ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE du Mardi 15 ... - Cos.caen.fr

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
du
Mardi 15 Juin 2010
(Association loi du 1 er juillet 1901)
Siège social : 1 rue Lebailly
14027 Caen Cedex
02.31.30.44.71.
Fax : 02.31.30.47.24.
SP/JJ
PROCES VERBAL
Le Mardi 15 Juin 2010 à 17H 30 à l'Auditorium du Musée des Beaux
Arts – Château de Caen :
‣ Les Membres de Droit du Comité des Œuvres Sociales du Personnel
Municipal de la Ville de Caen
‣ Les Membres élus
‣ Les Adhérents
Se sont réunis en ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE sous la
présidence de M. LEBRASSEUR Fabien, Président du Comité des Œuvres
Sociales.
ORDRE DU JOUR
RAPPORT MORAL et D’ACTIVITES 2009
RAPPORT FINANCIER : Annexe – Bilan - Compte de Résultat 2009
RAPPORT du COMMISSAIRE AUX COMPTES
DECHARGE AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
AFFECTATION DU RESULTAT 2009
BUDGET PREVISIONNEL 2010
QUESTIONS DIVERSES
La liste d'émargement établie a été arrêtée au nombre de
2430 adhérents
87 signatures ont été enregistrées.

Pour l'Assemblée Générale Ordinaire aucun quorum n'est requis.
Le Président excuse :
Monsieur DETERVILLE,
Madame IEHL, Trésorière Adjointe du COS
Monsieur LE GOFF, Trésorier du COS
Madame MERIAT qui donne pouvoir à Monsieur TOULLIER,
Et déclare ouverte l'assemblée.
"Mes chers collègues, au nom du Conseil d'Administration du Comité des
Œuvres Sociales du Personnel de la Ville de Caen, je vous souhaite la bienvenue à
l'Assemblée Générale de votre association.
Je voudrais tout d'abord remercier en votre nom Madame Corine FERET,
Première Maire Adjointe, Maire Adjointe chargée du personnel, pour sa présence
aujourd'hui nous savons combien son agenda est chargé et sa présence est donc un
symbole fort.
Je dois également excuser Madame Isabelle IEHL notre Trésorière adjointe et
Monsieur Désiré LE GOFF notre Trésorier, qui est absent mais qui nous a laissé des
consignes strictes et rigoureuses (vous le connaissez) pour que tout se passe bien. Et
comme il n'est pas là, je peux me permettre de dire quelques mots à son égard qui ne
le feront pas rougir puisqu'il ne les entend pas. Désiré je te remercie pour tout ce que
tu fais pour le COS avec tant de talent, de générosité et de discrétion c'est un vrai
plaisir que de travailler ensemble.
Nous nous étions donné comme objectif de réunir après cette assemblée
ordinaire, une assemblée extraordinaire en vue de voter des statuts du COS
modernisés, sur ce point nous avons pris du retard et l'assemblée extraordinaire n'est
pas à l'ordre du jour même si nous avons élaboré un projet de statuts et un nouveau
règlement intérieur destinés à renforcer l'efficacité de notre action sociale et solidaire.
Ceci étant dit, il serait injuste et démesuré de glisser vers le catastrophisme. Si
sur certains points que je viens d'évoquer, nous sommes allés moins vite, vous allez en
découvrir d'autres qui ont bien avancé. Pour preuve tout d'abord, la tenue de cette
assemblée avec des moyens de communication actuels, avec moins de papier donc
plus de développement durable, mais aussi avec plus de dialogue, d'expression.
Vous constaterez que les administrateurs y tiennent toute leur place.
Un autre point que Monsieur COYER vous présentera entre autre c'est le site
intranet modernisé pour le COS et qui devrait devenir un site internet consultable en
permanence même en dehors des heures de travail.
Côté fonctionnement quotidien, vous pouvez désormais payer vos achats par
carte bancaire et par exemple les retraités qui le souhaitent pourront voir leurs
remboursements d'emprunts directement prélevés, ce qui leur évitera des
déplacements inutiles voire couteux.

Enfin en dehors de l'objectif clairement annoncé l'an dernier de lier la plus grande
partie de nos prestations au quotient familial, nous allons nous employer à mieux faire
circuler nos finances, par exemple en fractionnant les commandes de CESU pour ne
pas à devoir les financer dès le début de l'année pour se faire rembourser
progressivement. Le COS ne doit pas être une banque qui fait des avances de caisse à
taux zéro mais qui a côté de cela prête avec intérêts, qui sont minimes certes.
Enfin plus de transparence dans notre gestion grâce à un regard externe c'est ce
que nous avons d'ores et déjà mis en place en ayant recours à l'appui d'un expert
comptable en plus de l'avis obligatoire du commissaire aux comptes.
Ces quelques propos n'ont d'autre but que de vous indiquer notre état d'esprit et
nos pistes de travail. Les collègues dans leurs interventions vont revenir en détail sur
tous ces points, et ils vont vous dire ce qui fonctionne ou pas et, bien sur nous en
débattrons c'est comme cela que l'on avance.
Nous procéderons également au vote des bilans moral et financier, ce que l'on a
toujours tendance à oublier mais on a encore quelques années pour s'y mettre ou tout
au moins progresser."
Monsieur COYER Frédéric, Secrétaire, procède à la lecture du RAPPORT
MORAL ET D'ACTIVITES 2009 (en annexe).
La parole est donnée aux adhérents.
Aucune question n'étant posée, le RAPPORT MORAL ET D'ACTIVITES 2009
est adopté à l'unanimité.
Monsieur LAMY Michel, en l'absence du Trésorier Monsieur LE GOFF Désiré,
présente le RAPPORT FINANCIER 2009.
Afin d'améliorer la compréhension des documents, un document Powerpoint est
diffusé.
Il comprend :
‣ L'annexe
‣ Le Compte de Résultat
‣ Bilan
‣ Tableau récapitulatif fourni par le Commissaire aux comptes
La parole est ensuite donnée à Monsieur PREEL, Commissaire aux comptes,
qui expose ses conclusions selon la tradition.
Il apporte les éclaircissements nécessaires pour les informations à caractère
financier.
En ce qui concerne le budget, il y a un excédent de 10 180 €.

La comptabilité est analytique. Les charges et produits sont ventilés suivant
toutes les activités du COS.
Pour information :
Des économies ont été faites sur les allocations (inférieures à celles prévues),
pochettes cadeaux et le repas des retraités.
Des dépassements ont été faits pour l'achat des coupons sport, les séjours, et la
gestion générale (recours à l'expert comptable).
Il ajoute que les avantages en nature tels que le personnel mis à disposition et
les locaux se trouvent dans les charges (salaire et traitements).
La subvention n'a augmenté que de 2,70 %.
Dans les produits exceptionnels comportent les dons (d'un montant de 600 €) et
les chèques (d'un montant de 1 500 €).
Monsieur PREEL fait lecture du bilan et apporte quelques précisions :
8030 € = Stock de billets périmés
20622 € = montant dû par le CCAS
24 364 € = acomptes versés en 2009 pour des sorties en 2010
Capitaux propres : excédent de l'actif sur le passif
La comptabilité a été effectuée par Monsieur GRENIER, expert
comptable
La situation financière s'est améliorée et elle est plus saine.
Un bon recouvrement des prêts est constaté.
Il certifie que les comptes annuels sont, au regard des règles et principes
comptables français, réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat
des opérations de l'exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du
patrimoine de l'Association à la fin de cet exercice.
Aucune observation à formuler sur la sincérité et la concordance avec les
comptes annuels des informations données dans le rapport moral du conseil
d'administration et dans les documents adressés aux membres de l'Association sur
la situation financière et les comptes annuels.
Monsieur LEBRASSEUR ajoute que le nombre prévisionnel des retraites a été
mal évalué pour l'année 2009. En effet, il a été calculé sur la base des retraites de
l'année 2008. Or il y a eu moins de départs que prévu
Des questions sont posées :
Madame ONILLON : que représente la charge supplémentaire liée au recours à
l'expert comptable?
R/Monsieur GRENIER : 2 392 €

Monsieur LEBRASSEUR note que la trésorerie se développe tout au long de
l'année. Il aimerait que des tableaux de bord soient mis en place. Il ajoute que la
présence d'un expert comptable est la garantie de ne pas faire "fausse route".
Il ajoute que c'est une façon de mieux redéployer les activités des permanents.
Le COS est "replié sur lui-même", le Président souhaite l'ouvrir : transparence et
ouverture vers d'autres COS).
Mr Bertrand HUBERT : Pourquoi y-a-t-il moins de prêts ?
R/il y a eu moins de demandes.
Madame STEIGER Bernadette : l'excédent va-t-il être conservé ?
La Municipalité va-t-elle en "donner un peu moins" ?
Monsieur LEBRASSEUR ne veut pas répondre pour Madame FERET.
Il rappelle l'époque où le COS a connu des déficits : "Les prédécesseurs ont fait
ce qu'il fallait pour laisser un outil en parfait état de marche."
Il ajoute qu'avec l'arrivée de jeunes collègues avec des enfants, il ne pense pas
que l'ordre du jour soit de reprendre ces excédents.
En ce qui concerne l'Arbre de Noël, par le passé le COS a souvent épongé le
déficit de la manifestation. Il ajoute qu'il y a une réelle traçabilité de ce qui est dépensé
en plus ou en moins. S'il y a cette année un excédent, il peut être justifié.
Le Conseil d'Administration souhaite que la subvention soit attribuée à l'avenir,
selon le nombre d'adhérents.
La parole est donnée à Madame FERET :
"Une année ne fait pas l'autre", un résultat ponctuellement excédentaire ne peut
assurer l'avenir à lui seul.
Elle ajoute qu'une convention entre la Municipalité et le Comité des Œuvres
Sociales est en cours d'élaboration afin de redéfinir les interventions de la Ville.
Pour répondre à la question posée, elle mentionne qu'il n'est pas dans l'idée ni
dans l'esprit de la Municipalité de verser moins.
Le Président procède au vote :
RAPPORT FINANCIER 2009 ADOPTION A L'UNANIMITE.
Quitus est donné aux administrateurs
Il est demandé aux adhérents de voter la RESOLUTION
D'AFFECTATION DU SOLDE EN EXCEDENT DE 10180 € sur 2009
OUI à l'UNANIMITE.

Monsieur LAMY présente le budget prévisionnel 2010 avec un équilibre total.
Monsieur HUBERT : Y aura-t-il une augmentation de certaines allocations?
R/Monsieur LEBRASSEUR : il n'y aura pas forcément d'augmentation mais
plutôt une meilleure distribution, d'où la question de l'attribution selon le quotient
familial.
Mme ONILLON : Pourquoi plus de coupons sports commandés?
R/ Monsieur LEBRASSEUR : le nombre de coupons sport était insuffisant.
Cette prestation a donc été mise à jour afin d'ajuster l'offre à la demande.
Monsieur HUBERT : Réductions pour aller voir le Stade Malherbe, pourquoi il
n'y a pas de propositions pour le basket ou d'autres sports même si le nombre
d'adhérents concernés est moindre?
R/ Madame GEORGES : La Commission Vacances Loisirs y songe. Elle
ajoute que peu de personnes demandent ces activités mais que l'idée est en cours.
Une adhérente souhaite connaître les objectifs de la Commission Vacances
Loisirs pour les enfants et dans le domaine culturel ?
R/ Madame GEORGES : les membres de la Commission Vacances Loisirs et le
Conseil d'Administration sont déçus car tout le monde n'a pas suivi les propositions
faites pour le calendrier 2010. Plusieurs sorties ont d'ailleurs dû être annulées, faute de
participants.
Madame STEIGER : En ce qui concerne les chèques lires, il est dommage de ne
plus avoir qu'un seul chèque au lieu de plusieurs coupures dans un chéquier, pourquoi
ce changement? Quel est le prestataire en question?
R/ Madame ONILLON : La décision n'a pas été prise par le COS. Le prestataire
a imposé ce fonctionnement pour une question d'économie et d'environnement.
C'est la société Chèque lire et disque
Le Président procède au vote :
BUDGET PREVISIONNEL 2010 ADOPTION A L'UNANIMITE.

Monsieur COYER prend la parole et présente le site intranet/internet.
Il indique qu'un groupe de travail a été constitué avec Madame JAMES,
Monsieur LAMY et lui-même.
Il insiste sur le fait que l'objectif était de "moderniser et de rafraichir" ce site.
Il ajoute que le choix du logo a longuement été discuté entre les administrateurs
du COS.
Une cinquantaine de propositions ont été faites.
Le travail de mise en forme a été fait par une stagiaire du service infographique
pendant un mois.
On retrouve le contenu de l'ancien site mais de nouvelles rubriques ont aussi été
ajoutées dont le carnet de voyages (qui regroupe toutes les sorties et excursions du
COS, les adhérents pourront transmettre leurs propres productions) et la boîte à idées ;
ainsi qu'un flash info toujours en mouvement (on peut y voir les membres du
secrétariat, les horaires, les informations sur des réductions ponctuelles).
Les adhérents auront un contact direct avec le COS via l'adresse spécifique qui
est reliée au site.
Il procède à la description du logo : choix d'un bloc carré pour caractériser une
entité qui est toujours en mouvement, pour montrer la diversité des adhérents actifs et
retraités du COS, pour symboliser le rattachement à une association mais aussi le
départ de l'association.
Il conclut que c'est une évolution dans le bon sens, et que ce site peut encore
beaucoup évoluer.
Madame ELIARD : Le fond est un peu sombre
R/Monsieur LEBRASSEUR regrette que le réseau intranet ne fonctionne pas
dans cette salle, car les adhérents auraient pu constater que le site est vraiment très
vivant et que les couleurs sont harmonieuses.
Un adhérent souhaite savoir comment font les retraités qui n'ont pas internet
pour avoir les informations du COS.
R/ Monsieur LEBRASSEUR : Le COS n'utilise pas uniquement le support
informatique pour informer ses adhérents.
Mme HAMEL : Les retraités qui ont des adresses mail peuvent les communiquer
afin d'avoir des informations sur diverses réductions.
Est-ce que les notes seront toujours envoyées par voie postale?
R/Monsieur LEBRASSEUR : Oui, elles seront toujours envoyées par voie
postale.
Monsieur COYER ajoute que les fiches d'inscriptions aux différents voyages
seront téléchargeables via le site internet.
Monsieur CLEMENT : Y a-t-il la possibilité d'éditer un magazine ?

R/Monsieur LEBRASSEUR : Certains services ne jouent plus le jeu dans la
transmission d'informations à leurs agents, ce qui les exclue complètement de
l'information.
Monsieur HUBERT : Les adresses mail ont été demandées dans le bulletin de
renouvellement d'adhésion en Février. Toutefois, aucune information n'a été transmise.
Quelle en est la raison?
Monsieur LEBRUN : Pourquoi ne pas demander toutes les adresses mail lorsqu'
on vient émarger pour l'Assemblée Générale?
Madame LENEVEU remarque qu'un nouveau responsable administratif est
désigné sur le site, Madame PERRETTE, et demande de qui il s'agit.
R/Monsieur LEBRASSEUR : Monsieur OSMONT a souhaité intégrer un autre
service. Le "turnover" se déroule très bien, Madame PERRETTE a bien assuré l'intérim
suite au départ de Monsieur OSMONT. Le Conseil d'Administration va la confirmer sur
le poste de Responsable du COS.
Il présente aussi Julie JEANNE, intérimaire sur le poste d'assistant administratif,
mais qui devra quitter le COS lorsque le recrutement du 3 ème agent sera effectué.
Monsieur BAUDOUIN : S'il y a toujours des intérimaires, il y aura toujours des
problèmes pour les former aux tâches qui sont effectuées au COS.
Monsieur HUBERT : Pourquoi cette personne ne peut-elle pas rester ? Il évoque
un sentiment de "gâchis".
R/Monsieur LEBRASSEUR : problème de la mise à disposition.
Par ailleurs, il ajoute que lorsqu'il y a eu des difficultés de fonctionnement, une
fermeture les lundis, mercredis et vendredis après midi a été décidée afin d'assurer au
mieux les tâches administratives.
D'autre part, la préoccupation a toujours été de permettre aux intérimaires de
trouver un autre poste après leur passage au COS.
Madame ELIARD : Est-il question d'ouvrir en Août ?
R/Monsieur LEBRASSEUR : Cette idée ne peut être développée que si les
équipes sont permanentes et constantes.
Madame ELIARD : les personnes à la mobilité réduite peuvent-elles être
accompagnées afin de participer aux voyages ?
R/Monsieur LEBRASSEUR : Le guichet est maintenant accessible aux
personnes à mobilité réduite (grâce à la disposition de nos nouveaux locaux).
Concernant les voyages, il faut questionner les prestataires.
Madame GEORGES : Le COS va prendre contact avec une association pour
personnes à mobilité réduite, pour que examiner les règles d'accompagnement.

Monsieur BAUDOUIN souligne le manque d'information lorsqu'un aménagement
d'horaires a eu lieu, il regrette d'avoir effectué un déplacement inutile.
R/Madame JAMES : ces dispositions sont restées occasionnelles et un retour
aux horaires d'ouverture habituels a eu lieu rapidement.
Madame DOLD souligne que l'information est bien passée au niveau des écoles.
Madame STEIGER : comment sont choisis les week-ends, séjours et activités?
R/Madame GEORGES : le calendrier est établi par la Commission Vacances
Loisirs composée de 4 membres.
Madame PERRETTE transmets les propositions des différents organismes.
Les séjours et autres activités sont choisis en fonction du budget, sachant que le
COS participe à hauteur de 50%, afin de permettre au plus grand nombre de participer.
La volonté de 2010 a été d'innover. Toutefois des erreurs ont été commises pour
les séjours à Provins, la visite de la Villette à Paris et le Rallye 2CV.
Les voyages où le nombre de participants n'a pas été atteint ont été annulés.
Il est prévu d'organiser deux journées pour la fin d'année.
En ce qui concerne les abonnements pour le Stade Malherbe, la diffusion a été
très difficile compte tenu des délais imposés par le Stade Malherbe de Caen.
Elle ajoute qu'un partenariat avec le magasin Jeff de Bruges rue Saint Jean a été
conclu (réduction de 10% sur présentation de la carte d'adhérent).
L'idée de faire les voyages en même temps que les vacances scolaires des
enfants à l'air de satisfaire un grand nombre de parents.
Madame STEIGER précise que le COS propose de très bons voyages.
R/Madame GEORGES : Le but de la Commission est de satisfaire les adhérents
et leur famille.
Pour conclure, Monsieur LEBRASSEUR invite les adhérents à ne pas rester
des observateurs mais à se mobiliser autour du COS.
Rien n'étant plus à l'ordre du jour, la séance est levée à 19 H 30.
Le Secrétaire
Le Président
Frédéric COYER
Fabien LEBRASSEUR