MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT PENGENALAN LOG ...
MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT PENGENALAN LOG ...
MANUAL SISTEM PENDAFTARAN SURAT PENGENALAN LOG ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>MANUAL</strong> <strong>SISTEM</strong> <strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong><br />
<strong>PENGENALAN</strong><br />
1. Manual ini disediakan untuk memperincikan tatacara penggunaan sistem<br />
pendaftaran surat kepada pengguna.<br />
<strong>LOG</strong> MASUK <strong>SISTEM</strong><br />
2. Menu Login<br />
i. Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan menggunakan ID Pengguna<br />
dan Katalaluan yang telah didaftarkan kemudian, klik butang Daftar Masuk<br />
seperti di Rajah 1.<br />
1. Masukkan No. KP<br />
2. Masukkan Katalalauan<br />
3. Klik Daftar Masuk<br />
1 | P a g e<br />
Rajah 1
ii. Skrin Utama Sistem Pendaftaran Surat dipaparkan seperti di Rajah 2.<br />
Maklumat pengguna akan dipaparkan.<br />
Maklumat Pengguna<br />
Rajah 2<br />
SKRIN UTAMA<br />
3. Menu Mengenai Skrin Utama<br />
Terdapat 5 sub modul di bawah skrin menu utama seperti di Rajah 3 iaitu:<br />
i. Modul Daftar Masuk;<br />
ii. Modul Carian Surat;<br />
iii. Modul Kemas kini Maklumat Surat;<br />
iv. Modul Laporan Pendaftaran Surat; dan<br />
v. Modul Log Keluar<br />
2 | P a g e
3 | P a g e<br />
Rajah 3
<strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong><br />
4. MODUL DAFTAR MASUK – Terdapat dua (2) sub modul dalam modul Daftar<br />
Masuk iaitu DAFTAR <strong>SURAT</strong> MASUK dan DAFTAR <strong>SURAT</strong> KELUAR.<br />
Pengguna boleh klik pada Menu Daftar Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub<br />
modul ini seperti di Rajah 4.<br />
Rajah 4<br />
<strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
i. Skrin seperti di Rajah 5 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada<br />
Menu Daftar Surat Masuk. Pengguna perlu memasukkan semua<br />
maklumat yang diperlukan iaitu:<br />
a. Tarikh Surat;<br />
b. Tarikh Terima Surat;<br />
c. No. Rujukan Fail;<br />
d. Jenis Rekod iaitu sama ada Surat, Faks atau E-mel;<br />
e. Taraf Rekod iaitu sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia atau<br />
Rahsia Besar;<br />
f. Kementerian/Jabatan/Agensi yang menghantar surat tersebut;<br />
g. Pegawai Yang Bertanggungjawab (Pegawai yang menandatangani<br />
surat);<br />
h. Perkara;<br />
i. Dirujuk kepada (Pegawai yang mengambil tindakan); dan<br />
4 | P a g e
j. Catatan (catatan minit yang ditulis oleh<br />
TKSUK/TKSUK/SUB/TSUB/KPSU di surat).<br />
ii.<br />
Seterusnya klik pada Daftar untuk menyimpan maklumat tersebut.<br />
Isi maklumat<br />
Pendaftaran Surat<br />
Masuk<br />
Rajah 5<br />
<strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong> KELUAR<br />
iii.<br />
5 | P a g e<br />
Skrin seperti di Rajah 6 akan dipaparkan apabila pengguna klik Menu<br />
Daftar Surat Keluar. Maklumat yang perlu dimasukkan adalah seperti<br />
berikut:<br />
a. Tarikh Surat;<br />
b. No. Rujukan Fail;<br />
c. Jenis Rekod;<br />
d. Taraf Rekod;<br />
e. Kementerian/Jabatan/Agensi (jabatan yang akan menerima<br />
surat/emel);<br />
f. Pegawai Yang Bertanggungjawab (pegawai yang menandatangani<br />
surat tersebut);<br />
g. Perkara (tajuk surat/emel); dan<br />
h. Catatan (segera/penting dsbnya)
iv.<br />
Seterusnya klik pada Daftar untuk menyimpan maklumat tersebut.<br />
Isi maklumat<br />
Pendaftaran Surat<br />
Keluar<br />
Rajah 6<br />
CARIAN <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
5. MODUL CARIAN <strong>SURAT</strong> – Terdapat dua (2) sub modul dalam modul Carian<br />
Surat iaitu CARIAN <strong>SURAT</strong> MASUK dan CARIAN <strong>SURAT</strong> KELUAR. Pengguna<br />
boleh klik pada Menu Carian Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini<br />
seperti di Rajah 7.<br />
Rajah 7<br />
6 | P a g e
CARIAN <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
6. Skrin seperti di Rajah 8 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu<br />
Carian Surat Masuk. Terdapat empat (4) pilihan carian iaitu:<br />
a. Tarikh Surat;<br />
b. Tarikh Terima Surat;<br />
c. Bulanan; dan<br />
d. Perkara<br />
Pilih Kategori<br />
Carian<br />
Rajah 8<br />
i. Skrin seperti di Rajah 9 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Tarikh Surat dan pengguna perlu memasukkan<br />
tarikh surat pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Rajah 9<br />
7 | P a g e
ii.<br />
Skrin seperti di Rajah 10 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Tarikh Surat Terima dan pengguna perlu<br />
memasukkan tarikh surat diterima pada ruang yang disediakan dan klik<br />
HANTAR.<br />
Rajah 10<br />
iii.<br />
Skrin seperti di Rajah 11 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Bulan surat diterima dan pengguna perlu<br />
memasukkan tahun dan pilih bulan pada ruang yang disediakan dan<br />
klik HANTAR.<br />
Rajah 11<br />
8 | P a g e
iv.<br />
Skrin seperti di Rajah 12 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Perkara dan pengguna perlu memasukkan<br />
perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. Contohnya:<br />
“Mesyuarat”.<br />
Rajah 12<br />
CARIAN <strong>SURAT</strong> KELUAR<br />
7. Skrin seperti di Rajah 13 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu<br />
Carian Surat Keluar. Terdapat empat (4) pilihan carian iaitu:<br />
a. Tarikh Surat;<br />
b. Bulanan; dan<br />
c. Perkara<br />
9 | P a g e
Pilih Kategori<br />
Carian<br />
Rajah 13<br />
i. Skrin seperti di Rajah 14 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Tarikh Surat dan pengguna perlu memasukkan<br />
Tarikh Surat pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Rajah 14<br />
10 | P a g e
ii.<br />
Skrin seperti di Rajah 15 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan bulan surat keluar dan pengguna perlu<br />
memasukkan Tahun dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan<br />
klik HANTAR.<br />
Rajah 15<br />
iii.<br />
Skrin seperti di Rajah 16 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Perkara dan pengguna perlu memasukkan<br />
perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR. Contohnya:<br />
“Mesyuarat”<br />
11 | P a g e<br />
Rajah 16
KEMAS KINI MAKLUMAT <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
8. MODUL KEMAS KINI MAKLUMAT <strong>SURAT</strong> – Terdapat dua (2) sub modul<br />
dalam modul Kemas Kini Maklumat Surat iaitu KEMAS KINI <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
dan KEMAS KINI <strong>SURAT</strong> KELUAR. Pengguna boleh klik pada Menu<br />
Kemaskini Maklumat Surat bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini<br />
Rajah17.<br />
Rajah 17<br />
KEMAS KINI MAKLUMAT <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
i. Skrin seperti di Rajah 18 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada<br />
Menu Kemas Kini Surat Masuk. Pengguna boleh membuat carian surat<br />
yang hendak dikemas kini dan klik CARI.<br />
12 | P a g e
Rajah 18<br />
KEMAS KINI MAKLUMAT <strong>SURAT</strong> KELUAR<br />
ii.<br />
Skrin seperti di Rajah 19 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada<br />
Menu Kemas Kini Surat Keluar. Pengguna boleh membuat carian surat<br />
yang hendak dikemas kini dan klik CARI.<br />
Rajah 19<br />
13 | P a g e
LAPORAN <strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong><br />
9. MODUL LAPORAN <strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong> – Terdapat dua (2) sub modul<br />
dalam modul Laporan Pendaftaran Surat iaitu LAPORAN <strong>SURAT</strong> MASUK dan<br />
LAPORNA <strong>SURAT</strong> KELUAR. Pengguna boleh klik pada Menu Laporan<br />
Pendaftaran Surat (Menu Utama) bagi mendapatkan kedua-dua sub modul ini<br />
seperti di Rajah 20.<br />
Rajah 20<br />
LAPORAN <strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong> MASUK<br />
10. Skrin seperti di Rajah 21 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu<br />
Laporan Surat Masuk. Terdapat empat (4) pilihan penjanaan laporan iaitu:<br />
i. Perkara;<br />
ii. Kementerian/Jabatan/Agensi;<br />
iii. Bulanan; dan<br />
iv. Bahagian.<br />
14 | P a g e
Pilih Kategori<br />
Janaan Laporan<br />
Rajah 21<br />
i. Skrin seperti di Rajah 22 akan dipaparkan apabila pengguna ingin<br />
menjana laporan berdasarkan Perkara dan pengguna perlu<br />
memasukkan perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Contoh nya: “Mesyuarat”<br />
Rajah 22<br />
15 | P a g e
ii.<br />
Skrin seperti di Rajah 23 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
menjana laporan berdasarkan Kementerian/Jabatan/Agensi dan<br />
pengguna perlu memasukkan Nama Kementerian/Jabatan/Agensi<br />
pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Rajah 23<br />
iii.<br />
Skrin seperti di Rajah 24 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Bulanan dan pengguna perlu memasukkan Tahun<br />
dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Rajah 24<br />
16 | P a g e
iv.<br />
Skrin seperti di Rajah 25 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Bahagian dan pengguna perlu memilih nama<br />
Bahagian dan klik HANTAR.<br />
Pilih Nama<br />
Bahagian<br />
Rajah 25<br />
LAPORAN <strong>PENDAFTARAN</strong> <strong>SURAT</strong> KELUAR<br />
11. Skrin seperti di Rajah 15 akan dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu<br />
Laporan Surat Keluar. Pengguna boleh membuat carian surat yang hendak<br />
dikemas kini dan klik CARI.<br />
i. Skrin seperti di Rajah 26 akan dipaparkan apabila pengguna ingin<br />
menjana laporan berdasarkan Perkara dan pengguna perlu<br />
memasukkan perkataan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Contoh nya: “Mesyuarat”<br />
17 | P a g e
Rajah 26<br />
ii.<br />
Skrin seperti di Rajah 27 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
menjana laporan berdasarkan Kementerian/Jabatan/Agensi dan<br />
pengguna perlu memasukkan Nama Kementerian/Jabatan/Agensi<br />
pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Sila Isi Nama Kementerian/Jabatan/agensi<br />
Rajah 27<br />
18 | P a g e
iii.<br />
Skrin seperti di Rajah 28 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Bulanan dan pengguna perlu memasukkan Tahun<br />
dan pilih Bulan pada ruang yang disediakan dan klik HANTAR.<br />
Rajah 28<br />
iv.<br />
Skrin seperti di Rajah 29 akan dipaparkan apabila pengguna membuat<br />
carian berdasarkan Bahagian dan pengguna perlu memilih nama<br />
Bahagian dan klik HANTAR.<br />
Pilih Nama<br />
Bahagian<br />
Rajah 29<br />
19 | P a g e
<strong>LOG</strong> KELUAR<br />
12. MODUL <strong>LOG</strong> KELUAR – Modul ini digunakan oleh pengguna untuk<br />
menamatkan sesi penggunaan Sistem Pendaftaran Surat.<br />
20 | P a g e