Sekilas Tentang Aturan Protokoler - Suyatno, Ir., MKes - Undip

Sekilas Tentang:ProtokolerOleh : Suyatno, , Ir. MKes.(PembantuDekan III FKM UNDIP Semarang)Contact:Blog: www.suyatno.blog.undip.ac.idEmail : suyatno@undip.ac.idHp : 08122815730 / 024-70251915

Dasar Hukum Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun1990 tentang Ketentuan KeprotokolanMengenai Tata Tempat, Tata Upacara danTata Penghormatan (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2000 Nomor54, Tambahan Lembaran Negara Nomor3952)

Pengertian Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla.Protos = lembar pertamaKolla = melekatkan Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan,hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersamadalam hubungan diplomatik antar negaraProtokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraanatau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat,tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan denganpenghormatan kepada seseorang sesuai dgn jabatan dan/ataukedudukannya dalam Negara, Pemerintah atau masyarakat.

Hal-halterkait Protokoler: Kedudukan Protokoler adalah Kedudukan yang diberikan kepadaseseorang untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tatatempat dalam acara resmi atau pertemuan resmi. Acara Resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dandilaksanakan oleh Institusi dalam melaksanakan tugas dan fungsitertentu, dihadiri oleh pejabat negara, pejabat pemerintah danundangan lainnya. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acarakenegaraan dan acara resmi. Tata Tempat adalah aturan mengenai urutan tempat bagi pejabatnegara, pejabat pemerintah, pejabat pemerintah Daerah dan tokohmasyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberianhormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakattertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Siapa yang menjadi Prioritas Mereka yang memiliki jabatan dan pangkattertentu (VIP) dan juga memiliki derajat tertentu(Very Important Citizen). Umumnya kedudukan itu diperoleh darikepemilikan tanda jasa dan jabatan. Disini diatur siapa yang berhak mendapatkanprioritas dalam urutan pengaturan tempat, tataupacara dan tata penghormatan.

Pengaturan Tempat Duduk Yang menempati posisi paling depan adalahyang paling tinggi kedudukannya. Jika menghadap meja, , yang menghadap pintukeluar yang dianggap utama dan tempatterakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar. Kanan adalah utama: Bila ada dua orang yang berjajar posisi sebelah kananadalah yang utama, urutannya: : 2-12 Bila tiga orang urutannya menjadi: : 2-1-32 Bila empat orang urutannya menjadi: : 4-2-1-34 Bila enam orang urutannya menjadi: : 6-4-2-1-3-56danseterusnya.

Urutan saat naik turunkendaraan Pesawat, orang yang paling utama adalahorang yang paling akhir menaiki pesawat danmenjadi orang yang turun paling awal. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yangpaling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelahkanan, , yang kedua yang terpenting di posisipaling kiri dan orang ketiga duduk di sebelahtengah

Urutan Saat Datang & PulangOrang yang paling utama akan tiba palingakhir dan meninggalkan tempat paling awal. Posisi mobil saat menjemput danmengantarkan tamu kehormatanmobil berhenti pada posisi dimana pintukanan mobil berada di arah pintu keluargedung, sehingga sang tamu dapat langsungberjalan menuju gedung begitu turun darimobil dan sebaliknya.

Menghadiri Perayaan/Acara Sebaiknya hadir 15 menit sebelum acara dimulai Duduk sesuai nomor atau deretan yang sudahditentukan. Kalau sudah duduk tidak usah mondar – mandiruntuk menyapa relasi Menahan diri untuk tidak menguap, kantuk ataumelirik kesana kemari. Tidak mengobrol saat acara berlangsung. Pastikan bahwa fisik cukup sehat dan kuat untukmenghadiri acara tersebut.

Diterima Pejabat TinggiSebelum Audensi perlu langkah sebagai berikut: Menghubungi orang yang berhubungan dan menanganimasalah audensi ini. Mengecek lagi waktu dan tempat kita akan diterima Mempersiapkan jumlah rombongan yang akan pergibersama sesuai arahan protokol. Mendata nama masing - masing anggota rombongan,lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan merekadalam organisasi Menyusun pokok-pokokmateri yang akan dibicarakan: Secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Dimasukkan dalam map yang bersih dan beriamplop. Ditujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

Saat Audensi Datang setengah jam lebih awal. Mengisi buku tamu yang disediakan Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengankartu identitas, kita patuhi peraturan tersebut. Tidak ribut dan menarik perhatian orang lain saatmenunggu. Dilarang keras merokok. Masuk ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkananggota. Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicaraterlebih dahulu. Ketua harus membahas isi pembicaraan danmenutupnya dengan baik dan jangan lupa memberikesempatan pada anggota.

Berfoto Bersama Pejabat Sebelum audensi dimulai, terlebih dahulumeminta pada petugas protokol yangmengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, kita memintakesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau“menodong”

Usai Audensi Bila ada jumpa pers, perlu disediakan materiuntuk dibagi-bagikanbagikan pada wartawan. Segera membuat ucapan terimakasih kepadapejabat yang telah menerima, dan sebaiknyamenyerahkan surat tsb dua hari setelahacara audensi selesai kepada petugasprotokol. Jangan lupa mengucapkan terimaksih kepadasemua pihak yang membantu terlaksananyaaudensi

Sekian