règles de fonctionnement de la table de concertation - INESSS

Règles de fonctionnement de la table de concertation
10. RÈGLES DE NATURE ADMINISTRATIVE
10.1 Calendrier
La table se réunit trois fois par année. Le calendrier des réunions statutaires est établi par le
président en fonction du calendrier d’élaboration et de mise à jour du plan triennal d’activités.
Ainsi, les réunions statutaires de la table ont lieu les premiers mercredis des mois de février, juin
et octobre de chaque année. Le calendrier des réunions statutaires est déposé lors de la réunion
de juin et est rendu public.
La table ou un groupe de travail issu de la table peut tenir des réunions supplémentaires, lorsque
la situation le requiert.
10.2 Lieu des réunions
Les rencontres ont lieu dans les bureaux de Montréal de l’Institut (2021, avenue Union,
10 e étage). Des installations de visioconférences sont également mises à la disposition des
membres au siège social de l’Institut à Québec (1195, avenue Lavigerie) à chaque réunion.
Toutefois, pour la séance du mois de février, le président convoque l’ensemble des membres
dans un lieu commun.
10.3 Convocation des membres et documentation pertinente aux fins de réunions
Un avis de convocation est transmis aux membres par courriel, au moins cinq jours ouvrables
avant la tenue d’une réunion. L’ordre du jour, le procès‐verbal de la réunion précédente et les
documents relatifs à la réunion sont déposés sur le site intranet exclusif à l’usage des membres
de la table.
Tous les documents sont archivés sur ce site intranet.
10.4 Personnes invitées
Les membres du Comité exécutif de l’Institut sont invités d’office aux réunions de la table.
D’autres personnes peuvent être conviées au besoin.
10.5 Procès-verbal
Le procès‐verbal fait état de façon synthétique et anonyme des discussions de la table et en
consigne les décisions.
11. ADOPTION ET RÉVISION DES RÈGLES DE FONCTIONNEMENT
Les règles de fonctionnement ont été adoptées par la table de concertation à la séance du
6 juin 2012 et doivent faire l’objet d’une révision ponctuelle, selon les besoins.
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