Muat turun Senarai Semak Pengurusan Kewangan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGANKandunganPendahuluanMuka SuratvSenarai Semak Pengurusan Kewangan 1Kawalan Pengurusan 1Analisis Belanjawan 2Kawalan Terimaan 4Kawalan Perbelanjaan 11Kawalan Pengurusan KumpulanWang/Akaun Amanah Dan DepositKawalan Pengurusan Aset DanInventori2123

PENDAHULUANBuku ini bertujuan memberi panduan umum kepada pegawaiyang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan diKementerian/ Jabatan/Agensi untuk melaksanakan tugasmereka dengan cekap, berkesan dan berhemat. Panduan inidisediakan berdasarkan kepada undang-undang dan peraturankewangan yang berkuat kuasa pada masa ini. Pegawai yangberkenaan perlu mengemaskinikannya dari semasa ke semasaselaras dengan undang-undang dan peraturan yang terkini.Jabatan Audit Negara16 Disember 2005

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGANBIL SENARAI SEMAK YA TIDAKKAWALAN PENGURUSAN12345678910Carta Organisasi disediakan dengan lengkapdan kemas kini.Penurunan kuasa kepada pegawai yangbertanggungjawab diberikan secara bertulis.Manual Prosedur Kerja Jabatan/Agensidisediakan dengan lengkap dan kemas kini.(Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan AwamBil. 8 Tahun 1991)Fail Meja setiap pegawai disediakan denganlengkap dan kemas kini.Senarai tugas yang lengkap disediakanuntuk setiap pegawai.Pembahagian tugas di kalangan pegawaiyang menjalankan tugas pengurusankewangan adalah teratur.Sistem pengesanan wujud bagi pelaksanaantugas setiap pegawai.Pemeriksaan terhadap rekod perakaunandijalankan oleh pegawai kanan dari semasake semasa.Latihan ada diberikan kepada pegawai yangterlibat dengan pengurusan kewangan.a) Jawatankuasa Pengurusan Kewangandan Akaun (JPKA) ditubuhkan bagimeningkatkan prestasi pengurusankewangan dan akaun.1

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK456789Peruntukan tambahan yang dipohon digunakanuntuk maksud ia diluluskan.Jumlah perbelanjaan mengurus danpembangunan adalah lebih daripada 50%peruntukan yang diluluskan.Analisis ada dijalankan bagi melihat trendperbelanjaan sepanjang tahun.a) Bagi Jabatan Persekutuan, LaporanPengecualian Tahunan disediakan untukmengenal pasti sejauh mana pencapaianpetunjuk dalam perjanjian program yangterkeluar dari varians yang dipersetujui.b) Laporan Pengecualian Tahunan yangdisedia dan disahkan oleh Jabatandikemukakan kepada Perbendaharaan dalamtempoh 2 bulan selepas akhir tahun kewangan.c) Jabatan ada menerima maklum balasdaripada Perbendaharaan berhubung denganLaporan Pengecualian Tahunan.d) Jabatan ada mengambil tindakan susulanterhadap maklum balas yang diterima daripadaPerbendaharaan.Jabatan ada menghantar Laporan PerbelanjaanSuku Tahun kepada Perbendaharaan dalamtempoh yang ditetapkan.Jabatan ada mengambil tindakan susulanterhadap program/aktiviti yang didapati tidakaktif atau tidak diperlukan.3

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKKAWALAN TERIMAANA. KAWALAN BORANG HASILBorang hasil yang diterima direkodkan1 dengan kemas kini dalam Daftar BorangHasil (A.P 67)Baki stok borang hasil yang dicatatkan2 dalam daftar adalah bersamaan dengan stoksebenar dalam tangan.Semua borang hasil yang belum digunakan3disimpan di tempat yang selamat.Penyata borang hasil yang dikawaldiselenggara dengan sempurna untuk4merekodkan terimaan dan keluaran bukuresit. (A.P 65)Borang hasil yang diterima disemak dan5 diperakui tentang kebetulan nombor siri disetiap buku resit {A.P 66(a)}Borang hasil yang dikeluarkan adalah6 mengikut susunan nombor secara betul.{A.P 66©}.Surat pemberialih/pengambilalih yangdisediakan semasa pertukaran pemungut ada7menyenaraikan keterangan mengenai stokborang hasil (A.P 65)Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok8 disemak sekurang-kurangnya setiap mingguoleh pemungut atau wakilnya. {A.P 80©}Kebenaran Ketua Setiausaha9 Perbendaharaan diperolehi bagi hasil yangdipungut dengan setem hasil. {A.P 64 (a)}.4

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK10Bagi hasil yang dipungut dengan setem hasil,setem itu dibatalkan dengan sempurna olehpegawai yang diberi kuasa. {A.P 64(b)}11Tuntutan dibuat dengan Pos Malaysia Berhadbagi hasil yang dipungut melalui setem hasil.12131415Urusan pengeluaran resit dilaksanakan olehdua orang pegawai iaitu seorang pegawai yangmenyediakan resit dan seorang lagimenandatangani resit (dengan berkarbon duabelah).Semua sistem hasil yang dikeluarkandirekodkan ke dalam Buku Tunai dengan betuldan kemas kini.Butiran yang direkod dalam buku tunai telahdisemak dengan resit berkenaan oleh pegawaiyang bertanggungjawab pada setiap hari. {A.P80(b)}Semua sistem hasil yang hilang direkod dandilaporkan dengan segera.B. PENERIMAAN WANG161718Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempatkasyer membuat kutipan hasil.Kebenaran bertulis diberi kepada pegawaiyang menerima wang dan satu rekoddiselenggara mengenai kebenaran yangdiberikan itu. (A.P 69)Notis kepada orang awam untuk meminta resitada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.(A.P 61)5

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK1920212223242526272829Resit dikeluarkan dengan segera bagi semuakutipan yang dibuat di kaunter.Meminda sesuatu resit adalah dilarang. Semuaresit yang dibatalkan ada disimpan bersamasalinannya. (A.P 62)Semua cek/kiriman wang/wang pos dansebagainya dipalang “Tak Boleh Niaga”dengan segera. (A.P 76)Daftar mel diselenggarakan dengan lengkapuntuk merekod semua terimaan wang/baranganberharga yang diterima melalui pos ataupenghantar surat. (A.P 71)Nombor resit dicatat dalam daftar mel olehpegawai yang bertanggungjawabmenyelenggara daftar tersebut denganmenandatangani ringkas. {A.P 71©}Daftar mel diperiksa dan disemak setiap haridengan buku tunai oleh Pegawai Penyeliadengan menurunkan tandatangan ringkas. {A.P71(e)}Hasil yang dikutip adalah mengikut kadarbayaran yang ditetapkan.Bagi sistem resit bermesin, sistem tersebutdiluluskan oleh pihak berkuasa yangberkenaan. (A.P 91)Buku log diselenggara untuk mengawalpenggunaan mesin beresit.Daftar pembukaan/ penutupan mesin disediaatau disimpan oleh PegawaiPenyelia/Operator/Kasyer.Kunci mesin beresit dipegang oleh PegawaiPenyelia.6

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKAudit roll ada disemak oleh seorang pegawai30 yang bertanggungjawab pada hujung setiaphari."Password" pegawai penyelia dan nombor31 operator (ID) dirahsiakan bagi pungutan hasilsecara berkomputer.Media storan data (floppy disk/ disket/katrij32 dan sebagainya) adalah terkawal dan disimpandengan selamat oleh pegawai penyelia.C. PENERIMAAN MELALUI MESIN FRANKINGTuntutan dibuat dengan Pos Malaysia33 Berhad bagi hasil yang dipungut melaluimesin franking.Ada dua pegawai yang terlibat denganmesin franking yang mana seorang34membuat penaksiran dan seorang lagimengutip.Alat memeteri mesin franking dipegang35oleh pegawai penyelia.Mesin di "reset" di bawah penyeliaan36pegawai yang bertanggungjawab.Pegawai penyelia ada membuat catatansebaik sahaja mesin franking diresit bagi37 bacaan mesin frank semasa, jumlah kutipanbagi hari tersebut dan frank-frank yangdibatalkan.3839Wang yang dikutip disesuaikan dengan jumlah dimesin franking oleh pegawai penyelia.Buku daftar utama (PDS BD 1, 2 dan 3) disemaksetiap hari dengan buku tunai oleh pegawaipenyelia dengan menandatangani ringkas.7

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKD. KESELAMATAN WANG TUNAIKasyer tidak terlibat dalam penyelenggaraanrekod hasil. (A.P 73) Jika kasyer terlibat,40kebenaran ada diperolehi daripada AkauntanNegara/ Bendahari yang berkenaan.Semua pungutan diperakaunkan dengan41kemas kini dan sempurna.Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel)disesuaikan dengan resit dan buku tunai42pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia.{A.P 80(b)}Bagi kemasukan pengutan ke bank :a) Pungutan dimasukkan ke bank dengansegera {A.P 78(a)}b) Peraturan kawalan keselamatanpenghantaran wang ke bank dipatuhi43 (A.P137)c) Setiap kemasukan pungutan ke bankdicatatkan ke dalam buku tunai. {A.P79(b)}d) Slip bank mengandungi catatanberkomputer mengenai butiran kemasukanwang ke dalam bank.e) Seorang pegawai bertanggungjawabmenyemak dan menandatangani slip bayar43 masuk selepas kemasukan ke bank bagimenentukan jumlah sebenar telahdibankkan. {A.P 80(e)}Pungutan yang tidak sempat dibankkan44disimpan dengan selamat.8

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKE. KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASILPemeriksaan mengejut dijalankan terhadapwang pejabat oleh seorang pegawai kananyang tidak mengendalikan tugas hasil45sekurang-kurangnya enam bulan sekali dandirekodkan dalam daftar pemeriksaanmengejut. (A.P 309)Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan/Negeri,akaun tunai bulanan ada diserahkan kepada46Pejabat Pembayar dengan lengkap dan dalamtempoh yang ditetapkan.a) Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan/Negeri,Penyata Bulanan Pemungut Hasil yangditerima dari Pejabat Pembayar adadisesuaikan dengan buku tunai untuk47 menentukan segala pungutan yang diserah kebank telah diambil kira oleh Pejabat Pembayar.b) Tindakan ada diambil jika penyata bulananpemungut hasil daripada Pejabat Pembayartidak diterima.a) Penyata penyesuaian hasil dibuat dengan48 betul dan kemas kini.b) Sekiranya ada perbezaan, tindakan susulandiambil terhadap perbezaan yang berlaku.Sekiranya kutipan hasil adalah berdasarkankepada pengeluaran bil, setiap bil yang49dikeluarkan dijelaskan dalam tempoh yangditetapkan.F. KUTIPAN HASIL MENGGUNAKAN KAD KREDITLogo kad kredit ada dipaparkan di kaunter50 pendaftaran dan kaunter bayaran dengan jelasuntuk menarik perhatian orang ramai.9

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK51Kelulusan ada diperolehi daripada syarikat kadkredit menerusi mesin verifikasi. Sekiranyamesin verifikasi rosak, syarikat kad kreditberkenaan dihubungi untuk pengesahanpemegang kad kredit.52Buku daftar bagi merekodkan maklumat kadkredit ada diselenggarakan oleh Unit Hasil.53Resit dikeluarkan atas nama si berhutang danbukannya nama pemegang kad kredit yangmenjelaskan bayaran berkenaan.54Cek daripada syarikat kad kredit dimasukkanke bank dan butiran resit serta jumlahpenerimaan dicatatkan ke dalam Buku Tunaibagi satu kemasukan (one entry) sahaja.55Bayaran komisyen diberi tidak melebihi 2.5%(di bawah objek 29000) diberi kepada pihaksyarikat kad kredit. Bayaran ini dibuat sebaiksahaja resit Perbendaharaan sebagai mengakuiterima penerimaan deposit diperolehi.56Butiran mengenai baucar bayaran komisyendicatatkan dalam buku daftar.57Pegawai yang menandatangani baucar bayarankomisyen ada mengesahkan ketetapan bayaranberkenaan serta memastikan bayaran telahdijelaskan oleh syarikat kad kredit.58Daftar yang mengandungi catatan bagi setiapbaucar bayaran komisyen ada ditandatanganioleh pegawai yang dibenarkan.10

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKG. LAIN-LAIN ASPEK TERIMAANPejabat Pemungut ada menyelenggarakan satu59daftar cek tak laku.Tindakan sewajarnya diambil oleh60 Jabatan/Agensi untuk mendapatkan semulawang yang terlibat.Penyata Tunggakan Hasil atau Penyata AkaunBelum Terima disediakan dengan lengkap dan61kemas kini. Analisis tunggakan disediakanmengikut tempoh ianya tertunggak (Ageing).62Tindakan susulan ada dibuat untuk mendapatkan hasilyang tertunggak. {A.P 328(a)}Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungutsetelah segala usaha diambil, tindakan ada63dibuat untuk menghapuskan hasil berkenaandengan kebenaran tertentu. {A.P 328(a)}KAWALAN PERBELANJAANA. KAWALAN PERUNTUKANSetiap perbelanjaan dan tanggungan dicatatkan1 dalam Buku Vot/Buku Peruntukan denganlengkap dan kemas kini.Tanggungan direkodkan dengan segera ke2dalam Buku Vot/Buku Peruntukan.34Perbelanjaan direkodkan ke dalam Buku Vot/BukuPeruntukan dangan betul dan kemas kini.Penyata perbelanjaan bulanan yang diterimadaripada pemegang waran peruntukan kecildisokong dengan penyata penyesuaian antaraBuku Vot/Buku Peruntukan dengan rekodPejabat Pembayar.11

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK5Penyata penyesuaian antara Buku Vot/BukuPeruntukan dengan rekod Pejabat Pembayaradalah tepat.6Penyata perbelanjaan bulanan diterima tidaklewat dari 10 haribulan berikutnya.7Jika ada perbelanjaan yang melebihiperuntukan, punca berlakunya perbelanjaanberlebihan ditentukan dan tindakan pelarasandiambil.8Senarai bagi peruntukan tambahan/viremenmengurus yang tidak dibelanjakan keranaperuntukan asal mencukupi ada disediakan.9Pegawai yang memperakui baucar/jurnal adamemeriksa ketepatan catatan ke dalam BukuVot/Buku Peruntukan dengan menurunkantandatangan ringkas.10Pelarasan ada dibuat terhadap kes bayaranyang salah diperjeniskan (coding).11Penyata penyesuaian dan dokumen sokonganditandatangani oleh pegawai yangbertanggungjawab dan dikemukakan kepadaPejabat Pembayar dalam tempoh 10 harisetelah Laporan Terperinci Perbelanjaanditerima.12Penyesuaian buku vot dilakukan oleh pegawaiyang lain daripada pegawai yangbertanggungjawab memasukkan catatan kedalam buku vot.12

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKB. PENGURUSAN PEROLEHANi. PEMBELIAN TEMPATAN1314151617181920Peraturan mengenai kaedah perolehan secarapembelian tempatan dipatuhi. (A.P 173)Pesanan pembelian tempatan tidak dikeluarkansebelum peruntukan diterima.Kuasa ada diberi oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan secara bertulis kepada seorangpegawai yang bertanggungjawab untukmenandatangani borang pesanan pembelian.Buku pesanan pembelian yang diterimadaripada pencetak direkodkan dalam suatudaftar, disimpan dan dikeluarkan denganteratur.Pesanan barangan diluluskan oleh pegawaiyang diberi kuasa.Pesanan pembelian tempatan dikeluarkanterlebih dahulu bagi setiap pembelian. {(A.P176.1(b)}.Borang pesanan pembelian tempatan dicatatdengan maklumat utama.Kawalan yang mencukupi diwujudkanterhadap borang pesanan pembelian tempatanyang belum digunakan.13

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK21Bagi semua pesanan pembelian tempatan yangtelah dibatalkan, semua salinannya ada dikepilbersama untuk pembatalan.22Pembatalan pesanan pembelian tempatan dibuatoleh pegawai yang diberi kuasa sahaja.23Pembatalan tidak dibuat untuk mengelakkandaripada pembekal dikenakan denda keranakelewatan dalam pembekalan.24Tindakan ada diambil terhadap pembekal yangtidak menghantar barang dalam tempoh yangditetapkan.25Apabila barangan telah diterima, ruanganpenerima dilengkapkan oleh Jabatan/Agensiberkenaan.26Seorang pegawai yang bertanggungjawabdilantik untuk mengesahkan penerimaan barangbarangdalam salinan peniga borang pesananpembelian tempatan.27Salinan peniga borang pesanan pembeliantempatan lengkap dan difailkan secara teraturuntuk memudahkan rujukan mengenaipenerimaan barang-barang.ii. SEBUTHARGA/TENDER28Peti berkunci tawaran/sebutharga ada disediakan(A.P 196)29Peti tersebut mempunyai 2 anak kunci dan kuncitersebut dipegang oleh 2 orang pegawai kanan.30Setiap tawaran/sebutharga, tarikh peti tersebutdibuka ada ditetapkan dan waktunya pada jam12.00 tengahari. (A.P 195)31Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/Tender adadiwujudkan. {A.P 197.2(a)}14

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK32Jawatankuasa Sebutharga diwujudkan diJabatan/Agensi mengikut A.P 170.3(a) atauperaturan kewangan Agensi berkenaan.a) Lembaga Perolehan diwujudkan diJabatan/Agensi. mengikut A.P 192.33 b) Lembaga Perolehan Jabatan/Agensi turutdiwakili oleh pegawai dari Perbendaharaan.(A.P 192)34Sebutharga/tender yang dibuka diberi nomborsiri, disenaraikan dalam borang jadualtender/sebutharga mengikut nama penender,amaun ditender, tempoh siap/ penyerahanbarang dan ditandatangani ringkas olehpegawai yang bertanggungjawab. {A.P197.2(b)}35Sebutharga dibuat dengan mempelawadaripada sekurang-kurangnya lima pembekalBumiputera yang berdaftar. (A.P 170.1)36Pembekal yang dipelawa untuk menawarkansebutharga berdaftar dengan KementerianKewangan. (A.P 184.2).37Pemberitahuan sebutharga mengandungimaklumat mengikut A.P 170.2(c).38Tempoh sekurang-kurangnya 7 hari diberikepada pembekal untuk menghantarsebutharga. {A.P 170.2(d)}39Maklumat yang lengkap mengenaipertimbangan dan keputusan sebuthargadisimpan oleh Urusetia Sebutharga. {A.P170.3(b)}15

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK40414243444546iii. PENGURUSAN KONTRAKSeorang pegawai ditugaskan bagi merekod danmendaftar kontrak yang diuruskan olehJabatan/Agensi.Daftar Kontrak ada disediakan untuk mencatatmaklumat seperti jumlah kontrak yang diikat,nilai jaminan bank, kerja, tempoh dansebagainya disediakan dengan lengkap dankemas kini.Satu rekod yang lengkap mengenaipertimbangan dan keputusan tender adadisimpan oleh Urusetia Tender. (A.P 198.3)Kontrak dibuat atas nama Kerajaan danditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasadi bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949(Disemak 1973). (A.P 200.1)Tiada perolehan/bekalan melebihi silingkontrak yang ditetapkan dalam kontrak terlibat.Syarat perjanjian kontrak disemak dandiluluskan oleh Peguam Negara atau PenasihatUndang-undang Negara Jabatan/ Agensi. (A.P204.1)Tindakan ada diambil terhadap kontraktoryang tidak mematuhi syarat perjanjian kontrak.47iv. KONTRAK PUSATBagi barang yang boleh diperolehi melaluikontrak pusat, pembelian barang berkenaandibuat melalui kontrak pusat tersebut. {A.P178.1(b)}16

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK48Jika terdapat pembelian yang dibuat di luar darikontrak pusat, kebenaran Perbendaharaandiperolehi terlebih dahulu. {A.P 178.1(a)}49Jika terdapat pembelian luar dari kontrak pusattanpa kebenaran Perbendaharaan, {A.P178.1(a)} senarai butiran akan disediakan.50Untuk pembelian yang dibuat di luar daripadakontrak pusat dan nilainya melebihi RM100, 000,tindakan diambil untuk mempelawa sebut hargaatau tender. (A.P 170 – 181)C. PENGURUSAN PEMBAYARAN51Baucar ada ditandatangani oleh pegawai yangdiberi kuasa. (A.P 101)52Baucar bayaran bagi barang/ perkhidmatan yangnilainya kurang daripada RM10,000ditandatangani oleh 2 pegawai. Bagi kes yanglebih daripada RM10,000 ditandatangani oleh 3pegawai.53Daftar Pembayaran bagi merekod wang tunaidan cek untuk dibahagikan ada diselenggarasepertimana kehendak AP. 98(a).54Baucar bayaran difailkan mengikut nombor siridan teratur.55Bagi bayaran yang melibatkan kerja, bayarankemajuan dibuat selaras dengan kemajuanfizikal.56Daftar Bil ada diselenggara mengikut kehendakA.P 103(b).57Bil yang dilampirkan kepada baucar bayaran adadirekodkan dalam daftar bil.17

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK58Semua bil yang diterima dicopkan dengantarikh ia diterima.59Semua bil diperakui oleh pegawai tertentusebelum pembayaran dibuat.60Bil dijelaskan dalam tempoh masa sebulan daritarikh ia diterima oleh Jabatan.61Daftar Bil ada disemak oleh pegawai yangbertanggungjawab pada setiap bulan.62Peraturan mengenai bayaran yang dibuat dibawah AP 59 dipatuhi.D. BAYARAN PUKAL636465Laporan berikut ada diterima setiap bulan :a) BP - 10 Sistem Bayaran Pukal - BaucarJurnalb) BP - 11 Sistem Bayaran Pukal - BaucarBayaranc) BP - 20 Sistem Bayaran Pukal - SenaraiAkaun (Bil) yang memasuki Sistem Pukald) BP - 21 Sistem Bayaran Pukal - LaporanTerperinci Pembayaran BilBil telefon/elektrik/air telah disahkan olehpegawai yang berkenaan dan bil tersebutdikembalikan semua ke Bahagian Pentadbiran.Terdapat bukti yang menunjukkan dokumentersebut di atas disemak dengan bil-bil asal dandisediakan oleh Jabatan/Agensi. Sekiranyaterdapat kesilapan/perbezaan, tindakanpembetulan ada diambil oleh Jabatan/Agensidengan menyediakan jurnal pelarasan.18

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK66Perbezaan ada dilaporkan kepada PejabatPembayar untuk tindakan selanjutnya.67Buku Vot dikemas kinikan berdasarkanLaporan BP-21.Bil semasa yang dibayar oleh Pejabat68Pembayar melalui Sistem Bayaran Pukaldengan menggunakan borang baucar bayaranberasingan.E. BAYARAN GAJI (Di Peringkat Pusat Gaji)6970717273i. Perjawatan Dan Kawalan Di Pusat GajiTindakan ada diambil bagi mendapat baliksebarang jumlah yang terlebih bayar kepadapegawai yang tidak patut dibayar gaji(misalnya mereka yang bercuti tanpa gaji,meletak jawatan dan sebagainya).Pekeliling, surat pekeliling dan peraturanKerajaan yang lain berkenaan denganperkhidmatan ada disimpan dengan kemas kiniuntuk rujukan.ii. Kawalan Atas Perubahan GajiPegawai yang meluluskan penyata perubahangaji (Kew. 8) ada diberi kuasa secara bertulis.(A.P 11)Pegawai tersebut diatas dibenarkan meluluskansemua jenis perubahan gaji dalam penyataperubahan tersebut.a) Rekod lebihmasa/cuti gantian adadiselenggarakan dengan sempurna.b) Penyata kerja lebih masa diluluskan olehpegawai penyelia yang berkenaan.19

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK74Tugas menyelenggara rekod perkhidmatan danmenyedia Penyata Perubahan Gaji, menyediaBorang Sistem Gaji Berkomputer, meluluskanperubahan gaji dan membayar wang tuanigaji/cek persendirian dijalankan olehpegawaiyang berlainan.75Semakan ada dijalankan untuk menentukansegala perubahan dalam Borang Sistem GajiBerkomputer diproses dan diambil kira denganbetul dalam lembaran gaji.76Gaji yang tidak dapat dibayar dalam tempoh21 hari (A.P 96) ada dikembalikan kepadaPusat Pembayar.iii. Buku Perkhidmatan Dan Fail Persendirian77Segala urusan berkaitan dengan perkhidmatantelah direkodkan dengan betul dan sempurnadalam buku rekod perkhidmatan.78Perkiraan jumlah gaji/elaun yang dibayaradalah mengikut peraturan perkhidmatan yangberkuat kuasa.79Tindakan segera ada diambil untukmemberhentikan pembayaran gaji bagipegawai ditukarkan ke pejabatlain/bersara/meletakkan jawatan/meninggaldunia.8081Tindakan ada diambil untuk menyelesaikansebarang baki pinjaman yang masih terhutang.Bilangan pegawai dan jumlah yang terlebihdibayar bagi tempoh 12 bulan kebelakanganada disenaraikan.20

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK82Butiran kemasukan ke dalam buku rekodperkhidmatan ada ditandatangani dan disahkanoleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberikuasa.83Sijil Gaji Akhir ada diisi dengan lengkap untukpegawai yang bertukar ke Jabatan/Agensi lain.iv. Catatan Perbelanjaan Gaji Ke Dalam Buku VotJumlah debit vot dalam Laporan Baucar84 Bayaran Gaji direkodkan dengan betul kedalam buku vot.Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot ada85disemak dengan buku vot.Penyata penyesuaian ada disediakan sekiranya86 terdapat perbezaan antara Laporan TerperinciPerbelanjaan Vot dengan buku vot.Tindakan pelarasan ada diambil oleh pihakyang berkenaan (Pusat Gaji/Pusat Pembayar)87 untuk menyelesaikan sebarang perbezaanantara Laporan Terperinci Perbelanjaan Votdengan buku vot.KAWALAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG/AKAUNAMANAH DAN DEPOSITA. KUMPULAN WANG/AKAUN AMANAHSurat Ikatan Amanah/Arahan Amanah adadisediakan oleh Jabatan/Agensi yang1berkenaan dan telah diluluskan oleh pihakberkuasa tertentu.Akaun Amanah diselenggarakan mengikut2Arahan Amanah yang berkaitan.21

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK3Penyata tahunan akaun yang diselenggarakanoleh Kerajaan dikemukakan kepada JabatanAudit Negara sebelum 31 Mac tahunberikutnya.4Rekod subsidiari ada diselenggarakan bagiPendahuluan Diri/Pelbagai yang diberi.5Maklumat mengenai kelewatan pembayaranbalik Pendahuluan Diri/Pelbagai adadisediakan.a) Bagi Pendahuluan Kenderaan, KadPendaftaran Kenderaan ada dicop "HakmilikDituntut Kerajaan".6 b) Salinan insurans komprehensif untuk tahunkedua dan seterusnya sehingga pinjamanselesai, ada dikemukakan oleh pembeli kepadaJabatan/Agensi7Bayaran balik bagi Pendahuluan Kenderaan/Komputer ada dibuat dari peminjam melaluiArahan Potongan Gaji.8Bagi Badan Berkanun dan Pihak BerkuasaTempatan, Pejabat Pembayar adamenyelenggara rekod individu bagi setiappendahuluan yang diberi.9Senarai peminjam pada setiap akhir tahun adadisesuaikan dengan Akaun Kawalan.B. DEPOSIT10Akaun Kawalan dan Akaun Subsidiari adadiselenggara untuk semua jenis deposit.11Akaun Kawalan ada disesuaikan denganAkaun Subsidiari.22

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK12Proses pewartaan ada dibuat bagi deposit yangtidak dituntut melebihi 12 bulan dan tidakdiperlukan. Sekiranya deposit tidak dituntutselepas 3 bulan ianya diwartakan, depositberkenaan ada dimasukkan dalam akaun hasil.13Bagi Badan Berkanun dan Pihak BerkuasaTempatan, deposit yang tidak dituntutdiuruskan mengikut peruntukan Akta WangTak Dituntut 1965.14Senarai baki deposit pada akhir tahun adadihantar kepada Pejabat Pembayar dan KetuaAudit Negara.15Penyesuaian ada dibuat antara Rekod KawalanDeposit dengan Rekod Pejabat Pembayar.Tindakan ada diambil jika berlaku perbezaan.KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIA. KAWALAN ASET DAN INVENTORIDaftar berikut ada diselenggarakan untukmerekod semua harta modal, inventori danbekalan yang diperolehi untuk kegunaanpejabat.1a) Daftar Harta Modalb) Daftar Inventori2c) Daftar Stor Bekalan Pejabatd) Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori.Semua harta modal dan inventori pejabat adadirekod dalam daftar berkenaan dan diberinombor-nombor rujukan tertentu.23

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKNombor pendaftaran ada dicatatkan dengan3kekal di atas harta inventori berkenaan.Lokasi harta/inventori ada dicatatkan dlam4daftar berkenaan.Butiran berkenaan dengan pembelian/5 pembaikan ada direkodkan dalam daftarberkenaan.6 Daftar berkenaan ada dikemaskinikan.Pemeriksaan fizikal ada dilakukan olehseorang pegawai yang bertanggungjawab dari7 semasa ke semasa untuk menentukan bahawabarang-barang berkenaan masih ada dalamsimpanan pejabat seperti dicatat dalam daftar.A.P 314 - A.P 317 atau peraturan berkaitandengan kehilangan dipatuhi sekiranya8kehilangan harta modal, inventori atau bekalanpejabat berlaku.Harta modal, inventori dan bekalan pejabat9 dilupuskan mengikut kehendak peraturankewangan.Baki stok adalah bersamaan dengan baki yang10direkodkan dalam daftar stok bekalan pejabat.Bagi Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa11 Tempatan, baki stok dan aset pada akhir setiaptahun ada disenaraikan.Barang bernilai yang terbiar tanpa digunakan12ada disenaraikan.Verifikasi stok dari semasa ke semasa ada13 dijalankan dan laporan verifikasi stok adadisediakan.24

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKB. KENDERAAN JABATANJabatan/Agensi ada melantik seorang Pegawai14Pengangkutan.Di pejabat yang mempunyai lebih daripada 20buah kenderaan, Pegawai Pengangkutan yang15 mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraanmotor ada dilantik untuk menguruskan fleetkenderaan.Kenderaan digunakan dengan kelulusan16Pegawai Pengangkutan.Buku log ada disemak oleh Pegawai17 Pengangkutan untuk menentukan iadiselenggarakan dengan sempurna.Pegawai Pengangkutan ada mengawal18 penggunaan minyak supaya penggunaan ituberpatutan.Kenderaan ada dihantar untuk diservis19 mengikut tempoh jarak yang disyorkan olehpembuat kenderaan.20 Pemeriksaan tahunan ada dijalankan.Kos pembaikan dan penyenggaraan kenderaan21 ada direkodkan dalam fail kenderaan ataudaftar harta modal.Kenderaan disimpan di bawah perlindungan22 atau di depot kenderaan. (Bagi Jabatan/Agensiyang mempunyai kenderaan yang banyak).Buku log ada diselenggarakan untuk setiap23kenderaan.Daftar Harta Modal dan fail kenderaan ada24 diselenggara untuk setiap kenderaan dandikemas kinikan.25

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAK25262728Pengambilan minyak untuk sesuatu kenderaanada direkodkan dalam buku log.Penyenggaraan/pembaikan ada direkodkandengan lengkap di dalam buku log/daftar hartamodal.a) Bagi kes di mana Kad Elektronik Indendigunakan untuk pembelian minyakpetrol/diesel, resit pembelian minyak diambildan disimpan oleh pemegang kad untukpengesahan pembelian minyak.b) Resit pembelian ada disemak denganpenyata pembelian yang diterima daripadapembekal minyak.c) Kad inden ada disimpan oleh PegawaiPengangkutan setiap masa melainkansekiranya ada keperluan mengisi minyak.d) Ketua Jabatan ada menerima inboisdaripada pembekal dalam tempoh dua mingguselepas akhir setiap bulan.e) Inbois daripada pembekal dibayar dalamtempoh dua bulan selepas penerimaan supayabekalan minyak tidak dihentikan.f) Rekod pergerakan kad inden pemandugunasama ada diselenggarakan dan sentiasakemas kini.a) Bagi kes di mana inden minyak masihdigunakan, inden minyak yang diterimadaripada pencetak ada direkodkan, disimpandan dikeluarkan dengan cara yang teratur.b) Baki stok inden minyak ada ditunjukkandalam daftar bersamaan dengan stok sebenar.26

BIL SENARAI SEMAK YA TIDAKPenggunaan minyak bulanan ada dikira dan29dicatatkan di ruangan bawah helaian buku log.Penggunaan minyak oleh kenderaan adalah30munasabah.a) Kad elektronik bagi pembayaran toldikawal oleh Pegawai Pengangkutan dan31 hanya dikeluarkan apabila diperlukan.b) Pegawai Pengangkutan ada menyemakpenggunaan kad elektronik setiap bulan.C. PELUPUSAN ASET DAN INVENTORILembaga Pemeriksa ada ditubuhkan bagi32 memeriksa semua aset dan inventori darisemasa ke semasa.Bagi kenderaan dan loji, pemeriksaaan ada33 dijalankan untuk menentukan ia masihberekonomi untuk digunakan.Kenderaan dan loji yang belum dilupus ada34 disenaraikan untuk diambil tindakanpelupusan.Laporan Pemeriksaan ada disediakan oleh35 Lembaga Pemeriksa dan dikemukakan kepadaKetua Setiausaha Kementerian berkenaan.Tindakan pelupusan ada diambil selaras36dengan peraturan kewangan yang berkaitan.Peralatan komputer ada dilupuskan mengikut37 kehendak peraturan kewangan yangditetapkan.27