PROCÈS-VERBAL DE - Sentier international des Appalaches

PROCÈS-VERBAL DE
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
DU SENTIER INTERNATIONAL DES APPALACHES
Tenue à Matane le 5 mars 2005 à 13 h 00
Présences :
Note : (1)
Daniel Bélanger
Jean-Pierre Harrisson (1)
Nelson Côté (1)
Gaétan Desrosiers (1)
André Raymond (1)
Louis Bouchard (1)
René Francoeur
Nelson Saint-Pierre
Bernard Saint-Pierre
Judes Côté
André Mimeault (1)
Alain Desrosiers (1)
Jean-Pierre Gagnon (1)
Marie-Hélène Mercier
Louis-Philippe Bédard
Claude Marin
Richard Morisset
Éric Chouinard (1)
Jean-Claude Bouchard (1)
Membre en règle au moment de la convocation de l’assemblée générale spéciale.
1. Mot de présentation
Éric Chouinard explique brièvement aux personnes présentes la raison de la présente assemblée
spéciale.
2. Quorum et membres en règle
Les membres présents à l’assemblée spéciale constituent le quorum pour une telle assemblée.
Après discussion, il est convenu que les seuls membres en règle soient ceux qui étaient déjà
membre au moment de la convocation de l’assemblée générale spéciale. Il est mentionné qu’il n’y a
pas de liste à jour des membres.
3. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée
Après discussion et sur proposition dûment appuyée, il est résolu à l’unanimité par l’assemblée que
Jean-Pierre Harrisson agisse comme président d’assemblée.
Jean-Claude Bouchard agira comme secrétaire d’assemblée puisque cette fonction lui incombe en
tant que secrétaire du conseil d’administration.
4. Lecture et adoption de l’ordre du jour
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Le secrétaire d’assemblée fait lecture de l’ordre du jour. Gaétan Desrosiers en propose l’adoption,
appuyé par Jean-Pierre Gagnon.
5. Présentation et discussion du projet de déménagement du bureau
Éric Chouinard présente le projet de déménagement du bureau du SIA – Québec à Gaspé. Il
explique que le bureau actuel doit quitter son local du Cégep de Matane et que les principaux
avantages identifiés par Viateur De Champlain pour une localisation du bureau au Cégep de Gaspé
sont les suivants :
• Local, facilités et support semblables à celui offert au Cégep de Matane, équivalent à environ
12,000.00 $ annuellement.
• Synergie avec le programme en Tourisme d’aventure.
• Les budgets 2004 sont venus principalement de la Gaspésie.
• Les projets pour supporter le SIA seraient plus faciles à obtenir en Gaspésie.
Il dit qu’il faudrait aussi envisager d’autres options afin de choisir la meilleure.
6. Présentation et discussion sur les autres options et ou considérations.
Éric Chouinard dit qu’il est nécessaire que d’autres options soient envisagées incluant celle de
conserver le bureau à Matane. Il ajoute qu’il n’avait pas été informé de la proposition du
déplacement avant la réunion du C. A. du 2 février, que ce point ne figurait pas à l’ordre du jour
initial de cette réunion et que cette décision ne pouvait être prise sans rechercher d’autres options.
Richard Morisset demande si d’autres choix ont été proposés au C.A. Éric répond par la négative.
En ce qui concerne la possibilité de conserver le bureau à Matane, Éric mentionne que celui-ci
pourrait être logé à l’étage de la Maison du Phare en saison touristique, ce qui créerait une synergie
intéressante avec le bureau d’information touristique situé au rez-de-chaussée. Dans le cadre du
projet Accord, il pourrait aussi occuper un des bâtiments futur de la Place des Rochelais, près du
Vieux-Port.
Jean-Claude Bouchard demande à l’assemblée de ne pas imposer de choix, par respect pour les
autres comités du SIA qui ne sont pas représentés à la présente assemblée. Seul Jean-Pierre
Gagnon représente le comité du Haut-Pays de Cap-Chat, toutes les autres personnes étant de
Matane et ses environs. Il dit aussi qu’il ne faut pas en faire un débat Bas-Saint-Laurent – Gaspésie
et qu’il est essentiel que les comités demeurent unis pour le bien du SIA.
7. Choix d’une option ou demande pour qu’on forme un comité de travail pour le
déménagement du bureau qui devra présenter pour l’AGA 2005 des propositions de site et
des recommandations.
Étant donné qu’il a été convenu de ne pas procéder au choix d’une option, Éric Chouinard propose
de former un comité de travail regroupant au moins deux administrateurs, un membre de chaque
comité, un représentant des producteurs d’aventure et des partenaires (Tourisme Québec, ATR,
Sépaq, …). Plusieurs personnes font état du fait qu’un tel comité est beaucoup trop lourd, que les
délais sont serrés et que tous ces gens n’ont pas nécessairement à être là.
Après discussion, sur proposition d’Éric Chouinard, appuyé par Nelson Saint-Pierre, il est résolu de mandater
le conseil d’administration de former un comité de travail élargi qui aura à se pencher sur des choix de
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elocalisation du bureau, avec prévision de financement à moyen et long terme. Le comité devra rendre
compte de son travail au plus tard deux (2) semaines avant la prochaine assemblée générale annuelle.
Bernard Saint-Pierre mentionne qu’il a participé au début à la formation du SIA et que celui-ci est le
fait des hommes et des femmes bénévoles qui ont construit le sentier et non le fait du Cégep; que
le sentier a une histoire et qu’on devrait se battre pour conserver le bureau dans la région de
Matane.
Louis-Philippe Bédard dit trouver une analogie entre la localisation du bureau du SIA et celui de
l’ATR à Sainte-Flavie en soulignant le fait que l’accueil de la clientèle venant de l’Ouest est
beaucoup plus efficace à Matane plutôt que Gaspé.
8. Discuter des pouvoirs et devoirs, règlement # 7.06, qu’on devrait accorder aux officiers et au
C. A.
Éric fait état de ses doléances concernant le fonctionnement du C. A., le processus décisionnel, les
pouvoirs du président et son style de leadership. Il dit désirer être consulté en tout temps, recevoir
copie des demandes et correspondances par courriel. Il ajoute que l’information pour prendre les
décisions n’est pas toujours donnée préalablement et que les administrateurs devraient davantage
être impliqués. Il mentionne aussi que les dates des réunions du c. a. devraient être fixées
d’avance.
Jean-Claude Bouchard mentionne qu’il a réfléchi au mode de fonctionnement actuel et que celui-ci
vient en bonne partie du fait que Viateur cumule les fonctions de président et de directeur bénévole,
qu’il porte les deux chapeaux et que ces rôles s’entremêlent. Il dit aussi se rappeler des premiers c.
a., lors de la construction du sentier, au moment où chaque comité était affairé sur le terrain, et où
les administrateurs déléguaient à Viateur la tâche de chercher du financement et l’encourageaient à
le faire. Enfin, il dit aussi que le point à discuter est mal formulé et que l’assemblée n’a pas à
accorder des pouvoirs et devoirs au C. A. car celui-ci a exercé tous les pouvoirs et devoirs au nom
des membres. Jean-Pierre Gagnon dit qu’à une époque, l’émission fréquente de mémos par le
bureau du SIA informait adéquatement les administrateurs.
Il est fait mention d’apparence de conflit d’intérêt pour la fonction de secrétaire au bureau du SIA.
Jean-Claude Bouchard dit que le poste n’en était pas un de secrétaire mais plutôt d’adjointe et de
support administratif au fonctionnement du bureau et que le choix avait été entériné par le C. A. lors
d’une réunion. Jean-Pierre Gagnon ajoute que cette personne tenait déjà ce poste à titre de
bénévole avant son engagement et qu’elle y avait démontré sa compétence.
Après discussion, l’assemblée demande que le mode de fonctionnement du conseil d’administration
change afin de mieux informer et impliquer les administrateurs.
9. Discussion sur les objectifs de financement à moyen et long terme en lien avec la pérennité
du SIA – Québec.
Ces objectifs sont liés aux discussions sur le bureau.
Éric Chouinard suggère d’étudier le financement de l’Appalachian Trail. Il fait aussi mention de
l’appui financier éventuel des partenaires en relation avec le projet de pérennité déposé en 2003.
Sur ce sujet Jean-Claude Bouchard mentionne qu’il était présent à cette rencontre des partenaires
en novembre 2003 et qu’il était désolant de voir se défiler les partenaires, sauf Tourisme Québec.
Ils étaient bien prêts à encourager le SIA mais pas à le financer. Il ajoute que la recherche de
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financement ne peut se faire dans un court laps de temps et qu’il faudra probablement dissocier la
décision de relocaliser le bureau et la recherche d’un financement récurrent.
10. Convenir du lieu et du programme de l’AGA 2005
Éric Chouinard recommande que l’AGA 2005 se tienne à Matane, étant donné qu’il s’était engagé à
l’organiser. Le lieu est à confirmer. L’assemblée convient que la date prévue du 28 mai 2005 devrait
être devancée afin d’avoir un délai suffisant entre l’AGA et la date du déménagement du bureau.
11. Convenir des règlements pour les élections des administrateurs et officiers à la prochaine
AGA prévue le 28 mai 2005.
Éric Chouinard mentionne que les règlements du SIA stipulent que, mis à part les présidents des
comités régionaux, chaque administrateur demeure en fonction pour deux ans ou jusqu’à ce que
son successeur soit élu. Il faudra donc déterminer qui sera en élection à la prochaine AGA. Un
membre suggère de vérifier préalablement la suite des élections du C. A. depuis sa fondation.
Après discussion, l’assemblée demande de vérifier et d’appliquer les règlements généraux sur les
élections des administrateurs à l’AGA de cette année. M. Chouinard mentionne que ce sujet sera
ramené à l’AGA.
12. Demande de présentation des budgets prévisionnels et le plan d’action 2005 avant l’AGA
Éric Chouinard demande que les budgets prévisionnels et le plan d’action 2005 soient présentés
avant l’assemblée générale annuelle afin de pouvoir préalablement en prendre connaissance.
13. Varia
13.1 Inventaire des biens du SIA
Jean-Pierre Harrisson demande qu’un inventaire écrit des biens du SIA soit préparé.
13.2 Financement par la vente de sacs d’épicerie en tissu
Éric Chouinard fait état de ses démarches pour promouvoir une campagne de financement
par la vente de sacs d’épicerie en tissu. Il ajoute que cette campagne pourrait permettre de
financer en partie le SIA.
13.3 Félicitations
Nelson Saint-Pierre propose d’adresser une motion de félicitation à Éric Chouinard pour
avoir organisé cette assemblée spéciale. Proposition appuyée par Daniel Bélanger.
14. Levée de l’assemblée
Jean-Pierre Gagnon propose la levée de l’assemblée, appuyé par Daniel Bélanger. L’assemblée
est levée vers 16 h 00.
Jean-Claude Bouchard,
secrétaire
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