indeks akauntabiliti pengurusan kewangan kementerian/ jabatan ...

INDEKS AKAUNTABILITIPENGURUSAN KEWANGANKEMENTERIAN/ JABATANDAN AGENSI KERAJAANPERSEKUTUAN DAN NEGERIJabatan Audit Negara

INDEKS AKAUNTABILITI PENGURUSAN KEWANGANKEMENTERIAN /JABATAN / AGENSIKERAJAAN PERSEKUTUAN DAN NEGERIKandunganMukaSuratPrakataii1. Pemberian Rating Berdasarkan Markah Keseluruhan 12. Tafsiran Skor Dan Rating 23. Elemen Pengurusan Kewangan 3-9I. Kawalan Pengurusan Organisasi 3II. Kawalan Bajet 5III. Kawalan Terimaan 6IV. Kawalan Perbelanjaan 6V. Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah Dan Deposit7VI. Kawalan Pengurusan Aset, Inventori Dan Stor 8VII. Pengurusan Pelaburan 9VIII. Pengurusan Pinjaman 9IX. Penyata Kewangan 9

PRAKATABuku ini bertujuan untuk menerangkan perkara yang diliputi dalammelaksanakan Indeks Akauntabiliti (IA) Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan dan Agensi Persekutuan dan Negeri. Jabatan Audit Negaramemperkenalkan IA bertujuan untuk memudahkan pengukuran kualitisecara objektif bagi pengurusan kewangan Kementerian, Jabatan dan AgensiKerajaan. IA disediakan selaras dengan teras RMK-9 mengukuhkan keupayaaninstitusi dan pelaksanaan dengan mengujudkan KPI bagi mempertingkatkanSistem Penyampaian Perkhidmatan Awam. IA diberi berdasarkan kepadatahap pematuhan peraturan kewangan berhubung dengan kawalan terhadappengurusan, bajet, terimaan, perbelanjaan, pengurusan kumpulan wangamanah/akaun amanah dan deposit serta aset, inventori dan stor. Denganpelaksanaan IA ini, ianya boleh membantu mewujudkan budaya kerjaberasaskan amalan terbaik untuk meningkatkan kecekapan pengurusankewangan. Selain itu, budaya membetulkan (kelemahan) yang biasa danmembiasakan (amalan) yang betul bukan sahaja dapat mempertingkatkantahap pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan dan Agensi KerajaanPersekutuan dan Negeri malah aspek integriti, keutuhan dan akauntabilitiyang ditekankan oleh Y.A.B. Perdana Menteri akan dapat dicapai.Jabatan Audit NegaraOktober 2007ii

1. PEMBERIAN RATING BERDASARKAN MARKAHKESELURUHANPengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan dan Agensi Kerajaan Persekutuanadalah dinilai berdasarkan kriteria bagi setiap indikator yang ditetapkan. Hasilpenilaian akan diberikan skor di antara 1 hingga 4. Skor yang diperolehi akandijumlahkan berasaskan wajaran yang ditetapkan bagi mendapatkan markahkeseluruhan. Daripada markah keseluruhan yang diperolehi, Kementerian/Jabatandan Agensi Kerajaan Persekutuan dan Negeri akan diberikan rating atau tahapIndeks Akauntabiliti seperti berikut:TAHAPMARKAHKESELURUHANRATINGSANGAT BAIK 90% -100% BAIK 70% - 89% MEMUASKAN 50% - 69% TIDAK MEMUASKAN 49% Ke bawah

2. TAFSIRAN SKOR DAN RATINGTAHAP SKOR TAFSIRANSANGAT BAIK 4• Objektif setiap elemen yang dinilai sentiasa dicapai danmemberi impak yang baik.• Pematuhan sepenuhnya kepada undang-undang danperaturan.• Pelaksanaan melebihi piawaian ditetapkan.• Pengagihan tugas diberi dengan teratur, jelas dan seimbang.• Kawalan dalaman keseluruhannya berkesan dan bolehdicontohi.• Pemantauan/penyeliaan keseluruhannya berkesan danboleh dicontohi.• Ada melaksanakan inovasi/pembaharuan bagimeningkatkan kualiti/produktiviti kerja.• Tiada keperluan untuk ambil tindakan pembetulan.• Boleh dijadikan penanda aras bagi Kementerian/Jabatandan Agensi lain.BAIK 3MEMUASKAN 2• Objektif setiap elemen yang dinilai dicapai.• Memenuhi keperluan undang-undang dan peraturan yangditetapkan.• Pelaksanaan memenuhi piawaian ditetapkan.• Pengagihan tugas diberi dengan teratur dan jelas.• Kawalan dalaman mencukupi dan dipatuhi sepenuhnya.• Pemantauan dan penyeliaan terhadap aktiviti mencukupi.• Tidak perlu tindakan pembetulan, memadai dengantindakan penambahbaikan.• Sebahagian objektif dalam elemen yang dinilai tidak dicapai.• Patuh kepada undang-undang dan sebahagian peraturanutama yang ditetapkan.• Pelaksanaan kadangkala memenuhi piawaian ditetapkan.• Pengagihan tugas diberi hanya untuk elemen utama.• Kawalan dalaman mencukupi tetapi tidak dilaksanakansecara konsisten.• Pemantauan/penyeliaan terhadap aktiviti utama sahajadibuat.• Tindakan susulan perlu diambil oleh pegawai yang diberitanggungjawab.TIDAKMEMUASKAN1• Semua atau sebahagian besar objektif elemen yang dinilaitidak dicapai.• Tidak mematuhi sebahagian besar daripada undang-undangdan peraturan utama yang ditetapkan.• Pelaksanaan lazimnya tidak memenuhi piawaian ditetapkan.• Pengagihan tugas tidak teratur dan tidak jelas.• Satu atau lebih daripada kawalan dalaman utama tidakdilaksanakan menyebabkan keadaan tidak terkawal.• Pemantauan/penyeliaan hanya sedikit /tiada atau tidakkonsisten terhadap aktiviti utama menyebabkan kerugian/pembaziran.• Tindakan susulan perlu diambil segera/dirujuk kepadapengurusan segera.

3. ELEMEN PENGURUSAN KEWANGANBagi membolehkan pegawai memastikan semua urusan kewangan di Kementerian/Jabatan dan Agensi Kerajaan Persekutuan dan Negeri dilaksanakan dengan cekap,berkesan dan tidak ada pembaziran, elemen berikut telah disediakan sebagai panduanpegawai. Pegawai Pengawal dinasihatkan untuk menentukan elemen-elemen inidilaksanakan dengan sempurna.(I) KAWALAN PENGURUSAN ORGANISASIELEMEN KRITERIA CATATAN• Carta organisasi lengkap dan kemaskini dengan mengambil kira semuaperjawatan yang diluluskan.Struktur Organisasi • Perjawatan bagi pengurusanatasan diisi dengan pegawai yangberkelayakan dan berpengalaman.SemuaPemeriksaanMengejutLembaga PengarahPengurusan SumberManusiaJawatankuasaPengurusan• Pemeriksaan mengejut dijalankanoleh Ketua Jabatan bagi memastikanwang awam sentiasa dalam keadaanselamat.• Perlantikan Pengerusi dan ahliLembaga mengikut Akta Tubuh.• Mesyuarat mengikut terma dan syarat.• Kehadiran ahli Lembaga dalammesyuarat.• Agenda mesyuarat, keputusan dantindakan berkesinambungan.• Jawatan diisi mengikut waranperjawatan.• Semua perjawatan yang diluluskantelah diisi.• Pelan peralihan tugas disediakan.• Pengisian perjawatan mengikutkelayakan dan pengalaman.• Latihan dirancang dan diberikankepada pegawai yang terlibat denganpengurusan kewangan.• Perlantikan pengerusi dan ahli.• Bilangan mesyuarat mengikut termadan syarat.• Kehadiran ahli jawatankuasa.• Agenda mesyuarat, keputusan dantindakan berkesinambungan.SemuaAgensiPersekutuan/Negeri sahajaSemuaSemua

ELEMEN KRITERIA CATATAN• Keahlian jawatankuasa mengikutpekeliling.• Kekerapan bermesyuarat.Jawatankuasa• Kehadiran ahli jawatankuasa.Pengurusan• Agenda mesyuarat, keputusan danSemuaKewangan Dantindakan.Akaun• Laporan Suku Tahunan di hantarkepada Pihak Berkuasa berkenaan.Jawatankuasa AuditJawatankuasaTadbir UrusJawatankuasaPelaburanJawatankuasaPerolehan(Tender/SebutHarga)Unit Audit DalamJawatankuasaKeutuhanPengurusan• Keahlian jawatankuasa dan bilanganmesyuarat mengikut pekeliling.• Kehadiran ahli jawatankuasa.• Agenda mesyuarat, keputusan dantindakan berkesinambungan.• Keahlian jawatankuasa mengikutpekeliling.• Kekerapan bermesyuarat• Agenda mesyuarat , keputusan dantindakan berkesinambungan.• Pengerusi dan ahli yang dilantikmempunyai kelayakan dalam bidangyang berkaitan.• Bilangan mesyuarat mengikut termadan syarat.• Agenda mesyuarat, keputusan dantindakan berkesinambungan.• Keahlian jawatankuasa mengikutpekeliling.• Kehadiran ahli jawatankuasa padasetiap mesyuarat.• Agenda mesyuarat, keputusan dantindakan berkesinambungan.• Penubuhan Unit Audit Dalam.• Rancangan Audit Tahunan disediakan.• Pelaksanaan tugas pengauditanmengikut perancangan.• Laporan dibentangkan diJawatankuasa Audit/ JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun.• Ditubuhkan dan bermesyuarat setiap 3bulan.• Laporan Suku Tahun disediakandengan lengkap dan diserahkankepada Pihak Berkuasa.AgensiPersekutuan/Negeri sahajaKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanAgensiPersekutuan/Negeri sahajaSemuaKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanSemua

ELEMEN KRITERIA CATATAN• Ditubuhkan dan bermesyuarat setiap 3Kementerian/bulan.JawatankuasaJabatan/• Laporan Suku Tahun disediakan danPembangunanAgensidikemukakan kepada Pihak Berkuasa.BerkenaanSistem PerakaunanBerkomputer• Manual Pengguna disediakan, lengkapdan kemas kini.• Laporan dikeluarkan secara harian,bulanan dan tahunan.• Laporan dikeluarkan tepat padamasanya.Kementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanManual ProsedurKerja Dan Fail MejaMS ISO 9001-2000(jika ada)Inovasi/Pembaharuan DanPenganugerahan• Manual Prosedur Kerja dan Fail Mejadisediakan dengan lengkap dan kemaskini.• MS ISO 9001-2000 disediakan denganlengkap dan kemas kini.• Mendapat pengiktirafan peringkatNegeri/ Kebangsaan/ Luar Negara.Kementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanSemua(II) KAWALAN BAJETELEMEN KRITERIA CATATAN• Disediakan dan diluluskan mengikutundang-undang yang ditetapkan.Penyediaan Bajet • Cadangan disokong dengan justifikasiyang jelas.SemuaKawalan BajetPengagihanPeruntukanKelulusanViremen/ Pindah/TambahanPeruntukanPemantauanKemajuan/ PrestasiPerbelanjaanPelaporan• Pendapatan dan perbelanjaanmengikut unjuran aliran tunai.• Peruntukan telah diagihkan mengikutkelulusan dan peraturan yangditetapkan.• Waran pindah peruntukan telahdiuruskan mengikut peraturan yangditetapkan.• Memastikan kemajuan kerjapelaksanaan projek .• Laporan sediakan dengan kemas kinidan betul.SemuaKementerian/Jabatan/AgensiPersekutuanSemuaKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanSemua

(III) KAWALAN TERIMAANELEMEN KRITERIA CATATAN• Borang hasil telah disenggarakandengan kemas kini dan teratur.Kawalan Borang• Borang hasil belum digunakan telah SemuaHasildisimpan dengan selamat.Penerimaan HasilKemasukanPungutan Ke BankKawalanPerakaunanTerimaan/HasilAkaun BelumTerima• Semua penerima wang awam telahmendapat kelulusan bertulis dandaftar diselenggarakan.• Semua kutipan adalah mengikutkadar yang dibenarkan.• Mewujudkan ciri-ciri keselamatansemasa kutipan.• Semua penerimaan telah direkodkanmengikut peraturan yang ditetapkan.• Pungutan dimasukkan ke bankdengan segera.• Pegawai yang bertanggungjawabmemastikan ketepatan pungutanyang dibankkan.• Akaun Tunai Bulanan telahdisediakan dengan lengkap dankemas kini mengikut peraturan yangditetapkan.• Semua laporan yang dikeluarkanoleh Pejabat Perakaunan disahkanketepatannya oleh Pejabat Pembayar.• Penyata Tunggakan Hasil/PenyataAkaun Belum Terima disediakandengan lengkap dan kemas kini.• Kaedah pengesahan tunggakan hasiltelah diwujudkan dengan sistematik.SemuaSemuaSemuaSemua(IV) KAWALAN PERBELANJAANELEMEN KRITERIA CATATAN• Semua urus niaga perbelanjaan telahdiperakaunkan dengan teratur dankemas kini.Kawalan• Penyata Penyesuaian Perbelanjaan/ SemuaPerakaunanBank telah disediakan dengan kemaskini.

ELEMEN KRITERIA CATATAN• Jawatankuasa pengurusan perolehandiwujudkan mengikut peraturanyang ditetapkan.Pengurusan• Kaedah dan tatacara perolehanSemuaPerolehanmematuhi peraturan yangditetapkan.PengurusanPembayaranPengurusan PanjarWang Runcit• Semua bayaran telah mematuhiperaturan yang ditetapkan.• Daftar Pembayaran telahdiselenggarakan mengikut peraturanyang ditetapkan.• Daftar Bil disenggarakan denganteratur peraturan yang ditetapkan.• Bayaran Pukal telah diuruskanmengikut peraturan yang ditetapkan.• Wang Panjar digunakan mengikuttujuan dan peraturan yangditetapkan.• Semua rekod telah diselenggarakanmengikut peraturan yang ditetapkan.SemuaSemua(V) KAWALAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT• Semua akaun dikemukakan untukpengauditan mengikut tempoh yangPengurusanditetapkan.Kumpulan Wang• Memastikan pengurusan akaun telah SemuaAmanah/ Akaundiselenggarakan mengikut peraturanAmanahyang ditetapkan.PengurusanKumpulan WangPinjamanPengurusan AkaunDeposit• Daftar Pinjaman telahdiselenggarakan dengan lengkap dankemas kini.• Daftar deposit diselenggarakandengan lengkap dan kemas kini.• Proses pewartaan diambil terhadapdeposit yang tidak dituntut/tidakdiperlukan melebihi 12 bulan.SemuaSemua

(VI) KAWALAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DANSTOR• Mewujudkan Unit PengurusanKawalan Umum •Aset bagi mengurus semua perkaraKementerian/berkaitan pengurusan aset.Jabatan/Mengemukakan semua laporanAgensiberkaitan pengurusan aset kepadaBerkenaanpihak yang bertanggungjawab.PenerimaanPendaftaranPenggunaan,Penyimpanan DanPemeriksaan AsetPenyenggaraanAsetPelupusan• Pegawai Penerima dilantik bagimenerima dan mengesahkan asetyang diterima.• Memastikan aset/bekalan pejabatditerima menepati spesifikasi dankualiti yang ditetapkan.• Aset didaftarkan dalam tempoh yangditetapkan dari tarikh pengesahanpenerimaan.• Semua daftar aset telahdiselenggarakan dengan kemas kinidan betul.• Aset telah digunakan bagi tujuanrasmi sahaja.• Aset telah disimpan di tempat yangselamat dan sesuai.• Pemeriksaan Aset/Verifikasi Stokdilaksanakan mengikut peraturanyang ditetapkan.• Menyediakan Senarai Aset yangmemerlukan penyenggaraan denganlengkap dan kemas kini.• Menyediakan programpenyenggaraan dan memastikandilaksanakan mengikut jadual.• Kenderaan disenggarakan mengikuttempoh yang ditetapkan.• Pegawai Pengawal telah melantikLembaga Pemeriksa.• Lembaga Pemeriksa menyediakanjadual pemeriksaan kepada Urussetia Pelupusan.Kementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaanKementerian/Jabatan/AgensiBerkenaan

ELEMEN KRITERIA CATATAN• Pegawai melaporkan kehilangankepada Ketua Jabatan dengan sertamerta.Kementerian/Kehilangan DanHapus kira• Menyediakan Laporan Awal danmengemukakan kepada PegawaiPengawal mengikut tempoh yangditetapkan.Jabatan/AgensiBerkenaan(VII) PENGURUSAN PELABURANPengurusanPelaburan(VIII) PENGURUSAN PINJAMANPengurusanPinjaman• Kuasa untuk melabur mengikut Akta.• Pelaburan di buat oleh pegawai yangdiberi kuasa.• Pelaburan diakaunkan dan didaftardengan lengkap dan kemas kini.• Pelaburan dibuat mengikut jadualkelulusan.• Kuasa untuk meminjam.• Kuasa untuk memberi pinjamankepada agensi luar dan subsidiari.• Rekod pinjaman lengkap, teratur dankemas kini.• Perjanjian Pinjaman disediakan.(IX) PENYATA KEWANGAN• Surplus/(Defisit) atau Untung/(Rugi).Prestasi Kewangan• Nisbah Kecairan (2:1)PenyerahanPenyata Kewangan• Penyerahan Penyata Kewanganmengikut tempoh yang ditetapkan.• Jenis Sijil Tanpa Teguran• Penyerahan Laporan Tahunan kePihak Berkuasa terlibat mengikuttempoh yang ditetapkan.AgensiPersekutuan/Negeri sahajaAgensiPersekutuan/Negeri sahajaAgensiPersekutuan/Negeri SahajaAgensiPersekutuan/Negeri Sahaja

12JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIANo. 15, Aras 1- 5, Persiaran PerdanaPresint 262518 PutrajayaMalaysiaTel : ++603-88899000Fax : ++603-88889710Laman Web : http://www.audit.gov.my