports de tests, plans mécaniques, fiches d’anomalies, …
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