pedoman program bantuan beasiswa studi luar negeri direktorat

pendis.kemenag.go.id

pedoman program bantuan beasiswa studi luar negeri direktorat

PEDOMAN

PROGRAM BANTUAN BEASISWA STUDI LUAR NEGERI

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM

TAHUN 2012

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM

KEMENTERIAN AGAMA RI

TAHUN 2012

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 1 2012


PEDOMAN

PROGRAM BEASISWA

PENDIDIKAN S2/S3 DAN PENYELESAIAN STUDI LUAR NEGERI

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM

KEMENTERIAN AGAMA RI

TAHUN 2012

A. KETENTUAN DAN MEKANISME

1. Penawaran

Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ditujukan kepada

semua pendidik (dosen) tetap dan tenaga kependidikan Perguruan Tinggi Agama

Islam Negeri (PTAIN) dan Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta (PTAIS) di

Indonesia. Di samping itu, beasiswa juga ditawarkan kepada staff Pegawai Negeri

Sipil pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama RI.

Penawaran tersebut disertai dengan ketentuan, syarat-syarat, borang-borang yang

harus diisi oleh pelamar, batas waktu penawaran, prosedur melamar, proses

seleksi, jumlah beasiswa yang tersedia, dan persyaratan-persyaratan lainnya.

Semua ini harus dipahami secara seksama oleh para pelamar agar proses

pendaftaran dapat dilakukan dengan tepat. Penawaran beasiswa Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam disebarluaskan melalui website dan surat kepada

pimpinan PTAIN dan Kopertais Wilayah sebagai koordinator PTAIS-PTAIS yang

berada di wilayah koordinasinya.

2. Karakteristik Beasiswa

Program beasiswa yang disediakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam

tahun 2012 mempunyai ciri sebagai berikut:

a. Beasiswa luar negeri terdiri dari dua macam, yaitu:

1) Beasiswa S2/S3 Penuh, dan

2) Beasiswa Penyelesaian Studi.

b. Anggaran untuk beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Tahun 2012

berasal dari APBNP Tahun 2012;

c. Pada tahun-tahun berikutnya anggaran beasiswa luar negeri akan

dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

d. Bersifat terbuka untuk semua dosen tetap dan tenaga kependidikan

Perguruan Tinggi Islam di Indonesia, baik PTAIN maupun PTAIS, serta staff

PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam;

e. Lama pemberian beasiswa adalah maksimum 36 bulan untuk program S3

dan 24 bulan untuk program S2, sesuai dengan Pasal 14 KMA Nomor 175

Tahun 2010;

f. Komponen biaya yang ditanggung mengikuti ketentuan sebagai berikut:

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 2 2012


1) Beasiswa S2/S3 penuh:

a) Uang kuliah (tuition fee);

b) Biaya hidup untuk penerima beasiswa (tidak termasuk keluarganya);

c) Tiket pesawat pergi dari bandara internasional di Indonesia ke

tempat tujuan dan kembali;

d) Asuransi kesehatan;

e) Biaya buku;

f) Biaya kedatangan (penyesuaian) di negara lain (settling-in

allowance);

g) Biaya program khusus (seminar);

h) Biaya penulisan tugas akhir;

i) Biaya pendaftaran ke universitas untuk negara-negara tertentu;

g. Besaran beasiswa disesuaikan dengan kondisi dan ketentuan perguruan

tinggi di masing-masing negara tujuan;

h. Apabila melakukan penelitian di Indonesia, beasiswa yang diperoleh selama

di Indonesia akan menggunakan standar BS (Beasiswa Studi), dan

beasiswa luar negerinya dihentikann selama berada di Indonesia. Ketika

kembali ke PT tempat studi di luar negeri, beasiswa di dalam negeri

dihentikan, dan beasiswa luar negerinya diaktifkan kembali.

3. Ketentuan Peserta

a. Peserta Beasiswa S2/S3 Penuh adalah:

1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN atau

PTAIS atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam;

2) Telah mendapatkan Letter of Acceptance (Letter of Offer) yang masih

berlaku dari institusi dan/atau dari calon pembimbing dari Perguruan

Tinggi luar negeri yang dituju;

3) Telah mempunyai gelar S2 atau yang setara untuk pelamar program

S3. Telah mempunyai gelar S1 atau yang setara untuk pelamar

program S2;

4) Memiliki penguasaan bahasa inggris yang memadai (TOEFL

institusional minimal 550, atau IELTS minimal 6,0), dan atau bahasa

pengantar lain yang digunakan di perguruan tinggi tujuan masingmasing;

5) Untuk program S3 telah mempunyai usulan penelitian yang disetujui

oleh (sekurang-kurangnya sudah dikomunikasikan dengan) calon

pembimbing di PT luar negeri yang dituju;

6) Batas usia maksimal, 10 tahun sebelum usia pensiun (Pasal 4, KMA

Nomor 175 tahun 2010)..

b. Peserta Beasiswa Penyelesaian Studi Luar Negeri adalah:

1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN/PTAIS

atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam;

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 3 2012


2) Sedang menyelesaiakn studi di luar negeri;

3) Tidak sedang mendapatkan beasiswa dari funding atau sponsor, atau

beasiswanya dihentikan karena telah melewati batas waktu

penyelesaian yang ditentukan;

4) Memiliki progress report perkembangan studi yang baik, dibuktikan

dengan keterangan dari supervisor;

5) Masih tercatat sebagai mahasiswa aktif di luar negeri, dibuktikan dengan

surat keterangan dari perguruan tinggi tempat belajar.

4. Persyaratan Pendaftaran:

a. Beasiswa S2/S3 Penuh:

1) Mengisi Form-A dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

2) Surat permohonan bantuan beasiswa;

3) Surat pengantar Pimpinan PTAI/ Lembaga yang menyatakan bahwa

pemohon adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap dan bahwa

program studi yang akan diambil sangat strategis untuk pengembangan

lembaga tempat bertugas;

4) Fotocopy ijazah dan transkrip S1 bagi pelamar jenjang S2 dan

ijazah/transkrip S2 bagi pelamar jenjang S3.

5) Bukti kemampuan berbahasa Asing, seperti TOEFL/IELTS/ TOAFL,

sesuai dengan persyaratan perguruan tinggi yang dituju;

6) Surat rekomendasi dari 2 (dua) Guru Besar/Doktor/ Pembimbing

skripsi/tesis. (Untuk pelamar beasiswa S3, salah satu rekomendasi

sedapat mungkin diupayakan dari calon supervisor. Rekomendasi

dikirim langsung oleh pemberi rekomendasi ke alamat email yang

sudah disediakan)

7) Proposal penelitian yang telah disetujui oleh (sekurang-kurangnya

sudah dikomunikasikan dengan) calon pembimbing di PT luar negeri

yang dituju;

8) Bukti komunikasi dengan calon pembimbing (berupa email atau surat

langsung);

9) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak

sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain.

b. Beasiswa Penyelesaian Studi:

1) Mengisi Form B dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

2) Surat permohonan bantuan beasiswa;

3) Surat pengantar Pimpinan/Lembaga yang menyatakan bahwa pemohon

adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap yang sedang

menyelesaikan studi di perguruan tinggi luar negeri;

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 4 2012


4) Surat Keterangan dari perguruan tinggi luar negeri yang menyatakan

bahwa pemohon adalah mahasiswa pada perguruan tinggi tersebut;

5) Laporan perkembangan studi 2 - 5 halaman (kertas A4, spasi satu, font

Times New Roman, size 12);

6) Prakiraan anggaran yang dibutuhkan untuk penyelesaian studi sesuai

dengan standar yang berlaku dan diketahui oleh ketua

departemen/supervisor;

7) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak

sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain.

c. Berkas kelengkapan persyaratan dikirim ke alamat email berikut:

kelembagaandiktis@gmail.com

i. Bagi pelamar beasiswa penuh yang sudah diterima diwajibkan menyertakan

Letter of Acceptance (LoA) dari perguruan tinggi luar negeri yang dituju.

5. Ketentuan Perguruan Tinggi dan Program Studi

Dalam memilih perguruan tinggi dan program studi, calon peserta harus

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Perguruan tinggi sebaiknya yang berada di negara-negara maju yang

memiliki reputasi baik berdasarkan penilaian lembaga ranking internasional

(THESS, Webometrix, QS-Star, 4-ICU, Arwu);

b. Perguruan tinggi yang dipilih termasuk dalam daftar perguruan tinggi yang

ijazahnya diakui oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, seperti

dapat diunduh di link berikut: http://ijazahln.dikti.go.id/v4/rekap_per_pt.php/

c. Program studi yang dipilih harus sesuai dengan keahlian yang diperlukan

untuk menunjang proses pembelajaran dan pengembangan program studi

yang dikembangkan di PTAIN maupun PTAIS, serta tugas-tugas

administratif dan managerial pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam.

Program-program studi dimaksud meliputi:

1) Ilmu-ilmu Keislaman

2) Ilmu Sosial dan Humaniora, dan

3) Sains

6. Mekanisme Seleksi

Seleksi dimulai dari pemeriksaan kelengkapan dokumen, kemudian dilanjutkan

dengan wawancara terhadap mereka yang memenuhi persyaratan

administrasi. Wawancara akan dilaksanakan dalam Bahasa Inggris atau

bahasa Arab sesuai dengan bahasa pengantar perguruan tinggi tujuan. Proses

seleksi dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan bantuan

Tim Seleksi Beasiswa Luar Negeri yang dibentuk Direktorat Pendidikan Tinggi

Islam. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melalui Tim Seleksi melakukan

proses seleksi untuk mendapatkan calon yang sudah sangat siap untuk

menempuh pendidikan pascasarjana di luar negeri. Kesiapan dari para calon

dilihat dari berbagai aspek, yaitu:

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 5 2012


a. Aspek Akademik

Para calon diharapkan telah mempunyai Letter of Acceptance (Letter

of Offer) dari perguruan tinggi yang dituju, dan/atau telah mendapatkan

calon pembimbing yang bersedia menjadi pembimbingnya (khusus untuk

program S3). Komunikasi dengan calon pembimbing menjadi salah satu

faktor penilaian. Karya ilmiah yang dihasilkan calon pelamar merupakan

faktor penting lain yang menjadi penilaian.

Di antara persyaratan yang lain, LoA merupakan persyaratan yang

paling menentukan. Meskipun demikian persyaratan yang lain tetap harus

dilampirkan. Calon peserta beasiswa yang telah mendapatkan LoA bahkan

dapat diberangkatkan sebelum September sepanjang direkomendasikan

oleh perguruan tinggi tujuan. Misalnya karena semester dimulai sebelum

September.

b. Aspek Bahasa

Kemampuan berbahasa Inggris yang baik – terutama jika akan belajar

ke negara-negara berbahasa Inggris – merupakan syarat mutlak yang harus

dimiliki oleh para calon pelamar. Pelamar yang akan belajar ke negara

dengan bahasa pengantar bukan Inggris harus menunjukkan bahwa dirinya

menguasai bahasa pengantar yang digunakan di negara tersebut.

Kemahiran berbahasa Inggris atau bahasa asing lainnya dari para calon

dinyatakan oleh sertifikasi kemampuan berbahasa asing yang dikeluarkan

oleh institusi yang kompeten. Contoh untuk bahasa Inggris adalah nilai tes

TOEFL institusional/internasional atau IELTS. Untuk bahasa lainnya

ditunjjukkan oleh sertifikat. Selain itu, kemampuan berkomunikasi dalam

bahasa Inggris juga dinilai ketika calon pelamar melakukan wawancara

dihadapan Tim Seleksi Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam.

c. Aspek Sosial dan Keluarga

Persiapan calon pelamar untuk menempuh ilmu di luar negeri juga

merupakan salah satu kriteria yang dinilai oleh Tim Seleksi. Seberapa jauh

sang calon mempersiapkan dirinya, bagaimana calon mempersiapkan

dirinya untuk beradaptasi di negara asing yang berbeda bahasa; tradisi; dan

budaya, akan menjadi pertimbangan dalam menilai kesiapan sang calon

pelamar. Kondisi keluarga, seperti seberapa besar peran suami atau isteri

dalam persiapan mental pasangannya karena harus berpisah sementara

waktu untuk menempuh pendidikan yang lebih tinggi, merupakan aspek

yang diperhatikan oleh Tim Seleksi dalam menilai kesiapan pelamar.

7. Jadwal Pendaftaran dan Seleksi

Jadwal pendaftaran dan proses seleksi pelamar beasiswa luar negeri Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam dapat dilihat pada tabel 1. Program beasiswa

pendidikan luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tahun 2012 diawali

dengan membuka pendaftaran calon penerima beasiswa secara online pada

awal Mei 2012. Pendaftaran secara online dimaksudkan untuk mendapatkan

data-data pokok pelamar (required data), sehingga pelamar tidak harus

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 6 2012


mengisi semua field yang tersedia. Selanjutnya pendaftar dapat melengkapi

data secara offline dengan mengisi formulir yang dapat diunduh melalui

website. Pendaftaran ditutup pada bulan Juli 2012. Di awal bulan Juli 2012,

proses pendataan dan seleksi berkas yang masuk dilaksanakan, untuk

mendapatkan calon pelamar yang lolos untuk mengikuti proses seleksi

berikutnya. Setelah itu Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan melaksanakan

proses wawancara terhadap para calon pelamar yang lolos pada pertengahan

Juli 2012. Nama-nama pelamar yang dinyatakan berhak mendapatkan

beasiswa akan diumumkan pada akhir Juli 2012.

Bagi para calon yang berhasil mendapatkan beasiswa Direktorat Pendidikan

Tinggi Islam diharuskan segera mempersiapkan diri, dokumen-dokumen

(seperti paspor, visa, dll), tiket pesawat, dan perlengkapan lainnya yang akan

dibawa. Rentang waktu yang dibutuhkan untuk persiapan keberangkatan ini

dapat mencapai 2 (dua) bulan, karena untuk memperoleh visa dari beberapa

negara tertentu dapat menghabiskan waktu hingga 5 minggu.

(Untuk pengurusan tugas belajar, pemohon agar membaca Keputusan Menteri

Agama RI Nomor 175 Tahun 2010).

Sebelum keberangkatan, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memberikan

pembekalan kepada para karyasiswa mengenai segala sesuatu yang

berhubungan dengan keberangkatan ke luar negeri, seperti petunjuk praktis

apa yang harus dilakukan pada 3 hari pertama di luar negeri; kiat sukses

belajar di luar negeri; kiat beradaptasi dengan lingkungan akademik dan sosial

yang baru; hal-hal yang wajib dilakukan setelah selesai studi, dan persiapan

yang diperlukan ketika kembali ke tanah air.

Tabel 1. Tahap Proses Seleksi Pelamar Beasiswa Direktorat Pendidikan

Tinggi Islam

No. Tahap Kegiatan

Waktu

1. Batas akhir pendaftaran online 5 Juli 2012

2.

Batas waktu terakhir pengiriman berkas

lengkap

10 Juli 2012

3. Proses Pendataan dan Seleksi Berkas 11 Juli 2012

4. Proses Wawancara Pertengahan Juli 2012

5. Pengumuman calon yang diterima Akhir Juli 2012

6. Persiapan keberangkatan Juli - Agustus 2012

7. Keberangkatan

September 2012 atau

disesuiakan dengan

awal semester

perguruan tinggi tujuan

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 7 2012


B. DESKRIPSI BEASISWA

1. Alokasi dan Komponen Beasiswa

Alokasi dan Komponen Beasiswa Pendidikan S2/S3 Luar Negeri

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam adalah sebagai berikut:

a. Pengalokasian beasiswa “Program Beasiswa S2/S3 dan Beasiswa

Penyelesaian Studi Luar Negeri Tahun 2012” Direktorat Pendidikan Tinggi

Islam dilakukan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan dana

APBNP Tahun 2012;

b. Pada tahun-tahun selanjutnya, pengalokasian beasiswa studi luar negeri

dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

c. Jika sebagian kegiatan studi dari karyasiswa dilakukan di Indonesia

(misalnya untuk melakukan penelitian di lapangan, dan pengumpulan data),

maka biaya hidup di luar negeri akan dihentikan, dan diganti dengan biaya

hidup di dalam negeri. Besaran beasiswa untuk biaya hidup selama

melakukan kegiatan studi di Indonesia akan dibayarkan berdasarkan

standar Beasiswa Studi (BS);

d. Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam diberikan untuk

membiayai program dari penerima beasiswa, dan BUKAN untuk mengikuti

program martikulasi, seperti pelatihan bahasan atau program penyesuaian,

dan/atau seminar;

e. Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dimulai dari bulan September

di tahun keberangkatan, sehingga untuk mempermudah proses

administrasi, penerima beasiswa dianjurkan – sejauh memungkinkan –

untuk memulai program studinya pada semester yang dimulai di bulan

September;

f. Pada tahun Pertama, ketika berangkat, karyasiswa akan menerima

komponen beasiswa sebagai tertera pada table berikut (Tabel 2):

Tabel 2. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam

Untuk Tahun Pertama

No. Komponen Perincian

1. Biaya Hidup (living

allowance)

Diberikan 4 bulan sesuai standar

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam

(September - Desember 2012)

2. Biaya buku Diberikan sebesar 1 semester sesuai

standar Direktorat Pendidikan Tinggi

Islam

3. Biaya Kedatangan (settlingin

allowance)

Diberikan sekali sebesar 1 bulan

biaya hidup bulanan

4. Biay kuliah (tuition fee) Diberikan per semester (at cost)

5. Tiket pesawat internasional

(keberangkatan)

Dari Bandara Internasional ke tempat

tujuan (at cost)

6. Asuransi kesehatan (Helath Per tahun (at cost)

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 8 2012


No. Komponen Perincian

insurance)

7. Biaya pendaftaran

(admission fee)

Sekali di awal untuk negara-negara

tertentu (at cost)

g. Pada Tahun Kedua dan Ketiga, beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi

Islam terdiri dari komponen-komponen seperti tersaji pada Tabel 3 berikut:

Tabel 3. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam

Untuk Tahun Kedua dan Ketiga

No. Komponen Perincian

1. Biaya Hidup Untuk 12 bulan (sesuai standar

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam)

2. Biaya buku Untuk 2 semester (sesuai standar

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam)

3. Biaya Kuliah Untuk 2 semester (at cost)

4. Biaya Program Khusus (seminar) Sekali selama masa

studi *)

5. Biaya penulisan tugas Sekali selama masa studi *)

akhir

6. Asuransi kesehatan Per tahun (at cost)

7. Tiket internasional

kembali (untuk program

S2)

8. Biaya kelebihan bagasi

(untuk program S2)

*) Tergantung diambil pada semester yang mana

Dari tempat studi hingga bandara

Internasional terakhir (at cost)

Sekali ketika kembali (standar Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam) max 20 kg

h. Pada Tahun Keempat, beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam hanya

diberikan untuk program S3. Perlu diketahui bahwa beasiswa dari Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam di Tahun Keempat ini ada, karena di Tahun

Pertama Direktorat Pendidikan Tinggi Islam hanya memberikan beasiswa

untuk 4 bulan saja (September-Desember). Sehingga di Tahun Keempat

beasiswa hanya diberikan untuk 8 (tujuh) bulan, dan komponennya terdiri

dari seperti tersaji pada Tabel 4. berikut ini:

Tabel 4. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam

Untuk Tahun Keempat

No Komponen Perincian

1. Biaya Hidup Untuk 8 bulan (sesuai standar

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam)

2. Biaya buku Untuk 1 semester (sesuai standar

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 9 2012


Direktorat Pendidikan Tinggi Islam)

3. Biaya Kuliah Untuk 1 semester (at cost)

4. Biaya Program Khusus Sekali selama masa studi*)

(seminar)

5. Biaya penulisan tugas akhir Sekali selama masa studi*)

6. Tiket internasional kembali Dari tempat studi ke bandara

(untuk program S3)

Internasional terakhir (at cost)

7. Biaya kelebihan bagasi Sekali waktu pulang (beratnya

kepulangan (untuk program

S3)

sesuai standar Direktorat Pendidikan

Tinggi Islam) max 20 kg

*) Tergantung diambil pada tahun ke berapa. Jika sudah diambil di tahun

ke-3, maka di tahun ke-4 tidak diberikan lagi.

a. Kontrak dan Nilai Tukar

b. Kontrak

1) Pelamar yang berhasil mendapatkan Beasiswa Pendidikan S2/S3 dan

Penyelesaian Studi Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan

menandatangani kontrak dengan Direktorat Pendidikan Tinggi sebelum

pencairan dana;

2) Beasiswa untuk tiap karyasiswa dihitung berdasarkan mata uang asing

yang berlaku di negara tempat belajarnya. Di dalam kontrak, besarnya

nilai beasiswa dalam mata uang asing akan dihitung dalam rupiah

sesuai dengan nilai tukar valuta asing terhadap rupiah;

3) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mentransfer dana beasiswa dalam

bentuk mata uang asing yang berlaku di negara tempat belajar. Dana

yang ditransfer adalah dana beasiswa yang menjadi hak penerima

beaiswa (biaya hidup, asuransi kesehatan, biaya buku atau special

program, sedangkan biaya tuition fee (at cost), admission-fee (pada PT

tertentu dan at cost), ditransfer ke perguruan tinggi terkait;

4) Biaya transfer dana beasiswa dari Indonesia ke masing-masing

karyasiswa di luar negeri, diambil dana pengelolaan Beasiswa luar

negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Selain untuk biaya transfer,

dana pengelolaan tersebut diperuntukkan juga untuk berkomunikasi

dengan karyasiswa (tergantung keperluan) lewat telepon atau surat,

untuk memantau kemajuan studi dari para karyasiswa, menulis dan

menggandakan laporan, dan melakukan pertemuan dengan Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam mengenai beasiswa luar negeri;

5) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mengalokasikan dana cadangan

untuk kemungkinan adanya kenaikan biaya tuition fee dan perubahan

kurs sebesar 10% tiap tahunnya. Kenaikan tuition fee baru dibayarkan

ke perguruan tinggi luar negeri, setelah perguruan tinggi tersebut

mengeluarkan surat tagihan (invoice) yang resmi. Kenaikan kurs dapat

dibayarkan apabila terjadi penurunan nilai tukar rupiah yang nyata

(significant);

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 10 2012


6) Dana untuk kenaikan tuition fee maupun perubahan kurs bukan hak

dari karyasiswa, sehingga jika tidak digunakan pada tahun tersebut,

maka dana tersebut harus dikembalikan ke kas negara.

c. Nilai Tukar

1) Karyasiswa akan menerima besaran beasiswa sesuai dengan nilai

standar dalam mata uang asing yang berlaku, BUKAN dalam jumlah

nilai rupiah yang tercantum dalam kontrak, karena besaran kontrak

dihitung berdasarkan jumlah dana dalam mata uang asing yang

digunakan di negara tempat studi. Kebijakan ini diambil Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam, agar jumlah beasiswa yang diterima

karyasiswa tidak terpengaruh oleh gejolak nilai tukar rupiah terhadap

mata uang asing yang digunakan;

2) Kelebihan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih tinggi

dari mata uang asing yang digunakan) BUKAN merupakan hak dari

karyasiswa terkait, sehingga karyasiswa TIDAK dapat menuntut untuk

mendapatkan kelebihan dana tersebut;

3) Kekurangan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih

rendah dari mata uang asing yang digunakan) TIDAK dibebankan

kepada karyasiswa, sehingga karyasiswa tetap menerima jumlah

beasiswa yang sama;

4) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat mengatur beasiswa yang

dikelola jika terjadi perubahan jumlah dana akibat perbedaan kurs.

Sebagai contoh: jika nilai mata uang di negara X menguat, sehingga

dana beasiswa yang tersedia untuk negara tersebut kurang, maka

kekurangannya dapat ditutupi dari kelebihan di negara Y yang mata

uangnya melemah.

2. Perpindahan Universitas dan Negara Tempat Belajar

a. Karyasiswa sangat dianjurkan untuk TIDAK pindah perguruan tinggi tempat

studi, dan terlebih jika perguruan tinggi yang baru berada di negara yang

berbeda. Kondisi ini akan menyulitkan proses pendanaan, karena akan

merubah nilai kontrak (seperti biaya hidup, tuition fee, dan lainnya);

b. Jika sangat terpaksa harus pindah universitas, maka mekanismenya adalah

sebagai berikut:

1) Karyasiswa yang bersangkutan harus melaporkan rencana kepindahan

dan alasan kepindahan disertai dengan lampiran dokumen-dokumen

penunjangnya, kepada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Karyasiswa

tersebut juga telah mencari PT lain yang bersedia menerimanya tanpa

syarat (unconditional) sesuai waktu beasiswa yang tersisa;

2) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memutuskan apakah

permohonan tersebut dapat disetujui atau ditolak, setelah

mempertimbangan dengan seksama kondisi-kondisi dari calon peserta;

3) Setelah mendapat persetujuan dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam,

karyasiswa terkait dapat memproses kepindahannya.

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 11 2012


3. Keberangkatan Tidak Tepat Waktu

a. Karyasiswa sangat dianjurkan untuk berangkat sesuai dengan waktu yang

telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi yang dituju. Jika ada aral melintang

sehingga keberangkatan dari karyasiswa terpaksa ditunda, maka resiko

yang diakibatkan oleh keterlambatan itu ditanggung oleh karyasiswa itu

sendiri;

b. Keterlambatan keberangkatan disertai alasan-alasannya harus dilaporkan

oleh karyasiswa ke Direktorat Pendidikan Tinggi Islam sedini mungkin;

c. Jika keterlambatan keberangkatan karyasiswa sampai melebihi tahun

anggaran berjalan, maka karyasiswa tersebut akan KEHILANGAN hak

memperoleh biaya pesawat untuk berangkat dari Indonesia ke Negara

tujuan belajar;

d. Jika keterlambatan keberangkatan dari karyasiswa sampai melebihi 2

semester, maka karyasiswa menanggung sendiri pembiayaan

keberangkatannta;

4. Sanksi untuk Karyasiswa

a. Jika karena suatu hal, seorang karyasiswa tidak dapat menyelesaikan

studinya karena kelalaian seperti tercantum pada Bab III, Keputusan

Menteri Pertama No.224/MP/1961, maka karyasiswa tersebut HARUS

mengembalikan seluruh beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam yang

diterimanya ditambah 100%;

b. Kelalaian yang dimaksud seperti:

1) Membatalkan perjalanan ke tempat belajar, atau tidak kembali ke tempat

asalnya;

2) Tidak mendapat hasil yang sewajarnya dalam waktu yang ditetapkan;

3) Jika yang bersangkutan diberhentikan dari jabatannya atau berhenti dari

jabatannya atas permintaan sendiri:

a) Jika masih terutang, maka dana yang masih belum dikembalikan

dikenai bunga sebesar 6% setahun;

b) Dasar hukum yang mendasari ketentuan di atas adalah Peraturan

Presiden RI No.12/1961 dan peraturan pelaksanaannya yaitu Kep.

Menteri Pertama No.224/MP/1961.

C. MEKANISME PENYALURAN DAN PELAPORAN BEASISWA

1. Mekanisme Pembayaran

a. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan besaran beasiswa sesuai

standar besaran beasiswa Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam

Tahun 2012;

b. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan beasiswa kepada

masingmasing penerima beasiswa melalui mekanisme dan prosedur yang

disepakati bersama dengan penerima beasiswa.

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 12 2012


2. Mekanisme Monitoring

a. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring perkembangan

studi penerima beasiswa;

b. Monitoring yang dilakukan meliputi aspek-aspek antara lain:

1) Aspek administrasi, seperti: perubahan tempat dan jenjang studi dan

perubahan keberangkatan;

2) pembimbing;

3) Direktorat Aspek financial, seperti: bukti pembayaran tuition dan

admission fees serta asuransi kesehatan;

4) Aspek akademik, seperti: tahapan dan kemajuan studi yang ditunjukkan

oleh adanya laporan kemajuan studi yang diketahui oleh dosen

Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring secara berkala tentang

perkembangan studi dari para karyasiswa penerima beasiswa Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam.

3. Mekanisme Pelaporan

a. Karyasiswa wajib melaporkan secara berkala tahapan dan kemajuan studi;

bukti pembayaran tuition dan admission fees serta asuransi kesehatan; dan

bila ada perubahan tempat dan waktu keberangkatan/kepulangan kepada

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

b. Mekanisme pelaporan perubahan tempat dan waktu keberangkatan kepada

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat dilihat pada point B.3. dan B.4.;

D. MEKANISME KEBERANGKATAN & KEMBALI

Karyasiswa yang melaksanakan studi di luar negeri perlu memproses

keberangkatannya, dan jika sudah selesai studinya harus melaporkan hasil

studinya.

1. Mekanisme Keberangkatan (bagi peserta beasiswa S2/S3 luar negeri)

a. Karyasiswa yang dinyatakan lolos dan sudah siap dapat diberangkatkan

sewaktu-waktu sesuai kesepakatan dengan pihak perguruan tinggi tujuan;

b. Karyasiswa yang akan berangkat harus mempersiapkan segala sesuatu

berkaitan dengan keberangkatannya, yang meliputi:

1) Paspor

a) Karyasiswa PNS dapat menggunakan paspor biru, dan proses

pengurusannya dilakukan oleh penerima beasiswa bersangkutan.

Karyasiswa yang akan mengurus paspor birunya, dapat menanyakan

prosedur pengurusannya ke Subdit Kelembagaan Diktis., yang akan

diteruskan ke Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri Kementerian

Agama RI;

b) Dosen PTAIS akan menggunakan paspor hijau. Pengurusan paspor

hijau ini dilakukan di Kantor Imigrasi di kota masing-masing.

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 13 2012


Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya

pembuatan paspor hijau.

2) Surat Tugas Belajar

Untuk pengurusan Surat Tugas Belajar, calon peserta harus

membaca peraturan perundang-undangan sebagai berikut:

a) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961;

b) Keputusan Menteri Pertama Nomor 224 Tahun 1961;

c) Keputusan Menteri Agama RI Nomor 174 Tahun 2010.

3) Visa

a) Setelah mendapatkan paspor, setiap karyasiswa harus mengurus

sendiri perolehan visa untuk memasuki negara yang dituju, di kantor

Kedutaan Besar negara yang bersangkutan.

b) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya untuk

mendapatkan visa. Biaya tersebut harus dipersiapkan oleh

karyasiswa bersangkutan;

c) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan mengeluarkan surat garansi

(Letter of Guarantee) pendanaan program studi S2/S3, jika hal itu

diminta kedubes terkait untuk pengurusan visa.

4) Tiket Pesawat

2. Pembekalan

a) Karyasiswa yang telah mempunyai paspor, dan mendapatkan visa,

diminta untuk menghubungi Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk

memperoleh tiket pesawat ke luar negeri;

b) Tiket pesawat kelas ekonomi akan disediakan oleh Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam untuk setiap karyasiswa yang akan

berangkat studi ke luar negeri pada tahun anggaran yang berjalan

(yang berangkat sesuai jadwal);

c) Jika ada aral melintang, sehingga karyasiswa terpaksa berangkat di

tahun berikutnya, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak dapat

memberikan biaya tiket pesawat;

d) Tiket pesawat yang diberikan Direktorat Pendidikan Tinggi Islam

kepada karyasiswa hanya untuk keberangkatan saja. Tiket kembali

ke Indonesia setelah menyelesaikan studi akan diberikan kepada

karyasiswa, setelah karyasiswa menghubungi PT asal atau

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tentang tanggal kembali ke

Indonesia. Tiket tersebut akan dikirim Direktorat Pendidikan Tinggi

Islam ke yang bersangkutan lewat e-mail;

e) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya tiket

pesawat dari karyasiswa yang akan melakukan penelitiannya di

Indonesia.

a. Sebelum keberangkatan ke luar negeri, para karyasiswa akan diberi

pembekalan oleh tim yang ditunjuk Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 14 2012


. Pembekalan akan dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam di

Jakarta atau di tempat lain dengan pertimbangan konfeniency, efisiensi dan

efektivitas.

3. Tempat Keberangkatan

a. Setiap karyasiswa HARUS datang ke Subdit Kelembagaan, Direktorat

Pendidikan Tinggi Islam, Jakarta, untuk menyelesaikan administrasi

keberangkatannya;

b. Biaya pesawat (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) dari kota

asal ke Jakarta akan ditanggung Direktorat Pendidikan Tinggi Islam;

c. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan menyediakan biaya penginapan

untuk 1 (satu) malam JIKA waktu yang diperlukan antara pengurusan

administrasi keberangkatan hingga keberangkatan ke luar negeri melebihi 1

hari;

d. Penerbangan studi ke luar negeri dilakukan dari bandara internasional

Sukarno-Hatta, Jakarta.

4. Proses Kembali

Karyasiswa yang sudah selesai menempuh program studinya, HARUS

kembali ke Indonesia dan melaporkan diri kepada:

a. Kedubes atau Konsulat Jenderal Indonesia terdekat untuk melaporkan

selesai studi dan waktu kepulangan dari karyasiswa yang bersangkutan;

b. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk melaporkan selesai studi dengan

1) menyertakan ijazah dan abstrak dari thesis/disertasinya; 2)

menyetarakan ijazah luar negeri yang diperoleh sesuai dengan Peraturan

Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011

tentang Pedoman Penetapan Kesetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar

Negeri dengan Ijazah dan Gelar Perguruan Tinggi Indonesia, serta

Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 161 Tahun 2007

Tentang Pedoman Penilaian Ijazah Bidang Studi Islam Pada Perguruan

Tinggi Luar Negeri;

c. Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri (BHKLN) serta Biro Kepegawaian

untuk mengaktifkan kembali jabatan fungsional dari karyasiswa yang

bersangkutan;

d. Sekretariat Negara, dengan menyertakan ijasah dan abstrak dari

thesis/disertasinya.

E. BAGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGAJUAN BEASISWA

PENDIDIKAN LUAR NEGERI DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM

TAHUN 2012

Proses pengajuan untuk memperoleh beasiswa pendidikan S2/S3 luar negeri

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam disajikan dalam bentuk diagram alir sebagai

berikut:

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….

Page | 15 2012


Kegiatan

BAGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

BEASISWA LUAR NEGERI BAGI DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM

TAHUN 2012

Pelaksana

Mutu Baku

Calon Subdit IV Panitia Tes Direktur Dirjen Kelengkapan Waktu Output

Keterangan

Mengisi formulir pendaftaran

secara online untuk

mendapatkan nomor register

Website,

koneksi

internet,

komputer

5 mnt

Formulir

online terkirim

Pendaftaran online

dibuka tanggal 6 Mei

s/d 5 Juli 2012

Memberikan nomor register

Website,

koneksi

internet,

komputer

1 mnt

No. register

terkirim

Melengkapi persyaratan

administrasi dan

mengirimkannya kepada

Direktur via email atau pos

koneksi

internet, email,

komputer

5 mnt

Dokumen

kelengkapan

persyaratan

terkirim

Kelengkapan syarat

selain LoA dikirim

terakhir tanggal 10 Juli

2012

Melakukan Verifikasi

kelengkapan dokumen

persyaratan

Komputer,

dokumen hard

dan soft copy

5 mnt

Dokumen

kelengkapan

persyaratan

Tanggal 11 Juli 2012

Membentuk Panitia Tes - 1 hari

Undangan,

rapat,

kepanitiaan

terbentuk

11 Juli 2012

Mengundang calon peserta

untuk wawancara

Email,

handphone,

surat

undangan

1 hari

Terkirimnya

undangan

Undangan dikirim via

email dan telepon

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….……………………………………….

Page | 16 2012


Melaksanakan kegiatan

wawancara

Kisi-kisi soal

1 hari

Hasil

wawancara

Wawancara

dijadualkan sekitar

minggu ketiga Juli

2012

Melaporkan hasil

test/wawancara

Dokumen hasil

seleksi

1 hari

Terkirimnya

laporan

kepada

Direktur

Menyerahkan hasil tes untuk

disahkan

Dokumen hasil

seleksi

1 hari

Terkirimnya

dokumen

kepada Dirjen

Mengesahkan hasil tes

Dokumen hasil

seleksi

1 hari

Pengesahan

hasil tes

Mengumumkan hasil test

Hasil tes yang

telah disahkan

Dirjen

5 mnt

Pengumuman

terupload ke

website

Hasil tes diumumkan

pada akhir Juli 2012

Memproses dokumen

perjalanan (paspor, visa, ijin

belajar, tiket)

Kelengkapan

persyaratan

4 mgg

Dokumendokumen

perjalanan

Peserta diharapkan

pro aktif dalam

memproses dokumen

Melakukan dan mengikuti

kegiatan pembekalan

Berangkat ke negara tujuan

Cross Cultural

Understanding

, kesiapan

keberangkatan

Dokumenperjalanan

perjalanan

1 hari

Peserta

berangkat ke

negara tujuan

Keberangkatan

disesuaiakan dengan

kesiapan peserta dan

perguruan tinggi

tujuan

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….……………………………………….

Page | 17 2012

More magazines by this user
Similar magazines