règles de fonctionnement de la table de concertation - INESSS

RÈGLES DE FONCTIONNEMENT
DE LA TABLE DE CONCERTATION
Adoption par la table de concertation
6 juin 2012

Règles de fonctionnement de la table de concertation
1. STATUT
La table de concertation pour les secteurs de la santé et des services sociaux, ci‐après nommée la
table, est un comité consultatif permanent de l’Institut national d’excellence en santé et en
services sociaux, ci‐après nommé l’Institut.
2. MANDAT
Constituée par règlement en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’Institut (L.R.Q., chapitre I‐13.03), la table
a pour mandat « de conseiller l’Institut dans la détermination des sujets prioritaires à examiner de même
qu’à favoriser des approches concertées pour l’implantation des recommandations formulées par
l’Institut et des guides produits par ce dernier ».
3. VALEURS
La table œuvre dans le respect des valeurs préconisées par l'Institut soit : l'excellence,
l'indépendance, l'ouverture, la rigueur scientifique, la transparence, la probité et l'équité envers
ceux qui utilisent les services de santé et les services sociaux.
4. RÔLES
La table, en conseillant l’Institut dans la détermination des sujets prioritaires, s’assure :
de déterminer les thèmes prioritaires pour les plans triennaux d’activités de l’Institut et leurs
mises à jour, grâce à un processus établi;
de faciliter l’émergence de sujets de la part de leur organisme ou d’autres organismes du
réseau de la santé et des services sociaux, de proposer et de voir à la mise en place de
mécanismes de concertation favorisant une vision globale des problématiques;
de participer à la définition et à la mise en œuvre du processus de détermination des
priorités et de contribuer à ce que celui‐ci soit ouvert, indépendant et transparent pour les
groupes intéressés;
de faire des recommandations aux instances de l’Institut concernant l’élaboration et la mise
à jour annuelle des plans triennaux d’activités afin que ces documents soient soumis au
ministre au plus tard le 31 mars de chaque année.
De plus, les membres de la table, pour favoriser des approches concertées en vue de
l’implantation des recommandations et des guides ont les rôles suivants :
suggérer les partenaires potentiels à la réalisation des travaux afin que tous les enjeux soient
pris en compte;
proposer des modalités de participation des parties prenantes sur les sujets à l’étude;
suggérer des approches concertées pour la mobilisation et le transfert des connaissances et
soutenir l’élaboration de plans de communication et de transfert pour les différents travaux
de l’Institut;
appuyer l’élaboration d’outils de communication et de transfert appropriés pour les acteurs des
milieux ou des organismes qu’ils représentent;
recommander des responsables de dossiers au sein de leurs organismes en vue de
l’implantation des recommandations et des guides.
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Règles de fonctionnement de la table de concertation
5. ACTIONS ATTENDUES DES MEMBRES
Les membres exercent leur mandat avec soin, compétence, assiduité et diligence, en conformité
avec les règles de fonctionnement de la table.
5.1 Création de groupes de travail
Les membres peuvent constituer des groupes de travail ad hoc pour la réalisation de mandats
particuliers.
6. SUBSTITUTION D’UN MEMBRE
Dans le cas où le représentant d’un organisme ne peut être présent à une réunion, un substitut
peut être nommé, à condition que les instances concernées de l’Institut en soient averties dès
réception de l’avis de convocation.
Par ailleurs, si le représentant d’un organisme membre quitte ses fonctions au sein de cet
organisme, celui‐ci doit faire connaître dans les meilleurs délais, par écrit, sa recommandation au
président‐directeur général de l’Institut pour la nomination d’un autre membre.
7. RÉMUNÉRATION
Les coûts associés à la participation des représentants d’organismes sont assumés par ces
derniers. Toutefois, lorsqu’un représentant agit à titre de bénévole, ses frais de déplacement
sont pris en charge par l’Institut.
8. PRÉSIDENCE
Le président‐directeur général de l’Institut préside et dirige les réunions de la table et voit à son
bon fonctionnement.
Le président peut confier à un membre du Comité exécutif de l’Institut l’un ou l’ensemble de ses
pouvoirs et responsabilités, s’il le juge approprié.
9. SECRÉTAIRE
Le président‐directeur général de l’Institut désigne, parmi les membres de la permanence de
l’INESSS, le secrétaire de la table.
Le secrétaire doit, notamment :
convoquer les membres;
fixer l’ordre du jour;
préparer les dossiers aux fins des réunions, en faire l’envoi aux membres ou les déposer sur
le site intranet à l’usage de la table;
assister aux réunions de la table;
rédiger le procès‐verbal et faire le suivi des réunions;
assurer, de concert avec le président‐directeur général de l’Institut, le suivi des dossiers;
veiller à la mise en place d’approches concertées pour la détermination des sujets
prioritaires.
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Règles de fonctionnement de la table de concertation
10. RÈGLES DE NATURE ADMINISTRATIVE
10.1 Calendrier
La table se réunit trois fois par année. Le calendrier des réunions statutaires est établi par le
président en fonction du calendrier d’élaboration et de mise à jour du plan triennal d’activités.
Ainsi, les réunions statutaires de la table ont lieu les premiers mercredis des mois de février, juin
et octobre de chaque année. Le calendrier des réunions statutaires est déposé lors de la réunion
de juin et est rendu public.
La table ou un groupe de travail issu de la table peut tenir des réunions supplémentaires, lorsque
la situation le requiert.
10.2 Lieu des réunions
Les rencontres ont lieu dans les bureaux de Montréal de l’Institut (2021, avenue Union,
10 e étage). Des installations de visioconférences sont également mises à la disposition des
membres au siège social de l’Institut à Québec (1195, avenue Lavigerie) à chaque réunion.
Toutefois, pour la séance du mois de février, le président convoque l’ensemble des membres
dans un lieu commun.
10.3 Convocation des membres et documentation pertinente aux fins de réunions
Un avis de convocation est transmis aux membres par courriel, au moins cinq jours ouvrables
avant la tenue d’une réunion. L’ordre du jour, le procès‐verbal de la réunion précédente et les
documents relatifs à la réunion sont déposés sur le site intranet exclusif à l’usage des membres
de la table.
Tous les documents sont archivés sur ce site intranet.
10.4 Personnes invitées
Les membres du Comité exécutif de l’Institut sont invités d’office aux réunions de la table.
D’autres personnes peuvent être conviées au besoin.
10.5 Procès-verbal
Le procès‐verbal fait état de façon synthétique et anonyme des discussions de la table et en
consigne les décisions.
11. ADOPTION ET RÉVISION DES RÈGLES DE FONCTIONNEMENT
Les règles de fonctionnement ont été adoptées par la table de concertation à la séance du
6 juin 2012 et doivent faire l’objet d’une révision ponctuelle, selon les besoins.
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