pedoman program bantuan beasiswa studi luar negeri direktorat

PEDOMAN 

PROGRAM BANTUAN BEASISWA STUDI LUAR NEGERI 

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM 

TAHUN 2012 


DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM 

KEMENTERIAN AGAMA RI 

TAHUN 2012 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..……. 

Page | 1 2012

PEDOMAN 

PROGRAM BEASISWA 

PENDIDIKAN S2/S3 DAN PENYELESAIAN STUDI LUAR NEGERI 


DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM 

KEMENTERIAN AGAMA RI 

TAHUN 2012 

A. KETENTUAN DAN MEKANISME 

1. Penawaran 

Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ditujukan kepada 

semua pendidik (dosen) tetap dan tenaga kependidikan Perguruan Tinggi Agama 

Islam Negeri (PTAIN) dan Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta (PTAIS) di 

Indonesia. Di samping itu, beasiswa juga ditawarkan kepada staff Pegawai Negeri 

Sipil pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama RI. 

Penawaran tersebut disertai dengan ketentuan, syarat-syarat, borang-borang yang 

harus diisi oleh pelamar, batas waktu penawaran, prosedur melamar, proses 

seleksi, jumlah beasiswa yang tersedia, dan persyaratan-persyaratan lainnya. 

Semua ini harus dipahami secara seksama oleh para pelamar agar proses 

pendaftaran dapat dilakukan dengan tepat. Penawaran beasiswa Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam disebarluaskan melalui website dan surat kepada 

pimpinan PTAIN dan Kopertais Wilayah sebagai koordinator PTAIS-PTAIS yang 

berada di wilayah koordinasinya. 

2. Karakteristik Beasiswa 

Program beasiswa yang disediakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam 

tahun 2012 mempunyai ciri sebagai berikut: 

a. Beasiswa luar negeri terdiri dari dua macam, yaitu: 

1) Beasiswa S2/S3 Penuh, dan 

2) Beasiswa Penyelesaian Studi. 

b. Anggaran untuk beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Tahun 2012 

berasal dari APBNP Tahun 2012; 

c. Pada tahun-tahun berikutnya anggaran beasiswa luar negeri akan 

dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

d. Bersifat terbuka untuk semua dosen tetap dan tenaga kependidikan 

Perguruan Tinggi Islam di Indonesia, baik PTAIN maupun PTAIS, serta staff 

PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; 

e. Lama pemberian beasiswa adalah maksimum 36 bulan untuk program S3 

dan 24 bulan untuk program S2, sesuai dengan Pasal 14 KMA Nomor 175 

Tahun 2010; 

f. Komponen biaya yang ditanggung mengikuti ketentuan sebagai berikut: 


Page | 2 2012

1) Beasiswa S2/S3 penuh: 

a) Uang kuliah (tuition fee); 

b) Biaya hidup untuk penerima beasiswa (tidak termasuk keluarganya); 

c) Tiket pesawat pergi dari bandara internasional di Indonesia ke 

tempat tujuan dan kembali; 

d) Asuransi kesehatan; 

e) Biaya buku; 

f) Biaya kedatangan (penyesuaian) di negara lain (settling-in 

allowance); 

g) Biaya program khusus (seminar); 

h) Biaya penulisan tugas akhir; 

i) Biaya pendaftaran ke universitas untuk negara-negara tertentu; 

g. Besaran beasiswa disesuaikan dengan kondisi dan ketentuan perguruan 

tinggi di masing-masing negara tujuan; 

h. Apabila melakukan penelitian di Indonesia, beasiswa yang diperoleh selama 

di Indonesia akan menggunakan standar BS (Beasiswa Studi), dan 

beasiswa luar negerinya dihentikann selama berada di Indonesia. Ketika 

kembali ke PT tempat studi di luar negeri, beasiswa di dalam negeri 

dihentikan, dan beasiswa luar negerinya diaktifkan kembali. 

3. Ketentuan Peserta 

a. Peserta Beasiswa S2/S3 Penuh adalah: 

1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN atau 

PTAIS atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; 

2) Telah mendapatkan Letter of Acceptance (Letter of Offer) yang masih 

berlaku dari institusi dan/atau dari calon pembimbing dari Perguruan 

Tinggi luar negeri yang dituju; 

3) Telah mempunyai gelar S2 atau yang setara untuk pelamar program 

S3. Telah mempunyai gelar S1 atau yang setara untuk pelamar 

program S2; 

4) Memiliki penguasaan bahasa inggris yang memadai (TOEFL 

institusional minimal 550, atau IELTS minimal 6,0), dan atau bahasa 

pengantar lain yang digunakan di perguruan tinggi tujuan masingmasing; 

5) Untuk program S3 telah mempunyai usulan penelitian yang disetujui 

oleh (sekurang-kurangnya sudah dikomunikasikan dengan) calon 

pembimbing di PT luar negeri yang dituju; 

6) Batas usia maksimal, 10 tahun sebelum usia pensiun (Pasal 4, KMA 

Nomor 175 tahun 2010).. 

b. Peserta Beasiswa Penyelesaian Studi Luar Negeri adalah: 

1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN/PTAIS 

atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; 


Page | 3 2012

2) Sedang menyelesaiakn studi di luar negeri; 

3) Tidak sedang mendapatkan beasiswa dari funding atau sponsor, atau 

beasiswanya dihentikan karena telah melewati batas waktu 

penyelesaian yang ditentukan; 

4) Memiliki progress report perkembangan studi yang baik, dibuktikan 

dengan keterangan dari supervisor; 

5) Masih tercatat sebagai mahasiswa aktif di luar negeri, dibuktikan dengan 

surat keterangan dari perguruan tinggi tempat belajar. 

4. Persyaratan Pendaftaran: 

a. Beasiswa S2/S3 Penuh: 

1) Mengisi Form-A dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

2) Surat permohonan bantuan beasiswa; 

3) Surat pengantar Pimpinan PTAI/ Lembaga yang menyatakan bahwa 

pemohon adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap dan bahwa 

program studi yang akan diambil sangat strategis untuk pengembangan 

lembaga tempat bertugas; 

4) Fotocopy ijazah dan transkrip S1 bagi pelamar jenjang S2 dan 

ijazah/transkrip S2 bagi pelamar jenjang S3. 

5) Bukti kemampuan berbahasa Asing, seperti TOEFL/IELTS/ TOAFL, 

sesuai dengan persyaratan perguruan tinggi yang dituju; 

6) Surat rekomendasi dari 2 (dua) Guru Besar/Doktor/ Pembimbing 

skripsi/tesis. (Untuk pelamar beasiswa S3, salah satu rekomendasi 

sedapat mungkin diupayakan dari calon supervisor. Rekomendasi 

dikirim langsung oleh pemberi rekomendasi ke alamat email yang 

sudah disediakan) 

7) Proposal penelitian yang telah disetujui oleh (sekurang-kurangnya 

sudah dikomunikasikan dengan) calon pembimbing di PT luar negeri 

yang dituju; 

8) Bukti komunikasi dengan calon pembimbing (berupa email atau surat 

langsung); 

9) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak 

sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain. 

b. Beasiswa Penyelesaian Studi: 

1) Mengisi Form B dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

2) Surat permohonan bantuan beasiswa; 

3) Surat pengantar Pimpinan/Lembaga yang menyatakan bahwa pemohon 

adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap yang sedang 

menyelesaikan studi di perguruan tinggi luar negeri; 


Page | 4 2012

4) Surat Keterangan dari perguruan tinggi luar negeri yang menyatakan 

bahwa pemohon adalah mahasiswa pada perguruan tinggi tersebut; 

5) Laporan perkembangan studi 2 - 5 halaman (kertas A4, spasi satu, font 

Times New Roman, size 12); 

6) Prakiraan anggaran yang dibutuhkan untuk penyelesaian studi sesuai 

dengan standar yang berlaku dan diketahui oleh ketua 

departemen/supervisor; 

7) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak 

sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain. 

c. Berkas kelengkapan persyaratan dikirim ke alamat email berikut: 

kelembagaandiktis@gmail.com 

i. Bagi pelamar beasiswa penuh yang sudah diterima diwajibkan menyertakan 

Letter of Acceptance (LoA) dari perguruan tinggi luar negeri yang dituju. 

5. Ketentuan Perguruan Tinggi dan Program Studi 

Dalam memilih perguruan tinggi dan program studi, calon peserta harus 

memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 

a. Perguruan tinggi sebaiknya yang berada di negara-negara maju yang 

memiliki reputasi baik berdasarkan penilaian lembaga ranking internasional 

(THESS, Webometrix, QS-Star, 4-ICU, Arwu); 

b. Perguruan tinggi yang dipilih termasuk dalam daftar perguruan tinggi yang 

ijazahnya diakui oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, seperti 

dapat diunduh di link berikut: http://ijazahln.dikti.go.id/v4/rekap_per_pt.php/ 

c. Program studi yang dipilih harus sesuai dengan keahlian yang diperlukan 

untuk menunjang proses pembelajaran dan pengembangan program studi 

yang dikembangkan di PTAIN maupun PTAIS, serta tugas-tugas 

administratif dan managerial pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. 

Program-program studi dimaksud meliputi: 

1) Ilmu-ilmu Keislaman 

2) Ilmu Sosial dan Humaniora, dan 

3) Sains 

6. Mekanisme Seleksi 

Seleksi dimulai dari pemeriksaan kelengkapan dokumen, kemudian dilanjutkan 

dengan wawancara terhadap mereka yang memenuhi persyaratan 

administrasi. Wawancara akan dilaksanakan dalam Bahasa Inggris atau 

bahasa Arab sesuai dengan bahasa pengantar perguruan tinggi tujuan. Proses 

seleksi dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan bantuan 

Tim Seleksi Beasiswa Luar Negeri yang dibentuk Direktorat Pendidikan Tinggi 

Islam. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melalui Tim Seleksi melakukan 

proses seleksi untuk mendapatkan calon yang sudah sangat siap untuk 

menempuh pendidikan pascasarjana di luar negeri. Kesiapan dari para calon 

dilihat dari berbagai aspek, yaitu: 


Page | 5 2012

a. Aspek Akademik 

Para calon diharapkan telah mempunyai Letter of Acceptance (Letter 

of Offer) dari perguruan tinggi yang dituju, dan/atau telah mendapatkan 

calon pembimbing yang bersedia menjadi pembimbingnya (khusus untuk 

program S3). Komunikasi dengan calon pembimbing menjadi salah satu 

faktor penilaian. Karya ilmiah yang dihasilkan calon pelamar merupakan 

faktor penting lain yang menjadi penilaian. 

Di antara persyaratan yang lain, LoA merupakan persyaratan yang 

paling menentukan. Meskipun demikian persyaratan yang lain tetap harus 

dilampirkan. Calon peserta beasiswa yang telah mendapatkan LoA bahkan 

dapat diberangkatkan sebelum September sepanjang direkomendasikan 

oleh perguruan tinggi tujuan. Misalnya karena semester dimulai sebelum 

September. 

b. Aspek Bahasa 

Kemampuan berbahasa Inggris yang baik – terutama jika akan belajar 

ke negara-negara berbahasa Inggris – merupakan syarat mutlak yang harus 

dimiliki oleh para calon pelamar. Pelamar yang akan belajar ke negara 

dengan bahasa pengantar bukan Inggris harus menunjukkan bahwa dirinya 

menguasai bahasa pengantar yang digunakan di negara tersebut. 

Kemahiran berbahasa Inggris atau bahasa asing lainnya dari para calon 

dinyatakan oleh sertifikasi kemampuan berbahasa asing yang dikeluarkan 

oleh institusi yang kompeten. Contoh untuk bahasa Inggris adalah nilai tes 

TOEFL institusional/internasional atau IELTS. Untuk bahasa lainnya 

ditunjjukkan oleh sertifikat. Selain itu, kemampuan berkomunikasi dalam 

bahasa Inggris juga dinilai ketika calon pelamar melakukan wawancara 

dihadapan Tim Seleksi Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. 

c. Aspek Sosial dan Keluarga 

Persiapan calon pelamar untuk menempuh ilmu di luar negeri juga 

merupakan salah satu kriteria yang dinilai oleh Tim Seleksi. Seberapa jauh 

sang calon mempersiapkan dirinya, bagaimana calon mempersiapkan 

dirinya untuk beradaptasi di negara asing yang berbeda bahasa; tradisi; dan 

budaya, akan menjadi pertimbangan dalam menilai kesiapan sang calon 

pelamar. Kondisi keluarga, seperti seberapa besar peran suami atau isteri 

dalam persiapan mental pasangannya karena harus berpisah sementara 

waktu untuk menempuh pendidikan yang lebih tinggi, merupakan aspek 

yang diperhatikan oleh Tim Seleksi dalam menilai kesiapan pelamar. 

7. Jadwal Pendaftaran dan Seleksi 

Jadwal pendaftaran dan proses seleksi pelamar beasiswa luar negeri Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam dapat dilihat pada tabel 1. Program beasiswa 

pendidikan luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tahun 2012 diawali 

dengan membuka pendaftaran calon penerima beasiswa secara online pada 

awal Mei 2012. Pendaftaran secara online dimaksudkan untuk mendapatkan 

data-data pokok pelamar (required data), sehingga pelamar tidak harus 


Page | 6 2012

mengisi semua field yang tersedia. Selanjutnya pendaftar dapat melengkapi 

data secara offline dengan mengisi formulir yang dapat diunduh melalui 

website. Pendaftaran ditutup pada bulan Juli 2012. Di awal bulan Juli 2012, 

proses pendataan dan seleksi berkas yang masuk dilaksanakan, untuk 

mendapatkan calon pelamar yang lolos untuk mengikuti proses seleksi 

berikutnya. Setelah itu Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan melaksanakan 

proses wawancara terhadap para calon pelamar yang lolos pada pertengahan 

Juli 2012. Nama-nama pelamar yang dinyatakan berhak mendapatkan 

beasiswa akan diumumkan pada akhir Juli 2012. 

Bagi para calon yang berhasil mendapatkan beasiswa Direktorat Pendidikan 

Tinggi Islam diharuskan segera mempersiapkan diri, dokumen-dokumen 

(seperti paspor, visa, dll), tiket pesawat, dan perlengkapan lainnya yang akan 

dibawa. Rentang waktu yang dibutuhkan untuk persiapan keberangkatan ini 

dapat mencapai 2 (dua) bulan, karena untuk memperoleh visa dari beberapa 

negara tertentu dapat menghabiskan waktu hingga 5 minggu. 

(Untuk pengurusan tugas belajar, pemohon agar membaca Keputusan Menteri 

Agama RI Nomor 175 Tahun 2010). 

Sebelum keberangkatan, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memberikan 

pembekalan kepada para karyasiswa mengenai segala sesuatu yang 

berhubungan dengan keberangkatan ke luar negeri, seperti petunjuk praktis 

apa yang harus dilakukan pada 3 hari pertama di luar negeri; kiat sukses 

belajar di luar negeri; kiat beradaptasi dengan lingkungan akademik dan sosial 

yang baru; hal-hal yang wajib dilakukan setelah selesai studi, dan persiapan 

yang diperlukan ketika kembali ke tanah air. 

Tabel 1. Tahap Proses Seleksi Pelamar Beasiswa Direktorat Pendidikan 

Tinggi Islam 

No. Tahap Kegiatan 

Waktu 

1. Batas akhir pendaftaran online 5 Juli 2012 

2. 

Batas waktu terakhir pengiriman berkas 

lengkap 

10 Juli 2012 

3. Proses Pendataan dan Seleksi Berkas 11 Juli 2012 

4. Proses Wawancara Pertengahan Juli 2012 

5. Pengumuman calon yang diterima Akhir Juli 2012 

6. Persiapan keberangkatan Juli - Agustus 2012 

7. Keberangkatan 

September 2012 atau 

disesuiakan dengan 

awal semester 

perguruan tinggi tujuan 


Page | 7 2012

B. DESKRIPSI BEASISWA 

1. Alokasi dan Komponen Beasiswa 

Alokasi dan Komponen Beasiswa Pendidikan S2/S3 Luar Negeri 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam adalah sebagai berikut: 

a. Pengalokasian beasiswa “Program Beasiswa S2/S3 dan Beasiswa 

Penyelesaian Studi Luar Negeri Tahun 2012” Direktorat Pendidikan Tinggi 

Islam dilakukan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan dana 

APBNP Tahun 2012; 

b. Pada tahun-tahun selanjutnya, pengalokasian beasiswa studi luar negeri 

dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

c. Jika sebagian kegiatan studi dari karyasiswa dilakukan di Indonesia 

(misalnya untuk melakukan penelitian di lapangan, dan pengumpulan data), 

maka biaya hidup di luar negeri akan dihentikan, dan diganti dengan biaya 

hidup di dalam negeri. Besaran beasiswa untuk biaya hidup selama 

melakukan kegiatan studi di Indonesia akan dibayarkan berdasarkan 

standar Beasiswa Studi (BS); 

d. Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam diberikan untuk 

membiayai program dari penerima beasiswa, dan BUKAN untuk mengikuti 

program martikulasi, seperti pelatihan bahasan atau program penyesuaian, 

dan/atau seminar; 

e. Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dimulai dari bulan September 

di tahun keberangkatan, sehingga untuk mempermudah proses 

administrasi, penerima beasiswa dianjurkan – sejauh memungkinkan – 

untuk memulai program studinya pada semester yang dimulai di bulan 

September; 

f. Pada tahun Pertama, ketika berangkat, karyasiswa akan menerima 

komponen beasiswa sebagai tertera pada table berikut (Tabel 2): 

Tabel 2. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam 

Untuk Tahun Pertama 

No. Komponen Perincian 

1. Biaya Hidup (living 

allowance) 

Diberikan 4 bulan sesuai standar 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam 

(September - Desember 2012) 

2. Biaya buku Diberikan sebesar 1 semester sesuai 

standar Direktorat Pendidikan Tinggi 

Islam 

3. Biaya Kedatangan (settlingin 

allowance) 

Diberikan sekali sebesar 1 bulan 

biaya hidup bulanan 

4. Biay kuliah (tuition fee) Diberikan per semester (at cost) 

5. Tiket pesawat internasional 

(keberangkatan) 

Dari Bandara Internasional ke tempat 

tujuan (at cost) 

6. Asuransi kesehatan (Helath Per tahun (at cost) 


Page | 8 2012


insurance) 

7. Biaya pendaftaran 

(admission fee) 

Sekali di awal untuk negara-negara 

tertentu (at cost) 

g. Pada Tahun Kedua dan Ketiga, beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi 

Islam terdiri dari komponen-komponen seperti tersaji pada Tabel 3 berikut: 



Untuk Tahun Kedua dan Ketiga 


1. Biaya Hidup Untuk 12 bulan (sesuai standar 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) 

2. Biaya buku Untuk 2 semester (sesuai standar 


3. Biaya Kuliah Untuk 2 semester (at cost) 

4. Biaya Program Khusus (seminar) Sekali selama masa 

studi *) 

5. Biaya penulisan tugas Sekali selama masa studi *) 

akhir 

6. Asuransi kesehatan Per tahun (at cost) 

7. Tiket internasional 

kembali (untuk program 

S2) 

8. Biaya kelebihan bagasi 

(untuk program S2) 

*) Tergantung diambil pada semester yang mana 

Dari tempat studi hingga bandara 

Internasional terakhir (at cost) 

Sekali ketika kembali (standar Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam) max 20 kg 

h. Pada Tahun Keempat, beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam hanya 

diberikan untuk program S3. Perlu diketahui bahwa beasiswa dari Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam di Tahun Keempat ini ada, karena di Tahun 

Pertama Direktorat Pendidikan Tinggi Islam hanya memberikan beasiswa 

untuk 4 bulan saja (September-Desember). Sehingga di Tahun Keempat 

beasiswa hanya diberikan untuk 8 (tujuh) bulan, dan komponennya terdiri 

dari seperti tersaji pada Tabel 4. berikut ini: 



Untuk Tahun Keempat 

No Komponen Perincian 

1. Biaya Hidup Untuk 8 bulan (sesuai standar 


2. Biaya buku Untuk 1 semester (sesuai standar 


Page | 9 2012


3. Biaya Kuliah Untuk 1 semester (at cost) 

4. Biaya Program Khusus Sekali selama masa studi*) 

(seminar) 

5. Biaya penulisan tugas akhir Sekali selama masa studi*) 

6. Tiket internasional kembali Dari tempat studi ke bandara 

(untuk program S3) 

Internasional terakhir (at cost) 

7. Biaya kelebihan bagasi Sekali waktu pulang (beratnya 

kepulangan (untuk program 

S3) 

sesuai standar Direktorat Pendidikan 

Tinggi Islam) max 20 kg 

*) Tergantung diambil pada tahun ke berapa. Jika sudah diambil di tahun 

ke-3, maka di tahun ke-4 tidak diberikan lagi. 

a. Kontrak dan Nilai Tukar 

b. Kontrak 

1) Pelamar yang berhasil mendapatkan Beasiswa Pendidikan S2/S3 dan 

Penyelesaian Studi Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan 

menandatangani kontrak dengan Direktorat Pendidikan Tinggi sebelum 

pencairan dana; 

2) Beasiswa untuk tiap karyasiswa dihitung berdasarkan mata uang asing 

yang berlaku di negara tempat belajarnya. Di dalam kontrak, besarnya 

nilai beasiswa dalam mata uang asing akan dihitung dalam rupiah 

sesuai dengan nilai tukar valuta asing terhadap rupiah; 

3) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mentransfer dana beasiswa dalam 

bentuk mata uang asing yang berlaku di negara tempat belajar. Dana 

yang ditransfer adalah dana beasiswa yang menjadi hak penerima 

beaiswa (biaya hidup, asuransi kesehatan, biaya buku atau special 

program, sedangkan biaya tuition fee (at cost), admission-fee (pada PT 

tertentu dan at cost), ditransfer ke perguruan tinggi terkait; 

4) Biaya transfer dana beasiswa dari Indonesia ke masing-masing 

karyasiswa di luar negeri, diambil dana pengelolaan Beasiswa luar 

negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Selain untuk biaya transfer, 

dana pengelolaan tersebut diperuntukkan juga untuk berkomunikasi 

dengan karyasiswa (tergantung keperluan) lewat telepon atau surat, 

untuk memantau kemajuan studi dari para karyasiswa, menulis dan 

menggandakan laporan, dan melakukan pertemuan dengan Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam mengenai beasiswa luar negeri; 

5) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mengalokasikan dana cadangan 

untuk kemungkinan adanya kenaikan biaya tuition fee dan perubahan 

kurs sebesar 10% tiap tahunnya. Kenaikan tuition fee baru dibayarkan 

ke perguruan tinggi luar negeri, setelah perguruan tinggi tersebut 

mengeluarkan surat tagihan (invoice) yang resmi. Kenaikan kurs dapat 

dibayarkan apabila terjadi penurunan nilai tukar rupiah yang nyata 

(significant); 


Page | 10 2012

6) Dana untuk kenaikan tuition fee maupun perubahan kurs bukan hak 

dari karyasiswa, sehingga jika tidak digunakan pada tahun tersebut, 

maka dana tersebut harus dikembalikan ke kas negara. 

c. Nilai Tukar 

1) Karyasiswa akan menerima besaran beasiswa sesuai dengan nilai 

standar dalam mata uang asing yang berlaku, BUKAN dalam jumlah 

nilai rupiah yang tercantum dalam kontrak, karena besaran kontrak 

dihitung berdasarkan jumlah dana dalam mata uang asing yang 

digunakan di negara tempat studi. Kebijakan ini diambil Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam, agar jumlah beasiswa yang diterima 

karyasiswa tidak terpengaruh oleh gejolak nilai tukar rupiah terhadap 

mata uang asing yang digunakan; 

2) Kelebihan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih tinggi 

dari mata uang asing yang digunakan) BUKAN merupakan hak dari 

karyasiswa terkait, sehingga karyasiswa TIDAK dapat menuntut untuk 

mendapatkan kelebihan dana tersebut; 

3) Kekurangan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih 

rendah dari mata uang asing yang digunakan) TIDAK dibebankan 

kepada karyasiswa, sehingga karyasiswa tetap menerima jumlah 

beasiswa yang sama; 

4) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat mengatur beasiswa yang 

dikelola jika terjadi perubahan jumlah dana akibat perbedaan kurs. 

Sebagai contoh: jika nilai mata uang di negara X menguat, sehingga 

dana beasiswa yang tersedia untuk negara tersebut kurang, maka 

kekurangannya dapat ditutupi dari kelebihan di negara Y yang mata 

uangnya melemah. 

2. Perpindahan Universitas dan Negara Tempat Belajar 

a. Karyasiswa sangat dianjurkan untuk TIDAK pindah perguruan tinggi tempat 

studi, dan terlebih jika perguruan tinggi yang baru berada di negara yang 

berbeda. Kondisi ini akan menyulitkan proses pendanaan, karena akan 

merubah nilai kontrak (seperti biaya hidup, tuition fee, dan lainnya); 

b. Jika sangat terpaksa harus pindah universitas, maka mekanismenya adalah 

sebagai berikut: 

1) Karyasiswa yang bersangkutan harus melaporkan rencana kepindahan 

dan alasan kepindahan disertai dengan lampiran dokumen-dokumen 

penunjangnya, kepada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Karyasiswa 

tersebut juga telah mencari PT lain yang bersedia menerimanya tanpa 

syarat (unconditional) sesuai waktu beasiswa yang tersisa; 

2) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memutuskan apakah 

permohonan tersebut dapat disetujui atau ditolak, setelah 

mempertimbangan dengan seksama kondisi-kondisi dari calon peserta; 

3) Setelah mendapat persetujuan dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, 

karyasiswa terkait dapat memproses kepindahannya. 


Page | 11 2012

3. Keberangkatan Tidak Tepat Waktu 

a. Karyasiswa sangat dianjurkan untuk berangkat sesuai dengan waktu yang 

telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi yang dituju. Jika ada aral melintang 

sehingga keberangkatan dari karyasiswa terpaksa ditunda, maka resiko 

yang diakibatkan oleh keterlambatan itu ditanggung oleh karyasiswa itu 

sendiri; 

b. Keterlambatan keberangkatan disertai alasan-alasannya harus dilaporkan 

oleh karyasiswa ke Direktorat Pendidikan Tinggi Islam sedini mungkin; 

c. Jika keterlambatan keberangkatan karyasiswa sampai melebihi tahun 

anggaran berjalan, maka karyasiswa tersebut akan KEHILANGAN hak 

memperoleh biaya pesawat untuk berangkat dari Indonesia ke Negara 

tujuan belajar; 

d. Jika keterlambatan keberangkatan dari karyasiswa sampai melebihi 2 

semester, maka karyasiswa menanggung sendiri pembiayaan 

keberangkatannta; 

4. Sanksi untuk Karyasiswa 

a. Jika karena suatu hal, seorang karyasiswa tidak dapat menyelesaikan 

studinya karena kelalaian seperti tercantum pada Bab III, Keputusan 

Menteri Pertama No.224/MP/1961, maka karyasiswa tersebut HARUS 

mengembalikan seluruh beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam yang 

diterimanya ditambah 100%; 

b. Kelalaian yang dimaksud seperti: 

1) Membatalkan perjalanan ke tempat belajar, atau tidak kembali ke tempat 

asalnya; 

2) Tidak mendapat hasil yang sewajarnya dalam waktu yang ditetapkan; 

3) Jika yang bersangkutan diberhentikan dari jabatannya atau berhenti dari 

jabatannya atas permintaan sendiri: 

a) Jika masih terutang, maka dana yang masih belum dikembalikan 

dikenai bunga sebesar 6% setahun; 

b) Dasar hukum yang mendasari ketentuan di atas adalah Peraturan 

Presiden RI No.12/1961 dan peraturan pelaksanaannya yaitu Kep. 

Menteri Pertama No.224/MP/1961. 

C. MEKANISME PENYALURAN DAN PELAPORAN BEASISWA 

1. Mekanisme Pembayaran 

a. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan besaran beasiswa sesuai 

standar besaran beasiswa Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam 

Tahun 2012; 

b. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan beasiswa kepada 

masingmasing penerima beasiswa melalui mekanisme dan prosedur yang 

disepakati bersama dengan penerima beasiswa. 


Page | 12 2012

2. Mekanisme Monitoring 

a. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring perkembangan 

studi penerima beasiswa; 

b. Monitoring yang dilakukan meliputi aspek-aspek antara lain: 

1) Aspek administrasi, seperti: perubahan tempat dan jenjang studi dan 

perubahan keberangkatan; 

2) pembimbing; 

3) Direktorat Aspek financial, seperti: bukti pembayaran tuition dan 

admission fees serta asuransi kesehatan; 

4) Aspek akademik, seperti: tahapan dan kemajuan studi yang ditunjukkan 

oleh adanya laporan kemajuan studi yang diketahui oleh dosen 

Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring secara berkala tentang 

perkembangan studi dari para karyasiswa penerima beasiswa Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam. 

3. Mekanisme Pelaporan 

a. Karyasiswa wajib melaporkan secara berkala tahapan dan kemajuan studi; 

bukti pembayaran tuition dan admission fees serta asuransi kesehatan; dan 

bila ada perubahan tempat dan waktu keberangkatan/kepulangan kepada 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

b. Mekanisme pelaporan perubahan tempat dan waktu keberangkatan kepada 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat dilihat pada point B.3. dan B.4.; 

D. MEKANISME KEBERANGKATAN & KEMBALI 

Karyasiswa yang melaksanakan studi di luar negeri perlu memproses 

keberangkatannya, dan jika sudah selesai studinya harus melaporkan hasil 

studinya. 

1. Mekanisme Keberangkatan (bagi peserta beasiswa S2/S3 luar negeri) 

a. Karyasiswa yang dinyatakan lolos dan sudah siap dapat diberangkatkan 

sewaktu-waktu sesuai kesepakatan dengan pihak perguruan tinggi tujuan; 

b. Karyasiswa yang akan berangkat harus mempersiapkan segala sesuatu 

berkaitan dengan keberangkatannya, yang meliputi: 

1) Paspor 

a) Karyasiswa PNS dapat menggunakan paspor biru, dan proses 

pengurusannya dilakukan oleh penerima beasiswa bersangkutan. 

Karyasiswa yang akan mengurus paspor birunya, dapat menanyakan 

prosedur pengurusannya ke Subdit Kelembagaan Diktis., yang akan 

diteruskan ke Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri Kementerian 

Agama RI; 

b) Dosen PTAIS akan menggunakan paspor hijau. Pengurusan paspor 

hijau ini dilakukan di Kantor Imigrasi di kota masing-masing. 


Page | 13 2012

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya 

pembuatan paspor hijau. 

2) Surat Tugas Belajar 

Untuk pengurusan Surat Tugas Belajar, calon peserta harus 

membaca peraturan perundang-undangan sebagai berikut: 

a) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961; 

b) Keputusan Menteri Pertama Nomor 224 Tahun 1961; 

c) Keputusan Menteri Agama RI Nomor 174 Tahun 2010. 

3) Visa 

a) Setelah mendapatkan paspor, setiap karyasiswa harus mengurus 

sendiri perolehan visa untuk memasuki negara yang dituju, di kantor 

Kedutaan Besar negara yang bersangkutan. 

b) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya untuk 

mendapatkan visa. Biaya tersebut harus dipersiapkan oleh 

karyasiswa bersangkutan; 

c) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan mengeluarkan surat garansi 

(Letter of Guarantee) pendanaan program studi S2/S3, jika hal itu 

diminta kedubes terkait untuk pengurusan visa. 

4) Tiket Pesawat 

2. Pembekalan 

a) Karyasiswa yang telah mempunyai paspor, dan mendapatkan visa, 

diminta untuk menghubungi Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk 

memperoleh tiket pesawat ke luar negeri; 

b) Tiket pesawat kelas ekonomi akan disediakan oleh Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam untuk setiap karyasiswa yang akan 

berangkat studi ke luar negeri pada tahun anggaran yang berjalan 

(yang berangkat sesuai jadwal); 

c) Jika ada aral melintang, sehingga karyasiswa terpaksa berangkat di 

tahun berikutnya, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak dapat 

memberikan biaya tiket pesawat; 

d) Tiket pesawat yang diberikan Direktorat Pendidikan Tinggi Islam 

kepada karyasiswa hanya untuk keberangkatan saja. Tiket kembali 

ke Indonesia setelah menyelesaikan studi akan diberikan kepada 

karyasiswa, setelah karyasiswa menghubungi PT asal atau 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tentang tanggal kembali ke 

Indonesia. Tiket tersebut akan dikirim Direktorat Pendidikan Tinggi 

Islam ke yang bersangkutan lewat e-mail; 

e) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya tiket 

pesawat dari karyasiswa yang akan melakukan penelitiannya di 

Indonesia. 

a. Sebelum keberangkatan ke luar negeri, para karyasiswa akan diberi 

pembekalan oleh tim yang ditunjuk Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 


Page | 14 2012

. Pembekalan akan dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam di 

Jakarta atau di tempat lain dengan pertimbangan konfeniency, efisiensi dan 

efektivitas. 

3. Tempat Keberangkatan 

a. Setiap karyasiswa HARUS datang ke Subdit Kelembagaan, Direktorat 

Pendidikan Tinggi Islam, Jakarta, untuk menyelesaikan administrasi 

keberangkatannya; 

b. Biaya pesawat (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) dari kota 

asal ke Jakarta akan ditanggung Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 

c. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan menyediakan biaya penginapan 

untuk 1 (satu) malam JIKA waktu yang diperlukan antara pengurusan 

administrasi keberangkatan hingga keberangkatan ke luar negeri melebihi 1 

hari; 

d. Penerbangan studi ke luar negeri dilakukan dari bandara internasional 

Sukarno-Hatta, Jakarta. 

4. Proses Kembali 

Karyasiswa yang sudah selesai menempuh program studinya, HARUS 

kembali ke Indonesia dan melaporkan diri kepada: 

a. Kedubes atau Konsulat Jenderal Indonesia terdekat untuk melaporkan 

selesai studi dan waktu kepulangan dari karyasiswa yang bersangkutan; 

b. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk melaporkan selesai studi dengan 

1) menyertakan ijazah dan abstrak dari thesis/disertasinya; 2) 

menyetarakan ijazah luar negeri yang diperoleh sesuai dengan Peraturan 

Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 

tentang Pedoman Penetapan Kesetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar 

Negeri dengan Ijazah dan Gelar Perguruan Tinggi Indonesia, serta 

Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 161 Tahun 2007 

Tentang Pedoman Penilaian Ijazah Bidang Studi Islam Pada Perguruan 

Tinggi Luar Negeri; 

c. Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri (BHKLN) serta Biro Kepegawaian 

untuk mengaktifkan kembali jabatan fungsional dari karyasiswa yang 

bersangkutan; 

d. Sekretariat Negara, dengan menyertakan ijasah dan abstrak dari 

thesis/disertasinya. 

E. BAGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGAJUAN BEASISWA 

PENDIDIKAN LUAR NEGERI DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM 

TAHUN 2012 

Proses pengajuan untuk memperoleh beasiswa pendidikan S2/S3 luar negeri 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam disajikan dalam bentuk diagram alir sebagai 

berikut: 


Page | 15 2012

Kegiatan 

BAGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE 

BEASISWA LUAR NEGERI BAGI DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 


TAHUN 2012 

Pelaksana 

Mutu Baku 

Calon Subdit IV Panitia Tes Direktur Dirjen Kelengkapan Waktu Output 

Keterangan 

Mengisi formulir pendaftaran 

secara online untuk 

mendapatkan nomor register 

Website, 

koneksi 

internet, 

komputer 

5 mnt 

Formulir 

online terkirim 

Pendaftaran online 

dibuka tanggal 6 Mei 

s/d 5 Juli 2012 

Memberikan nomor register 

Website, 

koneksi 

internet, 

komputer 

1 mnt 

No. register 

terkirim 

Melengkapi persyaratan 

administrasi dan 

mengirimkannya kepada 

Direktur via email atau pos 

koneksi 

internet, email, 

komputer 

5 mnt 

Dokumen 

kelengkapan 

persyaratan 

terkirim 

Kelengkapan syarat 

selain LoA dikirim 

terakhir tanggal 10 Juli 

2012 

Melakukan Verifikasi 

kelengkapan dokumen 

persyaratan 

Komputer, 

dokumen hard 

dan soft copy 

5 mnt 

Dokumen 

kelengkapan 

persyaratan 

Tanggal 11 Juli 2012 

Membentuk Panitia Tes - 1 hari 

Undangan, 

rapat, 

kepanitiaan 

terbentuk 

11 Juli 2012 

Mengundang calon peserta 

untuk wawancara 

Email, 

handphone, 

surat 

undangan 

1 hari 

Terkirimnya 

undangan 

Undangan dikirim via 

email dan telepon 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….………………………………………. 

Page | 16 2012

Melaksanakan kegiatan 

wawancara 

Kisi-kisi soal 

1 hari 

Hasil 

wawancara 

Wawancara 

dijadualkan sekitar 

minggu ketiga Juli 

2012 

Melaporkan hasil 

test/wawancara 

Dokumen hasil 

seleksi 

1 hari 

Terkirimnya 

laporan 

kepada 

Direktur 

Menyerahkan hasil tes untuk 

disahkan 

Dokumen hasil 

seleksi 

1 hari 

Terkirimnya 

dokumen 

kepada Dirjen 

Mengesahkan hasil tes 

Dokumen hasil 

seleksi 

1 hari 

Pengesahan 

hasil tes 

Mengumumkan hasil test 

Hasil tes yang 

telah disahkan 

Dirjen 

5 mnt 

Pengumuman 

terupload ke 

website 

Hasil tes diumumkan 

pada akhir Juli 2012 

Memproses dokumen 

perjalanan (paspor, visa, ijin 

belajar, tiket) 

Kelengkapan 

persyaratan 

4 mgg 

Dokumendokumen 

perjalanan 

Peserta diharapkan 

pro aktif dalam 

memproses dokumen 

Melakukan dan mengikuti 

kegiatan pembekalan 

Berangkat ke negara tujuan 

Cross Cultural 

Understanding 

, kesiapan 

keberangkatan 

Dokumenperjalanan 

perjalanan 

1 hari 

Peserta 

berangkat ke 

negara tujuan 

Keberangkatan 

disesuaiakan dengan 

kesiapan peserta dan 

perguruan tinggi 

tujuan 

Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ………….………..…….………………………………………. 

Page | 17 2012

pedoman program bantuan beasiswa studi luar negeri direktorat

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?