Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAudit MULA ... - UMMC

Manual Pengguna Sistem eAudit, PPUM (Peranan Auditor) 

Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAudit 

MULA 

Log masuk ke Sistem eAudit 

Pilih menu Maklumat Audit 

Pilih Sesi Audit dan daftarkan lokasi baru jika lokasi tiada dalam Senarai 

Lokasi Diaudit 

Pilih Lokasi dan seterusnya masukkan Maklumat Asas Audit (tarikh audit, 

auditor, auditee, no.tel auditee) 

Isikan maklumat untuk Borang Senarai Semak Audit (ruangan Perkara 

untuk Diperiksa) 

Laksanakan audit di lokasi 

Isikan maklumat pada ruangan Penemuan untuk Borang Senarai Semak 

Audit, dan isikan maklumat pada Borang Senarai Semak Ketua Auditor 

Tidak 

Penemuan 

OFI/NCR 

Isikan maklumat pada Borang Nota Penambahbaikan (OFI)/Borang 

Laporan Ketidakpatuhan 

Ya 

Isikan maklumat Audit Susulan bagi Borang Laporan Ketidakpatuhan 

selepas 3 bulan Audit Dalaman berlangsung 

TAMAT 

1


Sistem eAudit PPUM dibangunkan bagi membantu pihak Auditor PPUM dalam merekodkan 

maklumat yang diperlukan dan penemuan sepanjang berlangsungnya Audit Dalaman PPUM. 

Selain itu, sistem ini juga membantu dalam mengeluarkan laporan audit yang diperlukan oleh 

Bahagian Pengurusan Kualiti. 

Sistem eAudit boleh dicapai melalui dua kaedah iaitu: 

i. Melalui Portal PPUM 

Capaian melalui Portal PPUM adalah menggunakan ID dan katalaluan Single Sign On 

(SSO). Ia terdapat di bawah Menu Intranet di dalam Portal PPUM. Klik dua kali pada icon 

Sistem eAudit dan secara automatik pengguna akan terus log masuk ke dalam Sistem 

eAudit. 

ii. 

URL sistem ini secara terus (http://auditonline.ummc.edu.my). Log masuk menggunakan 

kaedah ini adalah menggunakan ID dan katalaluan berlainan daripada SSO. Untuk 

mendapatkan ID dan katalaluan, pengguna boleh menghubungi Jabatan Teknologi 

Maklumat. Manakala bagi pengguna baru ia akan didaftarkan oleh Bahagian Pengurusan 

Kualiti. 

2


Setelah berjaya untuk log masuk ke dalam Sistem eAudit, pada laman utama sistem akan 

dipaparkan menu utama bagi sistem ini. Ia mengandungi empat pautan menu iaitu: 

i. Maklumat Audit 

ii. Laporan 

iii. Borang Kualiti 

iv. Nota Auditor 

3


Menu 1: Maklumat Audit 

Menu ini adalah menu utama didalam Sistem eAudit kerana ia berfungsi untuk merekodkan 

maklumat dan penemuan audit. Untuk merekodkan maklumat audit pengguna perlu klik pada 

pautan Maklumat Audit, dan skrin Senarai Lokasi yang Diaudit akan dipaparkan. Seterusnya 

pilih sesi audit dan tekan butang Senarai. Sekiranya lokasi yang diaudit tiada dalam senarai 

pengguna perlu menambah lokasi. 

Klik pada pautan Pilih Lokasi Baru untuk menambah lokasi kedalam senarai lokasi diaudit, dan 

skrin Maklumat Utama Audit akan dipaparkan. 

4


Pada skrin ini, tekan butang Lihat Lokasi untuk memilih lokasi, dan skrin pilihan lokasi akan 

dipaparkan. Tekan butang OK untuk memilih lokasi. 

5


Setelah pilihan lokasi dibuat, kemudian tekan butang Teruskan untuk memasukkan maklumat 

asas audit. Manakala butang Reset adalah untuk memadamkan maklumat lokasi yang telah 

dibuat. 

Pada skrin Maklumat Asas Bagi Dokumen-dokumen Audit, pengguna perlu memasukkan 

maklumat asas audit seperti tarikh audit, auditor, auditee dan nombor telefon auditee. Bagi 

maklumat auditee, pengguna disarankan untuk memilih diruangan pilihan. Ini adalah bagi 

memudahkan auditee memasukkan maklumbalas bagi setiap OFI atau NCR yang diterima. 

6


Setelah semua maklumat dimasukkan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat 

berkenaan, dan tekan butang Batal untuk memadamkan semua maklumat yang telah dimasukkan. 

Setelah maklumat asas audit telah Berjaya disimpan, skrin senarai dokumen audit akan 

dipaparkan. 

7


Pada skrin ini, pengguna boleh mengemaskini maklumat asas audit iaitu melalui pautan 

Kemaskini Maklumat Asas, dan menambah lokasi audit pada pautan Pilihan Lokasi Audit. Pada 

skrin ini juga pengguna boleh melihat dan merekodkan maklumat bagi dokumen-dokumen audit 

iaitu: 

- Arahan Audit 

- Borang Senarai Semak Audit 

- Borang Senarai Semak Ketua Auditor 

- Borang Laporan Ketidakpatuhan 

- Borang Nota Penambahbaikan 

- Borang Ringkasan Audit 

Klik pada pautan bagi setiap dokumen audit bagi melihat atau merekod maklumat audit. 

Arahan Audit 

Dokumen ini merupakan dokumen dalam bentuk Microsoft Word bagi membolehkan auditor 

membaca arahan audit bagi melaksanakan proses audit. 

Borang Senarai Semak Audit 

Pada borang ini, pengguna perlu merekodkan maklumat audit iaitu perkara yang diperiksa dan 

penemuan mengikut klausa bagi setiap lokasi yang diaudit. Untuk merekod senarai semak, 

pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat. 

8


Bagi menambah maklumat, pengguna perlu klik pada butang Lihat Fasal ISO untuk memilih 

klausa ISO yang berkaitan, dan seterusnya masukkan maklumat pada ruangan Perkara Untuk 

Diperiksa dan Penemuan/Apa yang Dilihat. Setelah selesai klik butang Simpan untuk 

menyimpan maklumat yang dimasukkan. 

9


Maklumat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan pada skrin Senarai Semak Audit. Untuk 

mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang. Seterusnya, satu skrin akan dipaparkan untuk 

pengesahan cetak, tekan butang OK dan kemudian pada skrin membuka atau menyimpan fail. 

Pada skrin ini pengguna boleh memilih untuk membuka atau menyimpan borang berkenaan. 

Pengguna boleh klik sama ada pada butang Open atau Save. 

10


Selain itu, pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat yang telah dimasukkan. 

Pengguna perlu klik pada pautan maklumat berkenaan, dan skrin kemaskini maklumat akan 

dipaparkan. Klik butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini. 

Manakala untuk menghapus maklumat, pengguna perlu klik pada pautan Hapus Rekod. 

11


Borang Senarai Semak Ketua Auditor 

Borang ini adalah untuk diisi oleh Ketua Kumpulan Auditor. Pengguna hanya perlu memilih 

pada pilihan maklumat, dan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat. 

12


Seterusnya Borang Senarai Semak Ketua Auditor yang telah siap akan dipaparkan. Pengguna 

boleh mengemaskini maklumat dengan klik pada pautan Kemaskini Maklumat, dan mencetak 

borang dengan menekan butang Cetak Borang. 

Borang Laporan Ketidakpatuhan 

Borang Laporan Ketidakpatuhan adalah diisi oleh auditor jika terdapat sebarang ketidakpatuhan 

(NC) yang perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk mengisi maklumat ketidakpatuhan, 

pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat Ketidakpatuhan. Untuk menambah 

maklumat ketidakpatuhan pengguna perlu memasukkan nombor ketidakpatuhan iaitu bilangan 

ketidakpatuhan daripada jumlah keseluruhan ketidakpatuhan yang diberikan kepada lokasi yang 

diaudit. Seterusnya, pengguna perlu memilih klausa ISO bagi rekod ketidakpatuhan. Klik butang 

Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. 

13


Skrin Laporan Ketidakpatuhan akan dipaparkan setelah maklumat berjaya disimpan. Pada skrin 

ini pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat ketidakpatuhan yang telah 

dimasukkan. Untuk mengemaskini atau menghapuskan maklumat, pengguna perlu klik pada 

pautan maklumat tersebut. 

Seterusnya pengguna perlu memasukkan keterangan ketidakpatuhan dan boleh memuataik 

dokumen atau fail sekiranya perlu. Auditor juga perlu memasukkan maklumat susulan audit iaitu 

dengan menekan pautan Tambah Maklumat Audit Susulan. Manakala lain-lain seksyen (Seksyen 

2, 3 dan 4) akan dimasukkan oleh auditee bagi lokasi yang mendapat ketidakpatuhan. Maklumat 

tersebut akan dipaparkan secara automatik setelah maklumbalas yang dimasukkan oleh auditee 

telah disahkan oleh Ketua Jabatan. Bagi mencetak borang, pengguna perlu klik pada butang 

Cetak Borang. 

Untuk menambah maklumat keterangan ketidakpatuhan, pengguna perlu klik pada pautan 

Tambah Maklumat Butiran Ketidakpatuhan, dan skrin Merekod Maklumat Ketidakpatuhan akan 

dipaparkan. Masukkan maklumat berkenaan pada ruangan Keterangan Ketidakpatuhan. Tekan 

butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. 

14


15


Bagi memasukkan atau memuatnaik dokumen, pengguna perlu klik pada pautan Muat Naik 

Kepilan Dokumen, dan skrin Muat Naik Fail akan dipaparkan. Klik butang Browse untuk 

memilih fail. 

Setelah skrin pilihan fail dipaparkan, pilih fail dan tekan butang Open untuk memilih fail. 

16


Klik butang Simpan untuk menyimpan fail yang telah dimasukkan. Kemudian skrin Maklumat 

dokumen akan dipaparkan. Pada skrin ini masukkan maklumat pada ruangan tajuk dan catatan. 

Tajuk ini adalah bagi memberikan tajuk kepada dokumen yang telah dimasukkan, dan catatan 

adalah keterangannya. Tekan butang Simpan bagi menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. 

17


Borang Nota Penambahbaikan 

Borang Nota Penambahbaikan diisi oleh auditor jika terdapat rekod penambahbaikan (OFI) yang 

perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk menambah maklumat penambahbaikan, klik 

pada pautan Tambah Maklumat Penambahbaikan, dan skrin Merekod Pemerhatian akan 

dipaparkan. 

18


Pada skrin Merekod Pemerhatian, pengguna perlu memilih klausa ISO dan mengisi maklumat 

pemerhatian. Tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. 

Maklumat yang dimasukkan boleh dikemaskini selagi tidak terdapat sesi audit yang baru 

didaftarkan di dalam sistem. Untuk mengemaskini maklumat penambahbaikan, klik pada pautan 

maklumat dan skrin kemaskini maklumat penambahbaikan akan dipaparkan. Kemaskini 

maklumat dan tekan butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini. 

Bagi mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang. 

19


Bagi melihat maklumbalas yang telah diberikan oleh Jabatan bagi setiap pemerhatian yang 

diterima, klik pada pautan Lihat Maklumbalas Jabatan dan skrin rekod maklumbalas akan 

dipaparkan. 

20


Borang Ringkasan Audit 

Bagi Borang Ringkasan Audit, tiada maklumat yang perlu dimasukkan kerana borang ini akan 

memaparkan jumlah keseluruhan maklumat ketidakpatuhan dan penambahbaikan yang telah 

dimasuk atau direkodkan oleh auditor melalui Borang Laporan Ketidakpatuhan dan Borang Nota 

Penambahbaikan. Untuk mencetak borang, tekan pada butang Cetak Borang. 

21


Menu 2: Laporan 

Senarai laporan boleh dilihat dengan menekan pautan Laporan pada senarai menu. Menu 

Laporan dibahagikan kepada dua bahagian iaitu Senarai Laporan dan Laporan bagi Ketua 

Auditor. Bagi melihat laporan, pengguna perlu memilih pada senarai bilangan audit dan tekan 

butang Papar. 

22


Menu 3 Borang Kualiti 

Klik pada pautan Borang Kualiti pada senarai menu bagi melihat senarai borang kualiti. Terdapat 

dua (2) jenis borang kualiti di dalam sistem iaitu Borang Cadangan Pindaan/Pelupusan Dokumen 

dan Borang Cadangan Dokumen Baru. Untuk melihat borang klik pada pautan borang 

berkenaan. 

23


Menu 4 Nota Auditor 

Nota Auditor merupakan dokumen yang memberi panduan kepada Auditor untuk melaksanakan 

audit dalaman. Klik pada pautan Nota Auditor bagi melihat dokumen tersebut. 

24

Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAudit MULA ... - UMMC

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?