Borang senarai semakan - Majlis Perundingan Belia Negara

2. SENARAI SEMAKAN
2.1. Laporan Kemajuan MPBN
i. Mendapatkan maklum balas syor-syor & ringkasan ( )
ii. Mendapatkan Laporan Kemajuan MPBN Negeri ( )
iii. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Kerja MPBN ( )
iv. Menyediakan Minit Mesyuarat ( )
v. Menyediakan Laporan Verbatim ( )
vi. Urusan Cetakan ( )
2.2 Mesyuarat Jawatankuasa Persidangan
i. Dapatkan tarikh, tempat dan masa – Ketua Pengarah ( )
ii. Surat mesyuarat / memo – Agenda Mesyuarat ( )
iii. Penyediaan Kertas Konsep – Anggaran Perbelanjaan ( )
iv. Taklimat kepada Pengerusi ( sebelum mesyuarat ) ( )
v. Persiapan Bilik Mesyuarat ( Laptop , LCD ) ( )
vi. Penyediaan Minit Mesyuarat ( 1 minggu selepas mesyuarat ) ( )
2.3 Tarikh dan tempat Persidangan MPBN
i. Memo kepada Menteri untuk dapatkan tarikh dan tempat ( )
ii. Tempahan tempat ( )
iii. Dapatkan sebut harga ( )
iv. Permohonan Perbendaharaan ( jika diperlukan ) ( )
v. Request LO ( )
vi. Surat Pengesahan Tempahan Hotel ( )
vii. Penyediaan Senarai Keperluan ( )
viii. Senarai bilik penginapan ( )
ix. Bilik Persidangan ( Susunan ‘lay-out’ ) ( )
x. Acara Persidangan ( )

2.4. Buku Aturcara
a. Semakan Kandungan ( )
i. Ucapan Aluan Menteri
ii. Ucapan Aluan Presiden MBM ( )
iii. Senarai EXCO MBM ( )
iv. Senarai Ahli Dewan Tertinggi ( )
v. Senarai Ahli Lantikan Menteri ( )
vi. Senarai agensi yang Dilantik ( )
vii. Senarai Pegawai Kanan Kementerian ( )
viii. Senarai Pengarah Jabatan Belia dan Sukan ( )
Negeri-negeri
ix. Senarai Jawatankuasa Pelaksana ( )
x. Senarai Urusetia ( )
xi. Aturcara Persidangan ( )
xii. Penghargaan ( )
b. Penyediaan Deraf Buku Aturcara ( )
c. Semakan Deraf oleh Timbalan Ketua Pengarah ( )
d. Urusan Percetakan
i. Kenalpasti nama syarikat percetakan ( )
ii. Perbincangan dengan percetakan
(sebutharga & rekabentuk ) ( )
iii. Request LO ( )
iv. Proof Reading ( )
v. Penyerahan percetakan (sebulan sebelum ( )
persidangan )
2.5. Semakan kemudahan keperluan
i. Dewan makan ( )
ii. Bilik penginapan ( )
iii. Bilik Sidang Akhbar ( )
iv. Bilik Urusetia ( )
v. Tempat & meja pendaftaran ( )
vi. Dewan Persidangan ( )

• PA System ( )
• Conference microphone ( )
• Backdrop ( )
• Rostrum ( )
• Skirting ( )
• Screen ( )
• Tagging ( )
vii. Pelan Kedudukan Ahli Persidangan ( )
viii. Tanda Petunjuk Arah ( )
ix. Bilik Rehat VIP / VVIP ( )
x. Parking VIP / VVIP ( )
2.6. Keahlian / Penyertaan
i. Penyediaan Senarai Ahli Baru & Sedia ada ( )
ii. Dapatkan persetujuan KP & kelulusan Menteri ( )
iii. Sediakan Surat Perlantikan & tandatangan Menteri ( )
( 1 bulan sebelum tarikh persidangan )
iv. Surat jemputan persidangan & jawapan ( )
( sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum persidangan )
v. Kad jemputan & jawapan ( )
vi. Susulan pengesahan kehadiran ( )
vii. Senarai kehadiran ( )
2.7. Jamuan Makan Malam
i. Cetakan kad jemputan ( )
ii. Menyediakan senarai jemputan ( )
iii. Edaran kad jemputan ( )
iv. Susulan kehadiran ( )
v. Senarai kehadiran ( )
vi. Pemilihan menu ( )
vii. Persiapan Dewan Makan
- Backdrop ( )
- VIP Table ( )
- Performance stage ( )

- Muzik latar ( )
- PA System / Rostrum ( )
viii. Juruacara Majlis / Pembaca Doa ( )
ix. Draf Ucapan Menteri ( )
x. Penyambut Tetamu ( )
2.8. Pendaftran
i. Memo perlantikan petugas ( )
ii. Penyediaan tempat ( )
- Meja / kerusi bagi petugas & tetamu / peserta ( )
- Tag meja ( )
- Borang pendaftaran ( )
- Senarai bilik penginapan & kunci bilik ( )
- Komputer / Laptop pendaftaran ( )
iii. Beg & bahan-bahan persidangan ( )
iv. Jadual petugas pendaftaran ( )
v. Senarai lengkap kehadiran ( )
2.9. Publisiti & Seranta
i. Penyediaan bahan ( )
( press kit ) untuk media cetak / elektronik)
ii. Jemputan wartawan ( )
iii. Hebahan media cetak / elektronik ( )
iv. Kain rentang / sepanduk ( )
v. Semakan Bilik Sidang Akhbar ( )
vi. Susulan kehadiran wartawan ( )
vii. Pendaftaran wartawan ( )

2.10. Sambutan & Protokol (Persidangan)
i. Memo lantikan petugas ( )
ii. Agihan tugas ( )
iii. Dapatkan senarai ahli persidangan daripada Urusetia ( )
iv. Dapatkan pelan susunan tempat duduk ahli ( )
persidangan daripada Urusetia
v. Penempatan penyambut tetamu ( )
2.11. Pelaksana Sidang
i. Memo lantikan petugas ( )
• Juruacara ( )
• Pembaca Doa ( )
• Ketua Jurulapor ( )
• Jurulapor ( )
• Perekod verbatim ( )
ii. Penyediaan jadual bertugas ( )
iii. Format Laporan Persidangan ( )
• Ucaptama & Perbahasan ucaptama ( )
• Kertas Kerja ( )
• Perbahasan Isu ( )
iv. Penyediaan Laporan Penuh / Lengkap Persidangan ( )
v. Memastikan perakam suara dibekalkan ( )
vi. Semakan gangguan luar ( )
vii. Semakan kelengkapan persidangan ( )
• Air mineral ( )
• Bunga meja VIP ( )
• Buku cenderamata VIP ( )

2.12. Keurusetiaan
i. Semakan peruntukan daripada pihak Pengurusan ( )
Kewangan JBSN
ii. Lengkapkan borang PB 1 serta mendapatkan ( )
kelulusan Jawatankuasa Pemberian Bantuan
iii. Tempahan beg seminar ( )
iv. Tempahan bahan-bahan tambahan ( )
• Memo pad ( )
• Pen ( )
v. Surat makluman persidangan kepada MBM ( )
vi. Penyediaan teks ucaptama (2 minggu sebelum persidangan)( )
vii. Surat memohon Kata-kata Aluan Presiden MBM ( )
viii. Penyediaan Draf Kata-kata Aluan Menteri ( )
ix. Penyediaan Draf Aturcara ( )
x. Menyediakan Kertas Kerja (1 bulan sebelum persidangan) ( )
xi. Urusan percetakan bahan-bahan persidangan ( )
xii. Penyediaan peralatan bagi Urusetia ( )
• Komputer ( )
• mesin cetak ( )
• mesin fotostat ( )
• Kertas ( )
xiii. Memo perlantikan petugas ( )
xiv. Penyediaan Laporan Pelaksanaan Persidangan ( )
xv. Edaran Maklumbalas kepada ( )
agensi-agensi yang berkaitan
2.13. Tindakan Susulan Persidangan
i. Pembentukan Jawatankuasa Tindakan Susulan. ( )
ii. Mesyuarat Jawatankuasa mengenalpasti dan ( )
merumus syor dan isu.
iii. Mengemukakan syor / isu/ pandangan kepada ( )
agensi-agensi yang berkaitan untuk maklumbalas.
iv. Mendapatkan bil-bil yang berkaitan. ( )

v. Memastikan LO yang dibuat sama dengan
sebutharga. ( )
vi. Memastikan bayaran-bayaran berkaitan telah
Dilaksanakan. ( )