PENGENDALIAN SURAT RASMI KERAJAAN - UiTM

TAKLIMAT PELUPUSAN
REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
AHMAD AZMAN MOHAMAD RAMLI
FAKULTI PENGURUSAN MAKLUMAT
UiTM, KAMPUS PUNCAK PERDANA

MAKSUD REKOD KEWANGAN
“Rekod-rekod yang telah diterima atau
dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan
Kerajaan dalam apa-apa bentuk sekalipun
bagi tujuan pegawai dan kakitangan awam
menjalankan urusan rasmi kewangan
mereka”.
(Jabatan Akauntan Negara)

JENIS REKOD KEWANGAN
1. Seperti dalam Lampiran M kepada Arahan
Perbendaharaan 150 (AP 150).
2. Seperti dalam Jadual Pelupusan Rekod Kewangan
dan Perakaunan yang disediakan oleh Arkib
Negara Malaysia (ANM).

TATACARA PERMOHONAN
PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN (KUMPULAN 1:REKOD
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN)
1. Kenalpasti rekod kewangan dan perakaunan daripada
kumpulan 1 yang telah tamat tindakan dan telah
memenuhi tempoh simpanan/pengekalan seperti yang
ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod Kewangan
dan Perakaunan.

…Samb.
2. Lengkapkan 4 salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
Rekod Kewangan dan Perakaunan (Arkib 4/08).
3. Hantar surat permohonan pemusnahan rekod Kewangan dan
Perakaunan kepada ANM bersama-sama 1 salinan Borang
Arkib 4/08.
4. Hantar surat permohonan pemusnahan rekod Kewangan dan
Perakaunan kepada Audit Negara bersama-sama 1 salinan
Borang Arkib 4/08.
5. Terima surat kebenaran pemusnahan rekod Kewangan dan
Perakaunan daripada ANM dan Audit Negara
6. Hantar surat permohonan kelulusan pemusnahan rekod
Kewangan dan Perakaunan kepada Jabatan Akauntan
Negara. Kepilkan salinan surat kebenaran pemusnahan
daripada ANM dan Audit Negara bersama surat
permohonan tersebut.

…Samb.
7. Rekod kewangan dan perakaunan boleh
dimusnahkan hanya setelah mendapat
kelulusan daripada Jabatan Akauntan
Negara
8. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan (Arkib
13/08) hendaklah dikemukakan kepada
ANM,Jabatan Akauntan Negara dan Audit
Negara selepas rekod dimusnahkan (dalam
tempoh 3 bulan daripada tarikh kelulusan
musnah diberikan).

Contoh Format Borang
Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk
Dimusnahkan
Bagi Kementerian / Jabatan : ……………………….
Bil.
Jenis Rekod
Kewangan
1. Baucer Kawalan
Kelompok
2. Baucer Bayaran
(Kew 304A)
Tempoh
Diliputi
Tempoh
Simpanan
Diperlukan
1991-1995 7 Tahun
1991-1995 7 Tahun
3. Resit (Kew 38) 1991-1995 3 Tahun

TATACARA PERMOHONAN
PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN (KUMPULAN 2:REKOD
AM KEWANGAN DAN PERAKAUNAN)
1. Kenalpasti rekod am kewangan dan perakaunan
daripada kumpulan 2 yang telah tamat tindakan dan
telah memenuhi tempoh simpanan/pengekalan seperti
yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod
Kewangan dan Perakaunan.

…Samb.
2. Lengkapkan 3 salinan Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan
(Arkib 4/08).
3. Hantar surat permohonan pemusnahan rekod am
kewangan dan perakaunan kepada ANM bersamasama
satu salinan Borang Arkib 4/08.
4. Hantar surat permohonan pemusnahan rekod am
kewangan dan perakaunan kepada Audit Negara
bersama satu salinan Borang Arkib 4/08.
4. Terima surat kebenaran pemusnahan rekod am
kewangan dan perakaunan daripada ANM dan
Audit Negara

…Samb.
5. Rekod am kewangan dan perakaunan
boleh dimusnahkan setelah mendapat
kelulusan daripada ANM dan Audit
Negara.
6. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan (Arkib
13/08) hendaklah dikembalikan kepada
ANM dan Audit Negara selepas rekod
dimusnahkan (dalam tempoh 3 bulan
daripada tarikh kelulusan musnah
diberikan).

…Samb.
7. Jika dapat arahan pindah rekod am kewangan
dan perakaunan ke ANM, lengkapkan Borang
Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam
(Arkib 11/08).
8. Hantar 2 salinan Borang Arkib 11/08 ke ANM
bersama surat iringan.
9. Terima surat kebenaran pemindahan rekod am
kewangan dan perakaunan daripada ANM
bersama 1 salinan Arkib 11/08.
10. Pindahkan rekod am kewangan dan
perakaunan tersebut ke ANM.

TERIMA KASIH