Buku Panduan 5S KPT - Kementerian Pengajian Tinggi

BUKU PANDUAN 

AMALAN 5S

02 

03 

04 

05 

07 

08 

09 

10 

11 

12 

13 

15 

21 

47 

Kandungan 

Dasar 5S 

Visi & Misi 5S KPT 

Objektif 5S 

Slogan & Logo 5S 

Carta Organisasi 5S 

• Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S 

• Carta Organisasi Urus Setia 5S 

• Carta Organisasi Jawatankuasa Promosi 5S 

• Carta Organisasi Jawatankuasa Latihan 5S 

• Carta Organisasi Jawatankuasa Audit 5S 

• Carta Organisasi Zon 5S 

Pengenalan Amalan Persekitaran Yang Berkualiti 5S 

Aplikasi dan Teknik 5S 

Penyeragaman Tempat Kerja dan Persekitaran

BUKU PANDUAN AMALAN 5S 

Dasar Amalan 5S 

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 

2 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 

KPT komited memastikan 

Amalan 5S dilaksanakan 

secara berterusan melalui 

budaya kerja cemerlang 

dengan mengutamakan 

kerja secara berpasukan ke 

arah meningkatkan kualiti 

perkhidmatan, persekitaran 

yang bersih, selamat dan 

memenuhi kepuasan 

pelanggan.” 

YBHG. DATUK AB. RAHIM BIN MD. NOOR 

KETUA SETIAUSAHA 


MALAYSIA

VISI 


Visi & Misi 5S 


Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang 

melalui persekitaran kerja yang kondusif. 

MISI 

1. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria 

untuk keselesaan warga dan pelanggan. 

2. Meningkatkan sistem penyampaian KPT secara 

optimum dan berterusan. 

3. Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan 

berterusan di kalangan warga KPT. 

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 

3


Objektif 5S 


1. Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, 

kemas, tersusun dan selamat. 

2. Meningkatkan kreativiti dan inovasi. 

3. Meningkatkan motivasi dan disiplin. 

4. Memupuk semangat berpasukan. 

5. Memupuk sikap bertanggungjawab. 

6. Amalan penambahbaikan berterusan. 

4 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI


Slogan & Logo 5S 


Persekitaran Kondusif 

Pemacu Transformasi 


5

Carta 

Organisasi 

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI


Jawatankuasa Pemandu 5S 


AJK 

SUB 

(Sukan) 

KETUA 

J/K PROMOSI 

(Ketua 

Komunikasi 

Korporat) 

AJK 

SUB 

(Biasiswa) 

KETUA J/K 

LATIHAN 

SUB 

(Pengurusan 

Sumber 

Manusia) 

AJK 

SUB 

(Pengurusan 

Maklumat) 

KETUA J/K 

AUDIT 

SUB 

(Kewangan) 


PENGERUSI 

(KSU) 

TIMBALAN PENGERUSI 

[TKSU (P)] 

AJK 

SUB 

(Akaun) 

KETUA 

URUSETIA 

SUB 

(Khidmat 

Pengurusan) 

AJK 

Pengarah 

(Pejabat 

Pengurusan 

Program) 

AJK 

SUB 

(Dasar dan 

Antarabangsa) 

AJK 

Ketua 

(Unit Audit 

Dalam) 

AJK 

SUB 

(Perancangan 

dan 

Penyelidikan) 

AJK 

Setiausaha 

(Majlis 

Profesor 

Negara) 

AJK 

SUB 

(Pembangunan) 

AJK 

Penasihat 

Undangundang

WAKIL 

Bahagian 

Sukan 

WAKIL 

Unit 

Komunikasi 

Korporat 

WAKIL 

Bahagian 

Biasiswa 

WAKIL 

Bahagian 

Pengurusan 

Sumber 

Manusia 

WAKIL 

Bahagian 

Pengurusan 

Maklumat 

WAKIL 

Bahagian 

Kewangan 


Urus Setia 5S 


KETUA URUSETIA 

[SUB (K)] 

SETIAUSAHA 

[KPSU (K) I] 

WAKIL 

Bahagian 

Akaun 

WAKIL 

Bahagian 

Khidmat 

Pengurusan 

WAKIL 

Bahagian 

Pengurusan 

Program 

WAKIL 

Bahagian 

Dasar dan 

Antarabangsa 

WAKIL 

Unit Audit 

Dalam 

WAKIL 

Bahagian 

Perancangan 

dan 

Penyelidikan 

WAKIL 

Majlis 

Profesor 

Negara 

WAKIL 

Bahagian 

Pembangunan 

WAKIL 

Unit 

Undangundang 


9


Jawatankuasa Promosi 5S 


NOTA: 

AJK 

ZON 

PERUBATAN 

AJK 

ZON 

SAMUDERA 

AJK 

ZON 

GRAFIK 

AJK 

ZON 

LANDSKAP 

AJK 

ZON 

DINAMIK 

AJK 

ZON 

KISPO 

AJK 

ZON ESPRIT 

DE CORP 

AJK 

ZON 

SUSTAINABLE 

AJK 

ZON 

INTERNATIONAL 

RELATIONS 

AJK 

ZON 

KEPIMPINAN 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

AJK 

ZON 

BIOLOGI 

AJK 

ZON 

KIMIA 

AJK 

ZON 

FIZIK 

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK PROMOSI. 


KETUA J/K PROMOSI 

(KKK) 

TIMBALAN KETUA J/K PROMOSI 

{KSPAKP (I)} 

AJK 

ZON 

PEMASARAN 

AJK 

ZON 

EKONOMI 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

MAKLUMAT 

AJK 

ZON 

KORPORAT 

AJK 

ZON 

BAYARAN 

AJK 

ZON 

FORENSIK 

AJK 

ZON 

SIVIL 

SETIAUSAHA 

AJK 

ZON 

MEKANIKAL 

AJK 

ZON 

APPSOLUTION 

AJK 

ZON 

CYBERNET 

AJK 

ZON 

NANOTECH 

AJK 

ZON 

CYBERSECURE 

AJK 

ZON 

SPEAKER BOX 

AJK 

ZON 

PELANCONGAN 

AJK 

ZON 

ETIKA 

AJK 

ZON 

FALSAFAH 

AJK 

ZON 

SUKAN 

AJK 

ZON 

PERUNDANGAN

AJK 

ZON 

PERUBATAN 

AJK 

ZON 

SAMUDERA 

AJK 

ZON 

GRAFIK 

AJK 

ZON 

LANDSKAP 

AJK 

ZON 

DINAMIK 

AJK 

ZON 

KISPO 

AJK 

ZON ESPRIT 

DE CORP 


Jawatankuasa Latihan 5S 


AJK 

ZON 

SUSTAINABLE 

AJK 

ZON 

INTERNATIONAL 

RELATIONS 

AJK 

ZON 

KEPIMPINAN 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

AJK 

ZON 

BIOLOGI 

AJK 

ZON 

KIMIA 

AJK 

ZON 

FIZIK 

NOTA: 

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN. 

KETUA J/K LATIHAN 

{SUB (S)} 

TIMBALAN KETUA J/K LATIHAN 

{KPSU(S)LL} 

AJK 

ZON 

PEMASARAN 

AJK 

ZON 

EKONOMI 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

MAKLUMAT 

AJK 

ZON 

KORPORAT 

AJK 

ZON 

BAYARAN 

AJK 

ZON 

FORENSIK 

AJK 

ZON 

SIVIL 

SETIAUSAHA 

AJK 

ZON 

MEKANIKAL 

AJK 

ZON 

APPSOLUTION 

AJK 

ZON 

CYBERNET 

AJK 

ZON 

NANOTECH 

AJK 

ZON 

CYBERSECURE 

AJK 

ZON 

SPEAKER BOX 

AJK 

ZON 

PELANCONGAN 

AJK 

ZON 

ETIKA 

AJK 

ZON 

FALSAFAH 

AJK 

ZON 

SUKAN 

AJK 

ZON 

PERUNDANGAN 


11


Jawatankuasa Audit 5S 


NOTA: 

AJK 

ZON 

PERUBATAN 

AJK 

ZON 

SAMUDERA 

AJK 

ZON 

GRAFIK 

AJK 

ZON 

LANDSKAP 

AJK 

ZON 

DINAMIK 

AJK 

ZON 

KISPO 

AJK 

ZON ESPRIT 

DE CORP 

AJK 

ZON 

SUSTAINABLE 

AJK 

ZON 

INTERNATIONAL 

RELATIONS 

AJK 

ZON 

KEPIMPINAN 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

AJK 

ZON 

BIOLOGI 

AJK 

ZON 

KIMIA 

AJK 

ZON 

FIZIK 

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT. 


KETUA J/K AUDIT 

{SUB (W)} 

TIMBALAN KETUA J/K AUDIT 

{KPSUK(W)T} 

AJK 

ZON 

PEMASARAN 

AJK 

ZON 

EKONOMI 

AJK 

ZON 

PENGURUSAN 

MAKLUMAT 

AJK 

ZON 

KORPORAT 

AJK 

ZON 

BAYARAN 

AJK 

ZON 

FORENSIK 

AJK 

ZON 

SIVIL 

SETIAUSAHA 

AJK 

ZON 

MEKANIKAL 

AJK 

ZON 

APPSOLUTION 

AJK 

ZON 

CYBERNET 

AJK 

ZON 

NANOTECH 

AJK 

ZON 

CYBERSECURE 

AJK 

ZON 

SPEAKER BOX 

AJK 

ZON 

PELANCONGAN 

AJK 

ZON 

ETIKA 

AJK 

ZON 

FALSAFAH 

AJK 

ZON 

SUKAN 

AJK 

ZON 

PERUNDANGAN

AJK 

PROMOSI 

AJK 

LATIHAN 

AJK 

AUDIT 

FASILITATOR 

KETUA ZON 

AHLI 

ZON 


Zon 5S 


AHLI 

ZON 

SETIAUSAHA 

AHLI 

ZON 

AHLI 

ZON 

AHLI 

ZON 


13

Pengenalan 

Amalan 

Persekitaran 

Berkualiti


| PENGENALAN 

Amalan 5S/QE adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan 

persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini 

tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja 

akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S 

adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya 

menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan 

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT). 

| Apakah Amalan 5S? 

5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), 

Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini 

merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang 

bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal. 

Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU) 

akan menjadikan lantai dan tempat kerja Kementerian sentiasa bersih, malah 

penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan 

alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling 

penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama. 

Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai 

rasa tanggungjawab dan sayang pada Kementerian. Setiap individu berperanan 

untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini 

memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya. 

| Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S 

Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat 

memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya 

juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan 

tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya 

mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis 

sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat. 



Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. 

Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik 

di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa 

kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda 

atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek 

kejuruteraan dan analisis yang mendalam. 

| Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S 

KPT telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan 

yang digunakan di dalam Amalan (5S/QE) sejak tahun 2011. Pendekatan yang 

digunakan untuk penambahbaikan di KPT adalah dengan menggunakan 

pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI. 

Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua 

warga KPT. Pengurusan atasan melalui JK Latihan dan JK Promosi akan 

terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi 

mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan 

di kalangan staf KPT. 

| Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI 

KPT menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu, 

dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih 

mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua 

Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan 

cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masingmasing. 

Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat. 

| Fokus: Kesan 

Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang 

lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini 

kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan 

walaupun memakan masa. Manakala Inovasi pula kesannya adalah lebih cepat. 

Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan 

penambahbaikan. 


17


| Fokus: Jangka masa 

Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan. 

Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf 

KPT untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung, 

akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan Inovasi lebih 

menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka 

masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa 

dan modal. 

| Fokus: Perubahan 

Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal 

dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya 

agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan 

itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam KPT. Perubahan bagi Inovasi 

adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan 

mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak 

hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada. 

| Fokus: Pendekatan 

Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada 

usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara 

yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara. 

Namun bagi Inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih 

berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai. 

| Kesimpulan 

Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak 

ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan 

oleh semua staf KPT. Antara pendekatan aktiviti (5S/QE), Kaizen dan Inovasi 

merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam 

bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih 

efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga KPT untuk 

terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja 

seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat 

kerja. 



Fokus Inovasi Kaizen 

Jangka Masa Pendek Panjang 

Perubahan Berperingkat 

ILLUSTRASI PERBEZAAN 

KAIZEN DAN INOVASI 

Berterusan Dan 

Meningkat 

Pendekatan Idea Dan Usaha Individu Idea Dan Usaha Kumpulan 

Kesan Cepat Dan Mudah Luput Perlahan Dan Kekal 

KAIZEN DAN INOVASI 

PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN 


19


PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN 

KEMAJUAN PENINGKATAN DENGAN DUA PENDEKATAN YANG BERBEZA 


Aplikasi 

dan Teknik 

5S/QE di 



| APLIKASI DAN TEKNIK 5S/QE 

| Objektif 

Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang 

dimaksudkan dengan 5S/QE. Akhirnya nanti, semua warga KPT akan mengetahui 

bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan 

aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing. 

Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai 

bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun 

barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada 

peringkat 2S yang terakhir, warga KPT akan melihat bagaimana kesemua teknik 

itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang. 

SEIKITSU (SERAGAM) 


3 

4 

SEISO (SAPU) 

KIATARAN AMALAN 5S 

5 

SHITSUKE (SELALU AMAL) 

2 

1 

SEIRI (SISIH) 

SEITON (SUSUN)

| Teknik 5S 


Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan 

digunapakai oleh semua staf KPT bagi mewujudkan tempat kerja yang 

sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan 

sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar KPT lebih efisien, efektif dan 

memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. 

Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan 

aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap 

staf yang bertugas di Kementerian akan mempunyai rasa tanggungjawab dan 

sayang pada KPT. Setiap staf KPT berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada 

seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan 

sokongan dari semua staf yang bertugas di KPT bagi menjayakannya. 

Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan 

mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih 

dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem 

kerja di KPT lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan. 

SEIRI - SISIH 

1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. 

Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak 

perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab 

ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang 

tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan 

ruang penyimpanan akan lebih luas. 

2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien 

diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek 

kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita 

memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, warga KPT akan berasa 

lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. 

Warga KPT juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak 

lebih awal. 


23


3. Bagaimana warga KPT melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja? 

Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di 

tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan 

staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori 

seperti: 

ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK 

PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG 

DIBUANG 

ITEM YANG ADA NILAI DAN 

BOLEH DIJUAL 

ITEM TIADA NILAI TAPI KOS 

PELUPUSAN TINGGI 

Yang Mana??? 

SISIH 

Item Tak 

Diperlukan 


CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA 

STRATIFIKASI 

Tiada nilai dan 

senang dibuang 

Ada nilai dan 

boleh dijual 

Tiada nilai tapi 

kos pelupusan tinggi 

BUANG DENGAN 

SEGERA 

CARI PEMBELI 

YANG 

MENAWARKAN 

HARGA TINGGI 

CARI CARA 

MERENDAHKAN 

KOS DAN SELAMAT 

TINDAKAN 

BUANG DENGAN 

SEGERA 

CARA PEMBELI 

DENGAN HARGA 

TINGGI 

LUPUS DENGAN 

KOS RENDAH 

TAPI SELAMAT

KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH 


NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN 

TAG KUNING 

TAG MERAH 


25


BAHAN TIDAK 

DIPERLUKAN 

• Bahan tidak diperlukan 

dan senang dibuang 

• Bahan ada nilai untuk 

dijual 

• Bahan tiada nilai tapi kos 

tinggi untuk dihapuskan 

• Buang serta merta 

• Cari jalan untuk 

mengurangkan kos dan 

jalan selamat untuk 

dihapuskan 

BAHAN TIDAK 

DIPERLUKAN DAN 

SENANG DIBUANG 

BIRU 

MENUNGGU 

PELUPUSAN 

KUNING 


SISIH 

TAG BARANGAN UNTUK SISIH 

BAHAN 

DIPERLUKAN 

• Bahan tidak digunakan 

tapi mesti disimpan 

• Bahan kadangkala 

digunakan 

• Bahan digunakan selalu 

• Letakkan berdekatan 

tempat penggunaannya 

• Letakkan jauh sedikit 

• Mesti simpan berasingan 

dengan pengenalan yang 

jelas 

BAHAN ADA NILAI 

UNTUK DIJUAL 

HIJAU 

BAHAN TIADA NILAI 

TAPI KOS PELUPUSAN 

TINGGI 

MERAH

| Buang Dengan Segera 


Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf KPT boleh membuang 

barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu 

menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan KPT atau 

Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat 

kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang 

tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak 

atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang 

atau dijual. 

SEITON - SUSUN 

| SISIH 

1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan 

disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan 

barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut 

kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan 

proses kerja yang lebih pantas. 

2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil 

sesuatu barangan atau rekod, staf KPT hendaklah memastikan bahawa 

terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail / 

barangan tersebut. Staf KPT boleh mengesan fail dan barangan yang 

tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf 

tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal. 

Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan 

Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil 

Ujian 30 saat. 


27


| Apakah Ujian 30 saat? 

Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh 

KPT dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai 

contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf KPT akan menggunakan 

Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada 

rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa 

yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang 

diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja. 

3. Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan 

aktiviti SUSUN: 

i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau 

harian; 

ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan 

iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan 

4. Staf KPT perlu melihat kekerapan penggunaan barangan tersebut dalam 

urusan kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barangan tersebut 

digunakan seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan 

KPT menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat 

menjimatkan masa. Sesetengah barangan yang masih mempunyai tarikh 

luput atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh 

itu, perlu diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu 

disimpan di stor. 

Bil Penggunaan Mengikut Kategori Kod Warna 

1 Item Kegunaan Harian 

(1 Jam – 1 Minggu) 

2 Item Kegunaan 

(1 Minggu – 6 Bulan) 

3 Item Hampir Tidak Digunakan 

(6 Bulan Ke Atas) 


LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN 

PUTIH 

KUNING 

HIJAU

SEISO - SAPU 


1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak 

dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan. 

Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan 

terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf KPT, setiap 

individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan 

tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan 

Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah 

konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan 

dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk 

menjaga tempat atau barang milik KPT. Konsep ini biasanya ditandakan 

dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang 

dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satusatu 

kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah. 

2. Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan 

lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan 

impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik 

KPT. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana 

yang demikian, warga KPT akan mudah menjana idea yang kreatif dan 

akan lebih ceria. 

3. Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU: 

Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan 

persekitaran Kementerian juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan 

sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau 

mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa 

sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf KPT boleh menetapkan 

5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk 

melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan 

yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian. 


29



PERALATAN UNTUK SAPU 

BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN 

1 MEJA DAN KERUSI TEMPAT 

DUDUK 

2 KAWASAN KERJA SENDIRI 

3 PEJABAT 

SEIKETSU – SERAGAM 

• KAIN BURUK 

• BERUS 


• PENYAPU 

• PENYODOK SAMPAH 

• BAKUL SAMPAH 


• PENYAPU 

• PENYODOK SAMPAH 

• BAKUL SAMPAH 

1. Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan 

sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S 

pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah 

disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan 

5S di KPT, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan 

dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU 

PANDUAN AMALAN 5S/QE ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis 

panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan 

dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses 

kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan 

5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN 

AMALAN 5S/QE ini tanpa menunggu masa yang lama. 

2. Untuk proses penyeragaman di KPT, adalah disarankan semua pejabat 

menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang 

standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan 

di atas meja bagi memastikan kekemasannya.

3. Kaedah melaksanakan SERAGAM: 


i. Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi 

menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan. 

ii. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan 

5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui 

cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan 

kesilapan akan berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. 

Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi. 

iii. Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh 

digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh 

memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual 

juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi 

antara organisasi dengan pelanggannya. 

iv. Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau 

perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan 

untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan 

sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol 

yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna 

untuk warga KPT yang baru serta bagi memudahkan pelanggan 

memahami proses yang perlu mereka lalui. 

4. Ke arah keseragaman Amalan 5S: 

Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman 

Amalan 5S di KPT. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan 

kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf 

keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan 

item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan. 


31


BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 

1. FAIL KETUA ZON 

NOTA : 

• Adakan indeks 

• Adakan pemisah bagi 

setiap tajuk 

• Rakamkan gambar bagi 

setiap aktiviti kumpulan 

serta masalah sebelum 

dan faedah selepas 

aktiviti 5S dijalankan. 

• Berikan data kuantitatif/ 

kualitatif 

• Semua dokumen 

dan rekod hendaklah 

dikawal. 

2. SISTEM SUSUNAN FAIL 

DI RAK 

NOTA : 

• Rujuk Arahan 

Keselamatan Kerajaan. 

• Dokumen dan rekod 

hendaklah dikawal. 


Semua ketua kumpulan mesti 

menyimpan dokumen berikut: 

1. Dasar 5S. 

2. Visi & Misi 5S. 

3. Objektif 5S. 

4. Slogan 5S. 

5. Nama Zon 

6. Carta Organisasi Zon. 

7. Minit Mesyuarat/Nota 

Perbincangan Zon 

(mingguan / bulanan) dan 

tindakan susulan. 

8. Pelan Tindakan Aktiviti. 

9. Pelan Lantai Zon 5S. 

10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen 

SEBELUM dan SELEPAS. 

11. Keputusan Audit dan Jadual 

Audit. 

12. Memorandum/Maklumat Terkini 

dari Ketua 5S atau Fasilitator 

13. Kriteria Audit. 

1. Susunan fail hendaklah dari KIRI 

ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,… 

dan seterusnya). 

2. Font yang digunakan pada rak 

hendaklah jelas kelihatan dari 

jauh. 

3. ARAS 1 bermula dari tingkat 

bawah (pengecualian boleh dibuat 

dengan kebenaran fasilitator 

setelah elemen keselamatan 

diambil kira). 

4. Adakan PEMISAH di dalam fail. 

5. Adakan indeks di dalam fail. 

6. Indeks utama & Kod Warna 

di tepi rak. 

7. Tag pengguna. 

8. Peraturan penggunaan dalam 

kumpulan.



3. SUSUNAN BARANGAN 

DI ATAS RAK 

4. PENGURUSAN 

PENDAWAIAN ELETRIK 

1. Susunan tagging hendaklah 

dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,…… 

dan seterusnya). 

2. Tagging ARAS 1 bermula dari 

tingkat bawah (pengecualian boleh 

dibuat dengan kebenaran 

fasilitator atas alasan keselamatan). 

3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 

4. Adakan penanda MINIMA dan 

MAKSIMA (jika berkaitan). 

5. TARIKH LUPUT bagi barangan 

yang berkaitan. 

6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / 

STOCK LOW / NIL IN STOCK / 

REMINDER PLEASE REFILL (lengkap 

dengan tarikh jika perlu). 

7. Penanda AMBIL INI DAHULU/AMBIL 

INI KEMUDIAN bagi barangan yang 

berkaitan 

8. Adakan label susunan bagi setiap 

Kad / Stock Bin. 

9. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak 

ditempat yang disediakan dan 

rekodnya hendaklah dikemaskini. 

10. Adakan SIGNAGE kenalan untuk 

semua rak. 

11. Adakan PELAN LOKASI & MASTER 

INDEX di tempat yang strategik. 

1. Elakkan meletak KABEL, EXTENSION 

PLUG dan WAYAR di atas lantai. 

2. Wayar diikat dengan cable tie atau 

dibalut dengan piping. 

3. Kepala plug ditanda dengan pelekat 

kod warna dan juga pada barangan 

elektrik yang berkenaan. 

4. Laporkan sebarang kerosakan 

pendawaian kepada Bahagian 

Khidmat Pengurusan (Unit 

Pentadbiran & Logistik). 


33



5. SUIS LAMPU / KIPAS / 

KEPALA PLUG 


1. Semua suis / barangan elektrik 

hendaklah menggunakan sistem 

Pelekat Kod Warna. 

2. Laporkan sebarang kerosakan 

peralatan elektrik kepada Bahagian 

Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit 

Pentadbiran & Logistik). 

6. ELEMEN KESELAMATAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS 

di tempat kawasan berisiko. 

2. Signage PEMADAM API 

hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 

3. Pastikan tiada barangan yang 

melindungi Alat Pemadam Api. 

4. Maklumat seperti DUE DATE FOR 

NEXT SERVICE hendaklah 

dipamerkan pada alat tersebut dan 

ianya mudah dilihat oleh staf. 

5. Adakan had ketinggian bagi barangan 

yang disusun mengikut stacking. 

6. Cara stacking hendaklah ada ciri 

keselamatan. 

7. PERALATAN 1. Adakan pemilik (ownership). 

2. Adakan jadual penyelenggaraan 

(jika berkaitan). 

3. Adakan Jadual Pembersihan 

(cleaning roster). 

4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika 

bilangan peralatan yang sama lebih 

dari satu unit di dalam kawasan zon 

yang sama. 

5. Wujudkan cara mengguna dan 

pamerkan SOP / WI / User Guide 

(jika perlu).



8. SETIAP ZON 

(KAWASAN KUMPULAN) 

9. SUDUT 5S 

NOTA : 

• Adakan tajuk dan 

ruangan bagi setiap 

perkara. 

• Semua dokumen 

dan rekod hendaklah 

dikawal. 

1. Semua suis lampu / kipas 

menggunakan label kod warna. 

2. Setiap bilik hendaklah diletakkan 

gambar, nama, zon dan 

nombor telefon pemilik tempat 

tersebut. 

3. Syarat pengguna hendaklah 

dipamerkan (jika berkenaan). 

4. Pelan Lantai / Peta Bilik 

hendaklah dipamerkan seelokeloknya 

di pintu masuk. 

MAKLUMAT YANG MESTI 

DIPAMERKAN: 

1. Dasar 5S yang telah 

ditandatangani 

oleh Ketua Setiausaha KPT. 

2. Visi & Misi 5S. 

3. Objektif 5S. 

4. Slogan 5S. 

5. Nama Zon. 

6. Pelan Lantai Zon. 

7. Ownership 

8. Gambar ahli dan carta organisasi. 

9. Carta GANTT – perancangan 

aktiviti kumpulan. 

10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM 

dan SELEPAS dengan maklumat 

ringkas seperti masalah 

(sebelum) dan kebaikan (selepas) 

serta nama & tarikh. 

11. Jadual Audit dan Keputusan 

Audit (Bar Chart). 

12. Buletin. 

13. Maklumat Terkini dari Fasilitator 

5S. 

14. Roster pembersihan. 


35



10. PAPAN KENYATAAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, 

notis, iklan dan bahan bercetak 

TIDAK dibenarkan ditampal di 

dinding. Sediakan pelapik atau 

tempat khas. 

2. Adakan TARIKH LUPUT bagi 

setiap pekeliling, surat pekeliling, 

notis, iklan dan bahan bercetak 

yang dipamerkan. 

11. PETAK / TEMPAT LETAK 

KASUT 

12. GARISAN KUNING 

(PARKIRAN BARANGAN) 


1. Adakan petak atau tempat letak kasut 

di pintu masuk ke kawasan larangan 

berkasut. 

2. Adakan petak untuk tempat letak 

kasut jika ada kasut / selipar di dalam 

bilik pejabat. 

1. Garisan kuning hanya digunakan pada 

barangan movable atau Work In 

Progress. 

2. Minimakan penggunaan garisan / 

tape parkiran. 

13. PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR 

1. Sediakan parkiran bagi mesin / 

perkakasan seperti Troli, Lifter, 

tangga, alat pembersihan, dll. 

2. Adakan tempat yang sesuai untuk 

menyimpan alatan seperti penyapu, 

mop dan berus. 

3. Alatan tersebut hendaklah didirikan 

/ digantung dalam bekas yang 

telah ditentukan oleh fasilitator dan 

diparkirkan.



14. SIGNAGE UNTUK PELAWAT/ 

KAWASAN MENUNGGU / 

PERSEKITARAN BANGUNAN 

BERMULA DARI PINTU 

MASUK POS PENGAWAL 

KAWASAN PEJABAT 

1. Adakan tempat yang sesuai untuk 

menyimpan alatan seperti penyapu, 

penyodok sampah, mop dan berus. 

2. Semua alatan ini hendaklah 

digantung dalam kawasan parkiran. 

3. Bagi pejabat yang ada stor, 

alatan pembersihan tersebut 

hendaklah didirikan dalam bekas 

yang telah ditentukan. 

1. Petunjuk Arah - Tandas, Surau, 

Had Laju. 

2. Peraturan dan Tempat Larangan. 

3. Waktu Bertugas. 

4. Kaunter Pertanyaan. 

5. Nama pegawai bertugas di 

Kaunter Pertanyaan. 

6. Papan kenyataan (Informasi). 

7. Tempat Letak Kereta Pelawat . 

8. Tempat Letak Kereta Staf. 

9. Tempat Letak Motosikal. 

10. Tempat Letak Basikal. 

11. Tempat Letak Kereta OKU. 


37


• Adakan SOP penggunaan 

• Pamerkan tarikh luput 

• Buatkan parkiran untuk 

alat tulis 

• Labelkan tempat bagi 

setiap alat tulis 

• Labelkan laci ALAT TULIS 


CONTOH VISUAL KESERAGAMAN 

• Adakan senarai borang 

• Labelkan nombor setiap 

borang 

• Adakan tanda maksima 

dan minima 

• Buatkan parkiran untuk 

setiap alatan 

• Labelkan tempat bagi 

setiap alatan 

• Labelkan laci PERALATAN

Nota: 

Merah 

SUIS LAMPU KANAN 

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3) 

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4) 

Merah 

SUIS LAMPU KANAN (ATAS) 

Biru 

SUIS LAMPU KIRI 

KOD WARNA UNTUK SUIS PELBAGAI 


Biru 

Kuning Hijau 

Kuning 

SUIS LAMPU TENGAH 

1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan. 

2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu. 

3) Penandaan perlulah yang paling minima. 

SUIS LAMPU KIRI (ATAS) 

SUIS LAMPU KANAN (BAWAH) SUIS LAMPU KIRI (BAWAH) 

Merah 

Jingga Ungu 

Jambu 

SUIS KIPAS SUIS PENYAMAN UDARA SUIS BLOWER 


39



NOTIS – NOTIS MAKLUMAN 

NOTIS MAKLUMAN 

ROSAK 

KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG 

DIHORMATI, 

MESIN PHOTOSTAT/KOMPUTER/ 

PRINTER INI MENGALAMI 

KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN 

SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI 

KEROSAKAN TERSEBUT. 

SEBARANG KESULITAN AMAT 

DIKESALI. 

TERIMA KASIH 

ARIAL 

BOLD 

48 

ARIAL 

BOLD 

30



41



PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT 

1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT 

2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK 

DIFOTOSTAT 

3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK 

DIFOTOSTAT 

4. TEKAN BUTANG ‘START’ 

5. PROSES FOTOSTAT SELESAI 

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN 

NOMBOR SAMBUNGAN : 

NOMBOR FAKS BAHAGIAN : 

NOMBOR SAMBUNGAN SUB : 

NOMBOR KECEMASAN : 

1) KEBAKARAN : 

2) KEMALANGAN :

HARI 

ISNIN - SELASA 

RABU - KHAMIS 

JUMAAT 

JADUAL PEMBERSIHAN 

TUGASAN 


BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU 

FATINI BT 

BUJANG 

PN ANG MEI 

YEW 

DR RAMLAH BT 

OTHMAN 

FATIMAH BT 

ABU 

RAMLAH 

HUSSIN 

AHMAD BIN 

KASSIM 

ROSMAN MASOR 

DR ROSNAH ALI YUSUFF ALI BAKAR 

BORANG PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN 


LOKASI : 

TARIKH MASA KOMEN 

NAMA DAN 

TANDA TANGAN 

PEMANTAU 


43


SHITSUKE – SENTIASA AMAL 

Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah, 

dan matlamat penjimatan KPT akan dapat dicapai. Pengurusan KPT akan 

terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti 

merancang untuk mendapatkan Sijil 5S/QE. 

1. Pengurusan hendaklah berdisiplin dan melatih semua staf mematuhi 

peraturan dan budaya kualiti di KPT. Amalan berdisplin dan melatih 

warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih 

sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU, 

SERAGAM) dilakukan, KPT mestilah mempunyai satu kaedah supaya 

warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan 

berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja 

yang cemerlang. 

2. Perlaksanaan Sentiasa Amal. 

Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini 

antaranya adalah: 

Cara 1 Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh 

pengurusan KPT supaya budaya kerja cemerlang itu dapat 

dipraktikkan. 

Cara 2 Mengadakan Audit Dalaman 5S di KPT. Audit ini adalah salah 

satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya 

dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat 

penambahbaikan. Melalui audit ini KPT dapat mengukur tahap 

amalan 5S. 

Cara 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan 

persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan 

sebagainya merupakan satu cara untuk mendapatkan komitmen 

dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S. 



Cara 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat 

sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini 

akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti 

murni ini. 

Cara 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti 

yang boleh menarik minat staf KPT. Walaupun sedikit dan kecil, 

namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai 

salah satu motivasi dalam melaksanakan dan menghargai 

usaha mereka. 

| KESIMPULAN 

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah 5S ini adalah satu cara berkesan 

bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di KPT. Melalui Seiri 

(Sisih) staf KPT akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) 

membolehkan penyusunan barang dan rekod KPT dibuat dengan lebih kemas; 

dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. 

Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan 

oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu amal) akan membantu mendisiplinkan 

diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang. 


45

Penyeragaman 

Tempat Kerja & 

Persekitaran di 



| GARISAN PARKIRAN ALATAN 

| Objektif 

Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak/berubah sentiasa berada 

di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan selepas 

penggunaannya. 

Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan, 

kedudukan peralatan seperti mesin, jentera dan lain-lain hendaklah dirancang 

kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan pakiran 

hendaklah seminimal yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan 

pakiran itu terdapat karpet, pakiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya 

permukaan tempat pakiran adalah licin dan cantik, pakiran juga tidak dibenarkan. 

| LANTAI 

| Kaedah Pelaksanaan Seragam 

i. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. 

ii. Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan. 

iii. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan 

atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah 

kebakaran pada laluan ini. 

iv. Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan. 

v. Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan 

pelapik. 

vi. Buatkan garisan putih untuk zon lokasi mesin dan jentera yang tidak 

diubah kedudukannya di atas lantai dan garisan kuning untuk barangan 

yang beralih. 

vii. Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan 

viii. Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon. 



ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan 

zon keselamatan. 

x. Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu 

keselamatan. 

xi. Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di 

atas pelekat. 

xii. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah 

alih. 

xiii. Periksa semua pelekat atau cat garisan oleh kumpulan 5S secara berkala 

(bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan 

seperti di para xv. 

xiv. Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan 

penempatan dan garisan keselamatan. 

Nota: Kriteria Pembaikan 

a. Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang 

minima untuk dibaiki ialah 300 mm. 

b. Bila warna garisan luntur walaupun kurang 1/3 dari ukuran 

minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan 

adalah tiga hari untuk lekatkan pelekat dan satu minggu untuk 

cat. 

c. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan 

penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak. 


49


xv. Jadual Pemeriksaan 

BULAN 

JANUARI 

FEBRUARI 

MAC 

APRIL 

MEI 

JUN 

JULAI 

OGOS 

SEPTEMBER 

OKTOBER 

NOVEMBER 

DISEMBER 

| DINDING 


i. Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan 

lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf KPT mengetahui 

berita semasa dan memahami pelaksanaan amalan 5S. 

ii. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalender, jam dinding, 

buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat. 

iii. Buang benda yang tidak diperlukan. 

iv. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat. 


JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA 

KAWASAN 5S 

ZON ______ 

AHLI 

PEMERIKSA 

KOMEN 

TANDA TANGAN 

PEMERIKSA


v. Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan. 

vi. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan. 

vii. Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah ikut tajuk. 

viii. Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara 

keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan. 

ix. Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Khidmat 

Pengurusan sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan 

dinding bangunan untuk diperbaiki. 

| SILING 


i. Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan 

dinding. 

ii. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran 

penghawa dingin. 

iii. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak 

melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang. 

iv. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama warna 

bagi satu kawasan / bilik. 


51


| TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI ) atau 

(KABINET KAYU) 


i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun 

secara mendatar (dibaringkan). 

ii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. 

iii. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan 

hendaklah disediakan. 

iv. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan 

urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. 

v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor 

simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan. 

vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan 

fail dicatatkan dari bawah ke atas. 

vii. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu 

kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan 

fail bila diperlukan. 

viii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan 

dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet 

besi atau kabinet kayu. 


| PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI 


i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil 

dan disimpan kembali. 

ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama 

dengan ibu kunci. 

iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak 

kunci. 

iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digatung atas alasan 

keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah 

ditentukan parkirannya. 

| LONGKANG 

i. Longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibersihkan seminggu 

sekali. 

ii. Adakan jadual pembersihan. 

iii. Air tidak boleh ada bertakung dalam longkang. 


53


iv. Rumput dan sampah sarap hendaklah dibersihkan dari dalam longkang. 

v. Air yang mengalir dalam longkang tidak boleh tersekat alirannya untuk 

mengelak tempat pembiakan nyamuk. 

| PARKIR KENDERAAN 

i. Sediakan kemudahan parkir untuk staf, pelawat dan orang kurang upaya 

(OKU). 

ii. Labelkan kawasan parkiran staf, kawasan parkiran pelawat dan kawasan 

parkiran OKU supaya tidak timbul kekeliruan. 

iii. Labelkan kawasan parkir yang berlainan jenis kenderaan seperti tempat 

parkir motosikal, tempat parkir basikal dan tempat parkir kereta. 

iv. Semua kenderaan hendaklah diparkirkan secara reverse parking. 

v. Buatkan bump jalan untuk kawal kenderaan keluar masuk. Lukiskan 

garisan zon keselamatan, letakkan papan tanda dan lain-lain perkara 

yang dianggap penting. 

vi. Garisan parkir untuk kenderaan dalam bangunan hendaklah dicat dengan 

warna kuning. 

vii. Garisan parkir untuk kenderaan di luar bangunan hendaklah dicat dengan 

warna putih. 

| LACI PEGAWAI DAN STAF 

Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci 

boleh seperti berikut: 

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan 

disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. 



ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti 

diari, planner dan buku catatan. 

iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg 

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan 

barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan 

dan kebakaran adalah tanggungjawab persendirian. KPT tidak 

bertanggungjawab). 

5S Sebelum Selepas 

Sisih 

Susun 

Sapu 

Seragam 

Sentiasa Amal 

Persekitaran Kondusif 

Pemacu Transformasi 


55


56 PERSEKITARAN BUKU PANDUAN KONDUSIF AMALAN 5S PEMACU TRANSFORMASI 

Catatan

Buku Panduan 5S KPT - Kementerian Pengajian Tinggi

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?