02-Creation of Public Records - UiTM
02-Creation of Public Records - UiTM
02-Creation of Public Records - UiTM
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
PEWUJUDAN<br />
REKOD AWAM<br />
Ahmad Azman Bin Mohamad Ramli<br />
Fakulti Pengurusan Maklumat,<br />
<strong>UiTM</strong>, Kampus Puncak Perdana
SKOP TAKLIMAT<br />
Definisi Pewujudan Rekod Awam<br />
Prosedur Pewujudan Rekod Awam:<br />
• Surat<br />
• Borang<br />
• Laporan<br />
• “Photocopy”<br />
• Faksimili<br />
• E-Mel
DEFINISI PEWUJUDAN REKOD<br />
AWAM<br />
Perbuatan atau proses mewujudkan rekod<br />
awam
Kegunaan Surat:<br />
SURAT<br />
• Surat merupakan satu cara perhubungan<br />
yang penting di antara <strong>UiTM</strong> dengan pejabat<br />
awam yang lain dan orang ramai<br />
• Surat yang dihasilkan oleh <strong>UiTM</strong> penting<br />
kerana ia adalah rekod awam dan dapat<br />
membuktikan berlakunya sesuatu urusan<br />
rasmi antara sesama pejabat awam dan<br />
dengan pihak lain.
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- SURAT<br />
Peraturan Penyediaan Surat Rasmi:<br />
• Surat yang dihasilkan oleh <strong>UiTM</strong> mesti<br />
mengikut peraturan/kaedah yang telah<br />
ditetapkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5<br />
Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)<br />
Bahagian 6.
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- SURAT<br />
Peraturan Penyediaan Surat Rasmi:<br />
- Menggunakan kertas rasmi Kerajaan<br />
- Ada nombor rujukan fail dan tarikh<br />
- Ada alamat penerima<br />
- Memulakan surat dengan tuan/puan/kata<br />
hormat/gelaran kebesaran<br />
- Ada pembuka kata surat<br />
- Ada penutup kata surat “Saya yang<br />
menurut perintah” serta diikuti oleh<br />
tandatangan dan nama pegawai
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- SURAT<br />
• Peraturan Penyediaan Surat Rasmi:<br />
Tajuk Surat – pendek,ringkas dan dapat membayangkan isi<br />
surat<br />
Dihadkan kepada satu tajuk sahaja<br />
Perenggan surat diberi nombor kecuali perenggan pertama<br />
Surat yang lebih drpd. satu muka surat diberi nombor pada<br />
setiap mukasurat<br />
Lampiran surat hendaklah dinomborkan dan dicatatkan<br />
nombor rujukan surat<br />
Surat disediakan dalam tiga salinan<br />
Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan<br />
keselamatan (Rujuk buku Arahan Keselamatan dan Pejabat<br />
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan)
SILA BETULKAN SURAT INI
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- SURAT<br />
<br />
Pengendalian Surat:<br />
• Surat masuk :<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Perlu didaftarkan dalam buku daftar surat masuk<br />
Dicop/ditulis tarikh diterima<br />
Surat khusus untuk Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah<br />
diserahkan kepada Pembantu Khas tanpa dibuka<br />
Surat kepada Ketua Jabatan/u.p pegawai hendaklah diserahkan<br />
kepada pegawai bertanggungjawap urus surat jabatan<br />
Semua surat perlu diambil tindakan segera<br />
Sebelum diedarkan untuk tindakan pegawai bertanggungjawab,<br />
surat perlu dikandungkan ke dalam fail<br />
Hanya pegawai bertanggungjawap sahaja dibenar buka surat dan<br />
mendaftarkannya<br />
• Surat keluar :<br />
<br />
<br />
Perlu didaftarkan dalam Buku daftar Surat Keluar<br />
Perlu dipastikan surat keluar adalah salinan asal yang lengkap dan<br />
telah ditandatangani
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- SURAT<br />
Pengendalian Surat:<br />
• Surat terperingkat yang diterima dan yang<br />
dihantar hendaklah dikawal mengikut<br />
peraturan Arahan Keselamatan<br />
• Sila rujuk Arahan Keselamatan dan Pejabat<br />
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk<br />
maklumat lanjut
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- BORANG<br />
Perlu ada peraturan bagi aktiviti<br />
pewujudan borang, contohnya”<br />
• Ada kawalan :<br />
Buku daftar<br />
Diberi nombor kawalan secara turutan<br />
Format mestilah mudah digunakan<br />
• Cara penyimpanan:<br />
Borang cuti tidak perlu disimpan dalam fail putih<br />
Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan<br />
memadai disimpan dalam doket tebal
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- LAPORAN<br />
Perlu ada panduan/peraturan<br />
• Kawalan<br />
Pewujudan – edisi yang keberapa<br />
Mempunyai senarai laporan yang telah dihasilkan<br />
Mempunyai senarai edaran laporan<br />
• Penyimpanan laporan<br />
Laporan yang tebalnya melebihi 4 sm perlu<br />
dikeluarkan daripada fail dan disimpan di bilik fail<br />
• Letakkan borang pengganti dalam fail dengan<br />
menyatakan maklumat dimana laporan berkenaan<br />
disimpan<br />
• Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan<br />
fail dan nombor kandungan fail berkenaan
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- PHOTOCOPY<br />
Perlu ada kawalan penggunaannya<br />
seperti:<br />
<br />
<br />
<br />
Apakah jenis rekod-rekod yang perlu dibuat salinan<br />
Jumlah salinan rekod<br />
Perlu atau tak perlu salinan photocopy rekod dimasukkan<br />
ke dalam fail
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- FAKSIMILI<br />
Penghantaran surat boleh dibuat melalui<br />
mesin faksimili<br />
Walaupun surat telah dihantar melalui<br />
mesin faksimili, surat asal hendaklah<br />
disusuli segera<br />
Peraturan jabatan mengenai penerimaan<br />
dan penghantaran surat melalui mesin<br />
faksimili hendaklah dipatuhi
PROSEDUR MEWUJUDKAN<br />
REKOD AWAM- E-MEL<br />
E-mel yang berkaitan urusan rasmi jabatan<br />
adalah rekod awam<br />
E-mel rasmi yang diterima dan dikeluarkan perlu<br />
diambil tindakan sebagaimana surat berbentuk<br />
kertas seperti:<br />
‣ Perlu difailkan samada ke dalam fail yang<br />
berbentuk elektronik atau konvensional<br />
‣ Pelupusan e-mail perlu dapat kebenaran Arkib<br />
Negara Malaysia
TERIMA KASIH
Change language