TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DDASS - pierresvives

DDASS – POLE RESSOURCES CELLULE RESSOURCES HUMAINES ET FINANCIERES 7Bureau comité médical - commission de réformeDOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONSFonctionnement du comité médical1-Dossier de réunionConvocation1 an DListe des dossiers par pathologie (bordereau detravail) signé par les médecins10 ans C Ce document sert à établir le procèsverbalindividuelPV de séance 10 ans C2-Dossier individuel 90 ans à/c de la T T ri à fixer avec le service (B et T?)• Demande de l'intéressé date deDCes deux documents sont transmis à• certificat médical naissanceDl'administration dont dépend l'agent.C'est l'administration qui saisi lecomité médical.• mission d'expert DLe dossier est expurgé régulièrement• courrier de convocation chez l'expert Dpar les agents du service. Le dossier• rapport de l'expertCidéal ne contient plus que les PV etles expertises.• note de frais de l'expert transmis à l'administration dontdépend l'agent pour le règlement• PV individuel (double) original transmis à l'administrationdont dépend l'agent

DDASS – POLE RESSOURCES CELLULE RESSOURCES HUMAINES ET FINANCIERES 8DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONSCommission de réforme1-Dossier de commission• convocation 1 an D• courrier avec AR à l'intéressé 1 an D• 1 liste des dossiers (bordereau de travail 10 ans Cnon signé)• courrier des administrations concernés1 an Ddésignant ses représentants2-Dossier individuel90 ans à/c de ladate de naissance• déclaration d'accidentC• témoignages éventuelsC• rapport administratifC• arrêt de travail initial et prolongationC• certificat médical finalC• PV de travail signé par les membres de laCcommission• PV définitif signé par un représentantCDDASSClassement alphabétique toutesadministrations confondues. Leservice effectue, au fur et à mesuredel'évolution du dossier, un tri dèsque l'imputabilité est établierefus ou accord d'imputabilité

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE RESSOURCES LOGISTIQUE 1DOCUMENTS DUA 1 SORT FINAL 2 COMMUNICABILITE OBSERVATIONSSECRETARIATChronos courriers (classés par matière) 5 ans DAgendas(chef de SVC) 5 ans DARCHIVAGE• Bordereaux de versementA conserverCdans le serviceACHATS PUBLICSAppel d'offre :pour fourniture, matériel, et5 ans DtravauxBons de commande (classement alphabétique 5 ans Dpar fournisseur et chronologique)ContratsJusqu’àDrésiliationTABLEAUX DE BORDTableaux de bord• véhiculesà fixer par leserviceD• affranchissement idD1 . DUA : délai d’utilité administrative, durant lequel le document est conservé par le service2 . Sort final à l’issue du DUA. C : conserver définitivement aux Archives départementales, D : détruire après délivrance du visa par les Archives départementales. T : trier. Les modalitésde tri seront fixées au cas par cas.

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE RESSOURCES LOGISTIQUE 2DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONS• fournitures idD• photocopie idD• téléphone idDAUTOCOMMUTATEURsuivi de la gestion du téléphone 5 ans DPARC AUTOMOBILEDossier global relatif aux voituresJusqu’à la vente Ddu véhiculeCarnets véhicules 2 ans DINVENTAIRE• Registre d'achat5 ans aprèsC Verser aux archives départementalesclôture du registre• Chrono informatisé de mobilier 5 ans D• Dossier domaine 5 ans DGESTION DES BATIMENTS• Contrats d’entretienJusqu’àDrésiliation• Notes techniques ValiditéDACCUEIL• Statistiques 5CVerser aux archives départementalesen fonction du volume

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE JURIDIQUE ET DU CONTENTIEUX 1Missions de la cellule‣ Secrétariat de la Commission départementale d'aide socialeLa cellule juridique et du contentieux gère la commission départementale d’aide sociale et ducontentieux et s’occupe des recours contre des prestations non délivrées par les organismessuivants :• Couverture médicale universelle (CMU) en liaison avec la Sécurité sociale• Revenu minimum d’insertion (RMI) en liaison avec la Caisse d’allocations familiales (CAF) etla Mutualité sociale agricole (MSA)• Autres prestations dont l’aide sociale aux personnes âgées et aux personnes handicapées enliaison avec le Conseil généralComposition de la commission départementale d’aide sociale• 1 magistrat du TGI qui en est le président• 1 représentant du service des impôts• 1 représentant de la Direction départementale du travail et de l’emploi• 1 représentant de la DDASS• 3 élus du conseil général• 1 rapporteur (personnel de la DDASS)Les dossiers de réclamation sont jugés une première fois au niveau départemental et peuvent fairel'objet d'un recours dans les deux mois qui suivent la décision rendue par la CDAS. Ils sont alorstransférés à la commission centrale. Une fois la décision de la commission centrale rendue et le délaide recours épuisé, les dossiers sont retournés dans les DDASS.‣ Contentieux de la DDASSLa cellule a également pour mission la gestion des contentieux mettant en cause la DDASS ou laPréfecture pour ce qui concerne les affaires d'ordre sanitaire et social : préparation des conclusionspour le Tribunal, notes ou rapports.‣ Les mutuellesLes dossiers de mutuelles étaient, jusqu'à il y a environ un an, gérés pour le volet agrément etrenouvellement d'agrément par la DDASS et pour le volet financier par la DRASS.L’agrément n'est désormais plus nécessaire et les dossiers détenus par la DDASS depuis la créationdes mutuelles ne sont plus actifs.Il faudrait envisager un versement de ces dossiers aux Archives départementales.La DRASS dispose de ses propres dossiers.

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE JURIDIQUE ET DU CONTENTIEUX 2DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONSCMUDouble du dossier individuel transmis par lasécurité sociale pour examen en commission 1 an DOriginal du dossier à la sécuritésociale.Dossier de commission 10 ans CLe délai de recours contre la décision• courrier de réclamationest de 2 mois• Procès verbal ou role signé par le président• NotificationRMIDossier de commission 1 an DAppel de la CDAS devant lacommission centrale qui renvoie les• courrier de réclamation 10 ans Cdossiers ( double) une fois la décision• Procès verbal ou role signé par le présidentpriseet le délai de recours épuisé.• NotificationAutres prestationsDossier de commission Il est renvoyé au Conseil généralLettre de notification 10 ans CPièces demandées par la DDASS 1 an D Pièces justificatives n'ayant plusd'intérêt lorsque la décision est prise.

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE JURIDIQUE ET DU CONTENTIEUX 3DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONSContentieux de la DDASSConclusions pour le Tribunal 10 ans CPièces jointes DNotes et rapports CMutuellesDossier de création• statuts• agréments• statistiques sur l'activitéCCes documents peuvent se retrouver dansle dossier contentieux du tribunal ou duConseil d'Etat en cas d'appel. Du fait del'échantillonnage prévu par la circulairerelative au tri des documents produits parle TA, il conviendrait de garder cesdocuments dans les DDASSEnvisager un versement aux archivesdépartementales (environ 6 ml)

PÔLE SANTE

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 1M Vincent Crouzet, Mme Dominique MartelBureau de l'équipementMissions du serviceLe service procède à l'examen des dossiers de demandes d'extension et de création desétablissements médicaux et médico-sociaux (hôpitaux, cliniques, établissements recevantdes personnes handicapées, maisons de retraite...)Ces dossiers ont transmis au service par le CROSS (Comité régional de l'organisationsanitaire et sociale) dont le secrétariat est tenu par la DRASS.Le CROSS est composé de 2 sections :la section sanitaire qui relève de la compétence de l'ARH (Agence régionaled'hospitalisation) et la section sociale qui relève de la comptétence du Préfet et du Présidentdu Conseil général.La section sanitaireLe bureau des équipements rend son avis au CROSS qui rend un avis permettant la prised'arrêté d'autorisation. L'arrêté permet la mise à jour FINESS (enregistrement informatique :fichier national des établissements sanitaires et sociaux). L'arrêté est notifié àl'établissement. Il existe un dossier par établissement. Le renouvellement d'autorisationintervient tous les 10 ans.La section socialeLa compétence conjointe Préfet-Président du CG a été fixée par la loi de janvier 2002.L'arrêté d'autorisation est pris pour 15 ans et est renouvelable par tacite reconduction

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 2DOCUMENTSCréation ou extension d'établissementssanitairesDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Dossiers ayant fait l'objet d'un arrêtéd'autorisation• Arrêté d'autorisation et notification 10 ans C• Autres documents 10 ans D‣ Dossiers ayant fait l'objet d'un rejet• Arrêté de rejet et notification 10 ans C• Autres documents 2 ans DCréation ou extension d'établissementsmédico-sociauxOBSERVATIONSRenouvellement tous les 10 ans pour les ets sanitaires (loi de1991) .‣ Dossiers ayant fait l'objet d'un arrêtéd'autorisation• Arrêté d'autorisaton et notificationDurée de vie del'établissementCl'arrêté accorde l'autorisation pour une durée de 15 ans pour lesets médico-sociaux, le renouvellement se fait par tacitereconduction• Autres documents10 ans ou lorsde changementDLe service effectue régulièrement le tri et élimine les documentsobsolètes.

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 3DOCUMENTSProgramme d'investissement desétablissements publics hospitaliersDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Dossier de demandeC jusqu'à la• APSpassation duD• Plan de financement marchéD• délibération du conseil d'administration D• Décision de l'ARHContrôle de légalité‣ Marché de travaux 5 ans à/c dudernier avenantFinancement• arrêté préfectoral 10 ans C• A préciser par le serviceCDOBSERVATIONSLa décision est prise au niveau de l'APS. Le dossier est déposéà la DDASS qui demande les avis de la DRASS, DDASS,CRAM et du médecin inspecteur. Tous les éléments sonttransmis à l'ARH qui a 2 mois pour répondre.Cf circ. sur le contrôle de légalité remise au service. Eliminationdes documents n'ayant pas reçu d'observation.Le financement intervient soit sous forme de subvention, soitdans le cadre d'un contrat de plan, soit hors contrat, soit dans lecadre du fonds d'investissement et de modernisation dehôpitaux (FIMHO).

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 4DOCUMENTSConseil d'administration des établissementsDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Composition du conseil• Arrêté C• avis consultatif des organismes D Elimination à chaque renouvellement du conseil d'administrationDispensiation d'oxygène à domicile‣ Dossier d'autorisation• avisJusqu'àfermetureCette attribution est récente et ne permet pas de fixer le sortfinal.• arrêté préfectoralConférence sanitaire de secteur Le secrétariat est tenu par l'ARH.‣ Composition• Arrêté nomination C• consultation précédente DFINESSFichier informatique CAutres documentsFichier national des établissements sanitaires et sociaux :application informatique nationale. Conservation à quel niveau?Prévoir sauvegarde.• Chronos courrier 5 ans D• statistiques 10 ans D Conserver celles produites par le service

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 5DOCUMENTSDUA SORT FINALOBSERVATIONSDurée d'utilitéadministrativeC : ConservationD : DestructionT : TriDossiers spécifiques A préciser par le service (type de documents)‣ Commission de sécurité‣ Chambre mortuaire‣ enquête auprès des établissements‣ Amiante

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 1Bureau des établissements médico-sociauxSecrétariat :Mmes Galibert et RivoireCe service gère les missions traditionnelles d'un secrétariat. Il assure également le contrôlede légalité des marchés des hôpitaux et maisons de retraites et du recrutement depersonnels dans les maisons de retraite.M. Estève (IPASS), Mme Comte et M. Boudon (enfants handicapés) – M. Mallet et MmeRey-Giner (adultes handicapés)Etablissements médico-sociaux pour adultes et enfants handicapés.Fixation de la dotation budgétaire des établissements pour les crédits Etat et l'assurancemaladieFixation du prix de journéeIl existe un dossier par établissement composé :- du dossier de base, historique de l'établissement- du dossier financier, budgétaireListe des établissements gérés par le service :ATO ateliers ouvertsCAT centre d'aide par le travailMAS maison d'accueil spécialisée (adultes)FAM (Foyer d’accueil médicalisé) (CG pour l'hébergement, DDASS pour les soins)Service d'auxiliaire de vie (soins à domicile)IME institut médico-éducatifIM Pro institut médico professionnelIR institut de rééducationSESSAD service d'éducation spéciale de soins à domicile

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 2SecrétariatDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS• Chrono courrier 5 ans D 1 chrono pour chaque personne du service• Chrono rapport budgétaire 5 ans D Les rapports se retrouvent dans les dossiers des établissements• Chrono rapport CROSS 5 ans D• Chrono bordereaux de transmission à laCPAM et CRAM de tarification.5 ans D Les arrêtés de tarification doivent se retrouver par ailleurs. Lesbordereaux de transmission n’ont pas d’intérêt historique• Chrono des arrêtés de tarification de la 5 ans DDSD pour les établissements enfants etadultes handicapés• Chrono des comptes administratifs5 ans D(propositions DASS)• Chrono interventions du Préfet pour5 ans D Se retrouve à la Préfecturediverses demandes d’handicapésContrôle de légalité des marchés Marchés du CHU, des hôpitaux locaux maisons de retraitespubliques• Bordereau de retour de marchés 5 ans D Les marchés sont renvoyés dans le délai de 2 mois àl'établissement . La circulaire sur le traitement des documentssur le contrôle de légalité prévoit une élimination des documentsn'ayant reçu aucune observation au bout du délai de 5 ans àcompter du dernier avenant.Contrôle de légalité sur le personnel desmaisons de retraite• recrutement de personnels Emplois jeunes, CES, CDD sur tout le département. Lesdocuments sont transmis par la préfecture. La DDASS renvoiedirectement à l'organisme. Rien n'est conservé en DDASS.

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 3DOCUMENTSEtablissements médico sociaux adultes etDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONSenfants handicapés‣ Dossier historique• autorisation de création• notes et rapports‣ Dossier financierdurée de vie del'établissementC ouT• proposition budgétaire de l'établissement 2 ans D• propositions budgétaires DDASS 2 ans D• arrêté fixant la dotation 10 ans C• décision modificative 10 ans T• compte administratif 10 ans T• bilan 10 ans T‣ Service auxiliaires de vie• convention budgétaire et avenant durée du service CA voir avec le serviceVoir si la conservation se fait au niveau DDASS ou au niveauCG ou prévoir un tri pour conserver les documents concernantles établissements privés et éliminations des documents desétablissements publicsContentieux tarifaire Géré par la commission de tarification située à Bordeaux• Mémoires 10 ans C• chrono des arrêtés 10 ans C originaux signatures du DDASS• Dossiers de plaintes contre desétablissements10 ans C Les dossiers restent consultables aux AD par la DDASS le caséchéant

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 4Don des laboratoires aux associations‣ dossier d'association 5 ans D• statuts de l'association• lettre de demande• lettre du laboratoireMême dossier au service de la répression des fraudes. LaDDASS sert de boîte à lettre pour le dépôt des demandes.

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 1Bureau des établissements pour personnes âgéesM. Estève (IPASS), Mme Benayache, M. Noguier, Mme GuiraudMissions du service‣ Contrôle budgétaire et contrôle de légalitéContrôle budgétaire des établissements sanitaires (hôpitaux locaux) et des établissements etstructures pour personnes âgées (maisons de retraites - SSIAD).Approbation et contrôle de légalité des décisions du conseil d'administration.Il serait souhaitable que le service prévoie de conserver à part les délibérations etdocuments budgétaires annotés ou ayant fait l'objet d'observations.Le classement dans le service se fait par établissement et par année‣ Conventionnement des établissementsLa loi de programmation d'août 2001 prévoit la signature d'une convention tripartite DDASS -DSD - Etablissement concernéDepuis cette loi, le conventionnement est signé pour 5 ans et fixe les objectifs.Il existe un dossier par établissement‣ Procédure budgétaireLe service examine les propositions de budget transmises par les établissements et fixe lesmontants financiers attribués‣ Projets d'établissementLe projet d'établissement est fixé pour 5 ans. La DDASS effectue le travail administratif deréception et renvoi. L'ARH en est le signataire.‣ Convention GIRAGELe girage est le nouveau système qui permet d'établir un classement des résidants enmaison de retraite en fonction du niveau de dépendance.Les propositions sont transmises par les établissements et sont examinées par lacommission départementale de coordination médicale. Elle est composée de :- 2 médecins de la CPAM- 1 médecin du Conseil général- 1 médecin de la DDASSLe secrétariat est assuré par une infirmière de la DDASS

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 2DOCUMENTSDUA SORT FINALOBSERVATIONSDurée d'utilité C : Conservationadministrative D : DestructionT : TriContrôle budgétaire et de légalité cf circulaire du 27/2/1997 sur le contrôle de légalité• Budget et compte administratif 5 ans D• Délibération 1 ans DSi les documents n'ont pas fait l'objet d'observations• Lettres d'observation 10 ans C Conserver également le document ayant fait l'objet d'uneobservationConventionnement Les premières conventions ont été signées en décembre 201‣ Dossier par établissement 10 ans C La convention est signée pour 5 ans• PV de visite de locaux Avant la signature de la convention• Convention et annexes Les annexes comprennent le règlement intérieur, le projet desoins...La convention est signée pour la DDASS par le Préfet oul'ARH et est rédigée par le CG• rapport d'évaluation fourni par l'établissement avant l'établissement de l'avenant• avenants annuels concernent le niveau financierProcédure budgétaire• Projet de budget présenté parl'établissement• arrêté précisant et fixant les montantattribués• Budget définitif10 ans C• compte administratif 5 ans D Pour contrôle de légalité. Elimination si le CA ne fait pas l'objetd'observations

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 3DOCUMENTSDUA SORT FINALOBSERVATIONSDurée d'utilité C : Conservationadministrative D : DestructionT : TriProjets d'établissement Sont fixés pour 5 ans. Nouvelle législation. Ces documents se• Bilan 10 ans Ctrouvent également au CG. Prévoir plutôt la conservation à laDDASS• nouveau projet 10 ans C Document fourni par l'établissement• Approbation du projet 10 ans C L'ARH est le signataire mais la DDASS fait le travailadministratif de réception et retour. Voir si l'ARH conserveMaison de retraite - conventionnement‣ Convention GIRAGE• confirmation du GIRAGE 5 ans C transmise par le secrétariat de la commission de coordinationmédicale est indispensable pour fixer le budget• convention 5 ans C signée pour 1 an minimum, 3 an maximum• arrêté de transformation d'établissement 10 ans C Transformation d'établissement d'hébergement enétablissement d'hébergement pour personnes âgéesdépendantesDétenu également par le service des établissements

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 1Mmes Augry et YzonBureau des professions de santé‣ Transports sanitaires- Gestion des agréments d'entreprise de transports- Secrétariat du sous-comité des transports sanitairesLe sous-comité donne un avis sur l'agrément, le retrait ou la suspension d'une entreprise. Ilse réunit 2 fois par an. Le nombre de créations d'entreprises de transports sanitaires estdésormais limité. La loi n°91-1406 du 31 décembre 1991 et ses décrets d'application (95-?)ont établi de nouvelles règles et fixé un quota d'entreprises pour le département en fonctiondu nombre d'habitants.- établissement des tours de garde préfectoral pour les ambulances- transports de corps‣ Pharmacie- Suivi des dossiers des pharmacies existantes : vente ou transfert.- Suivi des demandes de création de nouvelles pharmacies. Depuis la loi du 22 mai 2000 lesdemandes de création doivent être renouvelées tous les 6 mois. La procédure dérogatoiren'existe plus.‣ Comité d'aide médicale d'urgenceLe sous-comité des transports sanitaires dépend du CODAMU.Il se réunit une fois par an. Le secrétariat est tenu par la DDASS. Le renouvellement a lieutous les 3 ans.‣ Commission départementale d'hospitalisation psychiatriqueLa commission se réunit une fois par mois. Elle est composée de- 2 médecins- 1 représentant d'association des familles- 1 magistratElle effectue un contrôle des arrêtés d'hospitalisation d'office ou à la demande de tiers. Elleexamine les contestations des malades.

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 2Bureau professions de santéTransports sanitairesDOCUMENTSAgrément des entreprises‣ Dossier d'entrepriseDUADurée d'utilitéadministrativejusqu'à cessationSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONSChaque dossier est composé de 4 souschemises: entreprise, équipage, véhicules,radiationde l'activité plus1 anou mise en liquidation, tri sur les autres dossiers.• EntrepriseidD Extrait de casier judiciaire, statuts de la société, inscription à lademande accompagnée des piècesjustificativeschambre des métiersfeuille d'agrément id C la dernière Une nouvelle fiche est rédigée à chaque changement quiintervient tant au niveau du personnel que des véhicules• EquipageidDliste du personnelphotocopie des diplômespermis de conduirecertificat de conduite des ambulances Renouvellement tous les 5 ans• Véhiculecopie carte grisefiche de visite DDASS• Radiationdocuments périmés concernant les véhicules etle personnel ayant quitté l'entrepriseidTDConservation intégrale des dossiers d'entreprises suspendues1 an D Documents retirés des sous chemises équipage et véhicule

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 3DOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONSSous-comité des transports sanitaires Donne un avis sur l'agrément, la suspension ou le retrait‣ Dossier de séance• convocation 1 an D• feuille d'émargement 10 ans C• Compte rendu 10 ans CTour de garde préfectoral• arrêté préfectoralTransport de corps• attestation d'agrément pour le véhicule etle caissonCceux antérieurs à1996durée d'utilisationdu véhiculeD1 arrêté par trimestre. L'original est à la préfecture depuis fin1996. Auparavant conservé à la DDASSGéré par la DDASS jusqu'à fin 2001 et repris par la Préfecturedepuis le 1 er janvier 2002.

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 4PharmaciesDOCUMENTS‣ Officines existantes: dossier par pharmacie• arrêté de création ou de transfert• acte notarié ou bail• déclaration d'exploitation‣ Demande de création d'officineDUADurée d'utilitéadministrativeDurée deSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tril'activité C• Courrier 1 an D• Récépissé 1 an DOBSERVATIONSLa loi du 22 mai 2000 a supprimé la voie dérogatoire.La demande doit être renouvelée tous les 6 moisLaboratoires d'analyses médicales Chaque laboratoire reçoit un numéro d'enregistrementDossier par laboratoire Jusqu'àTri dans les dossiers conservation des arrêtés• arrêté de création de modification ou decessation d'activité• plans des locauxcessationd'activité dulaboratoire• copies des diplômes de la direction D• copie CNI D• extrait de casier judiciaire D• statut de la société D• arrêté de fermeture CCD

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 5Intervention médicaleDOCUMENTSComité d'aide médicale d'urgenceDossier de séanceConvocationDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri1 an DFeuille d'émargement 10 ans CCompte-renduProfessions médicales et para-médicales‣ Remplacement des médecins10 ans C• Licence de remplacement 5 ans D‣ Equivalence de diplôme• Photocopie du diplôme• autorisation du conseil de l'ordre ou duministèreDDOBSERVATIONSRenouvellement du CODAMU tous les 3 ansL'autorisation pour les médecins étrangers est donnée par leministère. L'enregistrement se fait dans le fichier informatiqueADELI• réponse DDASS pour les autorisations D Les autorisations sont renouvelables‣ Ecole de kiné - Dispense de scolarité• copie du diplôme 2 ans DPour les étudiants étrangers la démarche est identique mais laDDASS ne fait que transmettre la demande au ministère qui• lettre de demande et réponse 2 ans Drenvoie la réponse à la DDASS qui transmet à l'intéressé.

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 6DOCUMENTS‣ Prélèvement sanguin : examenprofessionnelDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONSL'examen est organisé par la DDASS pour la partie théorique.• Copie d'examen T Tri des copies en fonction de la circulaire• Enregistrement des candidats C‣ SCP infirmier• Arrêté préfectoral‣ Magasin d'optique• Copie du diplômejusqu'à cessationde l'activitéCarte professionnel de santé 5 ans D Transmission informatique. La DDASS sert de boîte à lettreC

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 7DOCUMENTSHospitalisation d'officeCommission départementale deshospitalisations psychiatrique‣ Dossier commission• Convocation• Compte-rendu• statistique sur examen des dossiers• rapport annuel‣ Dossier de malade• arrêté municipal (original)• certificat médical• arrêté préfectoral (ampliation)Affaires généralesDUADurée d'utilitéadministrative10 ansSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriChronos courrier 5 ans DDCCCOBSERVATIONS15 ans C pré archivage par année de sortie,. Penser à relever la date denaissance de la personne au moment du pré archivage pourfixer la date de communicabilité (150 ans à/c de la date denaissance)

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 1Missions du serviceBureau protection des milieux‣ Préservation des ressources en eaux‣ Contrôle de la qualité des eaux de baignade‣ Suivi des installations classées, des mines et des carrièresBureau de l'eau et du thermalisme‣ Contrôle de la qualité de l'eau potable et des eaux minéralesJusqu'en 2000, les analyses d'eau sont classées par collectivité/année/point de surveillance.Il faudrait prévoir un classement différencié des analyses d'au au réseau des analyses aucaptage et à la station.Bureau habitat - lieux recevant du public‣ Suivi des établissements funéraires (cimetières, crématorium)‣ Suivi de l'alimentation en eau potable des campings‣ Contrôle sanitaire des piscines‣ Habitat insalubre, instruction des dossiers de plaintes

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 2Bureau protection des milieuxDOCUMENTSAlimentation en eau potableDUADurée d'utilitéadministrative• Schéma directeur jusqu'à parutiondu nouveaudocumentSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriCOBSERVATIONSDocument établi à la demande de la commune. Il est classédans le dossier de captage. Le contrôle technique et de légalitéest effectué par la DDAS• DUP Classé dans le dossier eau potable• Cartographie informatique D à terme sera mis sur internetRelations avec les hydrogéologues agréés• rapport pour les captages à fixer par leserviceCclassement par commune et par projetAssainissement Ces dossiers sont désormais instruits par la DDAF depuis 2002.Tous les dossiers ont donc été transférés à la DDAF‣ dossier par commune‣ Dossier SATESE (Service d'assistancetechnique aux stations d'épuration)• compte-rendu et bilan durée de vie del'ouvrage• rapport d'activité 5 ans D• rapport autosurveillance 1 an D• rapport annuel 5 ans DDTous ces documents doivent se retrouver au CG

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 3DOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Boues - dossier d'instruction par ouvrage durée de vie de C Dossier des stations d'épurationBaignade‣ résultats• étude d'impact• arrêté• bilan agronomique• programme prévisionnell'autorisation• doubles des bulletins de3 ans Dprélèvement• résultats des analyses 5 ans D• bulletins d'affichages 5 ans D• synthèses départementales 10 ans C élimination des synthèses nationale et européenne‣ interdictions de baignade 10 ans T ou D existe-t-il des statistiques ou une liste annuelle?‣ correspondance avec les communes et 10 ans T Transmission des résultats et des synthèses. Classement pardocuments annexestournée.‣ pavillon bleu 2 ans D Conservation à prévoir au niveau de la Préfecture‣ Concession de plage• Avis jusqu'aurenouvellementDConservation en commune

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 4DragageDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS• Avis durée deDossiers transversaux (TGV...)l'autorisation + 2 ansDVoir avec le service de police des eaux• dossier d'instruction• avisInstallations classées pour les déchetsjusqu'à validationTCogéma• Dossier d'installation autorisée durée de vie T Conservation du dossier technique• Dossier d'installation nonautorisée10 ans T Conservation des dossiers symboliques (Mas Dieu...) peut-êtreà faire en accord avec la Préfecture• Dossier d'installation supprimée 10 ans T Conservation des dossiers techniques• Suivi des analyses 10 ans D La DRIRE est le service instructeur et doit disposer de cesanalyses

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 6Bureau de l'eau et du thermalismeEau potableDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Dossier de captage durée de vie des Couvrages‣ Qualité de l'eau• bilan annuel 10 ans C Conservation également sur fichier informatique national. Peutonenvisager la destruction?• analyse 5 ans T Conservation des analyse captage et station, élimination desanalyses réseau.• bulletin de prélèvement2 ans DmanuscritEaux minérales‣ Dossier par ouvrage C• Analyses 10 ans T C les analyses ressource E les analyses réseau• Remise en service de thermes durée de vie des Couvrages• Dossiers abandonnés 10 ans aprèsCabandonRelations avec des laboratoires• rapports d'activité 2 ans D

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 7DOCUMENTSDUA SORT FINALOBSERVATIONSDurée d'utilitéadministrativeC : ConservationD : DestructionT : TriDocumentation Voir avec MT Castelain si les délais peuvent être raccourcis• TSM 10 ans D• Eau industrie nuisances 10 ans D• info eau, O I eau 3 ans DRevues spécifiques reçus dans le service

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 8Bureau habitat - lieux recevant du publicLégislation funéraireDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ cimetière ou crématorium : création ouextension• dossiers administratif etdurée de vie CtechniqueAlimentation en eau potable privée Concerne les campings et les captages de maîtrise privée• dossier de captage durée de vie C ou T selon levolume• Analyses d'eau 10 ans T Conserver captage et éliminer réseau. Il existe une sauvegardeinformatique (SISEAU)Contrôle sanitaire des piscines• Dossier par établissement durée de vie de lapiscine• Analyses 5 ans DSaturnisme Nouvelle réglementation à voirC• ERAP - 1 an• ERAP + Extinction durisquePrécision des sigles

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 9Habitat insalubreDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Dossier d'instruction 10 ans C ou T à trier selon le volume (peut-être par secteur géographique)• plainte• enquête mairie• enquête DDASS• Avis comité départementald'hygiène• arrêté préfectoral d'insalubrité‣ Amiante10 ans C Problème d'amiante dans les établissements sanitaires etsociaux‣ monoxyde de carbone, air intérieur 10 ans T Intoxication dans les logements privés‣ Procédure d'urgence Lorsque toute conciliation a échouéLégionnelles• exécution d'office des travaux 10 ans C Sauvegarde informatique• dossier 20 ans CAire d'accueil des nomades• dossier par aire durée de vie de lastructureCalimentation en eau et infrastructures sanitaires

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 10Autres interventionsDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Plan sécurité vacances A préciser• Rapport 10 ans D La coordination de ces plans a lieu en préfecture, la conservatinse fera à ce niveau.‣ Cultures marines• avis a définir par leserviceD

POLE SANTE - CELLULE SANTE DES POPULATIONS 1Mme Danjou, M GiovannoniMissions du serviceBureau santé publique et conduites additivesGestion des dossiers de subventionCe bureau travaille en lien direct avec la plate forme d'expertise médicale. Il s'occupeessentiellement de la gestion administrative et financière des crédits délégués par leministère et des subventions accordées aux associations dont les projets ont étésélectionnés par la plate-forme expertise médicale.Les associations subventionnées interviennent dans le domaine de la toxicomanie, Unequinzaine d'associations oeuvre dans le cadre de la mission interministérielle de lutte contrela drogue et la toxicomanie(MILDT).Attribution de boursesLa commission des attributions de bourses paramédicales se réunit 2 fois par an et examineenviron 650 dossiers.Gestion des dons des laboratoires aux associationsEnviron 600 dons sont effectués par an

POLE SANTE - CELLULE SANTE DES POPULATIONS 2Crédits MILDTDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Dossier d'association C ou TS• Statuts• budget• rapport d'activitéOBSERVATIONSVoir s'il existe un dossier unique pour l'association ou si la plateforme expertise médicale en détient un également• convention budgétaire Elle est signée par le président de l'association, le préfet et leprocureur de la républiqueSIDA• arrêté d'attribution de subvention‣ Dossier d'association 5 ans T Dossier unique? voir avec plate forme expertise médicale• statuts, liste des membres• délibération du conseil d'administration• budget• Tableau récapitulatif des demandes• arrêté préfectoral d'attribution• courrier de notificationConservation des dossiers les plus significatifs ou les dossiersd'association qui sont subventionnées tous les ans

POLE SANTE - CELLULE SANTE DES POPULATIONS 3DOCUMENTS• Etude budgétaire faite par la DDASS• rapport d'activité• conventionDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri• dossier refusé DBoursesOBSERVATIONS‣ Commission d'attribution• PV global de commission 10 ans CEcole para-médicale‣ Commission d'examen d'entrée• arrêté signé du DDASS 10 ans C l'original est transmis à la préfecture

POLE SANTE - PLATE-FORME D'EXPERTISE MEDICALE EN SANTE PUBLIQUE 1Mmes Moyano, Laporte et Delmas, infirmièresMissions du serviceInstruction et expertise des différents projets de prévention présents par les associations.Le suivi pratique et financier des associations réalisatrices de projets est ensuite assuré parla cellule santé des populations - bureau santé publique et conduites additives à risque

POLE SANTE - PLATE-FORME D'EXPERTISE MEDICALE EN SANTE PUBLIQUE 2DOCUMENTSMaladie à déclaration obligatoireDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS• dossier de déclaration 10 ans D? Tous les tableaux de gestion modèle prévoient l'élimination• données épidémiologiques 10 ans D? Enquêtes?• problème épidémiologique ponctuel 10 ans D?Toxicomanie‣ Prévention• Dossier d'appel à projet de prévention 10 ans T Tri sur les projets les plus importants selon le volumedécisionrépartition financièreconventioncorrespondance• Compte-rendu de réunion 10 ans C COPIL TOX formation, préventionConserver les comptes rendus si le secrétariat est tenu par laDDASS• Dossier de presse, affiches 10 ans C• Bilan chef de projet 10 ans C

POLE SANTE - PLATE-FORME D'EXPERTISE MEDICALE EN SANTE PUBLIQUE 3DOCUMENTS‣ CDO (Convention départementaled'objectif)• Dossier d'appel à projetDécisionrépartition financièrecompte-rendu de réunioncorrespondanceconvention‣ Etablissements recevant les toxicomanesSIDADUADurée d'utilitéadministrative10 ansSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriC ou TS• compte-rendu de visite 10 ans COBSERVATIONSen application de la circulaire MILDT (mission interministériellede lutte contre la drogue et la toxicomanie)• compte-rendu de réunion collectifs et 10 ans C si secrétariat tenu par la DDASS sinon Dsous-groupes• campagne de communication 10 ans C pour les campagne au niveau local• Bilan CDAG 10 ans C• Enquêtes diverses 5 ans D La DDASS sert de boîte à lettreIDE non CEE A préciser sigles• dossiers individuels A revoir• courrier de réponse

PÔLE SOCIAL

POLE SOCIAL – CELLULE ACTION SOCIALE PREVENTION 1Mission de la cellulePolitique enfance-familleInstruction des demandes de subventionsSuivi de la ligne budgétaire correspondanteGestion administrative et financière du fonds d’aide aux jeunes en lien avec le Conseil généralPolitique de la villeAide technique sur l’opportunité de la mise en œuvre d’une action par une association

POLE SOCIAL – CELLULE ACTION SOCIALE PREVENTION 2DOCUMENTS DUA SORT FINAL OBSERVATIONSI - Politique de la villeContrat de villeA fixer par leCserviceConventions thématiques social/santé avec les communes Id CFinancement sur la ligne enfance famille• Fiche d’avis 10 ans C• Récapitulatif par commune 10 ans CII - Politique enfance familleRéseau de soutien parental-subventions auxassociationsDossier de demande• Demande• Budget prévisionnel• Description du projet• Prévisions en personnel• Compte-rendu de l’action précédente• Résultat financier précédentDossier accepté• Convention• Arrêté• Lettre de notificationTableau récapitulatif des demandes examinées par lecomité de pilotageConseil conjugal et médiation familiale10 ansConservation desdossiers retenusElimination desdossiers refusésDossier de subvention 10 ans Conservation desdossiers retenusTableau annuel des financements accordés 10 ans CCClassement chronologique. Les dossiers de l’annéeprécédente parte à la classothèqueLa demande est examinée en comité de pilotageSi le dossier est accepté des pièces supplémentaires sontfourniesElimination à prévoir au bout du délai de 3 ansSert d’ordre du jour4 associationsmême type de dossier Il n’existe pas de comité de pilotage.

POLE SOCIAL – CELLULE ACTION SOCIALE PREVENTION 3DOCUMENTS DUA SORT FINAL OBSERVATIONSFonds d’aide aux jeunes Gestion administrative et financière en lien avec le CG et lescommunes. Il existe 8 fonds locaux gérés par les CCAS et 1fonds départementalDossier de demande de subvention10 ans C• Convention annuelle• Bilan de l’action (année N –1)• Convention d’accompagnement collectif• Arrêté ou avenant financierConseil de Famille -Procès verbaux des réunions avec• la situation des enfants pupilles de l’état et• la situation des enfants à adopter et• des parents adoptants10 ans D Ces documents sont également au Conseil Général, puis versésaux archives départementales. Ils peuvent donc être éliminés àla DDASSCommission des Enfants du spectaclesAvis sur les spectacles du département employantDes enfants mineursRegroupement Familial5 ans T Verser une année sur dix aux archives départementales aprèsexpiration de la DUADossiers instruits par la DDASS(avec documents originaux)Dossiers instruits par OMI/ANAEMAvis d’introduction et d’admissionCourriers chronologiquesInspectrice PrincipaleInspectriceConseillères TechniquesSecrétaires administrativesAssistantes SocialesJusqu’à laclôture dudossier5 ansTD5 ans DClassés par ordre numérologique d’enregistrement par anEx. 001/01 -001/02 – 001/03,etc… Les dossiers instruits par la DDASS sont àconserver, puis verser aux archives départementales.Les dossiers instruits par l’ANAEM sont à conserver par l’ANAEM

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONSMission de la CelluleMmes Sanjuan et FoucretInsertion professionnelle‣ Gestion des demandes de subvention des associations d'insertion par l'économie.‣ gestion des CAVA (centre d'aide à la vie active)Appui social individualisé (ASI)‣ Les associations pratiquent l'appui social individualisé‣ Une convention est passée avec la DDASS. L'association ou l'orgnaisme conventionnétransmet, dans le cadre du bilan individuel des personnes suivies, une fiche de suivi.‣ La cellule établi un bilan statistique annuel sur l'ASIInsertion socialeGestion du dispositif tutelle curatelle d'état pour les prestations sociales.Tutelle pour les biens et les personnes incapables.Les associations de tutelle reçoivent mission du juge pour la gestion des biens d'unepersonne mise sous tutelle.La commission départementale des tutelles aux prestations sociales est composée de :- président (lepréfet qui délègue le DDASS)- le DDRASS- Le TPG- Le directeur départemental du travail (l'inspection du travail et des lois sociales)- l'inspecteur d'académie- des représentants de la CAF, de la MSA et de la DSDElle se réunit 2 fois par an et examine les propositions de budgets prévisionnels desassociations et détermine le tarif prévisionnel de la mesure. Elle procède à l'examen descomptes et procède à l'agrément des association.Financement des différents centres d'accueil (CHRS, CADA)CHRSLes Centres d'hébergement et de réadaptation sociale sont au nombre de 14 dans l'Hérault.Leur financement est sous forme de DGF (signature de l'arrêté par le DDASS).Chaque structure doit fournir pour le 30 octobre de l'année un budget prévisionnel pourl'année suivante. Approbation du budget après examen et approbation du compteadministratif. Le 28 février de l'année suivante le budget définitif doit parvenir à la DDASS quifixe le montant de la Dotation attribuée.Allocation logement temporaireDes logements sont loués par des associations conventionnées auprès de bailleurs publicsou rivés. L'allocation logement est versée directement à l'association.

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONSDOCUMENTSInsertion ProfessionnelleDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Dossier de subvention des associations 5 ans D Ces dossiers sont conservés 2 ans dans le bureau puis 3 ans àla classothèques• demande de l'associationFourni en 2 exemplaires par l'association. exemplaire partira à• Budget, Compte administratif, compte dela TG pour le paiement de la subventionrésultat• Bilan d'activité de l'année précédente• arrêté préfectoral d'accord signature préfet, original à la préfectureAppui social individualisé‣ Dossier par association ou organisme• Convention signé avec la DDASS 5 ans C• fiche de suivi nominative 5 ans D• Statistique annuelle 10 ans CInsertion socialeTutelles d'état aux incapables majeurs‣ Dossier d'association• ordonnance du juge• convention d'agrément des organismes• Compte administratif

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONSDOCUMENTS• état de facturation trimestriel• arrêté des avancesDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Bilans envoyés au ministère 10 ans CTutelle aux prestations sociales‣ Commission départementale - dossier deséance• convocation 1 an DOBSERVATIONS• Compte rendu 10 ans C Il est signé par le président de séance• arrêté individuel par association 10 ans C Il est classé dans le dossier de l'association• arrêté globaux pour la CAF 10 ans C‣ Dossier par association 10 ans C• Bilan prévisionnel• Compte administratif• liste du personnel• arrêté individuel

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONSDOCUMENTSCHRS (centre d'hébergement et deréadaption sociale)DUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Dossier de financement des CHRS 10 ans C• rapport préliminaire14 CHRS dans l'HéraultOBSERVATIONS• tableau d'autorisation de dépenses Le recours pour contester est de 8 jours• arrêté de financement Le paiement est effectué par le comptable par mois.• Mémoire contentieux (si recours) Un recours devant le tribunal interrégional de tarificationsanitaire et socialCADA (Centre d'accueil pour lesdemandeurs d'asile)2 centres à Béziers‣ Dossier de financement 10 ans C Même type de dossier que pour les CHRSLutte contre la prostitution Aide aux associations de lutte contre la prostitution‣ Dossier de subvention 10 ans C• Rapport d'activité• arrêté d'attribution de subventionParticipation à des fonds d'aide• Convention financière avec diverspartenaires•10 ans C EDF, CG

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONS•DOCUMENTSAllocation logement temporaireDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Dossier d'association• Convention Etat-Association et avenants 10 ans C La convention est signée pour un an•PRAPS (Programme régional d'accès à laprévention et aux soins)• Dossier d'appel à projet 10 ans C ou Tconventionfiches de suivisynthèse• compte-rendu de réunion porteurs de 10 ans C Si secrétariat tenu par DDASSprojet• compte-rendu de réunion comité de suivi 10 ans C

Le comité de pilotage se réunit 2 à 3 fois par an. Il est composé de5 représentants de l’Etat5 représentants du Conseil généralTous les trois ans un conseilDOCUMENTSPilotage politique du RMIDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONS‣ Comité de PilotageSecrétariat• Convocation aux réunions 1 an D• Ordre du jour 10 ans C• Liste d’émargement 10 ans C• Dossier de réunion 10 ans C‣ Commission locale d’insertion••

POLE SOCIAL - CELLULE DISPOSITIF RMIBureau cellule ouverture de droitCe service est situé dans un immeuble extérieur à la DDASS, "le Versaille" avenue deLodève.Il regroupe des agents de la DDASS et des personnes mise à disposition en provenance del'ANPE. Ce sont des conseillers d'insertion professionnelle.Missions du service‣ Ouverture de droitToutes les demandes font l'objet d'un enregistrement informatique. Une sauvegardeinformatique est réalisée prenant en compte tous les dossiers n'ayant pas eu de traitementdepuis 2 ans.Les dossiers sont transmis soit par la CAF soit par la MSA pour signature pour décisiond'ouverture de droit. Le dossier est ensuite renvoyé à la CAF où la MSA. Aucun double n'estconservé.‣ Recours sur les décisionsEn cas de contestation sur la décision la cellule sert de médiateur pour un recours amiable .Le dossier revient pour un nouvel examen. Une nouvelle décision est prise. La cellule reçoitle courrier de contestation, ouvre alors un dossier papier.• gestion des indûs• examen et suivi des fraudesElles sont généralement découvertes par la Police ou par l'organisme instructeur. Plusieursdépartements peuvent être concernés. La plainte peut être déposée soit par la CaF soit parla DDASS. Le Ministre des finances se constitue partie civile si la fraude dépasse 4500 euro(30000F). Une plainte est déposée près du procureur.• Mission insertion professionnelleCette mission regroupe le comité de pilotage relatif au programme départemental d'insertion.Le suivi est désormais repris par la DDASS.Elle assure le contrôle de légalité des conventions signés par le Conseil général et collecteles conventions ELI (emploi local d'insertion)La cellule dispose d'espace suffisant pour le préarchivage ce qui a permis jusqu'àmaintenant de tout conserver et surtout aucun tri ni élimination n'ont été faits.La Cellule RMI a conservé toutes les conventions reçues dans le cadre du contrôle delégalité. Elles sont stockées sans classement soit en pile dans un bureau soit entasséesdans un placard. Une élimination de ces documents est envisageable.De même, il conviendrait d'éliminer les stocks de plan départemental d'insertion conservésen x exemplaires et qui encombrent les placards.

POLE SOCIAL - CELLULE DISPOSITIF RMICellule ouverture de droitsOuverture de droitDOCUMENTS• Dossier d'ouverture transmis par la CAFou la MSADUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : TriOBSERVATIONSDossier retourné au service (CAF ou MSA) aucun double n'estconservé.Recours sur la décision Il s'agit d'une procédure de recours amiable‣ Dossier de recours• courrier de contestation• fiche historique de la décision copie écran• fiches paiement CAF MSA CLI• courrier au demandeur pour piècescomplémentaires éventuelles• courrier de notification de la nouvelledécision• Avis d'opportunité à la CAF ou la MSA Si la décision est différenteIndus‣ Dossier de recours gracieux 5 an D Classés par année et par ordre alphabétique. Conformément à• courrier de recours de l'allocataire• informations demandées à la CAFla circulaire AD99-1 sur le traitement des archives produitesdans le cadre du RMI• grille de remise de dette• réponse de la cellule RMI

POLE SOCIAL - CELLULE DISPOSITIF RMIDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Dossier de réclamations sur titre de5 ans D Cf circulaire 99-1perception• courrier de contestation de l'allocataire Transmis par la TG• Informations demandées à la CAFOBSERVATIONS• Réponse de la CelluleFraudes‣ Dossier sans poursuites 5 ans D Dossier faisant l'objet d'un réglement amiable‣ Dossier avec plainte2 ans à/c duC Le dossier original est envoyé a Bercy. La cellule conserve un• demande initialeréglement dudouble. Cf circulaire AD 99-1• déclaration trimestrielle remplie par contentieuxl'allocataire• pièces ayant servi de preuves pourdécouvrir la fraude• rapports d'enquètes municipales Concerne les travailleurs indépendants• atttestation de l'employeurMission insertion professionnelle‣ Conventions Conseil général 1 an D Transmise pour contrôle de légalité. La conservation se fera auniveau du CG‣ Conventions Emploi local d'insertion (ELI) 5 ans aprèsexpiration de laconventionC

POLE SOCIAL - CELLULE DISPOSITIF RMIDOCUMENTSDUADurée d'utilitéadministrativeSORT FINALC : ConservationD : DestructionT : Tri‣ Fiches de stages SIFE 2 ans DDocuments généraux• statistiques sur les activités de la cellule 10 ans COBSERVATIONS