MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT PENGENALAN LOG ...

MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT 

PENGENALAN 

1. Manual ini disediakan untuk memperincikan tatacara penggunaan sistem 

pendaftaran surat kepada pengguna. 

LOG MASUK SISTEM 

2. Menu Login 

i. Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan menggunakan ID Pengguna 

dan Katalaluan yang telah didaftarkan kemudian, klik butang Daftar Masuk 

seperti di Rajah 1. 

1. Masukkan No. KP 

2. Masukkan Katalalauan 

3. Klik Daftar Masuk 

1 | P a g e 

Rajah 1

ii. Skrin Utama Sistem Pendaftaran Surat dipaparkan seperti di Rajah 2. 

Maklumat pengguna akan dipaparkan. 

Maklumat Pengguna 

Rajah 2 

SKRIN UTAMA 

3. Menu Mengenai Skrin Utama 

Terdapat 5 sub modul di bawah skrin menu utama seperti di Rajah 3 iaitu: 

i. Modul Daftar Masuk; 

ii. Modul Carian Surat; 

iii. Modul Kemas kini Maklumat Surat; 

iv. Modul Laporan Pendaftaran Surat; dan 

v. Modul Log Keluar 

2 | P a g e

3 | P a g e 

Rajah 3

PENDAFTARAN SURAT 

4. MODUL DAFTAR MASUK – Terdapat dua (2) sub modul dalam modul Daftar 

Masuk iaitu DAFTAR SURAT MASUK dan DAFTAR SURAT KELUAR. 

Pengguna boleh klik pada Menu Daftar Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub 

modul ini seperti di Rajah 4. 

Rajah 4 

PENDAFTARAN SURAT MASUK 

i. Skrin seperti di Rajah 5 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada 

Menu Daftar Surat Masuk. Pengguna perlu memasukkan semua 

maklumat yang diperlukan iaitu: 

a. Tarikh Surat; 

b. Tarikh Terima Surat; 

c. No. Rujukan Fail; 

d. Jenis Rekod iaitu sama ada Surat, Faks atau E-mel; 

e. Taraf Rekod iaitu sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia atau 

Rahsia Besar; 

f. Kementerian/Jabatan/Agensi yang menghantar surat tersebut; 

g. Pegawai Yang Bertanggungjawab (Pegawai yang menandatangani 

surat); 

h. Perkara; 

i. Dirujuk kepada (Pegawai yang mengambil tindakan); dan 

4 | P a g e

j. Catatan (catatan minit yang ditulis oleh 

TKSUK/TKSUK/SUB/TSUB/KPSU di surat). 

ii. 

Seterusnya klik pada Daftar untuk menyimpan maklumat tersebut. 

Isi maklumat 

Pendaftaran Surat 

Masuk 

Rajah 5 

PENDAFTARAN SURAT KELUAR 

iii. 

5 | P a g e 

Skrin seperti di Rajah 6 akan dipaparkan apabila pengguna klik Menu 

Daftar Surat Keluar. Maklumat yang perlu dimasukkan adalah seperti 

berikut: 


b. No. Rujukan Fail; 

c. Jenis Rekod; 

d. Taraf Rekod; 

e. Kementerian/Jabatan/Agensi (jabatan yang akan menerima 

surat/emel); 

f. Pegawai Yang Bertanggungjawab (pegawai yang menandatangani 

surat tersebut); 

g. Perkara (tajuk surat/emel); dan 

h. Catatan (segera/penting dsbnya)

iv. 

Seterusnya klik pada Daftar untuk menyimpan maklumat tersebut. 

Isi maklumat 

Pendaftaran Surat 

Keluar 

Rajah 6 

CARIAN SURAT MASUK 

5. MODUL CARIAN SURAT – Terdapat dua (2) sub modul dalam modul Carian 

Surat iaitu CARIAN SURAT MASUK dan CARIAN SURAT KELUAR. Pengguna 

boleh klik pada Menu Carian Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini 


Rajah 7 

6 | P a g e

CARIAN SURAT MASUK 

6. Skrin seperti di Rajah 8 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu 

Carian Surat Masuk. Terdapat empat (4) pilihan carian iaitu: 


b. Tarikh Terima Surat; 

c. Bulanan; dan 

d. Perkara 

Pilih Kategori 

Carian 

Rajah 8 

i. Skrin seperti di Rajah 9 akan dipaparkan apabila pengguna membuat 

carian berdasarkan Tarikh Surat dan pengguna perlu memasukkan 

tarikh surat pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Rajah 9 

7 | P a g e

ii. 

Skrin seperti di Rajah 10 akan dipaparkan apabila pengguna membuat 

carian berdasarkan Tarikh Surat Terima dan pengguna perlu 

memasukkan tarikh surat diterima pada ruang yang disediakan dan klik 

HANTAR. 

Rajah 10 

iii. 


carian berdasarkan Bulan surat diterima dan pengguna perlu 

memasukkan tahun dan pilih bulan pada ruang yang disediakan dan 

klik HANTAR. 

Rajah 11 

8 | P a g e

iv. 


carian berdasarkan Perkara dan pengguna perlu memasukkan 

perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. Contohnya: 

“Mesyuarat”. 

Rajah 12 

CARIAN SURAT KELUAR 


Carian Surat Keluar. Terdapat empat (4) pilihan carian iaitu: 


b. Bulanan; dan 

c. Perkara 

9 | P a g e


Carian 

Rajah 13 

i. Skrin seperti di Rajah 14 akan dipaparkan apabila pengguna membuat 

carian berdasarkan Tarikh Surat dan pengguna perlu memasukkan 

Tarikh Surat pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Rajah 14 

10 | P a g e

ii. 


carian berdasarkan bulan surat keluar dan pengguna perlu 

memasukkan Tahun dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan 

klik HANTAR. 

Rajah 15 

iii. 


carian berdasarkan Perkara dan pengguna perlu memasukkan 

perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. Contohnya: 

“Mesyuarat” 

11 | P a g e 

Rajah 16

KEMAS KINI MAKLUMAT SURAT MASUK 

8. MODUL KEMAS KINI MAKLUMAT SURAT – Terdapat dua (2) sub modul 

dalam modul Kemas Kini Maklumat Surat iaitu KEMAS KINI SURAT MASUK 

dan KEMAS KINI SURAT KELUAR. Pengguna boleh klik pada Menu 

Kemaskini Maklumat Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini 

Rajah17. 

Rajah 17 

KEMAS KINI MAKLUMAT SURAT MASUK 

i. Skrin seperti di Rajah 18 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada 

Menu Kemas Kini Surat Masuk. Pengguna boleh membuat carian surat 

yang hendak dikemas kini dan klik CARI. 

12 | P a g e

Rajah 18 

KEMAS KINI MAKLUMAT SURAT KELUAR 

ii. 

Skrin seperti di Rajah 19 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada 

Menu Kemas Kini Surat Keluar. Pengguna boleh membuat carian surat 

yang hendak dikemas kini dan klik CARI. 

Rajah 19 

13 | P a g e

LAPORAN PENDAFTARAN SURAT 

9. MODUL LAPORAN PENDAFTARAN SURAT – Terdapat dua (2) sub modul 

dalam modul Laporan Pendaftaran Surat iaitu LAPORAN SURAT MASUK dan 

LAPORNA SURAT KELUAR. Pengguna boleh klik pada Menu Laporan 

Pendaftaran Surat (Menu Utama) bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini 


Rajah 20 

LAPORAN PENDAFTARAN SURAT MASUK 


Laporan Surat Masuk. Terdapat empat (4) pilihan penjanaan laporan iaitu: 

i. Perkara; 

ii. Kementerian/Jabatan/Agensi; 

iii. Bulanan; dan 

iv. Bahagian. 

14 | P a g e


Janaan Laporan 

Rajah 21 

i. Skrin seperti di Rajah 22 akan dipaparkan apabila pengguna ingin 

menjana laporan berdasarkan Perkara dan pengguna perlu 

memasukkan perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Contoh nya: “Mesyuarat” 

Rajah 22 

15 | P a g e

ii. 


menjana laporan berdasarkan Kementerian/Jabatan/Agensi dan 

pengguna perlu memasukkan Nama Kementerian/Jabatan/Agensi 

pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Rajah 23 

iii. 


carian berdasarkan Bulanan dan pengguna perlu memasukkan Tahun 

dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Rajah 24 

16 | P a g e

iv. 


carian berdasarkan Bahagian dan pengguna perlu memilih nama 

Bahagian dan klik HANTAR. 

Pilih Nama 

Bahagian 

Rajah 25 

LAPORAN PENDAFTARAN SURAT KELUAR 


Laporan Surat Keluar. Pengguna boleh membuat carian surat yang hendak 

dikemas kini dan klik CARI. 

i. Skrin seperti di Rajah 26 akan dipaparkan apabila pengguna ingin 

menjana laporan berdasarkan Perkara dan pengguna perlu 

memasukkan perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Contoh nya: “Mesyuarat” 

17 | P a g e

Rajah 26 

ii. 


menjana laporan berdasarkan Kementerian/Jabatan/Agensi dan 

pengguna perlu memasukkan Nama Kementerian/Jabatan/Agensi 

pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Sila Isi Nama Kementerian/Jabatan/agensi 

Rajah 27 

18 | P a g e

iii. 


carian berdasarkan Bulanan dan pengguna perlu memasukkan Tahun 

dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. 

Rajah 28 

iv. 


carian berdasarkan Bahagian dan pengguna perlu memilih nama 

Bahagian dan klik HANTAR. 

Pilih Nama 

Bahagian 

Rajah 29 

19 | P a g e

LOG KELUAR 

12. MODUL LOG KELUAR – Modul ini digunakan oleh pengguna untuk 

menamatkan sesi penggunaan Sistem Pendaftaran Surat. 

20 | P a g e

MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT PENGENALAN LOG ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?