tindakan perbaikan - Badan Arsip dan Perpustakaan | Kota ...

PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770
PROSEDUR
TINDAKAN PERBAIKAN
No. Dokumen : PM-ISO-04
Revisi : 00
Tanggal Terbit : 1 Februari 2010
Halaman : 1 dari 3
1. TUJUAN
Prosedur ini digunakan untuk:
1.1 menganalisa, memecahkan masalah dan mencegah kesalahan yang berulang dengan menghilangkan
penyebab masalah.
1.2 menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan perbaikan yang berhubungan dengan mutu,
termasuk keluhan pelanggan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur tata cara penanganan permasalahan yang berhubungan dengan mutu layanan yaitu
melakukan tindakan perbaikan atas terjadinya ketidaksesuaian di Badan Arsipd an Perpustakaan Kota Surabaya.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, klausa 8.5.2
4. DEFINISI
4.1 Ketidaksesuaian : Tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan.
4.2 Tindakan Perbaikan : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi.
5. KETENTUAN UMUM
5.1 Jenis Ketidak sesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini antara lain:
Tidak tercapainya Sasaran Mutu
Keluhan pelanggan Badan Arsip dan Perpustakaan
Adanya produk / pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan proses Badan Arsip dan
Perpustakaan
Hasil pengukuran kinerja rekanan yang tidak memenuhi standar penilaian
Hasil pengukuran kepuasan pelanggan yang tidak memenuhi target
Temuan internal Badan Arsip dan Perpustakaan
Temuan eksternal (seperti Hasil Audit Eksternal, temuan BPK, atau dari Pemerintah Kota Surabaya)
5.2 Ketidaksesuaian yang ditemukan selama pelaksanaan program Audit Internal ditindaklanjuti sesuai dengan
Prosedur Audit Internal (PM-ISO-03)

PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770
PROSEDUR
TINDAKAN PERBAIKAN
No. Dokumen : PM-ISO-04
Revisi : 00
Tanggal Terbit : 1 Februari 2010
Halaman : 2 dari 3
6. PENANGGUNG JAWAB
6.1 Management Representative bertanggung jawab terhadap koordinasi ketidaksesuaian yang ditemukan oleh
pihak eksternal, penentuan, pemantauan dan verifikasi tindakan perbaikan.
6.2 Setiap personel bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian di sub bag / seksi nya masingmasing.
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian
7.1.1 Staf / Kasubid / Kasubag / Kabid / Kabag mendeteksi ketidaksesuaian yang terjadi dan menguraikan
ketidaksesuaian tersebut pada form Laporan Permasalahan/Potensial Permasalahan, untuk
selanjutnya disampaikan ke Kabid / Kabag maupun Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan.
7.1.2 MR dibantu oleh ISO Sekretariat mengkoordinir tindak lanjut penanganan ketidaksesuaian yang
dilaksanakan oleh Bidang / Bagian.
7.2 Tindakan Perbaikan.
7.2.1 Bidang / Bagian meninjau ketidaksesuaian yang terjadi dengan melakukan investigasi guna
menentukan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi;
7.2.2 Bidang / Bagian menilai kebutuhan akan tindakan perbaikan untuk memastikan ketidaksesuaian
yang telah terjadi tidak terulang kembali, berdasarkan penyebab ketidaksesuaian tersebut;
7.2.3 Bidang / Bagian menentukan tindakan perbaikan, yang efektif dalam menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian, dan target waktu penyelesaian tindakan perbaikan.
7.2.4 Bidang / Bagian melaksanakan tindakan perbaikan
7.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan
7.3.1 MR dibantu dengan ISO Sekretariat memantau tindakan perbaikan yang lakukan oleh Bidang /
Bagian.
7.3.2 Bila tindakan perbaikan dilaksanakan sesuai dengan yang rencana waktu yang ditentukan ditentukan
maka ketidaksesuaian tersebut dianggap selesai.
7.3.3 Bila tindakan perbaikan belum juga diselesaikan pada target waktu yang direncanakan, maka ISO
Sekretariat menginformasikan kepada MR. MR menghimbau agar tindakan perbaikan segera
dilaksanakan.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770
PROSEDUR
TINDAKAN PERBAIKAN
No. Dokumen : PM-ISO-04
Revisi : 00
Tanggal Terbit : 1 Februari 2010
Halaman : 3 dari 3
7.3.4 MR melakukan verifikasi terhadap efektivitas tindakan perbaikan yang diterapkan dan menuliskan
hasil verifikasi dalam kolom yang sudah ditentukan. Selanjutnya MR memparaf pada kolom
tandatangan Kepala Badan.
7.3.5 Jika tindakan perbaikan belum memuaskan atau tidak dapat diatasi maka masalah tersebut dapat
dibawa kedalam Rapat Tinjauan Manajemen untuk dibahas dan dimintakan ketegasan dari Kepala
Badan Arsip dan Perpustakaan
7.3.6 Kepala Badan meninjau tindakan perbaikan yang dilaksanakan dan hasil verifikasi MR selanjutnya
menandatangani Form Laporan Permasalahan / Potensial Permasalahan
7.3.7 Arsip terkait pelaksanaan tindakan perbaikan dipelihara dan disimpan di ISO Sekretariat dan Bidang /
Bagian terkait.
8. LAMPIRAN
8.1. Laporan Permasalahan/Potensial Permasalahan