Isi Kandungan - kpwkm

DASAR PERKAKASAN ICT KPWKM
Isi Kandungan
KANDUNGAN
MUKA SURAT
1. Tujuan 2
2. Skop 2
3. Dasar Penggunaan 2
4. Aduan Kerosakan Perkakasan dan Perisian 5
5. Tempahan Penggunaan Peralatan LCD Projektor
dan Notebook
6. Perolehan Komputer Peribadi/Komputer
Bimbit/Pencetak
6
6
7. Penyelenggaraan Perkakasan Komputer 7
8. Penjagaan dan Keselamatan Perkakasan
Komputer
7
9. Pembaikan Perkakasan Komputer 7
10. Pengendalian Perkakasan Komputer Yang Telah
Menjangkau Tarikh Luput
8
11. Pelupusan Perkakasan Komputer 9
12. Kecurian / Kehilangan Perkakasan Komputer 9
13. Penutup 10

DASAR PERKAKASAN ICT KPWKM
1. Tujuan
Dasar ini adalah satu penyataan mengenai tanggungjawab dan peranan
pengguna dalam mengguna pakai semua perkakasan komputer yang
telah diagihkan seperti komputer/komputer bimbit/ pencetak/pengimbas
dan lain-lain perkakasan komputer. Ia juga bertujuan untuk
memaklumkan kaedah pengagihan perkakasan komputer di
Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat
(KPWKM).
2. Skop
Melibatkan semua perkakasan yang diguna atau berada di dalam
simpanan pengguna bagi tujuan penggunaan hal-hal berkaitan KPWKM ,
tidak kira di mana perkakasan itu berada.
3. Dasar Penggunaan
3.1 Tanggungjawab Pengguna
Adalah menjadi tanggungjawab pengguna memastikan
keselamatan perkakasan seperti komputer, komputer bimbit,
pencetak atau pengimbas dan lain-lain perkakasan komputer
yang diperuntukkan kepadanya. Sila rujuk Terma dan Syarat
Penggunaan Perkakasan ICT KPWKM.
3.2 Pengagihan Perkakasan Komputer
Komputer Peribadi
• YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen,
Penasihat-penasihat YB Menteri serta semua pegawai dan staf
di pejabat-pejabat berkenaan akan dibekalkan satu unit
komputer peribadi setiap seorang.

• Pegawai dan kakitangan KPWKM seperti senarai di bawah
adalah layak dibekalkan satu unit komputer peribadi :
i) Ketua Setiausaha;
ii) Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi);
iii) Timbalan Ketua Setiausaha (Dasar);
iv) Semua Setiausaha Bahagian;
v) Semua Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan);
vi) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred
41 ke atas;
vii) Pegawai Kumpulan Sokongan I Gred 27 ke atas; dan
viii) Pegawai Kumpulan Sokongan II Gred 11 ke atas.
• Pembantu Am Pejabat Gred N1 dan juga Pemandu Gred R3 di
Bahagian Khidmat Pengurusan akan dibekalkan satu unit
komputer peribadi untuk diguna bersama. Pembantu Am
Pejabat Gred N1 di bahagian/unit lain boleh memohon untuk
menggunakan mana-mana komputer peribadi yang terdapat di
bahagian/unit masing-masing.
Komputer Bimbit
• Komputer bimbit akan dibekalkan kepada setiap
pejabat/bahagian/unit di KPWKM. Bilangan komputer bimbit
yang dibekalkan ke pejabat/bahagian/unit adalah berdasarkan
keperluan pejabat/bahagian/unit dan juga jumlah
pegawai/kakitangan sedia ada. Komputer bimbit di setiap
bahagian/unit adalah untuk menampung keperluan gunasama.
Pencetak
• Pencetak akan dibekalkan berdasarkan keutamaan kerja dan
juga atas prinsip perkongsian sesama pegawai/kakitangan
KPWKM seperti yang telah disarankan oleh MAMPU. Hanya
YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen,
Penasihat-penasihat YB Menteri, pegawai-pegawai
Pengurusan Tertinggi KPWKM, Pembantu Tadbir

(Kesetiausahaan) dan Pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional Gred 48 ke atas akan dibekalkan satu unit
pencetak.
• Pengagihan pencetak adalah seperti berikut
i) Pencetak Warna (Laserjet)
Pejabat YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB
Setiausaha Parlimen dan Pejabat Pegawai
Pengurusan Tertinggi akan dibekalkan satu unit
pencetak warna setiap pejabat.
Satu unit dibekalkan untuk setiap bahagian/unit
KPWKM. Unit tambahan akan dipertimbangkan bagi
bahagian/unit berdasarkan bebanan kerja cetakan
serta bilangan pegawai/kakitangan.
ii) Pencetak (Laserjet Monochrome atau Inkjet)
Satu unit untuk pegawai Gred 48 ke atas.
Satu unit akan ditempat pada satu lokasi untuk
dikongsikan bersama oleh seramai empat (4) orang
pegawai/kakitangan.
Satu unit akan dibekalkan kepada pegawai/kakitangan
yang telah dikenal pasti di mana kerja beliau
melibatkan cetakan yang banyak.
• Penggunaan pencetak adalah untuk urusan pejabat sahaja.
Kos cetakan adalah tinggi terutamanya bagi pencetak laser
warna, di mana kos untuk satu helai cetakan warna adalah
RM1.00. Oleh yang demikian, semua pegawai/kakitangan
diminta untuk berjimat-cermat semasa membuat cetakan.
Pengimbas
• Satu unit pengimbas akan dibekalkan kepada setiap
pejabat/bahagian/unit di KPWKM. Jumlah unit pengimbas
yang dibekalkan ke pejabat/bahagian/unit adalah berdasarkan
keperluan pejabat/bahagian/unit dan juga jumlah

pegawai/kakitangan sedia ada.
menampung keperluan gunasama.
Pengimbas adalah untuk
Thumbdrive
• Thumbdrive akan dibekalkan kepada pegawai Gred 41 ke atas
di semua bahagian/unit KPWKM. Bagi pegawai Kumpulan
Sokongan, thumbdrive akan dibekalkan berdasarkan
keperluan tugas dan permohonan perlu dikemukakan oleh
Ketua Bahagian/Unit masing-masing.
• Setiap bahagian/unit akan dibekalkan bilangan thumbdrive
berdasarkan perjawatan yang berkelayakan dan pengagihan
thumbdrive akan dilaksanakan oleh IT Focal Person.
Sekiranya pegawai dalam pejabat/bahagian/unit tersebut
berpindah ke bahagian/unit lain, maka thumbdrive perlu
dipulangkan kepada IT Focal Person untuk diagihkan kepada
pegawai baru. Bagi pejabat YB Menteri, YB Timbalan Menteri,
YB Setiausaha Parlimen dan Penasihat-penasihat YB Menteri,
pengagihan dan pengurusan thumbdrive akan dikendalikan
oleh pihak Bahagian Teknologi Maklumat (BTM).
Lain-lain Perkakasan Komputer
• Lain-lain perkakasan komputer seperti External DiskDrive, atau
CD/DVD Writer akan dibekalkan berdasarkan keperluan.
Pejabat/bahagian/unit yang memohon perlu mengemukakan
permohonan melalui Ketua Bahagian/Unit dan memberi
justifikasi yang kukuh bagi pembekalan perkakasan komputer
yang dipohon.
4. Aduan Kerosakan Perkakasan dan Perisian
• Pengguna boleh mengemukakan aduan kerosakan perkakasan dan
perisian ke Unit Rangkaian dan Operasi, Bahagian Teknologi
Maklumat (BTM) KPWKM (03-26143031 atau 03-26143032) untuk
mendapatkan bantuan teknikal.

• Sekiranya terdapat kerosakan yang serius dan mengakibatkan kos
penyelenggaraan yang tinggi atau perkakasan komputer tidak boleh
digunakan lagi, pengguna yang berkaitan perlu melaporkan kepada
pihak BTM untuk urusan penyelenggaraan atau penggantian.
• Sekiranya kerosakan tersebut disebabkan kecuaian, maka pengguna
atau bahagian/unit tersebut boleh diminta untuk menggantikan
perkakasan komputer yang telah rosak itu.
5. Tempahan Penggunaan Peralatan LCD Projektor dan Notebook
• Permohonan untuk menggunakan kemudahan gunasama
perkakasan komputer seperti Komputer Bimbit (Notebook) dan LCD
Projektor perlu dikemukakan kepada BTM dengan menggunakan
borang yang telah disediakan atau melalui memo.
• Adalah menjadi tanggungjawab pemohon untuk memeriksa
kelengkapan perkakasan komputer yang dipinjam dan
mengembalikan perkakasan tersebut dalam keadaan yang baik dan
juga dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.
6. Perolehan Komputer Peribadi/Komputer Bimbit/Pencetak
• Semua perolehan perkakasan komputer seperti komputer peribadi,
komputer bimbit, pencetak atau mana-mana perkakasan ICT
mestilah dibuat melalui BTM, KPWKM.
• BTM akan mendapatkan keperluan ICT semua bahagian/unit untuk
tujuan perancangan perolehan pada penghujung setiap tahun.
Semua cadangan keperluan ICT akan dipertimbangkan di Mesyuarat
Jawatankuasa Penyelarasan ICT KPWKM dan juga Mesyuarat
Jawatankuasa Pemandu ICT KPWKM.
• Semua perolehan ICT di KPWKM akan dikemukakan kepada
Jawatankuasa Teknikal ICT, MAMPU untuk kelulusan dengan
merujuk kepada Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2004 - Garis
Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek
ICT Agensi Kerajaan.

7. Penyelenggaraan Perkakasan Komputer
• Penyelenggaraan perkakasan komputer hanya boleh dilakukan oleh
pegawai/kakitangan BTM sahaja atau pembekal yang telah dikenal
pasti dan ditetapkan oleh BTM.
• BTM akan memaklumkan semua bahagian/unit mengenai jadual
penyelenggaraan yang telah dirancang. Wakil BTM akan memantau
proses penyelenggaraan.
• IT Focal Person yang telah dilantik di setiap bahagian/unit boleh
membuat penyelenggaraan asas jika perlu.
8. Penjagaan dan Keselamatan Perkakasan Komputer
• Adalah menjadi tanggungjawab setiap pegawai/kakitangan untuk
menjaga perkakasan komputer masing-masing. Sekiranya berlaku
kerosakan pada perkakasan atau kehilangan, adalah menjadi
tanggungjawab bahagian/unit untuk membuat satu laporan rasmi
kepada BTM untuk tindakan seterusnya.
• Setiap pengguna juga bertanggungjawab menjaga perkakasan
komputer masing-masing. Penyelenggaraan asas terhadap
komputer perlu dibuat dari masa ke semasa iaitu dengan
menjalankan pengimbasan cakera (scan disk), defragmentation dan
juga pengimbasan virus. Ini boleh dilakukan sendiri oleh pengguna.
Bantuan untuk penyelenggaraan asas tersebut boleh diperolehi
daripada IT Focal Person bahagian/unit masing-masing.
9. Pembaikan Perkakasan Komputer
• Pembaikan perkakasan komputer di KPWKM dilakukan oleh BTM
berdasarkan keperluan berikut :
i) IT Focal Person di setiap bahagian/unit akan membuat
pemeriksaan awal terhadap aduan kerosakan. Sekiranya
masalah tidak dapat diatasi, mereka akan berhubung
dengan Juruteknik Komputer BTM untuk tindakan
seterusnya.

ii)
iii)
iv)
Juruteknik adalah bertanggungjawab terhadap kerja-kerja
pembaikan seperti kerosakan perkakasan komputer yang
melibatkan kerosakan cakera keras (hard disk), kad
rangkaian (network card), format disk, pemasangan semula
perisian yang tidak berfungsi, semakan terhadap
sambungan ke rangkaian dan sebagainya.
Menghubungi pembekal yang membekalkan perkakasan
berkenaan jika perkakasan yang rosak masih di bawah
tempoh jaminan pembekal berkenaan.
Memberi kebenaran kepada pembekal yang telah ditetapkan
untuk membawa keluar perkakasan komputer yang rosak
bagi tujuan pembaikan dengan menggunakan Borang
Kebenaran Bawa Keluar Barang. Walau bagaimanapun
mana-mana perkakasan komputer yang mengalami
kerosakan yang agak serius dan tidak boleh dibaiki, BTM
akan mendapatkan pengesahan kerosakan berbentuk
laporan daripada pembekal yang bertauliah dan
mengesyorkan tindakan yang sewajarnya diambil.
10. Pengendalian Perkakasan Komputer Yang Telah Menjangkau Tarikh
Luput
• Pengendalian perkakasan komputer KPWKM yang telah
menjangkau tarikh luput di KPWKM akan dilaksanakan oleh BTM.
BTM akan mengesyorkan kepada Jawatankuasa-jawatankuasa ICT
KPWKM untuk tindakan-tindakan seperti berikut :
i) Diagihkan kepada jabatan/agensi sekiranya masih boleh
digunakan; atau
ii) Digunakan sebagai komputer pengganti sekiranya berlaku
kekurangan komputer; atau
iii) Diagihkan kepada bahagian/unit yang memerlukan komputer
tambahan untuk kerja-kerja seperti cetakan dan sebagainya;
dan

iv)
Sekiranya perkakasan komputer didapati telah rosak dan
tidak boleh digunakan lagi, perkakasan tersebut akan
disyorkan untuk pelupusan.
11. Pelupusan Perkakasan Komputer
• Pelupusan perkakasan komputer dibuat mengikut keadaan seperti
berikut :
i) Perkakasan komputer yang rosak tidak dapat diperbaiki lagi;
atau
ii) Alat gantian untuk perkakasan berkenaan tiada lagi dalam
pasaran.
• Senarai maklumat pelupusan perkakasan komputer yang rosak dan
tidak boleh digunakan akan disediakan berdasarkan Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (TPA) – Bab E.
• Mana-mana komponen dari perkakasan komputer yang akan
dilupuskan tetapi masih boleh digunakan, akan diambil untuk tujuan
penyelenggaraan perkakasan komputer lain yang rosak.
12. Kecurian/Kehilangan Perkakasan Komputer
• Sekiranya berlaku kecurian atau kehilangan perkakasan komputer,
bahagian/unit yang terlibat perlu membuat satu laporan kepada
BTM atau membuat laporan polis berdasarkan jenis dan kos
perkakasan yang dicuri atau dihilangkan. Sekiranya melibatkan
laporan polis, pihak yang berkenaan perlu menghantar laporan
tersebut beserta surat/memo rasmi bahagian/unit kepada BTM
untuk tindakan seterusnya.
• Sekiranya kecurian atau kehilangan perkakasan komputer tersebut
adalah disebabkan kecuaian pegawai/kakitangan bahagian/unit,
maka tindakan tatatertib atau/serta surcaj boleh dikenakan kepada
pihak yang berkenaan.

13. Penutup
Semua pegawai/kakitangan KPWKM hendaklah mematuhi Dasar
Perkakasan ICT agar semua aset ICT KPWKM dapat digunakan
bersama dengan baik dan mempertingkatkan lagi prestasi penyampaian
perkhidmatan KPWKM.