CCTP destiné aux prestataires - pierresvives - Conseil Général de l ...

CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES POUR LARESTAURATION, LA RELIURE ET LA NUMERISATION DES REGISTRES ET DESPLANS CONSERVES EN COMMUNEDans le cadre du Schéma départemental de conservation et de valorisation des archives territoriales, leConseil général de l’Hérault soutient les communes pour la restauration de leurs archives.Le présent CCTP prend en compte les recommandations définies par le Service interministériel desArchives de France 1 pour les travaux de restauration d’archives communales. Soumis à la signature duprestataire, il fait partie des pièces administratives à fournir par la commune pour l’instruction du dossierde demande d’aide départementale à la restauration d’archives.1. – CLAUSES GENERALESAu départ et au retour, un bon de prise en charge sera signé conjointement par le prestataire et le servicecommanditaire.Le prestataire est responsable de l’intégrité et de la bonne conservation des documents entre la prise encharge et le retour en commune. Il est tenu de prendre les dispositions nécessaires contre tous risques dedégradation, de destruction ou de vol des documents, tant pendant leurs transports aller et retour quependant leur séjour en atelier lors des travaux de restauration. Le prestataire sera tenu de prendre toutesles assurances nécessaires.Le nom du prestataire ainsi que l’année d’exécution devront figurer sur un signet inséré dans le registreou discrètement au crayon sur la pochette de conservation pour les plans.Un rapport d’intervention détaillé devra obligatoirement accompagner les documents à leur retour. Ilcomportera les éléments demandés dans le CCTP, qui seront complétés par le détail des interventionsréalisées, des produits et matériaux effectivement employés (composition, marques…) ainsi que par desanalyses effectuées et si besoin par la description des difficultés rencontrées. Ce rapport sera illustré d’aumoins une photographie en couleur du document avant restauration. Il pourra être remis sous formeinformatique, mais dans ce cas il sera obligatoirement accompagné d’un tirage papier en couleur.L’atelier de restauration des Archives départementales de l’Hérault (ADH) contrôle ensuite la qualité destravaux et transmet le rapport de contrôle au prestataire. Si les travaux sont reconnus défectueux ou nonconformes au devis, les prestations seront refaites aux frais du prestataire.2. – RESTAURATIONLes différentes étapes de restauration sont présentées ci-dessous dans leur ensemble et varient selon lanature du support à restaurer.Les étapes pré-cochées sont obligatoires. Le prestataire doit cocher les autres opérationscomprises dans son devis.1 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/11241

2.1 Opérations préalables Registres/Plans : Analyse du pH (qui permet de définir la possibilité de réaliser des bains et lanécessité de l’étape de la désacidification) Registres/Plans : Test de solubilité des encres, des pigments et des éventuels tampons (avant touteintervention humide) Registres/Plans : Analyse de l’activité des parasites éventuels (insectes et/ou moisissures) aprèsconstatation faite par le prestataire et autorisation des ADH. Registres/Plans : Traitement des parasites :• Insectes : désinsectisation par anoxie ou congélation à basse température• Moisissures : désinfection de masse à l’oxyde d’éthylène (à n’utiliser qu’en casd’absolue nécessité car ce traitement curatif, et non préventif, est d’une haute toxicité) Registres : Foliotation systématique et continue des feuilles à la mine de plomb Registres : Démontage de la couvrure Registres : Démontage de la coutureAttention : Lors de la découverte de signets ou de notes manuscrites pliées en fond de cahiers, il estdemandé de les conserver à leur place et de les traiter comme le reste du corpsd’ouvrage. Lorsque des feuillets apparaissent à l’envers ou placés à 90°, merci de prendrel’initiative de les replacer dans le bon sens et suivant celui des textes. En cas de doute,veuillez contacter les ADH. Lors de la découverte de cahiers reliés sans respect de l’ordre chronologique, leprestataire pourra prendre l’initiative de remonter les feuillets dans l’ordre.2.2 Nettoyage à sec du support Registres/Plans : Dépoussiérage des parties non fragilisées du support pour lesquelles la lisibilité estatténuée par un fort empoussièrement de surface (un soin particulier sera apporté aux fonds de cahiers).Il peut être réalisé à l’aide d’un pinceau souple ou d’un aspirateur spécialisé (muni d’un variateur depuissance et d’un filtre High Efficiency Particulate Air Filter (norme HEPA) ; son embout peut êtrerecouvert d’un filtre en polyester non-tissé poreux afin d’éviter d’aspirer des fragments du document. Registres/Plans : GommageCe procédé doit être appliqué par paliers (utilisation de gommes des plus douces aux plus abrasives) pourle retrait des salissures ponctuelles, situées notamment au niveau des marges et des bords. Registres/Plans : Retrait complet des résidus de colle et de papier2

2.3 Nettoyage aqueux Registres/Plans : Lavage réservé exclusivement aux documents qui peuvent, d’après les tests desolubilité, en bénéficier sans dommage (notamment des encres et des pigments). Il doit être toujoursréalisé après un nettoyage à sec minutieux, soit :• par flottaison ou par immersion totale des feuillets dans un bain d’eau à 30° C et durant20 minutes maximum (placés entre deux non-tissés)• sur un buvard humide, notamment pour les supports fragiles (ou entre deux buvardssuivant les résultats des tests)• de manière plus localisée, pour les taches et les auréoles (par exemple, avec de l’eauadditionnée de méthylcellulose à 5 g/l sur une table aspirante à basse pression, suivi d’unrinçage)Un réencollage des papiers fragiles par enduction de méthylcellulose (5 à 10 g/l) est indispensable aprèstout nettoyage aqueux. La gélatine purifiée (5 g/l) est préconisée pour le traitement des papiers avec desencres ferrogalliques.Attention : Selon le Service interministériel des Archives de France, le nettoyage aqueux peutaltérer davantage et de manière significative les documents dont l’encre est très fragile(encre ferrogallique) ; des études étant actuellement en cours, les ADH donneront leuraccord au cas par cas pour l’application de cette étape. L’utilisation de savon solide ou liquide est interdite (ex. : le « Borax © »)2.4 Préparation du support aux consolidations Registres/Plans : DésacidificationCette intervention préventive et non systématique (avec l’accord des ADH) est appliquée uniquement auxdocuments très altérés, au pH inférieur à 5,8, et après un test de la solubilité des encres et des pigments.Elle peut être réalisée dans un bain aqueux contenant de l’hydroxyde de calcium ou du bicarbonate decalcium. Un réencollage à la méthylcellulose (5 à 10 g/l) est indispensable pour les supports fragiles.Attention : l’opération de blanchiment est interdite. Registres/Plans : DérestaurationIl est impératif d’éliminer tous renforts, adhésifs et supports papier postérieurs au document. Ceséléments, qui font partie de son histoire, ne seront pas détruits mais remis aux ADH. Cette étapes’accompagne du retrait complet des résidus de colle et de papier.3

2.5 Consolidation des zones affaiblies Registres/Plans : DoublageLe doublage est préconisé lorsque le support papier apparaît très altéré (papier fragile et pulvérulentayant pris l’humidité, brûlures de l’encre, présence de grandes déchirures, lacunes…).Suivant la demande du service commanditaire, il peut être réalisé soit uniquement sur le verso de sesfeuillets, soit sur leurs deux faces. Il est recommandé d’employer un papier japonais au grammage le plusfin possible (environ 3-5g/m 2 , 100% Koso, Gampi ou Mitsumata) et de la colle peu épaisse d’amidon,d’amidon-méthylcellulose ou d’hydroxypropylcellulose en solution alcoolique. Le doublage doit permettrela manipulation du document sans dommage (et en particulier lorsque le support est pulvérulent) tout enconservant une bonne lisibilité des pages manuscrites. Cette lisibilité est d’autant plus importante car lesdocuments peuvent être numérisés suite à leur restauration.Cette intervention n’est possible que si les tests de solubilité des encres et des pigments le permettent.Attention : Le colmatage est autorisé et doit être réalisé avec de la pâte à papier dite « chiffon »(linters de coton, chanvre, kozo) incorporée dans de l’eau tiède (concentration de lapâte = 12 à 15 g/l d’eau). Il est recommandé de réencoller et doubler sur une de leursfaces les feuillets consolidés. L’opération de clivage est interdite Les réparations au filmoplast ne sont pas autorisées Toutes techniques et matériaux de thermocollage sont proscrits ; en effet, ce procédé,assimilé à l’application d’un adhésif (réversibilité difficile), participe à la fragilisationdu document du fait de la température appliquée et de la pression exercée à sa surface. Registres/Plans : Restauration localiséeCette opération sera appliquée pour les altérations déconsolidantes telles les fonds de cahiers fragilisés,les bords rognés par les rongeurs ou les vrillettes, les déchirures et les lacunes (repositionnement defragments ou création de pièces). Les réparations et les doublages localisés seront réalisés avec dupapier japonais (de grammage et de texture –vergé, vélin- adaptés au support d’origine, présentant uneteinte qui lui est proche et répondant à la norme ISO 9706), appliqué avec de la colle d’amidon ou de lagélatine. Aucune réintégration colorée ne doit être réalisée sur le matériau d’apport.Attention : Dans le cas d’un cahier altéré au niveau du fond de ses doubles-folios, il estimpératif de reconstituer ces derniers s’ils portent une foliotation. Si un doutepersiste, il est préférable de restaurer séparément les divers folios en respectant eten conservant leur ordre dans le cahier. Toutes techniques et matériaux de thermocollage sont proscrits ; en effet, ceprocédé, assimilé à l’application d’un adhésif (réversibilité difficile), participe à lafragilisation du document du fait de la température appliquée et de la pressionexercée à sa surface.2.6 Finitions Registres : Séchage et mise à platCette intervention est autorisée sous presse uniquement pour les papiers colmatés en machine et pourles papiers modernes sans grainage ni filigrane ; la mise à plat sous poids est conseillée pour tout autretype de supports, notamment à base de pâte de chiffon (risques : perte de grainage des papiers, pertedes informations relatives aux vergeures et aux pontuseaux, altération des filigranes…).4

Plans : Séchage et mise à platUne fois restaurés, les plans encore humides sont placés entre deux intissés et deux buvards puis souspoids ou en presse (suivant le format et la fragilité du support) afin de sécher parfaitement à cœur etretrouver leur planéité d’origine.Attention : le séchage accéléré (micro-ondes, sèche-cheveux), le repassage au fer etl’utilisation de presse chauffante sont interdits sur tous les types de documents. Registres/Plans : Mise à plat des bords déformés et des coins écornés Registres/Plans : Ebarbage feuille à feuille des consolidations et des doublages en bordure desdocuments, réalisé sur le papier d’apport et sans tenir compte des dimensions du feuillet subsistant maisen restituant son format originel.Attention : le rognage (à la presse) et le massicotage sont interdits pour tout document. Registres : Montage des éventuels feuillets détachés de la couture au niveau des fonds de cahierscorrespondants par le biais d’onglets réalisés en papier japonais (10g/m 2 ) ; ces feuillets seront bienentendu restaurés comme les autres avant leur montage. Plans : RepliageAu vue de leur format et suivant la demande du service commanditaire, certains plans seront à replier surleurs plis d’origine afin de faciliter leur conditionnement et leur garantir la meilleure conservation possible. Registres : Recomposition des cahiers à l’identique suivant la foliotation réalisée au début del’intervention Registres : Traitement de la couvrure en parcheminLorsqu’un ouvrage possède une couvrure en parchemin souple portant des mentions manuscritesintéressantes, celle-ci devra faire l’objet d’un traitement particulier afin d’être intégrée au corps d’ouvragetelle une enveloppe protectrice de conservation (les documents concernés seront sélectionnés par leservice commanditaire). Le parchemin recevra ainsi un nettoyage à sec suivi d’une mise à platgénérale (en gardant son format de couvrure), puis sera conditionné entre deux feuilles en polyesterrespectant son format. Si des languettes en papier ou parchemin apparaissent cousues à la couverture, ilfaut les conserver à leur emplacement initial.Attention : Il est interdit de nettoyer et de remettre à plat un parchemin en le baignant ou en lerelaxant à l’aide d’un solvant organique. La mise à plat sous presse des parchemins est proscrite.5

3. – LA RELIURESuivant l’état de la couvrure et de la couture du registre, il est possible soit de changer entièrementl’ensemble altéré (3.1), soit de restaurer et reconstituer l’intégrité du corps d’ouvrage (3.2).En général, il est conseillé d’utiliser des matériaux plus résistants pour les ouvrages souvent manipulés(toile au lieu du cuir, plats rigides pour permettre un bon conditionnement sur une étagère) ; au contraireles ouvrages moins exposés peuvent recevoir une reliure moins rigide et plus précieuse, le toutconditionné dans une boite de conservation pour ce type de documents, il est aussi possible de lesconserver uniquement sous forme de cahiers individuels sans couverture, rassemblés dans un mêmeboite.Voici quelques conseils à prendre en compte dans le choix de l’intervention :3.1 Reliure et dorure neuves du corps d’ouvrage Choix des gardes : Le coloris et le grammage des gardes doivent être en harmonie avec le document. Réalisation de la couture Couture main : elle est réalisée à un cahier tout du long avec du fil de lin ; le chanvre, lecoton et le septain sont acceptés. Couture machine : autorisée pour les ouvrages récents (de type bibliothèque ou lespériodiques) à condition d’employer une machine qui donne une couture aussi solide quecelle obtenue à la main ; elle se fait de préférence sur ruban sergé croisé écru.Quelques indications sont à respecter concernant le traitement du corps d’ouvrage : Comblement obligatoire des plats et contre-plats ainsi que de l’apprêture de couvrure (siceux-ci sont conservés) Utilisation de préférence de la mousseline « 3 fils » Confection en lanières de peaux des faux-nerfs des volumes couverts en cuir Pour les grands formats, il est conseillé d’utiliser des charnières en toile (lin) qui peuventêtre cousues Pour les reliures en toile, il est conseillé d’utiliser des coins « registre »Quelques indications sont à respecter concernant la couvrure du corps d’ouvrage : Matériaux autorisés : porc, chèvre, vachette, parchemin, veau (prévoir une protection carfragile) ; éviter l’emploi des couleurs bleu et vert, instables dans le temps Matériaux interdits : mouton et peaux reconstituées Dorure : Toute dorure est exécutée à la feuille d’or ou au film or véritable 23 carats uniquement Dans le cas de pièces-de-titre : elles sont réalisées sur peaux de chagrin ; le titrage sur les toilesainsi que l’inscription de toute cote non-définitive sont réalisés sur pièce-de-titre ; les pièces-detitresont soulignées et surlignées d’un filet or puis posées au 1/5 de la hauteur du dos etplacées sur le 1/3 supérieur de la hauteur du volume.6

Dans le cas d’une dorure directe : elle est choisie par le service commanditaire et apparaîtobligatoire pour les dos longs en cuir.3.2 Restauration de la reliure et de la dorure anciennesAprès concertation avec le service commanditaire, conserver le maximum des éléments de la reliureoriginelle (carton, cuir, gardes, tranchefiles…) et les réinsérer dans une reliure neuve ; si les matériauxsont trop endommagés, ces éléments sont conservés à part dans la boîte de conservation de l’ouvrage.Quelques indications sont à respecter concernant la restauration des dorures anciennes : Nettoyage des ors possible avec un savon spécifique aux cuirs de sellerie, à sec ; ne jamaisutiliser d’eau ou de solvants (même dilués) sur un parchemin comportant des dorures Reprise du décor possible sur les matériaux de remplacement (choix du servicecommanditaire) mais interdite sur les éléments d’origine.Quelques indications sont à respecter concernant la restauration de la reliure : Nettoyage du cuir avec un savon spécifique aux cuirs de sellerie (à sec et suivi d’unnettoyage soigné) ; l’entretien se fait à la cire 213 ou British Museum Il est recommandé de consolider les cuirs dégradés avec de l’hydroxypropylcellulose ensolution alcoolique ou de la colle d’amidon ; le choix des teintures pour une mise au tonconcerne uniquement les matériaux de remplacement. Les collages se font à la colle d’amidon et les décollages (gardes…) sont réalisés à froid,à la vapeur ou avec des buvards humides. Exécution à l’identique de la couture et de l’apprêture suivant les spécificitéshistoriques de l’ouvrage ; respect des traces d’origine lors du passage du fil de couture. Consolidation voire reconstitution des tranchefiles si celles-ci sont conservées ; dans lecas contraire, confection de nouveaux éléments les plus neutres possibles dans lerespect des techniques anciennes. Consolidation des coins à l’aide de bandes de papier japon ou de cartes neutresappliquées à la colle d’amidon ou la méthylcellulose. Interdiction de rogner ou de massicoter tout élément constitutif de l’ouvrage ; touteréincrustation des éléments d’origine se fait par élagage du matériau de remplacementuniquement.3.3 Reliure de conservation La reliure de conservation est une reliure souple en parchemin qui permet de conserver un corpsd’ouvrage soit ne possédant plus de reliure, soit présentant une reliure dégradée (sans aucun intérêthistorique), ou plusieurs feuillets ou documents libres devant être réunis au sein d’une même reliure.Cette reliure n’est pas différente d’une reliure habituelle (reliure mécanisée ou reliure main) mais saparticularité réside dans la technique et l’utilisation de matériaux spécifiquement dédiés à la conservation.7

4.- CONDITIONNEMENT4.1 Protection directe du document Registres : protection du document dans une pochette à rabats en papier permanent rigideconfectionnée sur mesure (les papiers de conservation devront répondre à la norme ISO 9706).Ce conditionnement n’est pas obligatoire pour les registres dont la couvrure et la reliure sont neuves. Couvrures en parchemin (Cf. 2.6): Lorsque la couvrure en parchemin a été démontée du corpsd’ouvrage, elle doit être mise à plat, protégée dans une pochette Mylar (polyester souple, transparent etneutre) et placée autour du corps d’ouvrage. Plans : Chaque plan restauré sera placé dans une pochette Mylar (polyester souple, transparent etneutre), garantissant une bonne conservation sans aucun danger pour leur manipulation.4.2 Conservation du document Registres : Conservation dans une boîte en carton celloderme noir ; le carton de conservation devrarépondre à la norme ISO 9706. Penser à camoufler les agrafes apparentes à l’intérieur des boîtes afind’éviter l’altération des documents à leur contact (risque d’accrocs).Ce conditionnement n’est pas obligatoire pour les registres dont la couvrure et la reliure sont neuves. Plans : Seuls ou en lot, les plans seront conservés à plat dans un portefeuille ou une boîte encarton celloderme noir réalisé sur mesure et muni de liens de fermeture ; le carton de conservationdevra répondre à la norme ISO 9706. Penser à camoufler les agrafes apparentes à l’intérieur afin d’éviterl’altération des documents à leur contact (risque d’accrocs).4.3 Intégration des défets dans la boîte Registres/Plans : Les défets ou couvrure non restaurée et tous les éléments provenant de sondémontage sont placés soit en double-fond dans la boîte, soit dans une pochette rigide intégrée àl’ensemble (le choix de traitement sera défini par le service commanditaire). Les défets feront l’objet d’unléger dépoussiérage avant leur intégration.5.- LA NUMERISATION (OPTION)Le document doit être numérisé en couleur de la première à la dernière page dans le sens de la lecture,couverture comprise. La numérisation s’effectuera en double page : une seule vue pour la page degauche et la page de droite. Les pages blanches multiples ne seront pas numérisées mais leur existencesera signalée par un panneau « n pages blanches »8

Les formats conseillés sont les suivants :Type de fichierFichier deconservationRapport deformatsRésolutionderestitutionModèlechromatique1/1 300 dpi RVBEchantillonnage24 bits(millions decouleurs)FormatdefichierJPEGType et tauxdecompressionFacteurde qualité8/12sur l’échelledePhotoshopFichier dediffusion1/1 300 dpi RVB24 bits(millions decouleurs)JPEGFacteurde qualité5/12sur l’échelledePhotoshop Nommage des fichiers :Le nom de chaque fichier doit être de la forme: xxx_yyy_nnnnn. JPG- xxx (sur un nombre de caractères variables) : nom de l’organisme possesseur du document- yyy (sur un nombre de caractères variables) : identification du document- nnnnn (impérativement sur 5 caractères) : numéro de l’image, en continu à partir de 1 (00001,00002…)Les seuls caractères autorisés sont : de 0 à 9, de A à Z ou a à z (non accentués), le trait d'union (-) et letrait sous la ligne (_), sans aucun espace. Livraison des fichiers :Les fichiers seront livrés sur CD-R de type WORM (Write Once Read Many) conformes aux normes envigueur. La jaquette de chaque cédérom portera :- le nom de la collectivité propriétaire du document- l’identification du document- un numéro d’ordre- la précision « fichiers de conservation » ou « fichiers de diffusion »- le nom du premier et du dernier fichier- la date de production- le nom du prestataire. Fournir 3 jeux de CD :- 2 jeux de CD contenant les fichiers de conservation. L’un sera conservé par la collectivité, l’autresera remis aux Archives départementales.- 1 jeu de CD contenant les fichiers de consultation, qui sera conservé par la collectivité.Le :Signature du prestataire avec la mention « Bon pour accord » :Pour tout renseignement complémentaire, contacter le responsable du Schéma territorial,Archives départementales de l’Hérault, 04 67 67 37 13 / 04 67 67 37 00.9