Canevas pour l'organisation des assemblées générales

CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE
L’Assemblée Générale (AG) doit être constituée par les représentants des membres actifs à jour de
leur cotisation. Les délégués à l’AG doivent être licenciés à la fédération.
Chaque association dispose d’un nombre de voix égal au nombre de ses licences. 1 licence égale 1
voix.
Le décompte du nombre de voix est fait au 31 août pour la période du 1 er septembre au 31 août qui suit
pour les associations déjà affiliées la saison sportive précédente, ou dans les deux semaines avant l’AG
pour les associations nouvellement affiliées.
La date, le lieu ainsi que l’ordre du jour de l’Assemblée Générale sont arrêtés par le comité directeur
ou le bureau régional.
L’Assemblée Générale peut être réunie physiquement ou par correspondance.
ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (AGO)
AVANT l’assemblée générale :
J- 60
Réservation d’une salle de réunion
J-45
Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en
vue de l’envoi des convocations :
‣ liste de la saison en cours
‣ liste en fin de la saison précédente
J-30
Etablissement de l’ordre du jour (il est possible de faire une AGO suivie d’une AGE (élections ou AG
extraordinaire pour la modification des statuts par exemple) puis une nouvelle AGO (pour traiter les
questions diverses, par exemple)
Envoi des convocations avec :
∗ les comptes et le budget prévisionnel à approuver,
∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation
∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale
NB : Les associations ayant droit de vote sont celles affiliées pour la saison en cours (connues à J-15).
J-15
Le président régional adresse un courrier de rappel aux associations.
Cet envoi comprend au minimum (si non envoyés à J-30) :
∗ les comptes et le budget prévisionnel
∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation,
∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale
J-1
Préparation des bulletins de vote et du nombre de voix par branche par association
Préparation de la liste d’émargement (avec la mention des bons pour pouvoir et des mandats de
représentation) : les associations affiliées la saison précédente votent avec les voix au 31 août, celles
nouvellement arrivées, avec les voix à clôture de la liste des votants.
PENDANT l’assemblée générale
Accueil – émargement – remise du matériel de vote
Ouverture de séance
Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs.
Traitement des points de l’ordre du jour.
APRES l’assemblée générale
Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés

CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE ELECTIVE (AGE)
AVANT l’assemblée générale :
J- 60
Réservation d’une salle de réunion
J-45
Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en
vue de l’envoi des convocations :
‣ liste de la saison en cours
‣ liste en fin de la saison précédente
J-42
Envoi de la convocation accompagnée des documents suivant :
- un bon pour pouvoir, un mandat de représentation,
- l’ordre du jour de l’AGE ainsi qu’un appel à candidature avec le nombre de postes à pourvoir par
collège.
Pour les élections, 3 collèges électoraux sont formés, composés de représentants des pratiquants de
l’AMCI, de l’AEC, de l’AMCX. Le calcul des postes entre les collèges s’effectue au prorata du nombre
de licences délivrées dans chaque collège.
J-30
Etablissement de l’ordre du jour (il est possible de faire une AGO suivie d’une AGE puis une nouvelle
AGO (pour traiter les questions diverses, par exemple)
Envoi des convocations (si ce n’est pas envoyé à J-42) avec :
∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation
∗ L’appel à candidature
NB : Les associations ayant droit de vote sont celles affiliées pour la saison en cours (connues à J-15).
J-15
En réponse à l’appel à candidature, les listes régulièrement constituées doivent être envoyées par lettre
recommandée ou déposée au siège du comité régional 15 jours au moins avant la date prévue de l’AGE.
L’acte de candidature doit comporter : la liste des candidats, l’adresse courrier à laquelle sera adressé
l’accusé de réception.
Le président régional vérifie que chaque candidat est licencié.
J-10
Le président régional adresse un courrier de rappel aux associations après clôture des candidatures. Cet
envoi comporte au minimum la liste des candidats licenciés.
J-1
Préparation des bulletins de vote et du nombre de voix par branche par association
Préparation de la liste d’émargement (avec la mention des bons pour pouvoir et des mandats de
représentation).
PENDANT l’assemblée générale
Accueil – émargement – remise du matériel de vote
Ouverture de séance
Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs.
Vérification du quorum
Traitement des points de l’ordre du jour.
NB : Après l’élection du Comité Directeur, il ya suspension de séance de l’AG pendant laquelle le Comité
Directeur se réunit et propose un président. Ensuite l’AG reprend et élit le président.

CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE
APRES l’assemblée générale
Déclaration en préfecture du nouveau bureau, voire du nouveau siège
Dépôt en préfecture des nouveaux statuts
Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés
ASSEMBLEE GENERALE PAR CORRESPONDANCE
AVANT l’assemblée générale :
J-45
Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en
vue de l’envoi des convocations :
‣ liste de la saison en cours (votants)
‣ liste en fin de la saison précédente (pour le décompte des voix)
J-42
Etablissement de l’ordre du jour et envoi des convocations avec :
∗ les comptes et le budget prévisionnel à approuver,
∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation
∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale
∗ L’appel à candidature (si AGE)
J-30
Envoi des documents suivants après la clôture des candidatures aux membres de l’AG :
‣ Un bulletin de vote par branche, propre à l’AGE. Ce bulletin de vote doit porter mention :
- de la date de l’AGE,
- du nombre de voix représentées par l’association,
- de l’énumération des listes candidates avec indication du nom placé en tête de liste,
- du nombre de candidats inscrits sur la liste avec la répartition hommes-femmes.
‣ d’une enveloppe postale timbrée de retour portant au recto l’adresse du comité régional et au verso
l’identification de l’association,
‣ ainsi qu’une enveloppe de vote dépourvue de marque d’identification.
Les enveloppes de retour sont stockées non ouvertes jusqu’au dépouillement.
PENDANT l’assemblée générale
Ouverture de séance
Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs.
Sont comptées présentes, les associations ayant répondu avant le dépouillement. Sont votantes les
associations dont l’enveloppe de retour porte la date conforme au délai fixé.
Vérification du quorum (si AG extraordinaire).
APRES l’assemblée générale
Déclaration en préfecture du nouveau bureau (si AG Elective), voire du nouveau siège
Dépôt en préfecture des nouveaux statuts (si AG Extraordinaire)
Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés