Panduan Bagi Menggunakan Sistem Perakam Waktu Elektronik

;|h.tllu}rl\tEltEll@t\-/TNSTITUT LATIHANKEHAKIMAN DAN FERUNDANGAN {ILKAJP}JABATAN PERDANA M ENTERILOT 5. PSRSTARAN UNIVERSITI43650 BANDAR BARU BANCISEL.{NGORTel: (Faks: fLamanTEe2'f3:to0 #.J*IHIS.H.E924 34t3bttpriisrvw.ilkap,gBv.nrl-Kami: ILKAPI}I lPUPls3 (23)Semua PegawaiInstitut Latihan Kehakiman dan PerundanganARAHAN TIMBALAN KETUA PENGARAH BIL. 1 TAHUN 13PANDUAN BAGI MENGGUNAKAN SISTEIT'I PERAKAMSECARA IMBASAN CAP JARIAKTU ELEKTRONIKTUJUANArahan ini bertujuan untuk menerangkan panduanPerakam Waktu Elektronik (PWE) secara lmbiasancapKehakiman dan Perundangan (ILKAP).menggunakan SistemJari di Institut LatihanLATAR BELAKANG2. Sistem PWE digunakan bagi menggantikan Sistemmemerlukan supaya setiap pegawai mengimbas; cap jarisemasa datang ke pejabat setiap pagi dan semas€l keluarada pada hari bekerja atau pada hari cuti hujung nringgupegawai masuk dan keluar dari pejabat akan direkodkandPerakam Waktu. lamesin pengimbasuntuk pulang, samacuti am. Oleh itu, waktusistem tersebut.3. Mesin pengimbas dipasang pada tempat keluardigunakan dan diletak di dua (2) lokasididalam lll(Ap, iaitupejabat yang biasa(a)(b)Lobi Bangunan Perdana; danLobi Bangunan Pusat Latihan dan Teknologiat (lTlTC).

4. Setiap pegawai perlu memuktamadkan pilihan waktu bekerja yang bersesuaianbagi ditetapkan dalam sistem PWE. Penetapan waktu bekerja ini berdasarkan WaktuBekerja Berperingkat (WBB) yang ditetapkan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan2 Tahun 2007 seperti yang berikut:Pilihan Waktu Masa masuk pejabat Masa keluar pejabatPerinqkat (WP) (tidak lewat dari) (tidak awal dari)WP1 7.30 pagi 4.30 petangwP2 8.00 pagi 5.00 petangWP3 8.30 pagi 5.30 petang5. Pertukaran WP hendaklah dimaklumkan kepada Timbalan Pendaftar, SeksyenPentadbiran dan Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan, ILKAP selewat-lewatnya tujuh(7) hari bekerja sebelum bulan berikutnya. Permohonan yang lewat diterima tidakakan diproses.PERJALANAN SISTEM PWEKeperluan-keperluan Utama6. Keberkesanan sistem PWE ini terletak pada penggunaan dan pengawasanyang bijak mengikut keperluan ILKAP. Keperluan-keperluan utama sistem initermasuklah -6.1memastikan supaya semua pegawai tidak datang lewat ke pejabat ataukeluar pejabat untuk pulang sebelum waktu masuk dan keluar pejabatyang ditetapkan ("waktu pejabat");6.2menqesan perbuatan datang lewat atau keluarpejabatsebelum waktupejabat dengan mudah kerana rekod imbasanjari disimpan di dalamsistem:2

6.3memastikan supaya setiap pegawai yang masuk atau keluar pejabatselain dari waktu pejabat mencatat sebab-sebaberbuat demikiandengan pengesahan atau tanda izin pegawai atasannya; dan6.4membolehkan tindakan sewajarnya diambir terhadap pegawai yangselalu datang lambat ke pejabat atau keluar pejabat dengan tidakmengikut waktu pejabat atau tanpa izin yang rasmi kerana sebab-sebabtertentu.Gara Penqqunaan PWE7 ' Berdasarkan sistem ini, semua pegawai perlu mengimbas cap jari pada mesinpengimbas sebaik sahaja sampai ke pejabat dan keluar pejabat untuk pulangberdasarkan pilihan waktu pejabat.8' Jika seseorang pegawai masuk pejabat atau keluar pejabat dengan tidakmengikut waktu pejabat, pegawai tersebut hendaklah menulis sebab-sebabnyadengan ringkas di dalam laporan bulanan rekod kedatangan yang akan dijanadaripada sistem selewat-lewatnya pada hari ketujuh bulan berikutnya. pengesahanpegawai atasan perlu didapati bagi setiap rekod kedatangan lewat atau pulang awal.Pegawai atasan akan menurunkan tandatangan ringkas jika penerangan yang diberidapat diterima. Jika penerangan itu tidak diterima, pegawai tersebut dianggap telahmelakukan kesalahan melanggar peraturan kerja.9' Pegawai atasan yang boleh menimbang sama ada satu-satu penerangan yangdikemukakan boleh diterim atau sebaliknya ialah pegawai yang bertanggungjawabsecara langsung bagi mengawas pekerjaan pegawai yang berkenaan. Sekiranyaragu-ragu tentang sama ada satu-satu penerangan dapat diterim atau tidak, pegawaitersebut bolehlah berbincang dengan pegawai atasannya atau KetuaBahagian/Program/ Seksyen/U nit send iri.10' Bagi maksud arahan ini, "Ketua Bahagian/Program/Seksyen/Unit', ertinyaTimbalan Ketua Pengarah, Pendaftar, Pengarah Bahagian Maklumat, pengarahProgram, Ketua Penolong Pengarah Unit Penyelidikan dan lnovasi, Timbalan

Pendaftar (Kewangan dan Aset), Timbalan Pendaftar (Domestik, Pembangunan danPenyelenggaraan), Timbalan Pendaftar (Pentadbiran dan perkhidmatan) danTimbalan Pendaftar (Teknologi Maklumat).11. Sekiranya rekod kedatangan lewat atau pulang awal pegawai melebihi tiga (3)kali dalam tempoh sebulan tanpa penerangan yang diterima oleh pegawai atasan -(a)pegawai tersebut perlu mengemukakan peneranganbertulis kepadapegawai atasan yang menjelaskan kenapa beliau terus melanggarperaturan kerja;(b)pegawai atasan perlu memberi amaran bertulis supaya pegawaitersebut tidak mengulangi lagi kesalahannya; dan(c)pegawai atasan perlu memanjangkan sesalinan surat penjelasanpegawai dan amaran bertulis tersebut kepada Timbalan pendaftar,seksyen Pentadbiran dan Perkhidmatan, Bahagian pengurusan, ILKAPuntuk rekod di dalam fail peribadi pegawai berkenaan.12' Sekiranya pegawai yang dimaksudkan dalam perenggan 11 masih merekodkandua (2) kali kedatangan lewat atau pulang awal tanpa penerangan yang diterima olehpegawai atasan pada bulan berikutnya -(a)pegawai tersebut perlu mengemukakan penerangan bertulis kepadapegawai atasan yang menjelaskan kenapa beliau masih lagi melanggarperaturan kerja;(b)pegawai atasan perlu memberi amaran bertulis akhir supaya pegawaitersebut tidak mengulangi lagi kesalahannya; dan(c)pegawai atasan perlu memanjangkan sesalinan surat penjelasanpegawai dan amaran bertulis akhir tersebut kepada Timbalan pendaftar,seksyen Pentadbiran dan perkhidmatan, Bahagian pengurusan ILKAPuntuk rekod di dalam fail peribadi pegawai berkenaan.

13. Sekiranya pegawai yang dimaksudkan dalam perenggan 12 merekodkansekali lagi kedatangan lewat atau pulang awal tanpa penerangan yang diterima olehpegawai atasan pada bulan berikutnya, tindakan tatatertib mengikut peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [p.u.(A) 395i19g3] akandilaksanakan.14' Pegawai yang telah datang ke pejabat tetapi perlu keluar semula untukmenghadiri mesyuarat atau menjalankan kerja di luar pejabat, hendaklah mengimbascap jari di mesin pengimbasemasa beliau keluar. Sekiranya pegawai tidak baliksemula ke pejabat kerana mesyuarat atau kerja luarnya selesai selepas waktupejabat, pegawai tersebut perlu mencatatkan waktu mesyuarat atau kerja luar tersebutdiselesaikan pada laporan bulanan rekod kedatangan. Pegawai perlu menulis alasankeluar pejabat dan memohon pengesahan pegawai atasannya dengan mendapatkantandatangan ringkas pegawai itu pada laporan bulanan tersebut.15. Sekiranya kaedah pengesahan di atas mendatangkan masalah, KetuaBahagian/Program/Seksyen/Unit berkenaan boleh menggunakan budi bicaranyauntuk mengesahkan masa mesyuarat/kerja luar siap bagi pegawainya.Keluar Keria Tanpa ke Peiabat Terlebih Dahulu16. Pegawai yang dibenarkan oleh pegawai atasannya untuk bertolak dari rumahterus ke tempat mesyuarat atau tempat beliau menjalankan kerja luar, tidak perludatang terlebih dahulu ke pejabat untuk mengimbas waktu kedatangannya. pegawaiboleh terus pergi dan membuat imbasan waktu masuk pejabat semasa beliau balik kepejabatnya semula. Pegawai tersebut hanya perlu menuliskan waktu dan sebabbeliau keluar dan mendapat pengesahan daripada pegawai atasannya denganmendapatkan tandatangan ringkas pegawai tersebut pada laporan bulanan rekodkedatangan.17 'Sekiranya pegawai tidak balik ke pejabat pada hari itu kerana mesyuarat ataukerja luarnya selesai selepas waktu pejabat, pegawai tersebut perlu menulis alasan

yang perlu dan mendapat pengesahan daripada pegawai atasannya denganmendapatkan tandatangan ringkas pegawai tersebut pada laporan bulanan rekodkedatangan.Bekeria di Luar Waktu Peiabat18' Pegawai yang menjalankan kerja di luar waktu pejabat dan layakdipertimbangkan tuntutan elaun kerja lebih masa, dikehendaki untuk mengimbaskedatangannya di mesin pengimbas apabila mereka sampai ke pejabat dan semasahendak pulang.19' Sekiranya pegawai perlu melaksanakan kerja sehingga melebihijam 12 tengahmalam hari kerya yang berkenaan, pegawai tersebut perlu mengimbas cap jari dimesin pengimbas semasa keluar pejabat untuk pulang pada hari berikutnya.20. Pegawai yang layak dipertimbangkan tuntutan elaun kerja lebih masa yangbekerja di luar waktu pejabat sehingga selepas jam 12 tengah malam hari kerja yangberkenaan, perlu memaklumkan kepada Timbalan Pendaftar, Seksyen pentadbirandan Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan, ILKAP untuk menjana laporan bulananrekod kedatangan daripada sistem memandangkan laporan tersebut adalah berbezadaripada laporan sedia ada.LAPORAN BULANAN REKOD KEDATANGAN PWE21' Seksyen Pentadbiran dan Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan, ILKAp akanmenjana laporan bulanan rekod kedatangan PWE bagi semua pegawai ILKApselewat-lewatnya pada hari ketujuh bulan berikutnya dan akan dipanjangkan kepadasetiap Ketua Bahagian/Programi Seksyen/Unit untuk tujuan semakan danpengesahan. Contoh laporan bulanan rekod kedatangan adalah seperti di LampiranA dan laporan bulanan rekod kedatangan bagi bekerja di luar waktu pejabat selepasjam 12 tengah malam adalah seperti di Lampiran B.22. Setiap Ketua Bahagian/program/ Seksyen/Unit perlu mengemukakan laporanbulanan rekod kedatangan pWE yang telah disahkanbagi setiap pegawai di bawah

Bahagian/Program/ Seksyen/Unit masing-masing kepada Timbalan Pendaftar,Seksyen Pentadbiran dan Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan, ILKAp dalamtempoh tujuh (7) hari selepas laporan bulanan itu diterima daripada SeksyenPentadbiran dan Perkhidmatan.23' Setiap pegawai yang mempunyai rekod kedatangan bagi keadaan seperti dipara 8, 14, 16, 17,18 dan 19 perlu menulisebab-sebabnya dengan ringkas padasetiap waktu yang berkenaan dan mendapatkan pengesahan pegawai atasannyadengan mendapatandatangan ringkas pegawai itu sebelum dikemukakan keseksyen Pentadbiran dan Perkhidmatan, Bahagian pengurusan lLKAP.24' Timbalan Pendaftar, Seksyen Pentadbiran dan Perkhidmatan, BahagianPengurusan, ILKAP akan mengeluarkan Notis Peringatan kepada mana-mana KetuaBahagian/Program/SeksyeniUnit yang gagal mengemukakan laporan bulanan rekodkedatangan PWE tersebut dalam tempoh yang ditetapkan.PEMAKAIAN25- Pemakaian garis panduan ini adalah tertakluk kepada peraturan dan garispanduan sedia ada, iaitu -a) Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 :Sistem Penggunaan KadPerakam waktu (punch card) di pejabat-pejabat Kerajaan; danb) Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2OO4: Penggunaan Sistem perakamWaktu Elektronik di Agensi-agensi Kerajaan.PEMATUHAN DAN KUAT KUASA26' Arahan ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya dan berkuat kuasa mulai15 April 2013.

PEMBATALAN27. Dengan berkuat kuasa Arahan ini, MemoPengarah ILKAP Bil. 01/PUp/38 bertarikh 20 Janruari 2oo3PejabatSekian, terima kasih.,,BERKHIDMATUNTUK NEGARA''Saya yang menurut perintah,t..:M_ H(sAROJtNt A/P KANDASAMY)Timbalan Ketua PengarahInstitut Latihan Kehakiman dan perundangan (lLffip)Jabatan Perdana MenteriO April 20138

LAMpI2AN h(v),oli-lol$tiat-lrl (elL 'ot>tx x x> < xzqJglGatoJgo.x x x x xX X X X XEEEEEEEgEEEgEEEEEgEggE EssEgEg gEEE ggE5EEE EE( l t @ n N N aE Y : $ S $ s: 9 9 9 9 9\ \ ie ! f sr y h € h 6v g < +t - ta @ @ @ @s q 1 o @ N 4: ] : t l n | ! $ Nb 5 5 5 5 5N N =N N NN O f . \ O Ni N N N iN N N N NO O O O O==?!!!===! :!!!sRRRsREEEE!:!!!!! !!eFee 8F88888 88E E E f , E h k h h E F E E E e f , [ E E I k k e rgOC@c\,1,Evor $fF,rU6 No xtf ,vqJ al- ) . < Fc Y oL \ \. = . t t N4Pe.> h o ov dL + ) :8< Htro)il6 E bui=ftE E F F F ;i r i F F n" F :i 5, n 1. rr n i il d r= = ; = = = = s s g g g g g g g g g g S g g= ==.b'-::Hrf).:oztsGt,F \ N \ F \ N@ o @ o\ \ oN N N N Ni N r Y ) . t\ \ \ \ \bN N N NND;.;';'bH i i i iN N N N NRRRRRReeRRH\ f . , N N N N N N3 F P P 9 9 p o: : S P 9 N € O O : N 6 *s s * E E q q . {X ^ l A l t ! N N -$F$$*$ Hs*** o. o-- m-- r'o- rn* m- o- df - n r i d i l iF H H H H HN N X K K R R RR R R R RR R R R R R R RNLu-uo(UcL

LAMPTe*F.l Bcr!6ttI-lctcrl9lLIoto.lottI :(5noIEo-eFggEHFgFgggF$ \ f $s *o ) o ) ov $ s( \ N NN NN c { Nsggggrrto)NS A N N N qoHHHHHH* H*R* HH$$g $E E$F E E g H H H 3E E 8 8 8 3 8 H F E8 8 E g E E E 5 H E gF F FFFFFFF F I - L L= =FFFFFFEEEEEF5EEFflo dE O -E.gz => oL PH 8= v ,o f oCJ F-tuOc q EO ( usx aer fr.E I F,-ot S t.-F 9 g 9 FfitI fifi fiEE EE EitFEFFFFss5ss$sg55ttE5!rglru; =uE E E = EuJ t! lJ.l uJ UJF F E E E. E . A F E E E Er J ( J O O O O OE E S p B p p =S S E J E F ( E E E2A a N - - - ^ ^=gbt = E E - ;LEfi fifi ;P P . < r E =.E,q .E.E {v v ! +3 B p ( e p p r ' l aF S S F S S sF, . x , , Y o _ q r E ( E ( ! o .e e E S a a N a a N9 9 9 . 9 9EsitEssS EH H e fri F ? E EfiFal ss$s3erfi!erfiI*r F lE8 5 9 8 5 5 Ra re ly lEol t " p i : p i o s r l . t =E P 5 R