Manuel de gestion des médicaments dans les hôpitaux de référence

République du CongoMINISTERE DE LA SANTE,DES AFFAIRES SOCIALESET DE LA FAMILLEDirection Générale de la SantéMANUEL DE GESTION DESMEDICAMENTS DANS LES HOPITAUXDE REFERENCEAvec l’appui de

La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de lapublication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun cas êtreconsidéré comme reflétant l’opinion de l’Union européenne.Union européenne2

IntroductionLe fonctionnement optimal des hôpitaux est conditionné par l’acquisition des produitspharmaceutiques.La gestion de ces produits nécessite un travail d’équipe, encadré par les professionnels dumédicament que sont les pharmaciens, médecins, techniciens supérieurs et préparateurs enpharmacie, infirmiers, et autres agents de santé.Le Manuel de gestion des médicaments dans les hôpitaux de référence décrit toutes les activitésmajeures de la gestion des médicaments. Chaque chapitre aborde l’une de ces activités majeures, saplace dans le processus de maintien d’un approvisionnement continu en médicaments et lesprocédures standards qu’il est recommandé d’utiliser.Le présent manuel de gestion des médicaments va contribuer à l’amélioration de la qualité de l’offredes services des hôpitaux de référence de la République du Congo.De façon spécifique, il vise à :Il est destiné :• harmoniser les procédures et les outils de gestion des produits pharmaceutiquesdans les hôpitaux de référence ;• améliorer la disponibilité des produits pharmaceutiques dans les hôpitaux deréférence ;• renforcer les capacités gestionnaires des équipes cadres ;• rationaliser l’utilisation des ressources disponibles.• aux équipes-cadre des hôpitaux du service public : Directeur ou Médecin-Chef,Pharmacien responsable de la pharmacie, Gestionnaire ou Comptable, Surveillantgénéral ;• aux cadres de la Direction des pharmacies et du médicament dont l’une des missionsconsiste à appuyer la gestion des médicaments dans les formations sanitaires ;• aux inspecteurs de la santé qui doivent contrôler et évaluer les procédures ;• au personnel en poste dans les pharmacies des hôpitaux.5

Chapitre 1 :Comment aménager la pharmacieLa pharmacie doit être implantée au sein de l’hôpital de manière à permettre :- l’accès facile des véhicules chargés de l’approvisionnement ;- la distribution rapide et fiable de produits pharmaceutiques à tous les services ;- une dispensation aisée, directe ou par l’intermédiaire des proches, aux maladeshospitalisés.Les hôpitaux universitaires et de deuxième référence doivent disposer de lieux de stockage plusimportants. Des locaux de stockage sous-dimensionnés induisent des rangements inadéquats et unemauvaise gestion.La pharmacie doit disposer :- de locaux suffisamment grands, permettant la réception, le stockage, la détention, lapréparation et la dispensation des médicaments,- de locaux, adaptés, sécurisés et équipés (dispositifs de rangement, réfrigérateur,etc.) ;- des locaux administratifs (bureau du pharmacien, secrétariat, informatique,bibliothèque) ;- des locaux spécifiques aux dispositifs médicaux stériles (stérilisation, détention) ;- des vestiaires et sanitaires pour le personnel.L’accès aux aires de stockage doit être limité.Seul le responsable du stock ou le pharmacien responsable, et éventuellement un autre membre du personnel,doivent y avoir accès.Fermer à clé la pharmacie permet de contrôler les mouvementsdu stock. Cela permet aussi d’éviter la disparition desmédicaments et autres produits.Les locaux doivent être Maintenus dans de bonnes conditions de conservationLa chaleur dégrade les médicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires.Certains médicaments sensibles tels que les solutions injectables, sont très rapidement détériorés par la lumière.Les comprimés et gélules peuvent être facilement endommagés par l’humidité ambiante, ce qui les rend poisseuxet les détériore.Tous les médicaments doivent être conservés dans leur emballage, récipient ou boîte d’origine.Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur l’emballage.Assurer une bonne aération de la pièce.Faire attention à la chaleur générée par certains appareils tels que les réfrigérateurs. Ceci peut provoquerune élévation de la température ambiante. Si votre local de stockage est petit et si le réfrigérateur augmentela température, mettez-le à un autre endroit.Si vous disposez d’un ventilateur ou d’un climatiseur, utilisez-le dans la journée. Surveillez les élévations detempérature avec un thermomètre.Contrôlez la luminosité dans le local.Si la lumière entre par les fenêtres, évitez l’exposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ouinstallez des rideaux.Evitez les dégâts liés à l’eau et contrôlez l’humidité.6

Evitez l’intrusion d’animaux nuisibles.Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et guêpes sont les animaux et insectes nuisibles courants.Les substances renversées sur le sol peuvent attirer les rats. Retirez les flacons brisés et nettoyez les produitsrenversés immédiatement.Posez un grillage fin pour empêcher les insectes d’entrer.N’introduisez pas d’aliment dans le local de stockage.Gardez votre local propre et rangé.Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé. Les produits stockés y restent en bonétat et prêts à l’emploi.Nettoyez le plancher, dépoussiérez les étagères et essuyez les murs régulièrement. La poussière contribue àla détérioration des produits et gêne la lecture des étiquettes. Les produits répandus sur le sol et les bris deflacons favorisent l’accumulation de poussière.Entreposez les produits sur des étagères.Prévoyez un tabouret ou un escabeau pour rendre accessible les étagères du haut.7

Chapitre 2 :Les supports de gestion des produitspharmaceutiquesLes documents de gestion comportent les informations dont il faut disposer lors des commandes denouveaux stocks de médicaments et autres produits pharmaceutiques.Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produitspharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements d’entrée et sortie desproduits, mais aussi de savoir : quels sont les produits disponibles dans le stock quelle est la quantité de chaque produit dans le stock quelles sont les consommations régulières quand et en quelle quantité recommander un produit.L’enregistrement des informations vous permet de gagner du temps et vous protège. Lesenregistrements retraceront les mouvements des produits et même quand vous n’êtes pas là etqu’un de vos collègues prend le relais. Vous devrez faire le point des stocks disponibles avec lui àvotre départ et à votre retourI. La fiche de stockLa fiche de stock est l’élément de base de la gestion des médicaments dans la pharmacie.Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock, conservée sur l’étagère à ses cotés. Utilisez-lapour retracer les mouvements du produit, par exemple la date d’entrée ou sortie du produit, la datede péremption ……Pour chaque produit, il doit exister autant de fiche de stock qu’il ya de lieu de stockage. Si le produitse trouve et dans le magasin de stockage et dans un point de dispensation, il doit avoir 2 fiches destock ; une au magasin de stockage et une autre au point de dispensation.Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes : Le nom du département sanitaire Le nom de l’hôpital Le numéro de la fiche Le nom du produit (désignation) La forme galénique : comprimé, sirop, injection, etc. Le dosage Le conditionnement du produit : boîte, flacon, etc. La consommation mensuelle moyenne Le stock minimumLa fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations relatives auxmouvements du produit : DATE : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie ENTREES : nombre d’unités reçues à la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.) SORTIES : nombre d’unités sorties de la pharmacie STOCK RESTANT : nombre d’unités restant dans le stock DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS8

Modèle de Fiche de stockMINISTERE DE LA SANTEDIRECTION GENERALE DE LA SANTEDIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..CSS DE………………………..HOPITAL DE ………………………..FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUEFICHE N°DESIGNATION : FORME, DOSAGE,CONDITIONNEMENT :CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...……..STOCK DE MINIMUM…………………DATE ENTREES SORTIESSTOCKRESTANTDATE DEPEREMPTIONOBSERVATIONSPour remplir la fiche de stock : Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, leCONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits.Ces informations ne sont pas susceptibles de changer. Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNEMENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer. Utilisez un stylo d’une couleur différente (par exemple rouge), pour les ENTREES, DATEDE PEREMPTION et INVENTAIRE.Les informations enregistrées dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des quantités deconditionnements entiers.L’information contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide à déterminer s’il est temps dedéclencher la commande et quelle quantité commander.Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de péremption des produits que vousrecevez.N’inscrivez qu’un seul mouvement par ligne (soit une entrée, soit une sortie).Notez la date.9

II. Le bon de commandeLe bon de commande est l’outil de passation des commandes auprès des fournisseurs.Il se présente en deux exemplaires (auto-carbonés) :- un exemplaire qui reste au niveau de la formation sanitaire et sert comme élément desupervision et / ou de contrôle au moment de la livraison ;- un exemplaire qui reste au dépôt fournisseur comme preuve de livraison et pour letraitement des données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport dedistribution et au rapport d’activités qui servent à leur tour à la planification des achatset au monitoring des programmes de santé.La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination communeinternationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le conditionnement.Modèle de Bon de commandeMINISTERE DE LA SANTEDIRECTION GENERALE DE LA SANTEDIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..CSS DE………………………..DateHOPITAL DE ………………………..BON DE COMMANDEDENOMINATION COMMUNE INTERNATIONALEQuantité àcommanderP.U. VALEUR TOTALE OBSERVATIONSTOTAL DE LA COMMANDE EN FCFALe pharmacien responsableLe Directeur de l’hôpital10

III. Le registre des entréesIl renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit être remplichaque fois que vous réceptionnez une commande.Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entrées: DATE de livraison NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON PRODUITS REÇUS et leur QUANTITE SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui réceptionne lacommande)Modèle de Registre des entréesDateNuméro du bordereaude livraisonProduits reçus Quantité livrée SignatureIV. Le cahier de liaisonCe cahier sert à enregistrer les mouvements entre le(s) magasin(s) de stockage et le(s) point(s) dedispensation. Il est conservé au niveau des points de dispensation. Il retrace les quantités de produitsdemandés par le point de dispensation et ceux livrés par le magasin de stockage.11

Modèle de Cahier de liaisonDate : …………….Dénomination Commune InternationaleQuantitédemandéeQuantitélivréePU PT ObservationLe Responsable du StockageLe Responsable de la DispensationV. Le registre des sortiesLe registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de stock. Il estretrouvé au niveau du magasin de stockage et aux différents points de dispensation.Au niveau du magasin de stockage, le Responsable rempli le registre des sorties après avoir servi lesproduits conformément à la demande des services formulée à travers le cahier de liaison.Au niveau des points de dispensation, le registre des sorties est rempli sur la base des prescriptionsreçues et à l’issu de la dispensation des produits.Les informations à recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la désignation (en DCI), laquantité livrée, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur destination. Les remarqueséventuelles seront notées dans la colonne OBSERVATIONModèle de Registre des sortiesDateDésignation,(Forme, Dosage,Conditionnement)QuantitélivréePU PT Destinataire Observation12

Chapitre 3 :Comment évaluer les besoins en produitspharmaceutiquesL’approvisionnement d’une pharmacie hospitalière est un processus qui permet l’acquisition deproduits relevant du domaine pharmaceutique, dans le respect de la réglementation en vigueur.Les principales étapes de l’approvisionnement sont les suivantes :- l’évaluation des besoins,- l’acquisition des produits,- la réception et le stockage,- la gestion des flux physiques, administratifs et comptables.A chaque étape correspond un certain nombre d’informations qui seront enregistrées sur un supportdit outil de gestion.Au démarrage de l’activité, l’évaluation est uniquement quantitative car il faut doter le service detous les produits inscrits dans la Liste nationale des médicaments essentiels. Divers critères sont prisen considération, notamment la morbidité dans la localité, l’importance relative des servicescliniques et médico-techniques (nombre de consultations, d’actes, de lits prévus, etc.) et le budgetalloué. Elle peut aussi se baser sur l’expérience des pharmacies d’importance équivalente.Pour les commandes suivantes,1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock.La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre établissement utilisependant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par conséquent, laconsommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est calculée pour être consomméependant un mois.Méthode de calcul de la CMMComptez le nombre d’unités sorties par mois depuis que vous avezcommencé à tenir des fiches de stock. Une période de 12 mois estadéquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois,en fonction de la fréquentation des patients et des variationssaisonnières. La consommation dépend de la demande.Additionnez le nombre d’unités sorties au cours de chaque moisconsidéré.Divisez la somme par le nombre de mois considérés.Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle. C’est laquantité habituellement consommée dans votre établissement pendantun (1) mois.Si un chiffre de consommation moyenne mensuelle n’est pas un entier (un demi, trois quart, etc.), ilfaut l’arrondir à l’entier le plus proche vers le haut pour éviter les ruptures de stock (un demi devientun, trois et demi devient quatre). Des portions d’unité, par exemple un demi flacon de paracétamol,ne peuvent être commandées. Il faut, par conséquent, toujours utiliser le chiffre rond le plus proche.Si vous utilisez pour la première fois des documents de gestion, calculez la consommation moyennemensuelle après 3 mois puis recalculez-la après 6 mois, puis après 12 mois.Le calcul de la consommation moyenne mensuelle n’est pas valide si le produit a connu des rupturesde stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau de votre stock ou au niveau du stock de13

la CSS ou de la COMEG). Si vous êtes dans cette situation, calculez la consommation moyennemensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a été disponible.La mise à jour des comptes et des moyennes donne une idée précise de la consommation antérieure.Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou diminutions de la consommation enfonction des saisons, des épidémies.2. Calculez le facteur de réapprovisionnementLe facteur de réapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantité chaqueproduit doit être commandé.Les facteurs de réapprovisionnement correspondent à l’intervalle entre deux approvisionnements enmois x 2.La fréquence d’approvisionnement pour les hôpitaux de première référence (hôpitaux de base) estd’une (1) fois par mois. Elle se fait au niveau de la pharmacie de la CSS.Pour les hôpitaux de deuxième référence, elle est de une (1) fois par trimestre au niveau de laCOMEG.Le facteur de réapprovisionnement des hôpitaux de première référence (hôpitauxde base) est 2.Le facteur de réapprovisionnement des hôpitaux de deuxième référence (hôpitauxgénéraux) est de 6.3. Déterminer le stock minimum de chaque produit en stock.Le STOCK MINIMUM est le stock seuil à ne pas atteindre sans avoir déclenché de commande pouréviter les ruptures.Il se détermine en multipliant la consommation moyenne mensuelle par le facteur deréapprovisionnement.STOCK MINIMUM = CMM x FR4. Déterminez le stock maximumLe STOCK MAXIMUM correspond au stock minimum plus la consommation moyenne mensuelleSTOCK MAXIMUM = STOCK MINIMUM + CMM5. Déterminez quelle quantité commander.La quantité à commander est égale à la différence entre le STOCK MAXIMUM du produit et laquantité restante de ce produit dans le stock.Quantité à commander = STOCK MAXIMUM – Stock restant6. Passez la commande auprès du fournisseurL’hôpital passe les commandes selon le calendrier d’approvisionnement préétabli en fonction duniveau, à la pharmacie de CSS ou à la COMEGLe pharmacien responsable rempli le bon de commande qui est contresigné par la Directeur del’hôpital.Pour les besoins de leur plateau technique, les CHU peuventpasser commande auprès de fournisseurs locaux etétrangers selon des procédures d’appel d’offres spécifiques14

Chapitre 4 : Comment réceptionner une commande1- Pharmacie de l’hôpital de première référence.Les pharmacies des hôpitaux de première référence sont approvisionnées par la pharmacie de CSS.Les livraisons se font au niveau de la pharmacie de la CSS.La personne chargée de récupérer les produits doit les contrôler au moment de la réception. Lalivraison doit correspondre à la commande. Cette personne doit vérifier que les produits livrés nesont ni périmés, ni proches de la péremption, ni avariés.Il signe le bordereau de livraison qui doit préciser les produits livrés avec leurs quantités respectives.Les livraisons non conformes doivent être signalées à la pharmacie de la CSS.Modèle de Bordereau de livraisonBORDEREAU DE LIVRAISON N°DE LA COMMANDE DE LA PHARMACIE DE L’HOPITAL DE………………… …………………………….Date de livraison: ………………………Dénomination Commune Internationale Quantité commandée Quantité livréeLe FournisseurLe Responsable de la PharmacieDe retour à l’hôpital, le responsable des stocks vérifie avec le responsable de la réception la conformité dela livraison. le responsable de la réception met à jour le registre des entrées et le responsabledes stocks met à jour les fiches de stock.Conservez la copie du bordereau de livraison dans un classeur2- Pharmacie de l’hôpital de deuxième référence.Les pharmacies des hôpitaux de deuxième sont approvisionnées par la COMEG qui assure la livraisondes produits.Le responsable de la réception doit vérifier en présence du livreur :• l’état de l’emballage,15

• la conformité de la livraison avec le bon de livraison (nombre de colis),• le respect de la chaîne du froid.Après cette vérification préliminaire, le produit est accepté sous réserve de déballage. LeResponsable de la réception signe alors le bordereau de livraison.Après le départ du livreur le responsable de la réception procède au déballage des colis, en présencede la commission de réception si elle existe, et vérifie la conformité des produits reçus avec lebordereau de livraison : nature des produits, dosage, forme, quantité, prix.Pour réceptionner une commande1. Réceptionnez vous-même les produits.Le pharmacien responsable doit être présent pour réceptionner les produits.Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vérifiez que le nombre de cartons reçu estégal au nombre inscrit sur le bordereau.2. Vérifiez l’intégrité des cartons d’emballage pour s’assurer qu’aucun produit nemanque.Vérifiez si des cartons ont été ouverts. Le fond du carton a pu être ouvert délicatement et des articlesde petites tailles ont pu être retirés. Quelqu’un peut avoir vidé une boîte de son contenu, replacé laboîte vide dans le carton et refermé soigneusement le fond du carton.Le contrôle du nombre et de l’état extérieur des cartons peut dissuader d’éventuels voleurs dedérober les produits livrés. Si vous découvrez que quelque chose a disparu, vous devez le signaler à laCOMEG ou à la pharmacie de la CSS.3. Conservez dans un dossier les documents de livraison.Conserver les documents de livraison permet d’identifier et de corriger les problèmes qui pourraientsurvenir.Le bordereau de livraison signé par le Livreur et la personne qui a réceptionné la commande estclassé dans un chrono.4. Vérifiez la date de péremption de tous les produits.N’acceptez PAS de produits périmés. Les produits périmés peuvent être nocifs pour le patient oun’avoir aucune efficacité. Retournez à la COMEG ou à la pharmacie de la CSS tous les produitspérimés ou proches de la péremption reçus avec la commande.5. Vérifiez l’aspect général de chaque produit livré.Recherchez les produits endommagés ou détériorés. Les médicaments de mauvaise qualité ou qui ontsubi des manipulations intempestives peuvent être dangereux. Ne les acceptez PAS.a. Vérifiez les produits nécessitant une chaîne de froid. Contrôlez et rangez ces produits en priorité. Si lesmédicaments à conserver au réfrigérateur ne sont pas livrés dans un emballage réfrigéré, ils peuvent êtrealtérés. Ne les acceptez PAS.b. Vérifiez la couleur des médicaments et vaccins. Si les médicaments ou les vaccins ont changé decouleur, ils sont détériorés. Ne les acceptez PAS.c. Recherchez les conditionnements cassés, les fuites de liquide. Retirez avec précaution lesconditionnements cassés. En cas de fuites de liquide, retirez et éliminez tous les produits endommagés.16

d. Recherchez les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas d’étiquette. Les produitsconservés dans des conditionnements non scellés peuvent avoir été manipulés. Il est dangereux d’utiliserdes produits ne portant pas d’étiquette. Ne les acceptez PAS.e. Inspectez les comprimés et gélules. Ouvrez les conditionnements scellés uniquement si vous suspectezune détérioration. Une fois la boîte ouverte, vérifiez la qualité. Sentez le contenu de la boîte. Versezquelques comprimés ou gélules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille depapier posée sur une table. Si les comprimés ou gélules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir été détériorés. Ne les acceptez PAS. sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés, ils peuvent avoir étéendommagés. Ne les acceptez PAS.g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le à la lumière. Une solution limpide nedoit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. La présence de petites particules indique que leproduit est détérioré. N’acceptez PAS le flacon.Mettez les produits endommagés ou de mauvaise qualité dans un carton que vousretournerez à la COMEG ou à la pharmacie de la CSS.h. Rangez les produits de bonne qualité à leur place respective Immédiatement après l’inspection. Cecipermet de maintenir la pharmacie constamment en ordre.6. Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des entrées.VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DESPRODUITS AVANT DE LES RANGER DANS VOTRE PHARMACIE!17

Chapitre 5 :Comment ranger les produitspharmaceutiquesToute personne travaillant dans la pharmacie doit avoir accès aux produits et être capable de lestrouver facilement, d’où :• tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine.• les produits doivent être rangés par forme galénique (injectables, comprimés…..), sousdénomination commerciale et par ordre alphabétique.• les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche oustock ancien) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la pluslongue (date de péremption éloignée ou stock récent).C’est le principe de PREMIEREXPIRE PREMIER SORTI1. Rangez vos produits de la manière suivante :ETAGERES DU HAUTETAGERES DU MILIEUETAGERES DU BASRangez les formes solides (comprimés, gélules, sachets de SRO).Utilisez des récipients hermétiques.Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée,utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles à la chaleuret qui ne sont PAS utilisés régulièrement.Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables etles pommades.Ne rangez PAS de formes solides sur l’étagère située en dessous :une fuite de liquide pourrait les endommagerRangez les autres articles tels que le matériel chirurgical, lesfournitures de laboratoire, les préservatifs et les étiquettesRappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.2. Retirez de la pharmacie les médicaments périmés et ceux de mauvaise qualité.Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés présentent autant derisques que les produits périmés. Les solutions buvables, comprimés ou produits injectables, peuvent subirdifférents types de dégradation.Vérifiez que le conditionnement n’a pas été ouvert. A l’ouverture d’une boite, identifiez d’éventuelschangements de couleur ou d’aspect.Les produits périmés, de mauvaise qualité ou détériorés ne doivent pas être utilisés. Ils doivent êtreretournés à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG.3. Conservez une trace du retrait des produits.Veillez à enregistrer systématiquement tous les produits détériorés ou de mauvaise qualité que vousretirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date, le nom du témoin et ce qu’il est advenu des produits.4. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utilisés dans votre établissement.Quand la consommation mensuelle est faible par rapport à la quantité disponible en stock, les produitsrisquent de ne pas pouvoir être utilisés avant la date de péremption. Avant que la date de péremption nesoit atteinte, retournez ces produits à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG.18

INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION(Les produits présentant des problèmes de qualité ou des signes de détérioration doivent êtreretournés à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG)CONDITIONNEMENT, vérifiez :• Conditionnement cassé ou déchiré (flacons,bouteilles, boîtes, etc.) :ETIQUETTES, vérifiez :• Etiquettes manquantes, incomplètes ouillisiblesLIQUIDES, vérifiez :• Changement de couleur• Turbidité (aspect trouble)• Présence d’un sédiment• Rupture de la capsule sur les flacons,• Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés• Présence d’humidité ou de moisissures dansl’emballagePRODUITS EN LATEX, vérifiez :• Secs• Friables, cassants• CraquelésPRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vérifiez :• Emballage poisseux• Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur• Emballage taché• Fuite du lubrifiant (emballage humide)CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLED’ALUMINIUM, vérifiez :• Perforations de l’emballageCOMPRIMES (PILULES), vérifiez :• Changement de couleur• Comprimés désagrégés• Comprimés manquants (dans l’emballageplastique thermoformé)• Aspect poisseux (en particulier pour lescomprimés enrobés)• Odeur inhabituelleGELULES, vérifiez :• Changement de couleur• Aspect poisseux• Gélules écraséesSOLUTIONS INJECTABLES, vérifiez :• Le liquide ne reforme pas une suspensionaprès agitationPRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIFIINTRA-UTERIN), vérifiez :• Emballage déchiré ou fendu• Parties manquantes• Parties cassées ou tordues• Humidité à l’intérieur de l’emballage• Emballage tachéTUBES, vérifiez :• Tubes poisseux• Contenu qui fuit• Perforations ou trous dans le tubeREACTIFS CHIMIQUES, vérifiez :• Changement de couleurORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIEFACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!19

Chapitre 6 :Comment dispenser les produitspharmaceutiquesL’acte de dispensation est le résultat d’une prescription médicale établie par un prescripteurde l’établissement.Dispenser un médicament à un patient consiste à :- analyser la prescription- préparer éventuellement les doses à administrer- mettre à disposition les informations nécessaires au bon usage des médicamentsprescrits et de leur conservation.- Délivrer le(s) médicament(s)I. Pour préparer les médicaments et autres produits pharmaceutiques1. Allez dans la pharmacie. Prenez les produits nécessaires. Posez-les sur un plateau.Pour chacun des produits, estimez le nombre d’unités qui devraient suffire pour lajournée ou la séance de dispensation. Pour cela, basez-vous sur la consommationantérieure.Enregistrez sur le registre de sortie journalière le mouvement de chacun des produitsqui sort de la pharmacie.Une fois que les produits ont été amenés dans la salle de dispensation, ne les ramenezPAS dans la pharmacie. Conservez-les dans la salle de dispensation.2. Gardez-les produits en sécurité et rangés dans la salle de dispensation.Assurez-vous que la salle de dispensation est sécurisée de la même manière que lapharmacie. Un membre du personnel doit toujours être présent dans la salle dedispensation. Ne laissez PAS la salle ouverte si aucun membre du personnel ne setrouve à l’intérieur.Rangez les produits de la même manière que dans la pharmacie, en tenant compte deleur voie d’administration et de leur forme pharmaceutique. Rangez chaque catégoriede produits par ordre alphabétique en tenant compte de leur nom générique.Utiliser le registre de sortie pour enregistrer les médicaments délivrés chaque jour.20

II. Pour dispenser un médicament (ou un autre produit) à un patient1. Vérifiez si la prescription est appropriée pour le patient.Passez en revue l’ordonnance. Trouvez le nom générique du médicament. Si vous neparvenez pas à lire l’ordonnance ou si vous avez la moindre question sur laprescription, demandez des explications à la personne qui a rédigé l’ordonnance.Vérifiez que la prescription correspond à l’âge, au poids et au sexe du patient. Vérifiezégalement que la forme, le dosage et la posologie du médicament prescrit sontadéquats et que la prescription correspond aux directives de traitement.2. Prenez le produit et vérifiez la date de péremption sur l’emballage.Certains médicaments se ressemblent et peuvent être facilement confondus les unsavec les autres. Lisez le nom générique inscrit sur l’étiquette. Vérifiez qu’il s’agit biendu médicament prescrit. Vérifiez que la forme, le dosage et le conditionnement sontconformes à la prescription. Vérifiez que le produit n’est pas périmé.Prenez également un sachet ou un flacon vide pour emballer les médicaments àremettre au patient.3. Apposez une étiquette sur l’emballage des produits à remettre au patient.Certains emballages sont munis d’étiquettes pré-imprimées. Certains n’en ont pas etvous devrez vous-même en apposer une.Ecrivez lisiblement sur l’étiquette : le nom du patient, la date, le nom du produit, laquantité dispensée et les instructions relatives à l’utilisation du médicament.Utilisez des pictogrammes ou des chiffres pour indiquer la dose. Associez égalementdes instructions écrites. Les patients qui ne savent pas lire ont besoin d’images etpeuvent connaître dans leur entourage des personnes capables de leur lire lesinstructions. Après avoir inscrit les instructions sur l’étiquette, attachez l’étiquette surl’emballage vide.Il est important que l’étiquette soit lisible. Lorsqu’un patient revient avec une ancienneprescription, tout agent de santé doit être en mesure de la lire.4. Ouvrez la boîte du médicament. Vérifiez la qualité de son contenu.Une fois la boîte ouverte, vérifiez son contenu. Si les médicaments dégagent une odeurinhabituelle, ils peuvent être détériorés. Si les comprimés ou gélules sont fendus,cassés, réduits en poudre, ils sont endommagés. Si les gélules sont gonflées, deconsistance molle ou agglutinées les unes aux autres, elles sont endommagées. Nedispensez PAS de médicaments de mauvaise qualité aux patients. Eliminezconvenablement ces médicaments.5. Conditionner à l’avance la quantité nécessaire selon le traitement, en évitant lescontaminations.Le déconditionnement et reconditionnement sont des opérations qui nécessitent unminimum d’hygiène et d’organisation.21

Comptez les comprimés et gélules dans un plateau de comptage. Si vous n’avez pas deplateau, utilisez une feuille de papier ou un film radiographique usagé ou une surfacepropre recouverte de papier. Comptez les comprimés à l’aide d’une spatule propre. Neles touchez PAS avec les mains, vous pourriez contaminer à la fois les médicaments etvos mains.N’utilisez PAS le même plateau pour compter les comprimés d’un autre médicamentsans l’avoir nettoyé. Si vous comptez les comprimés sur une feuille de papier, utilisez àchaque fois une nouvelle feuille. Si vous réutilisez le même plateau ou la même feuillede papier, vous pouvez vous contaminer et contaminer les médicaments.6. Placez dans l’emballage la quantité exacte de médicament destinée à être rapporté chezlui par le patient.Placez le médicament dans son emballage étiqueté en utilisant le plateau et la spatule(ou le matériel nécessaire à la mesure des liquides). Ne mélangez pas plusieursmédicaments ou plusieurs prescriptions.7. Remettez immédiatement les comprimés ou gélules en surplus dans leur emballaged’origine.Si plusieurs médicaments ont été prescrits, fermez la boîte du médicament qui vientd’être préparé avant d’ouvrir celle du médicament suivant. Préparez l’ensemble desmédicaments prescrits avant de les dispenser au patient.8. Remettez le médicament emballé au patient. Apprenez-lui à prendre le médicament.Expliquez au patient comment prendre le médicament (voir ci-dessous les étapes a àc). Si plusieurs médicaments ont été prescrits, dispensez les, un par un.a. Indiquez au patient le nom du médicament, sa forme (comprimé, sirop, etc.), son action etsa posologie.La posologie comprend :Quand prendre le médicament (par exemple, le matin)Combien en prendre (par exemple, un comprimé)Pendant combien de temps prendre le médicament (par exemple, 2 jours)Comment prendre le médicament (par exemple, pendant le repas)Vous pouvez afficher dans la salle de dispensation les instructions d’utilisation des médicamentsles plus couramment utilisés notamment les antipaludiques. De cette manière, les agents desanté seront davantage susceptibles de donner aux patients des instructions identiques etcorrectes.De plus, pour les médicaments les plus fréquemment utilisés, vous pouvez envisager d’afficherdes fiches d’instructions destinées aux patients afin qu’ils puissent les lire. Cela renforce votremessage.b. Montrez au patient comment préparer la dose. Faites-le s’exercer.22

Si la dose prescrite est moins d’un comprimé entier, montrez au patient comment diviser lecomprimé. S’il doit être mélangé à de la nourriture, montrez lui comment écraser le compriméet le mélanger aux aliments.Si vous dispensez un sirop, montrez comment mesurer la quantité correcte. Utilisez le bouchondoseur du sirop ou montrez au patient quelle cuillère utiliser.Demandez au patient de s’exercer à mesurer la dose. Pour cela, utilisez le médicament déjàemballé et destiné à être rapporté chez lui par le patient. Quand vous êtes certain que lepatient a compris comment préparer la dose, demandez-lui de prendre la première dose.c. Dites au patient de prendre la totalité des médicaments prescrits.Il arrive que le patient se sente mieux avant la fin du traitement prescrit. Expliquez au patientqu’il est nécessaire, même s’il se sent mieux, de poursuivre le traitement jusqu’à son termepour éviter une rechute. Ceci est particulièrement vrai pour les traitements antipaludiques etantibiotiques car les bactéries et parasites peuvent persister dans l’organisme.Chaque fois que vous dispensez un médicament, assurez-vous que le patient a bien compris lesinstructions d’utilisation.Si le patient répond correctement, félicitez-le! Sinon, expliquez-lui de nouveau la posologie,jusqu’à ce qu’il soit capable de répondre correctement.Si la prescription comporte plusieurs médicaments, ne donnez qu’un médicament à la fois. Nedonnez le médicament suivant qu’après vous être assuré que le patient a bien compriscomment prendre le premier.9. Dites au patient de conserver ses médicaments et produits pharmaceutiques dans unendroit sûr, hors de la portée des enfants.Expliquez au patient que les produits peuvent se détériorer et qu’ils doivent êtreconservés à la maison dans un endroit particulier. Cet endroit doit être frais, sombre etsec, et exempt d’insectes et animaux nuisibles. Indiquez au patient quels sont lesendroits adéquats pour conserver les médicaments à la maison.LORS DE LA DISPENSATION D’UN MEDICAMENTAPPRENEZ AU PATIENT COMMENT PRENDRE LE MEDICAMENTET VERIFIEZ QU’IL A COMPRIS LES INSTRUCTIONS!23

Chapitre 7 : Comment réaliser un inventaireL’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre de produits dechaque type présents dans la pharmacie à un moment donné. Il permet de vérifier que les soldes destocks enregistrés sur les fiches de consommations correspondent bien aux quantités de produitsréellement disponibles.Au niveau de l’hôpital les inventaires sont trimestrielsLes résultats de l’inventaire sont consignés dans la fiche d’inventaireLa fiche d’inventaire aide le prestataire à constater et justifier les écarts éventuels, si possibles enprésence d’un témoin.Un deuxième volet concerne le suivi des dates de péremptionLa fiche d’inventaire reste au niveau de la pharmacie de l’hôpital.Elle comprend les informations suivantes :- Date- Numéro d’ordre- Désignation- La quantité théorique (telle que mentionnée sur la fiche de stock)- La quantité physique (constatée au moment de l’inventaire)- L’écart (différence entre la quantité théorique et la quantité physique)- La date de péremption- Les observationsUn espace est prévu pour noter les recommandations, les activités à entreprendre et lessignatures de ceux qui ont participé à l’inventaire.1. Inscrivez la DATE à laquelle l’inventaire a été effectué.2. Comptez le nombre d’unités du produit disponible sur les étagères (par exemple, deboîtes). Le nombre d’unités décomptées constitue la QUANTITE PHYSIQUE.3. Inscrivez le stock restant tel que mentionné sur la fiche de stock. C’est la QUANTITETHEORIQUE4. Si le nombre d’unités décomptés ne correspond pas au nombre inscrit dans lacolonne STOCK RESTANT calculez la différence et inscrivez la dans la colonne ECART.5. Cherchez la raison des écarts entre l’inventaire et la fiche de stock et noter la dans lacolonne OBSERVATION.Il se peut que le nombre réel de produits stockés soit supérieur ou inférieur à celui qui est indiqué sur lafiche de stock. Quelqu’un peut avoir oublié d’enregistrer un mouvement sur la fiche de stock.Déterminez qui était de service, qui avait les clés du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, àtoute activité qui vous semblerait inhabituelle.S’il manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON.Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, qu’il s‘agit d’une fiche de remplacement. Si vousretrouvez l’ancienne fiche, mettez-la à jour en y reportant toutes les informations enregistrées sur lafiche de remplacement, puis détruisez la fiche de remplacement.Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la durée de cinq ans. Elles vouspermettent d’anticiper les variations probables de stock. Ces fiches contiennent des informations utilessur les consommations de médicaments et autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons,des épidémies ou d’autres causes.24

Modèle de Fiche d’inventaireFiche d’inventaireDate :N° DésignationQuantitéthéoriqueQuantitéphysiqueEcartDate depéremptionObservationsRecommandations généralesActivités à entreprendreParticipants á l’inventaire25

Chapitre 8 :Le rapport d’activités de la pharmacieLe rapport d’activités de la pharmacie intègre celui de l’hôpital. Il devrait contenir les élémentspermettant d’apprécier le fonctionnement de la pharmacie. Ces informations concernent :- le nombre de fournisseurs de la pharmacie et le nombre de commandes ;- le nombre de produits commandés et de produits reçus ainsi que leur valeur ;- le pourcentage de produits périmés et avariés ainsi que leur valeur ;- le pourcentage de produits en rupture ainsi que la durée moyenne de rupture de stock ;- le nombre de patients reçus ;- le nombre de produits dispensés et leur valeur.Le rapport d’activité de la pharmacie est trimestriel, rédigé par le pharmacien responsable et adresséau Directeur de l’hôpital.AcquisitionNombre de fournisseursNombre de commandesNombre de produits commandésNombre de produits reçusPourcentage de produits reçusValeur des produits reçusGestionNombre de produits périmésPourcentage de produits périmésValeur des produits périmésNombre de produits avariésPourcentage de produits avariésValeur des produits avariésNombre de produits en rupturePourcentage des produits en ruptureDurée moyenne de rupture de stockSortie / DispensationNombre de patients reçusNombre de produits dispensésPourcentage de produits dispensésValeur des produits dispensésObservationMODELE DU RAPPORT D’ACTIVITES26

Liste des cadres ayant participé à l’élaboration du manuel :Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du MédicamentJean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du MédicamentJules BOUETE, Service de la Coordination de l’action sanitaireCharlotte MOEBO, Service de la Coordination de l’action sanitaireJean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du MédicamentElisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du MédicamentLouis GAMBARA, Directeur Départemental de la santé des PlateauxZéphirin MOUKO, Directeur Départemental de la santé de la LekoumouJean Michel BIAZO, Directeur Départemental de la santé du KouilouRené MALELA, Directeur Départemental de la santé du PoolLéon ESSOVIA, Directeur Départemental de la santé de la LikoualaRigobert MBOUKA, Directeur Départemental de la santé de la CuvetteAdolphe LOUMOUAMOU, Directeur Départemental de la santé de la BouenzaMathias OTTA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de BrazzavilleJean LEBVOUA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de la CuvetteDestin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEGCrépin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEGJacques OPANGO, Pharmacien, CSS OuenzéDieudonné LOUMOUAMOU, Médecin chef, CSS MakélékéléLucien OBAMBI, Pharmacien, CSS MoungaliDidier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS TalangaïYvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hôpital de TalangaïMaixent APELE, Pharmacien, Hôpital de TalangaïAlphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Pointe-NoireMarcel OLLION, Directeur Départemental de la santé de la SanghaRaphaël ISSOIBEKA, Médecin Chef, CSS de TalangaïDominique OBISSI, Médecin Chef, CSS de Poto-PotoJean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHUJean Marel IBENI, Direction départementale de la santé du Niari27

Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmaciesJacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la santé familialeMALONGA TSIEYA, Médecin Chef, CSS de MfilouRaymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS MakélékéléJacques POATY, Pharmacien, CHURay MANKELE, Conseiller aux médicaments essentiels, OMS.28