Buletin Khazanah November 2011 - Arsip UGM - Universitas Gadjah ...

Vol. 4 , No. 3 , November 2011 ISSN 1978-4880
KEPALA BIDANG BARU DI ARSIP UGM
DAFTAR ISI
Prakata
Dari Redaksi ........................................................................................ 2
Opini
Mengoptimalkan Peran Arsip Universitas dengan Archival Metrics
Herman Setyawan ............................................................................... 3
Upaya Pemerintah Meningkatkan Peran Masyarakat dalam Pengembangan
Kearsipan
Anna Nunuk Nuryani ........................................................................... 11
Telisik
Menelusuri Jati Diri Universitas Gadjah Mada dalam Lembaran Arsip
Zaenudin ......................................................................................... 21
Sejarah di Balik Nama dan Tanggal Kelahiran Universitas Gadjah Mada
Musliichah ......................................................................................... 32
Dalam satu bulan terakhir Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki 2
pejabat baru. Pertama adalah Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum
sebagai Kepala Bidang Database dan kedua adalah Yukhron Fathoni, S.H.,
S.Sos. sebagai Kepala Bidang Layanan.
Setelah hampir sepuluh bulan Jabatan Kabid Layanan Arsip UGM
kosong, akhirnya tanggal 5 Oktober 2011 terisi, menyusul dilantiknya
Yukhron Fathoni, S.H., S.Sos. oleh WRS APPSM UGM, Ir. Adam Pamudji
Rahardjo, M.Sc., Ph.D. Jabatan tersebut sebelumnya diduduki Dr. Ari Basuki,
M.Pd. yang telah memasuki masa pensiun pada 31 Desember 2010.
Satu bulan sebelumnya, Jabatan Kabid Database Arsip UGM juga
terisi dengan dilantiknya Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum
menggantikan Dra. Suwarni yang memasuki purna tugas pada 1 Agustus
2011. Pejabat baru tersebut dilantik oleh Rektor UGM, Prof. Ir. Sudjarwadi,
M.Eng., Ph.D. pada tanggal 5 September 2011.
Resensi
Mengurus Arsip Gereja
Suprayitno ......................................................................................... 38
Informasi
Implementasi ISO 9001:2008 di Arsip UGM ......................................... 44
Magang D3 Kearsipan UGM di Arsip UGM ........................................... 45
UGM Pertahankan Predikat Pengelola Kearsipan Terbaik Kemdiknas
Tahun 2011 ......................................................................................... 46
Pendampingan dan Pengembangan Records Center ............................ 47
Syawalan Arsip UGM............................................................................. 48
Kepala Bidang Baru di Arsip UGM......................................................... 50
1
50

I kompetisi unit kearsipan perguruan tinggi tingkat Kemdiknas tahun 2011
kepada unit-unit kerja di lingkungan yang terlibat, antara lain: Arsip UGM,
SDM, TURT, HKTL, DPPA, Sekretariat SE, Fakultas Peternakan, Fakultas
Psikologi dan Fakultas Teknologi Pertanian.
Pada acara tersebut juga diserahkan kenang-kenangan kepada
pegawai Arsip UGM yang memasuki masa purna tugas yaitu kepada Dra.
Suwarni dan Ir. Al. Anung Nugroho oleh Kepala Arsip UGM. Acara diakhiri
dengan uraian hikmah syawalan oleh Drs. Ahmad Rodhi, M.S.I., dosen UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta dilanjutkan halal bi halal dengan saling berjabat
tangan. (Heri)
PRAKATA
Kearsipan selalu penuh dengan dinamika dan tantangan. Berbagai
pendekatan dan paradigma baru perlu diupayakan. Khazanah edisi kali ini
kami sajikan artikel “Mengoptimalkan Peran Arsip Universitas dengan
Archival Metrics”. Peran masyarakat dalam pengembangan kearsipan
sangat diperlukan, oleh karena itu dalam Opini kami sajikan pula artikel
“Upaya Pemerintah Meningkatkan Peran Masyarakat dalam Pengembangan
Kearsipan”.
Bertitik tolak dari sebuah pemikiran untuk lebih mendayagunakan
arsip, mulai edisi kali ini kami memuat tulisan seputar sejarah dan nilai-nilai
UGM dalam kolom Telisik sebanyak dua artikel yaitu “Menelusuri Jati Diri
UGM dalam Lembaran Arsip” dan “Catatan Dibalik Nama dan Tanggal
Kelahiran UGM”.
Wacana baru kearsipan kami segarkan melalui kolom Resensi yang
kali ini diisi sebuah buku berjudul “Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk
Arsiparis Keuskupan dan Tarekat”.
Kolom Informasi kami publikasikan berbagai kegiatan Arsip UGM
diantaranya Implementasi ISO 9001:2008 untuk pengelolaan dan layanan
arsip kartografi, magang mahasiswa, kompetisi unit pengelola kearsipan
Kemdiknas 2011, pendampingan kearsipan di unit kerja, syawalan dan dies
Arsip UGM, serta pergantian pejabat di Arsip UGM.
Semua informasi ini semoga bermanfaat bagi para pembaca. Salam
kami.
49
2

OPINI
MENGOPTIMALKAN PERAN ARSIP UNIVERSITAS
DENGAN ARCHIVAL METRICS
Herman Setyawan
Para Tamu Agung jang mulia,
Para Guru Besar jang allamah,
Para Guru dan Doctor jang berilmu,
Tuan2 dan Nona2 Maha Siswa jang terhormat,
Dan para hadirin jang memerlukan datang kesini,
Pendengar jang budiman !
MERDEKA !
…………..
Didalam suasana kemerdekaan dan didalam saat pembangunan Negara
Indonesia para tabib djuga harus turut menjumbangkan tenaga dan pikirannja agar
supaja seluruh dunia mengakui, bahwa kita mempunjai tenaga dan kebidjaksanaan
untuk mempertahankan kemerdekaan Negara kita. Terhadap ilmu saja, jaitu
microbiologie, tiap-tiap orang harus mengetahui ukuran dan tingkatan ilmu
pengetahuan biologie dilain-lain Negeri. Didalam dunia pengetahuan biologia,
adalah Pasteur, Koch dan Ehrlich mendjadi Maha Gurunja. Sekarang di Indonesia
ini, apakah sudah patut kita namakan murid dari Maha Guru tersebut
…………………
Diperpustakaan dunia sudah tertjantum beberapa nama ahli penjelidik
bangsa Indonesia; meskipun belum banjak djumlahnja, tetapi telah memperoleh
tempat jang tidak mengetjewakan.
…………………….
Sekianlah !
Bangunlah Indonesia Raya !
Tetap Merdeka !
(Kutipan Pidato Pelantikan Guru Besar pada Perguruan Tinggi Kedokteran Tjabang
Surakarta Tanggal 17 April 1946 Oleh Prof. Dr. M. Sardjito. Sumber: Arsip UGM)
3
sehingga pendataan arsip mudah dilakukan. Setelah penataan fisik selesai
barulah proses entry data dilakukan.
Fakultas Geografi dalam mengelola arsip inaktif dalam tahap
pengelompokan sub-sub masalah. Beberapa kelompok arsip yang sudah
selesai dikelompokkan dan dideskripsi. Pengelolaan akan terus berlanjut
sampai semua arsip inaktif selesai didaftar dan disimpan dalam boks arsip.
Di Fakultas Kedokteran Gigi, pengelolaan arsip inaktif dibantu oleh 2
orang mahasiswa D III Kearsipan yang magang pada bulan September 2011.
pelaksanaannya dalam tahap pengelompokan sesuai kode klasifikasi arsip.
Arsip yang telah dikelompokkan kemudian dimasukkan dalam boks dan
diletakkan di rak arsip. Sama halnya dengan Fakultas Biologi, Fakultas
Kedokteran Gigi melakukan penataan fisik arsip terlebih dahulu. Setelah
selesai kemudian dibuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
Kegiatan pendampingan dan Pengembangan Records Center ini akan
terus dilakukan sampai bulan Desember 2011 di keempat fakultas tersebut.
DIES NATALIS, SYAWALAN DAN PENYERAHAN PIAGAM KOMPETISI
UNIT KEARSIPAN TERBAIK TINGKAT KEMDIKNAS
Dalam rangka Dies Natalis Arsip Universitas Gadjah Mada ke-7, Pada
tanggal 13 September 2011, Arsip Universitas Gadjah Mada Mengadakan
syukuran dan syawalan yang bertempat di Rumah Makan Pakem Sari. Acara
tesebut dihadiri oleh keluarga besar Arsip UGM, Sekretaris SDM dan
Arsiparis dari Unit kerja di UGM.
Pada acara ini dilaksanakan prosesi pemotongan tumpeng oleh
Sekretaris Direktorat SDM, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. dan diserahkan
kepada Kepala Arsip, Drs. Machmoed Effendhie M. Hum. Setelah
pemotongan tumpeng dilanjutkan penyerahan piagam penghargaan juara I
48

Records Center Bersama Kinanti, dan Arsip UGM. Tim Penilai I dari
Kemdiknas melakukan validasi ke UGM tanggal 28 dan 29 Juli 2011. Peserta
yang lolos validasi tahap pertama sebanyak 6 perguruan tinggi yaitu : UGM,
UNS, UI, IPB, Universitas Padang dan Unair. Setelah lolos validasi pertama,
UGM dinilai oleh Tim Penilai II yang terdiri dari ANRI dan Kemdiknas pada
tanggal 10 Agustus 2011.
Pemenang dalam kompetisi tahun ini sebagai berikut: pemenang
pertama UGM, kedua UNS, dan ketiga IPB. Para Pemenang diundang
Kemdiknas untuk menerima penghargaan dari Menteri Pendidikan
Nasional dan mengikuti upacara Peringatan HUT RI ke-66 di Istana Merdeka
Jakarta. Pemenang mendapatkan sertifikat dan kenang-kenangan. Penerima
penghargaan dari UGM diwakili oleh Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed
Effendhie, M.Hum. (Ika).
PENDAMPINGAN DAN PENGEMBANGAN RECORDS CENTER
Arsip UGM melaksanakan program kerja pendampingan dan
pengembangan records center di unit kerja. Pada tahun 2011 ini sudah 4
fakultas yang didampingi dalam mengelola arsip inaktif dan pembentukan
records center. Unit kerja tersebut adalah Fakultas Biologi, Fakultas
Geografi, Fakultas kedokteran Gigi, dan Fakultas Psikologi. Pendampingan
telah berjalan selama 9 bulan dan menunjukkan kemajuan dalam
pengelolaan arsip inaktif.
Penanganan arsip inaktif di masing-masing unit kerja berbeda
tergantung dari kondisi arsip. Arsip yang teratur, seperti di Fakultas
Psikologi, lebih mudah dan cepat dalam pengelolaannya. Fakultas Biologi
melakukan penataan fisik arsip terlebih dahulu agar arsip teratur dan rapi
47
Itulah sepenggal kutipan pidato pengukuhan Guru Besar Universitas
Gadjah Mada pertama kali, Prof. Dr. Sardjito, yang kini namanya diabadikan
sebagai nama Rumah Sakit Pendidikan di kampus UGM. Sungguh
membanggakan bagi bangsa Indonesia, saat itu kita yang di tengah-tengah
suasana perjuangan melawan penjajah sudah melahirkan Guru Besar dari
Perguruan Tinggi Negeri, yang kelak menjadi Universitas Gadjah Mada ini.
Keberadaan Universitas Gadjah Mada dalam mendukung perjuangan
kemerdekaan negeri ini memang tak terbantahkan, oleh karena itu UGM
sudah lama dikenal sebagai kampus perjuangan.
Arsip di perguruan tinggi, baik tekstual, rekaman suara maupun
video, apalagi yang bernilai sejarah mampu membantu memori kita
mengenang kembali kejadian-kejadian masa lalu yang mana itu semua
dapat menumbuhkan nilai-nilai nasionalisme, patriotisme kita bangkit
kembali. Tidaklah mungkin kita mengandalkan ingatan kita saja tanpa
bantuan rekaman karena otak manusia sangatlah terbatas dalam mengingat
suatu kejadian. Memang benar ada ungkapan, people forget records
remember¸artinya manusia mudah lupa tapi rekaman (lebih tepatnya arsip)
akan selalu ingat.
Permasalahannya, bagaimana mengoptimalkan pengelolaan arsip di
lingkungan perguruan tinggi Kegiatan kearsipan di negara kita belum baik
karena fakta di lapangan menunjukkan masih banyak instansi yang tidak
tertib administrasinya, banyak pelanggaran hukum terkait dengan kejahatan
kearsipan seperti pemusnahan dokumen yang seharusnya diselamatkan,
tidak tersedianya arsip yang otentik dan lengkap untuk pemutusan perkara
hukum, dan lain-lain. Ditambah kurangnya apresiasi masyarakat terhadap
arsip dan arsiparis.
Pendekatan kearsipan selama ini masih bersifat arsip pemerintahan,
dimana arsip dianggap sebagai hasil samping organisasi yang harus dikelola
secara efektif, efisien, dan logis. Dampak dari pendekatan ini adalah adanya
anggapan bahwa arsip merupakan beban yang harus di“beres“kan, biasanya
4

dilakukan dengan menumpuk arsip di gudang. Hal ini banyak terjadi di
instansi atau organisasi. Ketika ada perintah untuk mengelola arsip, seorang
arsiparislah yang diberi tanggung jawab untuk mengelola arsip yang jarang
digunakan tersebut, sehingga secara sadar atau tidak sadar hal ini turut
andil menyumbangkan image yang kurang baik. Fakta dan budaya ini masih
berkembang di masyarakat.
Budaya ini juga merambah para birokrat atau petugas administrasi di
lingkungan perguruan tinggi. Pemalsuan ijazah, hilangnya arsip penelitian
dan arsip terkait status kepemilikan tanah adalah contoh dari kurang
baiknya tata kearsipan. Insan perguruan tinggi idealnya mampu menjadi
lambang atau menara gading pengetahuan, para pengelola baik pimpinan
maupun pegawai mampu melakukan pendekatan kearsipan yang berbeda.
Pendekatan kedua dalam kearsipan yaitu pendekatan manuskrip
historis. Pendekatan kearsipan ini melihat arsip bukan sebagai hasil samping
(by product) dari kegiatan organisasi, tapi melihat arsip sebagai aset yang
harus dilestarikan. Menurut Henry (1998:315), nilai guna arsip bersifat
kultural dan humanistik, tidak selalu birokratis. Definisi arsip di lingkungan
perguruan tinggi tidak harus dibatasi pada “bukti transaksi organisasi”,
namun juga menjangkau “produk-produk individual” oleh para profesor/
guru besar yang bernilai penelitian seperti manuskrip, tesis dan disertasi.
Pendekatan manuskrip historis berangkat dari nilai-nilai ilmu sejarah dan
ilmu perpustakaan dengan karakteristik sebagai berikut:
1. Menciptakan masyarakat yang sadar sejarah dengan menyelamatkan
dokumen-dokumen yang bernilai guna sekunder;
2. Menyimpan dokumen apapun yang ditemukan, khususnya yang
bernilai guna riset karena dokumen merupakan sumber primer;
3. Mempublikasikan arsip tersebut.
Dari ketiga karakteristik di atas, tampak bahwa poin nomor 1 dan 2
didasari atas ilmu sejarah, sementara nomor 3 oleh ilmu perpustakaan.
Gabungan kedua disiplin ilmu ini merupakan strategi untuk menyelamatkan
5
UGM PERTAHANKAN PREDIKAT PENGELOLA KEARSIPAN TERBAIK
KEMDIKNAS TAHUN 2011
Universitas Gadjah
Mada (UGM) mampu
mempertahankan predikat
Pemenang Pertama dalam
Kompetisi Unit Pengelola
Kearsipan di lingkungan
Kementrian Pendidikan
Nasional Tahun 2011.
Sebelumnya pada tahun 2007 UGM juga menjadi unit pengelola
terbaik pertama pada kompetisi yang sama. Setelah menjadi pemenang
pertama tahun 2007 UGM tidak diperbolehkan mengikuti kompetisi dan
baru tahun 2011 UGM diberi kesempatan mengikuti kembali. Kompetisi
tersebut diselenggarakan oleh Kementrian Pendidikan Nasional dengan tim
penilai terdiri dari Kemdiknas dan ANRI.
Kompetisi tahun ini diikuti oleh 17 universitas, 1 institut, dan 3
politeknik se-Indonesia. Dimensi/ unsur penilaian meliputi kelembagaan,
SDM, sistem/ pedoman, sarana dan prasarana, arsip/ dokumen,
pemberkasan, layanan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Adapun sistem penilaian dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama Tim
Penilai I melakukan validasi dan melihat kesiapan dan kepatutan unit untuk
mengikuti kompetisi. Bagi unit yang lolos validasi akan dinilai kembali oleh
Tim Penilai II.
UGM dalam kompetisi ini diwakili oleh Fakultas Peternakan, Fakultas
Psikologi, Fakultas Teknologi Pertanian, Bidang Hukum dan Tata Laksana,
Sub Bagian Tata Usaha Bagian TURT, Sekretaris Eksekutif, Direktorat
Sumber Daya Manusia, Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset,
46

dilaksanakan audit internal oleh Tim ISO UGM. Audit internal ini
merupakan audit awal sebelum dilakukan audit eksternal oleh Tim ISO dari
luar UGM. (Ully)
MAGANG D3 KEARSIPAN UGM DI ARSIP UGM
(PERIODE JULI – OKTOBER 2011)
Salah satu manfaat magang bagi mahasiswa adalah mahasiswa dapat
merasakan langsung bekerja pada suatu instansi sehingga dapat
memperoleh pengalaman kerja dan mengetahui lingkungan kerja yang
sebenarnya, serta dapat mengaplikasikan dan membandingkan antara ilmu
yang diperoleh di perkuliahan dengan pelaksanaan pekerjaan yang
sebenarnya di suatu instansi. Oleh karena itu, Arsip Universitas memberi
kesempatan bagi mahasiswa dan alumnus D3 Kearsipan UGM untuk
magang kerja. Adapun mahasiswa dan alumnus D3 Kearsipan UGM yang
magang di Arsip UGM selama periode Agustus – Oktober 2011 adalah
sebagai berikut:
1. Gogor Simbar Sasi & Wegig Panji Wisnu Gati (Juli – Agustus)
ditempatkan di Records Center F. Biologi
2. Annisa Salatia & Rossy Rizki Nurullah (Juli – Agustus) ditempatkan di
Records Center F. Geografi
3. Herlina Ekawati, Okiana Widiastuti & Fitri Nur Aprilia Sari (Agustus)
ditempatkan di Records Center F. Psikologi
4. Frika Aprialisa Vena, Lilik Septiyani, Dewi Arbaningsih & Fresty
Nourmalinda Ferlanie (Agustus - September) ditempatkan di Records
Center F. Kedokteran Gigi dan Direktorat SDM UGM.
5. Ayu Fadilah & Ersa Arsi Ningrum - alumnus D3 Kearsipan UGM
(September – Oktober) ditempatkan di LPPM UGM. (Kurnia)
45
arsip-arsip statis di lingkungan perguruan tinggi, dimana arsip diperlakukan
sebagai aset yang harus aktif diburu dan diselamatkan. Berbeda dengan
arsip di pemerintahan yang dianggap by product yang terkesan menjadi
beban bagi petugas arsip.
Penerapan Archival Metrics di Arsip Universitas
Standar, benchmark, dan penelitian merupakan karakter dari dunia
akademik. Pengukuran dan penelitian dapat membantu pengambil
keputusan pertimbangan yang matang atas apa yang harus dilakukan untuk
tugas selanjutnya menuju ke arah yang lebih baik, karena sudah punya
referensi sebelumnya.
Di dalam ilmu perpustakaan,
pengukuran dan penelitian terkait
dengan objek buku dikenal dengan
istilah bibliometrik. Perkembangan
dari bibliometrik ini melahirkan
metrik-metrik yang lain seperti
scientometrik dan webometrik.
Gambar: http://dailyfreemanintern.blogspot.com/2011/02/marvelous-metrics.html
Bibliometrik dalam ilmu perpustakaan dapat digunakan untuk
mengetahui perkembangan suatu subjek ilmu, tendensi tema-tema
penelitian, produktivitas penulis-penulis buku tertentu, dan analisis sitasi
yang dapat dijadikan sebagai sumbangsih bagi ilmu pengetahuan.
Kini, lembaga kearsipan di perguruan tinggi (university archives),
perlu mencoba bergerak ke arah ini karena lembaga kearsipan perguruan
tinggi berbeda dengan lembaga kearsipan pemerintah, baik karakteristik
arsipnya, maupun lembaga penciptanya. Hal ini merupakan peluang dan
tantangan tersendiri bagi para arsiparis di lingkungan perguruan tinggi.
Sebagai peluang, karena undang-undang kearsipan yang baru, UU Nomor
43 Tahun 2009 tentang kearsipan sudah mengakomodasi keberadaan Arsip
6

Universitas dimana trend terkini adalah menjadikan Arsip Universitas
sebagai jantung kedua setelah perpustakaan sebagai penyedia informasi
dan pengetahuan. Sebagai tantangan, karena merupakan hal baru dan
belum menggejala di lingkungan perguruan tinggi.
Archival metrics adalah pengukuran yang dilakukan dari waktu ke
waktu untuk memonitor, menaksir, dan mengkomunikasikan informasi
kearsipan yang penting mengenai hasil suatu program atau kegiatan
kearsipan di perguruan tinggi. Tanpa penggunaan data yang terpercaya/
reliable, para pengelola arsip universitas tidak dapat mengambil keputusan
manajemen secara optimal. Sebagai contoh kasus, selam ini kita
mendefinisikan arsip inaktif sebagai arsip yang nilai kegunaannya bagi unit
pencipta sudah menurun. Kata “menurun” ini susah diukur karena
didasarkan pada perkiraan saja. Menurut Sauki Hadiwardoyo (2002), hal ini
dikarenakan kita tidak terbiasa melakukan penelitian di bidang kearsipan.
Tujuan diadakannya archival metrics adalah untuk mengetahui:
• Seberapa efektifkah arsip universitas dalam mendukung kebutuhan
penelitian para pengguna
• Apakah kita (mau) belajar sebagai sebuah organisasi dari data yang
dikumpulkan tentang penggunaan koleksi arsip kita untuk mendorong
meningkatkan program kearsipan universitas
• Dapatkah kita menunjukkan efektivitas kinerja kita dalam mendukung
tujuan universitas
Dari ketiga pertanyaan di atas, arsiparis akademik dituntut untuk
menjadi seorang peneliti, perencana, dan manajer. Paling tidak, dari ketiga
pertanyaan di atas kita dapat menjabarkan ke dalam bentuk pemetaan
seperti di bawah ini.
1. Menentukan “aset” penjualan kita
Layaknya dunia bisnis, marketing berperan penting menggaet client
kita, user kita seperti para peneliti dan pemangku kepentingan lainnya.
7
INFORMASI
IMPLEMENTASI ISO 9001:2008 DI ARSIP UGM
ISO 9001:2008 merupakan standar internasional yang menetapkan
persyaratan untuk sistem manajemen mutu dimana suatu organisasi:
1. Perlu menunjukkan kemampuannya untuk menyediakan secara
konsisten produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan
perundang-undangan dan peraturan yang berlaku, dan
2. Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan
sistem yang efektif, termasuk proses peningkatan sistem secara
berkelanjutan dan jaminan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan
dan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku.
Tahun 2011 ini UGM mengimplementasikan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 di 22 unit kerja di lingkungan Kantor Pusat UGM sebagai
perluasan implementasi ISO 9001:2008 yang telah ada di lingkungan Kantor
Pusat UGM sebelumnya. Arsip UGM ikut berpartisipasi menjadi salah
satunya.
Sebelumnya Arsip UGM telah mengikuti Awareness Training ISO
9001:2008 pada tanggal 5 April 2011 bertempat di ruang sidang Direktorat
Perencanaan dan Pengembangan UGM sebagai rangkaian kegiatan ISO.
Training ini sebagai pengenalan terhadap sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 terutama mengenai persyaratan-persyaratan yang harus
dipenuhi serta sistem dokumentasinya untuk mengimplementasikan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 di unit kerja masing-masing.
Untuk saat ini Arsip UGM hanya mengimplementasikan ISO
9001:2008 untuk Pengelolaan dan Layanan Arsip Kartografi, Kearsitekturan,
dan Gambar Teknik. Tindak lanjut dari training diatas, Arsip UGM
menyiapkan penyusunan dokumen-dokumen kelengkapan ISO sebagai
langkah awal implementasi. Dan pada tanggal 22 September 2011 telah
44

sejarah perjuangan kemerdekaan ini perlu memiliki jiwa archivistic sehingga
arsip-arsipnya dapat diselamatkan dan didayagunakan dan membantu
merekam jejak sejarah ormas keagamaan di Indonesia. Harapan ke depan,
tentunya ANRI sebagai pembina kearsipan nasional dapat menjembatani
kegiatan kearsipan keagamaan di negara kita.
Di samping kelebihan yang dimiliki oleh buku ini, kekurangannya
tentunya juga ada. Namanya saja buku pegangan (manual) tentu isi yang
ada kebanyakan berisi poin-poin besar saja. Ibarat undang-undang, masih
garis besarnya saja, perlu diatur dengan penjelasan-penjelasan yang
mengatur tema-tema tertentu. Bila dilihat dari siklus manajemen arsip
statis, isi dari buku ini juga belum menyentuh tentang exhibisi dan publikasi
naskah sumber, padahal tidak menutup kemungkinan, arsip-arsip gereja
yang bernilai guna sejarah suatu saat perlu diterbitkan guna membantu
penelitian.
Ada pasal yang tidak nyambung dengan tema, misalnya Pasal 20
tentang Pencegahan Kerugian (hlm 36), tiba-tiba muncul butir nomor 3
sistem wilayah (geographic), tentu hal ini tidak tepat karena konteksnya
berbeda. Dari segi tata tulis dan bahasa, sering dijumpai penulisan konsepkonsep
kunci kearsipan dalam bahasa inggris yang tidak tepat, misalnya
arsip dinamis inaktif disamakan dengan archives, harusnya untuk arsip
statis. Selain itu, penulisan kata asing seperti records, archives, records
management, archives management, archives arrangement, archives
description yang seharusnya diketik miring (italic) masih diketik tegak
(hlm.19-20). Teknik penulisan juga kurang menarik, misalnya jarak spasi
yang tidak konsisten, serta penulisan daftar pustaka yang tidak sesuai
dengan kaidah yang benar. (Suprayitno, Arsiparis di Kemnakertrans Jakarta).
43
Apalagi “aset” yang “dijual” merupakan aset yang unik, tidak dapat
ditemukan di instansi lainnya.
2. Menentukan stakeholders kita, seperti para fotografer/ wartawan
universitas, bagian humas, bagian publikasi, para IT specialist,
mahasiswa, litbang, dan pimpinan universitas;
3. Berkolaborasi dengan perpustakaan dan IT center dalam hal retrieval
dan pengembangan data kearsipan secara elektronik.
Membangun Budaya Meneliti di Arsip Universitas
Arsiparis akademik layaknya pustakawan di perguruan tinggi harus
membiasakan diri dengan penelitian dan mencari temuan-temuan baru di
bidang kearsipan. Berbeda dengan arsiparis di lembaga kearsipan
pemerintah, para arsiparis akademik dituntut juga sebagai pendidik atau
guru bagi pengguna, baik bagi mahasiswa, peneliti maupun sejarawan dan
stakeholders lainnya. Menurut Tom Nesmith, dkk. (1996) hendaknya
arsiparis berhijrah, dari mengedepankan skill dan pengetahuan kepada
pemahaman dan perilaku (understanding and attitude).
Pemahaman berarti tidak sekedar tahu namun lebih pada hakikat
mengapa kita perlu mengelola informasi bukan sekedar bagaimana cara
mengelolanya. Pemahaman yang baik yang dilandasi dengan hakikat ilmu
kearsipan ini akan melahirkan perilaku yang mencerminkan jiwa arsip.
Dalam bahasa Eric Ketelaar, adalah archivalization, yakni kearsipan tidak
sekedar apa dan bagaimana suatu tindakan direkam di dalam lembaga
kearsipan namun jangkauannya lebih luas dengan mengaitkannya secara
sosial dan kultural, sehingga dikenal bahwa ilmu arsip itu bersifat inter dan
multidisipliner karena ia bersinggungan dengan sosiologi, antropologi,
khususnya sosiologi organisasi, antropologi organisasi dan informatika
organisasi. Bertitik tolak dari inilah, lembaga kearsipan pada umumnya dan
arsip universitas pada khususnya, sebaiknya membiasakan melakukan
kegiatan penelitian.
8

Penutup
Berbeda dengan arsip yang tercipta dari hasil samping kegiatan di
lembaga pemerintahan, arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan
arsip yang unik. Unik dari segi karakteristiknya karena tidak semuanya
merupakan hasil samping kegiatan organisasi, tetapi juga milieu yang
melingkupinya dimana perguruan tinggi merupakan lembaga keilmuan yang
menghasilkan karya-karya ilmiah yang tercermin dalam tri dharma
perguruan tinggi.
Arsiparis akademik sudah selayaknya mengubah mindset arsiparis
pada umumnya, dimana budaya meneliti belum menjadi hal yang biasa
dilakukan. Meneliti bagi arsiparis akademik merupakan tantangan karena
sebagai lembaga keilmuan, pendekatan-pendekatan ilmiah harus dilakukan
agar hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan di arsip universitas
memiliki standar, ukuran, benchmark dan pengalaman referensi yang
mapan. Ketika dihadapkan pada permasalahan tentunya tidak lagi harus
mengandalkan survey “instan” dengan alasan tidak ada literatur historis
untuk menguji subjek dan hipotesisnya.
Arsiparis akademik, untuk menyebut arsiparis yang bekerja di
lingkungan perguruan tinggi, juga dituntut untuk tidak sekedar
mengedepankan skill dan pengetahuan semata, namun yang lebih penting
adalah memahami dan mempraktekkan dalam perilaku yang
mencerminkan ontologi dari kearsipan itu sendiri.
Dua aspek inilah yang sebenarnya diharapkan dari diterapkannya
archival metrics di lingkungan arsip universitas.
9
persepsi para pelaku kearsipan seperti Mona Lohanda dari ANRI, maupun
pandangan-pandangan para pastur dan para ahli penulisan sejarah. Bab IV
atau terakhir berisi tulisan-tulisan yang berisi tentang kearsipan gereja dan
penulisan sejarah tarekat.
Inti dari buku ini ada pada Bab I yaitu mengurus arsip gereja.
Bahasan ini terdiri atas beberapa bab lagi. Bab I ketentuan umum tentang
kearsipan (masih mengacu pada undang-undang kearsipan yang lama, UU
Nomor 7 Tahun 1971), kearsipan gereja, keuskupan, dan tarekat. Bab II
membahas tentang tujuan, nilai, dan fungsi. Bab III mulai berbicara “core”
dari manajemen arsip statis, yang terdiri atas kegiatan akuisisi,
penyimpanan dan penataan, jadwal retensi arsip, pemeliharaan dan
perawatan, pengamanan, penyelamatan, serta akses dan pelayanan. Bab IV
mengulas tentang sistem pemberkasan. Pencegahan kerusakan dan
kerugian diatur dalam Bab V. Selanjutnya pada Bab VI diatur tentang
fasilitas kearsipan, baik personel, tempat, maupun peralatan. Bab VII
menjelaskan tentang kode etik. Sedangkan komputerisasi dan lain-lain
diatur dalam bab selanjutnya.
Meskipun buku pegangan ini terbatas untuk kalangan gereja, namun
buku ini dapat menjadi stimulus bagi organisasi keagamaan lain di
Indonesia, misalnya untuk organisasi kemasyarakatan (ormas) Islam
mengingat sepak terjang dan sumbangsih Islam di Indonesia dalam
pergerakan kemerdekaan sangatlah besar. Tentu saja, tidak hanya kalangan
gereja dan Islam saja yang perlu diprioritaskan penanganan arsipnya,
agama lain seperti Hindu dan Budha juga demikian. Barangkali secara
kebetulan, kalangan gereja diuntungkan dengan telah mapannya
(established) penanganan arsip-arsip keagamaan mereka karena ilmu
kearsipan berkembang dan dikembangkan oleh orang-orang Barat dan
penyebaran agama Nasrani ke Indonesia juga dilakukan oleh orang-orang
Barat yang sudah lebih dulu mengerti ilmu kearsipan. Oleh karena itu,
ormas Islam seperti Muhammadiyah, Persis, NU, dll. yang telah mewarnai
42

keagamaan/ ormas keagamaan hampir-hampir sulit ditemukan di toko-toko
buku atau di perpustakaan. Kalaupun ada, tentunya sangat terbatas untuk
kalangan sendiri.
Adalah buku “Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk Arsiparis
Keuskupan dan Tarekat” yang telah memberikan pencerahan kepada kita
tentang perlunya buku panduan kearsipan di lingkungan gereja. Buku yang
ditulis oleh Departemen Dokumentasi dan Penerangan Konferensi
Waligereja Indonesia ini sebenarnya merupakan hasil lokakarya kearsipan
arsiparis dan sekretaris Keuskupan dan Tarekat. Buku ini sengaja
diperuntukkan bagi para Pempimpin Keuskupan beserta unit-unitnya
(Paroki, Perangkat Kerja, Yayasan dan karya-karyanya, dsb), serta bagi
Pimpinan Tarekat beserta unit-unitnya (Komunitas, Yayasan dan karyakaryanya).
Buku dengan cover berwarna biru kehijauan yang tebalnya 160
halaman ini terdiri atas empat bab. Dalam pengantar, tampaknya penulis
merasakan kegelisahan yang sebenarnya dirasakan oleh semua organisasi,
yakni bagaimana mengelola arsip dengan baik. Secara teori, arsip perlu
dikelola untuk membantu lembaga induk membuat keputusan, sebagai
penyedia informasi, dan sebagai memori organisasi sehingga jati dirinya
tetap utuh. Sedangkan menurut pandangan gereja, banyak sekali dokumendokumen
gereja yang mengharuskan pengelolaan arsip. Sebut saja salah
satunya adalah dalam Kitab Hukum Kanonik kan.486-491. Di sana
disebutkan adanya kewajiban penyimpanan dokumen dengan seksama,
keharusan adanya inventaris arsip, pembedaan arsip umum, historis, dan
rahasia. Namun dalam prakteknya, kearsipan tidak termasuk kebutuhan
yang dirasakan, tidak termasuk daftar prioritas, dan petugasnya tidak
profesional. Oleh karena itu, perlu dilakukan lokakarya kearsipan. Bab I
membahas inti dari buku ini yaitu mengurus arsip gereja. Bab II membahas
organisatoris yang berisi tentang prosesi acara dan daftar peserta lokakarya
kearsipan. Bab III berisi makalah-makalah tentang kearsipan, baik dari
41
Referensi
Archival Metrics: Promoting a Culture of Assessment in Archives and
Special Collections
Linda J. Henry, "Schellenberg in Cyberspace.," American Archivist 61:2 (Fall
1998), p. 309–327.
Nesmith, T. “Professional Eeducation in the Most Expansive Sense: What
Will the Archivist Need to Know in the Twenty-First Century”.
Archivaria 42 (1996),92.
Pidato Pelantikan Guru Besar Pada Perguruan Tinggi Kedokteran Tjabang
Surakarta Tanggal 17 April 1946 Oleh Prof. Dr. M. Sardjito. Sumber:
Arsip UGM.
Sauki Hadiwardoyo. 2002. “Merumuskan Jadwal Retensi Arsip”. Suara Badar
IV/2002 hlm 3.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
http://www.archivalmetrics.org/. Akses tanggal 5 Agustus 2011.
http://www2.sis.pitt.edu/~gaeconf/ketelaar.doc. Akses tanggal 5 Agustus
2011.
10

OPINI
UPAYA PEMERINTAH MENINGKATKAN PERAN MASYARAKAT
DALAM PENGEMBANGAN KEARSIPAN
Anna Nunuk Nuryani
A. Pengantar
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
mengatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komuniksi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sebagai informasi terekam (recorded information) arsip mempunyai
nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara, sehingga dalam rangka usaha penyelamatan bahan bukti
tersebut tidak hanya pemerintah yang mempunyai kewajiban untuk
mengembangkan kearsipan tetapi masyarakat umum juga diharapkan
dapat ikut berperan dalam pengembangan kearsipan.
Arsip dalam pandangan masyarakat awam sering disamakan
dengan istilah dokumen, manuskrip, atau pustaka. Padahal arsip
bersifat unik yang tidak bisa disamakan dengan pustaka, manuskrip
maupun dokumen lainnya. Lembaga kearsipan yang mempunyai
tanggung jawab menyelamatkan memori kolektif bangsa masih harus
berbuat banyak untuk terus merubah image masyarakat agar lebih
paham akan arti pentingnya arsip sehingga dengan kesadaran tersebut
arsip yang bernilai kesejarahan dapat disimpan dan diselamatkan
sebagai warisan budaya bagi generasi yang akan datang.
11
kalah pentingnya dalam berkontribusi untuk memajukan bangsa, yang salah
satunya adalah menghasilkan arsip. Pasca didirikannya arsip nasional
Amerika sampai 30 tahun kemudian, kegiatan kearsipan hanya terbatas
pada lembaga pemerintah, belum menjangkau pada ranah swasta atau
nonpemerintah. Baru pada tahun 1970-an, muncullah kesadaran untuk
mengelola arsip–arsip di luar kepemerintahan, khususnya tentang arsip
agama (religious archives). Program arsip agama mulai berkembang dan
para arsiparis keagamaan membentuk komunitas kearsipan tersendiri.
Kemunculan komunitas baru ini telah mendapat perhatian, tetapi tidak
secara serta-merta membawa misi yang jelas di antara lembaga kearsipan
keagamaan. Bahkan menurut James M. O’Toole 1 , selama bertahun-tahun
para arsiparis agama belum mampu mengidentifikasi “keunikan” yang
mereka miliki untuk dijelaskan kepada publik. Untuk menjembatani aspirasi
para arsiparis agama, The Society of American Archivists pada tahun 1980
menerbitkan buku karangan August Suelflow yang berjudul Religious
Archives: an Introduction. Diharapkan buku ini menjadi pegangan bagi para
arsiparis keagamaan di seluruh dunia.
40
Bagaimana dengan kearsipan keagamaan di Indonesia Kearsipan di
negara kita masih terfokus pada lembaga pemerintah. Meskipun dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di sana
disebutkan bahwa definisi arsip juga menjangkau arsip individu dan
organisasi kemasyarakatan (arsip agama tentunya include di sini), namun
dalam prakteknya ANRI sebagai lembaga pembina kearsipan nasional belum
mengatur tentang arsip-arsip individu dan keagamaan. Khusus tentang
pengelolaan arsip keagamaan, buku pedoman kearsipan bagi arsiparis
1 James M. O’Toole, “What’s Different About Religious Archives” Midwestern Archivist 9
(1984): 91-92

manajemen arsip dengan pendekatan penyelamatan, dalam
perkembangannya menjadi pendekatan pelestarian. Pendekatan ini
kemudian menjadi model pengelolaan arsip di negara-negara Eropa untuk
jangka waktu lama, karena didukung oleh landasan metodologis yang jelas
sebagaimana tertuang dalam Manual Belanda karangan Muller, Feith, dan
Fruin, Handleiding voor het Ordenen en Beschrijven van Archieven
(Pedoman Penataan dan Deskripsi Arsip).
Pengaruh manual Belanda ini hampir dipakai oleh para arsiparis atau
pengelola kearsipan di seluruh dunia. Di Amerika, tepatnya pasca Perang
Dunia II, terjadi ledakan arsip yang terus menggunung sehingga
menyebabkan para arsiparis dan teoris kearsipan memutar otak bagaimana
menangani banjir arsip tersebut. Tidak seperti negara–negara Eropa yang
cenderung stagnan dalam menangani arsipnya, Amerika justru lebih
progresif dalam mengelola kearsipannya, sehingga untuk mencari solusi
tepat adanya banjir arsip adalah dengan cara menyeleksi arsip-arsip yang
bernilai guna keberlanjutan saja yang harus dilestarikan. Hal ini
menunjukkan adanya perbedaan pendekatan kearsipan antara Eropa dan
Amerika. Atas gagasannya Theodore Roosevelt Schellenberg, arsiparis tidak
hanya bertugas menyelamatkan (safeguarding) dan melestarikan
(preserving), namun juga selecting dengan cara menilai arsip-arsip yang
bernilai guna keberlanjutan karena tidak mungkin menyelamatkan dan
melestarikan semua arsip.
Pada Tahun 1934 didirikanlah arsip nasional Amerika yang bertugas
melestarikan arsip-arsip statis yang bernilai guna informasional dan
kebuktian di seluruh Amerika. Pengaruh gagasan Schellenberg tentang
perlunya “penilaian arsip” sampai saat ini masih diterapkan oleh semua
lembaga kearsipan di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Pendekatan
kearsipan Amerika ini terkesan HANYA menyentuh penanganan arsip-arsip
lembaga/ organisasi pemerintah, sementara arsip-arsip individu dan swasta
belum banyak disentuh padahal baik individu maupun swasta juga tidak
39
B. Peran Serta Masyarakat
Perubahan mendasar yang telah dilakukan dalam upaya merevisi
Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan tahun
1971 dengan Undang-undang tentang Kearsipan tahun 2009
diantaranya adalah diaturnya peran serta masyarakat dalam
penyelenggaraan kearsipan. Masyarakat diharapkan dapat berperan
serta dalam penyelenggaraan kearsipan baik meliputi peran serta
perorangan, organisasi politik, maupun organisasi kemasyarakatan.
Dalam Undang –undang Kearsipan disebutkan bahwa peran
serta masyarakat dapat dilakukan dalam ruang lingkup
penyelenggaraan pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan
penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaran pendidikan
dan pelatihan kearsipan. Selain itu lembaga kearsipan dapat pula
mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan perlindungan,
pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagaimana
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara :
a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan
munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin
perlindungan hak–hak keperdataan dan hak atas kekayaan
intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan
negara;
b. menyimpan dan melindungi arsip perorangan, keluarga, organisasi
politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan standar dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip sebagaimana
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara :
a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan
b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui
terjadinya penjualan, pemusnahan, pengrusakan, pemalsuan, dan
12

pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur
sebagaimana diatur dalam undang–undang.
c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan
arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase,
spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga
terkait.
Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip sebagaimana
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan melalui pembudayaan
penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosedur yang benar. Dalam
hal ini lembaga kearsipan telah mengatur akses dan layanan arsip yang
menjamin kemudahan akses bagi masyarakat.
Peran serta masyarakat yang lain yang juga diharapkan oleh
pemerintah adalah dalam hal penyediaan sumber daya pendukung
sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) yang dapat
dilaksanakan dengan cara :
a. menggalang atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan
kearsipan;
b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip
sesuai kompetensi yang dimilikinya.
Selain beberapa hal yang telah disebutkan di atas masyarakat
juga dapat melengkapi perannya dalam menyelenggarakan pendidikan
dan pelatihan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat (2)
sesuai peraturan perundang-undangan.
Bila suatu organisasi politik, organisasi masyarakat, dan
perseorangan melaksanakan kegiatan yang didanai dari anggaran
negara atau bantuan luar negeri juga wajib menyerahkan rekaman
kegiatannya ke lembaga kearsipan. Beberapa kewajiban yang
diharapkan oleh pemerintah terhadap masyarakat ini masih perlu
13
RESENSI
MENGELOLA ARSIP AGAMA (RELIGIOUS ARCHIVES)
Judul : Mengurus Arsip Gereja:
Pegangan untuk Arsiparis
Keuskupan dan Terekat
Pengarang : Departemen Dokumentasi
& Penerangan, Konferensi
Waligereja Indonesia
Cetakan : Pertama, Juni 2006
Penerbit : Pustaka Nusatama
Tebal : 160 hlm.
ISBN : 979-719-337-3
Pendekatan manajemen kearsipan modern secara sistemik muncul
pada pertengahan kedua abad ke-19, menyusul rentetan peristiwa sejarah
panjang revolusi Perancis. Menghadapi kelangkaan arsip yang berkaitan
dengan bukti hak dan kewajiban negara dan warga negara serta keberadaan
berbagai institusi pemerintahan, timbullah kesadaran untuk mengelola
arsip secara sistematis untuk kepentingan publik, dengan membentuk
sebuah institusi arsip nasional. Dengan didirikannya arsip nasional di
Perancis, menandakan kelahiran manajemen kearsipan modern
(penanganan kearsipan secara praktis sudah ada bersamaan dengan
peradaban manusia ketika mengenal tulisan, namun belum dibarengi
dengan unsur-unsur manajemen modern). Misi didirikannya arsip nasional
di Perancis saat itu adalah untuk menelusuri, mengumpulkan,
menyelamatkan dan mendayagunakan arsip bukti dan hak serta kewajiban
negara dan warga negara untuk kepentingan publik. Misi ini melahirkan
38

Dalam notulen tersebut juga dituliskan maksud dari monumen tersebut
yaitu melambangkan pemberantasan yang kurang baik oleh Gadjah Mada.
(GADJAH MENGINJAK ULAR).
Dari sejarah nama dan tanggal kelahiran UGM menyiratkan jati diri
UGM. Hal ini terangkum dalam Mukadimah Anggaran Rumah Tangga
Universitas Gadjah Mada (UGM) yang menyatakan bahwa UGM lahir dari
kancah perjuangan revolusi kemerdekaan bangsa Indonesia. Oleh karena
itu, dalam menyelenggarakan kegiatannya, UGM menyatukan diri dengan
kepentingan masyarakat Indonesia pada khususnya dan kemanusiaan pada
umumnya. Pernyataan Mukadimah ini merupakan perwujudan dari citra/
jati diri UGM sebagai universitas perjuangan yang dibangun sejak awal
kelahirannya.
Sumber :
1. Laporan Tahunan Rektor UGM September 1964
2. Notulen Rapat Senat UGM 27 September 1961
3. “Hubungan Dosen dan Mahasiswa dalam Menciptakan Kehidupan
Kampus yang Kondusif” oleh Koesnadi Hardjasoemantri dalam buku
“Menuju Tertib Kehidupan Kampus” UGM: 2006
4. PP No. 23 Tahun 1949.
5. Buku Kenangan Seperempat Abad UGM, 1974.
37
disosialisasikan oleh lembaga kearsipan, agar masyarakat dapat
mengetahui dan melaksanakan peran sertanya dalam penyelenggaraan
kearsipan di lingkungan sekitarnya. Untuk mencapai tujuan sesuai
undang–undang tersebut memerlukan kerja keras dari pemerintah
dalam hal ini lembaga kearsipan yang bertanggungjawab penuh dalam
penyelenggaraan kearsipan karena selama ini masyarakat masih
mempunyai pemahaman yang belum tepat terhadap arsip, arsip hanya
dianggap sebagai dokumen yang sudah usang, sudah basi, atau
dianggap sebagai dokumen yang sudah tidak bernilai lagi.
Oleh karena itu, dalam mendukung peran serta yang dilakukan
oleh anggota masyarakat, pemerintah dapat pula memberikan
penghargaan kepada masyarakat yang berperan dalam kegiatan
perlindungan dan penyelamatan arsip. Selain itu, pemerintah juga
dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan serta
dalam penyerahan arsip penting yang termasuk dalam kategori DPA
(Daftar Pencarian Arsip).
C. Upaya Pemerintah dalam Meningkatkan Peran Masyarakat
1. Program Masyarakat Sadar Arsip
Program Masyarakat Sadar Arsip bertujuan untuk
memasyarakatkan pentingnya arsip kepada masyarakat, sehingga
apresiasi masyarakat lebih antusias dan lebih besar terhadap arti
pentingnya arsip. Undang –undang tentang kearsipan yang
berlaku tahun 2009 merupakan momentum baru bagi lembaga
kearsipan untuk mensosialisasikan dirinya kepada masyarakat
umum. Kesadaran akan pentingnya arsip juga perlu ditumbuhkan
dalam masyarakat umum, bukan hanya dalam komunitas
pemerintah dan perkantoran saja.
Guna menunjang sosialisasi arsip kepada masyarakat umum
lembaga kearsipan yang dipelopori oleh Arsip Nasional telah
14

memberikan mobil layanan Masyarakat Sadar Arsip dan
seperangkat komputer dengan sistem aplikasinya kepada
beberapa provinsi di Indonesia, yang masih dilanjutkan pada
tahun-tahun mendatang. Dengan mobil tersebut lembaga
kearsipan daerah diharapkan dapat mempermudah
mensosialisasikan arti pentingnya arsip kepada masyarakat luas
dengan dijangkau oleh mobil tersebut ke lokasi–lokasi tertentu.
Dasar dari pemberian mobil layanan Masyarakat Sadar Arsip
ini salah satunya dimaksudkan agar dengan adanya mobil ini
layaknya ”perpustakaan keliling” masyarakat umum bisa
memperoleh pembelajaran tentang apa itu arsip dan bagaimana
cara memperbaiki arsip (restorasi arsip) bagi arsip masyarakat
yang mengalami kerusakan agar dapat tetap diketahui dengan jelas
isi informasinya. Mobil Masyarakat Sadar Arsip ini dilengkapi
dengan peralatan pendukung syiar kearsipan seperti televisi layar
datar 46 inci, perangkat komputer, speaker dan mike-nya, dan
peralatan untuk restorasi arsip.
Sedangkan bantuan komputer beserta aplikasinya
diharapkan agar arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan dapat
diakses oleh masyarakat, dan sebaliknya arsip yang ada di daerah
dapat diakses pula oleh lembaga kearsipan di manapun.
2. Program Arsip Masuk Desa
Upaya lain untuk meningkatkan peran serta masyarakat
dalam pengembangan kearsipan lembaga kearsipan Arsip Nasional
RI telah memberikan dukungan dana dekonsentrasi kepada
provinsi mulai tahun 2009 untuk melaksanakan Program Arsip
Masuk Desa. Program Arsip Masuk Desa ini akan berlangsung
sampai tahun 2014 untuk memberikan pelatihan kepada seluruh
negara sebagaimana terjadi di daerah-daerah lain. Sebagai hadiahnya
tanggal 19 Desember 1949, satu tahun setelah penyerangan Belanda ke
Yogyakarta pada tanggal 19 Desember 1948 (agresi militer Belanda), UGM
didirikan sebagai perwujudan terima kasih pemerintah pusat kepada Rakyat
Yogyakarta. Godaan kenikmatan sesaat muncul dengan adanya tawaran
pemerintah untuk memboyong UGM ke Jakarta. Bisa dibayangkan saat itu
UGM bekerja mencetak para generasi penerus bangsa dengan segala
keterbatasan. Dengan pindah ke Jakarta tentu segala derita keterbatasan
tersebut dapat diatasi. Akan tetapi, apa yang terjadi ternyata para pimpinan
UGM menolak saran agar UGM sebagai universitas nasional dipindah ke
Jakarta. Adalah Prof. Sardjito sebagai Presiden UGM, Prof. Notonagoro
sebagai Sekretaris Senat, dan Koesnadi Harjdasoemantri sebagai wakil
Dewan Mahasiswa, yang menghadap ke Jakarta dan menyuarakan
keberatan atas saran dipindahkannya UGM ke Jakarta, padahal UGM ini
adalah hadiah Pemerintah kepada Rakyat Yogyakarta. (Koesnadi
Hardjasoemantri, 2006).
Dalam notulen Rapat Senat UGM pada hari Rabu tanggal 27
September 1961 di Bulaksumur yang arsipnya tersimpan di Arsip UGM
tertulis bahwa dalam rapat senat tersebut dibahas beberapa agenda
diantaranya adalah rencana pembangunan monumen untuk rotonde
dengan surjo dan tjondro sengkolo-nya yang berhubungan dengan tahun
berdirinya UGM. Dalam rapat tersebut terjadi pro dan kontra namun
kemudian dicapai kesepakatan sebagai berikut :
a. Tjondro sengkolo :
Maha Manggala Gadjah Loko = 1881
1 8 8 1
Hendaknya diganti dengan :
Ngradjani gadjah ulaning djagat;
b. Lobang2 supaya dibuat sembilan supaya sempurna
c. Pada lambung stupa (=tak ada angan2 sifat budistis) digambarkan
aktivitas Gadjah Mada.
15
36

Indonesia maka oleh para pendiri UGM disepakati bahwa tanggal 19
Desember 1949 sebagai hari lahir UGM.
Dalam buku Kenangan Seperembad Abad UGM dituliskan bahwa
tanggal 19 Desember 1949 oleh Pemerintah Republik Indonesia didirikan
Universitas Negeri Gadjah Mada Yogyakarta, gabungan atas Fakultasfakultas
Sastera, Hukum, dari Yayasan Balai Perguruan Tinggi Gadjah Mada,
dan Sekolah-sekolah Tinggi Negeri, yaitu Fakultas Tehnik, Fakultas
Kedokteran, Fakultas Kedokteran Gigi dan Farmasi, Fakultas Pertanian dan
Fakultas Kedokteran Hewan, dan Fakultas Hukum. Dalam hal ini memang
ada pertanyaan, apakah sebabnya tanggal 19 Desember yang mengingatkan
kita kepada hari yang pahit, pedih, dan suram karena penyerbuan Belanda
di Yogyakarta dipakai sebagai hari berdirinya Universitas Gadjah Mada yang
tiap tahun akan diperingati dengan meriah. Dalam ceramah kepada para
mahasiswa Presiden Soekarno menjawab bahwa 19 Desember itu sangat
penting untuk perkembangan Bangsa Indonesia karena tindakan Belanda
yang bermaksud merebut kembali Indonesia, maka Bangsa Indonesia
menjadi bersatu padu dan dapat mengeluarkan kekuatan yang besar
sampai dapat mengalahkan Belanda. Akhirnya Indonesia memperoleh
pengakuan kemerdekaan dari seluruh dunia. Meskipun UGM secara tertulis
resmi didirikan tanggal 16 Desember 1949 dengan keluarnya PP No. 23
Tahun 1949, dipilihnya tanggal 19 Desember merupakan pilihan yang
didasari berbagai pertimbangan untuk kepentingan sejarah Bangsa
Indonesia.
Digambarkan dalam tulisan Prof. Dr. Koesnadi Hardjasoemantri
mengenai hubungan antara kelahiran UGM dengan sejarah perjuangan
Bangsa Indonesia. Diceritakan bagaimana sejarah mencatat bahwa
semangat rakyat Yogyakarta sangat kental perjuangan nasionalnya. Ini
terbukti pada saat Yogyakarta yang secara fisik diduduki Belanda pada
waktu aksi militer kedua, tidak ada satupun pegawai yang sudi bekerja
dengan Belanda membentuk pemerintahan sipil Belanda dan membentuk
35
16
perangkat desa, yang banyak bersentuhan dengan arsip dan
masyarakat di desa.
Program Arsip Masuk Desa menjadi sangat strategis
mengingat pemerintah desa merupakan ujung tombak
pelaksanaan pelayanan pemerintah kepada masyarakat. Kalau kita
melihat perjalanan pemerintahan, desa merupakan cikal bakal dan
bukti nyata tumbuhnya kehidupan berdemokrasi di Indonesia.
Terlaksananya proses pemilihan Presiden secara langsung baru
dimulai pada tahun 2004, juga diilhami oleh tradisi pemilihan
kepala desa secara langsung yang telah berjalan secara
demokratis, adil dan terbuka jauh sebelumnya.
Untuk memberikan gambaran tentang pelaksanaan
program Arsip Masuk Desa ini akan ditetapkan kebijakan program
dan pedoman-pedoman yang menyertainya. Dalam jangka panjang
diharapkan mampu meningkatkan pemahaman masyarakat
pedesaan tentang pentingnya arsip sehingga mereka menjadi
tanggap terhadap hak-hak keperdataan, hak-hak politik dan
mengetahui potensi sumber daya alam yang ada di desanya serta
tumbuh tanggung jawab mereka dalam membangun desanya.
Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan juga mendorong
sekolah-sekolah, desa dan institusi desa lainnya dalam
meningkatkan layanan masyarakat melalui tertib arsip. Namun
demikian, pembinaan kearsipan untuk tingkat desa tidak dapat
dilepaskan dari peran pemerintah provinsi dan pemerintah
kabupaten/ kota. Hal ini sejalan dengan Peraturan Pemerintah
Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Pemerintah antara
Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah
Kabupaten/ Kota, bahwa berbagai urusan dan
pertanggungjawaban pemerintah termasuk bidang kearsipan
daerah telah dibagi habis.

3. Program Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis sebagai proses penambahan khasanah
dilakukan dengan cara menerima arsip bernilai guna
pertanggungjawaban nasional dari lembaga–lembaga negara dan
badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Akuisisi merupakan
upaya penyelamatan dan pelestarian serta pewarisan jejak
informasi bersejarah dalam bentuk memori kolektif kehidupan
berbangsa dan bernegara kepada generasi mendatang. Akuisisi
arsip statis oleh lembaga kearsipan merupakan bentuk tanggung
jawab pemerintah atas hak dasar masyarakat terhadap
aksesibilitas informasi publik.
Akuisisi arsip sangat erat hubungannya dengan akses dan
layanan yang harus diberikan oleh lembaga kearsipan kepada
masyarakat. Agar lembaga kearsipan dapat melayani masyarakat
yang membutuhkan arsip, maka dihimbau kepada masyarakat agar
bersedia menyerahkan arsip yang bernila guna kesejarahan untuk
disimpan di lembaga kearsipan, supaya dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat yang lebih luas.
4. Pemasyarakatan Arsip
Kegiatan ini adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk
meningkatkan pemahamam masyarakat terhadap masalah
kearsipan dan promosi khasanah arsip yang memberikan informasi
mengenai potensi yang dapat digali dari arsip. Pemasyarakatan
arsip ini juga untuk menanamkan apresiasi pentingnya masyarakat
untuk menjaga arsip sebagai warisan budaya. Bentuk
pemasyarakatan arsip selain berupa promosi juga dalam bentuk
17
Watak dan kepribadian
Mahapatih Gadjah Mada penuh
keteladanan. Mahapatih Gadjah
Mada adalah seorang prajurit
yang berani dan cakap, seorang
negarawan yang ulet dan pandai,
seorang idealis yang mempunyai
cit-cita yang tinggi, dan seorang
yang saleh kepada agamanya.
Beberapa contoh keteladanan Gadjah Mada juga diuraikan dalam Laporan
Rektor UGM Tahun 1964.
Dalam Rapat Senat Terbuka UGM disampaikan pernyataan dan
harapan sebagai berikut :
“Oleh karena itu tidak sia-sia kita memilih nama Gadjah Mada untuk
nama Universitas kita ini. Kalau Mahapatih Gadjah Mada dahulu
mampu menyatukan kepulauan Nusantara ini menjadi suatu
kesatuan kerajaan, maka Universitas Gadjah Mada ini menjadi
tempat menggembleng dan menggodog pemuda-pemuda Indonesia
dari segala penjuru tanah air, dari segala macam suku menjadi satu
bangsa, Bangsa Indonesia. Universitas Gadjah Mada mempunyai citacita
yang sama dengan Mahapatih Gadjah Mada, yaitu bercita-cita
luhur menyatukan berbagai daerah dan suku-suku di kepulauan
Indonesia ini menjadi satu nation.” (Laporan Tahunan Rektor UGM
Th. 1964 hal. 10).
Hari Jadi UGM
Gedung Pusat UGM Tahun 1960-an
Setiap tanggal 19 Desember UGM memperingati hari lahirnya.
Sejarah kelahiran UGM tidak lepas dari sejarah Bangsa Indonesia. Secara
hukum UGM resmi didirikan pada tanggal 16 Desember 1949 dengan
dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 23 Tahun 1949 tentang Peraturan
tentang Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit. Peraturan
pemerintah tersebut tertanggal 16 Desember 1949 ditandatangani oleh Ir.
Soekarno. Mengingat UGM merupakan bagian dari perjuangan bangsa
34

1. Widjaja artinya berlaku bijaksana, penuh hikmah dalam kesabaran
yang genting, sehingga dengan kebijaksanaannya kegentingan hilang
dan muncul ketentraman;
2. Mantriwira, artinya seorang pembela negara yang selalu berani;
3. Witjaksaneng Naja, yaitu bijaksana di dalam segala tindakan;
4. Matanggwan, artinya seorang yang menjadi kepercayaan, tidak
pernah menyelewengkan kepercayaan yang diberikan kepadanya;
5. Satya Bhakti Aprabhu, artinya bersifat setia dengan hati yang ikhlas
kepada negara dan sri mahkota/ raja;
6. Wagmi Wag, artinya pandai berargumen dalam mempertahankan
pendapat;
7. Sardjawopasama, yaitu tingkah laku yang memperlihatkan
kerendahan hati bermaksud manis, tulus, dan ikhlas, lurus dan sabar;
8. Dhirotsaha, artinya selalu bekerja rajin dan sungguh-sungguh serta
dengan keteguhan hati;
9. Tan Lalana, artinya selalu bersifat gembira dan selalu memperlihatkan
sikap yang bangun tegak (semangat) dan selalu bertindak cepat;
10. Diwyatjitta, maksudnya selalu berhati baik dalam berhubungan
dengan orang lain dan selalu siap mendengarkan pendapat dan saran
dengan hati yang tenang walaupun tidak setuju;
11. Masihi Samastabhuwana, artinya menyayangi seluruh dunia;
12. Sih Samastabhuwana, artinya dasar kesetiaan hati Gadjah Mada
dalam segala hal;
13. Ginon Pratidino, artinya selalu mengerjakan yang baik dan menghapus
kelakuan yang tidak sempurna;
14. Sumantri, artinya menjadi pegawai negara yang baik dan penuh prilaku
yang sempurna; dan
15. Anayaken Musuh, artinya selalu bertindak memusnahkan/
menaklukkan musuh.
33
pameran arsip yang menyajikan arsip kepada masyarakat dalam
rangka menyebarluaskan informasi arsip pada masyarakat.
Selain seperti tersebut di atas pemasyarakatan arsip dapat
pula berupa publikasi kearsipan, diantaranya dapat dengan
penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah sumber,
penerbitan sejarah lisan, dan tulisan yang berkaitan dengan
pendayagunaan khasanah arsip.
D. Penutup
Peran masyarakat dalam pengembangan kearsipan di Indonesia
masih membutuhkan perhatian serius dari pemerintah. Jumlah
penduduk Indonesia sungguh sangat besar, setiap individu pasti
menciptakan arsip sesuai rekaman kegiatan yang dilakukannya.
Berdasarkan asumsi ini berarti arsip yang tercipta di masyarakat
berjumlah sangat banyak. Akan tetapi, masih banyak masyarakat yang
belum paham apa yang harus mereka lakukan terhadap arsipnya,
karena pemahaman yang masih kurang. Oleh karena itu, pemerintah di
masa mendatang perlu memperhatikan lebih serius terhadap peran
serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan agar arsip yang
merupakan warisan budaya bagi generasi mendatang ini tidak hilang
sia-sia hanya karena ketidaktahuan dalam mengelola dan
menyelamatkannya.
Upaya yang sudah dilakukan pemerintah melalui lembaga
kearsipan perlu ditingkatkan dari tahun ke tahun agar sasaran yang
ingin dicapai semakin tepat dan sesuai dengan target. Hal ini tidak
mudah karena keterbatasan anggaran dan sumber daya manusia yang
dimiliki pemerintah sehingga menyebabkan program–program
terputus di tengah jalan.
Optimis perlu selalu menyertai langkah kita dalam
mengembangkan kearsipan. Semoga dengan sikap optimis ini kendala-
18

kendala dapat dilalui, sehingga masyarakat pun tidak menanggapi
kearsipan dengan sikap apriori.
TELISIK
SEJARAH DIBALIK NAMA DAN TANGGAL KELAHIRAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Musliichah
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Manajemen Arsip Statis (Archives Management), Arsip Nasional RI, 2009.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota.
“Tidak sia-sia nama Gadjah Mada dipilih untuk nama Universitas kita”
(Laporan Tahunan Rektor UGM 19 September 1964)
Nama tidak hanya sekedar deretan
huruf yang membentuk kata. Demikian halnya
dengan nama Universitas Gadjah Mada.
“Gadjah Mada” mengandung makna dan
harapan. Seperti yang tercatat dalam laporan
tahunan Rektor UGM tahun 1964 bahwa
mengambil Gadjah Mada sebagai nama
universitas kita bukanlah hal yang sia-sia.
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/id/2/25/Gajah_Mada.jpg
19
Pada tahun 1964 dalam Rapat Senat Terbuka Univeritas Gadjah Mada
diperingati 600 tahun wafatnya Mahapatih Gadjah Mada, Mahapatih
Negara Kesatuan Madjapahit. Dalam rapat senat tersebut disampaikan
gambaran kemungkinan membentuk sebuah negara kesatuan baik negara
asing maupun negara Indonesia. Dasar-dasar ilmiah yang sangat kuat
sekalipun, belum mampu menjamin mudahnya pembangunan negara
kesatuan dalam daerah kepulauan yang demikian luas. Namun kesatuan
politik berupa Kerajaan Majapahit yang meliputi seluruh kepulauan
Indonesia telah terbentuk pada jaman Hayam Wuruk (1350-1389) atas jasa
Mahapatih Gadjah Mada.
Dalam Laporan Rektor UGM September 1964 ditulis sifat dan watak
Mahapatih Gadjah Mada yaitu :
32

mengamalkan jati diri itu. Memasukkan nilai dan jati diri UGM ke dalam
mata kuliah perlu diwacanakan.
Nilai dan jati diri UGM perlu terus dibumikan dan ditauladani oleh
semua sivitas akademika supaya universitas terbesar itu tidak hanyut dalam
pusaran globalisasi yang kapitalis dan pragmatis. Efek globalisasi yang perlu
dicermati adalah mencuatnya isu pendidikan akan diusung sebagai
komoditas perdagangan yang termuat General Agreement on Trade Tariffs
and Services (GATTS), yang diprakarsai oleh World Trade Organization
(WTO). Jati diri akan terealisasi jika totalitas organisasi mendukungnya. Jika
tidak maka jati diri itu hanya berhenti dalam bentuk tulisan.
Daftar Rujukan
Arsip
1. Peraturan Pemerintah (PP) No. 23 tahun 1949 tentang Peraturan
Sementara Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit.
2. PP 153 tahun 2000 tentang Penetapan UGM sebagai PT BHMN
3. SK MWA UGM No. 19/SK/MWA/2006 tentang Jati Diri dan Visi UGM.
4. Sofian Effendi, ”Revitalisasi Jatidiri UGM Menghadapi Perubahan
Global”, Naskah Orasi Ilmiah Dies UGM ke-56, 2004.
BIODATA PENULIS
Herman SetyawanA.Md.
Lahir di Sleman, pada tanggal 15 April 1982. Arsiparis Pelaksana lanjutan di
Arsip Universitas Gadjah Mada. Lulus D3 Kearsipan UGM pada tahun 2003,
dan saat ini sedang menempuh Pendidikan Administrasi Perkantoran FISE
UNY.
Anna Nunuk Nuryani
Lahir di Lebak, pada tanggal 14 Desember 1966. Arsiparis Madya di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daeran Provinsi DIY. Lulus dari Jurusan Sejarah,
Fakultas Sastra UGM pada tahun 1990.
Pustaka
1. Bambang Purwanto dkk, ”Dari Revolusi ke Reformasi, 50 Tahun
Universitas Gadjah Mada”, UGM, 1999.
2. Sutaryo; Suratman Woro,” Sejarah Lahirnya Universitas Perjuangan
Universitas Gadjah Mada”, Senat Akademik UGM, 2008.
3. Heri Santoso, ”Filosofi UGM”, Senat – PS Pancasila UGM, 2008.
31
20

TELISIK
MENELUSURI JATI DIRI UNIVERSITAS GADJAH MADA
DALAM LEMBARAN ARSIP
Zaenudin
Kilasan Sejarah UGM
Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan universitas pertama
yang didirikan oleh Pemerintah Republik Indonesia (RI). UGM dilahirkan
dalam suasana penuh semangat dan harapan di tengah-tengah kancah
perjuangan merebut kembali kemerdekaan. Universitas tersebut
merupakan gabungan berbagai perguruan tinggi yang sudah ada
sebelumnya. Tepat setengah tahun setelah Kemerdekaan Indonesia yaitu
pada 17 Februari 1946 berdirilah perguruan tinggi swasta bernama Balai
Perguruan Tinggi Gadjah Mada (BPTGM) di Yogyakarta. Setelah itu secara
berangsur-angsur dalam kurun waktu 2 tahun, antara tahun 1946 – 1948,
Pemerintah Indonesia yang mengungsi ke Yogyakarta juga telah mendirikan
beberapa perguruan tinggi. Di Yogyakarta pemerintah mendirikan Sekolah
Tinggi Teknik dan Akademi Ilmu Politik. Di Klaten berdiri Perguruan Tinggi
Kedokteran, Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan, dan Perguruan Tinggi
Pertanian. Sementara di Solo Pemerintah membangun Perguruan Tinggi
Kedokteran (Bagian Klinik) dan Balai Pendidikan Hukum. Didorong oleh citacita
pemerintah untuk memiliki universitas nasional sendiri dan didasari
oleh semangat dan kebesaran jiwa semua pihak, akhirnya kedelapan
lembaga tersebut digabung menjadi sebuah universitas dengan nama
”Universiteit Negeri Gadjah Mada”. Penggabungan tersebut disyahkan
melalui Peraturan Pemerintah No. 23 tanggal 16 Desember 1949.
Pendidikan tinggi di Indonesia sebenarnya telah dimulai pada masa
kolonial Belanda, namun sempat terhenti sebentar pada tahun 1942 di awal
masa pendudukan Jepang. Tujuh dari delapan perguruan tinggi di atas
21
Ketika terjadi gejolak pemberontakan di daerah Priangan Timur, UGM
mengirim tim kesenian yang bermisi memberikan hiburan dan dukungan
kepada rakyat dan tentara yang bertugas di sana.
Pada tahun 1978, UGM
mengirim 5 anggota Menwa
bergabung dengan Pasukan
Garuda V membantu perdamaian
di Mesir. Misi ini tentu sangat
sesuai dengan nilai budaya
Misi Kesenian UGM ke Periangan Timur
bangsa yaitu suka menolong
sesama.
Sekitar 10 tahun (1988 – 1998) di UGM selalu digelar pasar raya
rakyat yang kemudian dikenal dengan “Gama Fair” setiap menjelang dies
natalis. Salah satu tujuan kegiatan ini adalah mengkampanyekan cinta
produk dalam negeri. “Gama Fair” juga biasa diisi dan dimeriahkan pentas
berbagai kesenian daerah. Kegiatan ini sebagai salah satu upaya UGM
mensosialisasikan dan melestarikan budaya bangsa.
Membumikan Jati Diri Menyongsong Globalisasi
Predikat sebagai Universitas Perjuangan, Universitas Kerakyatan,
Universitas Terbesar dan lain-lain harus dipahami bukan sebagai klaim
semata, melainkan harus dibuktikan dengan tanggung jawab dan prestasi.
Nilai dan jati diri merupakan kunci penentu maju tidaknya organisasi.
Namun sebaik apapun jati diri UGM tidak akan pernah terealisasi jika tidak
ditopang perangkat pendukung seperti: visi, misi, strategi, sistem,
kepemimpinan, serta lingkungan yang kondusif.
Selama ini upaya sosialisasi jati diri seperti: penerbitan buku dan
pembuatan film, tentang ke-UGM-an serta penyelenggaraan History Week
perlu terus ditingkatkan. Strategi baru juga perlu dipikirkan sehingga
seluruh sivitas akademika tahu dan akhirnya mau mengetahui dan
30

Sejak tahun 1961–1970-an, UGM juga terlibat aktif dengan
Kementrian Transmigrasi dan Koperasi melakukan survey dan pengaturan
untuk menyukseskan program transmigrasi di Sumatera dan Kalimantan.
Pada tahun 1970, mahasiswa Teknik Sipil UGM berhasil membangun
jaringan pipa air di lereng Gunung Merapi. Keberhasilan menjadikan 3 desa
di wilayah Cangkringan mudah mendapatkan air.
Proyek ini banyak
dikunjungi oleh peneliti-peneliti
termasuk dari luar negeri. Satu
lagi kepeloporan UGM dalam hal
pengabdian kepada rakyat
adalah lahirnya ide Kuliah Kerja
Nyata (KKN).
Jaringan Pipa Air di Lereng Merapi Tahun 1970
Secara resmi KKN baru dimulai tahun 1972 namun embrionya telah
dilaksanakan jauh sebelumnya. Gagasan ini mungkin merupakan
kepeloporan UGM yang paling spektakuler karena sampai sekarang
kegiatan tersebut masih dilaksanakan bahkan menjadi mata kuliah wajib
bagi mahasiswa. Tidak hanya itu KKN juga ditiru oleh banyak perguruan
tinggi di Indonesia bahkan diadopsi pula oleh beberapa perguruan tinggi di
luar negeri. Oleh karena kepedulian yang besar kepada rakyat terutama
rakyat pedesaan, sehingga ada yang memberikan stigma kepada UGM
sebagai universitas ndesa.
Universitas Pusat Kebudayaan
Jati diri UGM yang terakhir adalah universitas pusat kebudayaan. Ciri
khas ini menuntut UGM harus menjadi pengawal pelestari dan
pengembang budaya nasional. Tentu saja mencakup nilai, tradisi, karya
pemikiran dan seni, serta lain-lain bentuk cipta rasa maupun karsa dari
Bangsa Indonesia. Sedikit banyak peran itu sudah dilaksanakan oleh UGM.
29
(selain BPTGM) bahkan sudah dirintis oleh Belanda dan Jepang di berbagai
kota besar di Indonesia, seperti: Jakarta, Bogor, Bandung dan Surabaya.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan para mahasiswa mengambil alih
perguruan-perguruan tinggi tersebut dan menyerahkan kepemimpinannya
pada orang Indonesia. Sayang kegiatan pendidikan oleh orang Indonesia
tidak berlangsung lama menyusul kedatangan Tentara Sekutu dan NICA
(Netherlands Indies Civil Administration – tentara Belanda yang ingin
menguasai kembali Indonesia).
Satu demi satu kota-kota tersebut jatuh ke tangan Sekutu-Belanda.
Keadaan ini memaksa pemindahan ibukota negara ke Yogyakarta pada
bulan Januari 1946. Perpindahan ibukota memicu para mahasiswa, dosen
dan orang-orang yang setia pada RI untuk memindahkan kegiatan
pendidikan dan berbagai fasilitasnya ke Yogyakarta. Usaha yang berat dan
penuh resiko karena dalam situasi perang. Pemindahan harus dilakukan
sembunyi-sembunyi dan bertahap. Karena di Yogyakarta tidak cukup
tersedia gedung dan perumahan, akhirnya perpindahan perguruanperguruan
tinggi tersebut meluber ke Klaten dan Solo.
Dengan fasilitas seadanya dan terpencar-pencar kegiatan belajar
menggeliat lagi. Sampai akhirnya terjadilah Agresi Militer Belanda II pada
tanggal 19 Desember 1948 untuk menguasai Yogyakarta, satu-satunya
wilayah RI yang belum jatuh ke tangan Belanda. Perang berkecamuk di
mana-mana. Perguruan tinggi berhenti total karena dosen dan para
mahasiswa juga ikut perang. Mereka tergabung dalam berbagai kesatuan
seperti: Tentara Pelajar atau PMI. Atas prakarsa Sultan HB IX dilaksanakan
Serangan Umum untuk merebut kembali Yogyakarta pada tanggal 1 Maret
1949. Akhirnya dalam waktu 6 jam (jam 06.00 – 12.00) Yogyakarta direbut
kembali oleh RI. Perang mempertahankan kemerdekaan tersebut
membawa korban dosen dan mahasiswa Indonesia, antara lain: Prof. Dr.
Abdurrachman Saleh, Ruwiyo, Harjito, Wuryanto, dan Asmono.
22

Usaha menghidupkan kembali perguruan tinggi muncul, namun
menghadapi kendala serius karena sebagian besar perguruan tinggi milik
pemerintah berada di Solo dan Klaten, yang berada di luar wilayah RI.
Karena pengajar dan mahasiswa berkeputusan memindahkan semua
perguruan tinggi ke Yogyakarta ditengah situasi yang tidak menentu, praktis
Yogyakarta menjadi sesak. Untung Sultan HB IX berkenan menyediakan
pagelaran dan bangunan lainnya milik keraton untuk kegiatan belajar dan
tempat tinggal. Oleh karena keterbatasan tempat, kandang kuda disulap
menjadi rumah sakit bahkan beberapa fakultas menempati rumah
penduduk.
Meneguhkan Jati Diri UGM dan Latar Belakangnya
Situasi perang yang mencekam dan keadaan yang serba terbatas
serta cita-cita yang luhur terpatri kuat dalam benak semua sivitas ketika itu.
Semangat perjuangan, semangat persatuan, dan semangat kerakyatan
memberi warna dalam pembentukan karakter, nilai, dan jati diri UGM. Citra
UGM sebagai universitas perjuangan yang membela bangsa dan negara
segera menemukan momentum.
Kini sudah lebih setengah abad UGM
berkhidmat dan berkarya mendidik bangsa.
Berbagai prestasi telah disandang, namun
tidak sedikit problematika baru yang kompleks
menghadang. Ditengah tantangan dan
ancaman globalisasi, liberalisasi, dan
komersialisasi pendidikan, kini UGM
dihadapkan pada keadaan dilematis. Lahirnya
PP 153 tahun 2000 yang menetapkan UGM
sebagai PT BHMN seolah menambah sulit
PP 153 Tahun 2000
posisi itu.
Model studium generale ini akhirnya dicontoh oleh perguruan tinggi lainnya
sampai sekarang.
Komitmen dan pembelaan
UGM terhadap Pancasila
ditunjukan pula dengan
menggelar Orasi Ilmiah tentang
pentingnya pengamalan
Pancasila dalam kehidupan
sehari-hari, pada peringatan
Seperempat Abad UGM tanggal
19 Desember 1974.
Presiden Soeharto pada Peringatan Seperempat Abad UGM Tahun 1974
Peringatan ini dihadiri oleh Presiden Soeharto. Kurun berikutnya
muncul Prof. Dr. Mubyarto, Guru Besar FE UGM, yang melahirkan gagasan
Ekonomi Pancasila. Beliau merupakan salah satu pakar ekonomi yang
gencar membela paham Ekonomi Kerakyatan atau Ekonomi Pancasila di
tengah himpitan ekonomi kapitalis.
Universitas Kerakyatan
Jati diri sebagai universitas kerakyatan yang tertuang dalam SK MWA
terbukti dengan adanya pengabdian UGM kepada masyarakat. Istilah
kerakyatan mengandung arti problematika yang sedang dihadapi rakyat
harus mampu ditangkap kemudian diperjuangkan penyelesaiannya oleh
UGM. Pada tahun 1953–1955 Fakultas Pertanian dan Kehutanan UGM telah
melakukan penelitian dan berhasil menemukan 14 jenis padi baru yang
berumur lebih pendek dan rasanya lebih enak. Penemuan ini membantu
meningkatkan kesejahteraan petani. Pada tahun 1964 mahasiswa Fakultas
Pertanian dikerahkan untuk membantu petani melaksanakan Panca Usaha
Tani untuk meningkatkan produksi dan pengolahan hasil pertanian.
Pengabdian ini akhirnya terkenal dengan istilah Bimas–Inmas.
23
28

Pengerahan Tenaga Mahasiswa di Payakumbuh Tahun 1955
Setelah penjajahan fisik
mereda, UGM mengalihkan
perjuangannya dengan
memberantas kebodohan dan
mengurangi kemiskinan
dengan memprakarsai Program
Pengerahan Tenaga Mahasiswa
(PTM) sejak tahun 1951 –
1962.
PTM dilatarbelakangi oleh banyaknya Sekolah Lanjutan Atas (SLA) di
luar Jawa yang tutup karena kekurangan guru akibat meninggal ketika
Agresi Belanda. Melalui program ini UGM mengirimkan 1218 mahasiswa
dan membantu mengajar di sekitar 109 SLA. Program PTM ini memakan
korban 4 mahasiswa terkena peluru pemberontak di Sulawesi. Oleh karena
pengorbanan dan pengabdian tersebut, UGM disebut Universitas
Perjuangan.
Universitas Pancasila
UGM sebagai Universitas Pancasila terbukti dalam sejarah. Hal ini
bisa dilihat dalam pidato-pidato Prof. Sardjito (Rektor UGM pertama) dalam
laporan-laproan tahunannya selalu menegaskan bahwa landasan
penyelenggaraan UGM adalah Pancasila dan Kebudayaan Indonesia. Tokoh
UGM yang paling berjasa dalam pengembangkan Pancasila adalah Prof.
Notonagoro. Salah satu hasil karyanya adalah menulis buku tentang kajian
ilmiah dan filsafat Pancasila (3 seri). Oleh karena itu, Prof. Notonagoro
ditunjuk menjadi promotor Presiden Soekarno ketika mendapat anugerah
gelar Doktor Honoris Causa bidang Hukum Pancasila dari UGM tanggal 19
Desember 1951. UGM juga mempelopori kegiatan Studium Genarale yang
berintikan penanaman dan pengembangan jiwa (indoktrinasi) Pancasila.
27
Kesenjangan antara idealisme dan pragmatisme, moral vis avis kapital
sehingga sayup-sayup terdengar rasan-rasan kalau UGM bukan lagi kampus
rakyat.
Dihadapkan dengan problematika
fundamental tersebut, UGM dituntut
meneguhkan kembali ke jati dirinya, jika tidak
maka akan terseret dalam pusaran arus yang
tidak terkendali. Menyikapi keprihatinan di atas
serangkaian pemikiran dan usaha dilakukan.
Majelis Guru Besar (MGB) UGM sebagai organ
penjaga moral dan etik universitas
menyelenggarakan seminar tentang ”Revitalisasi
SK MWA tentang Jati Diri dan Visi UGM
Nilai-nilai Luhur UGM” pada 29 November 2004.
Rektor UGM juga mengimbangi upaya ini dengan menggelar orasi
ilmiah pada puncak peringatan Dies Natalis UGM ke-56, tanggal 20
Desember 2004. Orasi Rektor UGM yang berjudul ”Revitalisasi Jati Diri
UGM Menghadapi Perubahan Global” yang merupakan usaha membangun
dan meneguhkan kembali jati diri UGM mencapai puncaknya dengan
ditetapkannya Surat Keputusan Majelis Wali Amanah (MWA) UGM Nomor
19/SK/MWA/2006 tentang Jati Diri dan Visi UGM.
Sesuai pasal 2 SK tersebut, jati diri Universitas Gadjah Mada adalah:
a. Universitas Nasional yaitu universitas yang mempertahankan dan
mengembangkan kesatuan dan persatuan bangsa, mempertahankan
Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) dengan mengedepankan
kepentingan nasional daripada kepentingan daerah dan golongan.
b. Universitas Perjuangan yaitu universitas yang selalu berjuang
mempertahankan dan mengisi NKRI yang diproklamasikan pada
tanggal 17 Agustus 1945 yang berdasarkan Pancasila dengan
melaksanakan UUD 1945 secara demokratis yang berkepribadian
Indonesia.
24

c. Universitas Pancasila yaitu universitas yang menetapkan pendirian dan
pandangan hidupnya berdasarkan Pancasila. Oleh karena itu, dalam
kiprah penelitian (mengungkap kenyataan dan kebenaran, obyektifitas
dan universitalitas ilmu pengetahuan), pendidikan/ pengajaran dan
pengabdian pada masyarakat, selaras dan senafas dengan nilai-nilai
Pancasila.
d. Universitas Kerakyatan yaitu universitas yang ikut serta
memperjuangkan dan mengedepankan kepentingan rakyat serta ikut
mencerdaskan bangsa Indonesia dalam rangka mencapai kehidupan
yang layak, adil, sejahtera lahir dan batin berdasar Pancasila.
e. Universitas Pusat Kebudayaan, yaitu universitas yang menjadi tempat
pelestarian dan pengembangan kebudayaan Indonesia, agar warga
masyarakat Indonesia menjadi insan yang berbudi luhur dan
berwawasan nasional.
Penelusuran Jati Diri dalam Arsip
Dalam rangka persiapan Seminar Revitalisasi Nilai-nilai Luhur oleh
MGB maupun sebelum penetapan keputusan MWA tentang jati diri UGM,
Arsip Universitas ikut berperan menyediakan arsip-arsip terkait jati diri
UGM. Arsip tersebut terkait dengan kesejarahan, pengabdian, kepeloporan
dan lain-lain: seperti: laporan tahunan rektor, manuskrip dan personal
papers dan arsip foto. Para pimpinan bahkan menyempatkan diri datang ke
Arsip UGM.
Usaha dan kerja keras para pemimpin dan tokoh dalam merumuskan
jati diri UGM perlu diapresiasi. Serangkaian seminar diselenggarakan,
penelusuran arsip dan dokumen dilakukan, masukan dan pandangan para
tokoh juga diakomodir. Hal ini dilakukan dalam rangka memperoleh
rumusan jati diri yang tepat dan bersumber dari nilai-nilai luhur dan sejarah
UGM.
Universitas Nasional
MWA menegaskan
kembali bahwa UGM adalah
universitas nasional karena UGM
merupakan universitas negeri
pertama yang sejak awal dicitacitakan
menjadi universitas yang
bersifat nasional.
Seminar kembali ke UUD 1945 dan Follow Up nya, Tahun 1959
Menurut Presiden Soekarno, penetapan hari lahir UGM tanggal 19
Desember dimaksudkan sebagai lambang persatuan Indonesia yang
semakin kuat akibat aksi militer Belanda dan berakhir dengan pengakuan
dunia terhadap kemerdekaan Indonesia.
UGM menyelenggarakan seminar bertema ”Kembali ke-UUD-45 dan
follow up-nya” sebagai salah satu wujud nasionalisme. Kegiatan ini
dilaksankan oleh Dewan Mahasiswa pada Februari 1959 untuk menyikapi
keadaan politik negara yang semakin mengkhawatirkan. Kondisi negara
terancam karena Dewan Konstituante yang diharapkan merumuskan
konstitusi baru justru mengalami polarisasi yang membahayakan persatuan
dan kesatuan NKRI.
Universitas Perjuangan
UGM lahir dari kancah perjuangan fisik mempertahankan NKRI.
Dosen dan mahasiswanya adalah pejuang-pejuang yang membela bangsa
dan negara dengan senjata sekaligus ilmu. Terkadang mereka masih
menyandang senapan di ruang kelas, karena saat itu memang masa perang.
Sebagian mahasiswa masuk dalam laskar tentara pelajar.
25
26