Untitled - Jabatan Audit Negara

audit.gov.my

Untitled - Jabatan Audit Negara

PERKARAMUKA SURATBAHAGIAN IV : BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLISAGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATANPendahuluan 171Pengauditan Penyata Kewangan 171Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan 172Persijilan Penyata Kewangan 172Pembentangan Penyata Kewangan 172Prestasi Kewangan 173Majlis Bandaraya Shah Alam 177Pengurusan KewanganPerbadanan Kemajuan Pertanian SelangorPengurusan Kewangan 193Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor 212Program Penempatan Semula SetingganMajlis Perbandaran Petaling Jaya 238Projek Komuniti ITBAHAGIAN V : PERKARA AMPendahuluan 259Kedudukan Masa Kini Perkara Yang DibangkitkanDalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2002 259Perkara Yang Dibangkitkan Dalam LaporanKetua Audit Negara Yang Masih Belum Selesai 265Pembentangan Laporan Ketua Audit Negara MengenaiPenyata Akaun Awam Dan Aktiviti Jabatan 269Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Wang Awam Negeri 269ii


PERKARAMUKA SURATPENUTUP 272LAMPIRANI Sijil Ketua Audit Negara 273II Lembaran Imbangan, Penyata Akaun Memorandum Dan 274Penyata Hasil DisatukanIII Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Agensi Negeri 277Sehingga 31 Julai 2004IV Pensijilan Penyata Kewangan Agensi Negeri Tahun 2003 278V Kedudukan Pembentangan Penyata Kewangan Agensi Negeri 280Sehingga 31 Julai 2004iii


KATA PENDAHULUANINTISARI LAPORAN1. Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktivitiKerajaan Negeri dan mengemukakan Laporan mengenainya kepada Seri PadukaBaginda Yang di-Pertuan Agong dan DYMM Sultan Selangor. Seri Paduka BagindaYang di-Pertuan Agong akan menitahkan supaya Laporan itu dibentangkan diParlimen manakala DYMM Sultan Selangor menitahkan untuk dibentangkan di DewanUndangan Negeri Selangor. Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Jabatan AuditNegara telah menjalankan 3 kaedah pengauditan seperti berikut:1.1 Pengauditan Penyata Kewangan - untuk memberi pendapat sama adaPenyata Akaun Awam Kerajaan Negeri bagi tahun berkenaan menggambarkankedudukan yang benar dan saksama serta rekod perakaunan mengenainyatelah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Pengauditan ini jugadibuat terhadap penyata kewangan Badan Berkanun Negeri, Majlis AgamaIslam dan Pihak Berkuasa Tempatan.1.2 Pengauditan Pengurusan Kewangan - untuk menentukan sama adapengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/ dilaksanakan mengikutundang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan.1.3 Pengauditan Prestasi - untuk menentukan sama ada sesuatu aktiviti Kerajaandilaksanakan dengan cekap, berhemat dan mencapai objektif/matlamat yangtelah ditetapkan.2. Laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Jabatan/AgensiKerajaan Negeri Bagi Tahun 2003 ini disediakan hasil daripada pengauditan yangtelah dijalankan di beberapa Jabatan/ Agensi Negeri sepanjang tahun 2003 melalui 3kaedah pengauditan yang telah dinyatakan. Bagi tujuan pengesahan Penyata Akauniv


Awam Kerajaan Negeri Tahun 2003, pengauditan terhadap sistem perakaunan dandokumen yang berkaitan dengan pembayaran dan terimaan telah dijalankan diPerbendaharaan Negeri dengan turut mengadakan pemeriksaan di 125 pusattanggungjawab. Pengauditan tersebut melibatkan pemeriksaan terhadap 991 baucarbayaran bernilai RM729.56 juta, sebanyak 831 penyata pemungut bernilai RM22.95juta dan 120 baucar jurnal bernilai RM666.51 juta. Pada masa yang sama,pengauditan pengurusan kewangan di 8 Jabatan/Agensi Negeri dan 6 pengauditanprestasi telah dijalankan. Berhubung dengan pengauditan prestasi, program/ aktivitiyang diaudit adalah berkaitan dengan pengurusan tunggakan cukai tanah,pengurusan hutan, program ternakan, program sosial dan pembangunan teknologimaklumat.3. Semua Pegawai Pengawal yang berkenaan telah dimaklumkan tentang perkarayang akan dilaporkan untuk pengesahan mereka. Laporan ini juga mengandungikedudukan masa kini perkara yang dibangkitkan dalam Laporan saya bagi tahun 2002untuk memberi gambaran sejauh mana tindakan susulan dan pembetulan telahdiambil oleh pihak Jabatan/Agensi Negeri berkenaan terhadap isu yang telahdibangkitkan4. Pada umumnya, pengurusan kewangan Jabatan Kerajaan Negeri pada tahun2003 telah menunjukkan peningkatan berbanding dengan tahun sebelumnya.Berhubung dengan pelaksanaan aktiviti pula, pada umumnya Jabatan/Agensi Negeritelah merancang aktiviti mereka dengan baik seperti menyediakan garis panduanyang lengkap, menetapkan matlamat pelaksanaan aktiviti, mengenal pasti keperluankewangan dan guna tenaga serta juga menetapkan norma kerja. Bagaimanapun, darisegi pelaksanaan aktivitinya, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan. Beberapakelemahan yang berpunca daripada kekurangan kakitangan dan peruntukankewangan, penyeliaan yang kurang rapi serta ketiadaan pemantauan masihberterusan berlaku.v


5. Jabatan Audit Negara terus mengambil beberapa pendekatan untuk membantuJabatan/Agensi Negeri memperbaiki kelemahan dalam pengurusan kewangan danpelaksanaan aktivitinya. Antara pendekatan yang telah diambil adalah seperti berikut :5.1 Program Anak Angat. Mulai tahun 2003, Jabatan Audit Negara telahmelaksanakan Program Anak Angkat. Asas pelaksanaan program ini adalahbagi mengatasi tanggapan bahawa Jabatan Audit Negara adalah sebuahJabatan yang bersifat ‘fault finder’ – hanya mencari kesalahan kepada sifatdevelopmental. Melalui program ini, empat pejabat telah dipilih untuk diberikanbimbingan dan nasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi memantapkan lagitahap pengurusan kewangan. Sehingga akhir bulan Julai 2004, sebanyak 2daripada 4 telah berjaya mengikuti program ini dan diberi sijil penyertaan.Harapan saya Jabatan/Agensi Negeri yang menamatkan program ini akan terusberusaha mengekalkan dan meningkatkan lagi tahap pengurusan kewangan diJabatan/Agensi Negeri masing-masing. Laporan berhubung denganpelaksanaan program ini juga dilaporkan dalam Laporan ini.5.2 Pengauditan Syarikat Kerajaan. Memandangkan penglibatan Kerajaan atauAgensi Kerajaan dalam syarikat Kerajaan/swasta melalui pegangan ekuiti danpemberian pinjaman/geran melibatkan jumlah kewangan yang besar danmeningkat dari tahun ke setahun, pengauditan terhadap syarikat berkenaanamatlah penting untuk menentukan wang awam yang terlibat digunakandengan cara yang cekap, berhemat serta selaras dengan objektif yangditetapkan. Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara telah mendapatkan perintahdaripada Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong untuk menjalankanpengauditan terhadap syarikat berkenaan selaras dengan peruntukan Seksyen5(1)(d) Akta Audit 1957 pada 19 November 2003.vi


5.3 Penglibatan Semasa Pembangunan Sistem Berkomputer. Pegawai JabatanAudit Negara telah menyertai perbincangan mengenai pembangunan sistemberkomputer khasnya di peringkat Perbendaharaan Negeri bagi memastikankawalan dalaman yang mencukupi diwujudkan untuk menjamin keutuhansistem dan integriti data. Penglibatan ini dirasai perlu memandangkanpembangunan sesuatu sistem berkomputer melibatkan perbelanjaan Kerajaanyang besar dan dengan itu sudah sewajarnya ia dilaksanakan dengan teraturdan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.6. Laporan ini disediakan dalam 5 Bahagian seperti berikut :Bahagian I : Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri bagi TahunBerakhir 31 Disember 2003Bahagian II : Pengurusan Kewangan Jabatan NegeriBahagian III : Aktiviti Jabatan Dan Kajian KhasBahagian IV :Badan Berkanun Negeri, Majlis Agama Islam Dan PihakBerkuasa TempatanBahagian V : Perkara Am7. Di samping memenuhi kehendak perundangan, saya berharap laporan ini dapatdijadikan sebagai salah satu asas untuk memperbaiki segala kelemahan danmeningkatkan lagi tahap pengurusan wang awam. Ini penting bagi menjamin setiapRinggit Malaysia yang dipungut dan dibelanjakan akan dapat menyumbang kepadapembangunan dan keselesaan hidup rakyat sesebuah negeri. Secara tidak langsungianya akan menyumbang ke arah mewujudkan sebuah Negara Malaysia yangcemerlang, gemilang dan terbilang.vii


8. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawaiJabatan/Agensi Negeri yang telah memberikan kerjasama kepada pegawai sayasepanjang pengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan danterima kasih kepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikansepenuh komitmen untuk menyiapkan Laporan ini.(TAN SRI DR. HADENAN BIN A. JALIL)Ketua Audit NegaraMalaysiaPutrajaya3 September 2004viii


INTISARI LAPORANBAHAGIAN I - PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SELANGORBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20031. Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri pada tahun 2003 telah dapatdisahkan dengan rekod dan dokumen sokongan yang mencukupi. Kedudukankewangan Kerajaan Negeri pada tahun 2003 berdasarkan Lembaran Imbanganadalah kukuh di mana aset yang berjumlah RM709.32 juta dapat menampungtanggungan berjumlah RM479.20 juta yang terdiri daripada Akaun Kena Bayar,Deposit/Amanah dan bayaran balik pinjaman.BAHAGIAN II - PENGURUSAN KEWANGAN KERAJAAN NEGERI2. Pengauditan yang dijalankan di Perbendaharaan Negeri, Pejabat Daerah danTanah Gombak dan Hulu Langat, Jabatan Perancang Bandar dan Desa, JabatanMufti, Pejabat Dewan Undangan Negeri dan Pejabat D.Y.M.M Sultan Selangormendapati masih wujud kelemahan dalam pengurusan kewangan. Prosedurkewangan mengenai pengurusan hasil dan perbelanjaan, amanah, pelaburan, hartamodal dan stor serta penyelenggaraan rekod kewangan tidak dipatuhi sepenuhnya.BAHAGIAN III -AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHASJABATAN PERHUTANAN- Pengurusan Pembalakan3. Pengurusan pembalakan di Jabatan Perhutanan Negeri Selangor telahdirancang dan dilaksanakan dengan memuaskan. Kaedah pemberian kawasanserta pengurusan hutan telah dibuat dengan sistematik dan disesuaikan dengankeadaan semasa. Walaupun begitu, pengurusan hutan akan dapat dipertingkatkanix


sekiranya kelemahan yang wujud dapat diatasi. Jabatan perlu menimbang denganserius keutamaan memberi kawasan pembalakan secara tender yang lebihmenguntungkan Kerajaan Negeri berbanding secara konsesi dan kurnia yangdipraktikkan sekarang ini.PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI- Penswastaan Tunggakan Cukai Tanah4. Kerajaan Negeri telah menswastakan perkhidmatan kutipan tunggakancukai tanah di Negeri Selangor mulai tahun 2001. Program penswastaan ini telahberjaya mencapai matlamatnya untuk membantu Kerajaan Negeri mengutip cukaitanah yang tertunggak sekian lama. Meskipun perancangan khusus bagi programini tidak disediakan, ia telah dapat dilaksanakan walaupun wujud beberapamasalah. Antara masalah yang dikenal pasti ialah tidak wujud koordinasi antaraUnit Hasil dan Unit Pendaftaran di Pejabat Tanah serta masalah data yang tidakkemas kini di Pusat ICT.JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT- Pengurusan Bantuan Am5. Bantuan Am yang diuruskan oleh Jabatan Kebajikan Masyarakat diberikankepada individu/ keluarga yang tidak berkemampuan untuk meringankan bebankesulitan kewangan mereka buat sementara waktu sehingga mereka dapatberdikari. Semua aspek berkaitan pengurusan Bantuan Am seperti kaedahpermohonan, kriteria kelayakan, kadar dan prosedur agihan telah digariskandengan terperinci. Bagaimanapun dari segi pelaksanaannya, beberapa masalahtelah dikenal pasti seperti sistem penyelenggaraan fail yang kurang sempurna,kelewatan dalam proses siasatan dan kelulusan permohonan serta kekurangankemudahan kepada kakitangan dan penerima bantuan. Pada amnya, Jabatantelah berjaya melaksanakan tanggungjawab sosial ini dengan baik. Namunpenambahbaikan yang berterusan perlu dilaksanakan bagi menghasilkanperkhidmatan yang lebih berkualiti.x


JABATAN PERHIDMATAN HAIWAN- Projek Ternakan Ayam Daging6. Jabatan Perkhidmatan Haiwan telah melaksanakan projek ternakan ayamdaging memandangkan kadar permintaan ayam yang meningkat setiap tahunmanakala kadar pengeluarannya tidak dapat menampung permintaan tersebut.Projek ini dijalankan melalui 2 konsep. Konsep pertama adalah penternakan ayamsecara tradisional iaitu menggunakan kaedah reban terbuka. Konsep kedua pulaialah kaedah pembinaan reban secara tertutup dengan penggunaan teknologimoden. Secara keseluruhannya, projek ini telah dapat mengurangkan masalahbekalan ayam tempatan serta mengubah corak penternakan ke arah penggunaanperalatan berteknologi tinggi dan mesra alam.BAHAGIAN IV -BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAMDAN PIHAK BERKUASA TEMPATANMAJLIS PERBANDARAN SHAH ALAM- Pengurusan Kewangan7. Pemeriksaan Audit mendapati pengurusan kewangan Majlis BandarayaShah Alam mempunyai beberapa kelemahan yang perlu diperbetulkan. Majlisdisaran menjalankan pemeriksaan mengejut ke atas wang tunai yang dikutipdikaunter. Majlis perlu memberi perhatian terhadap pengeluaran inden sertakaedah penawaran tender dan sebut harga supaya lebih telus dan adil. Selain itu,Majlis perlu memastikan semua bil yang diterima dikawal dan dibayar dalamtempoh yang ditetapkan. Kekosongan jawatan perlu diisi untuk meningkatkanprestasi Majlis.PERBADANAN KEMAJUAN PERTANIAN SELANGOR- Pengurusan Kewangan8. Secara keseluruhannya, pengurusan kewangan Perbadanan perlu diperbaikiterutamanya dalam kawalan pengurusan, kawalan hasil dan perbelanjaan.Perbadanan perlu mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaunxi


supaya dapat memantau dan membincangkan perkara mengenai pengurusankewangan di samping memastikan Peraturan Perakaunan Dan KewanganPerbadanan yang ditetapkan dipatuhi. Manakala pengurusan pinjaman danpengurusan aset masih boleh diperkemaskan lagi supaya semua prosedurkewangan dapat dipatuhi. Walaupun begitu, pengurusan pelaburan, akaun amanahdan deposit Perbadanan adalah memuaskan.PERBADANAN KEMAJUAN NEGERI SELANGOR- Program Penempatan Semula Setinggan9. Melalui Rancangan Malaysia Kelapan (RMK 8) antara matlamat KerajaanNegeri Selangor adalah untuk mencapai kadar setinggan sifar menjelang tahun2005. Selain daripada Pihak Berkuasa Tempatan Negeri, Perbadanan diberitanggungajwab untuk melaksanakan Program Penempatan Semula Setingganyang menduduki tanah milik Kerajaan Negeri. Kajian Audit mendapati Perbadananadalah berkeupayaan menyediakan rumah kos rendah yang diperlukan.Perbadanan juga mempunyai guna tenaga yang mencukupi dan berpengalaman.Semua projek pembinaan rumah kos rendah dilaksanakan oleh anak syarikatPerbadanan. Pihak Audit berpendapat Perbadanan perlu mempunyai sumberkewangan yang mencukupi untuk membiayai projek disebabkan Perbadanan tidakmendapat sebarang bantuan kewangan daripada Kerajaan Negeri melainkan tanahyang dianugerahkan untuk dimajukan sebagai kawasan perumahan.MAJLIS PERBANDARAN PETALING JAYA- Projek Komuniti IT10. Pusat Komuniti IT merupakan program sosial Kerajaan Negeri dalam usahamerapatkan jurang digital di kalangan masyarakat bandar dan luar bandar untukmewujudkan pembangunan IT yang seimbang. Majlis Perbandaran Petaling Jayabertanggungjawab terhadap 5 program PKIT yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeridi samping 4 PKIT yang diusahakan oleh Majlis. Kajian Audit mendapati akibatkelemahan perancangan dan pelaksanaan program serta kurang pemantauan,program ini tidak mencapai matlamatnya. Pihak pengurusan Majlis dan Persatuan/Jawatankuasa Penduduk haruslah lebih komited untuk menjayakan program ini.xii


BAHAGIAN IPENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SELANGORBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20031. PENDAHULUANPenyata Akaun Awam yang berkembar bersama-sama Laporan inimengandungi Lembaran Imbangan, Penyata Akaun Memorandum serta PenyataHasil dan Perbelanjaan yang menunjukkan kedudukan kewangan Kerajaan Negeripada 31 Disember 2003.Selaras dengan Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan 1957, Pihak BerkuasaKewangan Negeri dikehendaki menyediakan Penyata Akaun Awam secepat mungkinselepas penutupan akaun tahunan. Penyata tersebut hendaklah dikemukakankepada Ketua Audit Negara dalam tempoh 7 bulan untuk diaudit sepertidiperuntukkan di bawah Seksyen 9 Akta Audit 1957. Pegawai Kewangan Negeritelah mengemukakan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Selangor bagitahun berakhir 31 Disember 2003 kepada Jabatan Audit Negara pada 16 Julai2004.Pengauditan terhadap Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri adalah untukmengesah dan memastikan ketepatannya serta memberi pendapat sama adaPenyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama. Dalammenentukan sama ada sesuatu kesilapan adalah material, faktor yang diambil kiraialah jumlah nilai kesilapan dalam akaun, corak (nature) kesilapan dan juga keadaandi bawah mana transaksi itu berlaku. Kesilapan, ketinggalan dalam akaun danketiadaan dokumen sokongan yang material dilaporkan dalam Bahagian ini.Bagi memastikan pengurusan kewangan dapat dipertingkatkan,Perbendaharaan Negeri telah mengeluarkan 2 pekeliling kepada semua KetuaJabatan Negeri iaitu mengenai Tatacara Perakaunan Pungutan dan PeraturanPenutupan Akaun Tahun Kewangan 2003. Seperti di tahun yang lalu,Perbendaharaan Negeri dengan kerjasama Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,1


Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri telah mengadakan program latihan untukpegawai dan kakitangan di semua pejabat secara berkala. Pada tahun 2003,sejumlah 16 kursus telah diadakan berkaitan dengan perkhidmatan, peningkatankecekapan dan pengurusan kewangan. Selain itu, bagi memantau pengurusankewangan Jabatan dan Agensi, Jawatankuasa Induk Pengurusan Kewangan, AkaunDan Audit yang ditubuhkan pada bulan Jun 1999 telah mengadakan 2 mesyuaratpada tahun 2003 bagi membincangkan masalah pengurusan kewangan di JabatanNegeri. Perbendaharaan Negeri juga dengan kerjasama Jabatan dan Agensi Negeritelah menyediakan memorandum jawapan terhadap Laporan Ketua Audit NegaraTahun 2002 untuk dibentangkan di Dewan Undangan Negeri.Seksyen Audit Dalam di bawah Bahagian Audit Dalam Dan PengaduanAwam, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri telah disusun semula pada tahun 2003dengan penambahan 5 jawatan. Sepanjang tahun 2003, sejumlah 6 kajian prestasidan 8 pengurusan kewangan yang telah dijalankan oleh Jabatan Audit Negaraterhadap Jabatan di Negeri Selangor telah dibincangkan semasa MesyuaratJawatankuasa Audit Pengurusan. Setakat ini, hanya 2 daripada 7 Badan BerkanunNegeri mempunyai Unit Audit Dalam. Manakala bagi Pihak Berkuasa Tempatanhanya 5 daripada 12 Pihak Berkuasa Tempatan telah menubuhkannya. Pada tahun2003, tidak ada Agensi tersebut yang menubuhkan Unit Audit Dalam.Selain itu, sejajar dengan hasrat untuk menerapkan budaya kualiti dalamsistem pentadbiran Kerajaan Negeri, Bahagian Kewangan, Bahagian PengurusanSumber Manusia, Bahagian Audit Dalam Dan Pengaduan Awam dan PusatTeknologi Maklumat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri yang memperolehianugerah MS ISO 9002 pada tahun 2002 sedang berusaha untuk memperolehi sijilMS ISO 9002 Versi 2000.Seperti di tahun yang lalu, Jabatan Audit Negara turut memberi sumbangankepada Kerajaan Negeri bagi mempertingkatkan prestasi pengurusan kewangannya.Pada tahun 2003, pegawai Jabatan Audit Negara telah dilantik menjadi ahli panelAnugerah Pengurusan Kewangan dan Anugerah Kaunter Berkualiti bagi Jabatan danAgensi. Sejumlah 7 taklimat dan ceramah telah diberikan oleh pegawai Jabatan AuditNegara kepada Jabatan dan Agensi melalui kursus serta latihan pengurusankewangan anjuran Kerajaan Negeri. Pegawai Jabatan Audit Negara juga menjadi2


Ahli Jawatankuasa Pembangunan Negeri, Jawatankuasa Pengkomputeran SistemPungutan Hasil Tanah dan Jawatankuasa Pengkomputeran Sistem Perakaunan bagi4 Majlis Daerah.2. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAMPengauditan Penyata Akaun Awam telah dilaksanakan mengikut Akta Audit1957 dan berpandukan Piawaian Pengauditan yang diluluskan. Akta dan Piawaiantersebut menghendaki pengauditan dirancang dan dilaksanakan bagi mendapatkepastian yang munasabah sama ada Penyata Akaun Awam adalah bebas daripadakesilapan dan ketinggalan yang ketara. Pengauditan itu termasuk memeriksa rekodsecara semak uji, menyemak bukti yang menyokong angka dan memastikanpenzahiran yang mencukupi dalam penyampaian Penyata Akaun Awam. Padapendapat Audit, Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri ini menunjukkangambaran benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan NegeriSelangor pada 31 Disember 2003. Sijil Ketua Audit Negara mengenai PenyataAkaun Awam ini dan ringkasan Penyata Akaun Awam yang telah diaudit adalahseperti di Lampiran I dan II.Prestasi persembahan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri inihendaklah dikekalkan supaya sijil tanpa teguran masih dapat dikeluarkan padatahun akan datang. Usaha ini penting bagi memastikan akauntabiliti awamterhadap pengurusan kewangan Kerajaan Negeri terus dipertingkatkan.3. ANALISIS TERHADAP PENYATA AKAUN AWAMAnalisis Penyata Akaun Awam dibuat bagi menilai kedudukan kewanganKerajaan Negeri Selangor pada akhir tahun 2003 berbanding dengan kedudukanpada akhir tahun 2002. Penilaian ini adalah berdasarkan kepada 2 jenis penyatautama iaitu Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum. Kedua penyataini memberikan gambaran berbeza di mana Lembaran Imbangan menunjukkankeadaan sebenar kewangan Kerajaan Negeri pada akhir tahun berkenaan yangberasaskan tunai, sementara Penyata Akaun Memorandum merupakanmemorandum untuk memaklumkan kedudukan kewangan Kerajaan Negeri yanglebih bercorak jangka panjang dan ke arah perakaunan asas akruan.3


3.1 KEDUDUKAN KEWANGAN KERAJAAN NEGERIKedudukan kewangan sesebuah Negeri dapat dinilai daripada maklumatkewangan yang terkandung di Lembaran Imbangan dan Penyata AkaunMemorandum. Lembaran Imbangan digunakan untuk mengakaunkanKumpulan Wang Disatukan yang ditubuhkan melalui Perkara 97(1) dan (2)Perlembagaan Persekutuan. Kumpulan Wang Disatukan ini terdiri daripada 3akaun iaitu Akaun Hasil Disatukan, Akaun Amanah Disatukan dan AkaunPinjaman Disatukan. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Selangor padaakhir Disember 2003 adalah seperti di Jadual 1.Jadual 1Kedudukan Kumpulan Wang Disatukan MengikutLembaran ImbanganBilButiranTahun2002Tahun2003Peningkatan/(Penurunan)(RM Juta)(RM Juta)(RM Juta)1. Akaun Hasil Disatukan 650.23 536.84 (113.39)2.Akaun Amanah DisatukanTerdiri daripada:i) Kumpulan Wang Pembangunanii) Kumpulan Wang Amanah Kerajaaniii) Kumpulan Wang Amanah Awamiv) Depositv) Kumpulan Wang PembangunanHutanv) Akaun Kena Bayar179.66(254.64)42.3686.71176.76(2.28)130.75172.48(169.17)50.4293.5887.43(1.98)112.20(7.18)85.478.066.87(89.33)0.30(18.55)3. Akaun Pinjaman Disatukan - - -Jumlah 829.89 709.32 (120.57)Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri SelangorMengikut Lembaran Imbangan, jumlah Kumpulan Wang Disatukan pada akhirtahun 2003 adalah RM709.32 juta. Jumlah tersebut terdiri daripada asetberbentuk wang tunai sejumlah RM342.56 juta dan pelaburan sejumlah4


RM366.76 juta. Kumpulan Wang Disatukan Kerajaan Negeri telah mengalamipengurangan berjumlah RM120.57 juta iaitu daripada RM829.89 juta padatahun 2002 menjadi RM709.32 juta pada tahun 2003. Punca utamapengurangan ini adalah disebabkan oleh kemerosotan Akaun Hasil Disatukansejumlah RM113.39 juta. Dari segi kedudukan kewangan Kerajaan Negeriadalah kukuh di mana aset yang berjumlah RM709.32 juta dapat menampungtanggungan berjumlah RM479.20 juta yang terdiri daripada Akaun Kena Bayarsejumlah RM112.20 juta, deposit sejumlah RM87.43 juta, Kumpulan WangAmanah Awam berjumlah RM93.58 juta dan tunggakan bayaran balikpinjaman berjumlah RM185.99 juta.Mengikut Penyata Akaun Memorandum, kedudukan kewangan KerajaanNegeri Selangor adalah seperti di Jadual 2.BilJadual 2Aset Dan TanggunganMengikut Kedudukan Penyata Akaun MemorandumButiran1. AsetPenyata Hasil BelumTerimaTahun2002(RM Juta)Tahun2003(RM Juta)Peningkatan/(Penurunan)(RM Juta)135.60 378.26 242.66Pinjaman Boleh Dituntut 334.19 337.32 3.13Pelaburan 211.51 211.52 0.01Jumlah Aset 681.30 927.10 245.802. TanggunganHutang Kerajaan Negeri1,056.76 1,055.76 (1.00)Jumlah Tanggungan 1,056.76 1,055.76 (1.00)Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri SelangorJumlah aset yang ditunjuk dalam Penyata Akaun Memorandum telahmeningkat sejumlah RM245.80 juta iaitu daripada RM681.30 juta pada tahun2002 menjadi RM927.10 juta pada tahun 2003. Peningkatan ini berpuncadaripada tunggakan hasil yang bertambah sejumlah RM242.66 juta. Selaintunggakan hasil, aset ini juga terdiri daripada Pinjaman Boleh Tuntut danPelaburan yang masing-masing berjumlah RM337.32 juta dan RM211.52 juta.5


Pada pandangan Audit, walaupun kedudukan kewangan Kerajaan Negeripada tahun 2003 menurun jika dibandingkan dengan tahun 2002, asetberjumlah RM709.32 juta masih mencukupi untuk menampungTanggungan berjumlah RM479.20 juta. Analisis lengkap berkenaankomponen Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandumditunjuk di perenggan berikutnya.LEMBARAN IMBANGAN3.2 AKAUN HASIL DISATUKANKerajaan Negeri telah mengakhiri tahun kewangan 2003 dengan defisitberjumlah RM113.39 juta. Defisit ini berpunca daripada perbelanjaanKerajaan Negeri berjumlah RM1,073.39 juta berbanding hasil yang diperolehiberjumlah RM960 juta pada tahun 2003.3.2.1 HasilPada keseluruhannya hasil yang dikutip oleh Kerajaan NegeriSelangor pada tahun 2003 berjumlah RM960 juta iaitu meningkatsejumlah RM89.47 juta berbanding tahun 2002 berjumlah RM870.53juta. Jumlah hasil mengikut kategori adalah seperti di Jadual 3.Jadual 3Pungutan Hasil Tahun 2002 Dan 2003Bil Kategori Tahun 2002(RM Juta)1. Hasil Cukai332.392. Hasil Bukan Cukai403.693. Terimaan Bukan Hasil134.45Tahun 2003(RM Juta)340.35412.97206.68Lebihan/(Kurangan)(RM Juta)7.969.2872.23Jumlah 870.53 960.00 89.47Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri SelangorAnalisis Audit mendapati sebanyak 54 butiran hasil mengalamipeningkatan berjumlah RM169.21 juta dan sebanyak 41 butiran6


mengalami penurunan berjumlah RM79.74 juta. Berikut adalahpeningkatan dan penurunan yang ketara bagi butiran hasil tersebut.i) Peningkatan Hasil Yang Ketaraa) Hasil Yang MeragukanPada tahun 2003, Kerajaan Negeri telah menerima hasilberjumlah RM12.02 juta yang dikategorikan sebagai HasilYang Meragukan. Hasil ini menunjukkan peningkatansejumlah RM6.21 juta berbanding dengan RM5.81 jutapada tahun 2002. Butiran hasil yang baru diwujudkanpada tahun 2002 ini adalah berdasarkan PekelilingPerbendaharaan Negeri Selangor Bil.5 Tahun 2002.Pekeliling ini menyatakan pengasingan perlu dibuat bagihasil Kerajaan yang dianggap meragukan mengikuthukum syarak seperti Lesen Pendaftaran Anjing, MesinHiburan Elektronik, Snooker dan lain-lain.b) Premium Geran TanahPada tahun 2003, Premium Geran Tanah merupakanpenyumbang utama iaitu sejumlah 29% daripada hasilKerajaan Negeri. Kutipan pada tahun 2003 berjumlahRM284.87 juta meningkat sejumlah RM25.31 jutaberbanding RM259.56 juta pada tahun 2002. Pejabatyang membuat kutipan tertinggi ialah Pejabat Daerah DanTanah Petaling, Hulu Langat dan Gombak. Peningkatanini adalah disebabkan pengeluaran geran baru danpertukaran syarat penggunaan tanah selaras denganpertumbuhan pesat sektor ekonomi seperti hartanah danperindustrian.c) Pelbagai Hasil Tahun LaluTerimaan hasil ini meningkat sejumlah RM99.78 jutamenjadi RM114.97 juta pada tahun 2003 berbandingRM15.19 juta pada tahun 2002. Antara faktor utamapeningkatan ini adalah disebabkan terimaan sejumlah7


RM81.25 juta yang merupakan pindahan daripada akaundeposit bagi tahun 1960 hingga 2002 ke akaun hasil.Selain itu, sejumlah RM10.23 juta adalah BayaranPerkhidmatan 2002 Kepada Kerajaan Negeri Bagi ProjekPersekutuan yang diterima pada tahun 2003.d) Pindahan Daripada Kira-kira AmanahBaki Pindahan Daripada Kira-kira Amanah yang hanyaberjumlah RM372,306 pada tahun 2002 mengalamipeningkatan yang ketara menjadi RM6.69 juta pada tahun2003. Pejabat yang menunjukkan peningkatan palingketara ialah Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat.Peningkatan sejumlah RM6.32 juta tersebut adalahdisebabkan pindahan deposit tahun lalu dari akaunamanah telah tersilap diakaunkan ke hasil ini.ii)Penurunan Hasil Yang Ketaraa) Faedah Daripada Penanaman Modal/ PertaruhanTetapFaedah daripada Penanaman Modal/Pertaruhan Tetapyang dikutip pada tahun 2002 sejumlah RM27.80 jutatelah menurun sejumlah RM15.14 juta menjadi RM12.66juta pada tahun 2003. Penurunan ini terutamanyadisebabkan Kerajaan Negeri telah mencairkan simpanantetapnya bernilai RM65 juta pada bulan Oktober danNovember 2003 untuk menanggung perbelanjaanmengurus.b) Faedah Daripada Pinjaman Kepada Badan BerkanunPada tahun 2002 kutipan Faedah Daripada PinjamanKepada Badan Berkanun adalah sejumlah RM10.45 jutamanakala tiada sebarang hasil diperolehi pada tahun2003. Penurunan ini adalah berikutan tiada bayaran balikditerima daripada Badan Berkanun kecuali daripada Majlis8


Perbandaran Ampang Jaya yang mana tiada faedahdikenakan bagi pinjaman tersebut.c) Pemberian Pertambahan Hasil Dan Pemberian 50%Kos Urus Kerajaan NegeriPada tahun 2002, terimaan bagi Pemberian PertambahanHasil dan Pemberian 50% Kos Urus Kerajaan Negerimasing-masing berjumlah RM10.13 juta dan RM26.11juta. Penurunan bagi Pemberian Pertambahan Hasil danPemberian 50% Kos Urus Kerajaan Negeri adalah keranapemberian sedemikian tidak diterima pada tahun 2003tetapi hanya diterima pada bulan Januari 2004.3.2.2 Perbelanjaan MengurusPerbelanjaan mengurus Kerajaan Negeri secara keseluruhannyamenurun sejumlah RM173.20 juta daripada RM1.25 bilion pada tahun2002 menjadi RM1.07 bilion pada tahun 2003. Perbelanjaan initerdiri daripada 5 kategori iaitu Emolumen, Perkhidmatan danBekalan, Aset, Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap serta PelbagaiPerbelanjaan. Kedudukan perbelanjaan mengurus mengikut kategoribagi tahun 2003 berbanding tahun 2002 adalah seperti di Jadual 4.Bil1.2.3.4.5.Jadual 4Perbelanjaan Mengurus Bagi Tahun 2002 Dan 2003Tahun Tahun Peningkatan/Kategori Perbelanjaan2002 2003 (Penurunan)(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Emolumen140.67 143.522.85Perkhidmatan Dan477.68 189.28 (288.40)BekalanAset8.99 8.47 (0.52)Pemberian Dan Kenaan 602.33 730.33 128.00Bayaran TetapPelbagai Perbelanjaan 16.92 1.79 (15.13)Jumlah 1,246.59 1,073.39 (173.20)Sumber : Penyata Akaun AwamNegeri Selangor9


Analisis Audit selanjutnya mendedahkan antara butiran perbelanjaanyang menunjukkan peningkatan dan penurunan ketara adalah sepertiberikut:i) Peningkatan Perbelanjaan Yang Ketaraa) Pemberian Dalam NegeriPerbelanjaan bagi Pemberian Dalam Negeri pada tahun2003 berjumlah RM717.46 juta iaitu 66% daripadakeseluruhan perbelanjaan mengurus tahun 2003.Perbelanjaan ini telah meningkat sejumlah RM135.09 jutaberbanding RM582.37 juta pada tahun 2002. Antarapunca utama peningkatan perbelanjaan ini adalahpertambahan caruman kepada Kumpulan WangPembangunan/Hutan yang meningkat sejumlahRM130.90 juta iaitu daripada RM479.15 juta pada tahun2002 menjadi RM610.05 juta pada tahun 2003.Peningkatan perbelanjaan butiran Pemberian DalamNegeri juga disebabkan pembayaran sejumlah RM7.18juta kepada 2 firma swasta yang dilantik oleh KerajaanNegeri untuk mengutip tunggakan hasil cukai tanah yanglama tertunggak. Selain itu, Kerajaan Negeri telahmelaraskan sejumlah RM5 juta sumbangan yang telahtersalah diambil kira sebagai Pinjaman Kepada BadanBerkanun dan Badan Lain pada tahun 2001.ii)Penurunan Perbelanjaan Yang Ketaraa) Perkhidmatan Ikhtisas Dan Lain Perkhidmatan YangDibeliPada tahun 2003, perbelanjaan bagi butiran ini menurunsejumlah RM291.78 juta menjadi RM67.52 jutaberbanding RM359.30 juta pada tahun 2002. SemakanAudit mendapati punca utama penurunan sejumlah 81%ini disebabkan Kerajaan Negeri pada tahun 2002 telahmembantu Jabatan Bekalan Air untuk menjelaskantunggakan bayaran pembelian air bersih kepada 310


syarikat pemprosesan air berjumlah RM300 juta. Padabulan Mac 2003, Jabatan berkenaan telah dikorporatkansebagai Perbadanan Urus Air Selangor Berhad (PUAS)dan segala urusan air akan ditanggung oleh Perbadanan.b) Faedah, Dividen Dan Kenaan BayaranHutang NegeriPada tahun 2003, perbelanjaan ini yang berjumlahRM1.14 juta telah berkurangan sejumlah RM6.59 jutaberbanding RM7.73 juta pada tahun 2002. Pihak Auditmendapati pengurangan sejumlah 85% ini disebabkanoleh Kerajaan Negeri tidak menjelaskan sebahagianbesar tunggakan hutangnya kepada KerajaanPersekutuan berjumlah RM185.99 juta.3.3 AKAUN AMANAH DISATUKANSemua Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah yang diwujudkan dibawah Seksyen 9 dan 10 Akta Acara Kewangan 1957 termasuk deposit yangditerima daripada orang awam diakaunkan di bawah Akaun AmanahDisatukan.3.3.1 Kumpulan Wang PembangunanPada tahun 2003, Kumpulan Wang Pembangunan Kerajaan Negeritelah mencatat lebihan sejumlah RM85.47 juta berbanding lebihanberjumlah RM3.13 juta pada tahun 2002. Dengan lebihan ini, bakiterkumpul Kumpulan Wang Pembangunan pada akhir tahun 2003berjumlah RM169.17 juta. Perbelanjaan Pembangunan bagi tahun2003 berjumlah RM558.72 juta berbanding RM581.23 juta padatahun 2002. Daripada 8 pejabat yang terlibat dengan perbelanjaanpembangunan ini, empat pejabat telah membelanjakan jumlah yangtertinggi iaitu Pejabat Menteri Besar Dan Setiausaha Kerajaan Negeriberjumlah RM193.92 juta, Jabatan Kerja Raya berjumlah RM150.31juta, Perbendaharaan Negeri berjumlah RM98.69 juta dan JabatanAgama Islam berjumlah RM52.35 juta. Ini bermakna empat pejabat11


ini telah membelanjakan sejumlah RM495.27 juta atau 89% daripadajumlah keseluruhan perbelanjaan pembangunan. Sejumlah RM98.19juta daripada RM98.69 juta yang dibelanjakan oleh PerbendaharaanNegeri adalah perbelanjaan di bawah Simpanan Luar Jangka yangdigunakan bagi membiayai kekurangan peruntukan projek yang telahsedia untuk pembayaran atau di peringkat hampir siap. Antara projekterlibat adalah menaikkan taraf dan pembinaan jalan, menampungpembayaran sekolah Agama dan masjid serta meningkatkan tarafsistem saliran.3.3.2 Kumpulan Wang Amanah KerajaanBaki Kumpulan Wang Amanah Kerajaan pada akhir tahun 2003adalah berjumlah RM50.42 juta berbanding pada akhir tahun 2002berjumlah RM42.36 juta iaitu peningkatan sejumlah RM8.06 juta.Analisis Audit mendapati Akaun Kumpulan Wang Mendirikan RumahDuli Yang Maha Mulia Sultan Selangor yang ditunjukkan di bawahKumpulan Wang Khas dan 67 akaun pelbagai potongan gaji yangditunjukkan di bawah Deposit Dan Wang Amanah Yang Lain padatahun 2002 diklasifikasikan di bawah Kumpulan Wang AmanahKerajaan. Sementara itu, akaun Kumpulan Wang PenyelenggaraanJalan yang ditunjukkan di bawah Kumpulan Wang Amanah Kerajaanpada tahun 2002 diklasifikasikan di bawah Kumpulan Wang AmanahAwam.3.3.3 Kumpulan Wang Amanah AwamMengikut Penyata Akaun Awam, baki Kumpulan Wang AmanahAwam pada akhir tahun 2003 berjumlah RM93.58 juta berbandingRM86.71 juta pada akhir tahun 2002 iaitu peningkatan sejumlahRM6.87 juta. Peningkatan yang ketara adalah bagi akaun KumpulanWang Amanah Khas melibatkan baki Kumpulan WangPenyelenggaraan Jalan. Baki Kumpulan Wang PenyelenggaraanJalan ini pada akhir tahun 2003 adalah RM29.07 juta berbandingRM7.45 juta pada akhir tahun 2002 iaitu peningkatan sejumlahRM21.62 juta. Peningkatan ini adalah akibat daripada peningkatanpemberian jalan raya oleh Kerajaan Persekutuan iaitu daripada12


RM150.37 juta pada tahun 2002 menjadi RM152.75 juta pada tahun2003. Selain itu, perbelanjaan penyelenggaraan jalan dapatdikurangkan sejumlah RM11.79 juta pada tahun 2003 yang berjumlahRM131.13 juta berbanding RM142.92 juta pada tahun 2002.3.3.4 DepositBaki deposit pada akhir tahun 2003 berjumlah RM87.43 juta telahmenurun sejumlah RM89.33 juta berbanding tahun 2002 berjumlahRM176.76 juta. Analisis Audit menunjukkan penurunan yang ketaramelibatkan Akaun Deposit Lelong. Baki Akaun Deposit Lelongmenurun daripada RM133.44 juta pada tahun 2002 menjadi RM42.42juta pada tahun 2003 iaitu penurunan sejumlah RM91.02 juta.Penurunan Deposit Lelong yang paling ketara ialah bagi PejabatDaerah Dan Tanah Hulu Langat serta Gombak. Penurunan ini adalahdisebabkan Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat serta Gombaktelah mengambil tindakan pewartaan terhadap deposit yang tidakdituntut sejak tahun 1976 hingga 2002 dan telah melaraskan deposittersebut ke Akaun Pelbagai Hasil Tahun Lalu.3.3.5 Kumpulan Wang Pembangunan HutanKumpulan Wang Pembangunan Hutan diwujudkan mengikut AktaPerhutanan Negara 1985. Tujuan Kumpulan Wang ini ditubuhkanadalah untuk melaksanakan pelbagai projek seperti menyedia,melaksana dan mengkaji semula rancangan pengurusan hutannegeri. Sumber kewangan Kumpulan Wang ini diperolehi daripadaperuntukan Kerajaan Negeri, ses pembangunan hutan dan pinjamanKerajaan Persekutuan. Pada tahun 2003, Kumpulan Wang menerimacaruman daripada Akaun Hasil Disatukan berjumlah RM3.72 juta danhasil kutipan ses berjumlah RM217,864. Perbelanjaan KumpulanWang ini berjumlah RM3.64 juta pada tahun 2003 berkurangansejumlah RM2.26 juta berbanding RM5.90 juta pada tahun 2002.Pada akhir tahun 2003 Kumpulan Wang ini berbaki defisit berjumlahRM1.98 juta.13


3.3.6 Akaun Kena BayarAkaun ini diwujudkan bagi menyelesaikan tanggungan KerajaanNegeri terhadap pelbagai bekalan dan perkhidmatan pada akhir tahunyang perlu dijelaskan pada awal tahun berikutnya. Pada akhir tahun2003 baki akaun ini ialah RM112.20 juta berbanding RM130.75 jutapada tahun 2002. Mengikut analisis Audit penurunan sejumlahRM18.55 juta adalah disebabkan tindakan yang telah diambil olehPegawai Kewangan Negeri yang mana baucar Akaun Kena Bayarhendaklah dikemukakan pada awal bulan Januari 2004 dan baucaryang diterima lewat akan dikembalikan untuk dibayar di bawahArahan Perbendaharaan 58(a). Antara Jabatan yang mempunyai80% daripada keseluruhan perbelanjaan Akaun Kena Bayar adalahPejabat Menteri Besar Dan Setiausaha Kerajaan Negeri berjumlahRM34.32 juta, Jabatan Kerja Raya berjumlah RM33.41 juta, JabatanPengairan Dan Saliran berjumlah RM9.82 juta, Jabatan Agama Islamberjumlah RM5.35 juta, Jabatan Pertanian berjumlah RM3.51 juta danPejabat Daerah Dan Tanah Kuala Selangor berjumlah RM3.02 juta.PENYATA AKAUN MEMORANDUM3.4 PINJAMAN BOLEH DITUNTUTBaki akaun ini pada akhir tahun 2003 berjumlah RM337.32 juta. Pada tahun2003, daripada 6 agensi terlibat hanya Majlis Perbandaran Ampang Jayasahaja yang telah menjelaskan ansuran bayaran balik berjumlah RM500,000.Selain itu, Kerajaan Negeri telah meluluskan sejumlah RM8 juta pinjamankepada Kolej Islam Darul Ehsan dan telah mengeluarkan sejumlah RM4 jutadaripada jumlah pinjaman tersebut pada tahun 2003.3.5 PELABURANPelaburan saham oleh Kerajaan Negeri melalui peruntukan perbelanjaanmengurus ditunjuk di Penyata Akaun Memorandum. Pada akhir tahun 2003saham di Penyata Akaun Memorandum berjumlah RM211.52 juta iaitupelaburan saham melalui Perbadanan Menteri Besar sejumlah RM210.69 juta,14


saham dalam PERNAS sejumlah RM500,000 dan melalui pengurus portfoliosejumlah RM334,042. Analisis Audit menunjukkan pelaburan ini meningkatsejumlah RM11,470 berbanding RM211.51 juta pada tahun 2002 disebabkanpertambahan pelaburan saham melalui pengurus portfolio.3.6 TUNGGAKAN HASILPada tahun 2003, tunggakan hasil bagi 31 pemungut berjumlah RM356.26juta. Tunggakan tersebut menunjukkan peningkatan sejumlah RM242.66 jutajika dibandingkan dengan tunggakan pada tahun 2002 berjumlah RM113.60juta. Pihak Audit mendapati antara Pejabat yang menunjukkan peningkatantunggakan ialah Pejabat Daerah Dan Tanah Klang, Hulu Selangor danPetaling. Pejabat Daerah Dan Tanah tersebut mempunyai tunggakan hasilmasing-masing sejumlah RM91.24 juta, RM48 juta dan RM101.15 juta.Daripada jumlah tunggakan hasil tersebut, sejumlah RM349.72 juta atau 98%adalah tunggakan hasil cukai tanah. Walaupun pihak Kerajaan Negeri telahmelantik firma swasta untuk mengutip tunggakan hasil cukai tanah danmenunjukkan prestasi yang baik pada tahun 2002, namun tunggakanberkenaan meningkat semula pada tahun 2003. Sebab peningkatantunggakan ini seperti berikut:i) Tiada penyelarasan antara Unit Hasil dengan Unit Pendaftaran diPejabat Daerah Dan Tanah yang mana perubahan seperti pertukaranhak milik, pemecahan atau penggabungan geran dan pertukaran syarattanah tidak dimaklumkan oleh Unit Pendaftaran kepada Unit Hasil;ii) Ada pejabat yang melaporkan tunggakan pada tahun 2002 hanyalahtunggakan bagi tanah yang berjenis Hak Milik Sementara Mukim sahajamanakala pada tahun 2003 tunggakan tersebut termasuk tanahberjenis Hak Milik Sementara Daerah dan Hak Milik Sementara Mukim;daniii) Kesilapan sistem komputer mengeluarkan maklumat yang diraguidalam bil seperti tunggakan yang tidak kemas kini dan alamat yangsalah dan tidak lengkap.15


Butiran tunggakan hasil tahun semasa berbanding tahun lepas adalah sepertidi Jadual 5.Jadual 5Tunggakan Hasil Bagi Tahun 2002 Dan 2003Bil Jenis Hasil Tahun 2002(RM Juta)1. Cukai Tanah107.442. Lain-lain Hasil6.163. Hasil Hutan-Tahun 2003(RM Juta)349.726.390.15Peningkatan/(Penurunan)(RM Juta)242.280.230.15Jumlah 113.60 356.26 242.66Sumber : Penyata Tunggakan Hasil3.7 HUTANG KERAJAAN NEGERIPenyata Akaun Awam menunjukkan hutang Kerajaan Negeri dengan KerajaanPersekutuan berjumlah RM1.06 bilion pada tahun 2003. Pada tahun 2003,tiada pinjaman baru yang diterima daripada Kerajaan Persekutuan. PihakAudit mendapati sejumlah RM998,143 ansuran pinjaman ladang hutan telahdijelaskan pada tahun ini. Manakala tunggakan bayaran balik pinjaman padaakhir tahun 2003 berjumlah RM185.99 juta.4. KEMAJUAN PELAKSANAAN PROJEK PEMBANGUNAN RMK8Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8) Negeri Selangor untuk tempoh 5 tahun(2001-2005) merupakan perancangan fasa pertama Rangka Rancangan JangkaPanjang Ketiga bagi Negeri Selangor. Rancangan ini digubal bagi menjelaskanstrategi, program dan projek yang akan diperkenal dan dilaksanakan untuk mencapaiobjektif pembangunan Negeri Selangor. Ia juga signifikan jika dilihat dari perspektifke arah menggerakkan Negeri Selangor mencapai status negeri maju pada tahun2005 berbanding Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK7) yang lebih menjurus kepadamenyegerakan pemulihan ekonomi daripada kegawatan.Bagi menjayakan RMK8, sejumlah RM5.18 bilion telah diperuntukkan bagitempoh 5 tahun. Pada tahun 2003, sejumlah RM606.34 juta telah diperuntukkan bagi16


8 Jabatan. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM558.72 juta atau 92% telahdibelanjakan. Prestasi perbelanjaan bagi tempoh 2001 hingga 2003 di bawah RMK8adalah berjumlah RM1.69 bilion atau 33% daripada peruntukan RMK8. AnalisisAudit menunjukkan daripada 8 Jabatan yang terlibat, Perbendaharaan Negeri telahmembelanjakan RM229.30 juta melebihi dua kali ganda daripada peruntukannya.Sebahagian besar perbelanjaan adalah di bawah Simpanan Luar Jangka yangdigunakan bagi menampung perbelanjaan tambahan atau perbelanjaan projek yangtiada peruntukan tetapi terpaksa dilaksanakan. Bagi Jabatan lain, prestasiperbelanjaannya adalah antara 4% hingga 40%. Prestasi perbelanjaan bagi setiapJabatan di bawah RMK8 adalah seperti di Jadual 6.BilJadual 6Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Di Bawah RMK8NamaKementerian/JabatanPeruntukanDiluluskanRMK8Tahun2001-2005(RM Juta)PerbelanjaanSehingga31.12.2003(RM Juta)Pencapaian( % )1.Menteri Besar dan SetiausahaKerajaan Negeri1,587.63631.34402.Perbendaharaan Negeri102.50229.302243.Jabatan Pertanian116.8730.95264.Jabatan Kerja Raya1,733.86490.00285.Jabatan Pengairan Dan Saliran659.02102.47156.Jabatan Agama Islam911.36196.01217.Jabatan Perancang Bandar DanDesa18.060.6548.Jabatan Haiwan51.4012.4624Jumlah 5,180.69 1,693.18 33Sumber : Rekod Jabatan NegeriPeruntukan yang disediakan pada tahun ini adalah untuk membiayai 952 projek.Sebahagian daripada projek tersebut merupakan projek sambungan daripada RMK7.Daripada jumlah tersebut pihak Audit mendapati 383 projek atau 40% telah siap17


dilaksanakan sepenuhnya. Antara projek besar yang telah siap dilaksanakan ialahFoyer/Banquet Istana Alam Shah bernilai RM75.50 juta, Pusat Latihan TeknikalKuala Selangor bernilai RM30 juta dan Rumah Kakitangan Istana Alam Shah bernilaiRM25 juta. Manakala 213 projek atau 22% masih dalam pelaksanaan. Antara projekyang sedang dilaksanakan ialah Pusat Tumbuhan Sungai Long Sabak Bernambernilai RM70 juta, Kompleks Islam Selangor bernilai RM44 juta. Selain itu, sebanyak356 projek masih belum dimulakan lagi kerana ketiadaan peruntukan, lewatmenerima waran peruntukan, masalah tanah, tapak projek dan pemindahansetinggan. Antara projek yang belum bermula ialah Kompleks Pertanian Shah Alambernilai RM20 juta, Kompleks Sukan Sepang bernilai RM15 juta dan RancanganRumah Kos Rendah Hulu Selangor bernilai RM10.90 juta. Status pelaksanaan projekRMK8 adalah seperti di Jadual 7.Jadual 7Status Pelaksanaan Projek RMK8 Setakat 31 Disember 2003BilNama Kementerian/JabatanBilProjekSiapStatus PelaksanaanSedangDilaksanaBelumMula1.Menteri Besar dan SetiausahaKerajaan Negeri1208521142.Perbendaharaan Negeri11--3.Jabatan Pertanian3430224.Jabatan Kerja Raya23652651195.Jabatan Pengairan Dan Saliran2109736776.Jabatan Agama Islam32196851407.Jabatan Perancangan Bandar DanDesa92348.Jabatan Haiwan21201-Jumlah 952 383 213 356Sumber : Rekod Jabatan Negeri18


5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya pihak Audit berpendapat penyediaan Penyata AkaunAwam Tahun 2003 adalah bertambah baik dan rekod perakaunan telah diselenggaradengan lengkap dan kemas kini. Butiran yang material dalam Penyata KewanganNegeri telah dapat disahkan dengan dokumen sokongan yang mencukupi.Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri masih kukuh walaupun aset pada tahun 2003menurun sejumlah RM120.57 juta jika dibandingkan dengan tahun 2002. Bagimempertingkatkan kedudukan kewangan, Kerajaan Negeri hendaklah berusahamengutip tunggakan hasil yang masih tinggi dan meneruskan perbelanjaanberhemah.19


BAHAGIAN IIPENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI6. PENDAHULUANSelain mengesahkan Penyata Akaun Awam, Jabatan Audit Negara jugamenjalankan pengauditan pengurusan kewangan terhadap beberapa Jabatan yangdipilih. Pengauditan pengurusan kewangan adalah untuk menentukan sama adaJabatan mematuhi peraturan kewangan dan rekod berkaitan diselenggarakandengan baik. Bagi Jabatan yang tidak terpilih untuk pengauditan pengurusankewangan, pihak Audit melaksanakan Audit Presence. Program Audit Presence inimemberi penekanan kepada kawalan dalaman dan penyelenggaraan rekodkewangan. Pemilihan Jabatan untuk Audit Presence dibuat mengikut keutamaaniaitu Jabatan yang belum pernah dilawati atau tidak diaudit melebihi 3 tahun. Daripemeriksaan dan lawatan Audit ke Jabatan adalah didapati ada di antaranyamempunyai berbagai masalah dan kelemahan dalam pengurusan kewangan.Jabatan ini perlu dibantu dan diberi bimbingan supaya tahap pengurusankewangannya dapat diperbaiki. Untuk tujuan ini, Jabatan Audit Negara pada tahun2003 telah memperkenalkan program Anak Angkat.PERBENDAHARAAN NEGERI7. LATAR BELAKANGPerbendaharaan Negeri adalah Jabatan yang bertanggungjawab menetapkandasar dan peraturan kewangan Kerajaan Negeri. Tanggungjawab ini juga termasukmengawal selia Jabatan Negeri dengan memastikan segala bayaran dan terimaandibuat mengikut peraturan kewangan. Selain itu, Perbendaharaan Negeri jugamemantau dan membuat tindakan susulan terhadap Jabatan bagi memastikan rekodhasil, perbelanjaan, akaun amanah dan rekod kewangan lain diselenggarakandengan lengkap dan teratur. Pada tahun 2003 Perbendaharaan Negerimenggunakan sistem perakaunan berkomputer yang baru iaitu Sistem Perakaunan20


Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS). Tujuan sistem ini diguna pakaiialah untuk melicinkan pengurusan kewangan dan mempercepatkan penyediaanPenyata Kewangan Kerajaan Negeri mengikut masa yang ditetapkan. Sistem inijuga diharap dapat mempertingkatkan kualiti Penyata Kewangan dan mengurangkankelemahan dalam pengurusan kewangan Negeri yang sering dibangkitkan olehKetua Audit Negara.Pejabat Perbendaharaan Negeri yang diketuai oleh Pegawai KewanganNegeri dibahagikan kepada 2 aktiviti utama iaitu Pentadbiran/Kewangan danPerkhidmatan Pengiraan. Antara Aktiviti Pentadbiran/Kewangan ialah mengawal danmenyelia supaya peraturan kewangan dipatuhi oleh Jabatan Negeri sertabertanggungjawab dalam penyediaan bajet Kerajaan Negeri. Beberapa bahagiandan unit telah diwujudkan di bawah aktiviti ini seperti Bahagian Pentadbiran DanKewangan, Bahagian Belanjawan, Unit Cukai Hiburan, Unit Pelaburan DanPinjaman. Aktiviti Perkhidmatan Pengiraan pula bertanggungjawab untukmemberikan perkhidmatan pengiraan dan perakaunan bagi semua urusan kewanganKerajaan Negeri. Aktiviti ini juga menyimpan dan menyelenggara akaun hasil danperbelanjaan serta menyediakan Penyata Kewangan Kerajaan Negeri. Di bawahAktiviti ini terdapat Unit Hasil, Bayaran, Gaji, Akaun, Komputer dan Unit Audit Tunai.Sejumlah 114 perjawatan telah diluluskan bagi Pejabat PerbendaharaanNegeri iaitu 9 bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta 105 bagi KumpulanSokongan. Selain itu, seramai 31 orang kakitangan telah dilantik secara kontrak dansambilan. Sehingga bulan Disember 2003, sebanyak 29 kekosongan jawatanberlaku disebabkan oleh kenaikan pangkat, pertukaran dan persaraan. PejabatPerbendaharaan Negeri telah menyediakan carta organisasi yang kemas kini denganmenunjukkan secara lengkap struktur dan perjawatannya. Selain itu, pegawai yangterlibat dengan tugas kewangan telah diberi latihan sewajarnya. Sepanjang tahun2003, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun telah bermesyuaratsebanyak 2 kali.21


8. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada undang-undang danperaturan telah dipatuhi serta wujud kawalan dalaman yang berkesan bagi mengawalpengurusan kewangan Kerajaan Negeri. Selain itu, pengauditan juga adalah untukmenentukan sama ada rekod kewangan telah diselenggarakan dengan lengkap dankemas kini. Bagi mencapai objektif pengauditan, rekod kewangan dan daftar bagitahun 2003 di Pejabat Perbendaharaan Negeri dan beberapa Jabatan lain telahdisemak. Antaranya ialah laporan serta daftar berkaitan hasil, perbelanjaan,amanah, pelaburan dan pinjaman. Pengauditan terhadap penyata pemungut, baucarbayaran, baucar jurnal dan transaksi perakaunan lain dibuat berdasarkanpersampelan dengan mengambil kira materialiti sesuatu urus niaga. Selain itu,perbincangan dan temubual dengan pegawai Perbandaran Negeri telah diadakan.9. PENEMUAN AUDIT9.1 KAWALAN BAJETMengikut Undang-undang Tubuh Negeri Selangor dan Seksyen 15 Akta AcaraKewangan 1957, bajet hendaklah disedia dan dibentangkan di DewanUndangan Negeri untuk kelulusan. Kawalan bajet yang baik dapat melicinkanperancangan dan pelaksanaan projek pembangunan dan pengurusankewangan Negeri. Sejak tahun 2002, Kerajaan Negeri telah melaksanakanSistem Bajet Ubahsuai bagi mempertingkatkan pengurusan program kerajaanselaras dengan konsep Let Managers Manage. Bagi memudahkanpengurusan kawalan bajet tahunan, Perbendaharaan telah mengeluarkanarahan penyediaan bajet 2003 pada bulan April 2002 melalui PekelilingPerbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002.9.1.1 Kedudukan BajetPada tahun 2003, Kerajaan Negeri telah melaksanakan dasar bajetberimbang iaitu perbelanjaan tidak melebihi hasil berbanding bajettahun 2002 yang mana Kerajaan Negeri telah menyediakan bajetdefisit. Mengikut bajet 2003 Kerajaan Negeri menganggarkanperolehan hasil berjumlah RM1.05 bilion iaitu terdiri daripada hasil22


cukai sejumlah RM310 juta, hasil bukan cukai RM407 juta danpelbagai hasil RM330 juta. Perbelanjaan mengurus tahun 2003dianggarkan bersamaan dengan hasil yang akan diperolehi iaituberjumlah RM1.05 bilion. Anggaran ini merangkumi perbelanjaanemolumen sejumlah RM151.34 juta dan perbelanjaan lain berjumlahRM895.66 juta termasuk Caruman Kepada Kumpulan WangPembangunan RM441.34 juta dan Kumpulan Wang PembangunanHutan RM3.71 juta. Pada tahun 2003, pendapatan KumpulanWang Pembangunan adalah dianggarkan berjumlah RM496.36 juta.Sebahagian besar pendapatan ini iaitu 89% adalah daripada CarumanKumpulan Wang Hasil Disatukan berjumlah RM441.34 juta. Daripadaanggaran pendapatan tersebut, sejumlah RM441.34 juta telahdianggarkan untuk membiayai perbelanjaan pembangunan.Berdasarkan kedudukan ini pada akhir tahun 2003, Kumpulan WangPembangunan akan memperolehi lebihan pendapatan berjumlahRM55.02 juta.9.1.2 Pembentangan BajetBajet yang disediakan itu telah dibentang dan diluluskan di dalamDewan Undangan Negeri pada akhir bulan Oktober 2002. WaranPerbelanjaan Mengurus dan Pembangunan telah ditandatangani olehMenteri Besar pada akhir bulan Disember 2002 bagi membolehkanpengeluaran wang daripada Kumpulan Wang Disatukan. Pada bulanOgos 2003, anggaran tambahan berjumlah RM165 juta telahdibentang dan diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri. Anggarantambahan tersebut adalah untuk perbelanjaan pembangunan.Pada pendapat Audit, penyediaan bajet Kerajaan Negeri tahun 2003 telahdilaksanakan dengan sempurna dan mendapat kelulusan daripadaDewan Undangan Negeri.9.2 KAWALAN HASILPada tahun 2003, Kerajaan Negeri telah mengutip hasil berjumlah RM960 jutaiaitu meningkat sejumlah RM89.47 juta berbanding hasil pada tahun 200223


yang berjumlah RM870.53 juta. Antara sumber hasil utama ialah cukai tanah,premium tanah dan pulangan balik belanja am yang berjumlah RM695.13 jutabersamaan 72% daripada jumlah hasil tahun 2003. Semakan Audit terhadapkawalan hasil mendapati perkara berikut:9.2.1 Penyerahan Akaun Tunai BulananPerbendaharaan Negeri bertanggungjawab untuk memeriksa AkaunTunai Bulanan yang dihantar oleh Pemungut Hasil. ArahanPerbendaharaan 145 menetapkan supaya Pegawai Perakaunan atauPemungut Hasil mengemukakan Akaun Tunai Bulanan kepadaBendahari Negeri secepat mungkin iaitu dalam tempoh 10 hariselepas akhir setiap bulan. Ini bertujuan untuk menentukan semuakutipan diakaunkan dengan segera dan tepat. Pemeriksaan Auditbagi tahun 2003 terhadap Buku Daftar Terimaan Akaun Tunai Bulanandi Perbendaharaan Negeri menunjukkan 32 Pemungut Hasil lewatmenghantar 125 Akaun Tunai Bulanan antara 1 hingga 7 bulankepada Perbendaharaan Negeri. Keadaan ini menunjukkan prestasiyang merosot berbanding tahun 2002 yang mana hanya 13 PemungutHasil lewat menghantar 23 Akaun Tunai Bulanan. Isu kelewatanpenyerahan ini sering dibangkitkan dalam Laporan Audit setiap tahuntetapi prestasi kawalan dan pemantauan terhadap penyerahan AkaunTunai Bulanan masih tidak memuaskan. Pemungut hendaklahmemberi perhatian sewajarnya untuk mengatasi masalah kelewatanini. Selain mengemukakan surat peringatan pada setiap bulan,Perbendaharaan Negeri hendaklah mempertingkatkan lawatan kePejabat Pemungut yang bermasalah. Walaupun begitu, tiadapemungut hasil yang gagal menghantar Akaun Tunai Bulanan mereka.9.2.2 Penyerahan Penyata PemungutSelaras dengan Arahan Perbendaharaan 79(c), PerbendaharaanNegeri telah menetapkan setiap Pejabat Pemungut mengemukakanpenyata pemungut selewat-lewatnya 2 hari selepas hasil pungutandimasukkan ke bank. Walaupun begitu, mulai bulan Ogos 2001,Perbendaharaan Negeri telah menyerahkan tanggungjawab ini kepadapihak bank untuk menghantar penyata pemungut setiap minggu dan24


tidak lagi diserahkan oleh Pejabat Pemungut. Penghantaran PenyataPemungut oleh pihak bank hendaklah dilaksanakan pada setiap hariIsnin berserta dengan penyata pemungut mingguan, penyata kutipanbulanan dan tahunan. Walaupun usaha Perbendaharaan Negeri initelah dapat mengurangkan masalah kelewatan penyerahan penyatapemungut, analisis Audit terhadap 831 penyata pemungut berjumlahRM22.95 juta mendapati berlaku kelewatan penyerahan antara 1hingga 8 minggu. Ini mengakibatkan Perbendaharaan Negeri tidakdapat mengakaunkan hasil kutipan dengan segera ke dalam BukuTunai Perbendaharaan Negeri. Penyata pemungut yang sering lewatditerima adalah serahan daripada bank yang terletak di DaerahGombak dan Daerah Kuala Langat. Namun begitu, PerbendaharaanNegeri telah mengambil tindakan selanjutnya seperti memberiperingatan kepada pihak bank melalui surat atau panggilan telefondan mengadakan perbincangan dari semasa ke semasa untukmengatasi masalah kelewatan ini.9.2.3 Kelewatan Mengakaunkan Pelbagai TerimaanPengauditan terhadap Penyata Penyesuaian Bank berakhir 31Disember 2003 mendapati sejumlah RM24.41 juta terimaan yang telahdikreditkan di akaun bank semasa Perbendaharaan Negeri tidakdiakaunkan ke Kumpulan Wang Disatukan Negeri. Terimaan tersebutadalah terdiri daripada faedah akaun semasa berjumlah RM946,624dan sejumlah RM23.46 juta lagi adalah merupakan pelbagai jenisterimaan lain yang tidak dapat dikenal pasti. Walaupun begitu, setelahmenerima teguran Audit, Perbendaharaan Negeri telahmengakaunkan faedah akaun semasa tersebut ke dalam Akaun HasilDisatukan dalam tahun kewangan 2004. Selain itu, pada tahun 2003Perbendaharaan Negeri juga telah melaraskan sejumlah RM23.35 jutaterimaan tahun 2002 yang tiada penyata pemungut sebagai pelbagaihasil tahun lalu. Perbendaharaan Negeri hendaklah melakukanpemantauan yang lebih berkesan terhadap penghantaran penyatapemungut supaya terimaan dapat dikenal pasti dan seterusnyadiakaunkan dengan segera.25


9.2.4 Penyata Penyesuaian HasilArahan Perbendaharaan 143(b) menghendaki Pegawai Pengawalmenyesuai dan mengesahkan rekod hasil jabatannya dengan LaporanTerperinci Hasil yang dihantar setiap bulan oleh PerbendaharaanNegeri. Penyesuaian ini perlu disediakan supaya hasil yang dipunguttelah diakaun dengan tepat dan betul. Penyata penyesuaian tersebutperlu dikemukakan kepada Perbendaharaan Negeri dalam tempoh 14hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil diterima. PerbendaharaanNegeri telah mengendalikan kursus penyediaan penyata penyesuaianhasil untuk Pegawai Pengawal. Pengauditan bagi tahun 2003mendapati 75 daripada 125 Pegawai Pengawal belum mengemukakan625 penyata penyesuaian hasil untuk tempoh 1 hingga 12 bulan kePerbendaharaan Negeri. Dari jumlah tersebut, sebanyak 38 PejabatPemungut masih tidak menyediakan sebarang penyata penyesuaianhasil bagi tahun 2003 untuk tindakan Perbendaharaan Negeri. Antaraalasan yang diberikan oleh Pegawai Pengawal yang gagalmenyediakan penyata ini adalah kerana tidak menerima LaporanTerperinci Hasil daripada Pejabat Perbendaharaan, tiada kutipan hasildan masih dalam proses menyediakan penyata tersebut. Selainmengendalikan kursus, mengadakan perbincangan dan menghantarsurat peringatan kepada pejabat pemungut, tindakan tegasselanjutnya perlu diambil oleh Perbendaharaan Negeri terhadapJabatan yang gagal mematuhi peraturan tersebut agar kelemahanyang sering dilaporkan ini tidak berterusan.9.2.5 Penyata Penyesuaian BankMengikut Arahan Perbendaharaan 146, Perbendaharaan Negerihendaklah menyediakan penyata penyesuaian bank bulanan yangditandatangani oleh Bendahari Negeri dan mengemukakan salinankepada Audit selewat-lewatnya 2 minggu selepas akhir setiap bulan.Semakan Audit mendapati Perbendaharaan Negeri telah menyediakanpenyata penyesuaian bank berserta dokumen sokongan yanglengkap. Walaupun begitu, berlaku kelewatan menyediakan penyatatersebut antara 2 hingga 7 bulan. Kelewatan ini berlaku kerana padatahun 2003 pihak Perbendaharaan Negeri baru memulakan26


penyediaan penyata penyesuaian bank menggunakan SistemPerakaunan Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) mengakibatkanpegawai mengambil sedikit masa untuk menyesuaikan diri dengansistem baru. Pada pendapat Audit, penyediaan penyatapenyesuaian bank melalui sistem SPEKS akan lebih mudah dancepat sekiranya pegawai yang terlibat diberikan latihan yangmencukupi dan pemantauan yang berkesan dilakukan olehpegawai atasan.9.2.6 Cek Tidak LakuCek tidak laku merupakan cek terimaan yang tidak dapat ditunaikanoleh Perbendaharaan Negeri kerana kesilapan tertentu seperti tidakmempunyai baki tunai yang mencukupi, tidak ditandatangani dankesilapan lain pada cek. Semakan Audit terhadap penyatapenyesuaian bank bulan Disember 2003 mendapati sejumlah RM4.69juta cek tidak laku belum dilaraskan. Cek tersebut adalah bagi tahun2001, 2002 dan 2003 masing-masing berjumlah RM2.25 juta,RM642,341 dan RM1.74 juta. Tindakan melaraskan semula hasilyang berkaitan dan mendapatkan cek gantian hendaklah dilakukansupaya terimaan dapat diakaunkan dengan tepat. Pada tahun 2003,Perbendaharaan Negeri hanya melaraskan sejumlah RM34,396sahaja cek tidak laku bagi tahun semasa. Semakan Audit terhadapDaftar Cek Tidak Laku mendapati jenis terimaan yang terlibat telahdapat dikenal pasti tetapi masih tidak dibuat pelarasan. Kegagalanmelaraskan cek tidak laku tersebut akan mengakibatkan kedudukanbaki buku tunai terlebih dinyatakan. Pada pendapat Audit, pihakPerbendaharaan Negeri boleh melaksanakan pelarasan tersebutjika ada pemantauan dan penyeliaan yang lebih berkesan.9.2.7 Tunggakan HasilMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1986, semuaPemungut Hasil dikehendaki mengemukakan Penyata TunggakanHasil setiap tahun kepada Perbendaharaan Negeri sebelum akhirbulan Februari tahun berikutnya. Semakan Audit mendapati kesemuapemungut hasil telah mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil27


kepada Perbendaharaan Negeri. Berdasarkan Penyata TunggakanHasil yang diterima, tunggakan hasil pada akhir tahun 2003 berjumlahRM356.26 juta. Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM242.66 jutaberbanding tunggakan hasil tahun 2002 yang berjumlah RM113.60juta.Sebahagian besar daripada tunggakan hasil tersebut iaitu sejumlahRM349.72 juta atau 98% adalah tunggakan cukai tanah. WalaupunKerajaan Negeri telah melantik firma swasta untuk mengutiptunggakan cukai tanah dan menunjukkan prestasi yang baik padatahun 2002, namun tunggakan berkenaan meningkat semula padatahun 2003. Dalam menangani masalah tunggakan cukai tanah yangsemakin meningkat, pihak berkuasa Pejabat Daerah Dan Tanah telahdan sedang mengambil langkah berikut:i) Mengadakan perbincangan dengan syarikat yang dilantik untukmembangunkan sistem kutipan cukai tanah tentang ketepatanmaklumat yang dikeluarkan.ii) Mengenal pasti dan mengasingkan akaun yang mana hakmiliktanah telah diambil alih oleh Kerajaan Negeri sebagai usahauntuk melaksanakan hapus kira tunggakan hasil.iii) Memastikan pelaksanaan terhadap aktiviti kutipan tunggakancukai tanah melalui dasar penswastaan seperti pengeluarannotis peringatan dan notis perampasan tanah dibuat dengancekap dan berkesan.iv) Mempergiat usaha yang sedia ada seperti mengadakankempen dan publisiti, membuka kaunter sementara terutama dikawasan pendalaman dan meneruskan sistem on line yangdapat memudahkan penghutang cukai membuat bayaran dimana-mana daerah dalam Negeri.Pada pandangan Audit, secara amnya kawalan hasil adalah baik.Walaupun begitu, tindakan yang berkesan perlu diambil bagi menanganikelemahan yang masih berulang dan dilaporkan dalam Laporan Auditterdahulu.28


9.3 KAWALAN PERBELANJAANPerbendaharaan Negeri bertanggungjawab mengawal perbelanjaan mengurusdan pembangunan yang dilakukan oleh semua Jabatan Negeri. Pada tahun2003, sejumlah RM1.07 bilion telah dibelanjakan untuk perbelanjaanmengurus. Ini termasuk caruman kepada Kumpulan Wang Pembangunan danKumpulan Wang Pembangunan Hutan sejumlah RM610.05 juta. Manakalasejumlah RM558.72 juta telah dibelanjakan untuk pelaksanaan projekpembangunan.9.3.1 Kawalan Perbelanjaan MengurusPerbelanjaan mengurus terdiri daripada bayaran Emolumen,Perkhidmatan Bekalan, Pemilikan Harta Modal, Pemberian danBayaran Tetap serta Pelbagai Perbelanjaan. Sejumlah RM1.21 biliontelah diperuntukkan bagi perbelanjaan tahun 2003. Daripada jumlahtersebut sejumlah RM1.07 bilion atau 88% telah dibelanjakan.Kedudukan perbelanjaan mengurus bagi tahun 2003 berbandingdengan peruntukan yang diluluskan adalah seperti di Jadual 8.BilJadual 8Perbelanjaan Mengurus Bagi Tahun 2003Maksud PerbelanjaanPeruntukan(RM Juta)Perbelanjaan(RM Juta)Pencapaian%1.Emolumen148.06143.52972.Perkhidmatan Bekalan197.18189.28963.Pemilikan Harta Modal13.968.47614.Pemberian Dan Bayaran Tetap848.44730.33865.Pelbagai Perbelanjaan4.361.7941Jumlah 1,212.00 1,073.39 88Sumber : Rekod Perbendaharaan Negerii) Peruntukan Tidak Dibelanjakan LangsungPihak Audit mendapati daripada jumlah peruntukan yangdiluluskan, perbelanjaan bagi 9 butiran berjumlah RM5.04juta tidak dibelanjakan langsung. Antara peruntukan29


ketara yang tidak dibelanjakan adalah peruntukan bekalaniaitu Caruman Kepada Badan Berkanun bagi maksudPemilikan Harta Modal di bawah butiran pinjamanberjumlah RM5 juta. Perbendaharaan Negeri perlumengkaji semula peruntukan bagi butiran pinjaman ini.ii)Perbelanjaan Kurang 50% Daripada Peruntukan YangDibenarkanAdalah didapati 17 butiran perbelanjaan berjumlahRM3.28 juta melibatkan 13 Jabatan telah kurang belanja50% daripada peruntukan yang dibenarkan berjumlahRM105.29 juta. Perbelanjaan yang paling kurangdibelanjakan adalah sejumlah RM1.14 juta atau 1%daripada RM95 juta peruntukan yang diluluskan bagibutiran Faedah, Kenaan Dan Bayaran Hutang Negeri.Pengurangan perbelanjaan ini adalah disebabkanKerajaan Negeri menangguh bayaran balik hutangnyakepada Kerajaan Persekutuan berjumlah RM185.99 juta.iii)Pindah PeruntukanMengikut Arahan Perbendaharaan 51 dan Seksyen 15(4)Akta Acara Kewangan 1957, pindah peruntukan bolehdibuat di bawah pelbagai butiran perbelanjaan dengansyarat ia tidak melebihi jumlah yang diperuntukkan. Padatahun 2003, sebanyak 348 Waran Pindah Peruntukanberjumlah RM20.68 juta telah diluluskan. Semakan Auditmendapati 179 daripada Waran Pindah Peruntukantersebut berjumlah RM9 juta merupakan Waran yangdiluluskan pada bulan Januari hingga Julai 2004. Selainitu, semakan Audit mendapati pindah peruntukan bagi 22butiran untuk 12 Jabatan berjumlah RM2.24 juta tidakperlu kerana peruntukan asal berjumlah RM12.21 jutaadalah mencukupi untuk menampung perbelanjaansebenar berjumlah RM8.31 juta. Faktor utama yangmendorong kepada pindah peruntukan adalah untuk30


menampung peningkatan perbelanjaan berkaitan denganperkhidmatan dan bekalan.9.3.2 Kawalan Perbelanjaan PembangunanPerbelanjaan pembangunan bagi tahun 2003 berjumlah RM558.72juta iaitu 92% daripada peruntukan berjumlah RM606.34 juta.Semakan Audit mendapati kawalan peruntukan perbelanjaanpembangunan adalah memuaskan kerana kedudukan peruntukantidak dibelanja atau perbelanjaan kurang 50% adalah tidak ketara.9.3.3 Kawalan Pembayarani) Pengesahan PerbelanjaanMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987,Pegawai Pengawal hendaklah menyemak setiap bulan rekodperbelanjaannya dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan yangditerima daripada Perbendaharaan Negeri. Sijil Pengesahandan Penyata Penyesuaian perlu disedia dan dikemukakan kePerbendaharaan Negeri dalam tempoh dua minggu dari tarikhLaporan diterima. Daripada 72 pejabat di peringkat negeri dandaerah yang direkod di dalam Daftar Laporan PerbelanjaanBulanan tahun 2003, sejumlah 30 pejabat telah mengemukakanSijil Pengesahan dan Penyata Penyesuaian manakala 42pejabat lagi tidak mengemukakannya. Semakan Audit terhadapSijil Pengesahan yang dikemukakan mendapati tidak semua sijiltersebut dikemukakan setiap bulan seperti yang dikehendakioleh peraturan. Daripada 140 Sijil Pengesahan dan PenyataPenyesuaian yang dikemukakan adalah didapati sijil danpenyata tersebut lewat dikemukakan antara 2 hingga 40minggu. Antara sebab kelewatan ini adalah kekurangankakitangan dan pemantauan oleh Pegawai Pengawal.ii)Kawalan CekMengikut Arahan Perbendaharaan 116, stok cek yang tidakdigunakan hendaklah disimpan dalam peti besi dan kuncinyadipegang oleh pegawai yang bertanggungjawab. Semakan31


Audit mendapati Perbendaharaan Negeri telah mematuhiarahan tersebut. Sebagai satu kawalan terhadap cek yangbelum digunakan, satu daftar untuknya telah disediakan.Adalah didapati daftar tersebut telah diselenggarakan dengansempurna dan kemas kini. Semua terimaan dan keluaran cekjuga telah disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab.Semakan Audit juga mendapati cek yang telah ditandatanganitetapi belum dipos, dikawal dan disimpan dengan baik.iii)Kawalan Cek BatalCek batal adalah cek bayaran yang dikeluarkan olehPerbendaharaan Negeri yang tidak dapat ditunaikan olehpenerima kerana terdapat kesilapan tertentu seperti kesilapanejaan nama, nombor kad pengenalan dan catatan jumlah cekbayaran. Selain itu, cek batal juga berlaku sekiranya cek tidakditunaikan selepas tamat tempoh lakunya. PerbendaharaanNegeri menyelenggarakan satu daftar bagi merekod cek batal.Semakan Audit mendapati 2,450 cek batal bagi tempoh bulanApril hingga Disember 2003 telah diganti semula. Tempohpenggantian cek adalah antara 1 hari hingga 1 bulan.iv)Perbelanjaan Tidak DiakaunkanPerbendaharaan Negeri telah membuat pembayaran melaluidraf bank untuk perbelanjaan di luar negara manakalapemindahan telegrafik pula adalah untuk perbelanjaan dalamnegara yang memerlukan pembayaran segera. Pihak Auditmendapati sehingga bulan Disember 2003, pembelian bankdraf dan pemindahan telegrafik berjumlah RM1.71 juta tidakdiakaunkan dalam Buku Tunai Perbendaharaan Negeri.Jumlah ini termasuk RM102,447 bagi tahun 1992 hingga 1993,RM1.68 juta bagi tahun 1995 hingga 2001 dan RM24,370 bagitahun 2003. Perkara ini berlaku kerana pada tahun berkenaanpengeluaran bank draf dan pemindahan telegrafik tidak disertaidengan baucar bayaran. Perkara ini telah dibangkitkan dalamLaporan Audit Tahun 2002 dan pihak Perbendaharaan Negeri32


telah memaklumkan perbelanjaan tersebut akan dilaraskanpada tahun 2003. Walaupun begitu, pada tahun 2003 tindakanpelarasan tersebut masih tidak dilakukan. Pada tahun 2003,Perbendaharaan Negeri telah membuat perbelanjaan luarnegara melalui bank draf berjumlah RM169,240 dan pelaburandalam simpanan tetap melalui pemindahan telegrafik berjumlahRM40 juta. Semakan Audit menunjukkan segala perbelanjaantersebut telah diakaunkan di Buku Tunai PerbendaharaanNegeri.v) Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a)Peraturan kewangan membenarkan Perbendaharaan Negerimembayar baucar yang dikemukakan selepas bulan Januaritahun kewangan semasa bagi tanggungan yang kena dibayarpada atau sebelum bulan Disember tahun sebelumnya. ArahanPerbendaharaan 58(a) menetapkan pembayaran bagi baucartersebut boleh dibuat sekiranya Jabatan mempunyai bakiperuntukan pada tahun perbelanjaan tersebut kena dibayar.Bagi tujuan ini, Perbendaharaan Negeri menyediakan daftarkhas untuk merekodkan setiap baucar yang dikemukakan dibawah Arahan Perbendaharaan 58(a). Semakan bakiperuntukan akan dilakukan untuk memastikan setiappermohonan untuk pembayaran mempunyai baki peruntukansebelum kelulusan diberi. Pihak Audit mendapatiPerbendaharaan Negeri pada tahun 2003 tidak menerimabaucar pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a).vi)Pembayaran Secara TunaiArahan Perbendaharaan 96 membenarkan Ketua Jabatanmembuat bayaran secara tunai dengan menggunakan baucaryang disokong dengan senarai nama penerima. Sekiranyabayaran tidak diagihkan dalam tempoh 21 hari, baucar tersebutdan senarai nama penerima berserta wang yang tidak dapatdibayar hendaklah dikembalikan dengan segera kepadaPerbendaharaan Negeri. Semakan Audit mendapati Pejabat33


Perbendaharaan Negeri tidak menyediakan sebuah daftar bagibayaran sedemikian untuk memastikan pejabat yang membuatbayaran secara tunai mematuhi peraturan ini. Antara Jabatanyang membuat bayaran secara tunai ialah Jabatan KebajikanMasyarakat.vii)Baucar BayaranBaucar yang telah disempurnakan pembayarannya hendaklahdisimpan dengan selamat dan disusun mengikut nombor siripendaftarannya. Kawalan dan penyusunannya adalah pentinguntuk memudahkan rujukan dan pengesanan terhadap baucarberkenaan. Pada tahun 2003, sebanyak 1,341 baucar bernilaiRM546.35 juta telah dipilih untuk pengesahan Audit. Walaupunbegitu, sebanyak 141 baucar bayaran bernilai RM89.39 jutatidak dapat dikemukakan untuk pengauditan. Oleh itu, pihakAudit tidak dapat mengesahkan kewajaran bayaran tersebut.viii)Akaun Kena BayarMengikut Arahan Perbendaharaan 103 semua bil hendaklahdibayar dengan segera iaitu tidak lewat 30 hari daripada bilditerima. Bagi bil untuk perkhidmatan atau bekalan yang telahdisempurnakan pada atau sebelum akhir tahun 2003 adalahdibenarkan dibayar di bawah Akaun Kena Bayar.Perbendaharaan Negeri telah mengeluarkan arahan pada bulanOktober 2003 membenarkan bayaran bagi perbelanjaan tahun2003 di bawah Akaun Kena Bayar dibuat sehingga awal Januari2004 sahaja. Penerimaan baucar Akaun Kena Bayar selepastarikh tersebut adalah dianggap sebagai pembayaran lewat dandikembalikan kepada jabatan berkenaan untuk dibatalkan dandibayar di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a). Pada tahun2003, sebanyak 10,413 baucar bayaran yang berjumlahRM112.20 juta telah dikenakan kepada Akaun Kena Bayar.Semakan Audit terhadap 64 baucar bernilai RM377,393 yangdibayar di bawah Akaun Kena Bayar mendapati bayarantersebut adalah perbelanjaan bagi tempoh bulan Mac hingga34


Oktober 2003. Perbelanjaan tersebut dijelaskan di bawahAkaun Kena Bayar kerana baucar tersebut lewat dikemukakanke Perbendaharaan Negeri.Pada keseluruhannya kelemahan kawalan perbelanjaan masih berlaku sepertimana yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara tahun lalu.Perbendaharaan Negeri perlu mengambil tindakan yang lebih berkesan untukmengatasi kelemahan yang dibangkitkan.9.4 PENGURUSAN PINJAMANKerajaan Negeri boleh meminjam daripada Kerajaan Persekutuan dan institusikewangan lain setelah mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Negeri sepertiyang dinyatakan dalam Perkara 111(2) Perlembagaan Persekutuan. KerajaanNegeri juga boleh memberi pinjaman kepada Badan Berkanun dan PihakBerkuasa Tempatan bagi menampung perbelanjaan masing-masing.Semakan Audit terhadap rekod pinjaman menunjukkan perkara berikut :9.4.1 Pinjaman Daripada Kerajaan PersekutuanMengikut Penyata Akaun Awam, hutang Kerajaan Negeri denganKerajaan Persekutuan berjumlah RM1.06 bilion. Jumlah tersebutmerupakan baki pinjaman yang terhutang oleh Kerajaan Negeri bagitujuan Projek Bekalan Air, Rumah Awam Kos Rendah, PembentonganNajis dan Pembangunan Hutan. Pinjaman sedia ada yang diperolehitelah digunakan untuk maksud Kumpulan Wang Pembangunan sepertiyang diluluskan dalam Jadual Ketiga, Seksyen 10(1)(b), Akta AcaraKewangan 1957. Pada tahun 2003, Kerajaan Negeri telahmenjelaskan bayaran balik pinjaman berjumlah RM998,143 bagiProjek Ladang Hutan. Manakala tiada sebarang pembayaran balikdilakukan terhadap pinjaman yang lain sedangkan Kerajaan Negeritelah memperuntukkan sejumlah RM100 juta bagi tujuan pembayaranke atas Hutang Awam Negeri pada tahun 2003. Ini menyebabkantunggakan bayaran balik pinjaman pada tahun 2003 telah meningkatmenjadi RM185.99 juta berbanding RM119.85 juta pada tahun 2002.Semakan Audit mendapati pengurusan rekod pinjaman pada35


keseluruhannya adalah baik dan sempurna. Rekod berkaitanpinjaman seperti jadual bayaran balik dan semua perjanjian pinjamansentiasa dikemas kini.9.4.2 Pinjaman Kepada Badan Berkanun Dan Badan LainKerajaan Negeri Selangor sentiasa berusaha membantu Agensi yangmemerlukan bantuan kewangan dalam usaha untuk meningkatkantaraf pembangunan dan kemajuan penduduk di negeri ini. Sehinggatahun 2003, baki pinjaman yang boleh dituntut oleh Kerajaan Negeridaripada dua Badan Berkanun Negeri, 2 Pihak Berkuasa Tempatandan 5 badan lain berjumlah RM337.32 juta seperti di Jadual 9.Jadual 9Baki Pinjaman Badan Berkanun dan Badan LainPada 31 Disember 2003PeminjamBadan Berkanun• Perbadanan Kemajuan NegeriSelangor• Perbadanan Kemajuan PertanianSelangorJumlahPinjaman(RM Juta)136.4962.61Baki Hutang2002(RM Juta)116.8057.872003(RM Juta)117.0158.22Pihak Berkuasa Tempatan• Majlis Perbandaran Ampang Jaya• Majlis Daerah Hulu Selangor5.000.013.630.013.130.01Badan Lain• Kumpulan Darul Ehsan Berhad• Amanah Saham Selangor• Yayasan Selangor• Syarikat Stadium Shah AlamSdn. Bhd• Kolej Islam Darul Ehsan100.0025.0030.792.008.00100.0025.0028.882.000.00102.5020.0030.452.004.00Jumlah 369.90 344.19 337.32Sumber : Rekod Perbendaharaan Negerii) Perjanjian PinjamanSehingga tahun 2003, ada 3 pinjaman tidak mempunyaiperjanjian. Butiran lanjut adalah seperti berikut :36


a) Syarikat Stadium Shah Alam Sdn. Bhd. (Syarikat)Pada tahun 1995, Kerajaan Negeri telah memberikanpinjaman tanpa faedah kepada syarikat berjumlah RM2juta. Pihak Audit telah memohon PerbendaharaanNegeri untuk mengemukakan perjanjian berhubungpinjaman tersebut tetapi masih tidak dikemukakan. Padatahun 2002, Perbendaharaan Negeri telahmemaklumkan bahawa perjanjian tersebut telahditandatangani tetapi masih disimpan oleh syarikatkerana ingin memohon pengecualian duti setem.Perbendaharaan Negeri telah menghantar suratperingatan kepada pihak syarikat berhubung perjanjiantersebut tetapi tiada jawapan. Pada tahun 2003 pula,Perbendaharaan Negeri memaklumkan bahawapengurusan Kompleks Sukan Shah Alam telahdiserahkan kepada Majlis Bandaraya Shah Alam (Majlis)seperti yang telah diputuskan semasa mesyuarat yangdiadakan pada bulan Januari 2003. Oleh itu,Perbendaharaan Negeri akan melaraskan perkaraberhubung pinjaman tersebut dengan Majlis.b) Tabung Amanah Saham Selangor Berhad (Tabung)Pada tahun 1998, Kerajaan Negeri telah menerimapinjaman daripada Kerajaan Persekutuan berjumlahRM20 juta. Pinjaman tersebut telah dipinjamkan semulaoleh Kerajaan Negeri kepada Tabung bagi membiayaiSkim Amanah Saham Selangor (ASAS). Semakan Auditmendapati tiada sebarang perjanjian ditandatanganimengenai pinjaman tersebut. Perkara ini telahdibangkitkan dalam Laporan Audit 2001 dan 2002, tetapimasih tidak diambil tindakan. Pada tahun 2003,Perbendaharaan Negeri juga masih gagalmengemukakan surat perjanjian berkenaan kepadapihak Audit. Perbendaharaan Negeri memaklumkanbahawa pada tahun 2003, Kerajaan Negeri telah37


memutuskan untuk menutup dan menyerahkanpengurusan Tabung Amanah Saham Selangor kepadaKumpulan Darul Ehsan Berhad. Oleh itu,Perbendaharaan Negeri akan menyelesaikan perkaraberhubung pinjaman tersebut dengan Kumpulan DarulEhsan Berhad.c) Kolej Islam Darul Ehsan (Kolej)Mengikut keputusan mesyuarat Kerajaan Negeri padabulan Julai 2003, Kerajaan Negeri telah meluluskanpinjaman berjumlah RM8 juta kepada Kolej. Pinjamantersebut bertujuan untuk membantu Kolej membiayaiperbelanjaan pengurusannya. Sejumlah RM4 juta telahdibayar pada tahun 2003, manakala bakinya akandibayar secara berperingkat-peringkat. Pihak Auditmendapati tiada perjanjian ditandatangani antara keduabelah pihak mengenai pinjaman tersebut. Padapendapat Audit, perjanjian pinjaman perlulahditandatangani sebelum pembayaran dibuat bagimenjaga kepentingan Kerajaan Negeri dan mematuhiperaturan kewangan.ii)Penyelenggaraan RekodPemeriksaan Audit mendapati pinjaman yang dikeluarkanadalah mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Walaupunbegitu, rekod berkaitan pinjaman tersebut seperti salinanperjanjian pinjaman dan surat menyurat termasuk keputusanMajlis Mesyuarat Kerajaan Negeri tidak diselenggara dengansempurna. Selain itu, penyesuaian baki antara rekodPerbendaharaan Negeri dengan Badan Berkanun dan PihakBerkuasa Tempatan terlibat juga tidak dibuat.iii)Tunggakan Bayaran Balik PinjamanPada tahun 2003 tunggakan bayaran balik pinjaman yangbelum dijelaskan kepada Kerajaan Negeri oleh 6 Agensi38


erjumlah RM216.62 juta. Sebahagian besar tunggakan iniadalah daripada Perbadanan Kemajuan Negeri Selangorberjumlah RM56.91 juta, Perbadanan Kemajuan PertanianSelangor berjumlah RM53.42 juta, Kumpulan Darul EhsanBerhad berjumlah RM102.50 juta dan Yayasan Selangorberjumlah RM3.65 juta. Bagi tahun 2003, hanya MajlisPerbandaran Ampang Jaya sahaja yang telah menjelaskanansuran bayaran balik berjumlah RM500,000 manakalapeminjam lain tidak menjelaskan sebarang ansuran bayaranbalik. Pihak Perbendaharaan Negeri juga tidak menghantarsurat peringatan kepada peminjam bagi menuntut tunggakantersebut.Pada pendapat Audit, Perbendaharaan Negeri perlu mempertingkatkanpenyelenggaraan rekod pinjaman. Kerajaan Negeri perlu menjelaskantunggakan pinjaman dan membuat bayaran balik mengikut jadual. Selainitu, tindakan yang lebih berkesan perlu diambil bagi mengutip tunggakanbayaran balik pinjaman daripada Agensi yang terlibat.9.5 PENGURUSAN PELABURANSeksyen 8 Akta Acara Kewangan 1957 menyatakan Kerajaan Negeri bolehmembuat pelaburan di bank, institusi kewangan dan syarikat sekiranyamempunyai lebihan wang. Pelaburan yang dibuat melalui wang lebihan AkaunKumpulan Wang Hasil Disatukan ditunjuk di Lembaran Imbangan. Manakalapelaburan melalui peruntukan belanja mengurus ditunjuk di Penyata AkaunMemorandum. Pada tahun 2003, pelaburan Kerajaan Negeri berjumlahRM924.29 juta terdiri daripada simpanan tetap dan saham.9.5.1 Simpanan TetapSehingga akhir bulan Disember 2003, simpanan tetap Kerajaan Negeriberjumlah RM468.93 juta. Pelaburan ini dibuat dengan mematuhiundang-undang dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pelaburan Negeri.Daftar Simpanan Tetap diselenggarakan dengan teratur dan sijilsimpanan tetap disimpan dengan selamat. Simpanan tetap telah39


diperbaharui mengikut tempoh yang ditetapkan dan tiada pengeluarandibuat sebelum tempoh matang.9.5.2 SahamPada tahun 2003, pelaburan saham oleh Kerajaan Negeri berjumlahRM455.36 juta iaitu sejumlah RM243.84 juta ditunjukkan di LembaranImbangan dan RM211.52 juta ditunjukkan di Penyata AkaunMemorandum. Saham di Lembaran Imbangan adalah terdiri daripadapelaburan saham oleh Tabung Warisan berjumlah RM132.82 jutamanakala sejumlah RM111.02 juta adalah pelaburan Kerajaan Negeridalam saham syarikat. Di Penyata Akaun Memorandum, sejumlahRM210.69 juta adalah pelaburan saham melalui Perbadanan MenteriBesar dan RM500,000 adalah saham dalam PERNAS dan bakiRM334,042 adalah saham dalam pengurus portfolio. Rekod berkaitansaham dan penerimaan dividen telah diselenggara denganmemuaskan. Daftar Pelaburan Saham telah dikemas kini denganteratur. Sijil saham disimpan dengan selamat beserta penyata sahamoleh Malaysian Central Depository System. Selain itu, sejumlah RM22juta bagi jualan saham SOPIC pada tahun 1997 kepada PerbadananKemajuan Pertanian Selangor masih belum diterima oleh KerajaanNegeriPada pendapat Audit, pengurusan pelaburan adalah baik di mana rekodserta daftar saham dan simpanan tetap telah diselenggarakan dengankemas kini.9.6 PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH,AKAUN AMANAH DAN DEPOSITMengikut Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957, Kumpulan Wang AmanahNegeri bagi maksud tertentu adalah ditubuhkan melalui resolusi DewanUndangan Negeri. Kumpulan Wang ini mendapat peruntukan kewangandaripada Kerajaan dan perlu dikendalikan mengikut peraturan yang ditetapkanselaras dengan tujuan Kumpulan Wang berkenaan. Akaun Amanah puladiwujudkan di bawah Seksyen 9, Akta Acara Kewangan 1957 untuk40


mengakaunkan sumbangan wang daripada Badan-badan dan orangperseorangan kepada Kerajaan bagi tujuan tertentu. Pengurusan akaun iniperlu dibuat mengikut Arahan Amanah yang diluluskan oleh PerbendaharaanNegeri. Manakala Deposit merupakan wang yang diterima oleh sesebuahJabatan bagi maksud yang dinyatakan mengikut undang-undang atau syarattertentu dan perlu dikembalikan sebaik sahaja selesai maksudnya.9.6.1 Kumpulan Wang Pinjaman PerumahanKumpulan Wang ini ditubuhkan bertujuan untuk memberi pinjamankepada kakitangan awam Kerajaan Negeri Selangor membeli tanahdan rumah. Bahagian Pinjaman Perumahan Pejabat SetiausahaKerajaan Negeri bertanggungjawab meluluskan pinjaman manakalaPerbendaharaan Negeri bertanggungjawab terhadap bayaran balikpinjaman dan penyimpanan rekod. Penyata Kewangan tahun 2003menunjukkan jumlah keseluruhan pinjaman berbaki RM78.50 juta.Adalah didapati faedah pinjaman perumahan berjumlah RM23.07 jutamasih diakaunkan di Akaun Pinjaman yang mana jumlah tersebutsepatutnya diambil kira di Akaun Hasil Disatukan. Semakan Auditjuga mendapati rekod bayaran balik dan baki pinjamannya tidakdikemaskinikan pada kad lejar individu. Kebanyakan kad lejartersebut hanya dicatat sehingga tahun 1998 menyebabkanPerbendaharaan Negeri mengemukakan senarai baki individu yangberbeza bakinya dengan Penyata Kewangan Tahun 2003.Bagaimanapun penyata penyesuaian telah dibuat bagi menyokongperbezaan tersebut.9.6.2 Kumpulan Wang Pendahuluan KenderaanSejumlah RM6 juta diperuntukkan kepada Kumpulan WangPendahuluan Kenderaan dengan tujuan memberi kemudahanpinjaman kepada kakitangan awam membeli kenderaan. Pada tahun2003, Akaun Pinjaman Kenderaan bagi kakitangan Jabatan BekalanAir yang kini diperbadankan menjadi Perbadanan Urus Air Selangortelah diasingkan daripada akaun Pinjaman Pegawai-pegawai KerajaanNegeri. Keseluruhan baki yang boleh dituntut berjumlah RM4.65 jutayang mana sejumlah RM1.69 juta telah dikeluarkan dan bayaran balik41


sejumlah RM2.01 juta telah diterima. Semakan Audit terhadapkesemua kad lejar pinjaman kenderaan mendapati 132 peminjammempunyai baki hutang berjumlah RM449,574 yang tidak bergeraksemenjak bulan Julai 1978. Kad lejar yang tidak bergerak adalah bagipeminjam yang antaranya telah bertukar ke Jabatan Persekutuan,bersara atau berhenti dari perkhidmatan secara pilihan.Perbendaharaan Negeri telah menghantar surat peringatan kepadamereka yang terlibat tetapi tiada maklum balas diterima.9.6.3 Kumpulan Wang Pendahuluan KomputerPeruntukan bagi Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer adalahberjumlah RM2 juta. Pada tahun 2003, Akaun Pinjaman Komputerbagi kakitangan Jabatan Bekalan Air yang telah diperbadankan telahdiasingkan dari Akaun Pinjaman bagi kakitangan yang sedangberkhidmat dengan Kerajaan Negeri. Sejumlah RM403,201 telahdikeluarkan dan sejumlah RM583,189 bayaran balik telah dikutipmenjadikan baki pinjaman yang boleh dituntut berjumlah RM847,097.Pengauditan terhadap rekod pinjaman mendapati secara amnyapemberian pinjaman adalah teratur dan selaras dengan PekelilingPerbendaharaan yang berkaitan. Bayaran balik pinjaman melaluipotongan gaji dibuat dengan segera dan dikemaskinikan pada kadlejar individu.9.6.4 Kumpulan Wang Pendahuluan Diri Dan PelbagaiKumpulan Wang Pendahuluan Diri diwujudkan dengan peruntukanberjumlah RM1.50 juta bertujuan memberi pendahuluan kepadaanggota kerajaan untuk menampung perbelanjaan semasamenjalankan tugas rasmi. Kumpulan Wang Pendahuluan Pelbagaipula ditubuhkan dengan peruntukan berjumlah RM3.92 juta bertujuanmemberi pendahuluan kepada pegawai awam bagi membuatperbelanjaan aktiviti rasmi. Pendahuluan Diri/ Pelbagai ini perludijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan mengikut surat kelulusan.Semakan Audit terhadap Kumpulan Wang ini mendapati pada tahun2003, sejumlah 73 Pendahuluan Diri bagi tempoh 1975 hingga 2002berjumlah RM616,743 dan sejumlah 30 Pendahuluan Pelbagai bagi42


tempoh 1987 hingga 2003 berjumlah RM1.28 juta belum diselesaikan.Bagi Pendahuluan Diri, antara jabatan yang belum menjelaskanpendahuluan tersebut ialah Jabatan Agama Islam dan bagiPendahuluan Pelbagai jabatan yang terlibat ialah Pejabat SetiausahaKerajaan Negeri. Usaha telah pun dilaksanakan oleh PerbendaharaanNegeri dengan menghantar surat peringatan dari semasa ke semasakepada Jabatan yang terlibat untuk mengambil tindakan terhadappendahuluan yang belum selesai.9.6.5 Kumpulan Wang Penyelenggaraan JalanKumpulan Wang Penyelenggaraan Jalan Raya diwujudkan bertujuanmembiayai penyelenggaraan jalan raya yang dilaksanakan olehJabatan Kerja Raya dan 12 Pihak Berkuasa Tempatan. Pada tahun2003, pemberian jalan raya berjumlah RM152.75 juta diterimadaripada Kerajaan Persekutuan. Daripada jumlah tersebut, sejumlahRM131.13 juta atau 86% dibelanjakan. Mengikut Penyata Kewanganberakhir pada 31 Disember 2003, baki Kumpulan Wang ini ialahRM29.07 juta.Semakan Audit terhadap pengurusan Kumpulan Wang ini mendapatisetiap perbelanjaan telah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasadan dibelanjakan mengikut maksud yang diluluskan. Bagaimanapun,Daftar tidak diselenggarakan untuk merekod segala urus niagaterimaan dan bayaran bagi Kumpulan Wang ini. Oleh itu, penyesuaianantara rekod perakaunan Amanah Jabatan dengan Laporan AmanahBulanan yang diterima daripada Perbendaharaan Negeri tidak dibuat.9.6.6 Kumpulan Wang Wawasan 2020Kumpulan Wang ini ditubuhkan dengan peruntukan berjumlah RM6juta bagi maksud memberi pinjaman kepada golongan yangberpendapatan rendah melabur dalam Amanah Saham Wawasan2020. Sehingga tahun 2003 sejumlah RM1.84 juta telah dikeluarkankepada peminjam dan sejumlah RM220,121 bayaran balik telahditerima melalui wang yang diperolehi daripada dividen hasilpelaburan tersebut. Pada akhir tahun 2003, Kumpulan Wang ini43


erbaki RM4.69 juta. Semakan Audit mendapati rekod KumpulanWang ini diselenggarakan dengan teratur.9.6.7 Tabung Pinjaman Amanah Saham Nasional/Amanah Saham BumiputraTabung ini diwujudkan bertujuan membolehkan rakyat berpendapatanrendah memperolehi pinjaman RM1,000 bagi melabur dalam AmanahSaham Nasional atau Amanah Saham Bumiputra. Sejumlah RM25juta telah diperuntukkan untuk Tabung ini. Pada tahun 2003, sejumlahRM1.22 juta pinjaman telah di keluarkan dan sejumlah RM2.75 jutabayaran balik telah diterima. Baki Tabung ini pada akhir tahun 2003ialah RM17.42 juta. Semakan Audit mendapati rekod bagi Tabung initelah diselenggarakan dengan kemas kini.9.6.8 Tabung WarisanTabung ini diwujudkan di bawah Enakmen Tabung Warisan 1991bertujuan membolehkan Kerajaan Negeri mengasingkan sebahagianjumlah wang daripada Akaun Hasil Disatukan bagi faedah dankesejahteraan warisan akan datang. Sehingga 31 Disember 2003Tabung ini berjumlah RM155.45 juta. Tabung ini mempunyaipelaburan dalam saham syarikat dan simpanan tetap. Faedah dandividen yang diterima pada tahun ini bagi pelaburannya adalahberjumlah RM3.88 juta dan menanggung kerugian sejumlah RM6.43juta akibat daripada jualan Amanah Saham Selangor Berhad. Selainitu, sejumlah RM6.71 juta perolehan dividen dan sejumlah RM3.72 jutapengecualian cukai bagi tempoh tahun 1998 hingga 2002 masih belumditerima daripada Kumpulan Darul Ehsan Berhad yang menguruspelaburan saham North Port Corporation walaupun telah dituntutbeberapa kali. Manakala sejumlah RM342,447 telah diterima padatahun 2003 bagi tuntutan pengecualian cukai terhadap pelaburansaham tahun 1994 hingga 2002 berjumlah RM883,841. Pengecualiancukai bagi tahun 2003 sejumlah RM897,564 masih belum dituntut.Semakan Audit terhadap Tabung ini mendapati pengurusan pelaburandibuat dengan teratur dan semua pembelian dan penjualan sahammendapat kelulusan Lembaga Tabung ini. Rekod dan pelbagai44


dokumen berkaitan dengan pelaburan telah diselenggara denganmemuaskan.9.6.9 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Kumpulan Wang AmanahAwam Dan DepositPerbendaharaan Negeri menyelenggara 5 Kumpulan Wang AmanahKerajaan yang terdiri daripada 88 Akaun Penyelesaian, satu AkaunPerniagaan, dua puluh enam Akaun Pinjaman, satu Akaun KumpulanWang Luar Jangka dan 2 Pelbagai Kumpulan Wang. Selain itu,Perbendaharaan juga menyelenggarakan 32 Akaun Amanah di bawahKumpulan Wang Amanah Awam dan 10 akaun kecil di bawah AkaunDeposit. Pegawai Pengawal telah mengemukakan senarai bakiindividu akaun tersebut berserta penyata penyesuaian bagimenyokong baki yang ditunjukkan dalam rekod Jabatan denganPerbendaharaan Negeri pada akhir tahun 2003. Semakan Auditmendapati Penyata Penerimaan dan Pembayaran bagi akaun amanahtersebut adalah disediakan dengan teratur dan lengkap.Pada amnya, pengurusan Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah danDeposit adalah memuaskan. Walaupun begitu, pengurusan danpenyelenggaraan rekodnya masih boleh diperbaiki dan diperkemaskan.Antaranya ialah rekod bayaran balik pinjaman perumahan, kenderaandan komputer. Tindakan yang sewajarnya perlu diambil untukmendapatkan kembali jumlah pendahuluan diri/ pelbagai yang masihbelum dijelaskan. Selain itu, pengurusan Kumpulan Wang AmanahKerajaan, Kumpulan Wang Amanah Awam dan Deposit adalah baik.10. PELAKSANAAN SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDARDBAGI KERAJAAN NEGERI (SPEKS)10.1 LATAR BELAKANGPada bulan Januari tahun 2003, Kerajaan Negeri Selangor telah mulamelaksanakan sistem perakaunan berkomputer yang baru iaitu SistemPerakaunan Berkomputer Standard bagi Kerajaan Negeri (SPEKS). Sistem ini45


dibangunkan bagi membolehkan Kerajaan Negeri mengeluarkan PenyataKewangan yang standard, berkualiti dan disediakan pada masa yangditetapkan. Sistem ini juga bertujuan untuk mempertingkatkan prestasipengurusan kewangan, memperbaiki kelemahan pentadbiran kewanganKerajaan Negeri dan menjadi sumber rujukan bagi mendapatkan maklumatkewangan negeri. Selain itu, Sistem ini juga bertujuan mempersiapkanKerajaan Negeri ke Era Kerajaan Elektronik.10.2 OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menilai kewujudan dan keberkesanankawalan umum yang perlu ada pada sesuatu sistem pengkomputeran. Selainitu, pengauditan ini juga bertujuan untuk menilai perkembangan pelaksanaanSistem ini di peringkat Kerajaan Negeri Selangor. Pengauditan ditumpukanterhadap kawalan umum sahaja dan dijalankan melalui menemuramah pihakIT Konsultan, pegawai dan pengguna yang terlibat dengan Sistem ini.Lawatan ke bilik server dan terminal pengguna juga dijalankan dari semasa kesemasa.10.3 STATUS PELAKSANAAN SPEKSJadual Pelaksanaan adalah merupakan mekanisme perancangan yang perludisediakan sebelum memulakan sesuatu sistem. Selain itu, JadualPelaksanaan juga penting sebagai pengukur kepada prestasi pelaksanaansesuatu sistem. Pihak Audit mendapati Jadual Pelaksanaan tersebut tidakdisediakan bagi Sistem ini. Bagaimanapun, Sistem ini yang dibangunkandengan 10 modul akan dilaksanakan secara berperingkat. Modul Lejar Amtelah dilaksanakan di Pejabat Bendahari Negeri mulai bulan Januari 2003.Manakala Modul Buku Vot dan Modul Gaji pula, masing-masing telahdilaksanakan pada bulan September dan Oktober 2003. Modul Belanjawanpula telah mula dilaksanakan di Unit Belanjawan Pejabat PerbendaharaanNegeri pada awal tahun 2004. Dengan pelaksanaan 4 Modul tersebut, ada 6lagi Modul dalam Sistem ini yang belum dilaksanakan.46


10.4 STATUS PELAKSANAAN MODUL BUKU VOTMengikut perancangan pelaksanaan yang dirangka pada awal tahun 2003,pelaksanaan Modul Buku Vot akan dibuat di semua pejabat yang berada diBangunan Pentadbiran Kerajaan Negeri dan semua 9 Pejabat Daerah DanTanah mulai bulan Mac 2003. Manakala bagi pejabat lain, pelaksanaan akanbermula pada bulan Jun 2003. Berdasarkan perancangan tersebut, Modul iniakan dilaksanakan sepenuhnya pada penghujung tahun 2003. Semakan Auditmendapati hanya Pejabat Mufti sahaja yang telah berjaya melaksanakanModul ini pada bulan September 2003. Modul ini telah dilaksanakan di PejabatPerbendaharaan Negeri pada bulan Januari 2004. Manakala Pejabat DewanUndang Negeri, Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pengairan danSaliran dan Pejabat Daerah Klang pula telah melaksanakan Modul ini padabulan Julai 2004. Ekoran dari kelewatan pelaksanaan tersebut,Perbendaharaan Negeri telah membuat satu jadual pelaksanaan baru padabulan Ogos 2004. Mengikut Jadual ini, pelaksanaan Modul Buku Vot akandijalankan di 20 buah Pusat Tanggungjawab pada bulan Oktober 2004 danjuga akan dilaksanakan pada bulan Januari 2005 di sebanyak 38 buah PusatTanggungjawab. Secara keseluruhannya, telah berlaku kelewatan dalampelaksanaan Sistem ini khususnya bagi Modul Buku Vot.Pihak Audit dimaklumkan bahawa salah satu penyebab utama kepadakelewatan tersebut ialah masalah kemudahan rangkaian. Sistem ini bolehdilaksanakan seperti yang telah dirancang sekiranya penambahbaikandilakukan terhadap kemudahan rangkaian. Pihak Audit juga dimaklumkanbahawa tempoh pelaksanaan peringkat nasional sistem ini juga telahdilanjutkan sehingga bulan Julai 2005 dan secara langsung memberi peluangkepada Kerajaan Negeri untuk memperbaiki kelewatan dalam pelaksanaan.10.5 KAWALAN UMUM DALAM SPEKSKawalan umum adalah penting dalam persekitaran sistem berkomputer bagimemastikan kemampuan sistem tersebut mencapai objektif ia dibangunkan. Disamping itu, ia juga penting bagi menjamin kerahsiaan, keutuhan,kebolehsediaan dan kebolehpercayaan terhadap data serta pematuhan47


terhadap undang-undang dan peraturan. Kelemahan kawalan umum akanmenyebabkan kegagalan sistem pengkomputeran tersebut untuk mencapaitujuan dan mendedahkannya kepada ancaman pencerobohan. Ada beberapaaspek kawalan umum yang perlu dipraktikkan bagi menjamin kejayaansesuatu pengkomputeran sistem, antaranya termasuklah KawalanPengurusan dan Organisasi, Kawalan Akses Logikal, Kawalan Fizikal danPersekitaran, Kawalan Pelan Meneruskan Operasi serta KawalanPerkhidmatan yang diberikan oleh pihak ketiga.10.5.1 Kawalan Pengurusan Dan OrganisasiKawalan Pengurusan dan Organisasi adalah perlu bagi memastikanpihak pengurusan peringkat tertinggi terlibat secara langsung dalampelaksanaan Sistem. Adalah diperhatikan, bahawa penglibatanpegawai tersebut dalam perancangan dan pelaksanaan sistemadalah memuaskan. Ini adalah kerana pegawai tersebut adalahmerupakan pegawai yang bertanggungjawab berurusan denganpihak pembangun sistem iaitu Jabatan Akauntan Negara mengenaihal yang berkaitan Sistem ini. Di peringkat Pusat Tanggungjawabpula, Ketua Jabatan juga adalah pegawai yang memainkan perananpenting dalam pelaksanaan kerana terlibat secara langsung dalammeluluskan transaksi yang akan diproses oleh sistem. Selain itu,satu jawatankuasa khas iaitu Jawatankuasa Kerja SPEKS telahditubuhkan pada bulan Oktober 2002 bagi membincangkan isuberhubung Sistem ini. Jawatankuasa ini dipengerusikan olehPegawai Kewangan Negeri dan dianggotai oleh Pegawai Pengawal.Walaupun begitu, Jawatankuasa tersebut hanya bermesyuarat sekalisahaja pada tahun 2002. Isu berhubung Sistem ini lebih banyakdiselesaikan secara perbincangan antara pengguna di peringkatPejabat Perbendaharaan Negeri dengan Bendahari Negeri sebagaipengerusinya. Ini adalah kerana pada tahun 2003, sistem ini belumlagi dilaksanakan secara menyeluruh dan perbincangan hanyadiadakan di kalangan pejabat yang terlibat sahaja.48


10.5.2 Kawalan Akses LogikalKawalan Akses Logikal adalah langkah dan tatacara yangbersistematik dalam organisasi dan dalam produk aplikasi yangdiguna pakai bagi mengawal sumber komputer (data, program danterminal) daripada pencerobohan. Kelemahan kawalan ini akanmengakibatkan sistem boleh diakses oleh orang yang tidakdibenarkan dan pindaan dibuat tanpa kelulusan. Kawalan ini terbahagikepada dua mengikut fungsinya iaitu Kawalan Akses Logikal bagipencegahan pencerobohan dan Kawalan Akses Logikal bagipengesanan pencerobohan.i) Kawalan Akses Logikal Bagi Pencegahan PencerobohanKawalan Pencegahan terdiri daripada pelbagai jenis. Walaubagaimanapun, untuk tujuan Sistem ini ada empat kawalanyang perlu diberi penekanan iaitu Pengenalan Pengguna,Pengesahan, Perlindungan Sumber dan beberapa jenisKawalan Tambahan.a) Pengwujudan pengenalan pengguna bagi Sistem inidikawal oleh Akauntan di Pejabat PerbendaharaanNegeri. Semakan Audit mendapati tiada sebarangprosedur khas bagi pengwujudan pengenalanpengguna tetapi setiap pengenalan pengguna adalahdiwujudkan secara unik. Adalah lebih selamat dansistematik sekiranya pengwujudan pengenalanpengguna berpandukan kepada satu prosedur yangrasmi dan seragam. Umpamanya pengwujudanpengenalan pengguna mengunakan nama pertama,nama penuh dan sebagainya yang mana hendaklahdiamalkan secara seragam bagi setiap pengguna.b) Sistem ini menggunakan kata laluan sebagaipengesahan kepada identiti penggunanya. Kawalanterhadap kata aluan amatlah penting dalam Sistem inikerana kelemahan kawalan kata laluan akanmendedahkan Sistem ini kepada pelbagai ancamanpencerobohan. Oleh itu, satu prosedur rasmi perlu49


diwujudkan oleh Kerajaan Negeri dalam mengawal katalaluan seperti mendedahkan pengguna kepadakeperluan menjaga kerahsiaan kata laluan danprosedur bagi menghapuskan kata laluan pegawai yangmeninggalkan perkhidmatan. Sistem ini juga haruslahdibangunkan dengan kawalan terhadap pembentukankatalaluan termasuklah komposisi kata laluan,kombinasi kata laluan dan had minima sesuatu katalaluan. Selain itu, Sistem ini juga haruslah mampumewajibkan penukaran kata laluan melalui caramenghalang pengguna daripada mencapai sistemsekiranya mereka tidak menukar kata laluan dalamtempoh yang ditetapkan.Semakan Audit mendapati sistem ini tidak dibangunkandengan kawalan tersebut, umpamanya pengguna bolehmengwujudkan kata laluan seminima yang mungkin. Iniadalah merupakan kelemahan pada kawalan katalaluan kerana ia akan memudahkan penceroboh untukmeneka kata laluan tersebut. Semakan Audit jugamendapati tidak ada prosedur khas diwujudkan bagimenghapuskan kata laluan pegawai yangmeninggalkan perkhidmatan. Bagaimanapun olehkerana belum ramai pengguna bagi Sistem ini, makapenghapusan kata laluan akan dibuat dengan caramembatalkan pengenalan pengguna pegawai yangtelah dikenal pasti meninggalkan perkhidmatan.Semakan Audit mendapati sejumlah 20 pengenalanpengguna telah dihapuskan sejak Sistem inidilaksanakan disebabkan pertukaran pegawai dalamJabatan dan pegawai yang meninggalkanperkhidmatan.c) Kawalan Perlindungan Sumber bermaksudmenghadkan akses sesuatu pengguna dalam sistemkepada sesuatu aplikasi yang berkaitan sahaja.50


Semakan Audit mendapati kawalan perlindungansumber adalah memuaskan bagi Sistem ini. Setiappengguna diberi kebenaran akses mengikut kuasa yangada pada jawatan yang dipegang oleh penggunaberkenaan. Contohnya, pegawai penyemak hanyadibenarkan mengakses untuk menyemak transaksisahaja dan tidak boleh menambah, meminda ataumeluluskan transaksi begitu juga sebaliknya. Selain itu,pengguna bagi sesuatu Sistem Gaji umpamanya,adalah dihadkan akses kepada Sistem Gaji sahaja dantidak diberi kebenaran untuk membuat akses kepadasistem lain.d) Lain-lain Kawalan Tambahan adalah seperti KawalanTerminal Capaian Khas, Automatik Terminal Time Out,Menghadkan Waktu Membuat Akses dan MengawalPercubaan Mengakses Sistem. Semakan Auditmendapati, kawalan tersebut tidak ada dalam Sistemini. Kawalan tersebut seharusnya ada di dalam Sistemtersebut bagi memastikan sistem selamat dan terkawal.ii)Kawalan Akses Logikal Bagi Pengesanan PencerobohanSegala kawalan yang dimaklumkan di atas adalah berunsurpencegahan bagi memastikan orang yang tidak sepatutnyamengakses sistem. Kawalan seterusnya yang perlu ditekankanjuga adalah kawalan pengesanan percubaan menceroboh danaktiviti orang yang tidak dibenarkan. Kebiasaannya kawalanpengesanan ini dilakukan melalui cara menjejaki kronologiaktiviti yang telah dilakukan dalam log audit. Sistem yang baikmesti memiliki dua log audit iaitu log audit sekuriti dan log audittransaksi. Log audit sekuriti merekodkan maklumat berkenaanaktiviti pengguna seperti kegagalan mengakses yang dibuatterhadap fail terkawal dan penggunaan utiliti sistem danaplikasi umpamanya aplikasi mana yang diguna, bila dan olehsiapa. Semakan Audit mendapati sistem ini tidak mempunyailog audit sekuriti yang menyebabkannya gagal mengesan51


aktiviti pengguna mahupun penceroboh di dalam sistemnya.Log audit yang kedua ialah log transaksi yang berfungsimerekodkan transaksi yang diproses dalam sistem. Sistem inijuga tidak mempunyai log audit untuk transaksi dan ini akanmenyukarkan sistem mengesan semula pemprosesantransaksi yang telah dilakukan oleh sistem.10.5.3 Kawalan Fizikal dan PersekitaranKawalan Fizikal dan Persekitaran adalah perlu bagi memastikan asetkomputer (perkakasan, perisian dan dokumen) sentiasa terkawal daripencerobohan fizikal dan selamat dari ancaman persekitaran demimenjaga keutuhan prosesan data. Kawalan fizikal yang perlu adaterdiri daripada kawalan lokasi fizikal bagi bilik server dan kawalankeselamatan di pintu keluar masuk bilik server. Kawalan persekitaranpula adalah terdiri daripada kawalan mengelak daripada ancamankebakaran, banjir, serangga perosak dan seterusnya cara untukmengatasi sekiranya berlaku ancaman tersebut seperti peruntukanback-up dan pelan menghadapi kecemasan.Lawatan ke bilik server mendapati lokasi fizikal bilik server adalahpada kedudukan yang lebih tinggi daripada lantai biasa (raised floor),memiliki pencahayaan lampu yang mencukupi, kedudukan bilik yangterasing dan hanya memiliki satu pintu keluar masuk sahaja.Manakala bagi kawalan keselamatan di pintu masuk bilik server pula,adalah didapati bilik server tidak dikunci sepanjang masa bekerja danhanya dikunci apabila tamat waktu bekerja sahaja. Daftar keluarmasuk bilik server juga tidak diselenggara. Di samping itu, adakemudahan swipe kad bagi individu yang dibenarkan memasuki bilikserver tetapi kemudahan tersebut tidak digunakan. Jabatan Auditmendapati bilik server dilengkapi dengan kemudahan mengesan danmencegah kebakaran iaitu alat pengesan asap dan kepanasan danalat semburan kebakaran yang berasaskan gas Halon. Pemeriksaanterhadap peralatan tersebut dibuat sekali dalam tempoh satu bulanuntuk memastikan ia berfungsi dengan baik. Di samping itu, bagimenghadapi ancaman tersebut, pihak vendor ada membuat back-up52


harian, mingguan dan bulanan terhadap data dan disimpan di bilikserver. Walaupun begitu, tidak ada pelan atau latihan menghadapikecemasan yang pernah dibuat bagi menghadapi pencerobohan ataukebakaran.10.5.4 Kawalan Perancangan Operasi BerterusanKawalan Perancangan Operasi Berterusan adalah jaminan kepadakeupayaan sesuatu sistem untuk terus melaksanakan pemprosesanICT sekiranya berlaku sesuatu yang tidak diingini kepada asetkomputer dan persekitarannya. Ada dua kawalan yang penting iaituoffsite back-up bagi data dan program komputer serta prosedurmenghadapi kecurian, kehilangan, kerosakan yang disengajakan atausebaliknya. Bagi pelaksanaan Sistem ini, offsite back-up bagi dataadalah penting kerana data kewangan di dalam Sistem ini adalahsangat perlu untuk meneruskan pemprosesan jika berlaku gangguandi bilik server. Manakala offsite back-up bagi program komputerbukanlah keutamaan kerana Sistem ini adalah menggunakan programyang sama di setiap negeri di Semenanjung Malaysia. Oleh itusekiranya berlaku gangguan kepada program komputer di negeriSelangor, pemprosesan masih boleh dibuat menggunakan programyang sama di negeri lain. Prosedur back-up dan pemulihan yangsempurna haruslah ada dalam Sistem ini bagi membolehkan back-upyang dibuat lengkap dan boleh diguna pakai untuk pemulihan semulasistem apabila berlaku gangguan pada sistem komputer. Pelan atauprosedur luar jangka bagi menghadapi sebarang kemungkinankerosakan pada data juga harus dibuat secara rasmi yang manasetiap pegawai tahu peranan masing-masing bagi membolehkanpemulihan berjalan lancar. Semakan Audit mendapati back-up Sistemini dibuat secara harian, mingguan dan bulanan. Walaupun begitu,back-up data disimpan di bilik server dan bukannya di sesuatu tempatyang lebih selamat seperti di luar bangunan di mana bilik serverditempatkan. Ini akan mengakibatkan sekiranya berlaku sebarangkemungkinan terhadap persekitaran di mana data itu disimpan,Sistem tidak boleh dipulihkan kerana kehilangan data. Pelan luar53


jangka yang rasmi juga tidak disediakan bagi menghadapi pemulihandata.10.5.5 Kawalan Terhadap Perkhidmatan Yang Diberikan Oleh PihakKetigaKawalan Terhadap Perkhidmatan Yang Diberikan oleh Pihak Ketigaadalah perlu bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan adalahmengikut perjanjian. Oleh itu, Kerajaan Negeri hendaklah merujukkepada surat perjanjian dan dokumen lain yang berkaitan untukmemastikan segala perkhidmatan yang diterima adalah berdasarkanapa yang telah dipersetujui dalam surat perjanjian tersebut.Semakan Audit mendapati pihak Kerajaan Negeri tidak ada salinanperjanjian berhubung pelaksanaan Sistem ini. Tindakan hendaklahdiambil untuk mendapatkan salinan surat perjanjian tersebut dandokumen lain yang berkenaan bagi memastikan Kerajaan Negerimendapat perkhidmatan yang sepatutnya.Pada pendapat Audit, keseluruhan pelaksanaan sistem ini telahmengalami kelewatan. Ini adalah kerana berlakunya masalah padakemudahan rangkaian. Oleh itu, kemudahan rangkaian perlulah dibuatpenambahbaikan supaya pelaksanaan Sistem ini berjalan lancar. Selainitu, Sistem ini juga perlu dibuat penambahbaikan dari segi KawalanAkses Logikal terutamanya Kawalan Kata laluan. Jawatankuasa khasyang ditubuhkan di peringkat negeri juga hendaklah lebih memainkanperanan dalam penyelarasan dan penyeliaan supaya Sistem dapatberjalan lancar dan lebih bersistematik.11. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya pengurusan kewangan Perbendaharaan Negeri adalahbertambah baik. Walaupun begitu, tindakan yang berkesan perlu diambil bagimenangani kelemahan yang masih berulang dan dilaporkan dalam Laporan Auditterdahulu seperti penyediaan penyata penyesuaian hasil, Akaun Tunai Bulanan danCek Tidak Laku. Kelemahan kawalan perbelanjaan seperti peruntukan tidakdibelanja, kelewatan dalam penyediaan penyata penyesuaian dan bil lewat dijelaskan54


perlu diperbaiki. Perbendaharaan Negeri perlu menjelaskan tunggakan dan bayaranbalik pinjaman Persekutuan mengikut jadual serta mengutip tunggakan pinjamanyang diberi kepada Agensi. Pengurusan dan penyelenggaraan rekod KumpulanWang Amanah, Akaun Amanah/ Deposit perlu diperbaiki dan diperkemaskan.Antaranya ialah rekod bayaran balik pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer.Penyata tahunan, pengesahan dan penyata penyesuaian serta senarai baki individuAkaun Amanah/ Deposit perlu dikemukakan mengikut tempoh yang ditetapkan.Selain itu, Perbendaharaan Negeri perlu menjalankan pemantauan yang berterusandari semasa ke semasa bagi memastikan Jabatan mematuhi undang-undang danprosedur kewangan.55


PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI12. LATAR BELAKANGPada tahun 2003, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan diPejabat Daerah Dan Tanah Gombak, Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat,Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa, Jabatan Mufti, Pejabat Dewan UndanganNegeri dan Pejabat D.Y.M.M Sultan Selangor. Sehingga 31 Disember 2003, jumlahhasil, perbelanjaan dan akaun amanah/deposit bagi 6 Jabatan/Pejabat yang diauditadalah seperti di Jadual 10.Jadual 10Jumlah Hasil, Perbelanjaan Dan Deposit BagiTahun 2003Hasil Perbelanjaan DepositBilJabatan/Pejabat(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)1. Pejabat Daerah Dan Tanah Gombak 106.08 3.46 5.712. Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat 95.23 2.62 6.053. Jabatan Perancang Bandar Dan Desa 0.16 3.11 -4. Jabatan Mufti Negeri Selangor - 0.86 -5. Pejabat Dewan Undangan Negeri - 11.57 -6. Pejabat D.Y.M.M Sultan Selangor - 8.20 -Sumber : Rekod JabatanJumlah 201.47 29.82 11.7613. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan dilaksanakan dengan mematuhi undang-undang dan peraturan kewanganyang ditetapkan serta wujud kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutanhasil, pengurusan perbelanjaan, amanah dan deposit serta pengurusan aset. Selainitu, ia juga bertujuan untuk menentukan sama ada penyelenggaraan rekod kewanganadalah lengkap dan kemas kini.56


Pemeriksaan telah dijalankan dengan menyemak rekod kewangan bagi tahun2003 di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan. Antara rekod utama yang disemakialah Buku Tunai, Buku Vot, resit, baucar bayaran, Daftar Harta Modal dan lain-lainrekod kewangan. Perbincangan dengan pegawai yang terlibat bagi mendapatkanpenjelasan terhadap perkara berbangkit juga diadakan. Selain itu, pengesahanterhadap aset juga dijalankan untuk menentukan kewujudannya.14. PENEMUAN AUDIT14.1 KAWALAN PENGURUSANPihak pengurusan bertanggungjawab menentukan operasi Jabatan dijalankandengan teratur dan sistematik. Struktur organisasi yang baik, penurunankuasa yang teratur, panduan dan prosedur kerja yang kemas kini serta latihandan bimbingan kerja kepada kakitangan akan membantu meningkatkanproduktiviti Jabatan. Semakan Audit mendapati kebanyakan Jabatan tidakmematuhi peraturan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerjadan Fail Meja. Kedua dokumen tersebut tidak lengkap dan tidak dikemas kini.Lima Jabatan telah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan DanAkaun. Bagaimanapun, Jawatankuasa tersebut tidak mengadakan mesyuaratsetiap bulan atau sekurang-kurangnya 2 bulan sekali mengikut kehendakSurat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996. Kedudukan kawalanpengurusan Jabatan yang diaudit adalah seperti di Jadual 11.Jadual 11Kedudukan Kawalan PengurusanJabatan/ PejabatKawalan Pengurusana b c d e fPejabat Daerah Dan Tanah Gombak / X X X / XPejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat / X / X / XJabatan Perancang Bandar Dan Desa / / / / / /Jabatan Mufti Negeri Selangor / / / / / /Pejabat Dewan Undangan Negeri X X / / / /Pejabat D.Y.M.M Sultan Selangor X X X X X XNota : /- MematuhiX- Tidak Mematuhi57


a. Manual Prosedur Kerja disediakan di setiap pejabatb. Manual Prosedur Kerja adalah lengkap dan kemas kinic. Fail Meja disediakan bagi setiap anggotad. Fail Meja adalah lengkap dan kemas kinie. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telah ditubuhkanf. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun bermesyuarat setiap bulanatau sekurang-kurangnya 2 bulan sekaliPenyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah penting supayakakitangan awam dapat mengetahui tugas dan tanggungjawab masing-masingdan bagaimana tugas itu dilaksanakan. Selain itu, pusingan kerja kakitanganjuga perlu dilaksanakan bagi menambah pengetahuan dan pengalamanmereka. Pusingan kerja ini tidak terhad kepada mereka yang menjalankantugas am sahaja tetapi juga meliputi bidang pengkhususan kerana pelbagaiaspek perlu diketahui dengan mendalam oleh seseorang kakitangan.Pemeriksaan Audit di Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat mendapatiseramai 16 orang pegawai dalam Kumpulan Sokongan yang telah bertugas disesuatu bahagian antara 4 hingga 11 tahun tanpa pusingan kerja. Pihakpengurusan perlu menjadualkan semula pusingan kerja pegawai terlibat bagimembolehkan mereka menjalankan tugas lain.Pada pandangan Audit, kawalan pengurusan Jabatan perludipertingkatkan dengan mengemas kini Manual Prosedur Kerja dan FailMeja kakitangan. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan DanAkaun perlu diadakan sepertimana yang ditetapkan dalam Pekelilingberkaitan.14.2 KAWALAN HASILTanggungjawab Pemungut Hasil adalah untuk memungut, menyimpan danmengakaunkan kutipan hasil dengan sempurna dan teratur. Daripada 6Jabatan yang diaudit, hanya 3 Jabatan/Pejabat yang memungut hasil iaituPejabat Daerah Dan Tanah Gombak, Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langatserta Jabatan Perancang Bandar Dan Desa.Pada umumnya kawalan hasil telah dilaksanakan dengan memuaskan yangmana rekod dan dokumen kewangan telah diselenggarakan mengikut58


peraturan kewangan yang ditetapkan. Bagaimanapun beberapa peraturanmengenai kawalan hasil tidak dipatuhi sepenuhnya seperti pemeriksaanmengejut terhadap wang tunai tidak dijalankan dan penyata penyesuaian hasiltidak disediakan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di Jadual 12.Jadual 12Pematuhan Terhadap Peraturan KewanganBerhubung Dengan Kawalan HasilJabatan/ PejabatKawalan Pengurusana b c d e f g hPejabat Daerah Dan Tanah Gombak / / / / / X / TBPejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat / / / / / / / /Jabatan Perancang Bandar Dan Desa / / / X / / X /Jabatan Mufti Negeri Selangor TB TB TB TB TB / TB TBPejabat Dewan Undangan Negeri TB TB TB TB TB X TB TBPejabat D.Y.M.M Sultan Selangor TB TB TB TB TB X TB TBNota : /- Mematuhi X- Tidak Mematuhi TB-Tidak Berkenaana. Resit ditulis dan ditandatangani oleh 2 orang pegawai yang berasinganb. Semakan harian dibuat antara Buku Tunai dan resitc. Kebenaran bertulis untuk pegawai yang menerima wangd. Notis mengenai keperluan meminta resit dipamerkan untuk pengetahuan awame. Kemasukan wang ke bank dibuat dengan segeraf. Pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berhargag. Penyata Penyesuaian Hasil dibuat dengan betul dan kemas kinih. Kebenaran khusus diberi kepada seseorang pegawai yang perlu menguruskansendiri semua aktiviti pungutan hasil14.3 KAWALAN PERBELANJAANKetua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa setiapperbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan, disokong dengansewajarnya, diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan diperakaunkandengan betul. Semakan Audit terhadap kawalan perbelanjaan bagi 6 Jabatanyang diaudit mendapati beberapa peraturan tidak diikuti. Antaranya ialahkelemahan dalam penyelenggaraan Buku Vot, pengunaan Borang Pesanan59


Kerajaan serta Daftar Bil tidak diselenggarakan dengan kemas kini dan tidakdiperiksa oleh pegawai kanan. Penyata penyesuaian perbelanjaan bagi 5Jabatan/Pejabat juga tidak disediakan dengan lengkap dan sempurna.Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengankawalan perbelanjaan adalah seperti di Jadual 13.Jadual 13Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan BerhubungDengan Kawalan PerbelanjaanJabatan/ PejabatPeraturan Kawalan Perbelanjaana b c d e f gPejabat Daerah Dan Tanah Gombak / / X X / X XPejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat X X X X X X XJabatan Perancang Bandar Dan Desa / / X X / X XJabatan Mufti Negeri Selangor X X / / / / /Pejabat Dewan Undangan Negeri / X X / / / XPejabat D.Y.M.M Sultan Selangor / / X / / / XNota : /- MematuhiX- Tidak Mematuhia. Transaksi di Buku Vot ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawabb. Buku Vot disemak oleh pegawai penyeliac. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap dan kemas kinid. Maklumat di Pesanan Kerajaan adalah lengkape. Surat kuasa untuk tandatangani Pesanan Kerajaanf. Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kinig. Daftar Bil diperiksa oleh pegawai kananPada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan bagi Jabatan yang diauditadalah tidak memuaskan. Rekod perakaunan berkaitan tidakdiselenggarakan dengan sempurna. Langkah pemantauan yang lebihberkesan akan dapat meningkatkan tahap pengurusan perbelanjaan.14.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ DEPOSITAkaun amanah diwujudkan untuk membiayai sesuatu tujuan mengikut ArahanAmanah yang diluluskan oleh Perbendaharaan. Deposit pula merupakan60


wang yang diterima bagi maksud yang dinyatakan mengikut undang-undangatau syarat tertentu dan perlu dikembalikan sebaik sahaja selesai maksudnya.Jabatan yang mempunyai akaun amanah/ deposit perlu menguruskan akaunberkenaan mengikut arahan dan peraturan yang berkaitan. Daripada 6Jabatan/Pejabat yang diaudit, hanya 2 Pejabat yang ada menyelenggaraakaun amanah dan deposit iaitu Pejabat Daerah Dan Tanah Gombak danHulu Selangor. Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan akaun amanah dandeposit bagi 2 Pejabat ini adalah seperti berikut :i) Pengurusan Akaun AmanahPejabat Daerah Dan Tanah Gombak serta Hulu Langat menyelenggara2 Akaun Amanah iaitu Akaun Amanah Perkuburan dan Akaun WangPanjar Bencana Khas. Akaun Amanah Perkuburan bertujuanmembiayai kos penyediaan tapak perkuburan dan kos pengambilantanah untuk perkuburan orang Islam dan bukan Islam. Akaun WangPanjar Bencana Khas pula bertujuan untuk membiayai perbelanjaanmenyelamat dan bantuan kewangan kepada mangsa bencana alamyang terlibat. Semakan Audit di kedua Pejabat Daerah Dan Tanahmendapati Akaun Amanah Perkuburan telah diselenggarakan denganmemuaskan. Penyata penyesuaian bagi akaun ini juga telahdisediakan. Bagaimanapun, semakan Audit terhadap Akaun WangPanjar Bencana Khas mendapati kedua Pejabat ini hanyamenyelenggara akaun ini sehingga bulan Disember 2002. Penyatapenyesuaian bagi menyesuaikan kedudukan baki wang di Buku Tunaidengan baki di bank tidak disediakan. Ini menyebabkan kesilapan danketinggalan urusniaga tidak dapat dikesan dan pembetulan sewajarnyatidak dapat dibuat dengan awal. Sehingga akhir Disember 2003, bakiAkaun ini mengikut penyata bank bagi Pejabat Daerah Dan Tanah HuluLangat berjumlah RM20,082 manakala bagi Pejabat Daerah Dan TanahGombak berjumlah RM12,615.ii)Pengurusan DepositMengikut Arahan Perbendaharaan 156, Pegawai Pengawal adalahbertanggungjawab terhadap penyelenggaraan akaun deposit di bawahjagaannya. Pejabat Daerah Dan Tanah Gombak dan Hulu Langat ada61


menerima deposit iaitu terdiri daripada deposit tanah, lelongan awam,permit bahan batu, lelongan awam dan deposit lesen mendudukisementara. Semakan Audit di kedua pejabat ini mendapati DaftarDeposit telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.Bagaimanapun, kedua pejabat ini tidak menyediakan penyatapenyesuaian deposit.Mengikut Arahan Perbendaharaan 162, deposit yang tidak dituntutselepas 12 bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklahdiberitahu dalam warta kerajaan. Jika deposit masih tidak dituntutdalam masa 3 bulan selepas pemberitahuan, deposit tersebuthendaklah dikredit kepada hasil. Pemeriksaan Audit di Pejabat DaerahDan Tanah Gombak mendapati deposit bagi tahun 1980 hingga 2002berjumlah RM7.89 juta belum diwartakan. Di Pejabat Daerah DanTanah Hulu Langat pula Pejabat ini telah mengambil tindakanpewartaan terhadap deposit yang tidak dituntut sejak tahun 1979sehingga tahun 2002 berjumlah RM5.27 juta pada akhir bulanDisember 2003.Pada pandangan Audit, Akaun Amanah dan Deposit bagi kedua Pejabatini telah diuruskan dengan teratur. Bagaimanapun, Pejabat Daerah DanTanah Gombak perlu mengambil tindakan bagi mewartakan deposit yangtidak dituntut.14.5 PENGURUSAN ASETUrusan perolehan, penggunaan, penyelenggaraan, penyimpanan danpelupusan aset hendaklah dibuat dengan cekap, berhemat dan selarasdengan peraturan kewangan. Rekod berhubung dengannya juga perludiselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini seperti yang dikehendakioleh Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991. Antara jenis asetyang dimiliki oleh Jabatan/ Pejabat yang diaudit ialah kenderaan, komputer,mesin fotostat, telefon bimbit, perabot dan lain-lain.62


Semakan Audit di Jabatan/ Pejabat yang dipilih mendapati kebanyakkanperaturan berkaitan pengurusan aset seperti penyelenggaraan daftar, BukuLog, pemeriksaan fizikal dan tindakan pelupusan masih tidak dipatuhisepenuhnya. Kedudukan mengenai pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di Jadual 14.Jadual 14Pematuhan Terhadap Peraturan KewanganBerhubung Dengan Pengurusan AsetJabatan/ PejabatPeraturan Pengurusan Aseta b c d e f g h iPejabat Daerah Dan Tanah Gombak X X X X / X X X XPejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat X X X X X X X X XJabatan Perancang Bandar Dan Desa X X X X X X X / /Jabatan Mufti Negeri Selangor X X X / / / / X /Pejabat Dewan Undangan Negeri X X X X X X / / /Pejabat D.Y.M.M Sultan Selangor X / / / / / / / /Nota : /- Mematuhi X- Tidak Mematuhi TB-Tidak Berkenaana. Daftar Harta Modal dan Inventori diselenggara dengan lengkap dan kemas kinib. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventoric. Aset mempunyai tanda pengenalan ‘Hak Milik Kerajaan’d. Verifikasi stok dijalankane. Pelantikan Pegawai Pengangkutan dibuat secara bertulisf. Kenderaan diguna dengan kelulusan Pegawai Pengangkutang. Buku Log kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kinih. Aset usang diambil tindakan pelupusani. Pelupusan aset disegerakanSelain dari perkara yang dinyatakan di atas, semakan lanjut telah dijalankanterhadap beberapa aspek berkaitan pengurusan aset seperti berikut :14.5.1 Penggunaan Kad Inden Minyak Dan Kad Touch ‘N’ GoPekeliling Perbendaharaan Bil. 6 dan 8 Tahun 1999 telahmemberikan garis panduan untuk mengawal penggunaan kedua kadtersebut. Menurut pekeliling di atas pegawai yang bertanggungjawabhendaklah menyelenggara satu daftar untuk merekod penggunaankad tersebut. Selain itu, kad ini hendaklah disimpan dan63


dikembalikan kepada pegawai bertanggungjawab selepas digunakan.Semakan Audit mendapati hanya Pejabat Daerah Dan Tanah HuluLangat sahaja yang telah mematuhi kehendak pekeliling yangdinyatakan di atas. Pejabat Dewan Undangan Negeri tidakmenyelenggara daftar tersebut manakala daftar bagi 4 Jabatan/Pejabat yang lain tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini. Daftar tersebut juga tidak diperiksa oleh pegawaibertanggungjawab dan beberapa peraturan berkaitan penggunaanKad Inden Minyak dan Kad Touch ‘N’ Go tidak dipatuhi.14.5.2 Pelupusan AsetMenurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 12 Tahun 1995,tujuan pelupusan aset dilakukan adalah untuk memastikan bahawaproses keusangan stok/ aset tidak berlaku. Tindakan pelupusanperlu disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan ruangstor, nilai aset merosot, kerumitan dalam pengurusan stor sertamendapatkan hasil pulangan maksimum.Semakan Audit mendapati 4 Jabatan/ Pejabat telah mewujudkanJawatankuasa Pelupusan dan proses pelupusan sedangdilaksanakan. Bagi 2 Pejabat yang lain adalah didapati tindakanpelupusan yang dijalankan kurang berkesan dan tidak menepatikehendaki peraturan yang berkaitan. Semakan Audit di Pejabatberkenaan mendapati perkara seperti berikut :i) Pejabat Daerah Dan Tanah GombakAdalah didapati Lembaga Pemeriksa Pejabat ini telahmelakukan pemeriksaan terhadap harta modal dan inventoriyang akan di lupuskan pada tahun 2003 melibatkan komponenkomputer dan kenderaan. Komponen komputer yang terlibatialah 25 unit CPU, 14 unit pencetak, 26 unit monitor dan 3 unitMain Power. Sementara itu kenderaan yang hendak dilupuskanialah sebuah Land Rover, sebuah bas dan sebuah keretaVolvo. Pejabat ini kini dalam proses mendapatkan kelulusanLembaga Pelupusan Setiausaha Kerajaan Negeri untuk64


tindakan seterusnya. Pemeriksaan selanjutnya mendapatimasih ada barangan usang dan rosak tidak dilupuskan. BorangInden Kerja, resit hasil, kerusi dan meja pejabat serta pendinginhawa yang rosak dilonggokkan di belakang bangunan storpejabat. Keadaan stor juga berselerak kerana barang-barangtidak dikemas dan disusun dengan teratur. Pihak Audit jugamendapati kabinet fail bergerak yang telah rosak diletakkan diatas bumbung bangunan.ii)Dewan Undangan NegeriPada tahun 2003, Pejabat ini telah menggunakan perkhidmatan4 buah syarikat untuk kerja penyenggaraan kenderaan.Sebanyak 3 daripada 4 syarikat ini berdaftar denganKementerian Kewangan kecuali sebuah syarikat yang didapatimengemukakan Sijil Pendaftaran palsu dan perkara ini masihdalam siasatan Pejabat ini.Mengikut semakan Audit, kos penyelenggaraan kenderaan bagitahun 2002 berjumlah RM150,426. Kos ini telah meningkatmenjadi RM247,589 pada tahun 2003, iaitu peningkatanberjumlah RM97,163 atau 65%. Analisis Audit menunjukkankenderaan yang digunakan kerap mengalami kerosakan dankos pembaikan adalah terlalu tinggi. Antaranya termasuk 3buah kenderaan yang telah diperbaiki sebanyak 4 hingga 8 kalipada tahun 2002 dan 2003 melibatkan kos penyelenggaraanberjumlah RM141,059. Pihak Audit difahamkan Pejabat Dewantelah merujuk perkara ini kepada Jabatan Kerja Raya Negeriuntuk mendapatkan laporan teknikal dan syor mengenaikenderaan yang terlibat.Pada pendapat Audit, pengurusan aset dibeberapa Jabatan/ Pejabatadalah kurang memuaskan. Tindakan yang lebih serius perlu diambilterhadap keperluan mengemas kini rekod berkaitan agar pengurusannyamenjadi lebih teratur dan kemas. Pegawai Pengawal hendaklah65


menjalankan pemeriksaan terhadap aset yang tidak boleh digunakan lagisupaya tindakan pelupusan dapat dijalankan.15. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada pengauditan yang telah dijalankan mendapati masih adaJabatan/ Pejabat yang tidak mematuhi beberapa peraturan berhubung dengankawalan hasil, perbelanjaan, akaun amanah/ deposit dan pengurusan aset. Rekodperakaunan yang berkaitan juga didapati tidak diselenggarakan dengan sempurnadan kemas kini.Bagi meningkatkan tahap pengurusan kewangan, adalah disyorkan supayaJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun memainkan peranan yang lebihaktif bagi memantau urusan kewangan Jabatan/ Pejabat. Sehubungan dengan ini,pihak pengurusan juga perlu mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusankewangan serta rekod berkaitan agar menepati kehendak peraturan kewangan yangsedia ada. Selain itu, latihan dan bimbingan yang berterusan perlu diberikan kepadapegawai yang terlibat dalam pengurusan kewangan bagi meningkatkan kecekapanmereka.16. PROGRAM AUDIT PRESENCE16.1 LATAR BELAKANGProgram audit presence mula dilaksanakan pada tahun 2003. Program inimerupakan pemeriksa Audit terhadap Jabatan yang tidak terpilih untukpengauditan pengurusan kewangan. Program audit presence memberipenekanan kepada kawalan dalaman dan penyediaan rekod kewanganterutamanya mengenai pengurusan hasil termasuk pengendalian wang panjar.Dengan audit presence ini Jabatan akan merasa bahawa Jabatannya kerapmendapat perhatian dan nasihat daripada pihak Audit dalam usahamempertingkatkan tahap akauntabiliti dan pengurusan kewangan Jabatan.66


16.2 OBJEKTIF PROGRAM AUDIT PRESENCETujuan audit presence dijalankan adalah sebagai langkah pencegahandaripada berlaku kelemahan pengurusan kewangan yang berterusan diJabatan yang dilawati. Ianya dapat mewujudkan kesedaran di kalangankakitangan auditi mengenai pentingnya mengurus kewangan danpenyenggaraan harta benda kerajaan dengan cermat dan berhemat. Selainitu, pihak Audit dapat melaksanakan tanggungjawabnya dengan lebihberkesan serta menasihati pihak auditi bagi menangani kelemahanpengurusan kewangan16.3 PELAKSANAANDalam melaksanakan program audit presence bagi tahun 2003, Jabatan Audittelah memilih beberapa Jabatan. Pemilihan ini dibuat mengikut keutaman danlebih tertumpu kepada Jabatan/Pejabat yang tidak pernah diaudit atau sudahmelebihi 3 tahun tidak dilawati dan merupakan cawangan yang terletak jauhdari Ibu Pejabat. Sebanyak 19 cawangan Jabatan di daerah telah dipilih dandilawati seperti Jadual 15.Jadual 15Jabatan Dan Cawangan Yang Dilawati Bagi Program Audit PresenceBil.Jabatan/PejabatBilanganCawanganDilawati1. Pejabat Daerah dan Tanah serta Pejabat Tanah dan Galian 82. Jabatan Kerja Raya 23. Jabatan Perhutanan 14. Jabatan Pertanian 25. Jabatan Kebajikan Masyarakat 16. Jabatan Pengairan Dan Saliran 17. Mahkamah Syariah 28. Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri 19. Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri :1- Bahagian Pengurusan Sumber ManusiaJumlah 19Sumber : Rekod Jabatan Audit Selangor67


Tatacara pelaksanaan audit presence ini dimulakan dengan memaklumkankepada Jabatan tujuan lawatan bagi audit presence serta berbincang denganpihak auditi terhadap masalah yang dihadapi berhubung dengan pengurusankewangan Jabatan. Pengauditan dilakukan dengan menilai kawalan dalamanserta menyemak rekod kewangan dan pematuhan kepada kehendakundang-undang dan peraturan kewangan. Fokus pengauditan bergantungkepada aktiviti utama Jabatan tersebut sama ada Jabatan merupakanpemungut hasil yang besar, membuat perbelanjaan yang tinggi ataumenguruskan sejumlah besar aset. Pengauditan ini mengambil masa 1 hingga3 hari dan akan disusuli dengan surat pemerhatian audit serta perbincanganbersama pihak auditi terhadap hasil pemeriksaan. Semasa perbincangantersebut punca kelemahan dan masalah serta cara mengatasinya akandikenal pasti.16.4 PENEMUAN AUDITRingkasan penemuan Audit mengenai kawalan hasil perbelanjaan dan asetadalah seperti di Jadual 16. Secara keseluruhan, pengauditan yangdijalankan menunjukkan masih wujud kelemahan pengurusan kewangan diJabatan/ Pejabat yang dilawati. Kelemahan yang ketara ialah dari aspekkawalan hasil, perbelanjaan dan pengurusan aset.68


Bil.Jabatan/Pejabat1 Pejabat Daerah dan Tanah sertaPejabatTanah dan GalianJadual 16Ringkasan Penemuan Audit PresenceBilanganPejabatDilawatiPematuhan Terhadap PeraturanKawalan KawalanAsetHasil PerbelanjaanM TM M TM M TM8 6 2 2 6 - 82 Jabatan Kerja Raya 2 2 - - 2 - 23 Jabatan Perhutanan 1 1 - - 1 - 14 Jabatan Pertanian 2 1 1 - 2 - 25 Jabatan Kebajikan Masyarakat 1 1 - 1 - - TB6 Jabatan Pengairan Dan Saliran 1 - 1 1 - - 17 Mahkamah Syariah 2 1 1 TB TB - 28 Suruhanjaya Perkhidmatan AwamNegeri1 TB TB - 1 - 19 Pejabat Setiausaha Kerajaan1 1 - - 1 TB TBNegeri :- Bahagian Pengurusan SumberManusiaM = MemuaskanTM = Tidak MemuaskanTB = Tidak Berkenaan (semakan tidak dibuat)16.4.1 Kawalan HasilPemeriksaan Audit mendapati kawalan hasil di 5 Pejabat Daerahdan Tanah adalah memuaskan kecuali di Pejabat Daerah DanTanah Sepang, Petaling Dan Hulu Selangor yang mana semakanharian tidak dibuat antara Buku Tunai dengan resit. Sementara itu,tiga buah Jabatan yang lain iaitu Pejabat Hutan Cawangan SelangorTengah serta Pejabat Pertanian Daerah Kuala Langat dan KualaSelangor tidak menjalankan pemeriksaan mengejut sekurangkurangnya6 bulan sekali seperti yang ditetapkan oleh ArahanPerbendaharaan 309. Di Mahkamah Syariah Gombak Timur danKajang/ Sepang adalah didapati kutipan hasil lewat dimasukkan kebank.69


16.4.2 Kawalan PerbelanjaanPegawai Pengawal hendaklah mengawal peruntukan yang diberikandi bawah kawalannya supaya peruntukan tidak terlebihdibelanjakan. Selain itu, rekod kewangan hendaklah disemak untukmemastikan ia telah diselenggarakan dengan teratur dan kemaskini. Pemeriksaan Audit mendapati kawalan perbelanjaan di 6Pejabat Daerah dan Tanah kecuali daerah Klang dan SabakBernam adalah tidak memuaskan. Ini kerana Buku Vot tidakdisemak oleh pegawai penyelia, surat kuasa untuk menandatanganiPesanan Tempatan tidak disediakan dan Daftar Bil tidak diperiksaoleh pegawai kanan. Keadaan yang sama berlaku di Pejabat HutanCawangan Selangor Tengah serta Jabatan Kerja Raya DaerahKuala Langat dan Sepang. Manakala di Pejabat SuruhanjayaPerkhidmatan Awam Negeri, Penyata Penyesuaian Perbelanjaantidak disediakan dan Daftar Bil adalah tidak lengkap.16.4.3 Pengurusan AsetMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, harta modalJabatan hendaklah diuruskan dengan baik. Pihak pengurusan perlumemastikan semua perolehan direkodkan sama ada di dalam DaftarHarta Modal, Daftar Inventori atau pun Daftar Bekalan Pejabat.Pemeriksan Audit menunjukkan semua Pejabat Daerah Dan Tanah,Jabatan dan Pejabat kecil yang dilawati tidak menguruskan asetdengan teratur. Ini kerana Daftar Harta Modal dan Daftar Inventoritidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.Pemeriksaan fizikal dan verifikasi stor tidak dijalankan terhadapharta modal dan inventori. Selain itu, tindakan pelupusan tidakdiambil terhadap aset yang usang dan tidak lagi diperlukan.16.5 RUMUSAN DAN SYOR AUDITPemeriksaan audit presence menunjukkan tahap pematuhan terhadapperaturan kewangan di Jabatan dan Pejabat yang dilawati masih tidakmemuaskan kerana banyak prosedur kewangan yang tidak dipatuhi. Bagimengatasi masalah ini, Pegawai Pengawal perlu mempertingkatkan70


pemantauan terhadap pengurusan kewangan Jabatannya. Kursus dan latihandalam pengurusan kewangan hendaklah diberi kepada pegawai dankakitangan supaya mereka dapat menambah kemahiran dan kefahamanmengenai penyimpanan dan penyelenggaraan rekod kewangan. Selain itu,seorang pegawai perlu ditugaskan bertanggungjawab terhadap pengurusandan kawalan aset supaya pengurusannya dikendalikan mengikut proseduryang ditetapkan.17. PROGRAM ANAK ANGKAT17.1 PENDAHULUANKetua Audit Negara adalah bertanggungjawab untuk mengaudit danmelaporkan pengurusan kewangan Jabatan/ Agensi Kerajaan. Berdasarkankepada pengauditan yang telah dijalankan adalah didapati kelemahan dalampengurusan kewangan Jabatan/ Agensi Kerajaan masih berlaku sungguhpuntelah sering kali ditegur oleh pihak Audit. Sehubungan dengan ini, JabatanAudit Negara telah memutuskan untuk membantu Jabatan/ Agensi berkenaandengan melaksanakan program Anak Angkat. Melalui program Anak Angkatbeberapa Jabatan/ Agensi bermasalah dalam pengurusan kewangan akandipilih untuk diberi bimbingan dan nasihat bagi memantapkan lagi pengurusankewangannya.17.2 OBJEKTIF PROGRAMObjektif program ini adalah untuk membantu Jabatan/ Agensi Negeri dalammeningkatkan tahap pengurusan kewangannya terutamanya berhubungpenyelenggaraan rekod kewangan dan perakaunan.17.3 PELAKSANAAN/PENDEKATANPemilihan Anak Angkat dibuat berdasarkan Jabatan/Agensi yang mempunyaikelemahan dalam pengurusan kewangan yang dikenal pasti melaluipemerhatian Audit yang sering dibangkitkan dan cadangan daripada KetuaJabatan/ Agensi yang menunjukkan inisiatif untuk memperbaiki kelemahan71


pengurusan kewangan Jabatannya. Pada tahun 2003, sebanyak 4 pejabattelah dipilih untuk dijadikan Anak Angkat iaitu 2 Jabatan Negeri, satu BadanBerkanun Negeri dan 1 Pihak Berkuasa Tempatan. Jabatan dan Agensitersebut ialah Jabatan Agama Islam Selangor, Pejabat Daerah Dan TanahGombak, Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dan Majlis Daerah KualaSelangor.17.4 TATACARA PELAKSANAANJabatan/ Agensi yang dipilih dalam Program Anak Angkat dimaklumkanmelalui surat perlantikan rasmi dan satu entrance conference diadakan bagimemberi penjelasan lanjut mengenai program ini. Pihak Audit juga akanmendapatkan pandangan dan maklumbalas Jabatan/Agensi berkenaanmengenai aspek kelemahan yang patut diberi penekanan. Satu perancangandiadakan bagi memastikan program ini dapat dilaksanakan secara sistematikdan mencapai objektifnya. Jadual Lawatan Program Anak Angkat disediakanmeliputi aktiviti Audit, tarikh dan tempoh masa lawatan serta pegawai Audityang terlibat. Seterusnya melalui lawatan pertama, penilaian secaramenyeluruh dibuat terhadap pengurusan kewangan Jabatan/ Agensi yangdipilih untuk mengenal pasti masalah yang dihadapi dan puncanya. Tumpuanakan diberikan kepada kelemahan paling ketara dan punca utama wujudnyamasalah dalam pengurusan kewangan. Kelemahan yang dikenal pastidibincang bersama pihak pengurusan Jabatan/ Agensi denganmencadangkan langkah pembetulan/ pembaikan. Pegawai dan kakitanganjuga diberi bimbingan melaksanakan tugas pengurusan kewangan yang baikselaras dengan peraturan yang ditetapkan. Bagi memastikan langkahpembaikan dan pembetulan diambil secara berterusan, lawatan ke Jabatan/Agensi dibuat sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali.17.5 KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTIHasil lawatan Audit ke Jabatan/ Agensi di bawah program Anak Angkatbeberapa kelemahan telah dikenal pasti seperti berikut:i) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja tidak disediakan;ii) Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun belum ditubuhkan;72


iii) Rekod hasill tidak kemas kini atau tidak disemak oleh pegawaipenyelia, antaranya buku tunai dan penyata penyesuaian hasil;iv) Rekod perbelanjaan tidak lengkap atau tidak disemak oleh pegawaipenyelia, antaranya Buku Vot, penyata penyesuaian perbelanjaan danDaftar Bil;v) Penyelenggaraan rekod aset iaitu Daftar Harta Modal dan Inventoritidak memuaskan dan aset tidak mempunyai tanda pengenalan ‘HakMilik Kerajaan’;vi) Pemeriksaan aset tidak dijalankan;vii) Aset yang tidak diperlukan atau usang belum dilupuskan; danviii) Buku log kenderaan tidak kemas kini.17.6 TINDAKAN PEMBETULAN OLEH JABATAN/AGENSISecara keseluruhannya Jabatan/Agensi menyambut baik program AnakAngkat dan telah memberi komitmen dan kerjasama yang sepenuhnya.Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah dilaksanakan olehJabatan/ Agensi antaranya adalah seperti berikut:i) Jabatan/Agensi telah mengemas kini struktur organisasi terutamanyadi Bahagian Kewangan bagi mewujudkan pengasingan danpembahagian tugas yang jelas. Selain itu, pegawai dan kakitangandihantar menghadiri kursus mengenai kewangan bagi meningkatkanpengetahuan dan kemahiran dalam tugas kewangan. Penyeliaan danpemantauan oleh pegawai atasan terhadap pengurusan hasil,perbelanjaan dan aset Jabatan/ Agensi dipertingkatkan.ii) Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor telah mewujudkanJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun manakala PejabatDaerah Dan Tanah Gombak telah mengaktifkan semulaJawatankuasa ini bagi memantau pengurusan kewangan Jabatan/Agensi.iii) Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor telah mengambiltindakan terhadap kelemahan yang dikenal pasti dalam kawalan hasilseperti mengeluarkan surat penurunan kuasa secara bertulis,73


iv)kemasukan segera wang kutipan ke bank dan penyelenggaraanrekod perakaunan dibuat dengan kemas kini.Jabatan Agama Islam Selangor dan Perbadanan PerpustakaanAwam Selangor telah mengambil tindakan menambahbaik kawalanperbelanjaan dan pengurusan aset. Penyelenggaraan rekodperbelanjaan seperti Buku Vot, Daftar Bil, pesanan kerajaan danpenyata penyesuaian telah buat dengan kemas kini. Manakala dalampengurusan aset, daftar aset telah disediakan dan pemeriksaanfizikal telah dijalankan.17.6.1 PencapaianPada akhir tahun 2003, Jabatan Agama Islam Selangor danPerbadanan Perpustakaan Awam Selangor telah menunjukkanpeningkatan yang baik dalam pengurusan kewangan berbandingtahun sebelumnya. Langkah positif Jabatan Agama Islam Selangoryang sentiasa berusaha meningkatkan tahap pengurusan kewangantelah membawanya mendapat tempat kedua dalam AnugerahPengurusan Kewangan Tahun 2003 anjuran Kerajaan NegeriSelangor. Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor pula telahdapat menyediakan 13 prosedur kualiti mengenai pengurusankewangan dan dimasukkan dalam MS ISO 9001:2000. Perbadananjuga menganggap program ini telah membantunya mewujudkanpengurusan kewangan yang baik. Bagi Majlis Daerah Kuala Selangordan Pejabat Daerah dan Tanah Gombak program Anak Angkat iniakan diteruskan pada tahun 2004 kerana Jabatan/ Agensi berkenaanmasih belum mencapai tahap pengurusan kewangan yangmemuaskan.17.7 RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya tahap pengurusan kewangan Jabatan/Agensi di bawahprogram ’Anak Angkat’ adalah jauh lebih baik berbanding tahun sebelumnya.Walaupun ada Jabatan/ Agensi yang masih kekal dalam program Anak Angkatpada tahun 2004 kerana tahap pengurusan kewangan yang belummemuaskan, Jabatan/ Agensi berkenaan telah bersetuju dengan keputusan74


tersebut. Jabatan/ Agensi berkenaan memberi jaminan akan lebih komiteddalam menangani kelemahan pengurusan kewangan. Bagi Jabatan/ Agensiyang telah berjaya mempertingkatkan pengurusan kewangannya melaluiprogram Anak Angkat adalah diharapkan Jabatan/ Agensi tersebutmengekalkan prestasinya.75


BAHAGIAN IIIAKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS18. PENDAHULUANMenurut Seksyen 6, Akta Audit 1957 Jabatan Audit Negara dikehendakimenjalankan pengauditan terhadap program/aktiviti Kerajaan Negeri untukmenentukan sama ada ia dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Bagimemenuhi kehendak itu, sebanyak 4 aktiviti telah dikaji melibatkan JabatanPerhutanan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, Jabatan Kebajikan Masyarakatdan Jabatan Perkhidmatan Haiwan. Aktiviti yang dikaji adalah seperti berikut :i) Pengurusan Pembalakanii) Penswastaan Kutipan Tunggakan Cukai Tanahiii) Pengurusan Bantuan Amiv) Projek Ternakan Ayam DagingPemerhatian Audit hasil kajian tersebut telah dikemukakan kepada KetuaJabatan berkenaan. Hanya penemuan Audit yang penting dilaporkan di Bahagianini.JABATAN PERHUTANANPENGURUSAN PEMBALAKAN19. LATAR BELAKANGJabatan Perhutanan Negeri Selangor (Jabatan) yang ditubuhkan sejaktahun 1898 adalah bertanggungjawab menguruskan sumber hutan di NegeriSelangor secara sistematik bagi menjamin bekalan kayu kayan yang berterusan.Secara keseluruhannya Negeri Selangor mempunyai kawasan tanah seluas787,164 hektar. Daripada keluasan tersebut seluas 254,618 hektar iaitu 32.3%76


merupakan tanah berhutan. Sebahagian besar iaitu seluas 235,456 hektar adalahHutan Simpan Kekal. Bagaimanapun seluas 1,675 hektar daripada Hutan SimpanKekal tersebut telah dimansuhkan untuk tujuan pembangunan dan sehingga akhirtahun 2003, keluasan Hutan Simpan Kekal ialah 233,781 hektar atau 29.7%daripada keluasan tanah negeri. Secara keseluruhan, aktiviti pembalakanmenyumbang 32.3% daripada jumlah hasil Jabatan Hutan. Hasil ini terdiri daripadaroyalti, premium, ses, lesen dan denda kesalahan hutan. Kutipan hasil daripadaaktiviti pembalakan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah berjumlahRM5.66 juta.20. OBJEKTIF PENGAUDITANKajian Audit ini dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusanpembalakan telah dirancang serta dilaksanakan dengan cekap dan berekonomi.21. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan merangkumi semakan perancangan dan pelaksanaanpengurusan pembalakan di kawasan Hutan Simpan Kekal, Tanah Kerajaan danTanah Milik bagi tahun 2001 hingga 2003. Semakan dijalankan di JabatanPerhutanan Negeri serta dua Pejabat Perhutanan Daerah iaitu Hulu Selangor danSelangor Tengah. Pemilihan terhadap 2 daerah ini adalah berdasarkan kepadaaktiviti pembalakan yang aktif. Kawasan hutan bagi Daerah Hulu Selangor adalahseluas 109,315 hektar dan Daerah Selangor Tengah seluas 183,000 hektar.Selain itu, lawatan ke Balai Pemeriksa Hutan dan Matau Balak (kawasanpengumpulan balak sebelum melalui Balai Pemeriksa Hutan) serta temu bualdengan Pegawai Perhutanan, Pengawas Hutan dan Renjer Hutan juga dibuat.22. PENEMUAN AUDIT22.1 PERANCANGANSektor perhutanan merupakan sumber hasil kepada Kerajaan Negeri yangperlu dipelihara. Jabatan Perhutanan Negeri Selangor adalahbertanggungjawab untuk merancang, membangun, mengurus dan77


memelihara kawasan hutan dengan teratur dan sistematik. Untukmenentukan kejayaannya, perancangan adalah aspek penting yang perludiberi perhatian. Perancangan aktiviti pembalakan adalah seperti berikut:22.1.1 Dasar dan Strategi Jabatan PerhutananDasar dan strategi Jabatan Perhutanan mengenai aktivitipembalakan adalah berasaskan kepada Dasar Perhutanan Negara1978. Dasar ini menggariskan keperluan dari segi penubuhanHutan Simpan Kekal, pengurusan, pengusahasilan sertapembangunan sumber hutan secara saintifik dan teratur untukmenjamin bekalan kayu-kayan yang berterusan. Dasar ini adalahselaras dengan Dasar Pembangunan Negara yang mana bidangkeutamaan pembangunan hutan di bawah Rancangan MalaysiaKelapan (RMK 8) telah dirumus mengikut program yang antara lainmeliputi pengurusan dan pembangunan sumber hutan. Programpengurusan hutan adalah untuk menguruskan sumber hutan secaracekap dan berkesan bagi menjamin pengeluaran hasil danperkhidmatan hutan yang berkekalan. Manakala pembangunansumber hutan adalah bertujuan untuk membangunkan sumberhutan yang telah diusahasil, rosak dan miskin bagi meningkatkanproduktiviti dan memaksimumkan pulangan setiap hektar kawasanhutan.22.1.2 Perundangan Dan Kaedah PerhutananBagi memperkukuh dan melicinkan pelaksanaan objektif DasarPerhutanan Negara, Jabatan Perhutanan Selangor mengguna pakaiAkta Perhutanan Negara 1984. Melalui Akta ini, beberapa bidangkuasa telah diperuntukkan sama ada kepada Pihak BerkuasaNegeri, Pegawai Hutan atau pun pegawai/agensi lain untukmentadbir, mengurus dan membangunkan sumber hutan. KaedahkaedahHutan Selangor 1988 telah dikeluarkan bagi menggariskanprosedur mewujudkan Hutan Simpan Kekal, rancangan pengurusandan pembangunan hutan, prosedur kesalahan hutan, pengawalanhasil hutan dalam transit, caj hutan dan pelbagai. ManakalaKaedah-kaedah Industri Berasaskan Kayu Tahun 1990 digubal bagi78


menggariskan panduan terhadap penubuhan dan pengendalianindustri berasaskan kayu di Negeri Selangor.22.1.3 Struktur PengurusanJabatan Perhutanan Negeri Selangor mempunyai 5 bahagianutama iaitu Bahagian Operasi Dan Penguatkuasaan, Silvikultur DanPerlindungan, Perancangan Dan Pengurusan Hutan, PerindustrianDan Pengusahasilan dan Hutan Lipur yang bertanggungjawabterhadap pembangunan dan pengurusan hutan. Setiap bahagian inidiketuai oleh Penolong Pengarah Perhutanan dan dibantu oleh 75anggota sokongan. Bahagian ini bertanggungjawab untukmeluluskan permohonan lesen pembalakan yang dikemukakan olehPegawai Hutan Daerah.Sementara itu, tiga Pejabat Perhutanan Daerah menguruskanpermohonan lesen pembalakan, melaksanakan Inventori HutanSebetangan atau Pre-F dan memantau aktiviti pembalakan.Bilangan anggota bagi Daerah Selangor Tengah ialah 85 orang,Hulu Selangor 150 dan Pantai Klang 87 orang.22.1.4 Garis Panduani) Manual Perhutanan Semenanjung Malaysia 1958(Pindaan 1995)Bagi menjamin pelaksanaan aktiviti pembalakan, JabatanPerhutanan Selangor mengguna pakai Manual Perhutananyang menggariskan secara terperinci skop dan aspekberkaitan pentadbiran dan pengurusan sumber hutan ke arahpencapaian wawasan, misi dan objektif Jabatan. Manual initerbahagi kepada 3 bahagian utama iaitu Pentadbiran,Operasi Hutan dan Pembangunan Hutan. Bahagian OperasiHutan mengandungi aspek pengusahasilan hutan, kutipanhasil hutan, industri berasaskan kayu dan penguatkuasaanundang-undang. Pengusahasilan hutan adalah satu daripadaaspek pengurusan hutan, khususnya bagi kawasan di dalamHutan Simpan Kekal yang mana hanya pokok matang79


diambil untuk menghasilkan pengeluaran yang optimum.Bagi kawasan di dalam Tanah Kerajaan, tanah bermilik,tanah lombong, tanah tol dan tanah rizab yang akandibangunkan untuk tujuan pertanian, komersial, penempatanatau sebagainya, pengusahasilan dijalankan secara tebanghabis. Di bawah Operasi Hutan kaedah pembalakan hutanmeliputi perkara berikut:a) Penentuan Kawasan PembalakanDalam menentukan kawasan serta mengurus aktivitipembalakan, Jabatan Hutan telah menggunakanSelective Management System (SMS). Melalui sistemini aktiviti pembalakan akan dilaksanakan secarasistematik dan fleksibel selaras dengan keperluanuntuk memelihara alam sekitar serta berasaskanpermintaan pasaran balak. Sistem ini bertujuanmengekalkan sumber hutan dengan kos yangminimum serta mencapai hasil pembalakan yangoptimum. Di bawah sistem ini, sebelum sesuatukawasan pembalakan diluluskan kepada pengusahabalak, Jabatan akan melaksanakan prosedur InventoriHutan Sebelum Tebangan atau Pre-F. Mengikutprosedur ini, Jabatan akan mengenal pasti kawasanhutan yang akan diusahakan serta anggaran isi hutanyang boleh dikeluarkan. Proses ini merupakan kerjapenyediaan kawasan sebelum ia diusahasilkan yangantaranya melibatkan kerja penandaan sempadan,pemeriksaan isi hutan, penentuan had batastebangan, penandaan pokok yang boleh ditebang,penandaan pokok ibu dan sebagainya yang akanmengambil masa selama 2 tahun. Kerja Pre-Fdilaksanakan oleh kontraktor yang dilantik dandipantau oleh kakitangan Jabatan. Bagi tempoh tahun2001 hingga 2003, seluas 5,000 hektar telah80


dirancang untuk dijalankan Pre-F. Kawasan hutanyang terlibat adalah seperti Jadual 17.Jadual 17Kawasan Dirancang Untuk Proses Pre-FBagi Tahun 2001 Hingga 2003TahunDaerahHutan Simpan2001(Hektar)2002(Hektar)2003(Hektar)Hulu Selangor Raja MusaGadingBatang KaliBt. Belata33034070190200210220140350Pantai Klang Kuala Langat160 190 170Bukit Cherakah 400Selangor Tengah Sungai LalangGombak400210320400Hulu Langat700Jumlah 1,700 1,700 1,600Sumber: Rancangan Pengurusan Hutan 2001-2010b) Pemberian Kawasan PembalakanMengikut Seksyen 16 Akta Perhutanan Negara 1984,Pihak Berkuasa Negeri boleh memberi kebenaranuntuk mengambil hasil hutan dari Hutan SimpanKekal atau Tanah Kerajaan dengan cara mempelawatender, perjanjian atau mengikut cara lain yangdifikirkan wajar. Selain itu, Manual PerhutananSemenanjung 1958 juga ada menetapkan peraturandan syarat mengenai pemberian kawasanpembalakan. Antaranya seperti pendaftarankontraktor pembalakan, pelan lokasi yang dipohonserta dokumen yang berkaitan.Pemberian kawasan pembalakan di Negeri Selangorakan dibuat melalui 2 kaedah iaitu secara konsesi dan81


kurnia. Tempoh konsesi yang diberi kepadapengusaha balak ialah antara 10 hingga 50 tahun.Antara kriteria pemberian secara konsesi ialahsyarikat yang telah stabil serta mempunyai kilangsendiri. Majlis Mesyuarat Kerajaan Negerimerupakan pihak yang berkuasa untuk memberikelulusan. Bagi pemberian secara kurnia, individuyang berdaftar sebagai kontraktor balak adalah layakuntuk memohon dan kelulusannya tertakluk di bawahkuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri atau MenteriBesar. Tempoh pemberian secara kurnia tidakditetapkan secara khusus dan lazimnya diberikansehingga kawasan selesai diusahasilkan.c) Catuan Tebangan TahunanBagi memastikan pengekalan hutan secarasistematik, Jabatan Perhutanan Negeri telahmenetapkan jumlah Catuan Tebangan Tahunanberdasarkan keputusan Majlis Perhutanan Negara.Catuan Tebangan Tahunan ialah jumlah kawasanHutan Simpan Kekal yang boleh diusahasilkansebagai kawasan pembalakan pada setiap tahun.Majlis Perhutanan Negara yang bersidang sekurangkuranganyasekali setahun akan menetapkan jumlahcatuan bagi setiap 5 tahun. Bagi tempoh tahun 2001hingga 2005, jumlah Catuan Tebangan Tahunan ialahtidak melebihi 2,021 hektar setahun. Ini bermakna,jumlah keseluruhan kawasan hutan yang akandiusahasilkan oleh semua pengusaha balak di NegeriSelangor dalam tempoh setahun adalah tidak bolehmelebihi jumlah yang telah ditetapkan.d) Pemulihan Hutan Bagi Kawasan Yang DikerjakanProgram pemulihan hutan telah dirancang olehJabatan sebagai langkah pengekalan hutan simpan di82


tahap 30% daripada keluasan tanah negeri. Bagimerealisasikan objektif ini, perancangan telah dibuatsecara jangka panjang iaitu di dalam RancanganPengurusan Hutan Negeri Selangor Tahun 2001-2010di samping rancangan tahunan Jabatan. Aktiviti yangtelah dirancang ialah Inventori Selepas Tebangan(Post-F), Rawatan Silvikultur seperti penggelanganracun pokok dan pemotongan akar, tanamanmengaya serta rawatan terhadapnya. Selain itu,penyediaan tapak semaian juga telah dirancang.22.1.5 Piagam PelangganSebagai langkah untuk memastikan serta mempertingkatkankecekapan Jabatan mengenai proses pengeluaran lesenpembalakan, satu piagam pelanggan telah ditetapkan. Antara lainpiagam tersebut menetapkan bahawa lesen bagi aktivitipengeluaran balak daripada kawasan yang telah diluluskan akandikeluarkan dalam tempoh 6 bulan selepas permohonan dibuat.Pada pendapat Audit, keseluruhan perancangan yang dibuat adalahmemuaskan. Aktiviti pengurusan pembalakan yang dirancang telahmengambil kira keperluan dari pelbagai aspek seperti proses sebelumdan selepas aktiviti pembalakan dijalankan. Perancangan yang dibuatadalah bertepatan dengan kehendak serta prinsip pengurusan hutanberkekalan antarabangsa yang telah diterima pakai oleh KerajaanMalaysia.22.2 PELAKSANAANPelaksanaan pembalakan hutan melibatkan proses pemberian kawasan,bayaran lesen dan permit serta aktiviti pembalakan yang melibatkantebangan pokok yang matang seperti di dalam garis panduan. Selain itu,Jabatan akan memastikan balak dikeluarkan daripada sesuatu kawasanhutan mengikut peraturan, tempoh dan juga syarat tertentu yang telahditetapkan.83


22.2.1 Penentuan Kawasan PembalakanMengikut Rancangan Pengurusan Hutan Tahun 2001 - 2010,sejumlah 5,000 hektar kawasan dirancang untuk proses Pre-F bagitempoh tahun 2001 hingga 2003. Kawasan tersebut meliputi 3daerah di Negeri Selangor iaitu Hulu Selangor, Pantai Klang danSelangor Tengah. Pemeriksaan Audit mendapati pelaksanaanterhadap perancangan tersebut tidak menepati sasaran. Bagi tahun2001, seluas 238 hektar dibuat Pre-F manakala pada tahun 2002,seluas 982 hektar dan tahun 2003 seluas 334 hektar telahdilaksanakan Pre-F. Ini bermakna jumlah keluasan telah dijalankanproses Pre-F bagi tahun 2001 hingga 2003 ialah 1,554 hektar atau31% daripada yang dirancang. Keadaan ini adalah disebabkankawasan yang diluluskan tidak termasuk dalam kawasan yangdirancang.Pada pendapat Audit, penentuan kawasan pembalakan tidakdibuat mengikut perancangan.22.2.2 Pemilihan Pengusaha BalakManual Perhutanan Semenanjung Malaysia 1958 telahmenggariskan bahawa setiap syarikat atau individu yang memohonkawasan hutan bagi maksud pembalakan hendaklah terlebihdahulu berdaftar sebagai pembalak dengan Jabatan Perhutanan.Ada 3 kategori kawasan balak di Negeri Selangor iaitu HutanSimpan Kekal, Tanah Kerajaan dan Tanah Milik. Bagi HutanSimpan Kekal kelulusan kawasan pembalakan adalah di bawahkuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri. Bagi Tanah Kerajaankelulusan boleh diberikan oleh Menteri Besar, manakala TanahMilik diluluskan oleh Pengarah Jabatan Perhutanan NegeriSelangor.Semakan Audit mendapati bilangan permohonan lesen bagi HutanSimpan Kekal dan Tanah Kerajaan yang dikemukakan dandiluluskan bagi tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti diJadual 18.84


Jadual 18Permohonan Dan Kelulusan Lesen PembalakanBagi Tahun 2001 Hingga 2003TahunPermohonanKelulusanHSK TK HSK TK2001 60 42 10 52002 46 27 6 62003 80 73 9 6Jumlah 186 142 25 17Sumber: Jabatan Perhutanan Negeri SelangorPemeriksaan Audit mendapati daripada 328 permohonan lesenpembalakan yang diterima bagi tahun 2001 hingga 2003 hanya 42permohonan atau 12.8% telah diluluskan, manakala 286permohonan tidak diluluskan. Antara punca yang dikenal pastipermohonan tidak diluluskan adalah kerana tidak mematuhi syaratyang ditetapkan oleh Jabatan.Pada pendapat Audit, pemilihan pengusaha balak telah dibuatdengan teratur dan mematuhi prosedur yang ditetapkan.22.2.3 Kaedah Pemberian Kawasan Pembalakani) Pihak Berkuasa Negeri boleh meluluskan kawasanpembalakan secara tender, konsesi atau kurnia. Bagitempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 42 lesenpembalakan telah diluluskan secara kurnia yang melibatkankawasan seluas 7,523.53 hektar dengan kutipan premiumberjumlah RM2.99 juta. Kutipan premium adalahberdasarkan kadar yang telah ditetapkan mengikut KaedahkaedahPerhutanan Negeri Selangor iaitu RM600 bagisehektar Hutan Dara, manakala RM300 sehektar bagiKawasan Sudah Kerja. Semakan audit mendapati lesenpembalakan telah diluluskan kepada syarikat atau individuyang berdaftar sebagai kontraktor pembalakan.85


ii)Pemberian kawasan secara konsesi pula telah diluluskankepada 6 syarikat yang melibatkan kawasan seluas 37,659hektar bagi tempoh 10 hingga 50 tahun. Antara kriteriasyarikat yang diluluskan pemberian kawasan secara konsesiialah syarikat yang mempunyai kilang sendiri serta berupayauntuk meningkatkan aktiviti industri kayu-kayan denganprogram pembesaran seperti memproses perabot dankomponen perabot.iii)Semakan Audit mendapati pemberian kawasan pembalakansecara tender tidak dilaksanakan di Negeri Selangorwalaupun cara ini ada diperuntukkan mengikut Seksyen 16,Akta Perhutanan Negara 1984. Tinjauan Audit terhadap 5buah negeri di Semenanjung seperti Perak, Johor, Pahang,Terengganu dan Kelantan mendapati pemberian kawasanpembalakan secara tender telah dapat meningkatkan hasilserta lebih menguntungkan Kerajaan Negeri. Tender yangtelah dilaksanakan di Negeri tersebut bernilai antaraRM2,000 hingga RM10,000 sehektar mengikut jenis kayuyang terdapat di kawasan yang berkenaan. Oleh keranakawasan hutan di Selangor juga mempunyai beberapa jeniskayu yang bernilai tinggi antaranya Balau, Cengal, Keranji,Merbau, Tembesu dan Tempinis, Kerajaan Negeri akanmendapat hasil premium yang berganda sekiranya kawasanbalak diberi secara tender. Secara anggaran, berdasarkanharga tender purata yang telah dilaksanakan di 5 buahnegeri di atas iaitu RM4,000 sehektar, Kerajaan Negeridianggarkan mendapat kutipan premium berjumlah RM30.10juta bagi keluasan yang telah diberi secara kurnia.Berbanding dengan jumlah yang telah dikutip sejumlahRM2.99 juta, Kerajaan Negeri dianggarkan mendapattambahan premium berjumlah RM27.11 juta sekiranyakawasan balak yang diberi secara kurnia itu ditenderkan.86


Pada pendapat Audit, pemberian kawasan pembalakan secarakurnia adalah merugikan Kerajaan Negeri. Kerajaan Negeriperlu mengkaji semula perkara ini untuk menggunakan sistemtender dalam pemberian kawasan pembalakan.22.2.4 Syarat Pengambilan Hasil BalakPengeluaran balak hanya boleh dibuat setelah Lesen MengambilHasil Hutan dikeluarkan oleh Jabatan kepada pengusaha balak.Pengeluaran lesen tersebut adalah tertakluk kepada beberapasyarat tertentu mengikut kehendak Akta Perhutanan Negara Tahun1984. Antara syarat penting yang ditetapkan ialah penentuankawasan penebangan seperti nombor blok dan kompatmen hutan,tempoh lesen yang biasanya berkuat kuasa selama 12 bulan sertabayaran yang dikenakan terdiri daripada premium, deposit, bayaranlesen serta bayaran pentadbiran terhadap pengukuran sempadan.Selain itu, dinyatakan juga kategori pokok yang dibenarkan untukditebang serta jenis kesalahan yang boleh menyebabkanpengusaha balak dikenakan bayaran denda. Contoh kesalahanadalah seperti menebang atau mengeluarkan pokok yang tidakdibenarkan, gagal membaiki kerosakan jalan serta menyebabkanhakisan tanah serta pencemaran alam sekitar. Syarat tersebutbertujuan untuk memastikan pengurusan hutan yang sempurna,memelihara kepentingan Kerajaan serta mencegah pengusahabalak daripada melanggar peraturan. Pemeriksaan Audit di PejabatHutan Daerah yang dilawati iaitu Pejabat Hutan Daerah Rawangdan Pejabat Hutan Daerah Cheras mendapati semua syarat danperaturan dipatuhi oleh pengusaha balak. Perkara ini dapatdisahkan dengan bayaran deposit yang dipegang oleh Jabatan.Sebarang bayaran denda akibat pelanggaran syarat yangdilakukan oleh pengusaha balak akan ditolak terus daripadadeposit yang berkaitan.Pada pendapat Audit, syarat pengambilan hasil balak telahdipatuhi dengan sepenuhnya.87


22.2.5 Catuan Tebangan TahunanMajlis Perhutanan Negara telah menetapkan bahawa CatuanTebangan Tahunan di Negeri Selangor berjumlah 2,021 hektarsetahun bagi tempoh tahun 2001 hingga 2005. Penetapan ini telahdiperakukan oleh Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Selangor untukditerima pakai. Berdasarkan semakan di Ibu Pejabat sertapengauditan terhadap beberapa kawasan yang dipilih yangmelibatkan 2 daerah mendapati tiada berlaku kes pelanggaransyarat Catuan Tebangan Tahunan. Purata tebangan tahunanNegeri Selangor bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 ialah 1,213hektar setahun. Berkaitan dengan ini, Jabatan mempunyai sistemkawalan dalaman yang memuaskan melalui pemeriksaan fizikalmingguan oleh Pegawai Renjer Hutan dan disahkan oleh PegawaiHutan Daerah. Selain itu, rekod seperti Laporan KemajuanMingguan, Laporan Kemajuan Bulanan dan Laporan PenutupanKawasan ada diselenggarakan.Pada pandangan Audit, aktiviti pembalakan di Negeri Selangorbelum mencapai tahap batas tebangan yang telah ditetapkan.22.2.6 Pengawasan Jabatani) Penyediaan Laporan Isi HutanSeksyen 3.2 Bab 11, Manual Perhutanan SemenanjungMalaysia 1958 telah menggariskan bahawa Laporan IsiHutan hendaklah disediakan sebelum memulakan aktivitipembalakan. Laporan ini mengandungi maklumat terperincimengenai kedudukan stok mengikut pecahan isi padu,taburan serta jenis pokok, status anak pokok sertakedudukan muka bumi. Tujuan laporan ini adalah untukmengetahui anggaran isi hutan bagi menentukan sama adakawasan yang berkenaan wajar dan ekonomik untukdiusahasil atau sebaliknya. Pemeriksaan Audit mendapatiLaporan Isi Hutan disediakan oleh Jabatan seperti yangditetapkan.88


Pada pendapat Audit, laporan isi hutan telah disediakandengan teratur.ii)Lesen Pengeluaran Hasil HutanSetelah kelulusan kawasan pembalakan diberi, setiappengusaha balak boleh memohon lesen Lesen PengeluaranHasil Hutan bagi membolehkan pengusaha menjalankanaktiviti pembalakan. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,sejumlah 42 lesen pembalakan meliputi 7,523.53 hektarkawasan Hutan Simpan Kekal dan Tanah Kerajaan telahdikeluarkan kepada pengusaha balak. Butiran terperinciadalah seperti Jadual 19.TahunJadual 19Bilangan Lesen Mengikut Jenis Hutan PembalakanBagi Tempoh 2001 Hingga 2003Hutan SimpanKekal(a)Bil.LesenLuas(hektar)Hutan TanahKerajaan(b)Bil.LesenLuas(hektar)Bil.LesenJumlah(a)+(b)Luas(hektar)2001 10 2,511.67 5 443.88 15 2,955.552002 6 1,090 6 461.52 12 1,551.522003 9 2,185.35 6 831.11 15 3,016.46Jumlah 25 5,787.02 17 1,736.51 42 7,523.53Sumber: Jabatan Perhutanan Negeri SelangorMengikut Piagam Pelanggan Jabatan, Lesen MengambilHasil Hutan dikeluarkan dalam tempoh tidak melebihi 6bulan dari tarikh kelulusan kawasan pembalakan. Walaupunbegitu, daripada 42 lesen yang diproses bagi tempoh tahun2001 hingga 2003 adalah didapati 5 lesen telah lewatdikeluarkan antara 8 hingga 21 bulan selepas tarikhkelulusan permohonan. Manakala 7 lesen belum dikeluarkansehingga bulan Disember 2003. Lesen yang belumdikeluarkan melibatkan 1 permohonan semenjak tahun 1997dan 6 permohonan bagi tahun 2001 hingga 2002. Antara89


punca yang dikenal pasti yang menyebabkan kelewatantersebut adalah seperti berikut:a) Berdasarkan Rancangan Pengurusan Hutan, LesenMengambil Hasil Hutan boleh dikeluarkan bagi sesuatukawasan setelah proses Pre-F dilaksanakan. Proses inimerupakan kerja penyediaan kawasan sebelum iadiusahasilkan yang antaranya melibatkan kerjapenandaan sempadan, pemeriksaan isi hutan,penentuan had batas tebangan, penandaan pokok yangboleh ditebang, penandaan pokok ibu dan sebagainyayang akan mengambil masa selama 2 tahun. Kelulusansesuatu kawasan pula diberikan sebelum proses Pre-Fdijalankan. Oleh itu, lesen tidak dapat dikeluarkan selagikawasan yang dipohon belum menjalani Pre-F.b) Faktor cuaca juga mengganggu kelancaran kerja Pre-Fseperti hujan lebat dan sebagainya.c) Beban kerja yang lebih bagi anggota Renjer Hutan yangbertanggungjawab dalam bancian hutan terutamaapabila kawasan membalak diluluskan serentak bagisesuatu daerah.Pada pendapat Audit, piagam pelanggan Jabatan perludisesuaikan dengan keadaan sebenar iaitu dari aspektempoh sebenar Lesen Pengeluaran Hasil Hutan dapatdikeluarkan.iii)Penyediaan Laporan Penutup KawasanLesen Mengambil Hasil Hutan sah bagi tempoh 12 bulandari tarikh pengeluarannya. Lesen tersebut akan dibatalkandalam tempoh berkaitan apabila pengusahasilan balak tamatdi kawasan yang diluluskan. Pemegang lesen dikehendakimengosongkan kawasan serta menentukan perkara yangmenyalahi syarat lesen tidak dilakukan. Sekiranyaperlanggaran syarat berlaku, denda akan dikenakan dengan90


menolak baki deposit pemegang lesen. Berikutnya, LaporanPenutupan Kawasan akan disediakan oleh Pegawai RenjerHutan, Pejabat Hutan Daerah berkenaan. Antara lain,laporan tersebut mengandungi butiran berkaitan kemajuanpengusahasilan, pokok yang gagal ditebang, balak yangmasih tinggal di matau (tempat balak disimpan sebelumdiangkut ke kilang) serta penyata kewangan pelesen. Inimelengkapkan kaedah pembatalan lesen. Semakan Auditmendapati laporan ini disediakan dengan lengkap bagisemua lesen yang dibatalkan.Pada pendapat Audit, aspek kawalan terhadap kerjapembalakan telah dilaksanakan dengan sempurna danteratur.iv)Menambah Kawasan Hutan Simpan KekalDasar Perhutanan Negara 1978 (Pindaan 1992) telahmenggariskan bahawa Hutan Simpan Kekal perlu dikekalkan 30% daripada keluasan tanah negeri. Untuk itu,dasar pengurusan hutan telah memberi penekanan terhadaplangkah yang perlu diambil bagi mencapai maksud tersebut.Rancangan Pengurusan Hutan merupakan perancanganlengkap bagi mengekalkan sumber asli di negeri ini.Pengurusan hutan yang cekap dapat mengekalkan sertamenjaga iklim dan rupa bumi yang sempurna, bekalan airbersih yang mencukupi, kesuburan tanah yang terpelihara,keadaan alam sekeliling yang stabil serta mengurangkankesan banjir dan hakisan kepada sungai, tanah pertaniandan kawasan kediaman.Pemeriksaan Audit mendapati bagi tempoh tahun 2001hingga 2003, seluas 1,531 hektar telah dikeluarkan daripadaHutan Simpan Kekal bagi maksud pembangunan,perumahan dan perusahaan. Ini menjadikan baki kawasanHutan Simpan Kekal yang tinggal hanyalah 233,781.3691


hektar iaitu 29.4% daripada keluasan tanah negeri. Bagimenjamin pengekalan 30% keluasan Hutan Simpan Kekal,langkah penambahan kawasan hutan simpan perludirancang dan dilaksanakan sebelum keadaan menjadikritikal. Ini adalah selaras dengan Seksyen 21 AktaPerhutanan Negara 1984 yang menetapkan supaya PihakBerkuasa Negeri menggantikan kawasan tanah yangdikeluarkan daripada Hutan Simpanan Kekal.Pada pendapat Audit, kawasan Hutan Simpan Kekalyang telah dikeluarkan perlu digantikan untuk menjaminpengekalan kawasan hutan iaitu 30% daripada keluasantanah Negeri.22.2.7 Sijil Bebas HutanSelain daripada meluluskan kawasan untuk tujuan pembalakan,Pihak Berkuasa Negeri juga ada meluluskan kawasan HutanSimpan Kekal untuk tujuan pembangunan. Dalam hal ini sesuatukawasan Hutan Simpan Kekal yang ingin dibangunkan hendaklahterlebih dahulu dikeluarkan daripada kawasan Hutan Simpan Kekaldan diwartakan sebagai Tanah Kerajaan. Kelulusan boleh diberikepada pemohon untuk memajukan kawasan tersebut setelah SijilBebas Hutan dikeluarkan oleh Pengarah Perhutanan Negeri.Mengikut Kaedah-kaedah Hutan Selangor 1988, Sijil Bebas Hutanboleh dikeluarkan oleh Pengarah Perhutanan Negeri setelah beliauberpuas hati bahawa sesuatu kawasan yang sedangdipertimbangkan untuk pembangunan tidak mempunyai sebarangkayu yang boleh diusahasilkan.Semakan Audit mendapati Sijil Bebas Hutan tidak dikeluarkan bagikawasan Hutan Simpan Kekal seluas 1,531 hektar yang diluluskanuntuk aktiviti pembangunan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.Kerajaan Negeri telah kehilangan hasil yang sepatutnya dapatdikutip sekiranya Sijil Bebas Hutan dikeluarkan. Ini kerana sebelumsijil tersebut dikeluarkan, segala hasil hutan hendaklah dikeluarkan92


terlebih dahulu. Sekiranya pengeluaran hasil hutan diberikan secaratender kepada pemohon kawasan tersebut dengan kadar purataRM4,000 sehektar, maka Kerajaan Negeri akan mendapatpertambahan hasil sejumlah RM6.02 juta bagi keluasan tanah yangtelah diluluskan dalam tempoh tersebut.Pada pendapat Audit, Kerajaan Negeri telah kehilangan hasildisebabkan tidak mengeluarkan Sijil Bebas Hutan sebelummeluluskan kawasan untuk pembangunan.22.2.8 Industri Berasaskan KayuIndustri berasaskan kayu yang beroperasi di Negeri Selangordikategorikan kepada tiga kumpulan utama iaitu industripemprosesan utama yang terdiri daripada kilang papan lapis/ venir,industri pemprosesan hiliran iaitu meliputi kilang perabot/kerja kayudan kilang kayu kumai serta industri sokongan yang merupakan lojitanur pengering kayu. Sehingga tahun 2003, ada sebanyak 126buah kilang yang telah beroperasi terdiri daripada 36 buah kilangpapan, dua kilang papan lapis/venir, lapan puluh enam kilang kayukumai perabot dan 2 buah loji tanur pengering. Butiran terperinciadalah seperti di Jadual 20.Jadual 20Industri Berasaskan Kayu Yang BeroperasiJenis KilangHuluSelangorBilangan KilangSelangorTengahPantaiKlangJumlahKilang Papan 12 18 6 36Kilang Papan Lapis 1 1 2Kilang Kayu Kumai 13 17 56 86Loji Tanur Pengering 2 2Jumlah 26 36 64 126Sumber : Jabatan Perhutanan Negeri SelangorAdalah didapati sebanyak 49 buah kilang beroperasi tanpamempunyai lesen yang sah daripada Pejabat Perhutanan Selangor.93


Kilang tersebut ialah 29 buah di Pelabuhan Klang, sembilan buah diKuala Langat dan 11 buah di Kuala Selangor. Pihak Audit tidakmendapat maklumat mengenai perkara tersebut bagi daerah HuluSelangor dan Selangor Tengah. Semakan Audit juga mendapatitiada tindakan susulan diambil terhadap semua kilang haramtersebut kerana masalah kekurangan kakitangan di BahagianPenguatkuasaan. Kewujudan kilang haram ini menyebabkanKerajaan Negeri mengalami kerugian hasil lesen.Pada pandangan Audit, perlu wujud koordinasi antara agensiyang terlibat dalam memberi kelulusan kemudahan kepadasesebuah kilang seperti Jabatan Bomba Dan Penyelamat,Tenaga Nasional Berhad serta Pihak Berkuasa Tempatan bagimemastikan kilang beroperasi mengikut peraturan yangditetapkan oleh pihak Kerajaan. Jika tidak, masalah kewujudankilang haram tidak akan dapat dibanteras.22.2.9 Struktur PengurusanPengauditan terhadap guna tenaga mendapati sehingga bulanSeptember 2003, sejumlah 102 jawatan masih belum diisi.Kekosongan jawatan tersebut adalah bagi kumpulan sokongan iaitu40 jawatan Pengawas Hutan Gred G11, sebanyak 43 jawatanPekerja Rendah Awam Khas Gred R3, tujuh jawatan PemanduKenderaan Bermotor Gred R3, lima jawatan Renjer Hutan GredG17, tiga jawatan Pembantu Tadbir Gred N17/ W17, dua jawatanPembantu Tadbir Rendah N11 dan 1 jawatan Pembantu AmRendah Gred N1 dan 1 jawatan Jaga Gred R1 masih belum diisi.Kekosongan jawatan ini telah mengakibatkan beberapa aktiviti tidakdapat dilaksanakan dengan berkesan.Sejumlah 14 perjawatan anggota Renjer Hutan Gred G22 dan G17telah diluluskan. Sehingga tahun 2003, sembilan jawatan telah diisimanakala 5 jawatan masih kosong. Anggota Renjer Hutan di IbuPejabat bertanggungjawab untuk menjalankan tugaspenguatkuasaan terhadap aktiviti pembalakan dan kilang serta94


ondaan di seluruh Negeri Selangor. Memandangkan aktivitipembalakan di Negeri Selangor meliputi keseluruhan daerah, makadengan kekuatan anggota yang terhad aktiviti penguatkuasaanterutamanya rondaan dan pemantauan terhadap aktiviti kilangharam tidak dapat dilaksanakan dengan baik.Pada pandangan Audit, Jabatan patut mengambil inisiatif untukmengisi jawatan yang kosong.4.2.10 Perlantikan Pekerja Rendah Awam Khas (PRAK) Gred R10Semakan Audit terhadap senarai tugas Pekerja Rendah AwamKhas (PRAK) Gred R10 mendapati antara tugas utama jawatantersebut ialah membantu dalam melaksanakan tugas operasi danpembangunan hutan. Tugasan tersebut ialah kerja pembersihankawasan hutan dan kerja Pre-F iaitu menyukat dan menandasempadan dan penandaan pokok. Selain itu, PRAK jugabertanggungjawab menyediakan dan mencuci sempadan HutanSimpan dan Tanah Kerajaan, sempadan Luar Hutan Simpan danKerja Bancian. Pihak Audit difahamkan tugasan tersebutmemerlukan anggota dan kumpulan kebiasaannya seramai 6 orangbermalam di hutan bagi tempoh sekurang-kurangnya seminggu.Pihak Audit mendapati 33 daripada 189 anggota PRAK adalahwanita. Seramai 7 orang ditempatkan di Ibu Pejabat, empat diDaerah Selangor Tengah, lapan di Daerah Pantai Klang dan 14 diDaerah Hulu Selangor. Maklum balas yang diterima semasapengauditan menunjukkan perlantikan anggota PRAK wanita tidakbersesuaian dengan tugas yang akan dijalankan. Masalah timbulapabila kerja yang memerlukan anggota tersebut berada di hutanbagi sesuatu tempoh yang tertentu. Kebanyakan mereka tidakdigalakkan untuk menyertai tugasan di hutan kerana alasankeselamatan dan sebagainya. Oleh itu, kekurangan anggota yangakan menjalankan tugas akan memberi kesan kepadaperancangan Jabatan seperti kelewatan penyediaan kawasan yang95


mana turut menjejaskan tempoh pengeluaran Lesen MengambilHasil Hutan.Pada pendapat Audit, Jabatan perlu mengkaji semulapengambilan anggota berdasarkan keperluan sebenar Jabatan,terutama bagi jawatan yang berkaitan dengan penguatkuasaandan juga jawatan PRAK wanita.Pada pendapat Audit, pelaksanaan pengurusan pembalakan adalahkurang memuaskan terutama mengenai aspek penyediaan kawasanseperti melaksanakan kerja Pre-F yang tidak mengikut perancangan.Ini adalah disebabkan kelulusan sesuatu kawasan tidak tertaklukkepada kawasan yang telah sedia menjalani proses Pre-F. Kaedahpemberian kawasan juga perlu dikaji semula bagi memastikan KerajaanNegeri mendapat penambahan hasil. Selain itu, usaha untuk mengisijawatan kosong serta menambah bilangan jawatan terutama diBahagian Penguatkuasaan perlu diberi perhatian serius kerana iamerupakan keperluan yang agak kritikal.22.3 PEMANTAUANPemantauan perlu dijalankan semasa pelaksanaan sesuatu aktivitipembalakan sehinggalah aktiviti itu tamat. Ini bertujuan untuk memastikanobjektif pengurusan pembalakan tercapai. Jabatan dan Pejabat HutanDaerah ada membuat pemantauan yang berterusan terhadap kawasanpembalakan yang diluluskan. Ia bertujuan menentukan pengusaha balakmematuhi semua peraturan pembalakan. Di peringkat Ibu Pejabat, Jabatanmemastikan setiap Pejabat Hutan Daerah mematuhi garis panduan aktivitipembalakan yang dijalankan oleh pengusaha balak. Di peringkat daerahpula, Pejabat Renjer yang berkaitan memantau secara fizikal kawasanpembalakan dan menyediakan laporan tertentu seperti Laporan PenyediaanSempadan, Laporan Bulanan dan Laporan Penutupan Sempadan. Semualaporan dihantar ke Jabatan Perhutanan Negeri untuk tindakan.96


Pemantauan oleh Unit Penguatkuasaan Ibu Pejabat adalah kurangberkesan kerana kekurangan anggota. Adalah diperhatikan kekuatananggota penguatkuasaan seramai 9 orang adalah tidak mencukupi untukmenjalankan rondaan atau pun pemeriksaan terhadap aktiviti pembalakandan operasi kilang bagi seluruh Negeri Selangor.Pada keseluruhannya, tindakan pemantauan terhadap aktivitipembalakan oleh Jabatan Perhutanan Negeri adalah memuaskan.Kelemahan pemantauan adalah dari aspek penguatkuasaan yangmelibatkan rondaan jalanraya dan pembanterasan kilang haram.23. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya pengurusan pembalakan di Jabatan PerhutananNegeri Selangor adalah memuaskan. Kaedah pemberian kawasan sertapengurusan hutan telah dibuat dengan sistematik dan disesuaikan dengankeadaan semasa. Walaupun begitu, ini dapat dipertingkatkan lagi sekiranyakelemahan yang wujud dapat diatasi. Memandangkan sumber hutan merupakansalah satu hasil utama Kerajaan Negeri, Jabatan perlu menimbang dengan seriuskeutamaan memberi kawasan pembalakan secara tender yang lebihmenguntungkan Kerajaan Negeri.97


PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERIPENSWASTAAN KUTIPAN TUNGGAKAN CUKAI TANAH24. LATAR BELAKANGKerajaan Negeri telah menswastakan perkhidmatan kutipan tunggakancukai tanah di Negeri Selangor mulai bulan September 2001. Langkah ini diambilkerana Pejabat Tanah menghadapi masalah untuk mengutip tunggakan cukaitanah disebabkan sistem kutipan cukai tanah yang kurang berkesan sertakekurangan kakitangan untuk membuat tindakan susulan terhadap tunggakan.Kerajaan Negeri telah menandatangani perjanjian dengan 2 buah syarikat untukmelaksanakan kutipan tunggakan cukai tanah berkuat kuasa mulai bulanSeptember 2001, untuk tempoh 5 tahun dengan pilihan untuk sambungan bagitempoh 2 tahun lagi setelah menilai prestasi syarikat dalam 5 tahun pertama. Diperingkat awal program ini, dua daerah telah dipilih sebagai projek perintis iaituPetaling dan Klang mulai bulan Oktober 2001. Pada bulan Mei 2002, KerajaanNegeri telah memutuskan supaya perkhidmatan ini diperluaskan ke semua daerahdi Negeri Selangor. Mengikut syarat perjanjian, syarikat bertanggungjawab untukmengutip tunggakan mengikut daerah yang telah ditetapkan. Syarikat akandibayar komisyen sejumlah 20% bagi tunggakan yang berjaya dikutip. Inibermakna, bagi setiap tunggakan yang berjaya dikutip oleh syarikat, KerajaanNegeri hanya mendapat sebanyak 80% daripada jumlah tunggakan tersebut.Selain itu, syarikat juga akan dibayar tambahan 15% bagi denda lewat yangberjaya dikutip. Syarikat dikehendaki mematuhi segala peraturan yang berkaitandengan program penswastaan ini seperti yang telah ditetapkan oleh pihak KerajaanNegeri.25. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan adalah untuk menentukan sama ada penswastaan kutipantunggakan cukai tanah telah dirancang, dilaksanakan dan dipantau denganberkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.98


26. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan tertumpu kepada pengurusan penswastaan kutipantunggakan cukai tanah untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003 bagi Pejabat TanahDan Daerah Klang dan Petaling. Pemilihan 2 daerah ini dibuat memandangkandaerah ini mempunyai tunggakan cukai tanah yang tertinggi di Negeri Selangor.Semakan Audit dibuat terhadap fail dan dokumen berkaitan di SeksyenPenswastaan Dan Ekonomi, Pejabat Perbendaharaan Negeri dan Pusat TeknologiMaklumat Dan Komunikasi (ICT) Selangor. Temu bual dengan pegawai sertakakitangan Jabatan yang terlibat telah dilakukan. Perbincangan dengan pihaksyarikat swasta juga diadakan untuk mendapatkan penjelasan mengenaipelaksanaan program ini.27. PENEMUAN AUDIT27.1 PERANCANGANBagi mencapai objektif sesuatu projek, perancangan adalah aspek pentingyang perlu diberi perhatian. Tanpa perancangan, sesuatu projek tidak dapatdilaksanakan secara teratur yang akhirnya akan menjejaskan pencapaianobjektifnya.27.1.1 Kertas Cadangan PenswastaanPada bulan Mei dan Julai 2001, dua buah syarikat telahmengemukakan kertas cadangan mengenai penswastaan kutipantunggakan cukai tanah kepada Kerajaan Negeri. Kedua syarikat initelah mengenal pasti antara punca yang menyebabkan tunggakancukai tanah semakin meningkat setiap tahun adalah disebabkankekurangan tenaga kerja di Pejabat Tanah, sistem kutipan yangtidak berkesan, ketiadaan tindakan susulan untuk mengutiptunggakan cukai serta maklumat terperinci mengenai tunggakancukai tidak disediakan. Kedua syarikat ini telah mencadangkanbeberapa strategi untuk mengutip tunggakan cukai tanah sepertimewujudkan unit sistem pengkomputeran yang komprehensif bagimengemas kini rekod pemilik dan bayaran yang dijelaskan serta99


menggunakan khidmat guaman untuk mengemukakan tuntutanbayaran kepada pemilik tanah. Sebagai balasan kepadapelaksanaan perkhidmatan ini, kedua syarikat mencadangkanbayaran perkhidmatan dibayar kepada mereka. Syarikat yangpertama mencadangkan 20% manakala syarikat yang keduamenetapkan 22% sebagai bayaran perkhidmatan.Pada bulan Ogos 2001, Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi, UnitPerancang Dan Pembangunan Negeri telah menyediakan satuKertas Ringkasan mengenai cadangan penswastaan ini kepadaMajlis Mesyuarat Kerajaan Negeri. Antara perkara yang dinyatakandalam Kertas Ringkasan ini termasuklah asas pemilihan syarikatdan konsep penyelesaian. Seksyen ini juga telah meminta ulasandaripada Perbendaharaan Negeri Selangor, Penasihat Undangundangdan Pejabat Tanah Dan Galian mengenai konseppenswastaan ini. Perbendaharaan Negeri Selangor memaklumkanbahawa mereka tiada halangan terhadap konsep penswastaan inisekiranya pihak syarikat dapat membuktikan prestasi kutipan lebihbaik daripada yang dicapai oleh Pejabat Tanah Dan Daerah.Penasihat Undang-undang Negeri juga memaklumkan bahawamereka tiada halangan tetapi mencadangkan supaya aspekpenguatkuasaan dipertingkatkan. Pejabat Tanah Dan Galian jugatiada halangan terhadap syor ini tetapi mencadangkan supayaanggaran kutipan setahun hendaklah melebihi RM30 juta.Adalah didapati Kertas Ringkasan tersebut disediakan padatempoh yang singkat sebelum dibentangkan kepada MajlisMesyuarat Kerajaan Negeri Selangor. Semakan Audit mendapatiperkara berikut tidak diambil kira:i) Latar belakang kedua syarikat secara terperinci. Initermasuk senarai projek yang telah dan sedangdilaksanakan oleh syarikat serta jumlah kos projek yangterlibat.100


ii)iii)Prestasi projek yang telah dan sedang dilaksanakan olehkedua syarikat berkenaan.Skop, tempoh dan had kutipan tunggakan yang sepatutnyadiberi keutamaan iaitu syarikat yang mempunyai jumlahtunggakan yang besar dan telah lama tidak menjelaskanbayaran.Pemeriksaan Audit juga mendapati Seksyen Penswastaan DanEkonomi, Unit Perancang Dan Pembangunan Negeri tidakmenjalankan kajian ataupun mendapatkan laporan / maklum balasmengenai aktiviti kutipan tunggakan hasil yang dijalankan olehsyarikat ini di negeri lain. Malah, kenyataan bahawa kedua syarikatberpengalaman dalam menjalankan aktiviti ini di negeri lainsebagaimana yang dinyatakan di dalam Kertas Ringkasan adalahmeragukan. Mengikut tinjauan Audit, belum ada negeri yangmelaksanakan penswastaan kutipan tunggakan cukai tanah setakatini.Pada pendapat Audit, Kertas Cadangan penswastaan yangdisediakan adalah tidak terperinci dan menyeluruh keranatiada dokumen sokongan dan fakta yang lengkap. Keputusanuntuk melaksanakan program penswastaan ini dibuatberdasarkan fakta yang diberikan oleh syarikat tanpa sebarangkajian yang mendalam.27.1.2 Rancangan PenswastaanMengikut Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1985 iaitu Garis PanduanMengenai Penswastaan Untuk Agensi Kerajaan Negeri yangdikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri, agensi hendaklahmenyediakan rancangan penswastaannya sendiri. Agensi dimintamenggubal rancangan jangka pendek (satu tahun), pertengahan(lima tahun) dan jangka panjang (lebih daripada 5 tahun) danmengemukakan kepada Jawatankuasa Penswastaan. Rancanganini akan menunjukkan bidang penswastaan di samping101


menggariskan arah kerja dan kandungan program penswastaansupaya pelaksanaannya dapat dijalankan dengan sempurna.Semakan Audit mendapati Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi,Unit Perancang Dan Pembangunan Negeri tidak menyediakansebarang rancangan ataupun pelan tindakan bagi mengenal pastiprogram yang boleh diswastakan. Mengikut amalan, Seksyen inimenerima cadangan penswastaan berdasarkan syor dan inisiatifdaripada syarikat dan bukan melalui program yang dikenal pastioleh pihak Kerajaan Negeri. Ketiadaan rancangan ini menyebabkanprogram/projek yang boleh diswastakan, tempoh penswastaan danfaedah yang dijangka diperolehi tidak dapat dikenal pasti.Pada pandangan Audit, Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi,Unit Perancang Dan Pembangunan Negeri perlu menyediakanrancangan penswastaannya sendiri sebelum mengemukakankepada Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan tidak hanyabergantung kepada cadangan daripada pihak swasta.27.1.3 Pemilihan SyarikatSemasa merancang pemilihan syarikat, Kerajaan Negeri hendaklahmemastikan syarikat yang dilantik mempunyai pengalaman dalammelaksanakan perkhidmatan ini. Selain itu keupayaan syarikat darisegi bilangan sumber tenaga yang mencukupi serta mempunyaikemahiran dalam bidang komputer serta pentadbiran undangundangtanah perlu diambil kira oleh pihak Kerajaan Negeri.Syarikat juga perlu mempunyai kedudukan kewangan yang kukuhuntuk menjalankan perkhidmatan ini.27.1.4 Struktur PengurusanDalam merancang sesuatu program penswastaan, pihak KerajaanNegeri perlu mengambil kira aspek struktur organisasi dan sumbermanusia yang diperlukan untuk melaksanakan program tersebut.Ini termasuk menentukan fungsi dan peranan bahagian, unit danjabatan yang terlibat secara langsung dengan program ini.102


Keperluan kakitangan oleh pihak Kerajaan dan syarikat swasta,kemahiran, latihan dan penempatan pegawai hendaklah dirancangdengan teratur untuk memastikan program dapat berjalan denganlancar.27.1.5 Aspek PerundanganPertimbangan yang teliti hendaklah diberi terhadap aspekperundangan dalam penswastaan bagi tujuan menentukan undangundangdan peruntukan khusus yang boleh menghalang prosespenswastaan. Untuk tujuan ini pihak Kerajaan Negeri perlu melihattafsiran tunggakan cukai tanah dan tindakan susulan terhadapkutipan tunggakan yang dilaksanakan mengikut Kanun TanahNegara 1965 dan undang-undang lain yang berkaitan dan berkuatkuasa masa kini. Pandangan daripada Penasihat Undang-undangNegeri yang mencadangkan supaya aspek penguatkuasaandipertingkatkan perlu diberi perhatian oleh Kerajaan Negeri.27.1.6 Syarat PerjanjianKerajaan Negeri perlu menetapkan syarat perjanjian dengansyarikat swasta yang terlibat dalam program penswastaan ini.Antara lain, perjanjian hendaklah mengandungi tempohpelaksanaan, peranan Kerajaan Negeri dan syarikat, kaedahkutipan tunggakan, kadar bayaran, penyediaan laporan olehsyarikat dan syarat lain yang berkaitan. Penilaian program danprestasi syarikat hendaklah dimasukkan dalam syarat perjanjian.Perjanjian juga hendaklah menjaga kepentingan Kerajaan Negeri.27.1.7 Keselamatan Dan Kesahihan DataProgram penswastaan kutipan tunggakan cukai tanah inimelibatkan keperluan penggunaan maklumat sama ada di PusatICT Negeri, di Pejabat Tanah ataupun oleh pihak Syarikat Swasta.Kerajaan Negeri hendaklah memastikan penggunaan maklumatoleh pihak yang terlibat adalah semata-mata untuk tujuan programini dan tidak disalahgunakan untuk tujuan lain. Oleh itu, kawalandari segi capaian maklumat melalui komputer, kelulusan untuk103


meminda data, ketepatan dan keselamatan data adalah pentingdan perlu dirancang dengan lebih awal dan teliti.27.1.8 Anggaran Kos Dan Faedah ProgramKerajaan Negeri hendaklah menyediakan anggaran kos dan faedahyang diperolehi apabila menswastakan sesuatu perkhidmatan. Kosprogram seperti bayaran gaji pekerja tambahan, perbelanjaanoperasi dan bayaran tuntutan oleh syarikat perlu diambil kira.Faedah dan kos dari segi beberapa pihak yang mempunyaikepentingan tertentu hendaklah dinilai. Faedah lain yang perludikenal pasti termasuk pulangan kepada Kerajaan Negeri, kadarbayaran kepada syarikat serta penambahbaikan yang bolehdiperkenalkan kepada sistem yang sedia ada.27.1.9 Garis Panduan ProgramBagi memastikan program penswastaan ini dapat dilaksanakandengan sistematik dan teratur, Kerajaan Negeri perlu mengadakangaris panduan untuk kegunaan semua pihak yang terlibat. Garispanduan ini perlu mengandungi maklumat mengenai fungsi danperanan setiap bahagian yang terlibat seperti Pusat ICT Negeri,Pejabat Tanah di daerah, Pejabat Perbendaharaan Negeri danSeksyen Penswastaan Dan Ekonomi. Selain itu, prosedurmengenai penyediaan laporan kutipan tunggakan bulanan danperkara yang berkaitan dengan pengurusan tunggakan ini perludinyatakan dalam garis panduan ini.Pada pendapat Audit, Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi, UnitPerancang Dan Pembangunan Negeri tidak dapat menyediakanperancangan yang teratur mengenai program penswastaan ini keranaperlu dilaksanakan pada masa yang singkat. Program penswastaandibuat berdasarkan kepada cadangan yang dikemukakan oleh syarikat.104


27.2 PELAKSANAANPejabat Tanah bertanggungjawab mengutip cukai tanah dan tunggakandaripada pemilik tanah. Bagaimanapun, masalah kekurangan kakitangandan ketiadaan tindakan penguatkuasaan telah menyebabkan jumlahtunggakan cukai tanah meningkat setiap tahun. Ekoran daripada masalahini, Kerajaan Negeri memutuskan supaya urusan kutipan tunggakan cukaitanah diswastakan. Di peringkat pelaksanaan pula, pihak Audit mendapatiperkara berikut :27.2.1 Kertas CadanganMajlis Mesyuarat Kerajaan Negeri semasa mesyuaratnya padabulan Ogos 2001 telah meluluskan pelaksanaan penswastaankutipan tunggakan cukai tanah kepada 2 buah syarikat swasta.Keputusan ini dibuat berdasarkan kepada kertas cadangan yangdisediakan oleh syarikat swasta dan dikemukakan oleh SeksyenPenswastaan Dan Ekonomi, Unit Perancang Dan PembangunanNegeri. Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri bersetuju supaya pihaksyarikat menerima bayaran 20% daripada jumlah tunggakan yangberjaya dikutip. Selain itu, konsesi bagi kedua syarikat dibahagikanmengikut daerah yang mana syarikat pertama ditugaskan untukmengutip tunggakan bagi daerah Petaling, Hulu Selangor, KualaLangat, Hulu Langat dan Sepang. Manakala syarikat kedua pulabertanggungjawab bagi daerah Klang, Gombak, Kuala Selangordan Sabak Bernam. Bagaimanapun, di peringkat awal pelaksanaan,kedua syarikat dikehendaki menjalankan projek perintis selama 6bulan di daerah Petaling dan Klang.Pada pendapat Audit, Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi,Unit Perancang Dan Pembangunan Negeri hendaklah membuatkajian kemungkinan mengenai program penswastaan inisebelum dikemukakan kepada Majlis Mesyuarat KerajaanNegeri untuk kelulusan pelaksanaannya.105


27.2.2 Struktur PengurusanPemeriksaan Audit mendapati 4 bahagian terlibat secara langsungdengan program penswastaan ini, iaitu Seksyen Penswastaan DanEkonomi, Pusat ICT, Pejabat Daerah Dan Tanah serta Unit HasilPejabat Perbendaharaan Negeri. Seksyen Penswastaan DanEkonomi ditugaskan untuk memantau program dan menguruskanperjanjian. Pusat ICT pula mengeluarkan maklumat kepada syarikatmanakala Pejabat Daerah Dan Tanah menjalankan kutipan hasildan mengambil tindakan penguatkuasaan. Unit HasilPerbendaharaan Negeri akan menguruskan tuntutan bayarandaripada syarikat swasta. Semakan Audit mendapati bilangankakitangan yang bertugas di bahagian masing-masing adalahmencukupi untuk mengurus dan memantau program ini. Walaupunbegitu, kemampuan syarikat untuk memantau 4 hingga 5 daerahsekaligus dengan bilangan kakitangan yang terhad adalahdipertikaikan.Pada pendapat Audit, struktur pengurusan yang diwujudkanoleh Kerajaan Negeri adalah menepati bidang tugas yang sediaada.27.2.3 Pemilihan SyarikatSemakan Audit mendapati 2 buah syarikat yang menawarkan diridan dipilih untuk program penswastaan ini adalah syarikat milikBumiputera 100% dan mempunyai modal berbayar masing-masingberjumlah RM200,000. Dari segi bilangan tenaga pekerja, syarikatyang melaksanakan program di Daerah Petaling mempunyai 10orang kakitangan manakala di Daerah Klang mempunyai 12 orangkakitangan. Dari segi pengalaman pula, kedua syarikat tidakmempunyai pengalaman dalam menjalankan perkhidmatan inisebelumnya.Pada pandangan Audit, dengan kakitangan yang tidak melebihi15 orang bagi setiap syarikat, kemampuan dan kemahiransyarikat khususnya dalam bidang Undang-undang Tanah untuk106


memantau 4 hingga 5 daerah sekaligus adalah dipertikaikan.Selain itu, kenyataan Seksyen Penswastaan Dan Ekonomibahawa kedua syarikat ini berpengalaman dalam menjalankanprogram kutipan tunggakan hasil di negeri lain adalah diraguimemandangkan program seperti ini tidak pernah dijalankanoleh negeri lain sebelum ini.27.2.4 Syarat PerjanjianKerajaan Negeri telah menandatangani perjanjian penswastaan inidengan kedua syarikat pada bulan September 2001 untuk tempoh 5tahun. Semakan Audit terhadap perjanjian ini mendapati perkaraberikut tidak diperincikan.i) TunggakanMengikut Kanun Tanah Negara 1965, tunggakan adalahcukai tanah tahunan yang dikenakan tetapi tidak dijelaskanoleh pemilik tanah kepada Kerajaan Negeri selepas 1 Junsetiap tahun. Perkara 2 dalam perjanjian pula menyatakanpihak syarikat bersetuju untuk menyedia, melaksana danmemberi perkhidmatan untuk membantu Kerajaan Negerimengutip tunggakan di seluruh Negeri Selangor.Berdasarkan kepada tafsiran ini, pihak syarikat telahmengutip tunggakan cukai tanah daripada berbagai jenispemilik tanah sama ada individu ataupun syarikat tanpamengambil kira nilai dan tempoh tunggakan. Kerajaan Negerisepatutnya menetapkan skop dan had kutipan tunggakankepada pihak syarikat dengan memberi keutamaan kepadapemilik tanah yang mempunyai tunggakan melebihiRM50,000 ke atas. Satu cara lagi ialah dengan menyediakansenarai pemilik tanah yang mempunyai tunggakan yangtinggi nilainya serta tempoh yang lama. Senarai ini yangsepatutnya disediakan oleh Pejabat Tanah hendaklahdikemukakan kepada pihak syarikat untuk tindakanselanjutnya sebagaimana yang dinyatakan dalam Pekeliling107


Setiausaha Kerajaan Negeri Bil. 1 Tahun 2002. Dengan caraini, pihak syarikat dapat memberi tumpuan untuk mengutiptunggakan berdasarkan kepada maklumat yang telahdiberikan. Senarai ini juga boleh digunakan oleh PejabatTanah untuk mengesahkan tuntutan yang dibuat oleh pihaksyarikat bagi tunggakan yang telah dijelaskan.Pada pendapat Audit, syarat mengenai kutipantunggakan dan skopnya tidak dinyatakan dengan jelasdalam perjanjian. Oleh itu, syarat perjanjian perlulahdikaji semula oleh Kerajaan Negeri untuk tujuanpenambahbaikan.ii)Sistem KomputerMengikut perkara 6 dalam perjanjian, pihak syarikathendaklah membangunkan satu sistem komputer yangdiperlukan bagi maksud perkhidmatan ini. Sistem komputerini hendaklah diselenggara dan dinaik taraf dari semasa kesemasa. Pihak syarikat juga hendaklah dari semasa kesemasa mendapatkan data daripada Kerajaan Negeri sertamenyemak, mengesah dan mengemaskinikan maklumatmengenai tunggakan pemilik tanah sebelum mengeluarkannotis tuntutan kepada mereka. Pihak syarikat juga hendaklahmenyediakan tenaga pekerja yang secukupnya bagimelaksanakan perkhidmatan ini.Semakan Audit mendapati kedua syarikat telah mewujudkansistem komputer bagi tujuan kutipan tunggakan cukai tanah.Maklumat yang diperolehi daripada Pusat ICT dalam bentukraw data akan diproses untuk mengeluarkan surat peringatandan notis tuntutan kepada pemilik dan menyediakan laporanprestasi kutipan tunggakan.108


Pada pandangan Audit, pihak syarikat telah mematuhisyarat untuk mewujudkan sistem komputer seperti yangditetapkan dalam perjanjian.iii)Bayaran PerkhidmatanMengikut perkara 3 dalam perjanjian, syarikat akan dibayar20% daripada jumlah tunggakan yang berjaya dikutip.Bagaimanapun, syarat ini tidak menetapkan had tunggakanyang perlu dikutip dan bayaran perkhidmatan hanya bolehdituntut bagi kutipan yang dibuat atas usaha syarikat.Semakan Audit mendapati bayaran perkhidmatan yangdituntut oleh syarikat meliputi keseluruhan kutipan walaupunada tunggakan dibayar atas inisiatif pemilik tanah. Sebagaicontoh, di daerah Klang, ada 20 syarikat yang mempunyaitunggakan berjumlah RM30.72 juta dan telah beberapa lamamembuat bayaran balik secara ansuran dengan pihakPejabat Tanah atas inisiatif mereka sendiri sebelumpenswastaan dimulakan. Pihak syarikat swasta telahmenghantar notis tuntutan cukai sekali kepada syarikattersebut dan telah menuntut bayaran perkhidmatan bagikeseluruhan jumlah tunggakan yang dijelaskan oleh syarikat.Tindakan ini telah menimbulkan rasa tidak puas hati pihakPejabat Tanah kerana berpendapat syarikat tidak layakmenuntut bayaran perkhidmatan bagi kutipan yang dijelaskanbukan atas usaha mereka.Ekoran daripada situasi ini, Majlis Mesyuarat KerajaanNegeri pada bulan Mei 2003 telah meminta Pejabat Tanahmenyemak kutipan yang dibuat oleh syarikat bagimemastikan bayaran perkhidmatan dibayar berasaskankutipan yang dibuat atas usaha syarikat sendiri.Pada pendapat Audit, syarat mengenai bayaranperkhidmatan tidak dinyatakan dengan jelas dalam109


perjanjian menyebabkan timbul percanggahan pendapatantara pihak Kerajaan Negeri dengan pihak syarikat.Syarat ini sepatutnya menetapkan bahawa bayaranperkhidmatan hanya boleh dibuat bagi kutipan yangdijelaskan atas usaha syarikat.iv)Pengeluaran Notis TuntutanMengikut Perkara 6.3 dan 6.4 dalam perjanjian, pihaksyarikat hendaklah mengeluarkan notis tuntutan tunggakancukai tanah selepas memproses maklumat dari Pusat ICT.Notis tersebut hendaklah diserahkan kepada pemilik tanahsupaya menjelaskan bayaran tunggakan di Pejabat Tanah.Sepanjang tempoh program ini dilaksanakan, pihak syarikattelah mengeluarkan sebanyak 71,320 notis tuntutan bagidaerah Petaling. Daripada jumlah ini, sebanyak 2,749 notistelah dikembalikan. Bagi daerah Klang pula, sebanyak83,446 notis telah dikeluarkan manakala 6,012 notis telahdikembalikan. Antara sebab notis tuntutan dikembalikanadalah alamat tidak lengkap, pemilik tidak dapat dikesan danpemilik telah berpindah.Mulai bulan Julai 2003, syarikat dikehendaki mematuhi syaratperjanjian tambahan iaitu mengeluarkan 2 surat peringatankepada pemilik tanah terlebih dahulu sebelum notis tuntutandikeluarkan. Semakan Audit mendapati bagi tempoh bulanJulai hingga Disember 2003, sebanyak 25,242 suratperingatan telah dikeluarkan bagi daerah Petaling manakalasebanyak 23,799 telah dikeluarkan bagi daerah Klang. Pihaksyarikat telah mengemukakan salinan surat peringatan dannotis tuntutan kepada Pejabat Tanah Daerah dalam bentukcakera padat memandangkan jumlah surat yang terlalubanyak bagi menjimatkan kos, tenaga dan masa.Pada pendapat Audit, pihak syarikat telah mematuhisyarat perjanjian ini.110


v) Perjanjian TambahanKerajaan Negeri telah menandatangani perjanjianpenswastaan dengan 2 buah syarikat ini pada bulanSeptember 2001. Mengikut perjanjian, bayaran perkhidmatansejumlah 20% akan dibayar kepada syarikat atas tunggakanyang berjaya dikutip. Seterusnya, pada bulan Mei 2002,Seksyen Penswastaan dan Ekonomi, Unit Perancang DanPembangunan Negeri telah mengemukakan KertasCadangan supaya komisen atas bayaran denda lewatsejumlah 15% dibayar kepada syarikat. Perkara ini adalahcadangan daripada syarikat supaya denda lewat dijadikansebahagian daripada tunggakan yang boleh dituntut olehsyarikat. Cadangan ini telah dirujuk kepada PerbendaharaanNegeri, Penasihat Undang-undang Negeri serta PejabatTanah Dan Galian untuk ulasan mereka. PerbendaharaanNegeri dan Penasihat Undang-undang Negeri tiada halanganterhadap cadangan ini. Manakala Pejabat Tanah Dan Galianberpendapat komisen sejumlah 15% adalah terlalu tinggi dankadar yang sesuai adalah 10% sahaja. Komisen ini hanyaatas tunggakan dan tidak mengambil kira bayaran dendalewat. Bagaimanapun, Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeritelah meluluskan cadangan ini pada akhir bulan Mei 2002.Satu perjanjian tambahan telah ditandatangani dengankedua syarikat pada bulan Julai 2003 yang mengandungiperuntukan bayaran denda lewat sejumlah 15%, sama adamelalui usaha secara langsung atau tidak langsung pihaksyarikat.Pemeriksaan Audit mendapati sehingga akhir tahun 2003,sejumlah RM550,881 telah dibayar kepada syarikat yangpertama berdasarkan RM3.67 juta denda lewat yang telahdikutip. Manakala syarikat yang kedua pula menerimaRM617,505 sebagai bayaran daripada RM4.12 juta dendalewat yang telah dikutip.111


Pada pandangan Audit, bayaran denda lewat tidak wajardijadikan sebagai tunggakan kerana tidak adaperuntukan dalam Kanun Tanah Negara mengenaiperkara ini. Selain itu, jumlah cukai tahunan, tunggakandan denda lewat dinyatakan di dalam satu bil cukai tanahyang dikeluarkan. Berdasarkan kepada bil cukai tanahtersebut, syarikat hanya mengeluarkan satu notistuntutan kepada pemilik tanah. Tidak ada kerja tambahandibuat bagi tuntutan terhadap denda lewat ini. Oleh itu,bayaran sejumlah 15% kepada syarikat perlulah dikajisemula oleh Kerajaan Negeri.27.2.5 Ketepatan Dan Kesahihan DataMengikut Perkara 5 dalam perjanjian, pihak Kerajaan Negerimelalui Pusat ICT hendaklah mengemukakan semua data yangdiperlukan oleh syarikat bagi membolehkannya menjalankan tugas.Pihak syarikat juga boleh mendapatkan sebarang maklumattambahan yang diperlukan dari Pusat ICT. Semakan Auditmendapati kedua pihak mematuhi syarat ini. Bagaimana pun,berdasarkan maklumat yang diperolehi, pihak syarikat menghadapibeberapa masalah dalam melaksanakan program ini. Antaramasalah tersebut adalah seperti berikut :i) Data Yang Tidak Kemas KiniSehingga akhir tahun 2003, data yang diterima oleh pihaksyarikat ialah bagi bulan Ogos 2003. Dalam tempoh sebulanselepas ini, pihak syarikat akan memproses data ini untukmengeluarkan notis tuntutan kepada pemilik tanah.Sementara pihak syarikat mengeluarkan notis tuntutan ini,kebanyakan pemilik tanah telah menjelaskan bayaranmereka. Pengeluaran notis tuntutan dari pihak syarikatmenimbulkan rungutan oleh pembayar cukai yang terlibat.Pihak syarikat pula tidak berpuas hati dengan keadaan inidan merasakan usaha tersebut merugikan merekasedangkan tindakan mereka untuk mencetak dan112


mengeluarkan notis melibatkan masa dan kos. Pihak Audittelah membincangkan perkara ini dengan Pusat ICT danmengesyorkan bagi menangani masalah ini, pihak syarikatdiberikan kemudahan untuk menyemak terlebih dahulu datayang diterima dari Pusat ICT dengan Pejabat Tanah didaerah, sebelum mengeluarkan notis tuntutan. Ini untukmembolehkan syarikat mendapatkan maklumat yang terkinimengenai kedudukan tunggakan cukai pemilik tanah.ii)Data Yang Tidak LengkapPemeriksaan Audit mendapati berlaku keadaan yang manapihak syarikat tidak dapat menyerahkan notis tuntutankerana tidak dapat mengesan pemilik tanah disebabkanalamat tidak lengkap, tiada nama pemilik tanah, pemiliktanah telah berpindah dan tanah telah bertukar hakmilik.Akibatnya, notis tuntutan dikembalikan dan tunggakan tidakdapat dikutip. Bagi mengatasi masalah ini, pihak syarikattelah berusaha menghubungi Jabatan Pendaftaran Negaradan Suruhanjaya Syarikat Malaysia untuk mendapatkanalamat terkini pemilik tanah. Bagi daerah Klang, sehinggabulan Oktober 2003, sebanyak 13,215 rekod pemilik tanahtelah dikemaskinikan dengan nama, alamat dan pembetulanhakmilik. Bagi daerah Petaling pula, sehingga bulanSeptember 2003, pihak Syarikat telah mengenal pastisebanyak 2,257 rekod yang bermasalah dan telahmengambil tindakan mengemaskinikan data terhadap 981rekod pemilik tanah.iii)Data Yang Tidak TepatSelain masalah data yang tidak lengkap, pihak syarikat jugamendapati data yang tidak tepat dari Pusat ICT. Initermasuk jumlah tunggakan yang masih ditunjukkanwalaupun tunggakan telah dijelaskan oleh pemilik tanah,jumlah tunggakan silap, tidak munasabah dan akaunbertindih serta akaun tidak wujud. Di daerah Klang, pihak113


syarikat telah mengenal pasti 2,511 akaun pemilik tanahyang bermasalah seperti ini. Pihak syarikat telah mengambiltindakan untuk menyemak perkara ini hasil maklum balasdaripada pemilik tanah. Daripada bilangan tersebut,sebanyak 1,554 akaun pemilik tanah telah dikenal pastiuntuk dikemas kini oleh Pejabat Tanah Klang. Manakalabagi daerah Petaling, sebanyak 756 rekod telahdiperbetulkan.iv)Capaian Terhadap DataMengikut perjanjian, pihak syarikat boleh mendapatkan datadari Pusat ICT dari semasa ke semasa untuk tujuanmengeluarkan notis tuntutan memandangkan Pusat ICTadalah pusat pengumpulan maklumat pemilik tanah. Pihaksyarikat juga bertanggungjawab untuk memaklumkankepada Pejabat Tanah dan Pusat ICT mengenai maklumatyang perlu dikemas kini. Bagaimanapun, pihak syarikattidak dibenarkan membuat sebarang pindaan terhadapmaklumat yang diperolehi. Sebarang pindaan pada datapemilik tanah hanya boleh dibuat oleh pegawai yang diberikuasa di Pejabat Tanah. Pihak Audit mendapati peraturanini dipatuhi oleh pihak syarikat.Mengenai pindaan terhadap maklumat, mengikut prosedursebarang perubahan maklumat mengenai pemilikan tanahhanya boleh dibuat oleh Unit Pendaftaran di Pejabat Tanah.Perubahan maklumat ini perlu dimaklumkan ke Unit Hasilbagi membolehkan Unit Hasil menyalurkan maklumat ini kePusat ICT. Dengan cara ini maklumat di Pusat ICT akandapat dikemas kini.Pemeriksaan Audit mendapati berlaku masalah data yangtidak tepat di Pusat ICT. Ini disebabkan data di Pusat ICTtidak kemas kini kerana Unit Hasil tidak dimaklumkanmengenai perubahan maklumat pemilik tanah yang dibuat114


oleh Unit Pendaftaran di Pejabat Tanah. Bagi menanganimasalah ini, pihak Audit mengesyorkan sebarang perubahanmaklumat pemilikan tanah yang dibuat oleh Unit Pendaftarandimaklumkan ke Unit Hasil supaya dapat disalurkan kePusat ICT. Dengan cara ini, Pusat ICT kemudiannya akandapat membekalkan data yang kemas kini kepada pihaksyarikat. Ini akan membolehkan pihak syarikatmelaksanakan program dengan lebih berkesan dantunggakan cukai tanah dapat dikurangkan.Pada pandangan Audit, Pejabat Tanah hendaklahmenyelesaikan masalah penyelarasan yang berlakuantara Unit Pendaftaran dan Unit Hasil.27.2.6 Penyediaan LaporanMengikut Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor(Seksyen Penswastaan dan Ekonomi) Bil. 1 Tahun 2002, pihaksyarikat bertanggungjawab menyediakan laporan prestasi kutipansecara bulanan untuk tujuan pemantauan oleh SeksyenPenswastaan Dan Ekonomi, Unit Perancang Dan PembangunanNegeri. Semakan Audit mendapati Laporan Prestasi KutipanTunggakan ada disediakan oleh pihak syarikat, akan tetapi formatlaporan adalah tidak seragam. Pihak Audit mencadangkan satuformat laporan yang seragam dan memberikan maklumat yangterperinci mengenai prestasi kutipan hasil serta tindakan yangdiambil oleh pihak syarikat dimasukkan dalam laporan tersebut.Antara perkara yang perlu disediakan oleh syarikat termasuklahbilangan akaun dan jumlah tunggakan, kategori dan saiz akaun,pengusiaan tunggakan dan jumlah akaun, tindakan diambil olehsyarikat, masalah dalam pelaksanaan, jumlah kutipan tunggakanserta senarai syarikat yang mempunyai jumlah tunggakan yangbesar.115


27.2.7 Penilaian Prestasi SyarikatMengikut Perkara 9 dalam perjanjian, Kerajaan Negeri boleh padabila-bila masa mengkaji prestasi syarikat yang melaksanakanperkhidmatan ini. Jika pihak Kerajaan Negeri tidak berpuas hatidengan prestasi syarikat, pihak syarikat diberi masa selama 30 hariuntuk mempertingkatkan prestasinya. Selepas tempoh ini, jikadidapati prestasi syarikat masih tidak memuaskan, pihak KerajaanNegeri berhak untuk menamatkan perkhidmatan syarikat.Pemeriksaan Audit mendapati di daerah Klang, bagi tempoh tahun2001 hingga Disember 2002, sejumlah RM13.75 juta (17.0%) telahdikutip daripada tunggakan berjumlah RM80.71 juta. Manakala bagidaerah Petaling, sejumlah RM24.66 juta (36.5%) telah dikutipdaripada RM67.62 juta yang tertunggak. Butiran mengenai kutipantunggakan adalah seperti di Jadual 21.Jadual 21Kutipan Tunggakan Bagi Tempoh 2001 Hingga 2002Daerah 2001(RM Juta)Tahun2002(RM Juta)Jumlah(RM Juta)1. Klang 7.02 6.73 13.752. Petaling 8.51 16.15 24.66Sumber : Rekod Pejabat Tanah Daerah Klang dan PetalingAnalisis Audit berdasarkan Laporan Prestasi Kutipan Tunggakanyang dikemukakan oleh pihak swasta mendapati 70% daripadatunggakan yang dijelaskan adalah terdiri daripada pemilik tanahindividu yang mempunyai tunggakan antara RM45.00 hinggaRM1,000. Manakala 30% adalah terdiri daripada syarikat yangmempunyai tunggakan lebih daripada RM1,000 yang melibatkantempoh tunggakan antara 2 hingga 10 tahun.Prestasi syarikat juga dinilai berdasarkan kepada kedudukan jumlahtunggakan sebelum dan selepas penswastaan seperti yangditunjukkan di Jadual 22.116


Jadual 22Kedudukan Tunggakan Sebelum Dan Selepas PenswastaanDaerahSebelum Penswastaan1999RM JutaTahun2000RM JutaSelepas Penswastaan2001RM JutaTahun2002RM JutaKlang 49.41 46.17 65.77 14.94Petaling 106.21 118.53 41.80 25.82Sumber : Rekod Pejabat Tanah Daerah Klang dan PetalingAnalisis Audit mendapati bagi daerah Klang, tunggakan cukai tanahtelah meningkat daripada RM46.17 juta pada tahun 2000 menjadiRM65.77 juta pada tahun 2001 iaitu peningkatan sejumlah RM19.60juta. Ini adalah disebabkan pertambahan pengeluaran geran barudan pertukaran syarat penggunaan tanah selaras denganpertumbuhan pesat sektor ekonomi khususnya sektor hartanah danperindustrian di daerah tersebut. Manakala bagi tahun 2002,tunggakan cukai tanah telah semakin berkurangan denganpelaksanaan penswastaan kutipan tunggakan cukai tanah.Bagi daerah Petaling pula, tunggakan bagi tahun 2000 berjumlahRM118.53 juta telah berkurangan menjadi RM41.80 juta pada tahun2001 dan RM25.82 juta pada tahun 2002 .Penurunan tunggakan cukai tanah bagi tahun 2001 dan 2002,adalah hasil promosi dan kempen yang dijalankan oleh syarikatswasta bersama Pejabat Tanah Daerah bagi memberi kesedarankepada pemilik tanah di daerah Klang dan Petaling kepentinganmembayar cukai tanah.Ekoran daripada kedudukan tunggakan yang berkurangan bagitahun 2001, Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri pada bulan Mei 2002bersetuju supaya pihak syarikat meneruskan kutipan tunggakan inimeliputi seluruh Negeri Selangor.117


Pada pendapat Audit, pihak swasta hendaklah memberitumpuan untuk mengutip tunggakan daripada syarikat yangmempunyai jumlah tunggakan yang besar dan telah lamatertunggak.27.2.8 Bayaran PerkhidmatanPerkara 7 dalam perjanjian menetapkan Kerajaan Negeri hendaklahmembayar bayaran perkhidmatan sejumlah 20% daripada jumlahtunggakan yang berjaya dikutip oleh syarikat. Tuntutan bayaran inihendaklah disemak dan disahkan oleh Pejabat Tanah sebelumdiluluskan untuk bayaran oleh Pejabat Perbendaharaan Negeri.Semakan Audit mendapati sejak program ini dilaksanakan, jumlahbayaran perkhidmatan kepada syarikat sehingga tahun 2003 bagidaerah Petaling ialah RM5.17 juta. Ini merupakan 20% daripadatunggakan berjumlah RM25.85 juta yang berjaya dikutip. Manakalabagi daerah Klang, sejumlah RM6.29 juta telah dibayar kepadasyarikat iaitu 20% daripada tunggakan berjumlah RM31.47 jutayang berjaya dikutip. Tuntutan daripada syarikat hanya disemakdengan teliti oleh Penolong Pegawai Daerah, Pejabat TanahDaerah Klang sebelum disahkan oleh Pegawai Daerah. Butiranbayaran perkhidmatan kepada syarikat adalah seperti berikut:Tempoh TunggakanDikutipBayaran Perkhidmatan Bagi Kutipan TunggakanPejabat Tanah PetalingJumlah KutipanTunggakan(RM)BayaranPerkhidmatan(RM)TarikhBayaranDisember 2001 - Januari 2002 1,801,088.82 360,217.76 12.6.2002Februari - Mac 2002 1,341,332.20 268,266.44 16.10.2002April - Mei 2002 5,055,740.80 1,011,148.10 21.5.2003Disember 2001- Oktober 2002 15,494,179.05 3,098,835.81 11.11.2003Disember 2001 - Mei 2002 2,156,982.50 431,396.50 11.12.2003JUMLAH 25,849,323.37 5,169,864.61118


Tempoh TunggakanDikutipBayaran Perkhidmatan Bagi Kutipan TunggakanPejabat Tanah KlangJumlahKutipanTunggakan(RM)BayaranPerkhidmatanTarikhBayaran(RM)Disember 2001- Julai 2002 7,411,548.08 1,482,309.72 September 2002Disember 2001- Oktober 2002 12,480,650.00 2,496,130.07 November 2002November 2002-Januari 2003 2,453,863.14 490,772.62 Mac 2003Ogos 2002 - Oktober 2002 9,120,645.12 1,824,128.90 November 2003JUMLAH 31,466,706.34 6,293,341.31Pada pandangan Audit, bayaran perkhidmatan hanya bolehdiluluskan setelah pihak Kerajaan Negeri berpuas hati dengantuntutan yang dikemukakan oleh pihak syarikat.27.2.9 PenguatkuasaanMengikut Seksyen 97 dan 98 Kanun Tanah Negara, PentadbirTanah boleh mengeluarkan notis permintaan dalam Borang 6Akepada pemilik tanah yang mempunyai tunggakan untuk dijelaskandalam tempoh 3 bulan dari tarikh borang disampaikan. Jikatunggakan gagal dijelaskan selepas tempoh 3 bulan, Borang 8Aakan dikeluarkan untuk tujuan rampasan tanah seperti yangditetapkan dalam Seksyen 100 Kanun Tanah Negara.Pihak Audit mendapati kedua syarikat yang terlibat denganprogram penswastaan ini telah mengambil tindakan mengenal pastipemilik tanah yang mempunyai jumlah tunggakan yang besar.Maklumat ini telah diserahkan kepada Pejabat Tanah Daerah untuktindakan pengeluaran Borang 6A. Sehingga akhir tahun 2003,sejumlah 85 syarikat yang mempunyai tunggakan berjumlahRM50.28 juta telah dikenal pasti di daerah Klang. Manakala didaerah Petaling, sejumlah 150 syarikat yang mempunyaitunggakan berjumlah RM44.44 juta telah disenaraikan oleh pihaksyarikat.119


Semakan Audit mendapati Pejabat Tanah Klang tidak mengambiltindakan untuk mengeluarkan Borang 6A. Bagaimanapun, PejabatTanah Petaling telah mengeluarkan 11 Borang 6A bernilai RM8.95juta pada akhir tahun 2003. Daripada jumlah ini, RM3.91 juta telahdijelaskan oleh pemilik tanah yang terlibat.Pada pendapat Audit, Pejabat Tanah sepatutnya mengambiltindakan penguatkuasaan melalui pengeluaran Borang 6Akepada pemilik tanah yang telah dikenal pasti oleh pihaksyarikat. Sekiranya pemilik tanah masih enggan menjelaskanbayaran tunggakan, Borang 8A pula hendaklah dikeluarkan.27.2.10 Garis Panduan ProgramPada bulan Jun 2002, Kerajaan Negeri telah mengeluarkanPekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor (SeksyenPenswastaan dan Ekonomi) Bil. 1 Tahun 2002 sebagai panduankepada semua pihak yang terlibat dengan program penswastaanini. Antara kandungan Pekeliling ini termasuklah peranan dantanggungjawab Pejabat Tanah di daerah serta peranan dantanggungjawab syarikat.Pihak Audit telah menyemak Pekeliling ini dan mendapati adaperenggan yang tidak menepati peruntukan dalam Kanun TanahNegara 1965. Mengikut perenggan 3.4.1(d) Pekeliling ini, PejabatTanah bertanggungjawab untuk menentukan pemilik tanah yangakan dikeluarkan Borang 6A dan menandatangani Borang 6A yangdisediakan oleh syarikat. Manakala mengikut perenggan 3.5.1 (e)dan (g) Pekeliling ini pula, syarikat bertanggungjawab memproses,menyedia dan menghantar Borang 6A/ Borang 8A yang dipersetujuidan tandatangani oleh Pejabat Tanah di daerah.Mengikut Seksyen 97 dan 98 Kanun Tanah Negara 1965, tindakanpenguatkuasaan seperti mengeluarkan Borang 6A hanya bolehdilakukan oleh Pejabat Tanah di daerah. Pihak syarikat hanya120


oleh mengenal pasti dan mengesyorkan pemilik yang bertunggakkepada Pejabat Tanah untuk dikeluarkan Borang 6A/ Borang 8A.Oleh sebab itu, pihak Audit berpendapat wujud percanggahanantara perenggan 3.4.1 (d) dan 3.5.1(e) dan (g) Pekeliling inidengan Seksyen 97 dan 98 Kanun Tanah Negara 1965.Pada pandangan Audit, pelaksanaan penswastaan perkhidmatan initelah dapat membantu mempertingkatkan kutipan tunggakan cukaitanah. Bagaimana pun, Kerajaan Negeri perlu mengatasi masalah datatidak lengkap di Pusat ICT dan mempertingkatkan tindakanpenguatkuasaan melalui pengeluaran Borang 6A / 8A.27.3 PEMANTAUANBagi memastikan pelaksanaan program ini berjalan dengan sempurna,pemantauan perlu dilakukan untuk tindakan pembetulan danpenambahbaikan terhadap masalah yang dikenal pasti. Pemantauanterhadap program ini dibuat oleh beberapa pihak seperti berikut :i) Jawatankuasa Penswastaan Peringkat NegeriJawatankuasa Penswastaan peringkat Negeri Selangor ditubuhkanberpandukan kepada Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1985 mengenaiGaris Panduan Penswastaan untuk agensi kerajaan yang dikeluarkanoleh Jabatan Perdana Menteri. Antara bidang tugas Jawatankuasaini adalah untuk menyelaras, mempergiat dan mempercepatkanpelaksanaan program penswastaan Negeri Selangor. Jawatankuasaini terdiri daripada 12 orang ahli yang dipengerusikan oleh MenteriBesar. Jawatankuasa ini akan membincangkan dan mengenal pastimasalah berhubung dengan program penswastaan yangdikemukakan oleh Seksyen Penswastaan Dan Ekonomi, UnitPerancang Dan Pembangunan Negeri. Bagi tempoh tahun 2002hingga 2003, Jawatankuasa ini telah bermesyuarat sebanyak 6 kali.Keputusan Jawatankuasa ini akan dimaklumkan kepada pihaksyarikat seperti mengarahkannya untuk mempertingkatkan usahamendapatkan bayaran tunggakan daripada syarikat yang besar.121


ii)Seksyen Penswastaan Dan EkonomiSeksyen Penswastaan Dan Ekonomi adalah salah satu seksyen yangdiwujudkan di bawah Unit Perancang Dan Pembangunan Negeri.Seksyen ini bertanggungjawab memantau pelaksanaan program inidari segi prestasi serta penyediaan laporan kutipan bulanan olehsyarikat. Seksyen ini juga merupakan urusetia kepada JawatankuasaPenswastaan Peringkat Negeri.iii)iv)Unit Hasil Perbendaharaan NegeriMulai bulan Jun 2003, Kerajaan Negeri telah memutuskan supayaUnit Hasil Perbendaharaan Negeri mengambil alih pemantauanpelaksanaan program ini. Unit ini telah bermesyuarat sebanyak 6 kalipada tahun 2003 bersama dengan pihak syarikat serta Pejabat TanahDaerah bagi membincangkan masalah dan prestasi kutipantunggakan.Penyediaan Laporan Prestasi Kutipan BulananMengikut Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Bil.1/2002,pihak syarikat dikehendaki menyediakan Laporan Prestasi KutipanBulanan untuk dikemukakan kepada Kerajaan Negeri. Tujuannyaadalah untuk mengetahui kemajuan pelaksanaan selain mengenalpasti masalah yang berbangkit dan tindakan susulan yang telahdiambil oleh pihak syarikat. Daripada laporan ini pihak KerajaanNegeri boleh membuat penilaian dan memberi cadangan agar pihaksyarikat lebih menumpukan usaha untuk mendapatkan bayarandaripada syarikat yang besar. Semakan Audit mendapati pihaksyarikat ada mengemukakan laporan tersebut.Pada pendapat Audit, pemantauan yang dibuat adalah memuaskankerana melibatkan banyak pihak. Pemantauan yang berterusan adalahperlu supaya program ini dapat berjalan dengan baik.122


28. RUMUSAN DAN SYORProgram penswastaan kutipan cukai tanah di Negeri Selangor adalah yangpertama dilaksanakan di negara ini. Program ini perlu dilaksanakan dalam masayang singkat menyebabkan program tersebut tidak dapat disediakan denganlengkap dan teratur. Bagaimanapun, pelaksanaan program ini telah dapatmembantu mengurangkan tunggakan cukai tanah. Dalam melaksanakan programini, masih terdapat beberapa masalah di peringkat Pusat ICT dan Pejabat TanahDaerah yang perlu diselesaikan. Masalah data tidak lengkap di Pusat ICT belumdapat diatasi meskipun Kerajaan Negeri telah melantik sebuah syarikat untukmenyelesaikannya. Selain itu, masalah penyelarasan antara Unit Pendaftaran danUnit Hasil di Pejabat Tanah perlu diambil tindakan. Pejabat Tanah juga tidakmengambil tindakan penguatkuasaan terhadap pemilik tanah meskipun pihaksyarikat swasta telah mengenal pasti pemilik tanah yang mempunyai jumlahtunggakan yang besar. Kerajaan Negeri hendaklah memastikan pihak syarikatmematuhi semua peruntukan dalam perjanjian sebelum meluluskan bayaran.Selain itu, syarat perjanjian perlu dikaji semula supaya dapat menjaga kepentinganKerajaan Negeri dan mematuhi peruntukan dalam Kanun Tanah Negara 1965.Mengikut pandangan beberapa pegawai di Pejabat Tanah yang dilawati,mereka mampu untuk mengutip tunggakan cukai tanah dengan syarat pihakKerajaan Negeri menambah bilangan kakitangan atau memberi insentif. Olehkerana program ini merupakan projek perintis Kerajaan Negeri, kajian lanjutterhadap program ini perlulah dibuat sama ada perlu diteruskan atau sebaliknyaselepas tamat tempoh 5 tahun pertama. Sekiranya Kerajaan Negeri bolehmenambah kakitangan, mempertingkatkan pemantauan dan penguatkuasaansebagaimana yang ditetapkan oleh Kanun Tanah Negara 1965, prestasi kutipantunggakan cukai tanah akan dapat dipertingkatkan tanpa melibatkan pihak swastabagi tempoh 2 tahun berikutnya.123


JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKATPENGURUSAN BANTUAN AM29. LATAR BELAKANGKerajaan Negeri Selangor telah menetapkan sasaran tahun 2005 untukmencapai matlamat menjadikan Negeri Selangor sebagai negeri maju. Selarasdengan hasrat tersebut, pelbagai dasar, program dan aktiviti telah dirancang dandilaksanakan. Salah satu daripada agenda utama Kerajaan Negeri ialahmembasmi kemiskinan dan menyusun semula masyarakat agar pembangunannegeri dapat dinikmati oleh pelbagai lapisan masyarakat. Jabatan KebajikanMasyarakat (Jabatan) berperanan melaksanakan tanggungjawab tersebut melaluipemberian pelbagai jenis bantuan seperti Bantuan Orang Tua, Bantuan Sekolah,Bantuan Geran Pelancaran dan Bantuan Am. Sebahagian daripada bantuantersebut dilaksanakan melalui pemberian bantuan kewangan bagi tujuanmemenuhi kehendak asas kehidupan dan salah satu bantuan yang diberikanadalah Bantuan Am. Bantuan Am diberikan kepada individu/ keluarga yang tidakberkemampuan serta berkeperluan untuk meringankan kesulitan kewanganmereka. Bantuan ini boleh diberikan bagi satu tempoh jangka masa yang panjangatau sementara waktu sehingga mereka boleh berdikari. Penerima bantuan initerdiri daripada balu, duda, janda yang mempunyai ramai tanggungan, warga tua,orang kurang upaya, keluarga bantuan dan penerima lain yang dikategorikansebagai tidak berkemampuan dan daif. Bagi tahun 2003, sejumlah RM5.24 jutatelah dibelanjakan bagi membiayai 4,563 orang penerima Bantuan Am diseluruhNegeri Selangor.30. OBJEKTIF PENGAUDITANKajian ini dijalankan untuk menentukan sama ada Bantuan Am diuruskandengan teratur, cekap dan berkesan serta mencapai matlamatnya.124


31. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANKajian ini melibatkan pemeriksaan terhadap borang permohonan, failpemohon serta dokumen lain yang berkaitan bagi tahun 2002 dan 2003. Tigadaerah telah dipilih untuk pengauditan iaitu Petaling, Hulu Langat dan SabakBernam. Pemilihan daerah tersebut dibuat berdasarkan kepada kategori bandar,separa bandar dan luar bandar. Selain itu, pemilihan kawasan juga dibuatberpandukan kepada bilangan penerima Bantuan Am. Temu bual dengan pegawaiyang bertanggungjawab serta lawatan semasa proses siasatan dan agihan wangbantuan juga diadakan.32. PENEMUAN AUDIT32.1 PERANCANGANDalam menyalurkan Bantuan Am ini, perancangan yang teliti perludiwujudkan bagi memastikan mereka yang layak dapat menikmatikemudahan ini serta matlamatnya tercapai.32.1.1 Struktur PengurusanPihak pengurusan bertanggungjawab dalam menentukan operasiJabatan dijalankan dengan teratur dan sistematik. Strukturorganisasi yang baik, panduan dan prosedur kerja yang kemas kiniakan membantu meningkatkan lagi produktiviti Jabatan. Selain itu,latihan dan bimbingan kerja kepada kakitangan juga penting bagimenambah kecekapan dalam memberikan perkhidmatan yangberkualiti serta memenuhi kehendak pelanggan. Bagi menguruskanBantuan Am, setiap Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah diketuaioleh seorang Pegawai Kebajikan Masyarakat dengan dibantu olehPenolong Pegawai Pembangunan Masyarakat dan PembantuKhidmat Masyarakat. Carta Organisasi bagi 3 daerah yang dilawatimenunjukkan sebanyak 56 perjawatan telah diwujudkan bagimelaksanakan fungsi Jabatan.125


32.1.2 Kriteria Kelayakan Penerima BantuanSetiap permohonan yang dikemukakan hendaklah memenuhibeberapa syarat serta kriteria yang telah ditetapkan sebelum bolehdipertimbangkan. Kriteria atau syarat kelayakan ini penting untukmemastikan bahawa penerima bantuan adalah daripada golonganyang layak.Pada bulan Disember 1997, Jabatan Kebajikan MasyarakatMalaysia telah mengeluarkan satu ketetapan mengenai kriteriapemohon yang layak menerima Bantuan Am. Antara syarat yangtelah ditetapkan ialah penerima bantuan hendaklah mereka yangmempunyai pendapatan isi rumah tidak melebihi RM400 sebulan.Selain itu, pemohon juga mempunyai tanggungan yang ramai danmenghadapi masalah seperti tidak boleh bekerja kerana penyakityang kronik, ibu tunggal, tua serta keluarga banduan.32.1.3 Kadar Bantuan AmMulai bulan Januari 1997, Majlis Mesyuarat Kerajaan NegeriSelangor telah meluluskan kadar Bantuan Am berjumlah RM70hingga RM175 sebulan. Pada tahun 2001 Jabatan KebajikanMasyarakat Malaysia telah mengedarkan Surat Pekeliling KetuaPengarah Kebajikan Masyarakat Bil. 3 Tahun 2001 mengenai GarisPanduan Perlaksanaan Kadar Bantuan Kebajikan Masyarakat DiBawah Pakej Rangsangan Baru Ekonomi Negara. Berikutandaripada itu, kadar bantuan yang sedia ada telah dinaikkansebanyak 33.3%. Kenaikan kadar tersebut akan dibiayai olehKerajaan Persekutuan. Dengan kenaikan tersebut, kadar BantuanAm di Selangor telah meningkat daripada RM70 hingga RM175sebulan menjadi RM95 hingga RM235 sebulan. Kadar tersebutakan dilaksanakan semasa Pakej Rangsangan Baru EkonomiNegara tahun 2001 dan dilanjutkan pada tahun seterusnyasehingga ada perubahan. Bantuan ini akan diberikan untuk tempohsetahun sahaja dan boleh disambung selepas siasatan semula126


diadakan bagi memastikan penerima masih memerlukan bantuanberkenaan.32.1.4 Permohonan BantuanSebagai panduan dalam menguruskan Bantuan Am, Jabatan telahmengguna pakai Buku Panduan Prosedur Permohonan Bantuanserta Prosedur Kualiti yang ditetapkan di bawah MS ISO 9002.Antara prosedur yang perlu dipatuhi dalam menguruskanpermohonan Bantuan Am adalah seperti berikut :i) Siasatan PermohonanSebelum sesuatu permohonan diluluskan, siasatan awalakan dijalankan oleh pegawai kes terhadap permohonanyang diterima untuk memastikan sama ada pemohon layakuntuk menerima bantuan serta menentukan jenis bantuanyang sesuai. Sekiranya pemohon datang sendiri ke pejabatuntuk membuat permohonan maka siasatan awal bolehdijalankan pada masa itu. Bagi permohonan yang diterimamelalui telefon atau surat, pegawai kes akan menyemakBuku Indeks Permohonan Bantuan terlebih dahulu untukmemastikan pemohon belum berdaftar dengan Jabatan.Setelah dipastikan permohonan tersebut adalah permohonanbaru, pegawai kes akan menghantar surat temujanji kepadapemohon untuk siasatan awal.Siasatan terperinci pula akan diadakan selepas siasatanawal. Pegawai kes akan mengadakan lawatan ke rumahpemohon untuk menilai keadaan sosio-ekonomi serta melihatsendiri keadaan kehidupan pemohon. Pegawai kes akanmengisi borang untuk merekod pemerhatian beliau, hasillawatan berkenaan serta mencatatkan jumlah bantuan yangdisyorkan. Borang tersebut kemudiannya dikemukakankepada Pegawai Kebajikan Daerah untuk kelulusan.127


ii)Tempoh Kelulusan PermohonanPiagam Pelanggan Jabatan telah menetapkan bahawasemua permohonan akan siap disiasat dalam tempoh 2minggu merangkumi siasatan awal dan siasatan terperinci.Sementara itu, proses meluluskan permohonan hendaklahdijalankan dalam tempoh 2 minggu selepas siasatandiadakan. Ini bermakna permohonan Bantuan Am hendaklahdiselesaikan dalam tempoh satu bulan daripada tarikhpermohonan diterima.32.1.5 Peruntukan KewanganAnggaran belanjawan bagi Bantuan Am disediakan oleh IbuPejabat berdasarkan kepada anggaran yang dicadangkan olehPegawai Kebajikan Masyarakat Daerah. Anggaran tersebutdisediakan berpandukan kepada jumlah peruntukan yangdiluluskan pada tahun sebelumnya dengan sedikit pertambahan.Bancian mengenai jumlah sebenar yang dijangka layak memohonbantuan tidak dijalankan. Bagi tahun 2002 dan 2003 Jabatan telahmemohon peruntukan berjumlah RM6 juta setiap tahun untukdiagihkan kepada penerima Bantuan Am.32.1.6 Kaedah Pengagihan Wang BantuanPejabat Perbendaharaan Negeri akan mengeluarkan cek bagiBantuan Am atas nama Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerah.Cek tersebut akan dimasukkan ke satu akaun bank dankemudiannya dikeluarkan untuk pembayaran. Agihan wang dibuatsecara tunai dan penerima bantuan dikehendaki menurunkan capjari ke atas baucer bayaran sebagai bukti terimaan. Sebelumagihan dijalankan, surat pemberitahuan mengenainya akandihantar kepada penerima bantuan. Selain itu, Pejabat KebajikanMasyarakat Daerah juga akan menulis surat kepada Ketua PolisDaerah untuk mendapatkan perkhidmatan pengiring pada haripembayaran. Pembayaran akan dibuat sama ada di pejabat, dirumah bagi penerima bantuan yang uzur atau di pusat pembayaran128


seperti dewan orang ramai, balai raya atau pejabat Ahli DewanUndangan Negeri.32.1.7 Penamatan BantuanTujuan utama Bantuan Am diberikan kepada penerima adalahuntuk memberi bantuan pada mereka bagi meringankan kesulitankewangan buat sementara waktu ataupun sehingga suatu jangkamasa mereka dapat berdikari. Oleh yang demikian, Jabatan telahmenetapkan bahawa setiap bantuan yang diluluskan adalah bagitempoh 1 tahun.Siasatan semula akan diadakan sebelum tamat tempoh dengantujuan untuk mempertimbangkan sama ada bantuan akandilanjutkan atau sebaliknya. Selain itu, melalui siasatan semulajuga pegawai kes boleh menentukan sama ada kadar bantuanyang diberikan adalah sesuai atau perlu dikaji semula berdasarkantaraf kehidupan penerima. Bantuan boleh ditamatkan atas sebabberdikari, berkahwin, anak bekerja, meninggal dunia atauberpindah dan tidak dapat dikesan.32.1.8 Ulangkaji KesPada bulan Disember 1997, Jabatan Kebajikan MasyarakatMalaysia telah mengeluarkan arahan supaya kes yang menerimabantuan lebih daripada 5 tahun dikaji semula. Tujuannya adalahbagi mengenalpasti kelemahan dan masalah yang dihadapi olehpenerima bantuan sehingga menyebabkan mereka terusbergantung kepada Bantuan Am dalam jangka waktu yangpanjang. Ia juga bertujuan untuk menentukan sama ada penerimaBantuan Am memerlukan perkhidmatan lain bagi membantumereka berdikari. Antara perkhidmatan yang dimaksudkan ialahbantuan latihan kepada belia dan beliwanis dalam Latihan Aprentisserta Bantuan Sekolah. Selain daripada itu, ulangkaji kes jugadijalankan bagi memastikan sama ada jenis bantuan yang diberikanbersesuaian dengan keadaan kehidupan semasa penerimaBantuan Am.129


i) Bantuan LatihanBantuan kepada belia dan beliawanis dalam latihan Aprentisdiwujudkan untuk membantu belia/ beliawanis terutamanyaanak-anak penerima bantuan kebajikan yang tercicirdaripada persekolahan atau menganggur, belia ataubeliawanis yang di bawah seliaan lanjut dari Sekolah Akhlakdan Pusat Perlindungan Wanita Dan Gadis serta merekayang cacat. Kadar elaun untuk bantuan kepada belia danbeliawanis Latihan Aprentis adalah RM250 sebulan.ii)Bantuan SekolahBantuan Sekolah pula diberikan kepada pelajar yangmempunyai keluarga yang tidak berkemampuan agarmereka dapat meneruskan persekolahan. Salah satudaripada syarat kelayakan ialah pendapatan ibubapahendaklah tidak melebihi RM500 sebulan serta tidakberkemampuan menanggung persekolahan anak merekakerana perbelanjaan keluarga yang tinggi. Bantuan diberiberdasarkan bayaran sebenar yang perlu dijelaskan olehpelajar seperti bantuan yuran sekolah dan bantuan yuranpeperiksaan. Kadar bagi bantuan lain seperti bantuan bukukerja, bantuan pakaian seragam dan bantuan tambangpengangkutan akan ditetapkan berdasarkan jumlahperuntukan yang diluluskan oleh Kerajaan Negeri padasetiap tahun.iii)Bantuan Orang TuaPenerima Bantuan Am yang berusia 60 tahun ke atas bolehdicadangkan untuk menerima Bantuan Orang Tua dengankadar RM135 sebulan. Antara syarat kelayakan bagiBantuan Orang Tua ialah pemohon berusia 60 tahun ke atasdan tiada keluarga atau keluarga tidak berkemampuan untukmenyara mereka.130


32.1.9 Penyimpanan RekodSistem penyimpanan rekod yang sistematik dapat memudahkanpihak pengurusan memantau bilangan permohonan, tindakan yangperlu diambil serta mengetahui status permohonan pada sesuatumasa. Sebarang pertanyaan atau aduan daripada pelanggandapat ditangani dengan segera sekiranya fail berkaitan disimpandengan teratur.Prosedur kualiti di bawah MS ISO 9002 telah memperkenalkanSistem Kad Perakam Kajian Semula Bantuan sebagai panduandalam menyelenggara rekod serta fail berkaitan Bantuan Am.Sistem tersebut menghendaki supaya setiap fail kes disertakan kadperakam yang disediakan mengikut warna yang melambangkanjenis bantuan seperti Bantuan Am menggunakan kad perakamberwarna merah. Kad berkenaan akan dimasukkan ke dalam kotakmengikut bulan bantuan diluluskan. Tujuan kad ini adalah untukmerekod tarikh kajian semula kes perlu diadakan. Jabatan jugamewujudkan satu sistem di mana fail Bantuan Am ditandakandengan pelekat berwarna merah di tepi fail agar mudah dikesan.Pada pendapat Audit, perancangan yang disediakan olehJabatan adalah teratur serta bersesuaian dengan fungsiJabatan. Selain itu, dengan adanya pengiktirafan ISO proseskerja Jabatan menjadi lebih tersusun dan sistematik.32.2 PELAKSANAAN32.2.1 Struktur PengurusanPembahagian tugas pegawai kes ditentukan oleh PegawaiKebajikan Masyarakat Daerah. Beliau akan membahagikan tugaskepada pegawai kes mengikut keperluan di daerah masing-masing.Semakan Audit mendapati Pegawai Kebajikan Masyarakat DaerahPetaling menugaskan 2 orang Pembantu Pegawai KebajikanMasyarakat untuk menyelia Bantuan Am sahaja dengan131


pembahagian kepada beberapa kawasan. Sementara di DaerahSabak Bernam hanya Pembantu Pegawai Kebajikan Masyarakatyang diberikan kawasan tertentu untuk menyelia Bantuan Ammanakala Penolong Pegawai Kebajikan Masyarakat pula menyeliasemua jenis bantuan tanpa mengikut kawasan. Keadaan berbezapula berlaku di Daerah Hulu Langat yang mana semua Pembantudan Penolong Pegawai Kebajikan Masyarakat diperuntukkankawasan masing-masing. Mereka bertanggungjawab menyeliasemua jenis bantuan untuk kawasan mereka.Selain Bantuan Am, Pegawai Kes juga bertanggungjawab terhadapkes akhlak yang perlu diselesaikan di mahkamah. Tugas ini padakebiasaannya memakan masa dan mengakibatkan tugas berkaitanBantuan Am seperti siasatan terperinci, siasatan semula dan lainlainurusan berkaitan tertunda. Keadaan sedemikian jugamengakibatkan permohonan lewat diproses. Semakan Auditmendapati bagi Daerah Hulu Langat dan Sabak Bernam, sebanyak1,030 permohonan untuk pelbagai jenis bantuan telah diterimapada tahun 2003. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 703permohonan telah dikenal pasti layak diberikan Bantuan Am.Pegawai kes perlu menyelesaikan semua permohonan tersebutbukan sahaja untuk Bantuan Am tetapi juga bantuan lain yangdiuruskan oleh Jabatan.Pada pandangan Audit, pembahagian tugas kakitangan disetiap daerah perlu dikaji semula supaya fungsi Jabatan dapatdilaksanakan dengan lebih baik.32.2.2 Peruntukan KewanganPada tahun 2003 peruntukan bantuan am sejumlah RM6.25 jutatelah diluluskan kepada Jabatan Kebajikan Masyarakat danPejabat Kebajikan Daerah Petaling, Hulu Langat dan SabakBernam menerima peruntukan sejumlah RM1.46 juta. Sehinggabulan Disember 2003, ketiga Pejabat Kebajikan ini telahmenyalurkan Bantuan Am kepada 1,384 orang penerima dengan132


perbelanjaan berjumlah RM1.51 juta. Butiran lanjut seperti Jadual23.DaerahJadual 23Jumlah Perbelanjaan Bantuan AmBilanganPenerima763312309JumlahPerbelanjaan(RM)736,302394,490381,230Sabak BernamHulu LangatPetalingJumlah 1,384 1,512,022Sumber: Rekod Jabatan Kebajikan MasyarakatPada pandangan Audit, Jabatan telah membelanjakanperuntukan yang diterima dengan baik.32.2.3 Kadar Bantuan AmDi bawah Pakej Rangsangan Baru Ekonomi Negara 2001,Kerajaan Persekutuan telah meluluskan peruntukan berjumlahRM100 juta bagi tujuan menaikkan kadar Bantuan Am. Bagi NegeriSelangor, kadar minimum telah dinaikkan daripada RM70 sebulanmenjadi RM95 manakala kadar maksimum daripada RM175menjadi RM235 sebulan. Semakan Audit mendapati PegawaiKebajikan Masyarakat akan meluluskan permohonan berdasarkanjumlah yang difikirkan sesuai tertakluk kepada had minimum danmaksimum yang telah ditetapkan.Setiap daerah yang dilawati menggunakan kaedah yang berbezadalam menentukan kadar bantuan kepada pemohon. Penentuankadar ini adalah berdasarkan arahan Pegawai KebajikanMasyarakat Daerah, berpandukan kepada Manual Prosedur Kerjayang lama dan budi bicara pegawai kes sendiri atau merujukkepada pegawai kes yang lebih berpengalaman. Semakan Auditterhadap kaedah penetapan kadar bantuan di tiga PejabatKebajikan Daerah mendapati perkara berikut :-133


i) Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Hulu LangatPegawai kes di Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah HuluLangat hanya bergantung kepada budi bicara masingmasingatau merujuk kepada Manual Prosedur Kerja tahun1985 dalam menentukan kadar bantuan yang akan diberikankepada pemohon tertakluk kepada had yang telahditetapkan. Selain itu, pegawai kes yang baru ditempatkandi pejabat ini lebih bergantung kepada amalan pegawai yanglama serta merujuk kepada kes sebelumnya sebagaipanduan dalam menentukan kadar bantuan.ii)Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Sabak BernamPegawai kes yang bertugas di Pejabat KebajikanMasyarakat Daerah Sabak Bernam hanya bergantungkepada budi bicara serta pertimbangan masing-masingdalam menentukan kadar berkenaan. Ini adalah keranatiada sebarang rujukan yang disediakan kepada pegawaikes terutamanya untuk pegawai kes yang baru.iii)Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah PetalingBagi Daerah Petaling, pegawai kes menggunakan suratarahan daripada Ibu Pejabat yang dikeluarkan pada bulanJulai 1997 sebagai panduan untuk menentukan kadarbantuan. Surat berkenaan dikeluarkan setelah mendapatkelulusan daripada Majlis Mesyuarat Kerajaan NegeriSelangor berkaitan kenaikan kadar Bantuan Am kepada hadmaksimum RM175 sebulan. Menurut syarat pengagihan didalam surat tersebut penentuan kadar adalah RM40 bagisetiap ahli keluarga. Jika seseorang pemohon tinggalbersendirian, kadar yang layak diterima ialah RM40 sebulan.Memandangkan kadar minimum ialah RM75 sebulan,pemohon akan dibayar kadar tersebut. Jika ahli keluargapemohon melebihi 4 orang, kadar maksimum yang layakditerima ialah RM175 sebulan.134


Pada pendapat Audit, Jabatan perlu mewujudkan satukaedah yang seragam dalam menetapkan kadarbantuan.32.2.4 Memproses Permohonan BantuanSemakan Audit telah dijalankan terhadap 1,075 fail pemohonBantuan Am bagi tahun 2002 dan 2003. Pemilihan fail dibuat bagi3 daerah yang dilawati berdasarkan kategori permohonan yangtelah diluluskan dan dalam proses sebanyak 634 fail, kes yangmenerima Bantuan Am melebihi 5 tahun sebanyak 351 fail dan kesyang ditamatkan sebanyak 90 fail. Penemuan Audit adalah sepertiberikut:i) Borang PermohonanProsedur kualiti di bawah MS ISO 9002 telah menetapkansupaya setiap pemohonan Bantuan Am dikehendaki mengisiborong permohonan kecuali bagi kes yang dirujuk olehhospital, wakil rakyat, ahli politik, badan kerajaan dan bukankerajaan. Sebanyak 634 fail pemohon telah diluluskan telahdisertakan borang permohonan seperti yang dikehendaki.Walaupun begitu, sebanyak 55 kes yang dirujuk olehhospital, wakil rakyat, ahli politik atau badan bukan kerajaan,pegawai kes terus menjalankan penyiasatan keranapemohon tidak dikehendaki mengisi borang permohonan.Pada pendapat Audit, Jabatan telah mewujudkan satusistem kawalan yang memuaskan terhadap pemberianbantuan dengan memastikan hanya kes yang disertakanborang permohonan sahaja layak dipertimbangkan.Walaupun begitu, kawalan ini akan lebih baik sekiranyakes yang dirujuk oleh hospital atau pihak lain jugadikehendaki mengisi borang permohonan sebagaidokumen sokongan.135


ii)Siasatan PermohonanMenurut Piagam Pelanggan Jabatan, setiap permohonanhendaklah selesai disiasat dalam tempoh 2 minggu daritarikh permohonan diterima. Walaupun begitu, semakanAudit di tiga buah Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerahmendapati wujud kelewatan dalam proses siasatan antara 1hari hingga 2 tahun bagi 96 kes. Semakan selanjutnyamendapati kelewatan ini disebabkan oleh kegagalanpemohon menghadirkan diri ke pejabat untuk temu duga bagisiasatan awal kerana tidak menerima surat panggilan temuduga. Masalah ini biasanya timbul apabila pemohon tinggaldi kawasan yang terpencil atau kampung yang mempunyaihanya satu peti surat yang dikongsi bersama oleh pendudukkawasan tersebut.Jika pemohon gagal menghadiri temu duga di pejabat,pegawai kes akan membuat lawatan ke rumah pemohonuntuk menjalankan siasatan awal dan terperinci. Walaupunbegitu, semasa lawatan ini pegawai kes juga menghadapimasalah untuk menemui pemohon kerana rumah pemohontidak dapat dikesan berdasarkan alamat yang diberikan padaborang permohonan atau pemohon tiada di rumah. Selainitu, pegawai kes juga meminta pertolongan daripadapenduduk atau pemimpin di kawasan berkenaan untukmembantu mengesan pemohon serta membuat temu janjiuntuk siasatan.Pemeriksaan Audit di Pejabat Kebajikan Masyarakat DaerahHulu Langat mendapati selain masalah berkaitan denganpemohon, pembahagian tugas juga merupakan faktor yangmenyebabkan tempoh masa siasatan tidak dapat memenuhikehendak Piagam Pelanggan Jabatan. Pegawai kesdikehendaki mengendalikan semua jenis bantuan dalamkawasan yang dikhaskan kepada mereka. Secara tidaklangsung mereka tidak dapat menumpukan perhatian136


sepenuhnya kepada Bantuan Am kerana banyak kesbantuan lain yang juga perlu disiasat. Keadaan inimenyebabkan ada kes yang tertinggal untuk disiasat.iii)Kelulusan PermohonanKelewatan dalam proses siasatan akan juga mengakibatkankelewatan dalam proses kelulusan. Semakan Auditterhadap 97 fail mendapati kelulusan lewat dikeluarkansehingga 33 minggu. Ini tidak menepati kehendak PiagamPelanggan yang mengatakan bahawa kelulusan akanselesai dalam tempoh 2 minggu selepas siasatan. Secarakeseluruhan, proses kelulusan untuk Bantuan Ammengambil masa satu bulan dari tarikh permohonandikemukakan.iv)Pemilihan Penerima BantuanSalah satu daripada syarat pemohon yang layak menerimaBantuan Am ialah mereka yang mempunyai pendapatan isirumah tidak melebihi RM400 sebulan. Semakan Auditmendapati 20 pemohon tidak menepati syarat kelayakankerana berpendapatan antara RM450 hingga RM1,000sebulan. Mengikut penjelasan Pegawai Kebajikan yangterlibat, pemohon yang tidak menepati syarat kelayakan gajitetapi masih diluluskan Bantuan Am berdasarkan budi bicaraatas sebab lain yang difikirkan sesuai seperti mempunyaitanggungan yang ramai atau mengidap penyakit yangberpanjangan dan memerlukan kos rawatan yang tinggi.Temu bual yang diadakan dengan Pegawai Kebajikanmendapati banyak aduan yang diterima mengenai syaratkelayakan gaji tersebut kerana tidak bersesuaian dengantaraf hidup yang telah meningkat serta kos perbelanjaanharian yang tinggi.Pihak Audit berpendapat Jabatan perlu mengkaji semulasyarat kelayakan pendapatan isi rumah yang sedia ada137


supaya selaras dengan taraf hidup penduduk pada masakini memandangkan syarat tersebut telah diluluskanpada tahun 1997.32.2.5 Pengagihan Wang Bantuani) Kaedah Pengagihan Wang BantuanSemakan Audit mendapati Jabatan telah mengagihkan wangbantuan kepada penerima bantuan sebaik sahaja cekditerima daripada Perbendaharaan Negeri. Agihan wangdibuat secara tunai dan penerima bantuan akan menurunkancap jari sebagai bukti terimaan.Pada pandangan Audit, agihan wang bantuan telahdilaksanakan dengan baik dan mengikut peraturan.ii)Bantuan Tidak DituntutArahan Perbendaharaan 96 membenarkan Ketua Jabatanmembuat bayaran secara tunai dengan menggunakanbaucer yang disokong dengan senarai nama penerima.Sekiranya bayaran tidak diagihkan dalam tempoh 21 hari,wang yang tidak dapat dibayar hendaklah dikembalikankepada Perbendaharaan Negeri. Sehingga bulan Disember2003, wang Bantuan Am berjumlah RM20,645 melibatkan245 kes di Daerah Sabak Bernam, Hulu Langat dan Petalingtidak dapat diagihkan dalam tempoh yang ditetapkan. Wangtersebut kemudiannya telah dikembalikan kepadaPerbendaharaan Negeri. Mengikut penjelasan PegawaiKebajikan Masyarakat, perkara ini berlaku atas sebabberikut:a) Surat pemberitahuan mengenai tarikh agihan hanyadapat dikeluarkan kepada penerima apabila cekbantuan diterima daripada Perbendaharaan Negeri.Oleh yang demikian, ada penerima bantuan yangmendapat surat tersebut selepas tarikh agihan.138


Penerima tersebut akan datang untuk mendapatkanbantuan mereka walaupun melebihi tempoh 21 hariyang ditetapkan.b) Bagi kes tertentu, Pegawai Kebajikan akan melawatsendiri ke rumah penerima untuk menyerahkan bantuanyang tidak diambil. Walaupun begitu, seringkali bantuangagal disampaikan kerana penerima tiada di rumah ataualamat tidak dapat dikesan.Pada pandangan Audit, Jabatan telah menjalankan berbagaiusaha untuk mengesan dan menyerahkan bantuan yang belumdituntut oleh penerima. Walaupun begitu, peraturan supayamengembalikan wang baki ke Perbendaharaan Negerimengikut tempoh yang ditetapkan tidak dapat dipatuhi keranaterdapat berbagai halangan di luar kawalan Jabatan.iii)Keselamatan Semasa Pengagihan WangMenurut Manual Prosedur Kualiti tentang PengendalianBantuan Kewangan Am, sebelum pengagihan wangdiadakan Pegawai Kebajikan hendaklah menulis suratkepada Ketua Balai Polis untuk mendapatkan perkhidmatanpengiring ke pusat pembayaran seperti Dewan Orang Ramai,Balai Raya atau pejabat Ahli Dewan Undangan Negeri.Lawatan Audit ke 3 daerah yang dipilih mendapati perkaraberikut:a) Pejabat Kebajikan MasyarakatDaerah Hulu LangatPegawai Kebajikan Masyarakat ada menghantar suratpemberitahuan kepada pihak polis untukmendapatkan pengiring pada hari pengagihan wangbantuan. Walaupun begitu, semasa pihak Auditmenyertai pegawai kes melakukan pengagihan wangbantuan di kawasan Semenyih dan Beranang, tiada139


pegawai polis yang turut serta. Pihak polis hanyamenyediakan perkhidmatan pengiring kepada pegawaisemasa mereka mengeluarkan wang di bank sehinggapegawai kembali ke pejabat sahaja. Menurut pegawaikes, pihak polis tidak dapat menyediakanperkhidmatan pengiring ke pusat pengagihan keranakekurangan kakitangan. Pihak Ibu Pejabat PolisDaerah Hulu Langat telah mengarahkan pegawai polisdi balai yang berdekatan dengan pusat pengagihanuntuk mengawasi pusat berkenaan.b) Pejabat Kebajikan MasyarakatDaerah Sabak BernamPegawai kes yang akan menjalankan pengagihanwang ada mengemukakan surat kepada Ibu PejabatPolis Daerah Sabak Bernam untuk mendapatkanperkhidmatan pengiring. Pegawai polis yang bertugasdi balai atau pondok polis yang berdekatan dengankawasan pengagihan wang bantuan akan menyertaipegawai kes ke pusat pengagihan wang bantuan.c) Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah PetalingAdalah didapati Pejabat Kebajikan MasyarakatPetaling telah mendapat kerjasama sepenuhnya dariBalai Polis berdekatan semasa pengagihan wang ataumenghantar wang bantuan kepada penerima yangtidak mampu untuk bergerak. Setiap kali pengagihanwang bantuan diadakan seorang pegawai polis akanditugaskan untuk turut serta.Pada pandangan Audit, keselamatan kakitangan yangmenjalankan agihan wang bantuan perlu diberikeutamaan.140


32.2.6 Ulangkaji KesUlangkaji kes akan diadakan setahun sekali bagi memastikan samaada bantuan boleh diteruskan atau ditamatkan apabila memenuhisyarat. Pegawai kes biasanya akan menjalankan siasatanbeberapa bulan sebelum tarikh bantuan tamat. Pada bulanDisember 1997, Jabatan Kebajikan Masyarakat Malaysia telahmembangkitkan beberapa kelemahan seperti kes tidak diulang kajipada tempoh yang ditetapkan menyebabkan bantuan diteruskanwalaupun penerima sudah mampu berdikari. Selain itu, ada jugapenerima yang menerima bantuan melebihi 5 tahun tanpa diberikanperkhidmatan lain untuk meningkatkan taraf hidup. Adalahdinyatakan juga bahawa pegawai penyelaras peringkat negeridikehendaki melawat Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah untukmemastikan perkara yang dibangkitkan diambil tindakan.i) Penamatan BantuanSemakan Audit mendapati pihak Jabatan ada menjalankansiasatan semula terhadap kes yang sepatutnya. Pada tahun2003, bilangan Bantuan Am yang diluluskan untuk DaerahHulu Langat, Sabak Bernam dan Petaling adalah sebanyak206 kes manakala 90 kes telah ditamatkan. Daripada 90kes yang ditamatkan ini, sebanyak 42 kes adalah akibatkematian, dua puluh satu kes berpindah manakala 27 keslagi kerana penerima bantuan telah berdikari. Semakanselanjutnya menunjukkan sebanyak 439 kes merupakanbantuan yang melebihi 5 tahun. Butiran lanjut seperti diJadual 24.141


Jadual 24Perbandingan Kes Bantuan Am Yang Diluluskan,Ditamatkan Dan Melebihi 5 TahunDaerahHulu LangatSabak BernamPetalingBilanganDiluluskan438875Tahun 2003BilanganDitamatkan126216BantuanAmMelebihi5 Tahun10624489Jumlah 206 90 439Sumber : Rekod Jabatan Kebajikan MasyarakatDaripada temu bual yang dijalankan dengan PegawaiKebajikan Masyarakat, adalah didapati sehingga kiniJabatan belum mengambil sebarang tindakan susulan untukmengenal pasti kelemahan dan masalah yang dihadapi olehpenerima bantuan sehingga menyebabkan mereka terusbergantung kepada bantuan ini. Jabatan juga tidakmempunyai inisiatif bagi menyediakan perkhidmatan lainuntuk membantu mereka berdikari.Pada pandangan Audit, Jabatan boleh membantumeningkatkan pengetahuan dan kemahiran penerimabantuan dengan menghantar mereka menghadiri kursusyang dianjurkan oleh Jabatan lain seperti kursus dibawah Program Industri Kecil dan Sederhana.ii)Bantuan TambahanSelain Bantuan Am, Jabatan juga ada menyediakanbeberapa jenis bantuan lain untuk membantu meningkatkantaraf hidup penerima bantuan yang sedia ada. Antarabantuan tersebut ialah:142


a) Bantuan Kepada Belia dan Beliawanis DalamLatihan Aprentis (Bantuan Latihan)Semakan Audit mendapati hanya 2 Pejabat KebajikanMasyarakat Daerah yang dilawati iaitu Sabak Bernamdan Petaling yang melaksanakan bantuan latihankepada anak penerima bantuan atau mereka yanglayak. Walaupun begitu, semua pelatih untuk skimbantuan ini tidak dihantar atau ditawarkan latihan dipusat kemahiran tertentu sebaliknya ditempatkan diPejabat Kebajikan Masyarakat Daerah yangberkenaan. Mereka diberi latihan berkaitan tugas dipejabat tanpa kemahiran yang khusus.Semakan Audit juga mendapati latihan diberikan diPejabat Kebajikan Masyarakat Daerah untukmembantu pegawai Jabatan dalam melaksanakantugas harian seperti menerima permohonan, menjagakaunter, menyusun fail dan membuat salinandokumen. Sementara itu, Pejabat KebajikanMasyarakat Daerah Hulu Langat tidak melaksanakanskim ini kerana lokasi pejabat jauh daripada tempatkediaman penerima bantuan serta melibatkan kospengangkutan awam yang tinggi.Pihak Jabatan sepatutnya menghantar pelatih ini kepusat kemahiran, kilang, kedai atau bidang tertentuuntuk mendapatkan kemahiran seperti di pusat latihankomputer, menjahit dan bengkel. Pendedahanberkaitan bidang tertentu kepada belia/ beliawanis iniakan dapat meningkatkan kemahiran dan bolehdigunakan untuk mereka berdikari dan membantukeluarga. Pendekatan ini juga secara langsung akanmembuka peluang pekerjaan kepada mereka.143


Pihak Audit berpendapat jika pendekatan iniberjaya dilaksanakan maka pembangunanmasyarakat dapat dilakukan serta jumlah penerimabantuan yang dapat berdikari akan meningkat.Pihak Jabatan dapat mengurangkan jumlahpenerima bantuan terutama yang melebihi 5 tahundan menyalurkan bantuan kepada penerima lainyang lebih memerlukannya.b) Bantuan SekolahAnak-anak penerima Bantuan Am boleh juga diberikanBantuan Sekolah untuk meringankan bebanan mereka.Penerima Bantuan Sekolah ini terdiri daripada merekayang mempunyai tanggungan atau anak bersekolahyang ramai atau tidak mampu untuk menyekolahkananak mereka. Semakan Audit mendapati PejabatKebajikan Masyarakat Daerah Hulu Langat danPetaling ada menawarkan Bantuan Sekolah kepadapenerima Bantuan Am iaitu masing-masing sebanyak31 kes dan 55 kes.Pihak Audit berpendapat bantuan sekolah ini telahdilaksanakan dengan baik.c) Bantuan Orang TuaBantuan Orang Tua diberikan bertujuan untukmembolehkan seorang warga tua hidup dalammasyarakat dipersekitarannya dan menikmatikehidupan yang dilaluinya. Warga tua yang berumur60 tahun keatas, tiada mata pencarian tertentu untukmenyara hidup dan tiada keluarga atau mempunyaikeluarga yang tidak berkemampuan untuk memberisumbangan layak dipertimbangkan untuk BantuanOrang Tua. Semakan Audit mendapati seramai 13penerima yang berusia melebihi 60 tahun, mempunyai144


keluarga tetapi tidak dipedulikan atau keluarga tidakmampu kerana mempunyai tanggungan yang ramaitelah diberikan Bantuan Am dan bukannya BantuanOrang Tua.Pada pendapat Audit, mereka sepatutnya diberikanBantuan Orang Tua bagi meringankan bebanmereka memandangkan kadarnya adalah lebihtinggi iaitu RM135 sebulan berbanding RM95 bagiBantuan Am.32.2.7 Penyimpanan RekodJabatan Kebajikan Masyarakat Malaysia telah menguatkuasakanpenggunaan Sistem Kad Perakam Kajian Semula Bantuan.Dengan adanya sistem ini, penyimpanan fail kes akan lebih teraturkerana setiap fail ditandakan dengan warna berbeza bagimemudahkan pengesanan fail mengikut jenis bantuan.Semakan Audit di 3 daerah yang dipilih mendapati hanya PejabatKebajikan Masyarakat Daerah Petaling masih meneruskanpenggunaan sistem ini. Sementara itu, Daerah Sabak Bernam danHulu Langat yang menggunakan sistem ini pada mulanya tetapitelah diberhentikan. Keadaan ini menyebabkan penyimpanandokumen di Daerah Hulu Langat tidak tersusun serta menyukarkanpegawai mengesan fail yang dikehendaki. Walaupun begitu, diDaerah Sabak Bernam, setiap fail kes bantuan diberi pengenalanmenggunakan label yang berbeza mengikut jenis bantuan.Pada pandangan Audit, sistem penyimpanan rekod perludiseragamkan bagi semua daerah.32.2.8 Stor Penyimpanan Fail KesProsedur kualiti di bawah MS ISO 9002 telah menetapkan bahawatindakan pelupusan hendaklah diambil terhadap fail kes yang telahditutup melebihi tempoh 5 tahun. Lawatan Audit mendapati145


keadaan stor di Daerah Sabak Bernam dan Petaling adalah teraturdan tersusun kerana tindakan pelupusan telah dijalankan.Walaupun begitu, di Daerah Hulu Langat tiada pelupusan dilakukanterhadap fail kes yang ditutup melebihi 5 tahun menyebabkanruangan stor terlalu sempit dan tidak teratur serta menyukarkanpencarian fail.Pada pandangan Audit, Jabatan perlu memastikan setiapdaerah mempunyai sistem fail yang sempurna bagimemudahkan urusan Bantuan Am. Bagi fail kes yang telahditutup, tindakan pelupusan hendaklah diambil dengan segera.32.2.9 Susunatur Dan Kemudahan PejabatSusunatur pejabat yang selesa dan sesuai dengan objektif Jabatanmerupakan satu faktor yang penting dalam menyumbang kepadakeberkesanan perkhidmatan yang dilaksanakan. Selain itu,peralatan yang mencukupi membolehkan kakitangan menjalankantugas dengan sempurna dan lancar.Lawatan Audit ke Pejabat Kebajikan Daerah Petaling mendapatisusunatur Pejabat tersebut agak teratur. Tiga buah bilik kaunselingtelah disediakan bagi membincangkan kes yang sensitif. Berlainanpula keadaan di Daerah Sabak Bernam dan Hulu Langat, di manaPejabat berkenaan terlalu sempit dan tiada ruangan khas untukPegawai Kebajikan menjalankan temu duga dan khidmat nasihat.Foto 1 menunjukkan ruang pejabat yang sempit dan temu dugadijalankan secara terbuka.146


Foto 1Temuduga Diadakan Di Tempat TerbukaSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 25 September 2003Lokasi : Pejabat Kebajikan Masyarakat Hulu LangatMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 10Tahun 1991, kemudahan yang sesuai dan mencukupi perludisediakan untuk pelanggan. Antaranya termasuklah ruang tempatmenunggu yang selesa serta sistem giliran yang teratur. LawatanAudit ke Daerah Petaling, Hulu Langat dan Sabak Bernammendapati kesemua Pejabat tersebut mempunyai ruang menungguyang sempit serta tidak cukup untuk kemudahan penerima bantuanterutama semasa pengagihan wang bantuan dibuat. Di DaerahSabak Bernam, tiada ruang menunggu khas disediakan. Penerimabantuan terpaksa menunggu di luar pejabat (kaki lima) dankeadaan ini mengganggu laluan awam serta Jabatan lain disekitarnya. Bagi Daerah Hulu Langat pula, kedudukan pejabat ditingkat 2 adalah tidak sesuai bagi penerima bantuan yang uzur dancacat. Selain itu, adalah didapati semua pejabat tersebut tidakmempunyai sistem giliran yang sistematik menyebabkan penerima147


erebut dan berkumpul di hadapan kaunter. Foto 2 dan Foto 3menunjukkan ruang menunggu yang sempit dan keadaan semasapengagihan wang diadakan.Pada pandangan Audit, keselesaan tempat bekerja untukkakitangan dapat mempengaruhi kualiti perkhidmatan yangdiberikan kepada pelanggan.Foto 2Ruang Menunggu Yang Kurang SelesaSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 29 Januari 2004Lokasi : Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Petaling148


Foto 3Keadaan Penerima Bantuan Di KaunterSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 29 Januari 2004Lokasi : Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah PetalingHasil temu bual dengan kakitangan di semua pejabat yang diauditjuga menunjukkan peralatan seperti komputer dan pencetak tidakmencukupi. Bilangan yang terhad menyebabkan kakitanganterpaksa berkongsi dan menyulitkan tugas mereka.Penggunaannya amat penting dalam menyediakan laporan bukansahaja untuk Bantuan Am tetapi juga bantuan lain yang diuruskanoleh Jabatan. Selain itu mesin penyalin juga adalah dari jenis lamadan sering rosak serta memerlukan kos pembaikan yang tinggi.Bagi menyelesaikan masalah ini, Jabatan perlu mengemukakankertas cadangan kepada Kerajaan Negeri bagi mendapatkan ruangpejabat yang lebih selesa untuk kakitangan serta dapatmelaksanakan tanggungjawab memberikan perkhidmatan kepadaorang awam dengan lebih baik.149


Pada pandangan Audit, Jabatan telah melaksanakantanggungjawab menguruskan Bantuan Am dengan baik.Walaupun begitu, beberapa perkara berkaitan denganpengurusan fail, kelewatan dalam memproses permohonanserta kemudahan kepada kakitangan dan penerima bantuanperlu dipertingkatkan bagi menambah keberkesanannya.32.3 PEMANTAUANSistem pemantuan yang rapi dan berkesan perlu diwujudkan bagimemastikan pelaksanaan sesuatu program menepati kehendak pelangganserta mencapai sasaran. Seorang Penolong Pengarah di peringkat IbuPejabat bertanggungjawab untuk memantau semua jenis bantuan yangdiuruskan oleh Jabatan. Tanggungjawab memantau pengurusan BantuanAm di setiap daerah diserahkan kepada Pegawai Kebajikan Masyarakat.Kaedah pemantauan seperti kajian semula kes adalah berkesan dalammembantu Jabatan mengenal pasti penerima yang layak untuk menerimabantuan selanjutnya. Semakan Audit mendapati pegawai penyelarasbantuan tidak mengadakan lawatan ke daerah bagi memantaupelaksanaannya serta mengenal pasti masalah yang dihadapi. Walaupunbegitu, mesyuarat mengenainya antara Ibu Pejabat dengan daerah terlibatsering diadakan.Pada pandangan Audit, sistem pemantauan Jabatan perludipertingkatkan. Aspek tertentu seperti penyelenggaraan fail, tempohmenjalankan siasatan dan meluluskan permohonan perlu diberipenekanan. Walaupun begitu, pemantauan terhadap perkhidmatanyang diberikan kepada penerima bantuan adalah baik. Sistem agihandan khidmat nasihat yang dijalankan dengan teratur telah berjayamenangani masalah berkaitan Bantuan Am.150


33. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya pengurusan Bantuan Am Jabatan KebajikanMasyarakat telah dilaksanakan dengan memuaskan. Walaupun ada beberapakelemahan di peringkat pelaksanaan namun matlamat Jabatan untukmelaksanakan tanggungjawab sosial ini telah tercapai. Bagi meningkatkan lagikeberkesanannya, pihak Audit mengesyorkan perkara berikut :i) Mengkaji semula syarat kelayakan pendapatan isi rumah dan kadarbantuan supaya selaras dengan taraf hidup masa kini.ii) Bancian dijalankan bagi mendapatkan statistik yang lebih tepatmengenai golongan yang layak menerima bantuan serta memohonperuntukan berdasarkan bancian tersebut.iii) Bantuan tambahan yang boleh diberikan kepada penerima BantuanAm atau keluarga mereka dilaksanakan dengan lebih berkesan bagimembantu meningkatkan keupayaan mereka untuk keluar daripadasenarai penerima bantuan.iv) Mengkaji semula struktur organisasi dan keperluan kakitangan.v) Jabatan perlu mengemukakan kertas cadangan kepada KerajaanNegeri bagi mendapatkan ruang pejabat yang lebih selesa untukkakitangan. Peralatan pejabat juga hendaklah dibekalkanbersesuaian dengan keperluan tugas.vi) Jabatan perlu menjalankan kajian untuk menukar sistem pembayaranbantuan secara tunai kepada pembayaran melalui bank seperti yangdiamalkan oleh Kerajaan Persekutuan dan beberapa negeri lain.151


JABATAN PERKHIDMATAN HAIWANPROJEK TERNAKAN AYAM DAGING34. LATAR BELAKANGProjek ternakan ayam daging adalah salah satu daripada projekpembangunan ternakan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perkhidmatan HaiwanNegeri Selangor (Jabatan) dalam RMK7 dan RMK8 bagi meningkatkanpengeluaran bahan makanan domestik terutamanya di Negeri Selangor.Pertumbuhan penduduk dan sektor industri yang pesat serta permintaan yangtinggi dari pengguna merupakan antara faktor utama projek ini diadakan.Pelaksanaan projek ini dijalankan melalui 2 konsep. Konsep pertama ialahkaedah penternakan ayam di dalam reban yang dibina secara terbuka. Manakalakonsep kedua ialah kaedah pembinaan reban secara tertutup. Semasa RMK7Jabatan telah memberi tumpuan kepada pembinaan reban secara terbuka.Konsep ini merupakan satu sistem penternakan ayam secara tradisional yangmana ayam diternak di dalam reban terbuka yang tidak mempunyai sistempersekitaran dan pembetungan najis yang bersih dan sempurna.Semasa RMK8 kaedah penternakan ayam secara terbuka telah ditamatkanselaras dengan hasrat Jabatan untuk memodenkan perusahaan ayam ke tahappiawaian yang ditentukan serta memastikan industri ternakan negara adalahbersih, suci dan selamat untuk pemakanan manusia. Jabatan telah merancanguntuk memulakan satu sistem penternakan moden ayam daging iaitu melaluikaedah pembinaan reban secara tertutup. Konsep ini berasaskan sistempenternakan yang dijalankan secara tertutup dengan menyediakan semuakemudahan penternakan di dalam satu kawasan yang jauh dari persekitaranmanusia. Konsep ini adalah bersesuaian dengan cara hidup masa kini yangmementingkan kebersihan, mesra alam dan penggunaan kemudahan teknologimoden. Reban ini akan dilengkapi dengan sistem pengudaraan dan sistempembetungan najis yang sempurna dan sesuai untuk memastikan kebersihan danmengelakkan pencemaran alam sekitar.152


35. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk memastikan sama ada projek ini telahdilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mencapai matlamatnya.36. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan tertumpu kepada aspek perancangan, pelaksanaan danpemantauan terhadap projek ternakan ayam daging di Taman Agroteknologi, KualaSelangor dan Sepintas, Sabak Bernam bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.Pemeriksaan Audit dijalankan dengan menyemak rekod, fail, laporan kemajuandan dokumen berkaitan. Selain itu, temu bual dengan pegawai di Ibu Pejabat danPejabat Haiwan Daerah, penternak dan pihak pertubuhan peladang kawasan jugaturut diadakan untuk mendapatkan keterangan mengenai projek ini dengan lebihmendalam. Lawatan juga telah dibuat ke kawasan terbabit untuk mendapatgambaran yang lebih jelas mengenai projek ini.37. PENEMUAN AUDIT37.1 PERANCANGANPerancangan yang rapi dan teratur adalah penting bagi memastikan projekyang akan dilaksanakan berjalan lancar dan tersusun. Semakan Audit telahdijalankan terhadap perancangan Jabatan melaksanakan projek ini melaluidua konsep yang dicadangkan iaitu konsep terbuka di Taman Agroteknologi,Kuala Selangor manakala konsep tertutup di Sepintas, Sabak Bernam.37.1.1 Projek Ternakan Ayam Taman Agroteknologi,Kuala Selangor (Konsep Terbuka)Di bawah RMK7, Jabatan merancang untuk mengadakan ternakanayam daging bagi memenuhi permintaannya yang terus meningkat.Sehingga akhir tahun 2000, sebanyak 5 buah reban dengankonsep terbuka telah siap dibina di Taman Agroteknologi, KualaSelangor.153


Semakan Audit terhadap beberapa aspek perancangan sepertikajian awal, pemilihan lokasi, peruntukan kewangan dan kaedahpembinaan reban tidak dijalankan kerana projek berkenaan telahsiap sepenuhnya pada tahun 2000. Bagaimanapun pengauditantelah dijalankan terhadap aspek perancangan berkaitan denganpenggunaan reban selepas disiapkan iaitu mulai tahun 2001.i) Kaedah PelaksanaanDalam melaksanakan rancangan ini, Jabatan akan melantikkontraktor untuk membina reban serta menyediakankemudahan infrastruktur asas yang diperlukan olehpenternak. Reban tersebut kemudiannya disewakan kepadapenternak untuk diusahakan. Jabatan juga turut berperanansebagai penasihat kepada penternak dalam aspek kesihatandan pengurusan ternakan manakala penternakbertanggungjawab bagi memastikan usaha yang dijalankanmencapai kejayaan.Selain Jabatan dan penternak, projek ini juga akanmelibatkan Integrator iaitu pihak yang akan membekalkananak ayam, makanan dan ubatan secara kredit kepadapenternak. Penternak akan memelihara anak ayam sehinggatempoh pembesaran iaitu lebih kurang 45 hari. Selepastempoh tersebut, Integrator akan mula membeli ayam dagingmengikut peringkat berat ayam. Pada kebiasaannyaIntegrator akan mula membeli ayam apabila purata beratmelebihi 1.6 kilogram. Tugas pemasaran selanjutnya akandiuruskan oleh Integrator tersebut.ii)Komponen ProjekBagi melaksanakan projek tersebut, Jabatan akanmenjalankan kerja awal pembangunan seperti pembersihankawasan dan pembinaan jalan ladang. Kawasan ini juga akandipagar dan dibekalkan dengan kemudahan elektrik dan air.Sebagai langkah tambahan dan keselamatan kepada154


ternakan ayam, generator juga akan dipasang untukmemastikan bekalan tenaga sentiasa berfungsi. Selarasdengan itu, Jabatan akan mengeluarkan sebut harga untukmemilih kontraktor yang berkemampuan menjalankan projekpembinaan reban di kawasan yang dipilih.iii)Pemilihan PenternakSebuah Jawatankuasa Pemilihan akan ditubuhkan olehJabatan untuk memilih penternak yang sesuai untukmenjalankan projek ini. Jabatan telah menetapkan antarakriteria utama pemilihan penternak ialah mereka yangberkemampuan dari segi kewangan, berpengalaman dalamindustri ternakan dan yang paling utama berkebolehan untukmaju dan berdaya saing dalam menjalankan ternakan ayamini.iv)Kadar SewaanMengikut perancangan, setiap reban ayam akan dapatmenghasilkan ternakan untuk 5 pusingan dalam setahun.Satu pusingan akan berjalan dalam tempoh lebih kurang 45hari. Kadar sewaan yang ditetapkan oleh Jabatan ialah 15sen bagi setiap ekor ayam bersamaan RM1,500 bagi setiapreban. Ini berdasarkan perkiraan sejumlah 10,000 ekorayam yang boleh diternak dalam setiap pusingan. Ini akanmenjana pendapatan sejumlah RM7,500 untuk Jabatan bagisetiap reban yang disewakan setahun berdasarkan 5pusingan yang telah ditetapkan.v) Sasaran ProduktivitiMengikut perancangan projek ini dijangka mampumenampung sebanyak 250,000 ekor ayam setahun. Denganpelaksanaan projek ini, Jabatan telah mensasarkanpeningkatan pengeluaran daging ayam sejumlah 350 tanmetrik setahun. Jabatan juga telah menetapkan berat bersihayam daging mestilah tidak kurang daripada 1.35 kilogram155


seekor sebelum dijual kepada Integrator. Kadar kematianayam mestilah kurang daripada 10% atau sejumlah 25,000ekor bagi keseluruhan 5 pusingan dalam setahun. Sasaranini akan menjamin pulangan yang baik kepada penternak.vi)Khidmat Perundingan/ Susulan/ Kawalan PenyakitJabatan akan bertanggungjawab terhadap semua urusanpembinaan reban dan menyerahkan pengurusan rebankepada penternak yang dipilih. Jabatan juga akan turutmenyediakan khidmat veterinar/ kawalan penyakit kepadapenternak. Selain itu, pihak penternak akan berurusandengan Integrator dalam semua aspek berkaitan ternakanayam.vii)Pemilihan IntegratorPenternak akan memilih sendiri Integrator yang sesuai untukmenjalankan projek ini bersama mereka. Kriteria utamapemilihan ialah Integrator yang boleh memberikan syaratkontrak yang lebih baik serta mempunyai kemampuanpasaran, rangkaian serta pengurusan yang mantap dancekap. Selain itu, Integrator tersebut mestilah mempunyaipengalaman dalam industri ternakan sekaligus mampumemberikan nasihat yang berguna dalam proses ternakanbagi memberikan pulangan yang lebih baik kepadapenternak.37.1.2 Projek Ternakan Ayam Sepintas,Sabak Bernam (Konsep Tertutup)Memandangkan keperluan ayam daging yang sentiasa meningkatterutama di Lembah Klang, Jabatan perlu mengambil langkah untukmeningkatkan pengeluaran. Selain daripada itu, isu pencemaranyang semakin mendapat perhatian masyarakat perlu ditangani olehJabatan supaya tidak menjadi lebih kritikal. Selaras dengantanggungjawab tersebut, Jabatan telah merancang untukmeneruskan projek ternakan ini ke RMK8. Bagaimanapun kaedah156


pelaksanaannya telah ditukar kepada sistem penternakan secarayang lebih moden. Di bawah kaedah ini, pembinaan reban dibuatsecara tertutup yang dapat mengatasi masalah pencemaran alamdan kawalan penyakit. Aspek perancangan seperti yang dinyatakandi atas masih digunapakai bagi meneruskan rancangan ini melaluikonsep tertutup.i) Pemilihan LokasiProjek ternakan ayam daging melalui konsep tertutup iniakan dijalankan di tanah milik Jabatan di Padang RagutSepintas, Sabak Bernam. Lokasi tersebut adalahbersesuaian dengan kedudukannya yang jauh daripersekitaran manusia serta kurangnya aktiviti ternakan ayamdaging di daerah tersebut.ii)Kajian Awal ProjekJabatan telah menyediakan satu perancangan yang baikuntuk memastikan kejayaan projek ini. Projek ini jugadijangka dapat menjurus ke arah penyusunan semulaindustri penternakan ke arah pengamalan pendekatanpengeluaran yang berteknologi tinggi dan mesra alamsekitar sekaligus mengukuhkan daya saing negara denganpenghasilan produk ternakan yang berkualiti, suci, selamatdigunakan dan bebas dari penyakit.Berdasarkan statistik pengeluaran dan permintaan ayam diSelangor yang telah disediakan oleh Jabatan bagi tahun2001 hingga 2003 mendapati permintaan untuk daging ayammeningkat setiap tahun manakala kadar pengeluarandomestik tidak dapat menampung kadar permintaan yangtinggi.Statistik di Jadual 25 menunjukkan bahawa pengeluaranayam daging tempatan masih tidak dapat memenuhipermintaan yang terus meningkat. Pergantungan kepada157


import ayam dari luar negara telah menyebabkan pengaliranwang tempatan ke luar negeri. Memandangkan keperluanayam yang sentiasa meningkat, Jabatan perlu mengambillangkah untuk menstabilkan pengeluaran berdasarkan tahapkemampuan yang sedia ada.Jadual 25Statistik Pengeluaran dan Permintaan Komoditi Ternakan AyamTahun 2001 Hingga 2003 Bagi Negeri Selangor Darul EhsanTahunTahun 2001(Juta Tan Metrik)Tahun 2002(Juta Tan Metrik)Tahun 2003(Juta Tan Metrik)Permintaan 12.59 13.09 13.63Pengeluaran 3.29 3.55 3.83Kekurangan Bekalan 9.3 9.54 9.8Sumber: Rekod Jabatan Perkhidmatan Haiwaniii)Peruntukan KewanganBerdasarkan kertas cadangan yang disediakan di bawahRMK8, Jabatan memerlukan peruntukan berjumlah RM1.83juta untuk melaksanakan projek ternakan ayam ini melaluikonsep tertutup. Anggaran kos tersebut adalah bagi kerjapembangunan infrastruktur asas termasuk pembersihan,pemagaran kawasan, bekalan air, elektrik dan pembinaanreban.iv)Struktur PengurusanProjek ternakan ayam daging ini adalah di bawah kawalanPengarah Perkhidmatan Haiwan dan Penyelaras UnitUnggas Jabatan. Beberapa aspek berkaitan perancanganseperti permohonan anggaran serta perlantikan kontraktordiuruskan di peringkat Ibu Pejabat. Apabila perjanjianditandatangani, pihak Ibu Pejabat akan menyerahkantanggungjawab memantau pelaksanaan projek kepadaPegawai Perkhidmatan Haiwan Daerah. Segala masalah158


yang dihadapi di peringkat pelaksanaan dan kemajuan kerjaakan dimaklumkan kepada Ibu Pejabat.v) Perlantikan JuruperundingBagi melaksanakan projek ternakan ayam daging dengankonsep tertutup ini, Jabatan bercadang untuk melantiksebuah syarikat juruperunding swasta bagi menyediakanpelan dan reka bentuk reban.Pihak Audit berpendapat Jabatan mempunyai perancanganyang memuaskan dalam menjayakan projek ini. Jabatan jugatelah menyusun beberapa strategi yang mantap dalam usahameningkatkan pengeluaran ayam daging sekaligus membantumengurangkan import ayam dari luar negara.37.2 PELAKSANAANBagi menjamin kejayaan rancangan ternakan ini, segala perancangan yangdinyatakan di atas hendaklah disusuli dengan pelaksanaan yang berkesan.Kajian Audit terhadap aspek pelaksanaan bagi projek ternakan ayam dagingdi Taman Agroteknologi, Kuala Selangor dan Sepintas, Sabak Bernammendapati perkara seperti berikut :37.2.1 Projek Ternakan Ayam Taman Agroteknologi,Kuala Selangor (Konsep Terbuka)Sebanyak 5 buah reban ayam menggunakan konsep terbuka telahdisiapkan pada tahun 2000. Pada tempoh RMK8 beberapaperancangan Jabatan mengenai penggunaan reban tersebut telahdilaksanakan seperti berikut :i) Pemilihan PenternakSebanyak 5 buah reban ayam terbuka telah mula beroperasipada tahun 2000. Reban ini telah pun mengeluarkan hasilternakan dengan jayanya dan diuruskan oleh sebuahpertubuhan peladang kawasan yang telah diberikan kontrak159


oleh Jabatan. Pemilihan penternak bagi projek ini telahdilakukan oleh Jawatankuasa Pemilihan Jabatan.Pertubuhan peladang yang dipilih sebagai penternakmerupakan sebuah organisasi yang mantap dari segipengurusan, kewangan dan mempunyai pengalamanberkaitan dalam industri ternakan. Kontrak dilakukansetahun sekali di antara Jabatan dan pertubuhan tersebut.Pada pandangan Audit pemilihan penternak yangberpengalaman dalam bidang penternakan dapatmenjamin kejayaan projek ini.ii)Kadar SewaanMenurut perancangan Jabatan, kadar sewaan yangditetapkan ialah 15 sen bagi seekor ayam yang diternak.Sebuah reban pula boleh memuatkan sebanyak 10,000 ekorayam ternakan untuk satu pusingan dan 50,000 ekor ayambagi keseluruhan 5 pusingan. Pihak pertubuhan peladangyang diberikan kontrak untuk menguruskan kesemua 5 buahreban ayam milik Jabatan telah meminta penguranganjumlah kepada 9,000 ekor ayam sahaja bagi sebuah rebanuntuk satu pusingan. Permintaan ini telah dipersetujui olehJabatan setelah mengambil kira kemampuan penternaktersebut. Semakan Audit mendapati pihak penternak telahmenjelaskan bayaran sewa yang ditetapkan menurut kontrakyang dipersetujui dengan pihak Jabatan.Pada pendapat Audit, kadar sewa yang dikenakanadalah berpatutan.iii)Sasaran Produktiviti/ Pendapatan PenternakPihak Audit hanya menerima Laporan Kemajuan RancanganAyam bagi tahun 2002 sahaja. Oleh yang demikianperbandingan kemajuan dengan tahun sebelumnya tidakdapat dibuat. Setelah menyemak Laporan Kemajuan160


Rancangan Ayam bagi tahun 2002, pihak Audit mendapatiprojek ini hampir mencapai sasaran Jabatan iaitu denganmenghasilkan pengeluaran daging ayam sebanyak 337.50tan metrik bagi tahun tersebut berbanding sasaranpengeluaran sebanyak 350 tan metrik. Ini telah memberikanpulangan keuntungan bersih sejumlah RM181,858 bagi 5pusingan selepas ditolak semua perbelanjaan bagipertubuhan peladang tersebut dan ahlinya yangmenguruskan kesemua 5 buah reban ayam terbuka dikawasan tersebut. Pencapaian projek bagi tahun 2003belum dapat ditentukan kerana Jabatan belum membuatpenilaian mengenainya.Menurut laporan kemajuan tersebut, pihak Integrator telahmembekalkan sejumlah 222,500 ekor anak ayam kepadapenternak dan setelah tamat kesemua 5 pusingan, pihakpenternak telah menjual kembali kepada Integrator sejumlah200,442 ekor ayam pedaging untuk dipasarkan. Jumlahkematian yang dicatatkan ialah 22,058 ekor ayam atau 10%daripada jumlah keseluruhan ayam yang dibekalkan. Inimenunjukkan bahawa penternak telah berjaya menepatisasaran Jabatan mengawal kadar kematian ayam ternakan.Pada pendapat Audit, Jabatan tidak mempunyaimekanisma yang jelas untuk mengukur pencapaianpelaksanaan projek ini.iv)Khidmat Perundingan/ Susulan/ Kawalan PenyakitSebagai pihak yang bertanggungjawab dalam pelaksanaanrancangan ini, Jabatan merupakan penasihat utama kepadapenternak dalam aspek kesihatan dan pengurusan ternakan.Walaupun begitu, mengikut penjelasan pihak Jabatan,lawatan untuk tujuan tersebut akan dijalankan sekali sekalamengikut keperluan. Kekerapan lawatan tersebut tidakdapat ditentukan kerana Jabatan tidak mempunyai rekod161


mengenainya. Selain Jabatan, pihak Integrator jugamempunyai pakar tersendiri yang menjalankan khidmatveterinar bagi memastikan kawasan ternakan bebasdaripada penyakit.Pada pendapat Audit, khidmat rundingan yangdijalankan oleh Jabatan perlu direkodkan supayaJabatan dapat menilai keberkesanannya menjayakanprojek ini.v) Penilaian Terhadap IntegratorPemilihan Integrator dilakukan sendiri oleh penternak. Bagiprojek ternakan ayam daging Taman Agroteknologi, KualaSelangor, penternak telah memilih sebuah syarikat untukmenjadi Integrator. Pemilihan ini dibuat berdasarkansyarikat ini telah memberikan syarat kontrak yang lebih baikberbanding syarikat lain seperti pemberian kredit yang lebihmenarik dan fleksibel serta jaminan pasaran dan khidmatpengurusan yang memuaskan. Selain itu, syarikat ini jugamempunyai sistem pemasaran yang tetap dan kukuh sertamempunyai rangkaian perniagaan yang meluas. Temu bualyang diadakan dengan penternak mendapati mereka amatberpuashati dengan khidmat yang diberikan oleh pihakIntegrator.Pada pendapat Audit, pemasaran secara terus kepadaIntegrator akan memudahkan penternak kerana masalahkelewatan memasarkan hasil ternakan dapat diatasi.vi)Penyelenggaraan RebanPembinaan reban adalah di bawah tanggungjawab Jabatan.Setelah siap, Jabatan akan menyerahkan penggunaanreban kepada penternak. Bagaimanapun kerjapenyelenggaraan reban masih di bawah tanggungjawabJabatan. Hasil temu bual yang diadakan dengan wakilJabatan, adalah didapati sehingga kini kerja162


penyelenggaraan seperti penambakan tanah merah,pembaikan jalan yang rosak serta membaiki kerosakanreban dilakukan sendiri oleh pihak penternak. Foto 4menunjukkan reban yang telah siap dan diusahakan olehsebuah pertubuhan peladang.Pada pandangan Audit, kerja penyelenggaraan yangdijalankan oleh Jabatan serta penternak telah dapatmengelakkan reban daripada mengalami kerosakanyang lebih teruk.Foto 4Reban Ayam Terbuka di Taman Agroteknologi, Kuala SelangorSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 21 Januari 200437.2.2 Projek Ternakan Ayam Sepintas, Sabak Bernam(Konsep Tertutup)i) Struktur PengurusanSemakan Audit mendapati Pegawai Perkhidmatan HaiwanDaerah bertanggungjawab terhadap pelaksanaan projek inisecara keseluruhannya. Antara tugas yang dijalankantermasuk memantau kemajuan kerja yang dilaksanakan oleh163


pihak kontraktor yang terlibat dalam pembinaan reban.Beliau juga berperanan sebagai penasihat kepada penternakdari aspek kesihatan dan pengurusan ternakan. Oleh keranareban ini disewakan kepada penternak, maka tenaga kerjatetap dari Jabatan tidak diperlukan.Pada pendapat Audit, tanggungjawab memantaupelaksanaan Projek Ternakan Ayam Daging ini olehseorang Pegawai Perkhidmatan Haiwan Daerah adalahmencukupi.ii)Perlantikan JuruperundingSebuah syarikat Juruperunding telah dilantik oleh Jabatanuntuk membantu pembinaan reban tertutup ini. Syarikat initelah dilantik berdasarkan bantuan mereka kepada Jabatandalam menjayakan projek pembinaan reban ayam kampungdi Taman Agrotek, Sepang.Pihak Audit berpendapat perlantikan juruperunding telahdibuat dengan teratur.iii)Status Fizikal ProjekJabatan telah mengeluarkan sebut harga pembinaan sebuahreban tertutup pada awal bulan September 2002. Sebanyak6 syarikat kontraktor Kelas F telah menghantar sebut hargauntuk pertimbangan Jabatan. Kos pembinaan sebuah rebandianggarkan berjumlah RM199,095. Kontrak pembinaanreban telah diberikan kepada sebuah syarikat kontraktoryang menawarkan harga terendah dengan nilai tawaranberjumlah RM171,454 atau 13.9% lebih rendah daripadaanggaran kos Jabatan. Kontraktor diberi masa selama 7minggu untuk menyiapkan pembinaan reban tertutup ini iaitumulai dari pertengahan bulan November 2002 hingga awalbulan Januari 2003. Adalah didapati kerja pembinaanterbengkalai setelah sebahagian bayaran tuntutan kemajuan164


kerja dibuat kepada pihak kontraktor. Bayaran yang telahdibuat sehingga bulan Januari 2003 berjumlah RM105,821atau 61.7% daripada nilai kontrak. Kontrak telah ditamatkanpada awal bulan Mei 2003 setelah Jabatan mengeluarkanbeberapa surat amaran dan melakukan lawatan ke tapakprojek pembinaan reban bersama pihak juruperunding.Pihak kontraktor yang gagal menyiapkan projek tersebuttidak dikenakan denda memandangkan peruntukanmengenai denda tidak dinyatakan dalam perjanjian. Adalahdifahamkan pihak Jabatan hanya menahan bon pelaksanaankontraktor iaitu sejumlah RM8,573 atau 5% daripada nilaikontrak. Walaupun begitu, Jabatan telah merujuk perkara inikepada Pusat Khidmat Kontraktor dan Syarikat berkenaantelah disenaraihitamkan.Jabatan telah mengeluarkan sebut harga baru untukmenyambung kerja pembinaan reban yang terbengkalai inipada pertengahan Julai 2003 iaitu 3 bulan selepas kontrakpertama ditamatkan. Selepas tarikh tutup iaitu pada awalbulan Ogos 2003, sebanyak 6 syarikat kontraktor Kelas Ftelah menawarkan sebut harga. Anggaran kos Jabatan untukmenyiapkan kerja terbengkalai ini berjumlah RM122,987.Jabatan telah memilih sebuah syarikat kontraktor yang telahmenawarkan harga terendah berjumlah RM142,675 untukmenyiapkan pembinaan reban tersebut. Tawaran yangdikemukakan oleh kontraktor ini ialah 16% lebih tinggidaripada anggaran kos Jabatan. Ini mengakibatkan Jabatanterpaksa menampung tambahan perbelanjaan berjumlahRM77,042 setelah mengambil kira nilai kontrak terdahulu danpembayaran yang telah dilakukan. Kerja pembinaan rebantelah disiapkan akhirnya oleh kontraktor yang baru padabulan Disember 2003.165


Pada pendapat Audit, Jabatan tidak mempunyai asaspemilihan kontraktor yang sesuai untuk menjalankanprojek ini. Status perintis projek ini menyukarkanJabatan memilih kontraktor yang benar-benarberkemampuan melaksanakan pembinaan reban.iv)Pemilihan PenternakJabatan masih belum memilih penternak untukmengusahakan projek ternakan ayam di Sepintas, SabakBernam kerana pembinaan sebuah reban tertutup baru sajadisiapkan. Jabatan menjangkakan pemilihan penternak danoperasi reban akan dilakukan pada awal 2004. Oleh yangdemikian penilaian terhadap pencapaian prestasi projek inibelum dapat dilaksanakan.Pihak Audit berpendapat kelewatan pembinaan rebantelah menyebabkan kelewatan pemilihan penternakuntuk menjayakan projek ini.v) Prestasi KewanganBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Kerajaan Negeri telahmemperuntukkan sejumlah RM755,010 untuk projekternakan ayam ini. Jumlah yang telah dibelanjakan bagitempoh tersebut ialah RM572,190. Jadual 26 menunjukkanpecahan perbelanjaan berkaitan.166


Bil1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.Jadual 26Perbelanjaan Projek Tahun 2001 Hingga 2003Jenis KerjaKerja Ukur SempadanPembersihan KawasanPenambakan Tanah Merah Untuk 5 Lot tapak RebanPembelian Pokok LandskapPemagaran KawasanPenambakan Tanah Merah Untuk Lot No 2Pembinaan 1 Unit Reban Ayam TertutupSeminar Industri Ternakan 2002Pembersihan KawasanPemindahan 3 Kubur LamaKerja Sambungan Pembinaan 1 Unit Reban Ayam TertutupYuran JuruperundingPembelian Peralatan LadangJumlah(RM)2,98628,200140,0003,81059,8724,050105,82125,95024,9619,150142,67515,5559,160Jumlah 572,190Sumber : Rekod Jabatan Perkhidmatan HaiwanPada pendapat Audit, Jabatan telah membelanjakanperuntukan dengan baik.vi)Perancangan Masa DepanPada peringkat awal RMK8, Jabatan telah merancang untukmembina 3 buah reban tertutup di dalam kawasanpenternakan yang terlibat. Dengan siapnya pembinaansebuah reban tertutup di Sepintas, Sabak Bernam, Jabatanakan meneruskan perancangan pembinaan 2 buah rebanlagi iaitu di Sepintas, Sabak Bernam dan sebuah lagi diTaman Agroteknologi, Kuala Selangor.Pihak Audit berpendapat Jabatan tidak mempunyai kepakaran,pengetahuan teknikal dan pengalaman untuk pembinaan rebantertutup. Projek ini merupakan program perintis di Malaysiadan Jabatan tidak mempunyai benchmark untuk dijadikan167


ujukan. Kesukaran mengenal pasti konsep reban tertutupyang sesuai dan masalah dalaman kontraktor menjadi puncautama projek ini menghadapi masalah dan projek pembinaanreban terbengkalai di Sepintas, Sabak Bernam. Inimengakibatkan Jabatan terpaksa menambah perbelanjaanuntuk menyiapkan reban tersebut. Jabatan juga terpaksameminta khidmat nasihat dan bantuan teknikal dari penternakpersendirian untuk menyiapkan reban yang sesuai dengankonsepnya.37.3 PEMANTAUANPemantauan yang sistematik dan berterusan adalah penting bagimemastikan aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan berkesan danmasalah yang timbul boleh dikenal pasti dan diatasi segera supaya objektifprojek tercapai.37.3.1 Pemantauan Terhadap Pelaksanaan RancanganSemakan Audit mendapati Jabatan ada menugaskan pegawaitertentu bagi memantau kemajuan projek ini terutama di TamanAgroteknologi, Kuala Selangor di mana program ini telah pun lamaberoperasi. Walaupun begitu, apabila projek ini diserahkan kepadapenternak yang berkenaan, pemantauan oleh Jabatan hanyadilakukan melalui penerimaan Laporan Kemajuan Rancangan daripenternak dan lawatan apabila diperlukan.37.3.2 Pemantauan Khusus Terhadap KawalanPenyakit Selsema BurungPenyakit selsema burung telah melanda beberapa negara Asiaterutamanya Vietnam, China, Hong Kong, Indonesia dan Thailand.Virus yang menyebabkan penyakit ini boleh menjangkiti ayam, itik,puyuh, angsa dan pelbagai jenis keluarga burung. Penyakit inibukan sahaja menyebabkan kematian kepada ternakan bahkanjuga manusia. Ia juga boleh menyebabkan kerugian yang besarkepada industri ternakan ayam, pengguna dan perdagangan168


antarabangsa. Jabatan sedang berusaha untuk menghindaripenyakit ini dari merebak dan mengancam ternakan ayam di NegeriSelangor. Antara langkah yang diambil ialah pencegahanpengimportan ayam dari negara yang dijangkiti wabak tersebut.Selain sekatan import, Jabatan juga menjalankan pemantauanberkala ke setiap ladang, kedai burung, pusat penyembelihan danpasar awam serta mengambil sampel untuk ujian makmal. Usahabersepadu bagi mencegah penyeludupan ternakan haiwan darinegara luar terutama negara yang menghadapi wabak tersebutjuga telah dijalankan untuk memastikan penyakit berbahaya initidak menular ke negara ini. Jabatan juga telah menempatkananggotanya di pelabuhan untuk mengawasi dan mengkuarantinhaiwan yang diimport.Pada pendapat Audit, pemantauan terhadap pelaksanaan projekternakan ayam adalah baik. Walaupun begitu, pemantauan tersebutakan lebih berkesan sekiranya Laporan berkaitan pengeluaran ayamdikemaskinikan dan dinilai dari semasa ke semasa bagi mengetahuiprestasi kejayaan projek ini.38. RUMUSAN DAN SYOR AUDITProjek Ternakan Ayam Daging Jabatan Perkhidmatan Haiwan merupakansatu tindakan jangka panjang untuk mengatasi masalah kekurangan bekalandomestik dan mengurangkan penggantungan import ayam dari luar negeri dansekaligus mengurangkan pengaliran wang negara. Adalah didapati beberapamasalah semasa yang terpaksa dihadapi oleh Jabatan seperti masalah kontraktor,peruntukan, masalah teknikal/ konsep reban dan yang terbaru wabak penyakitselsema burung yang sedang melanda beberapa negara Asia. Jabatan telahberusaha untuk mengatasi semua masalah ini dengan segala keupayaan yangada. Selain itu, projek ini merupakan program perintis di Malaysia. Kejayaan projekini akan memberi kesan jangka panjang yang besar terhadap industri ternakanayam daging di negara ini. Dengan pelaksanaan projek ini, Jabatan telah berjayamerealisasikan hasrat di bawah Dasar Pertanian Negara untuk menggalakkanpenyertaan sektor swasta dan mengubah corak penternakan secara individu169


kepada penternakan secara komersial. Ini juga melibatkan penggunaan peralatanberteknologi tinggi dan mesra alam. Secara keseluruhannya, matlamat projek initelah dapat dicapai dan akan diteruskan ke kawasan lain yang telah dikenal pasti.Walaupun begitu, pihak Audit mengesyorkan supaya Jabatan mewujudkan satumekanisma bagi mengukur tahap pencapaiannya.170


BAHAGIAN IVBADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAMDAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN39. PENDAHULUANSelain mengesahkan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri, menjalankanpengauditan pengurusan kewangan dan melaksanakan kajian khas terhadapaktiviti Jabatan Negeri, pihak Audit juga menjalankan pengauditan ke atas AkaunBadan Berkanun Negeri, Majlis Agama Islam, Pihak Berkuasa Tempatan danKumpulan Wang. Pelaksanaan pengauditan juga meliputi pemeriksaan pengurusankewangan dan kajian khas ke atas aktiviti agensi tersebut.40. PENGAUDITAN PENYATA KEWANGANMengikut Akta Audit 1957, Ketua Audit Negara juga dikehendakimenjalankan pengauditan terhadap Penyata Kewangan agensi negeri iaitu BadanBerkanun Negeri, Majlis Agama Islam dan Pihak Berkuasa Tempatan. Di NegeriSelangor ada 7 Badan Berkanun Negeri, lima Kumpulan Wang, satu Majlis AgamaIslam dan 12 Pihak Berkuasa Tempatan. Selain itu, Seksyen 7 (3) Akta Audit 1957memberi kuasa kepada Ketua Audit Negara untuk melantik mana-mana orangyang difikirkan kompeten untuk menjalankan pengauditan bagi pihaknya. Selarasdengan itu, firma audit swasta telah dilantik menjalankan pengauditan PenyataKewangan bagi 6 Badan Berkanun Negeri, sebanyak 12 Pihak Berkuasa Tempatandan 2 Kumpulan Wang. Manakala pengauditan terhadap 1 Badan BerkanunNegeri, tiga Kumpulan Wang dan Majlis Agama Islam Selangor masih dijalankanoleh Jabatan Audit Negara sendiri. Pemantauan terhadap firma audit swastadiadakan dari semasa ke semasa bagi memastikan isu dan permasalahanpengauditan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan lebih awal dan berkesan.171


41. KEDUDUKAN PENYERAHAN PENYATA KEWANGANPenyerahan Penyata Kewangan oleh Badan Berkanun Negeri dan PihakBerkuasa Tempatan untuk diaudit adalah memuaskan. Semua Badan BerkanunNegeri, Pihak Berkuasa Tempatan, Kumpulan Wang dan Majlis Agama Islam telahmenyerahkan Penyata Kewangan tahun 2002 dalam tempoh masa yangditetapkan. Kedudukan penyerahan Penyata Kewangan adalah seperti diLampiran III.42. PENSIJILAN PENYATA KEWANGANPada tahun 2003 sebanyak 24 Penyata Kewangan tahun 2002, enamPenyata Kewangan tahun 2001 dan 2 Penyata Kewangan tahun 2000 telah diauditdan dikeluarkan sijil. Sebanyak 19 Penyata Kewangan telah diberi Sijil Audit TanpaTeguran manakala 13 lagi telah memperolehi Sijil Audit Berteguran. Butiran lanjutseperti di Lampiran IV. Sijil Audit Berteguran dikeluarkan kepada Badan BerkanunNegeri, Kumpulan Wang dan Pihak Berkuasa Tempatan kerana tidak mematuhipiawaian perakaunan dan peraturan kewangan serta penyelenggaraan rekodperakaunan yang tidak memuaskan antaranya baki siberhutang cukai taksiran tidakdapat disahkan kerana baki di lejar am berbeza dengan senarai individu, baki asettetap tidak dapat disahkan kerana tiada senarai harta tetap disediakan,perbelanjaan tidak diakaunkan mengikut asas akruan dan sebagainya.43. PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGANPerkara 107(2) Perlembagaan Persekutuan menghendaki Laporan KetuaAudit Negara mengenai Akaun Agensi Negeri dibentang dalam Dewan UndanganNegeri. Enakmen Penubuhan bagi 5 Badan Berkanun Negeri dan Seksyen 60(5)Akta Kerajaan Tempatan 1976 juga memperuntukan supaya Penyata Kewanganyang telah diperakui oleh Ketua Audit Negara dibentangkan di Dewan yang sama.Kedudukan pembentangan Penyata Kewangan adalah seperti di Lampiran V.172


44. PRESTASI KEWANGAN44.1 ANALISIS KEDUDUKAN KEWANGANPenyata Kewangan bagi tahun berakhir 31 Disember 2002 menunjukkan 4Badan Berkanun Negeri, lima Kumpulan Wang dan 6 Pihak BerkuasaTempatan telah mengakhiri tahun kewangan dengan memperolehi lebihanpendapatan berbanding perbelanjaan. Manakala 3 Badan Berkanun Negeri,enam Pihak Berkuasa Tempatan serta Majlis Agama Islam telah mengalamidefisit pada tahun 2002 berikutan peningkatan perbelanjaan tidak seimbangdengan peningkatan pendapatan. Seterusnya prestasi kewangan tahun2002 menunjukkan keseluruhan 6 Badan Berkanun Negeri, lima KumpulanWang dan sepuluh Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Agama Islammemperolehi lebihan Aset Semasa yang mengukur keupayaan Agensidalam memenuhi tuntutan dan tanggungan jangka pendek. Prestasikewangan Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatanberasaskan Penyata Kewangan bagi tahun adalah seperti di Jadual 27(a)dan Jadual 27(b).173


BilJadual 27 (a)Prestasi Kewangan Badan Berkanun Negeri DanMajlis Agama Islam Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2002AgensiPenyata Pendapatan Berakhir31.12.2002Hasil(RM Juta)Perbelanjaan(RM Juta)Surplus/(Defisit)(RM Juta)Lembaran Imbangan Pada31.12.2002AsetSemasa(RM Juta)LiabilitiSemasa(RM Juta)AsetSemasaBersih(RM Juta)A) BADAN BERKANUN NEGERI1. Perbadanan KemajuanNegeri Selangor541.19 473.84 67.34 1,409.75 597.69 812.062. Perbadanan KemajuanPertanian Selangor 66.19 29.78 36.41 182.19 72.14 110.053. Perbadanan PerpustakaanAwam Selangor4. Majlis Sukan NegeriSelangor10.17 10.04 0.13 4.27 0.67 3.600.13 10.58 (10.45) 44.08 12.08 32.05. Lembaga Muzium NegeriSelangor 3.53 6.02 (2.49) 0.018 1.10 (1.11)6. Lembaga Urus Air Selangor 2.90 2.78 0.12 5.41 2.0 3.417. Lembaga Perumahan DanHartanah Selangor 0.05 0.65 (0.60) 1.07 0.04 1.03B) MAJLIS AGAMA ISLAMSELANGOR 63.55 70.29 (6.72) 57.77 5.53 52.23174


Jadual 27 (b)Prestasi Kewangan Pihak Berkuasa TempatanBagi Tahun Berakhir 31 Disember 2002Bil.Nama PBTPenyata Pendapatan Berakhir31.12.2002Hasil(RM Juta)Perbelanjaan(RM Juta)Surplus/Defisit(RM Juta)AsetSemasa(RM Juta)Lembaran ImbanganPada 31.12.2002LiabilitiSemasa(RM Juta)HartaSemasaBersih(RM Juta)1. Majlis Bandaraya Shah Alam 154.17 184.57 (30.40) 148.25 98.15 50.102. Majlis Perbandaran Petaling Jaya 150.03 153.41 (3.38) 130.73 86.65 (44.08)3. Majlis Perbandaran Subang Jaya 127.74 129.70 (1.96) 120.04 40.61 79.434. Majlis Perbandaran Ampang Jaya 92.18 91.37 0.81 62.69 20.05 42.645. Majlis Perbandaran Selayang 70.58 69.66 0.92 39.37 28.30 11.076. Majlis Perbandaran Klang 122.24 148.56 (26.32) 70.19 69.49 0.697. Majlis Perbandaran Kajang 51.02 49.20 1.82 55.99 30.52 25.478. Majlis Daerah Sepang 21.07 14.52 6.55 45.93 1.91 44.029. Majlis Daerah Kuala Langat 19.85 22.03 (2.18) 5.49 4.61 0.8810. Majlis Daerah Sabak Bernam 16.90 19.29 (2.39) 2.26 8.85 (6.59)11. Majlis Daerah Hulu Selangor 36.59 29.75 6.84 33.77 8.03 25.7412. Majlis Daerah Kuala Selangor * 20.53 16.10 4.43 13.59 7.42 6.16* Penyata Kewangan bagi tahun berakhir 2002 belum disahkan.44.2 ANALISIS TUNGGAKAN CUKAI TAKSIRANPIHAK BERKUASA TEMPATANPada keseluruhannya, sepuluh daripada 11 Pihak Berkuasa TempatanNegeri yang mengemukakan Penyata Kewangan Tahun 2002 telahmengalami peningkatan tunggakan cukai taksiran antara 2% hingga 42%berbanding tahun 2001. Walaupun begitu, Majlis Daerah Sabak Bernammampu mengurangkan tunggakan cukai taksiran pada tahun 2002 sebanyak175


7%. Kedudukan tunggakan cukai taksiran berasaskan Penyata Kewanganbagi tahun 2002 adalah seperti di Jadual 28.Bil.Jadual 28Analisis Tunggakan Cukai Taksiran Pihak Berkuasa TempatanPihak Berkuasa Tempatan2001(RM Juta)2002(RM Juta)Peningkatan/(Penurunan)(RM Juta)PeratusPeningkatan/(Penurunan)1. Majlis Bandaraya Shah Alam 34.62 43.22 8.60 24.842. Majlis Perbandaran Petaling Jaya 27.66 29.22 1.56 5.643. Majlis Perbandaran Subang Jaya 42.58 45.57 2.99 7.024. Majlis Perbandaran Ampang Jaya 27.13 30.80 3.67 13.535. Majlis Perbandaran Selayang 17.58 17.94 0.36 2.056. Majlis Perbandaran Klang 19.75 24.55 4.80 24.307. Majlis Perbandaran Kajang 20.65 21.08 0.43 2.088. Majlis Daerah Sepang 4.89 6.96 2.07 42.339. Majlis Daerah Kuala Langat 2.19 2.35 0.16 7.3110 Majlis Daerah Sabak Bernam 1.28 1.19 (0.09) (7.03)11 Majlis Daerah Hulu Selangor 13.41 18.54 5.13 38.2612 Majlis Daerah Kuala Selangor * 5.75 7.33 1.58 27.48Jumlah 211.74 241.42 29.68 15.65* Penyata Kewangan bagi tahun berakhir 2002 belum disahkan.176


MAJLIS BANDARAYA SHAH ALAMPENGURUSAN KEWANGAN45. LATAR BELAKANGMajlis Perbandaran Shah Alam (Majlis) telah ditubuhkan pada tahun 1978serentak dengan pengisytiharan Shah Alam sebagai ibu negeri Selangor.Walaupun begitu pentadbiran Majlis hanya mula beroperasi pada bulan Januari1979. Apabila Shah Alam telah mendapat status bandaraya pada bulan Oktober2000, Majlis dikenali sebagai Majlis Bandaraya Shah Alam. Majlis Bandaraya ShahAlam adalah sebuah Pihak Berkuasa Tempatan yang diwujudkan di bawah AktaKerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) untuk menyediakan perkhidmatanperbandaran kepada penduduk di bawah seliaannya. Shah Alam meliputi keluasan290.3 km persegi dengan kepadatan penduduk seramai 400,000 orang. Hasilutama Majlis ialah cukai taksiran. Hasil lain ialah sewa bangunan, kompaun danhasil pelesenan. Mengikut rekod Majlis, jumlah pendapatan pada tahun 2003 ialahRM162.28 juta dan perbelanjaan pula ialah RM210.94 juta.Majlis Bandaraya Shah Alam dianggotai oleh 23 orang Ahli Majlis dandipengerusikan oleh Datuk Bandar. Visi Majlis Bandaraya Shah Alam adalah untukmenjadikan Shah Alam sebuah bandaraya bestari yang indah, berdaya maju,harmonis dengan alam sekitar ke arah mewujudkan masyarakat madani melaluinilai pembangunan yang mampan. Majlis mempunyai 13 Jawatankuasa Tetap,antaranya Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan, JawatankuasaPerancang dan Meluluskan Pelan dan Jawatankuasa Pelesenan Dan Kesihatansebagai mekanisma dalam mencapai visi Majlis. Untuk memastikan kualitiperkhidmatan sentiasa konsisten dan berterusan ke arah penambahbaikan, Majlistelah melaksanakan Fasa 1 ISO 9002 yang meliputi 4 aktiviti iaitu ProsesPermohonan Lesen dan Permit, Proses Permohonan Sijil Menduduki Bangunan(CF), Proses Permohonan dan Rayuan Pelan Tatatur dan Pembangunan Tanahserta pengurusan Tender dan Kontrak. Aktiviti tersebut telah mendapatpengiktirafan MS ISO 9002.177


46. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Majlis Bandaraya Shah Alam adalah mematuhi peraturan dan undangundangserta rekod perakaunan telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini. Pemeriksaan telah dijalankan di Bahagian Kewangan dan Hasil sertaBahagian Pentadbiran Majlis dengan menyemak fail, rekod kewangan dan daftarbagi tahun 2003. Selain itu, perbincangan dan temu bual dengan beberapa orangpegawai Majlis juga diadakan.47. PENEMUAN AUDIT47.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan yang cekap dan berkesan dapat menyumbang kepadapencapaian objektif organisasi dan memenuhi keperluan pelanggannya.Pihak pengurusan bertanggungjawab menentukan operasi Majlis dijalankandengan teratur dan sistematik. Pemeriksaan Audit mendapati perkaraberikut:47.1.1 Struktur OrganisasiMajlis Bandaraya Shah Alam diketuai oleh Datuk Bandar dandibantu oleh seorang Setiausaha. Majlis mempunyai 10 Jabataniaitu Jabatan Kewangan, Jabatan Penilaian, Jabatan Perancang,Jabatan Lanskap, Jabatan Pentadbiran, Jabatan Kesihatan,Jabatan Bangunan, Jabatan Kejuruteraan, Jabatan Pelesenan DanPenguatkuasaan dan Jabatan Kemasyarakatan. Jabatan inimasing-masing bertanggungjawab terhadap fungsi yang telahditentukan. Jabatan Kewangan yang bertanggungjawab terhadappengurusan kewangan Majlis diketuai oleh seorang PengarahKewangan dan dibantu oleh 2 orang Akauntan daripada UnitPerbelanjaan dan Unit Akaun.178


Secara keseluruhannya kedudukan perjawatan dapat dilihat dalamcarta organisasi yang disediakan oleh Majlis. Carta organisasiMajlis adalah lengkap dan kemas kini serta dapat membantu pihakpengurusan Majlis membuat penyusunan, pengagihan tugas dikalangan kakitangan serta melaksanakan penyeliaan danpemantauan. Selain itu, Majlis mempunyai sistem personelberkomputer untuk memudahkan pengurusan perjawatan.Kakitangan dan pegawai yang mencukupi serta mempunyaikelayakan yang bersesuaian dengan tugas merupakan antarafaktor yang penting menentukan keberkesanan dan kecekapansesebuah Jabatan. Berdasarkan senarai perjawatan bagi tahun2003, Majlis telah diluluskan peruntukan perjawatan bagi 672jawatan bertaraf tetap dan 539 jawatan bertaraf kontrak.Kedudukan perjawatan Majlis pada tahun 2003 adalah sepertiJadual 29.Jadual 29Kedudukan Perjawatan MajlisKumpulanPeruntukan Diisi KosongTetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap KontrakA 40 28 38 9 2 19B 96 84 80 38 16 46C 255 292 221 117 34 175D 281 135 232 50 49 85Jumlah 672 539 571 214 101 325Sumber : Rekod Majlis Bandaraya Shah AlamDaripada jadual di atas adalah didapati kekosongan sebanyak 101jawatan tetap dan 325 jawatan kontrak. Untuk mencapai objektifdan memperkukuhkan pengurusan organisasinya, Majlis telahmengambil seramai 129 pekerja sambilan bagi berbagai kategorijawatan. Jabatan Kewangan diperuntukan 40 jawatan tetap dan179


33 jawatan kontrak. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 37jawatan tetap dan 24 jawatan kontrak telah diisi. Selebihnya 6jawatan telah diisi dengan pegawai sambilan dan 6 jawatan lagimasih kosong.Pihak Audit berpendapat Majlis hendaklah berusaha mengisisepenuhnya kekosongan jawatan bagi meningkatkecekapannya.47.1.2 Manual Prosedur Kerja dan Fail MejaPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991memberi penekanan kepada penyediaan Manual Prosedur Kerjadan Fail Meja bagi kakitangan. Dengan penyediaan ManualProsedur Kerja dan Fail Meja kakitangan awam dapat mengetahuitugas dan tanggungjawab masing-masing dan bagaimana tugas inidilaksanakan. Pemeriksaan Audit mendapati Manual ProsedurKerja dan Fail Meja ada disediakan untuk pegawai di BahagianHasil dan Kewangan Majlis.47.1.3 Kursus dan LatihanKakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan danpentadbiran perlu diberi kursus dan latihan yang sesuai bagimempertingkatkan kefahaman, kemahiran dan pengetahuan agarurusan kewangan dan pentadbiran berjalan dengan lancar.Program latihan dan kursus bagi kakitangan/ pegawai Majlisdiuruskan oleh Unit Latihan Dan Kualiti di bawah JabatanPentadbiran. Semakan Audit terhadap Buku Rekod Perkhidmatandan temu bual dengan kakitangan di Bahagian Hasil danKewangan, mendapati mereka telah diberikan kursus sewajarnyaserta kursus yang berkaitan dengan pengendalian sistemperakaunan berkomputer.180


47.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun (JPKA)Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perludiwujudkan selaras dengan kehendak Surat PekelilingPerbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996. Antara objektif penubuhannyaadalah untuk memantau pengurusan kewangan dan akaun Jabatandan Agensi Kerajaan. Majlis Bandaraya Shah Alam adamenubuhkan Jawatankuasa ini. Sehingga akhir 2003Jawatankuasa ini telah bermesyuarat sebanyak 2 kali. Mengikutpekeliling tersebut di atas, mesyuarat Jawatankuasa perlu diadakansebanyak 6 kali setahun.Pada pandangan Audit, kawalan pengurusan Majlis padakeseluruhannya adalah memuaskan.47.2 KAWALAN HASILHasil Majlis antaranya ialah cukai taksiran, lesen perniagaan, bayaran pelan,bayaran kompaun, sewaan kedai dan gerai. Sehingga akhir 2003 sejumlahRM132.01 juta telah dikutip daripada sumber tersebut. Cukai taksiranmerupakan penyumbang utama kepada hasil Majlis dengan kutipanberjumlah RM107.33 juta. Semakan Audit terhadap kawalan hasil Majlismendapati perkara berikut:47.2.1 Pengasingan Tugas Dan Penurunan KuasaPengasingan tugas merupakan antara ciri penting kawalandalaman bagi mengelakkan berlakunya penyelewengan. Tugasseperti kutipan wang, penyerahan wang ke bank, merekodkan hasilkutipan ke dalam Buku Tunai dan penyediaan penyatapenyesuaian bank bulanan hendaklah dibuat oleh pegawai yangberasingan. Pihak Audit mendapati Jabatan Kewangan MajlisBandaraya Shah Alam ada membuat pengasingan tugas terhadappegawai yang menjalankan tugas penerimaan wang awam.181


Walaupun begitu, pihak Audit mendapati Arahan Perbendaharaan69 tidak dipatuhi kerana tiada kebenaran bertulis dari KetuaJabatan diberikan kepada pegawai yang menerima wang awam dikaunter. Pihak Majlis disarankan mematuhi ArahanPerbendaharaan tersebut dengan mengeluarkan surat kebenaranbertulis kepada kakitangan berkenaan.47.2.2 Buku TunaiMajlis menggunakan sistem kutipan hasil dan perakaunanberkomputer. Semua pungutan diperakaunkan terus ke dalamsistem Buku Tunai Berkomputer. Jumlah pungutan disesuaikandengan resit dan dimasukkan ke bank pada setiap hari. Di dalamkeadaan jumlah pungutan berbeza dengan jumlah Buku Tunai,pelarasan akan dibuat dengan segera. Melalui sistem berkomputerini Buku Tunai Majlis diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini serta dipantau dari semasa ke semasa oleh pegawaibertanggungjawab.47.2.3 Kawalan Buku Resit dan Lain-LainBorang Hasil TerkawalKebanyakan pungutan dibuat di kaunter Majlis dan direkodkansecara berkomputer. Resit cetakan komputer diberi kepadapembayar sebagai bukti penerimaan. Bagaimanapun, Majlis masihmenyimpan dan menggunakan resit Kew. 38 bagi pungutan hasil diluar kaunter Majlis, seperti kutipan sewa tapak pasar dan gerai.Pemeriksaan Audit mendapati penggunaan resit tersebut adalahdikawal dengan baik serta mematuhi kehendak ArahanPerbendaharaan 66(a) yang menghendaki setiap pemungutmenyimpan semua stok resit, lesen dan lain-lain yang belumdigunakan dalam stok serta dikunci dengan selamat di bawahkawalannya atau oleh seorang pegawai kanan.182


47.2.4 Serahan Wang Ke Bank Dan Keselamatan Wang PungutanArahan Perbendaharaan 78(a) menghendaki semua pungutandibankkan dengan segera. Semakan Audit mendapati kutipan telahdibankkan dengan segera. Prosedur yang ditentukan di dalamArahan Perbendaharaan telah dipatuhi dalam urusan serahanwang ke bank. Di dalam keadaan yang mana wang pungutan tidakdapat dibankkan pada hari yang sama, wang tersebut akandisimpan di dalam peti besi.47.2.5 Daftar MelArahan Perbendaharaan 71(a) menghendaki sebuah daftardiselenggara bagi merekod terimaan melalui pos. Semakan Auditmendapati Majlis ada menyediakan daftar terimaan cek melalui posdan diselenggarakan dengan kemas kini. Walaupun begitu ruangantandatangan dan nama pegawai yang membuat catatan padadaftar tersebut tidak diisi dan tiada bukti semakan telah dibuat olehpegawai bertanggungjawab.47.2.6 Pengurusan Cek Tidak LakuMajlis ada menyediakan daftar untuk merekodkan cek tidak laku.Pihak Audit mendapati semakan dari semasa ke semasa adadibuat oleh pegawai bertanggungjawab terhadap daftar yang telahdisediakan. Tindakan yang diambil terhadap cek tidak laku adalahdengan menghantar surat peringatan meminta bayaran semuladibuat. Pada tahun 2003 Majlis telah menerima 280 cek tidak lakubernilai RM5.81 juta. Tindakan telah diambil ke atas semua cektersebut. Walaupun begitu 87 cek bernilai RM0.14 juta masihbelum diganti dan resit mengenainya telah dibatalkan.47.2.7 Pemeriksaan MengejutMengikut Arahan Perbendaharaan 309, Ketua Jabatan hendaklahmenjalankan pemeriksaan mengejut terhadap peti besi, peti wangtunai atau bekas lain untuk wang dalam jagaannya sekurangkurangnyasekali dalam tempoh 6 bulan. Semakan Audit dan temu183


ual dengan pegawai bertanggungjawab mendapati pemeriksaanmengejut ada dijalankan, namun tiada bukti pemeriksaan tersebutdilakukan sepanjang tahun 2003 kerana Daftar PemeriksaanMengejut tidak diselenggarakan.47.2.8 Tunggakan Cukai TaksiranTunggakan cukai taksiran pada akhir tahun 2002 adalah berjumlahRM34.36 juta. Ini merupakan 73% daripada keseluruhan tunggakanhasil Majlis berjumlah RM46.74 juta. Pada akhir tahun 2003tunggakan ini telah berkurangan sejumlah RM6.71 juta menjadiRM27.65 juta.Majlis telah mengambil beberapa langkah untuk mengurangkantunggakan antaranya menghantar notis, waran tahanan dan sita.Selain itu Majlis juga ada melantik 6 syarikat pengutip hutang untukberurusan dengan 2,543 pemegang harta yang mempunyaitunggakan. Adalah didapati daripada sejumlah RM10.44 jutatunggakan cukai taksiran bagi tempoh Januari hingga Ogos 2003hanya RM1.70 juta sahaja telah dapat dikutip oleh 6 syarikatberkenaan. Memandangkan kepada prestasi kutipan cukaitunggakan yang lemah ini, pihak Audit mencadangkan agarpengurusan Majlis mencari alternatif lain bagi menangani isu inisupaya peratus tunggakan ini dapat diminimumkan.Pada pendapat Audit, kawalan hasil Majlis pada keseluruhannya adalahteratur dan mematuhi prosedur kewangan yang ditetapkan.47.3 KAWALAN PERBELANJAANSetiap Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal dan menentukansegala perbelanjaan dibuat mengikut peruntukan yang diluluskan selarasdengan undang-undang dan peraturan. Bagi melaksanakan program danaktivitinya, sehingga akhir tahun 2003, Majlis telah membelanjakan sejumlahRM150.23 juta bagi tujuan mengurus dan RM60.72 juta bagi pembangunan.184


47.3.1 Penyelenggaraan Buku VotPenyelenggaraan Buku Vot yang lengkap dan kemas kini dapatmemastikan kesempurnaan kawalan terhadap peruntukan sertaurusan perbelanjaan. Majlis Bandaraya Shah Alam menggunakansistem Buku Vot Berkomputer yang merupakan komponendaripada Sistem Perakaunan Berkomputer yang digunakan olehpihak Majlis. Semakan Audit mendapati semua peruntukan telahdiambil kira ke dalam Buku Vot. Setiap perbelanjaan dantanggungan dicatatkan ke dalam Buku Vot oleh pegawaibertanggungjawab. Laporan perbelanjaan ada dicetak untuksemakan dari semasa ke semasa.47.3.2 Pesanan TempatanKebanyakan perolehan Majlis yang kurang dari RM20,000 setahundibuat melalui pembelian terus dengan menggunakan PesananTempatan. Sebagai kawalan, Majlis menetapkan semua pembelianhendaklah yang dibuat melalui Unit Bekalan Am di bawah JabatanPentadbiran.Sebelum borang Pesanan Tempatan dikeluarkan, maklumatperolehan akan dimasukkan terlebih dahulu ke dalam Sistem StokInventori. Melalui sistem ini cetakan nombor siri akan dibuat padaborang Pesanan Tempatan dan nilai perolehan akan terusditanggungkan ke dalam Sistem Buku Vot. Semakan Auditterhadap 608 salinan Pesanan Tempatan yang telah digunakandengan nilai perolehan berjumlah RM3.63 juta mendapati salinanborang Pesanan Tempatan berkenaan telah difailkan dengankemas kini dan memudahkan semakan semula dibuat. Selain itu,sebanyak 16 Pesanan Tempatan yang telah dibatalkan dikepilkanbersama dengan salinan asal dalam fail yang sama.185


47.3.3 Inden KerjaInden kerja dikeluarkan bagi kerja penyelenggaraan Wisma MBSA,gerai, taman serta pelaksanaan projek kecil di kawasan Majlis.Perolehan melalui inden kerja diuruskan oleh Jabatan yangmemerlukan. Adalah didapati semua Jabatan kecuali JabatanKemasyarakatan mengeluarkan inden kerja. Pemilihan kontraktordaripada senarai kontraktor yang berdaftar dengan Jabatantersebut dibuat terus oleh Pengarah Jabatan berkaitan.Pemeriksaan Audit terhadap 500 inden kerja mendapati beberapakerja telah dipecahkecilkan kepada beberapa kontraktor walaupunkerja dilakukan di tempat, masa dan jenis kerja yang sama. Selainitu ada juga kerja diberi secara terus kepada kontraktor melaluipengeluaran beberapa inden kerja yang bernilai melebihiRM20,000. Mengikut Arahan Perbendaharaan 180 bagi kerja yangbernilai melebihi RM20,000 hingga RM100,000 pemilihankontraktor hendaklah dibuat secara adil seperti undi atau pusinganatau sebut harga dikalangan kontrakor kelas F. Antara kerjaJabatan Kejuruteraan yang dipecahkecilkan adalah kerja mengecatdan membaiki pondok bas dan kiosk bernilai RM0.2 juta telahdiberikan kepada 5 kontraktor melalui 41 inden kerja. Satukontraktor yang lain diberikan 45 kerja kecil dengan nilai kerjaberjumlah RM0.4 juta. Selain itu, dua kontraktor lain masingmasingtelah mendapat 30 dan 29 kerja bernilai RM227,858 danRM322,553.47.3.4 Tender dan Sebut HargaMajlis mewujudkan Bahagian Tender Dan Ukur Bahan di bawahJabatan Pentadbiran. Bahagian ini mengurus proses tender dansebut harga. Mengikut laporan tender dan sebut harga yangdikeluarkan oleh Bahagian Tender Dan Ukur Bahan, sehingga akhirtahun 2003 sebanyak 89 tender dan 163 sebut harga yang masingmasingbernilai RM42.53 juta dan RM17.23 juta telah diuruskan.Semakan Audit terhadap 10 tender dan 77 sebut harga bagi tahun186


2003 mendapati 75.9% dari tender dan sebut harga berkenaan iaitu8 tender dan 58 sebut harga telah dilaksanakan secara rundinganterus. Mengikut Arahan Perbendaharaan 170 hingga 172penganugerahan tender atau sebut harga secara terus hanyadibenarkan dalam suasana darurat yang mana kesan daripadakelewatan perolehan akan menjejaskan perkhidmatan dankepentingan awam atau sekiranya hanya ada satu pembekalsahaja yang boleh membekalkan barangan yang diperlukan.Semakan Audit terhadap perolehan yang dibuat secara rundinganterus mendapati tidak semua sebut harga/ tender memenuhi kriteriayang melayakkan berbuat demikian. Sungguhpun begitu semuaperolehan ini telah mendapat kelulusan Datuk Bandar danLembaga Tender.47.3.5 Penyelenggaraan Daftar BilMengikut Arahan Perbendaharaan 103, Ketua Jabatan hendaklahmenyelenggara Daftar Bil bagi merekod semua bil yang diterimadan juga bertujuan memudahkan pihak Jabatan memantaupembayaran terhadap sesuatu bil supaya tidak melangkaui tempoh30 hari dari tarikh penerimaannya. Pegawai yang diberikuasa perlumemeriksa Daftar Bil ini sekurang-kurangnya 1 bulan sekalisebagaimana yang dikehendaki oleh Surat PekelilingPerbendaharaan Bil. 1 Tahun 2002.Pemeriksaan Audit mendapati Bahagian Kewangan selaku pejabatpembayar bagi Majlis tidak menyelenggara Daftar Bil. Padakebiasaannya Jabatan lain akan menerima invois dan bil daripadapembekal atau kontraktor. Jabatan berkenaan akan melengkapkandokumen yang perlu serta mendapatkan kelulusan daripadapegawai bertanggungjawab untuk pembayaran. Setelah itu invoisdan bil tersebut akan dikenakan kepada vot yang berkaitansebelum dihantar ke Bahagian Kewangan. Penghantaran invoisdan bil ini dibuat bersama dengan 2 slip akuan penerimaan invois.Satu salinan slip ini yang telah dicop tarikh terima oleh Bahagian187


Kewangan akan dipulangkan kepada Jabatan asal dan satu lagidisimpan di Bahagian Kewangan sebagai bukti penyerahaninvois/bil. Slip akuan itu juga mengandungi ruangan untukmencatatkan tarikh baucar disediakan, nombor cek dan tarikh cekkepada penerima, namun ianya tidak digunakan. Majlis bolehmemanfaatkan penggunaan slip akuan sebagai satu cara kawalanterhadap bil yang perlu dibayar.Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan Majlis perludipertingkatkan lagi terutama dalam pengeluaran inden kerja,menentukan kaedah penawaran tender atau sebut harga supaya lebihtelus dan adil.47.4 PENGURUSAN PELABURANPada akhir tahun 2003, Majlis telah melabur dalam bentuk simpanan tetapberjumlah RM30 juta di dalam beberapa bank tempatan. Semakan Auditmendapati pengurusan simpanan tetap dibank diselenggara oleh seorangpembantu tadbir dengan baik dan kemas kini. Setiap pelaburan disimpandalam fail yang berasingan. Sijil simpanan tetap juga disimpan selamat danteratur.47.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITMajlis menguruskan akaun deposit, pinjaman kenderaan dan pinjamankomputer. Semakan Audit mendapati perkara berikut :47.5.1 Pengurusan DepositMajlis menyelenggara 11 jenis deposit berjumlah RM74.18 jutapada akhir tahun 2003. Antaranya adalah Deposit Sewa BangunanMBSA dan Gerai, Deposit Pelan Bangunan, Deposit LesenPerniagaan, Deposit Tender/Sebut Harga dan Deposit PinjamanJentera. Semakan Audit mendapati Majlis telah menyelenggarakanakaun deposit ini dengan lengkap dan kemas kini. Senarai baki188


individu dan penyata penyesuaian deposit bagi setiap hujung tahunada disediakan. Sungguhpun begitu, Majlis tidak mengambiltindakan mewartakan deposit yang telah lama tersimpan dalamakaun yang sepatutnya dipulangkan kepada pendeposit.47.5.2 Pengurusan Pinjaman KenderaanPada tahun 2003 Majlis telah memberi pinjaman kenderaan kepada10 orang pegawai dan kakitangannya. Buku Daftar Pinjamandiselenggara dengan baik dan kemas kini. Penyesuaian juga dibuatpada penghujung tahun. Namun begitu maklumat mengenaipinjaman kenderaan tersebut tiada dalam fail individu pegawai.Semakan terhadap 10 fail individu mendapati hanya satu fail sahajayang lengkap menyertakan maklumat kenderaan yang dibeli,insuran dan salinan kad kenderaan bagi memastikan catatan HakMilik Majlis ada dilakukan. Majlis perlu memastikan maklumatkenderaan disimpan dalam fail individu dan catatan Hak Milik Majlisada dibuat bagi mengelakkan perkara yang tidak diingini berlaku.47.5.3 Pengurusan Pinjaman KomputerPekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menghendaki sebuahbuku daftar mengenai pembiayaan komputer yang diluluskandiselenggara oleh Majlis. Pada tahun 2003 seramai 7 orangpegawai/kakitangan telah diberi pinjaman komputer berjumlahRM26,000. Semakan Audit mendapati daftar pinjaman adadiselenggara dengan kemas kini, namun semakan pada 8 failpeminjam mendapati maklumat kelulusan pinjaman tidak disimpandalam fail individu 3 daripada pegawai tersebut di atas. Bagimenjaga kepentingan Majlis, maklumat tersebut sepatutnyadisimpan dalam fail individu berkaitan.Pada pendapat Audit, Majlis telah menyelenggara akaun depositdengan memuaskan.189


47.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, setiap perolehanharta modal, inventori dan bekalan pejabat hendaklah direkod di dalamDaftar Harta Modal, Daftar Inventori atau Daftar Bekalan Stok Pejabat.Kawalan ke atas pengurusan harta ini adalah penting untuk menentukanharta dan inventori yang diperolehi direkod, diguna dan diselenggaradengan sempurna mengikut peraturan yang ditetapkan. Antara jenis hartayang dimiliki oleh Majlis ialah kenderaan, peralatan pejabat, perabot danlain-lain. Semakan Audit terhadap pengurusan harta Majlis mendapatiperkara berikut:47.6.1 Daftar Harta Modal Dan Daftar InventoriPembelian setiap barang yang bernilai lebih dari RM500 hendaklahdirekodkan ke dalam Daftar Harta Modal, manakala barang yangbernilai kurang dari RM500 direkodkan di dalam Daftar Inventori.Pengurusan harta modal Majlis dibuat oleh Bahagian PentadbiranMajlis. Semakan Audit mendapati Daftar Harta Modal dan Inventoriada disediakan. Walaupun begitu tiada bukti pemeriksaan hartamodal dibuat oleh pegawai bertanggungjawab. Majlis adalahdisarankan supaya mematuhi Tatacara Pengurusan Storperenggan 238 yang menghendaki pemeriksaan dibuat 2 tahunsekali.47.6.2 Pengurusan KenderaanBagi memastikan kenderaan diurus dengan baik, PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menggariskan beberapatatacara berhubung dengan penggunaan kenderaan Kerajaan,penjagaan dan penyelenggaraan kenderaan, pelantikan PegawaiPengangkutan, penyelenggaraan Buku Log, pembaikan kenderaan,tugas pemandu kenderaan serta prosedur pelupusan. Majlismempunyai 201 buah kenderaan terdiri dari 40 buah lori, tiga buahbas, dua belas buah kereta, sebanyak 47 buah van, sembilan belasbuah pacuan 4 roda dan 35 buah motosikal serta 45 buah jentera190


erat. Pemandu yang sedang berkhidmat adalah seramai 137orang dan kekosongan 24 jawatan. Penyelenggaraan fizikal danrekod kenderaan Majlis dipertanggungjawabkan kepada JabatanMekanikal. Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan kenderaanMajlis mendapati Pembantu Teknik Mekanikal ada dilantik khususuntuk penyelenggaraan kenderaan.Bagi kenderaan yang menggunakan bahan petrol, sejumlah 86 kadinden diuruskan oleh Bahagian Penguatkuasa, JabatanKejuruteraan, Jabatan Kesihatan dan Jabatan Pentadbiran. Daftardiselenggara dengan kemas kini sebagai kawalan terhadappembelian petrol. Bagi kenderaan yang menggunakan dieselsebagi bahan bakar, Majlis menyediakan depoh minyak dieselsendiri bagi memudahkan penggunaanya. Sejumlah 5 keping kadTouch ‘N’ Go diselenggara oleh Jabatan Pentadbiran untukpenggunaan perjalanan Jabatan tersebut.Pemeriksaan Audit terhadap sampel yang diambil mendapati setiapkenderaan ada disediakan dengan Buku Log dan dikemas kinisetiap masa. Selain dari, itu Majlis melengkapkan JabatanMekanikal dengan sistem pengurusan kenderaan berkomputer.Sistem ini menyediakan maklumat setiap kenderaan secaraterperinci antaranya meliputi tarikh pembelian, pemandubertanggungjawab, jadual pembaikan dan kos pembaikan. Melaluisistem ini juga penggunaan kenderaan direkod secara terperinci didalam sistem.47.6.3 PelupusanMengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 tahun 1995,tindakan pelupusan hendaklah diambil terhadap aset yang tidakboleh digunakan lagi. Pegawai bertanggungjawab perlumemastikan adanya program pelupusan dan hapus kira dilakukansekurang-kurangnya 2 kali setahun. Pada tarikh pengauditan dibuatdi Jabatan Kejuruteraan Mekanikal Majlis Bandaraya Shah Alam,191


adalah didapati 11 kenderaan terdiri daripada lori, backhoe,penggelek jalan dan traktor telah dimasukkan dalam cadanganpelupusan tahun 2002, namun sehingga kini kelulusanJawatankuasa Pelupusan masih belum diperolehi.Pada keseluruhannya penyelenggaraan rekod mengenai aset, inventoridan kenderaan adalah memuaskan kecuali tindakan pelupusan bagiaset yang tidak lagi dapat digunakan hendaklah disegerakan.48. RUMUSAN DAN SYORPengurusan kewangan Majlis boleh dipertingkatkan lagi dengan mengatasibeberapa kelemahan yang dilaporkan berhubung dengan kawalan perolehan.Majlis perlu melaksanakan peraturan penawaran tender atau sebut harga semasamembuat perolehan supaya lebih telus dan adil. Selain itu tiada kelemahan ketaradalam pengurusan kewangan Majlis.192


PERBADANAN KEMAJUAN PERTANIAN SELANGORPENGURUSAN KEWANGAN49. LATAR BELAKANGPerbadanan Kemajuan Pertanian Selangor (Perbadanan) adalah sebuahAgensi yang ditubuhkan oleh Kerajaan Negeri di bawah Enakmen No.12 Tahun1972 (Pindaan 1982). Perbadanan telah diberi kuasa untuk memajukan industripertanian di Negeri Selangor dengan melaksanakan projek pembangunanpertanian berskil besar termasuk beberapa projek pembangunan kawasan ladangdan pembukaan tanah baru untuk pertanian bercorak komersial. Perbadanan jugamelabur untuk aktiviti komersial berasaskan pertanian yang berdaya majubertujuan menambah pendapatan bagi mengukuhkan kewangan Perbadanan.Selain itu Perbadanan juga bergiat bagi pengurusan perladangan, penternakan danperkilangan serta perkhidmatan perundingan landskap dan seni taman melaluiperlaburan di dalam syarikat subsidiari. Pada tahun 2003, jumlah hasil yang dikutipoleh Perbadanan berjumlah RM52 juta manakala perbelanjaan yang dibuat adalahsejumlah RM28.47 juta bagi perbelanjaan mengurus dan sejumlah RM7.43 jutabagi perbelanjaan pembangunan.50. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Perbadanan adalah mematuhi peraturan dan undang-undang sertawujud sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutan hasil,perbelanjaan, amanah, aset dan inventori. Pengauditan juga dijalankan bagimenentukan rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.Skop pengauditan meliputi pemeriksaan terhadap rekod dan daftar bagitahun 2003 yang seperti buku resit, Buku Vot, baucar bayaran, penyatapenyesuaian bank, Daftar Pelaburan, Daftar Harta Modal dan sebagainya. Selainitu, perbincangan dan temu bual dengan pegawai Perbadanan juga diadakan.193


51. PENEMUAN AUDIT51.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan yang cekap dapat menyumbang kepada pencapaianobjektif Perbadanan. Pemeriksaan Audit terhadap kawalan pengurusanmenunjukkan perkara berikut:51.1.1 Struktur OrganisasiPengurusan Perbadanan diketuai oleh seorang Pengurus Besardan dibantu oleh 61 pegawai dan kakitangan. Daripada jumlahtersebut sebanyak 59 jawatan telah diisi secara tetap manakala 3jawatan lagi diisi secara kontrak. Struktur organisasi Perbadananmengandungi 4 bahagian utama iaitu Bahagian Kewangan,Pentadbiran Dan Perhubungan Awam, Korporat danKesetiausahaan Dan Perundangan. Bahagian Kewangandianggotai oleh 7 pegawai yang terdiri daripada 1 Pengurus KananKewangan, satu Akauntan, satu Penolong Akauntan, satuPembantu Tadbir (Kewangan) Kanan dan 3 Pembantu TadbirKewangan. Pada pandangan Audit, Perbadanan mempunyaistruktur organisasi yang bersesuaian dengan fungsi dan aktivitisemasanya. Pihak Audit dimaklumkan Perbadanan sedangmelaksanakan penstrukturan semula perjawatan bagi menghadapipeningkatan aktiviti dan pertumbuhan sektor pertanian di NegeriSelangor. Penstrukturan semula perjawatan telah pun diluluskanoleh Majlis Tindakan Ekonomi Kerajaan Negeri Selangor dan akandibentangkan semasa Mesyuarat Lembaga Pengarah Perbadananuntuk kelulusan rasmi sebelum dikemukakan kepada JabatanPerkhidmatan Awam.51.1.2 Manual Prosedur KerjaPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 antaralain menetapkan setiap Jabatan/Agensi perlu menyediakan ManualProsedur Kerja. Manual ini menjadi rujukan rasmi yang194


mengandungi objektif dan fungsi Perbadanan, prosedur dan proseskerja yang jelas serta pegawai yang melaksanakan setiap aktivitiyang dipertanggungjawabkan. Semakan Audit mendapatiPerbadanan belum menyediakan Manual berkenaan.51.1.3 Fail Meja dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991memberikan panduan mengenai Fail Meja. Panduan tersebutmenghendaki semua anggota dan pegawai menyimpan danmenyelenggarakan fail meja masing-masing dengan sempurna.Semakan Audit mendapati peraturan ini belum dikuatkuasakan olehPerbadanan terhadap semua pegawainya. Walaupun senarai tugasada disediakan bagi semua pegawai di Bahagian Pentadbiran danBahagian Kewangan tetapi senarai tugas tersebut tidakditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. Selain itu,adalah didapati kakitangan Bahagian Kewangan turut menjalankantugas kewangan dan perakaunan syarikat subsidiari Perbadanan.Pihak Audit berpendapat Perbadanan sewajarnya hanyamenjalankan pengawasan dan pemantauan terhadap pengurusandan aktiviti syarikat subsidiari bagi menjaga kepentinganPerbadanan. Tugas kewangan dan perakaunan syarikat subsidiariadalah lebih sesuai dilaksanakan oleh kakitangan syarikatsubsidiarinya sendiri.51.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunKeperluan mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan DanAkaun digariskan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2Tahun 1996. Bidang tugas Jawatankuasa ini adalah untukmembincang dan memantau perkara berkaitan pengurusanperbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil,penyediaan serta pembentangan Penyata Kewangan dan laporantahunan, teguran Ketua Audit Negara, Unit Audit Dalam danperancangan latihan untuk pegawai dan kakitangan yangmelaksanakan tugas kewangan. Pihak Audit mendapati195


Perbadanan tidak mewujudkan Jawatankuasa ini yang manaperkara berkaitan pengurusan kewangan dibincangkan terussemasa mesyuarat Lembaga Pengarah.51.1.5 Kursus Dan LatihanKursus dan latihan yang berterusan hendaklah diberi kepadasemua peringkat pegawai dan kakitangan bagi meningkatkan tahapkecekapan dan kualiti serta produktiviti kerja. Semakan Auditmendapati Perbadanan ada menyediakan perancangankursus/latihan kepada kakitangan pada setiap tahun sejak tahun2002. Pada tahun 2003 seramai 25 pegawai dan kakitangan telahmenghadiri pelbagai kursus meliputi kursus teknikal dan motivasi,termasuk kursus kewangan yang dihadiri oleh 5 daripada 8pegawai Bahagian Kewangan. Kursus yang dihadiri oleh pegawaidan kakitangan Perbadanan dianjur oleh Pejabat SetiausahaKerajaan Negeri dan pihak swasta.Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya kawalan pengurusanperlu diperkemaskan dengan mengambil langkah pembaikan yangproaktif ke atas kelemahan yang dibangkitkan. JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun hendaklah ditubuhkan bagimeningkatkan pengurusan kewangan Perbadanan melalui pemantauanyang dibuat dari semasa ke semasa.51.2 KAWALAN HASILHasil utama Perbadanan terdiri daripada yuran khidmat korporat, sewaantanah dan bangunan, terimaan faedah daripada pelaburan, dividen saham,keuntungan projek komersil dan pelupusan serta penjualan tanah. Sehinggaakhir bulan Disember 2003, pendapatan sebenar Perbadanan berjumlahRM52 juta. Semakan Audit terhadap kawalan hasil mendapati perkaraberikut:196


51.2.1 Kawalan Borang HasilPeraturan Perakaunan Dan Kewangan Perbadanan, Peraturan38(a) telah menetapkan Daftar Borang Hasil yang dikawaldiselenggarakan oleh seorang Pegawai Kanan. Buku resithendaklah diperiksa dan diturunkan tandatangan di belakang helaipertama salinan pejabat sebagai perakuan bahawa siri nomborborang resit berpendua/berpeniga adalah betul. Semakan Auditmendapati arahan ini tidak dipatuhi oleh Perbadanan. Walaupunbegitu, pengeluaran buku resit daripada stok bagi tahun 2003 telahditurunkan tandatangan oleh Pegawai yang mana keluaran itudibuat.51.2.2 Penyelenggaraan Buku TunaiPada tahun 2003, Perbadanan menyelenggarakan Buku TunaiHasil secara berkomputer. Buku Tunai ini telah diselenggaradengan sempurna dan kemas kini. Pemeriksaan terhadap BukuTunai dilakukan oleh 2 pegawai yang bertanggungjawab. MengikutPeraturan Perakaunan Dan Kewangan Perbadanan, Peraturan50(a) dan 51 kutipan hasil hendaklah dibankkan pada hari yangsama atau jika lewat diterima dibankkan pada hari kerja berikutnyadan slip bayar masuk bank hendaklah disemak oleh pegawai yangbertanggungjawab. Bagaimanapun, arahan ini tidak dipatuhi yangmana berlaku kelewatan memasukkan wang ke bank antara 4hingga 8 hari pada bulan Mac hingga Jun 2003. Di samping itu,tiada bukti menunjukkan pemeriksaan telah dibuat terhadap slipbayar masuk bank.51.2.3 Daftar MelDaftar Mel hendaklah diselenggarakan bagi merekod terimaanwang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melaluipos seperti yang ditetapkan dalam Peraturan Perakaunan DanKewangan Perbadanan. Semakan Audit mendapati Perbadananada menyelenggarakan daftar tersebut. Walaupun begitu, tiada197


ukti menunjukkan ianya telah disemak oleh pegawaibertanggungjawab.51.2.4 Pemeriksaan MengejutMengikut Arahan Perbendaharaan 309, Ketua Jabatan hendaklahmenjalankan pemeriksaan mengejut secara berkala terhadapsemua wang di bawah jagaannya sekurang-kurangnya 2 kalisetahun. Satu daftar hendaklah diselenggarakan bagi tujuantersebut. Walaupun begitu pihak Audit tidak dapat membuatpengesahan terhadap pemeriksaan mengejut kerana daftarberkenaan tidak dikemukakan.51.2.5 Tunggakan HasilAntara hasil utama Perbadanan ialah penjualan tanah miliknyakepada syarikat. Dalam proses penjualan tanah, beberapa syaratditetapkan antaranya pembeli perlu menjelaskan bayaran dalamtempoh tertentu seperti yang ditetapkan dalam perjanjian yangditandatangani. Semakan Audit terhadap beberapa fail jualan tanahmenunjukkan pembeli tidak menjelaskan bayaran mengikut jadualyang ditetapkan. Akaun Siberhutang Tanah pada 31 Disember2003 menunjukkan tunggakan berjumlah RM35.31 juta, yang manasejumlah RM20.24 juta merupakan tunggakan sejak tahun 1996hingga 2002. Bagi mengutip tunggakan tersebut, Perbadanan telahmengambil tindakan susulan dengan menghantar surat peringatankepada para pembeli dan membuat penjadualan semula denganmenandatangani perjanjian baru.Syarat lain yang terkandung dalam perjanjian ialah pembeli akandikenakan faedah mengikut kadar yang ditetapkan sekiranya gagalmembuat bayaran sehingga tamat tempoh pembayaran. SemakanAudit mendapati Perbadanan telah mengenakan faedah terhadapsetiap pembeli yang gagal atau lewat membuat bayaransepertimana perjanjian.198


Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya kawalan dalamanpengurusan hasil adalah lemah. Perbadanan hendaklah memperbaikikelemahan yang telah dibangkitkan di samping meningkatkanpemantauan dan mengambil tindakan tegas bagi memungut tunggakanjualan tanah.51.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2003 Perbadanan telah membelanjakan sejumlah RM28.47 jutabagi perbelanjaan mengurus dan sejumlah RM7.43 juta bagi perbelanjaanpembangunan.51.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranPeraturan Perakaunan Dan Kewangan Perbadanan, Peraturan 80menghendaki Pengurus Besar mengemukakan nama pegawaiyang diberi kuasa memperakui baucar bayaran berserta contohtandatangan kepada Bahagian Kewangan. Adalah didapatiperaturan ini tidak dipatuhi melainkan hanya kuasa dan contohtandatangan cek sahaja yang ada dikemukakan ke BahagianKewangan.51.3.2 Buku VotBuku Vot hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemas kiniserta disemak oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan. Inidapat mengawal perbelanjaan yang dilakukan supaya tidakmelebihi anggaran yang diluluskan. Semakan Audit mendapatiBuku Vot berkomputer telah diselenggarakan dengan kemas kinioleh kakitangan yang dibenarkan. Walaupun begitu tiada buktimenunjukkan semakan ada dibuat oleh pegawai atasan bagimengesahkan pembayaran yang dibuat.51.3.3 Penyata Penyesuaian BankAdalah didapati penyesuaian dengan urus niaga bank dibuatsecara berkomputer dan telah diselenggarakan dengan kemas kini199


pada setiap bulan. Penyata penyesuaian yang disediakan telahdisemak dan disahkan oleh pegawai atasan. Semakan Auditmendapati sebanyak 18 cek berjumlah RM319,224 yang telahtamat tempoh lakunya seperti di penyata penyesuaian bank pada30 September 2003 masih belum dipelaraskan.51.3.4 Kawalan PerolehanKawalan perolehan adalah merupakan aspek penting dalampengurusan kewangan. Peraturan Perakaunan Dan KewanganPerbadanan telah menggariskan tatacara pengurusan sebut harga,tender dan pesanan tempatan bagi memastikan kawalan perolehandilaksanakan secara teratur. Semakan Audit terhadap kawalanperolehan mendapati Perbadanan telah mengikut garis panduanyang ditetapkan. Pada tahun 2003 tiada pembelian secara sebutharga dan kerja secara tender dilakukan oleh Perbadanan. Bagipembelian kecil yang mana kontrak formal tidak sesuai dibuat,Perbadanan telah mengeluarkan dan mengawal pesanantempatan. Adalah didapati kawalan terhadap pesanan tempatanmemuaskan. Walaupun begitu tiada surat penurunan kuasadikeluarkan oleh Pengurus Besar kepada pegawai yangbertanggungjawab untuk menandatangani pesanan tempatan.51.3.5 Daftar BilPeraturan Perakaunan Dan Kewangan Perbadanan, Peraturan 82menetapkan Daftar Bil perlulah diselenggarakan dengan lengkapdan kemas kini bagi memastikan bil yang diterima daripadapembekal dijelaskan dalam tempoh sebulan atau 30 hari daripadatarikh ianya diterima. Semakan Audit mendapati tiada Daftar Bildiselenggarakan oleh Bahagian Kewangan. Bil yang diterimadaripada pembekal terus dimasukkan ke dalam sistem votberkomputer. Sebanyak 33 invois yang disemak tidak dicopkantarikh penerimaan oleh bahagian yang menerimanya dan BahagianKewangan. Selain itu pihak Audit juga mendapati pada tarikh200


pemeriksaan, sebanyak 13 bil berjumlah RM153,685 yang diterimapada tahun 2003 telah melebihi 30 hari masih belum dijelaskan.51.3.6 Kawalan Buku CekBuku cek hendaklah diperiksa serta merta apabila ianya diterimadaripada pihak bank. Pegawai yang menerimanya hendaklahmemperakui di belakang kaunterfoil yang akhir bahawapemeriksaan telah dibuat dan buku cek diterima dengan sempurna.Perkara ini ditetapkan di dalam Peraturan Perakaunan DanKewangan Perbadanan, Peraturan 97. Semakan Audit mendapatitiada catatan di buku cek sebagai bukti pemeriksaan telah dibuatdengan sewajarnya.Pada pandangan Audit, tindakan segera dan sewajarnya hendaklahdiambil terhadap kelemahan yang dibangkitkan bagi memastikankawalan perbelanjaan dilaksanakan mengikut peraturan yangditetapkan.51.4 PENGURUSAN PELABURANPada akhir tahun 2003, pelaburan Perbadanan berjumlah RM132.85 jutameliputi ekuiti dalam syarikat subsidiari, syarikat sekutu, pelaburan portfolio,saham tersiar harga, pelaburan di luar negara dan simpanan tetap. Hasilsemakan Audit mendapati perkara berikut:51.4.1 Prosedur Dan Tatacara Pelaburani) Jawatankuasa PelaburanPerbadanan ada mewujudkan Jawatankuasa ini bagi tujuanmembincang, mengkaji dan memantau aktiviti pelaburannya.Namun demikian, pihak Audit mendapati Jawatankuasa initidak aktif sejak tahun 2002 hingga akhir 2003. Pengurusanpelaburan akan dibawa terus ke mesyuarat LembagaPerbadanan yang bermesyuarat 6 bulan sekali.Memandangkan Perbadanan mempunyai nilai pelaburan yang201


tinggi dan aktif maka adalah wajar Jawatankuasa ini diaktifkansemula bagi memantau aktiviti dan prestasi pelaburan sertabermesyuarat sekurang-kurangnya 2 bulan sekali berbandingdengan mesyuarat Lembaga yang hanya bermesyuarat 2 kalisetahun. Seterusnya keputusan yang diperolehi di peringkatJawatankuasa akan dibawa untuk pertimbangan dan kelulusanLembaga Pengarah.ii)Garis Panduan PelaburanEnakmen Perbadanan memperuntukkan pelaburan dibuatberdasarkan lebihan aset yang tidak dibelanjakan. PeraturanPerakaunan Dan Kewangan Perbadanan tidakmemperuntukkan garis panduan khusus dalam pengurusanpelaburan. Garis panduan ini perlu disediakan bagi membantupihak pengurusan Perbadanan mengurus pelaburan denganlebih cekap dan berkesan. Antaranya memudahkan penentuansektor yang menjadi keutamaan untuk dilaburkan, pegawaiyang dipertanggungjawabkan mengikut had yang dibenarkan,tanggungjawab syarikat subsidiari, pengurus portfolio,penyelenggaraan rekod yang diperlukan dan sebagainya.Semakan Audit mendapati daripada sejumlah RM132.85 jutakeseluruhan pelaburan, sejumlah RM27.47 juta dilaburkandalam aktiviti kewangan iaitu pasaran saham dan simpanantetap. Manakala sejumlah RM10.15 juta dilaburkan di luarnegara dan sejumlah RM95.23 juta telah dilaburkan dalamekuiti syarikat subsidiari dan syarikat sekutu dalam menjanaaktiviti pertanian selaras dengan fungsinya. Aktiviti danprestasi syarikat subsidiari di peringkat pengurusanPerbadanan dibincangkan dalam mesyuarat TindakanPengurusan Perbadanan yang dipengerusikan oleh PengurusBesar Perbadanan. Mesyuarat ini diadakan 2 bulan sekali danahlinya terdiri daripada pegawai kanan Perbadanan dan wakilsyarikat subsidiari.202


iii) Kelulusan PelaburanEnakmen Perbadanan memperuntukkan bahawa Perbadananmendapatkan kelulusan daripada Menteri Kewangan bagisetiap pelaburan termasuk penubuhan dan pengembangansyarikat. Semakan Audit mendapati Perbadanan telahmematuhi peraturan ini yang mana kelulusan MenteriKewangan telah diperolehi bagi setiap pelaburan yang dibuat.51.4.2 Rekod PelaburanSemakan juga telah dibuat terhadap sijil pelaburan yang terdiridaripada simpanan tetap di bank serta saham di syarikat subsidiaridan syarikat sekutu bagi menentukan kesahihan pemilikannya olehPerbadanan. Pihak Audit mendapati sijil pelaburan dan dokumenmengenainya disimpan dengan teratur, kemas kini dan selamatoleh Pengurus Kanan Kewangan dan bersamaan dengan kospelaburan yang dinyatakan dalam rekod pelaburan. Perbadananjuga menyelenggara Daftar Pelaburannya dengan lengkap dankemas kini.51.4.3 Pengurus PortfolioPada akhir bulan September 2003, pelaburan Perbadanan melaluipengurus portfolio berjumlah RM8.85 juta meliputi 3 institusikewangan. Perlantikan institusi kewangan tersebut diluluskan olehLembaga Pengarah. Perjanjian mengenai perlantikan sebagaipengurus portfolio ada ditandatangani dan disimpan denganselamat oleh Bahagian Kewangan. Semakan Audit mendapatipengurus portfolio telah mematuhi syarat perjanjian dengansewajarnya. Penyata dan laporan aktiviti pelaburan adadikemukakan dan disimpan dengan teratur dan sempurna.Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya aktiviti pelaburanPerbadanan adalah memuaskan dan telah diuruskan dengan baik.203


51.5 PENGURUSAN PINJAMANPada tahun 2003, Perbadanan mempunyai baki pinjaman daripada KerajaanNegeri Selangor dan institusi kewangan berjumlah RM74.05 juta. Daripadajumlah tersebut, sejumlah RM59.05 juta adalah pinjaman yang diterimadaripada Kerajaan Negeri secara berperingkat pada tahun 1989, 1990,1992, 1993, 1999 dan 2001. Pinjaman ini bertujuan membiayai pembinaanbangunan Perbadanan, kompleks pasar borong, pusat penyelidikan danpembangunan ikan air tawar, projek komersial Perbadanan danpelaksanaan Rancangan Revolusi Hijau. Manakala sejumlah RM15 juta puladiperolehi daripada dua buah bank pada tahun 2000 bagi membiayai projekpembinaan rumah sembelih. Daripada jumlah tersebut pinjaman sejumlahRM10 juta daripada sebuah bank telah selesai dijelaskan pada tahun 2003.51.5.1 Kelulusan PinjamanPinjaman yang diperolehi adalah mengikut maksud dan kuasameminjam yang diperuntukkan dalam Enakmen Perbadanan.Selain itu, Perbadanan juga dikehendaki mendapatkan kelulusanbertulis daripada Menteri Kewangan sebelum membuat sebarangpinjaman. Pihak Audit dimaklumkan peruntukan Enakmen ini tidakmelibatkan pinjaman dengan Kerajaan Negeri Selangor. Oleh itutiada persetujuan bertulis mengenainya diminta daripada MenteriKewangan. Bagi pinjaman dengan pihak lain yang melebihi nilaiRM5 juta, persetujuan bertulis daripada Menteri Kewangan perludiperolehi oleh Perbadanan. Semakan Audit mendapati pinjamanyang bernilai RM10 juta daripada sebuah bank pada tahun 2001tidak memperolehi kelulusan Menteri Kewangan. Walaupun begitupinjaman tersebut telah diselesaikan pada bulan Disember 2003.51.5.2 Surat PerjanjianSurat perjanjian ada dimeterai antara Perbadanan denganKerajaan Negeri dan 2 buah bank berkaitan. Semakan Auditmendapati syarat perjanjian adalah memuaskan dan memelihara204


kepentingan Perbadanan. Salinan surat perjanjian disimpandengan sempurna oleh pegawai Bahagian Kewangan yangbertanggungjawab manakala surat perjanjian asal disimpan olehPegawai Undang-undang Perbadanan.51.5.3 Daftar PinjamanPerbadanan tidak menyelenggara daftar pinjaman bagi setiappinjaman yang diperolehinya. Bayaran balik pinjaman terusdirekodkan ke dalam lejar pinjaman individu. Daftar perludiselenggarakan kerana ia mengandungi maklumat lengkapmengenai pinjaman yang diperolehi seperti tarikh pinjaman, jumlahpinjaman pokok, kadar faedah dan jumlah faedah, tempohpinjaman, kadar dan syarat bayaran balik serta jadual bayaranbalik. Daftar pinjaman yang lengkap akan memudahkan semakandibuat bagi memastikan bayaran balik pinjaman mengikut kadar,syarat dan tempoh yang ditetapkan.51.5.4 Bayaran Balik Pinjamani) Pinjaman Kerajaan NegeriJadual bayaran balik pinjaman Kerajaan Negeri ditetapkandalam setiap perjanjian yang ditandatangani. Semakan Auditmendapati Perbadanan tidak mematuhi syarat bayaran balikpinjaman seperti yang ditetapkan. Sehingga akhir bulanDisember 2003, Perbadanan sepatutnya membuat bayaranbalik pinjaman pokok berjumlah RM62.97 juta termasukbayaran faedah. Walaupun begitu hanya sejumlah RM9.55 jutapinjaman pokok telah dibayar kepada Kerajaan Negeri. Padatahun 2002 Kerajaan Negeri telah bersetuju pada dasarnyauntuk menjadual semula pinjaman yang diberi dari tahun 1989hingga tahun 1993 berjumlah RM53.68 juta. Perbadanan telahdiminta menyediakan perjanjian penjadualan semula bayaranbalik pinjaman tersebut. Walaupun begitu, sehingga bulanDisember 2003 perjanjian penjadualan semula masih dalamperingkat perbincangan. Selain itu pada tahun 2003,205


Perbadanan ada membiayai projek pembinaan yangdilaksanakan oleh Kerajaan Negeri iaitu projek landskap danpengubahsuaian ruang legar bangunan Sultan SalahuddinAbdul Aziz Shah yang berjumlah RM7.84 juta. Perbelanjaan initelah dipersetujui untuk dipelaraskan secara kontra denganakaun pinjaman Kerajaan Negeri.ii)Pinjaman BankSemakan Audit juga mendapati Perbadanan ada mematuhijadual bayaran balik pinjaman dengan pihak bank berjumlahRM5 juta. Bayaran balik pinjaman pokok yang telah dijelaskanadalah berjumlah RM2.99 juta dan bayaran faedah berjumlahRM1.07 juta.51.5.5 Penyesuaian PinjamanSemakan Audit terhadap rekod pinjaman Perbadanan yangdisediakan pada 31 Disember 2003 mendapati baki pinjamanpokok yang ditunjukkan berjumlah RM59.05 juta berbeza denganbaki pinjaman oleh Kerajaan Negeri yang berjumlah RM53.68 juta.Penyata Penyesuaian perlu disediakan dengan segera dan kemaskini bagi mengenal pasti punca perbezaan. Selain itu bagimengesahkan baki pinjaman pada 31 Disember 2003, Perbadananada meminta pengesahan daripada Kerajaan Negeri tetapi masihbelum menerima maklum balas.Pada pendapat Audit, pengurusan pinjaman telah dibuat denganmemuaskan. Walaupun begitu, penambahbaikan hendaklah dibuat bagimemperkemaskan pengurusan pinjaman Perbadanan.51.6 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSITPerbadanan ada menyelenggara 2 Kumpulan Wang Amanah bagi PinjamanKenderaan dan Komputer serta 1 Akaun Amanah. Selain itu, Perbadananjuga ada mengutip beberapa deposit seperti sewa tapak perniagaan, sewa206


pajakan tanah, sewa bangunan dan deposit pengeluaran kayu balak. Padaakhir tahun 2003, baki akaun Kumpulan Wang Amanah bagi kenderaan dankomputer berjumlah RM468,884, manakala Akaun Amanah berjumlahRM118,545 dan baki Akaun Deposit pula berjumlah RM1.38 juta.51.6.1 Akaun AmanahAkaun ini diselenggarakan oleh Perbadanan untuk mengakaunkanperuntukan yang diterima antara tahun 2001 hingga 2002 bagipembiayaan projek Kementerian Pembangunan Luar Bandar iaituProjek Premis Bengkel/ Kilang IKS Kuala Selangor, Projek DesaKampung Kancung Darat, Banting Selangor dan ProgramPerkhidmatan Guru-guru Perdagangan Dan Perakaunan. Padatahun 2003, akaun ini menunjukkan baki berjumlah RM118,545iaitu bagi Program Perkhidmatan Guru-guru Perdagangan DanPerakaunan sahaja manakala bagi 2 projek lagi, pembiayaannyatelah pun dijelaskan oleh Perbadanan mengikut peruntukan yangditerima. Semakan Audit menunjukkan pengurusan akaun amanahini telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.51.6.2 Akaun Kumpulan Wang Amanahi) Pinjaman KenderaanMengikut perenggan 12.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7Tahun 1993, telah menggariskan panduan pengurusanpinjaman kenderaan. Pada tahun 2003, seramai 7 pegawaiPerbadanan telah diluluskan pinjaman kenderaan yangberjumlah RM129,229. Semakan Audit terhadap pengurusanpinjaman mendapati Daftar Pinjaman Kenderaan telahdiuruskan dengan kemas kini. Bagaimanapun, daripada 7 failyang disemak 5 daripadanya tidak disertakan salinan kadpendaftaran kereta sebagai bukti kad tersebut telah dicap“Hak Milik Dituntut Perbadanan” sehingga pinjaman selesaisepenuhnya.207


ii)Pinjaman KomputerPekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992, menghendakisebuah buku daftar mengenai pembiayaan komputer yangdiluluskan diselenggarakan oleh Ketua Jabatan. Sehinggaakhir tahun 2003, seramai 6 pegawai telah diluluskanpinjaman yang berjumlah RM23,638. Pemeriksaan Auditmendapati daftar dan fail individu telah diurus dengan teraturdan kemas kini.51.6.3 Pengurusan DepositMengikut Arahan Perbendaharaan 146, Ketua Jabatan adalahbertanggungjawab terhadap penyelenggaraan akaun deposit dibawah jagaannya. Semakan Audit mendapati Perbadanan telahmenyelenggara akaun deposit dengan lengkap dan kemas kinisecara berkomputer. Pada setiap tahun senarai baki individu adadisediakan. Walaupun begitu akaun individu tidak diselenggarabagi merekod setiap deposit yang diterima. Pada tahun 2003,deposit Perbadanan menunjukkan baki berjumlah RM1.38 juta.Pada keseluruhannya, pengurusan akaun amanah dan deposit adalahmemuaskan. Bagaimanapun, tindakan perlu diambil bagimenyelenggarakan akaun individu bagi deposit.51.7 PENGURUSAN ASETSetiap perolehan aset, inventori dan bekalan pejabat perlu direkodkandalam Daftar Harta Modal, Daftar Inventori dan Daftar Bekalan Pejabatseperti yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun1991. Pada tahun 2003, sejumlah RM14.37 juta telah dibelanjakan bagipembelian aset. Antara aset yang dimiliki oleh Perbadanan ialah tanah,bangunan, kenderaan, perabot, kelengkapan pejabat, komputer dansebagainya. Pemeriksaan Audit terhadap aset Perbadanan menunjukkanperkara berikut:208


51.7.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriPemeriksaan Audit mendapati Perbadanan tidak menyelenggaraDaftar Harta Modal dan Inventori bagi merekod butiran perolehanaset dan inventorinya. Sebaliknya Perbadanan merekodkan butiranaset di dalam Senarai Daftar Harta Tetap. Walaupun begitu, tiadakos penyelenggaran direkodkan dalam senarai berkenaan.Kegagalan merekodkan maklumat penyelenggaraan terutamanyaaset kenderaan yang dimiliki akan menyukarkan pihak pengurusanmendapatkan maklumat yang tepat apabila pelupusan hendakdibuat.51.7.2 Lembaga PemeriksaMengikut Peraturan Perakaunan Dan Kewangan Perbadanan,Peraturan 194, Pengurus Besar hendaklah mengatur supayapemverifikasi stok fizikal yang bebas dilakukan tidak boleh kurangdaripada sekali setahun terhadap barang, kelengkapan danperalatan lain yang telah digunakan dan dianggap tidak bergunaatau tidak bernilai kepada sesuatu jabatan. Semakan Auditmendapati kali terakhir pemeriksaan dibuat ialah pada tahun 2002dan tiada bukti bahawa pemeriksaan telah dibuat pada tahun 2003.Pemeriksaan ini perlu dibuat setiap tahun dan satu laporanmengenainya hendaklah dikeluarkan bersama syor pelupusan jikaperlu.51.7.3 Bekalan PejabatSemakan Audit terhadap stor bekalan pejabat mendapati ianyatidak disusun dengan kemas dan teratur. Selain itu, Perbadanantidak meletakkan nama pada rak di mana bekalan pejabatditempatkan supaya memudahkan bekalan pejabat diperolehiapabila perlu. Semakan fizikal secara sampel di stor bekalanpejabat mendapati Daftar Bekalan Pejabat bagi beberapa itembekalan pejabat tidak kemas kini.209


51.7.4 Pengurusan KenderaanPerbadanan mempunyai 20 buah kenderaan yang terdiri pelbagaijenis. Semakan Audit mendapati 10 daripadanya diuruskan olehBahagian Pentadbiran manakala selebihnya digunakan olehsyarikat subsidiari untuk menguruskan projek Perbadanan.i) Buku Log KenderaanDaripada 20 kenderaan yang diselenggarakan olehPerbadanan hanya 5 Buku Log sahaja telah dikemukakanuntuk pengesahan Audit. Ini bertentangan dengan PeraturanPerakaunan Dan Kewangan Perbadanan, (Peraturan 212(a) dimana Buku Log hendaklah diselenggarakan bagi setiapkenderaan yang dimiliki. Selain itu, semakan Audit terhadapBuku Log tersebut mendapati ianya tidak diselenggarakandengan lengkap dan kemas kini.ii)Penggunaan Kad Inden MinyakPekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 telahmenggariskan panduan berhubung dengan penggunaan kadinden minyak. Pada tahun 2003, Perbadanan mempunyai 15kad inden untuk digunakan bagi pembelian minyak. SemakanAudit mendapati Perbadanan tidak mematuhi Pekeliling ini.Antaranya daftar tidak disediakan bagi mengawal pergerakankad inden minyak. Kad tersebut tidak disimpan di BahagianPentadbiran sebaliknya disimpan oleh pemandu pada setiapmasa. Pegawai yang bertanggungjawab juga tidak membuatsemakan ke atas pembelian minyak dan hanya melekatkanresit pembelian pada Buku Log manakala penyata yangditerima akan terus dibuat bayaran oleh Bahagian Kewangan.iii) Penggunaan Kad Touch ‘N’ GoSemakan Audit mendapati Perbadanan memiliki 5 kad Touch‘N’ Go bagi pemandu guna sama. Mengikut PekelilingPerbendaharaan Bil. 8 Tahun 1999, satu daftar penggunaan210


kad hendaklah diselenggarakan dan disimpan selamat olehPegawai Kenderaan. Walaupun begitu arahan tersebut tidakdipatuhi oleh Perbadanan.51.7.5 PelupusanSurat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1995 dan Bil. 2Tahun 1997 memberikan garis panduan mengenai tatacarapelupusan aset Kerajaan. Perbadanan ada membuat pelupusanterhadap asetnya pada tahun 2002 dan 2003. Pihak Audit tidakdapat mengesahkan kaedah pelupusan aset bagi tahun 2002 yangberjumlah RM724,345 bagi peralatan pejabat, peralatan komputerdan perabot. Kaedah pelupusan boleh ditetapkan oleh PegawaiPengawal atau pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasameluluskan pelupusan aset dan barang. Pada tahun 2003 pula,Perbadanan telah melupuskan sebuah kenderaan secara tender.Pelupusan ini telah dibuat mengikut peraturan yang telahditetapkan.Pada keseluruhannya penyelenggaraan rekod berkaitan harta modaldan kenderaan serta pengurusan stor adalah kurang memuaskan.Perbadanan hendaklah mengambil tindakan segera untukmemperkemaskan lagi supaya semua prosedur pengurusan asetdipatuhi.52. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, pengurusan kewangan Perbadanan bolehdipertingkatkan lagi dengan mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan.Adalah disyorkan supaya Perbadanan mewujudkan Jawatankuasa PengurusanKewangan Dan Akaun supaya dapat memantau dan berbincang untukmeningkatkan tahap pengurusan kewangan dengan lebih baik lagi.211


PERBADANAN KEMAJUAN NEGERI SELANGORPROGRAM PENEMPATAN SEMULA SETINGGAN53. LATAR BELAKANGPerbadanan Kemajuan Negeri Selangor (Perbadanan) ditubuhkan pada 1Ogos 1964 di bawah Enakmen Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor No. 4tahun 1964. Ia merupakan Agensi pelaksana pembangunan peringkat negeriberpandukan dasar Kerajaan Negeri Selangor. Program Penempatan SemulaSetinggan telah dilaksanakan oleh Perbadanan sejak penubuhannya lagi.Walaupun begitu setinggan yang diberi penempatan semula hanya meliputisetinggan yang mendiami tanah milik Perbadanan.Antara matlamat Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8) Kerajaan NegeriSelangor adalah untuk mencapai kadar setinggan sifar menjelang tahun 2005. Iasebagai usaha untuk mengurangkan masalah dan memperbaiki taraf hidupsetinggan dengan menyediakan kediaman yang lengkap dengan kemudahan asasyang mampu dimiliki dan dibeli oleh setinggan yang kebanyakannyaberpendapatan rendah. Bagi mencapai sasaran setinggan sifar, Perbadanan turutdiberi tanggungjawab untuk melaksanakan penempatan semula setinggan di tanahmilik Kerajaan Negeri. Ini berdasarkan Perbadanan telah mencatatkan berbagaikejayaan untuk pembangunan Negeri ini malah telah berjaya meraih pengiktirafanMS ISO 9002 bagi bidang pembinaan rumah. Bagi menjayakan program iniKerajaan Negeri telah menganugerahkan Perbadanan 11 bidang tanah seluas338.84 ekar untuk dibangunkan sebagai kawasan perumahan dan menempatkansemula setinggan. Rumah kos rendah yang dibina untuk penempatan semulasetinggan dijual kepada setinggan pada harga subsidi. Sehingga bulan Disember2003 sejumlah 20,017 keluarga setinggan yang menduduki tanah Perbadanantelah berjaya dipindahkan dan diberi penempatan semula. Pemindahan inimelibatkan subsidi jualan rumah berjumlah RM100.10 juta. Manakala bagisetinggan yang menduduki tanah Kerajaan Negeri, Perbadanan akan menanggungkos subsidi jualan rumah sekurangnya berjumlah RM48.50 juta.212


54. OBJEKTIF AUDITKajian Audit adalah untuk menentukan sama ada Program PenempatanSemula Setinggan oleh Perbadanan dilaksanakan dengan teratur, cekap danberkesan serta mencapai matlamatnya.55. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan tertumpu kepada aspek perancangan, pelaksanaan danpemantauan terhadap Program Penempatan Semula Setinggan bagi tempoh tahun2001 hingga 2003. Ia meliputi proses dan pengurusan penempatan semulasetinggan yang menduduki tanah milik Perbadanan dan tanah Kerajaan Negeriyang dipertanggungjawabkan kepada Perbadanan. Kajian ini melibatkanpemeriksaan terhadap rekod, fail, laporan kemajuan dan dokumen berkaitan diPejabat Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor. Selain itu, temu bual denganpegawai di Ibu Pejabat dan Pejabat Cawangan Shah Alam juga turut diadakanuntuk mendapatkan keterangan lanjut. Lawatan telah dibuat ke kawasanperumahan baru yang telah siap dibina untuk penempatan semula setingganKerajaan Negeri iaitu di perumahan Seri Perantau, Pelabuhan Klang dan kawasanyang masih diduduki setinggan di Kampung Seri Perantau. Kawasan perumahanyang menempatkan bekas setinggan Perbadanan yang dilawati adalah kawasanperumahan di Kota Damansara, Kampung Lindungan, Kampung Kerinci dan ShahAlam. Rumah di kawasan perumahan ini telah dibeli oleh bekas setinggan melebihi5 tahun tetapi masih belum memperolehi hak milik strata dan masih di bawahpenyelenggaraan Perbadanan. Dua kawasan perumahan sementara yang telahdilawati ialah kawasan perumahan Bandar Sultan Suleiman dan Sungai Sireh, didaerah Klang.56. PENEMUAN AUDIT56.1 PERANCANGANPerbadanan merupakan jentera pelaksana dasar pembangunan KerajaanNegeri. Perbadanan turut berperanan merancang serta berusaha untuk213


merealisasikan dasar setinggan sifar Kerajaan Negeri Selangor menjelangtahun 2005. Semakan Audit terhadap proses perancangan ini telahmenemui perkara seperti berikut:56.1.1 Program Penempatan Semula SetingganKajian Audit mendapati bahawa program ini telah pun dirancangoleh Perbadanan sejak penubuhannya lagi. Melalui program ini,Perbadanan merancang untuk menempatkan semula setingganyang menduduki tanah miliknya dengan menyediakan perumahankos rendah melalui penggunaan tanah secara ekonomik. Prosespemindahan setinggan akan dibuat secara berperingkat mengikutkawasan perumahan yang akan dimajukan oleh Perbadanan.Penempatan semula hanya melibatkan setinggan di sekitar daerahPetaling, Hulu Langat, Gombak, Wilayah Persekutuan dan Klang.Sebagai Agensi pembangunan negeri, Perbadanan turut terlibatsecara langsung untuk menjayakan Program Setinggan Sifarmenjelang tahun 2005 yang ditetapkan oleh Kerajaan Negeri bagiRMK8. Perbadanan telah dipertanggungjawabkan untuk memindahdan menempatkan semula 3,464 keluarga setinggan yangmenduduki tanah Kerajaan Negeri ke 11 kawasan perumahan yangtetapkan. Keputusan pemindahan setinggan tersebut dibuat melaluimesyuarat Majlis Tindakan Ekonomi Selangor dan MajlisMesyuarat Kerajaan Negeri Selangor secara berperingkat mulaitahun 2001. Kawasan setinggan yang terlibat adalah kawasanperumahan penempatan setinggan yang terbengkalai sama adadimajukan oleh Pihak Berkuasa Tempatan atau pihak swasta. Olehitu, Perbadanan tidak menyediakan pelan pembangunan yangkhusus mengenai program setinggan sifar meliputi kajiankemungkinan, anggaran kos projek, sumber pembiayaan dan lainlagi.214


56.1.2 Struktur PengurusanPerbadanan menyusun struktur organisasinya dengan teliti bagimemastikan aktiviti yang dirancang dapat berjalan lancar danmencapai matlamat yang ditetapkan. Bagi melaksanakan programini dengan berkesan, proses dan pembahagian tugas akan dibuatdi beberapa bahagian. Antara bahagian tersebut, Bahagian Tanahdan Bahagian Perumahan adalah merupakan bahagian utama.Manakala Bahagian Perancangan, Bahagian Kewangan, BahagianPengurusanan Harta dan Unit Keselamatan adalah sebagaibahagian sokongan. Bahagian Penyelarasan Projek akandiwujudkan di 5 kawasan pembangunan projek iaitu Ibu Pejabat,Shah Alam, Kota Damansara, Bandar Sultan Suleiman dan Bangiyang akan bertanggungjawab memantau projek pembinaan yangdilaksanakan di kawasan masing-masing. Seterusnya, BahagianKorporat pula akan berperanan sebagai penyelaras programdengan semua bahagian yang terlibat dan bertanggungjawabmenyediakan laporan kepada pihak pengurusan atasanPerbadanan dan Jawatankuasa Pemantauan Setinggan. Kemajuanprogram akan dilaporkan semasa mesyuarat Majlis TindakanEkonomi Negeri.56.1.3 Bilangan Rumahi) Bagi tempoh RMK8 (2001 – 2005), Perbadanan merancanguntuk membina pelbagai jenis rumah dianggarkan berjumlah24,635 unit di Negeri Selangor yang mana sejumlah 5,641unit (23%) adalah rumah kos rendah untuk penempatansemula setinggan Perbadanan. Bilangan rumah kos rendahyang dijangka akan siap dibina bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 adalah berjumlah 4,232 unit seperti Jadual 30.215


Jadual 30Rancangan Pembinaan Rumah Kos RendahBagi Tempoh Tahun 2001 Hingga 2003KawasanBilanganProjekBilanganRumahKota Damansara 3 2,512Shah Alam 1 960Klang 1 200Bangi 1 560Jumlah 6 4,232Sumber : RMK 8 Perbadanan Kemajuan Negeri Selangorii)Selain itu, bagi merealisasikan dasar Kerajaan Negeriterhadap Program Setinggan Sifar, Perbadanan telahmembuat perancangan tambahan bagi membina rumah kosrendah yang mencukupi menjelang akhir tahun 2005.Perancangan tambahan ini akan dapat menempatkan semula3,464 keluarga setinggan Kerajaan Negeri.56.1.4 Pemilihan Tapak ProjekBagi menjaga kebajikan dan menjalankan tanggungjawab sosialterhadap setinggan, Perbadanan juga merancang untukmenempatkan setinggan di kawasan perumahan bercampur yangbersesuaian dan berdekatan. Perancangan penempatan semulaakan mengambil kira pelbagai keperluan setinggan termasukkedudukan dan jarak tempat kerja serta penyediaan kemudahanasas yang mencukupi termasuk sekolah dan kemudahan riadah.Bagi setinggan tanah Kerajaan Negeri pula, pembangunankawasan perumahan akan dilaksanakan di 11 tapak perumahanyang disediakan oleh Kerajaan Negeri untuk dimajukan olehPerbadanan.216


56.1.5 Anggaran Kos ProjekPerbadanan telah menganggarkan sejumlah RM90 juta diperlukanuntuk membiayai projek pembinaan rumah kos rendah bagi tempohtahun 2001 hingga 2003. Pembinaan rumah kos rendah tersebutakan dibangunkan melalui pembangunan kawasan perumahanbercampur meliputi kawasan Shah Alam, Bangi, Kota Damansara,Bandar Sultan Suleiman dan lain lagi.56.1.6 Kaedah PelaksanaanPembangunan kawasan perumahan akan dilaksanakan menerusi 3kaedah seperti berikut:i) Pelaksanaan projek oleh Perbadanan sendiriKontraktor dipilih secara tender atau projek diusahakan sendirioleh syarikat subsidiari Perbadanan. Pemilihan syarikat akandibuat melalui tender terbuka dan diluluskan oleh mesyuaratJemaah Ahli Perbadanan.ii)Pelaksanaan projek secara penswastaanPemilihan kontraktor dibuat berdasarkan syarikat yangmenawarkan peratus pulangan tertinggi dan diluluskan olehJawatankuasa Penswastaan Perbadanan dan mesyuaratJemaah Ahli Perbadanan.iii) Pelaksanaan projek secara usahasamaProjek diusahakan secara bersama dengan kontraktor swastamelalui perjanjian usahasama mengikut jaminan keuntunganminima kepada Perbadanan. Pemilihan berdasarkan kontraktoryang mempunyai kedudukan kewangan yang teguh danberpengalaman. Pemilihan kontraktor projek usahasamadiluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan disahkan olehmesyuarat Jemaah Ahli Perbadanan.217


56.1.7 Penetapan Harga RumahMelalui program ini Perbadanan akan menyediakan rumah pangsayang mampu dibeli oleh setinggan khususnya yang berpendapatanrendah. Bagi menjayakan rancangan ini adalah menjadi dasarKerajaan Negeri untuk memberi bantuan subsidi harga rumah kosrendah kepada setinggan dan perlu dipatuhi oleh semua Agensipelaksana. Melalui RMK8 Kerajaan Negeri menetapkan harga silingrumah kos rendah yang dijual kepada setinggan bandaran adalahRM42,000 seunit manakala kepada setinggan insitu sejumlahRM35,000 seunit. Ini bermakna Perbadanan akan menanggung kossubsidi sekiranya kos pembinaan melebihi nilai siling rumah kosrendah yang dijual kepada setinggan.56.1.8 Pembiayaan ProjekPerbadanan merancang agar kos subsidi itu dapat ditampungdaripada keuntungan projek penswastaan dan projek usahasama,hasil jualan tanah dan rumah serta pembiayaan melalui pinjamandaripada institusi kewangan. Lebihan pendapatan bersih yang akandiperolehi bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah sepertiJadual 31.Jadual 31Anggaran Lebihan PendapatanBagi Tahun 2001 Hingga 20032001(RM Juta)Tahun2002(RM Juta)2003(RM Juta)Anggaran Pendapatan 875 825 829Anggaran Perbelanjaan 738 724 792Kelebihan / ( kurangan)Pendapatan 137 101 37Bayaran Faedah/Pinjaman 131 94 36Anggaran LebihanPendapatan Bersih 6 7 1Sumber: Bajet Tahunan PKNS218


Perbadanan tidak menerima bantuan kewangan daripada KerajaanNegeri Selangor bagi membiayai projek penempatan semulasetinggan. Walaupun begitu, Kerajaan Negeri melalui kelulusanmesyuarat EXCO bersetuju menganugerahkan tanah kepadaPerbadanan untuk dimajukan sebagai projek perumahanbercampur dan untuk penempatan semula setinggan. Perbadananmenjangkakan akan memperolehi keuntungan jangka panjangdaripada pembangunan kawasan perumahan tersebut apabilakawasan perumahan siap dibina dan dijual.56.1.9 Kaedah Pengagihan RumahProgram penempatan semula setinggan ini akan dilaksanakanmelalui beberapa tapisan oleh pihak pengurusan Perbadanantermasuk daripada Kerajaan Negeri sendiri. Ini adalah bagimemastikan supaya setiap peringkat pelaksanaan program inidapat berjalan dengan lancar dan telus.i) Bagi mengenal pasti jumlah keluarga setinggan yangmenduduki tanah milik Perbadanan, proses bancian akandijalankan oleh Bahagian Tanah dan dibantu oleh BahagianPenguatkuasaan Perbadanan. Melalui proses banciantersebut, maklumat peribadi setinggan akan direkodkan.Laporan bancian akan dikemukakan kepada BahagianPerumahan Perbadanan untuk proses penempatan danpengagihan rumah. Setinggan akan didaftarkan untukdipanggil temu duga bagi memastikan ketepatan data yangdiperolehi melalui proses bancian. Bagi memastikankesahihan maklumat yang dikemukakan oleh setinggan,pengesahan akan dibuat dengan pihak ketiga sepertiKumpulan Wang Simpanan Pekerja dan LembagaPerumahan Dan Hartanah Negeri Selangor. Hanya setingganyang menepati kriteria yang ditetapkan akan ditawarkanrumah kos rendah pada harga subsidi. Di antara kriteria yangditetapkan ialah setinggan hendaklah warganegara Malaysia,telah berkahwin, pendapatan isi rumah tidak melebihi219


RM2,500 sebulan dan belum memiliki rumah. Melalui prosestemu duga, Perbadanan juga akan mendapatkan persetujuanbertulis daripada setinggan untuk berpindah ke kawasanperumahan yang ditetapkan.ii)Bagi setinggan di tanah Kerajaan Negeri pula, proses banciandan pemilihan setinggan diurus oleh Majlis Daerah dan PihakBerkuasa Tempatan daerah yang berkenaan. Senaraisetinggan yang menduduki tanah Kerajaan Negeri akandikemukakan kepada Bahagian Perumahan Perbadananuntuk proses penempatan semula dan pengagihan rumah.56.1.10 Penempatan SementaraPerbadanan akan memindahkan setinggan daripada tapaksetinggan yang akan dimajukan ke kawasan transit ataupenempatan sementara yang terdiri daripada rumah pangsa kossederhana milik Perbadanan. Setiap keluarga setinggan akandikenakan bayaran sewa pada harga subsidi sekurang-kurangnyasejumlah RM55 sebulan. Sekiranya tiada rumah transit dapatdisediakan kepada setinggan, Perbadanan akan memberi subsidisewa rumah sejumlah RM300 sebulan kepada setiap keluargasetinggan berkenaan sehingga rumah kos rendah yang ditetapkansiap dibina. Setinggan yang bersetuju menyewa penempatansementara ini akan menandatangani surat perjanjian sewa denganPerbadanan. Tiada tempoh tertentu dihadkan kepada setiapkeluarga setinggan yang menyewa di penempatan sementara.Walaupun begitu biasanya setinggan akan dikehendaki berpindahke kawasan perumahan setelah siap dibina.56.1.11 Standard Perumahan Kos RendahPenempatan Semula SetingganBagi memberi keselesaan kepada setinggan, projek perumahankos rendah yang dibangunkan hendaklah mengikut standard yangditetapkan oleh Kerajaan Negeri. Rumah kos rendah hendaklahmempunyai ruang tamu, 3 buah bilik tidur, dapur dan bilik air220


dengan keluasan tidak kurang daripada 650 kaki persegi. Bagirumah pangsa kos rendah yang melebihi 5 tingkat makakemudahan lif hendaklah disediakan. Selain itu, persekitarankawasan perumahan kos rendah hendaklah disediakan dengankemudahan dewan orang ramai, kawasan perniagaan, masjid atausurau dan tempat riadah. Ini merupakan perancangan dan strategisosial bagi meningkatkan kualiti dan taraf hidup setinggan.56.1.12 Kawalan Pencerobohan SemulaTapak SetingganPerbadanan akan membersihkan tapak setinggan yangdikosongkan dan memasang pagar di tanah berkenaan supayaianya tidak dicerobohi semula sehingga pelaksanaan projek ditanah tersebut dijalankan. Tanah tersebut akan diletakkan papanpemberitahuan bahawa ianya adalah tanah hak milik Perbadanan.Proses meroboh penempatan setinggan dan kawalanpencerobohan semula akan dilaksanakan oleh Bahagian TanahPerbadanan. Bagi memastikan proses meroboh tersebut dijalankandengan selamat maka Perbadanan akan mendapatkan bantuandaripada pihak polis dan Pihak Berkuasa Tempatan.56.1.13 Mekanisma Pemantauan ProgramBagi memastikan pelaksanaan program berjalan dengan lancar danberkesan, Perbadanan akan mewujudkan JawatankuasaPemantauan Setinggan yang akan bertanggungjawab memantaupelaksanaan projek pembinaan rumah kos rendah bagipenempatan setinggan. Jawatankuasa ini juga akanbertanggungjawab menjalankan penyelarasan program setinggansifar menjelang 2005 dengan Kerajaan Negeri.Pada pandangan Audit, Perbadanan mempunyai perancangan yangbaik bagi penempatan semula setinggan yang menduduki tanahmiliknya. Walaupun begitu, Perbadanan tidak menyediakanperancangan yang lebih khusus meliputi semua aspek iaitu peruntukankewangan, gunatenaga dan mekanisma pemantauan bagi penempatan221


semula setinggan Kerajaan Negeri kerana ianya diluar jangkaanPerbadanan. Keputusan melaksanakan projek penempatan semulasetinggan ditanah Kerajaan Negeri diluluskan secara berperingkatmulai tahun 2001.56.2 PELAKSANAANBagi menjamin kejayaan sesuatu program maka pelaksanaan perlulahdibuat mengikut perancangan dan peraturan yang ditetapkan. Kajian Auditmengenai pelaksanaan program menunjukkan perkara berikut:56.2.1 Tapak PerumahanPerbadanan telah memajukan tanahnya sebagai kawasanperumahan bercampur termasuk membina rumah kos rendah. Inibagi memastikan Perbadanan mempunyai rumah kos rendah yangmencukupi untuk penempatan semula setinggan. Bagi penempatansemula setinggan Kerajaaan Negeri melalui mesyuarat EXCOKerajaan Negeri Selangor, Perbadanan telah dianugerahkan 11bidang tanah seluas 338.84 hektar untuk dimajukan sebagaikawasan perumahan. Semakan Audit mendapati 2 tanah anugerahyang dimajukan tidak mempunyai perumahan kos rendah untukpenempatan semula setinggan. Ini disebabkan projek perumahandi tanah tersebut adalah untuk menampung kos pembinaan rumahkos rendah bagi baki 9 tapak perumahan berkenaan. Kelulusanpindaan tanah daripada rumah kos rendah kepada pembangunankawasan perumahan bercampur telah diluluskan oleh PejabatTanah Daerah. Sejumlah 157 keluarga setinggan yang sepatutnyaditempatkan di tapak perumahan tersebut akan dipindahkan kekawasan perumahan di Shah Alam milik Perbadanan. SemakanAudit juga mendapati 9 tapak perumahan yang dimajukan itu telahdilakukan ujian tanah bagi memastikan kesesuaian tanah sebagaitapak perumahan. Butiran lanjut mengenai tapak perumahanpenempatan semula setinggan Kerajaan Negeri seperti Jadual 32.222


Jadual 32Tapak Perumahan Untuk Penempatan Semula SetingganBilNama KawasanJumlahKeluargaKeluasan(Hektar)1 Lot 9803, Kg. Seri Perantau, Pelabuhan Klang 1,622 182.632 Matang Pagar & Lot 19695, Kg. Seri Indah,Rawang3 Lot 13824 & 13825, Mkm. Damansara(Danaharta)510 82.045 26.64 Seksyen 16, Bangi (Council Home) 200 10.85 Lot 27710, Taman Permai Jaya, Ampang 135 9.156 Lot 6118, Tmn. Selayang Indah, Mkm. Batu(Skill Serve)130 7.647 Bt. 15, Bkt. Kundang, Hulu Langat 109 5.58 Lot 3240, Jln PJS 1/50, Petaling Jaya Selatan 400 5.129 Kg. Seri Kenangan, Jln. Mohd Sidin 112 4.3810 Lot 7142, Jln. Kwang Tung, Sg. Chua, Kajang 86 3.1411 Kg. Baru Cina, Semenyih 115 1.88Sumber : Laporan Pemantauan Setinggan SifarJumlah 3,464 338.84Pada pandangan Audit, tapak perumahan telah disediakanmengikut perancangan dan sesuai.56.2.2 Pemilihan KontraktorSemua projek pembinaan rumah kos rendah di bawah ProgramSetinggan Sifar bagi tempoh RMK8 dilaksanakan oleh syarikatsubsidiari Perbadanan. Perbadanan memaklumkan pemilihansyarikat subsidiari untuk projek ini adalah bagi mempercepatkanproses pembinaan disebabkan ia merupakan projek ’Fast Track’dan syarikat subsidiari tidak terikat dengan birokrasi penawarantender. Pihak Audit mendapati pada tahun 2003, sebanyak 8 projekperumahan yang dimajukan untuk setinggan Kerajaan Negeri telahditawarkan kepada 3 syarikat subsidiari Perbadanan. Nilai kos223


kontrak bagi 8 projek perumahan tersebut adalah berjumlahRM155.14 juta manakala 1 projek lagi pemilihan kontraktor belumditetapkan.Pada pandangan Audit, pemilihan anak syarikat bagimembangunkan kawasan perumahan penempatan setinggandapat membantu Perbadanan melancarkan proses pembinaanmenjelang tahun 2005.56.2.3 Pembinaan RumahBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Perbadanan merancangmembina 4,232 unit rumah kos rendah untuk penempatan semulasetinggan Perbadanan di sekitar Lembah Klang. Daripada jumlahtersebut, sebanyak 3,792 unit (90%) telah siap dibina pada 2003.Rancangan untuk membina 200 unit rumah kos rendah di ShahAlam dan Bandar Sultan Sulaiman, Klang telah dibatalkan keranamasalah pengambilan balik tanah manakala 240 unit rumah diKota Damansara yang sepatutnya siap dibina pada tahun 2003hanya dapat disiapkan pada awal tahun 2004. Kelewatandisebabkan oleh kontraktor menghadapi masalah aliran tunai.Selain itu, daripada 3,792 unit rumah kos rendah yang telah siapdibina, sebanyak 3,525 unit telah dijual kepada setingganPerbadanan manakala 267 unit masih dalam proses agihan.Sebanyak 183 unit daripada baki 267 rumah kos rendah tersebutsedang ditawarkan kepada setinggan yang mendudukipenempatan sementara manakala 84 unit rumah lagi akanditawarkan kepada setinggan Majlis Perbandaran Petaling Jaya.Selain itu, bagi penempatan semula setinggan Kerajaan Negeri,Perbadanan masih dalam proses membina 4,115 unit rumah kosrendah lagi di 9 tapak perumahan yang disediakan oleh KerajaanNegeri untuk 3,464 keluarga setinggan.224


Pada pandangan Audit, Perbadanan berupaya menyediakanbilangan rumah yang mencukupi untuk penempatan semulasetinggan sekiranya projek pembinaan yang dirancangberjalan lancar.56.2.4 Prestasi ProjekPada tahun 2003 Perbadanan sedang memajukan 9 kawasanperumahan bagi menempatkan semula 3,464 keluarga setinggan.Analisis Audit terhadap prestasi pelaksanaan projek tersebutsehingga akhir tahun 2003 adalah seperti berikut:i) Semakan Audit mendapati 3 projek yang sepatutnya siappada tahun 2003 tidak disiapkan mengikut jadual yangditetapkan. Walaupun begitu tempoh kelewatannya adalahtidak ketara. Satu projek perumahan iaitu Kampung SeriPerantau, Pelabuhan Klang telah siap dibina pada akhirtahun 2003 dan pemindahan setinggan ke kawasanperumahan tersebut dibuat pada bulan Januari 2004.Manakala 2 projek lagi telah disiapkan pada bulan Februari2004. Kelewatan menyiapkan projek mengikut jadual adalahdisebabkan kerja pembinaan lewat dimulakan keranakelulusan pelan infrastruktur dan bangunan hanya diperolehipada awal tahun 2003. Butiran lanjut seperti Jadual 33.Jadual 33Prestasi Projek Pembinaan RumahBil Nama Projek UnitRumahTempohSiapSepatutnyaTempohSiapSebenar1. Lot 9803, Kg. Seri Perantau,Klang.768(Fasa 1)September2003November20032. Lot 7142, Jalan Kwang Tung,Kajang100 November2003Februari20043. Seksyen 16, Bangi (CouncilHomes)200(Fasa 1)Sumber: Laporan Pemantauan Setinggan SifarNovember2003Februari2004225


Foto 5 adalah contoh projek yang siap.Foto 5Perumahan Baru Program Setinggan SifarKampung Seri Perantau Pelabuhan Klang.Sumber : Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 13 Januari 2004ii)Enam projek perumahan penempatan semula setinggantermasuk 1 projek perumahan fasa 2 akan siap dibina padabulan November 2004. Semakan Audit mendapati 4 projekmenunjukkan prestasi yang memuaskan manakala 2 projeklagi tidak mengikut jadual yang ditetapkan. Walaupun begitukelewatan projek adalah tidak ketara iaitu antara 1% hingga10%. Semakan Audit mendapati daripada 6 projek tersebut,tiga projek dijangka siap pada akhir tahun 2004 iaitumenghampiri tahun sasaran setinggan sifar. Butiran lanjutseperti di Jadual 33(a).226


Jadual 33 (a)Prestasi Projek Pembinaan RumahYang Dijangka Siap Tahun 2004Bil.Nama ProjekUnitRumahTempohKontrakStatus Projek1. Kg. Baru Cina,Semenyih2. Lot 22710, TamanPermai Jaya, Ampang115 November 2002hingga Jun 2004190 September 2002hingga Mac 2004Sepatutnya:70%Sebenar: 71%Sepatutnya:93%Sebenar: 97%3. Seksyen 16, Bangi(Council Homes)500(Fasa 2)November 2002hingga November2004Sepatutnya:49%Sebenar: 59%4. Batu 15, BukitKundang, Hulu Langat5. Lot 6118, TamanPinggiran Indah,Mukim Batu110 Jun 2003 hinggaNovember 2004140 April 2003 hinggaNovember 2004Sepatutnya:25%Sebenar: 27%Sepatutnya:21%Sebenar: 20%6. Lot 32480, Jalan PJS1/50, Petaling Jaya400 Jun 2002 hinggaApril 2004Sumber: Laporan Pemantauan Setinggan SifarSepatutnya:99%Sebenar: 94%iii)iv)Seterusnya 1 projek perumahan iaitu Projek Matang Pagar,dan Kampung Seri Indah, Rawang untuk menempatkan 510keluarga setinggan masih belum dimulakan. Projek inidiserahkan oleh Kerajaan Negeri kepada Perbadanan untukdimajukan pada bulan Oktober 2003.Selain itu, satu projek perumahan iaitu Kampung SeriPerantau Fasa II untuk penempatan semula 854 keluargasetinggan dijangka siap pada September 2005 iaitu melebihitahun sasaran setinggan sifar.Pada pandangan Audit, Perbadanan telahmengembeleng tenaga bagi memastikan projekpembinaan penempatan semula setinggan berjalanlancar mengikut tempoh yang ditetapkan. Perbadananperlu terus berusaha dan mempertingkatkan penyeliaanterutamanya terhadap projek pembinaan yang akan siap227


pada akhir tahun 2004 dan projek pembinaan yang belumbermula.56.2.5 Permohonan TanahKelulusan memajukan tanah hanya diperolehi secara dasar melaluimesyuarat EXCO Kerajaan Negeri Selangor dan Majlis TindakanEkonomi Negeri Selangor. Oleh itu, kelulusan memiliki danmemajukan tanah perlu diperolehi daripada Pejabat Tanahsebelum pembangunan dibuat. Ini bagi menjamin kepentinganPerbadanan terhadap tanah yang dimajukan dan mengelaksebarang risiko. Pihak Audit mendapati tanah anugerah KerajaanNegeri telah dimajukan sebagai projek perumahan walaupunkelulusan rasmi mengenai syarat tanah dan bayaran premiumbelum diperolehi daripada Pejabat Tanah. Memandangkan programini perlu dilaksanakan dengan segera bagi menepati tempohsasaran menjelang tahun 2005, Perbadanan terpaksa memulakanpembangunan walaupun kelulusan rasmi mengenainya belumdiperolehi. Walaupun begitu bagi mengurangkan risiko,Perbadanan telah membuat semakan awal dengan Pejabat Tanahmengenai status tanah anugerah bagi memastikannya tidakmempunyai bebanan (encumbrance). Semakan Audit mendapati 2daripada 9 tanah yang dimajukan untuk penempatan semulasetinggan, masih belum mendapat kelulusan daripada PejabatTanah walaupun tindakan susulan sentiasa diambil olehPerbadanan. Satu daripadanya iaitu kawasan perumahan Kg. SeriPerantau, Pelabuhan Klang telah siap dibina pada awal tahun 2004bagi menempatkan sekurang-kurangnya 968 keluarga setinggantetapi masih belum memperolehi kelulusan daripada PejabatTanah.Pada pendapat Audit, Perbadanan telah menanggung risikomembangunkan kawasan perumahan sebelum mendapatkankelulusan hak milik tanah daripada Pejabat Tanah. Usahahendaklah diteruskan bagi memperolehi kelulusan rasmi228


permohonan tanah terutamanya bagi tanah yang sedangdimaju dan telah siap dibina.56.2.6 Anggaran Kos ProjekAnggaran kos pembinaan rumah kos rendah yang diluluskan bagitempoh tahun 2001 hingga tahun 2003 berjumlah RM90 juta adalahbagi membiayai pembinaan rumah kos rendah untuk penempatansemula setinggan yang menduduki tanah milik Perbadanan.Bagaimanapun tambahan sejumlah RM94.1 juta lagi telahdiluluskan melalui mesyuarat Jemaah Ahli Perbadanan bagimembiayai kos projek perumahan penempatan semula setingganKerajaan Negeri. Semakan Audit mendapati jumlah perbelanjaansebenar bagi projek pembinaan rumah kos rendah untukpenempatan semula setinggan bagi tahun 2001 hingga 2003adalah berjumlah RM247.50 juta. Ini menunjukkan kos projek telahmelebihi daripada yang dianggarkan sejumlah RM63.4 juta.Lebihan perbelanjaan disebabkan tambahan projek pembinaanuntuk penempatan semula setinggan Kerajaan Negeri.Perbadanan tidak memperolehi sebarang bantuan kewangandaripada Kerajaan Negeri dan semua kos projek pembinaandibiayai sendiri oleh Perbadanan melalui sumber pendapatannyadan melalui kemudahan pinjaman daripada sebuah institusikewangan.Pada pandangan Audit, Perbadanan perlu mempunyai sumberkewangan yang mencukupi bagi membiayai kos projekPerbadanan. Ini bagi memastikan projek tidak tergendala danmampu disiapkan menjelang tahun 2005.56.2.7 Penetapan Harga RumahKerajaan Negeri menetapkan harga jualan rumah kos rendah tidakmelebihi RM42,000 satu unit. Ini bermakna kos pembinaan rumahtidak melebihi RM42,000 satu unit. Jika pembinaan melebihi kosini, Perbadanan akan menanggung lebihannya sebagai subsidi.229


Semakan Audit mendapati kos pembinaan sebenar yangditanggung oleh Perbadanan ialah sejumlah RM56,000 satu unitiaitu berdasarkan harga kontrak pembinaan yang ditawarkankepada kontraktor. Pertambahan kos pembinaan disebabkanpeningkatan kos infrastruktur seperti kos penambakan tanah bagikawasan perumahan yang dimajukan. Ini menunjukkan hargasubsidi jualan rumah yang perlu ditanggung oleh Perbadananadalah sejumlah RM14,000 seunit. Berdasarkan kepada 3,464setinggan tanah Kerajaan Negeri yang perlu diberi penempatansemula menjelang tahun 2005, Perbadanan dijangka akanmenanggung subsidi berjumlah RM48.50 juta.Sebelum ini Perbadanan telahpun menanggung sejumlahRM100.10 juta harga subsidi jualan rumah bagi setinggan yangmenduduki tanah Perbadanan.56.2.8 Kaedah Pengagihan RumahPerbadanan menawarkan rumah kos rendah pada harga subsidikepada setinggan berdasarkan syarat dan kriteria kelayakanpembeli rumah kos rendah yang ditetapkan oleh Kerajaan Negeri.Antara kriteria yang ditetapkan ialah pendapatan isi rumah pembeliadalah kurang daripada RM2,500 sebulan dan merupakanpembelian rumah pertama. Ia bertujuan untuk menyelaraskan danmengawal penjualan rumah kos rendah hanya kepada rakyat yangberpendapatan rendah. Selaras dengan dasar Kerajaan Negeritersebut maka setinggan yang telah dibanci dan didaftar olehBahagian Tanah dipanggil temu duga oleh Bahagian Perumahanuntuk mengesahkan kesahihan maklumat. Biasanya temu dugadilaksanakan dalam tempoh sebulan selepas laporan bancianditerima. Proses temu duga akan dijalankan dengan segerasekiranya terdapat rumah kos rendah yang telah siap dibina atausedang dalam pembinaan. Analisis Audit mendapati proses dandaftar bancian telah diselenggara dengan sempurna manakalaproses temu duga telah dijalankan pada situasi yang munasabah.230


Bagi memastikan penjualan rumah kos rendah hanya kepadapembeli yang menepati syarat yang ditetapkan maka KerajaanNegeri menetapkan pembeli rumah kos rendah perlu disahkan olehLembaga Perumahan Dan Hartanah Negeri Selangor. SemakanAudit mendapati Perbadanan ada mengemukakan senarai namapembeli rumah kos rendah untuk mendapat pengesahan Lembagaberkenaan. Walaupun begitu, bagi Program Setinggan Sifar,Kerajaan Negeri menetapkan semua setinggan yang mendudukitanah Kerajaan Negeri ditawarkan rumah kos rendah. Syarat dankriteria kelayakan pembeli rumah kos rendah tidak digunapakai.Analisis Audit terhadap senarai temu duga setinggan bagi 4kawasan setinggan iaitu Kampung Seri Perantau, Kampung HijrahLama, Medan Pulau dan Peransang Permai yang meliputi 591keluarga mendapati sekurang-kurangnya sebanyak 148 keluargasetinggan tidak layak membeli rumah kos rendah pada hargasubsidi. Antaranya adalah disebabkan setinggan tersebut telahmemiliki rumah, bujang atau pendapatan isi rumah melebihiRM2,500 sebulan.Pada pandangan Audit, rumah kos rendah dijual pada hargasubsidi kepada setinggan yang menepati kriteria pembelirumah kos rendah dan rakyat yang berpendapatan rendah.Setinggan yang melebihi syarat kelayakan dan berkemampuansewajarnya ditawarkan selain rumah kos rendah tanpamendapat harga subsidi.56.2.9 Standard Perumahan Kos RendahLawatan Audit telah dibuat ke kawasan perumahan baru di bawahprogram setinggan sifar yang telah siap dibina iaitu Kg. SeriPerantau di Pelabuhan Klang. Lawatan ini bagi memastikan rumahdan kemudahan yang disediakan menepati standard yangditetapkan oleh Kerajaan Negeri. Hasil lawatan Audit ke kawasanperumahan tersebut mendapati kualiti rumah dan kemudahan yang231


disediakan adalah mengikut standard yang ditetapkan. Temubualdengan beberapa setinggan memaklumkan mereka berpuas hatidengan kawasan perumahan baru dan bersedia dipindahkan.Pada pandangan Audit, kawasan perumahan baru untukpenempatan semula setinggan adalah mengikut standard yangditetapkan dan dilengkapi dengan kemudahan awam sertainfrastruktur yang memuaskan.56.2.10 Penempatan SementaraPenempatan sementara biasanya melibatkan setinggan insitu yangmana kawasan setinggan akan dijadikan tapak perumahan. Bagimenjaga kebajikan setinggan maka Perbadanan menyediakanpenempatan sementara iaitu rumah pangsa kos sederhana untukdisewakan dengan kadar subsidi iaitu RM55 sebulan berbandingkadar sebenarnya sekurang-kurangnya RM270 sebulan. SemakanAudit mendapati pada akhir tahun 2003, masih ada 199 keluargasetinggan yang menduduki penempatan sementara. Daripadajumlah tersebut seramai 173 keluarga telah mendudukipenempatan sementara antara 5 hingga 17 tahun disebabkan tidakbersetuju dengan kawasan perumahan kos rendah yangditawarkan atau kelewatan menyiapkan satu projek perumahanyang ditetapkan. Walaupun begitu, Perbadanan sedang dalamproses menawarkan untuk menjual rumah penempatan sementarakepada setinggan tersebut. Bagi yang tidak berkemampuan,Perbadanan sedang berusaha untuk memindahkan setinggan kekawasan perumahan yang sesuai. Analisis Audit mendapatikelewatan memindahkan 173 keluarga setinggan tersebut kekawasan perumahan kos rendah sehingga akhir tahun 2003menyebabkan Perbadanan telah menanggung subsidi sewaansekurang - kurangnya sejumlah RM8.09 juta.Pada pandangan Audit, Perbadanan telah menjalankanpelbagai usaha untuk memberikan penempatan kekal kepada232


ekas setinggannya yang masih mendiami penempatansementara. Walaupun begitu usaha masih perlu diteruskanbagi mengurangkan bebanan Perbadanan menanggungsubsidi sewa.56.2.11 Pengurusan Penyewaan Rumah Penempatan SementaraSetinggan yang bersetuju menyewa penempatan sementaradikehendaki menandatangani perjanjian sewaan denganPerbadanan. Antara syarat penting yang ditetapkan dan perludipatuhi oleh setinggan ialah membayar ansuran bulanan pada 7haribulan pada setiap bulan, membayar cagaran sewa,menjelaskan bil elektrik dan air dengan teratur dan rumah tidakboleh disewakan kepada orang lain. Semakan Audit mendapati adasetinggan yang menyewa gagal mematuhi jadual bayaran ansuranyang ditetapkan. Analisis Audit terhadap senarai tunggakan sewamendapati sehingga akhir tahun 2003, jumlah tunggakan sewa olehsetinggan yang menduduki penempatan sementara adalahberjumlah RM130,000. Pihak Audit dimaklumkan Perbadanantelah mengambil pelbagai tindakan susulan untuk mendapatkantunggakan sewa melalui tindakan undang-undang atau menjualrumah yang disewakan itu. Perbadanan juga telah memberikemudahan kepada bekas setinggan menjelaskan tunggakansecara ansuran.Pada pandangan Audit, Perbadanan telah menjalankanpengurusan penyewaan rumah penempatan semula denganmemuaskan.56.2.12 Keberkesanan ProgramKemiskinan dan perumahan adalah dua isu utama yang dikaitkandengan kewujudan kawasan penempatan setinggan. Antaramatlamat yang disasarkan melalui program ini ialah untukmembasmi kemiskinan dan memperbaiki taraf hidup setinggandengan menyediakan kediaman yang lengkap dengan kemudahan233


asas. Sebagai Agensi pembangunan yang turut terlibatmembangunkan kawasan perumahan, Perbadanan berkeupayaanmenyediakan rumah kos rendah yang diperlukan. Perbadananjuga mempunyai guna tenaga yang mencukupi danberpengalaman. Ini disebabkan program ini adalah antara aktivitiutama Perbadanan dan telah dilaksanakan secara berperingkatsebelum RMK8.Mengikut Perbadanan, kejayaan program ini hanya dapat dinilaisetelah setinggan berjaya dipindahkan dan kawasan setingganberjaya dibersihkan dan dibangunkan dengan segera sama adasebagai kawasan perumahan bercampur atau sebagai kawasanindustri. Pembangunan ini telah menyumbang kepadapenambahan pendapatan Perbadanan. Walaupun Perbadananberupaya menyediakan rumah kos rendah yang mempunyaikemudahan asas namun semakan Audit mendapati sehingga akhirtahun 2003 sebanyak 10,374 bekas setinggan masih belummempunyai hak milik strata. Perbadanan sedang berusahamengambil tindakan bagi mendapatkan hak milik strata bagi rumahyang telah dijual dan diduduki oleh bekas setinggan. Antaranyamelantik 17 syarikat swasta bagi membantu Perbadananmendapatkan hak milik strata dengan segera. Kelewatanmemperolehi hak milik strata disebabkan proses permohonan yangmengambil masa yang lama dan melibatkan pihak ketiga sepertiPejabat Pentadbir Tanah, Jabatan Ukur dan Pihak BerkuasaTempatan.Lawatan Audit ke 4 kawasan perumahan yang telah didiami olehbekas setinggan melebihi 5 tahun mendapati kawasan persekitaranperumahan tidak bersih, rosak dan bangunan telah kelihatanburuk. Proses mendapatkan hak milik strata yang lambatmenyebabkan Perbadanan terpaksa menanggung kospenyelenggaraan sekurang-kurangnya RM4 juta setahun. Selainitu, kegagalan penduduk menjelaskan bayaran perkhidmatan234


mengikut jadual turut menyebabkan Perbadanan telahmenanggung tunggakan bayaran perkhidmatan yang tinggi.Semakan Audit mendapati sehingga bulan Disember 2003,tunggakan bayaran perkhidmatan bagi rumah kos rendah yangdiduduki bekas setinggan adalah berjumlah RM1.8 juta.Penyelenggaran kawasan perumahan akan diserahkan kepadapenduduk kawasan perumahan dan Pihak Berkuasa Tempatansetelah hak milik strata diperolehi.Pada pandangan Audit, Perbadanan telah berusahamerealisasikan hasrat Kerajaan Negeri untuk mencapaisetinggan sifar menjelang tahun 2005. Antara matlamat yangdisasarkan adalah untuk membasmi kemiskinan danmenyediakan kediaman yang selesa dan mampu dimiliki olehsetinggan. Walaupun begitu, Perbadanan masih perlumeneruskan usahanya mendapatkan hak milik strata bagirumah yang telah dijual kepada bekas setinggan. Kelewatanmendapatkan hak milik strata menyebabkan Perbadananmenanggung kos penyelenggaraan dan tunggakan bayaranperkhidmatan yang tinggi. Selain itu pihak ketiga yang terlibatseperti Pejabat Pentadbir Tanah, Jabatan Ukur dan PihakBerkuasa Tempatan perlu memberi kerjasama yangsewajarnya kepada Perbadanan bagi melancarkanpelaksanaan program ini dan membantu mengurangkanbebanan Perbadanan.56.3 PEMANTAUANPerbadanan telah menwujudkan beberapa peringkat pemantauan bagimemastikan program ini dilaksanakan dengan berkesan selaras dengandasar Kerajaan Negeri.235


56.3.1 Jawatankuasa Pemantauan Setinggan SifarJawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengurus BesarPerbadanan dan dianggotai oleh Ketua Bahagian yang terlibatsecara langsung terhadap Program Setinggan Sifar. Jawatankuasaini berfungsi untuk memantau perkembangan projek pembinaandan masalah yang dihadapi khusus kepada penempatan semulasetinggan di tanah Kerajaan Negeri Selangor. Jawatankuasa inibermesyuarat pada setiap minggu bagi memastikan tindakansegera dapat diambil terhadap masalah yang dihadapi. Antaraperkara yang dibincangkan adalah status terkini projek pembinaan,status permohonan tanah dan perkara berbangkit mengenaipenempatan setinggan. Untuk mendapatkan maklum balas segeramengenai status projek maka pihak pemaju turut dipanggil untukmemberi keterangan lanjut kepada Jawatankuasa. Inimenyebabkan segala masalah yang dihadapi dapat diatasi dengansegera. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini telahbermesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan dan laporanperkembangan projek disediakan pada setiap minggu.56.3.2 Jawatankuasa Penyelarasan ProjekJawatankuasa ini berfungsi bagi memantau pelaksanaan projekpembinaan di bawah program penempatan semula setinggan. Inibagi memastikan projek pembinaan yang dilaksanakan dapatdisiapkan oleh pihak kontraktor mengikut tempoh dan standardyang ditetapkan. Jawatankuasa ini bermesyuarat sebulan sekalidengan dipengerusikan oleh Pengurus Kanan Khidmat Teknikaldan ahlinya terdiri daripada semua Ketua Jurutera dan wakil setiapbahagian yang terlibat daripada peringkat perancangan danpelaksanaan projek. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa initelah bermesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan danperkembangan projek dipantau secara terperinci mengikut kawasanperumahan yang dimajukan.236


56.3.3 Pemantauan Oleh Kerajaan NegeriSelain itu, Kerajaan Negeri Selangor telah mewujudkan koordinasidengan semua Agensi dan Pihak Berkuasa Tempatan yang terlibatuntuk memantau pelaksanaan program ini secara menyeluruh. Inibagi memastikan Kerajaan Negeri berjaya merealisasikanmatlamatnya untuk mencapat taraf setinggan sifar menjelang tahun2005. Pemantauan dibuat melalui mesyuarat Majlis TindakanEkonomi Negeri Selangor yang bermesyuarat pada setiap minggudengan dipengerusikan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor.Pada pendapat Audit, Perbadanan mempunyai program pemantauanyang memuaskan. Ini kerana pemantauan dibuat terus oleh KerajaanNegeri, pihak pengurusan atasan Perbadanan dan semua bahagianyang terlibat. Walaupun begitu, aspek pemantauan perludipertingkatkan lagi memandangkan ada projek pembinaan untukpenempatan semula setinggan akan siap pada akhir tahun 2004.57. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasrat Kerajaan Negeri untuk menjadikan negeri Selangor maju dan bebasdaripada masalah setinggan haruslah disanjung tinggi. Perbadanan sebagaiAgensi pembangunan peringkat negeri telah dipertanggungjawabkan membantumemberi penempatan semula kepada setinggan yang menduduki tanah KerajaanNegeri dan Pihak Berkuasa Tempatan. Program ini seharusnya dilaksanakanberdasarkan matlamatnya untuk membasmi kemiskinan dan memperbaiki tarafhidup dengan memberi kediaman yang lengkap dengan kemudahan asas. Oleh itupeluang membeli rumah kos rendah pada harga subsidi seharusnya diberikankepada semua rakyat yang berpendapatan rendah selepas melalui tapisansewajarnya. Selain itu, keberkesanaan program perlulah dilihat bagi tempohjangkamasa panjang dan memerlukan penglibatan dan komitmen semua pihakiaitu Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, pejabat tanah, institusikewangan dan penduduk setempat termasuk setinggan. Keindahan dankebersihan kawasan perumahan yang menjadi penempatan semula setingganseharusnya dijaga dan dikekalkan selaras dengan matlamat Selangor majumenjelang tahun 2005.237


MAJLIS PERBANDARAN PETALING JAYAPROJEK KOMUNITI IT58. LATAR BELAKANGKerajaan Negeri Selangor mensasarkan tahun 2005 sebagai tahunpencapaian negeri maju berdasarkan Wawasan 2020 dan Wawasan SelangorMaju 2005. Selaras dengan itu, Kerajaan Negeri Selangor berusaha membentukmasyarakat Negeri Selangor supaya celik IT melalui program pembudayaan dankesedaran IT dengan mewujudkan Pusat Komuniti IT (PKIT) di setiap peringkatnegeri terutamanya untuk penduduk kawasan luar bandar. Penubuhan pusat iniakan ditaja oleh Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan swasta. Tujuanpenubuhannya adalah untuk mendedahkan masyarakat Negeri Selangorkhususnya di luar bandar dengan teknologi maklumat.Pada penghujung tahun 2001, Kerajaan Negeri Selangor telah berjayamenubuhkan sebanyak 18 buah PKIT di mana 7 buah PKIT menggunakanperuntukan Kerajaan Negeri, empat buah PKIT di bawah tajaan Pihak BerkuasaTempatan dan 7 buah PKIT di bawah tajaan pihak swasta.59. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek komuniti ITtelah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta mencapai matlamatnya.60. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan tertumpu kepada perancangan, pelaksanaan danpemantauan terhadap PKIT yang ditubuhkan oleh Majlis Perbandaran PetalingJaya (Majlis) dan juga anjuran Kerajaan Negeri yang diseliakan oleh Majlis untuktahun 2001 hingga 2003. Semakan Audit dijalankan terhadap rekod dan failberkaitan di Majlis dan di Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) PejabatSetiausaha Kerajaan Negeri Selangor. Selain itu, temu bual dengan pegawai238


Majlis dan penyelaras PKIT serta lawatan ke lokasi beberapa PKIT telah dibuatuntuk mendapatkan kemajuan sebenarnya.61. PENEMUAN AUDIT61.1 PERANCANGANBagi memastikan program ini dapat dilaksanakan dengan sempurna, Majlistelah membuat perancangan seperti berikut:61.1.1 Kajian AwalMajlis menetapkan objektif bagi program ini yang bertujuan untukmerapatkan jurang digital di kalangan penduduk setempat selainmemberi kemudahan alternatif pembelajaran kepada pelajarsekolah/kolej dan orang dewasa serta memudahkan penyebaranmaklumat. Pada bulan April tahun 2000, Majlis bersama pendudukTaman Dato’ Harun telah menubuhkan pusat IT di kawasantersebut. Majlis mengubahsuai bangunan balairaya Taman Dato’Harun dan pihak swasta menyumbang peralatan komputer sertaperabot. Pusat ini dijadikan sebagai projek perintis kepadapenubuhan PKIT di lokasi yang lain. Pengurusan PKIT inidiserahkan kepada Persatuan Penduduk untuk dikendalikan.Persatuan Penduduk menyediakan tenaga pengajar dan menyeliaoperasi pusat ini. Bayaran pendaftaran untuk menjadi ahlidikenakan sejumlah RM10 dan yuran bulanan RM20 untukmenyertai kelas komputer yang dianjurkan. Wang kutipan inidigunakan untuk membayar bil telefon, bil elektrik, bil air dan alattulis komputer seperti dakwat pencetak serta kertas.61.1.2 Struktur PengurusanDalam merancang sesuatu projek, aspek struktur pengurusan dansumber manusia memainkan peranan utama agar projek dapatdilaksana dengan lancar dan mencapai matlamat yang ditentukan.Ini termasuk menentukan fungsi dan peranan individu, Bahagian239


atau Jawatankuasa yang terlibat secara langsung dengan projekini. Sehubungan dengan itu, pengagihan tanggungjawabdipisahkan mengikut tajaan seperti berikut:i) PKIT Tajaan MajlisBahagian Teknologi Maklumat, Majlis diberi tanggungjawabmenubuh dan menyelaras semua PKIT anjuran MajlisPerbandaran Petaling Jaya. Pada tahun 2001, Majlismerancang menubuhkan 3 PKIT di kawasannya, iaitu diSS9A/8 Seri Setia, Kota Damansara dan di Lembah Subang disamping meneruskan operasi PKIT Taman Dato’ Harun.Pembiayaan pembinaan dan pengubahsuaian bangunan akandikenakan kepada peruntukan Majlis.Perjawatan yang diluluskan di bawah Bahagian TeknologiMaklumat adalah seramai 23 orang terdiri daripada 16 jawatantetap dan 7 jawatan kontrak. Semua jawatan telah diisi kecuali1 kekosongan jawatan tetap Penolong Pegawai SistemMaklumat (F32). Semua Pegawai Sistem maklumat (4 orang)dan Penolong Pegawai Sistem Maklumat (8 orang)bertanggungjawab menyelia PKIT, seperti yang dinyatakandalam Senarai Tugas masing-masing. Majlis merancangmenempatkan kakitangannya untuk mengendalikan operasi 3PKIT anjuran Majlis yang bakal ditubuhkan.ii)PKIT Kerajaan Negeri Dengan Tajaan Pihak SwastaMajlis juga merancang menyediakan 5 lokasi yang lain untukmenempatkan PKIT anjuran Kerajaan Negeri. Lokasi yangdipilih adalah di Taman Megah, Kampung Tunku, Bukit Gasing,Taman Medan dan di Kelana Jaya.Majlis diarah menyediakan bangunan yang sesuai untukmenempatkan PKIT tersebut sama ada mengubahsuaibangunan yang sedia ada ataupun membina bangunan baru.Kempen celik IT yang dilancarkan oleh Kerajaan Negeri telah240


erjaya menarik penajaan syarikat swasta bagi membiayaipembinaan ataupun pengubahsuaian bangunan sertamembekalkan perabot dan perkakasan komputer.Pentadbiran PKIT ini dirancang akan diserahkan kepadaADUN kawasan tersebut yang akan menentukan pihak yangakan mengendalikannya, sama ada Persatuan Penduduk,kakitangan Perpustakaan Daerah/Desa ataupun kakitanganKEMAS.61.1.3 Kaedah PelaksanaanDalam melaksanakan projek ini, Majlis menetapkan pendekatanyang berbeza antara PKIT anjuran Majlis dengan PKIT anjuranKerajaan Negeri seperti berikut:i) Anjuran Majlisa) Majlis akan membiayai pembelian perkakasan komputerdan perabot.b) Keahlian PKIT dibuka kepada semua penduduksetempat dan bayaran akan dikenakan kepadapenguna. Wang kutipan ini dirancang untuk digunakanbagi membayar kos utiliti dan pembelian alat tuliskomputer.c) Majlis merancang menyediakan pegawai petugas dantenaga pengajar untuk memberi latihan di pusat IT.Tenaga pengajar akan diberi imbuhan sejumlah RM30sejam dari peruntukan Majlis. Latihan atau kursuskomputer dirancang diadakan 2 jam sehari dan 4 kaliseminggu.iii) PKIT Anjuran NegeriPerkakasan komputer dan perabot bagi PKIT anjuran Negeriakan ditaja oleh syarikat swasta yang dipilih oleh KerajaanNegeri. Sehubungan dengan itu, Kerajaan Negerimenyediakan panduan kepada penaja mengenai keperluan241


agi setiap PKIT merangkumi perabot, perkakasan komputertermasuk perisian Microsoft Office 2000.Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Teknologi Maklumat Bil.5Tahun 2001 menetapkan tanggungjawab membayar biltelefon, air, elektrik serta internet, kos penyelarasan danpenambahbaikan PKIT anjuran Kerajaan Negeri adalahbergantung kepada lokasi pusat itu. Dengan itu Majlisbertanggungjawab menjelaskan bil yang dikenakan terhadap 5PKIT Kerajaan Negeri termasuk PKIT Taman Medan(walaupun ditempatkan di dalam Bangunan KEMAS).Latihan dan kursus akan dikelolakan oleh pegawai dari PusatICT Negeri.61.1.4 Pemilihan LokasiKerajaan Negeri mengeluarkan panduan untuk memilih lokasi yangsesuai bagi menubuhkan PKIT. Panduan ini diguna pakai olehMajlis sebagai asas dalam proses penubuhan PKIT anjuran Majlisdan anjuran Kerajaan Negeri. Mengikut panduan tersebut, lokasiyang hendak dipilih haruslah berhampiran atau di dalamPerpustakaan Desa/Daerah. Ini bertujuan supaya tugas penyeliaandan penyelarasan PKIT tersebut boleh dilakukan oleh pustakawan.Apa yang perlu dilakukan hanyalah mendedahkan pustakawantersebut dengan teknologi maklumat dan komputer. Jika lokasi laindipilih ia hendaklah di dalam bangunan atau di bawah pengawasanMajlis. Di lokasi ini, seorang penyelia yang bertanggungjawab akanditempatkan bagi memantau setiap aktiviti PKIT tersebut.61.1.5 Reka Bentuk Pusat ITKerajaan Negeri juga telah mengeluarkan panduan keluasanminima bagi sesebuah PKIT. Panduan tersebut menetapkanbahawa bangunan PKIT hendaklah mempunyai ruang yang cukupbagi memuatkan sekurang-kurangnya 7 perkakasan komputer, duapencetak, satu pengimbas dan 1 rak untuk menempatkan hub,242


modem dan internet server. Selain itu, ia sesuai untukmenempatkan perabot yang terdiri daripada 13 kerusi, tujuh mejadan 2 rak. Bangunan PKIT juga mestilah mempunyai kemudahanasas seperti talian elektrik, telefon dan jeriji besi bagi menjaminkeselamatan perkakasan komputer. Majlis mengguna pakaipanduan yang ditetapkan oleh Kerajaan Negeri dalam merancangmenyediakan pusat IT sama ada anjuran Majlis ataupun anjuranNegeri.61.1.6 Promosi ProgramUntuk menjayakan sesuatu program, pihak bertanggungjawab perlumerancang bentuk dan jenis promosi yang akan dijalankan. Bagiprogram ini, promosi melalui media massa, brosur, hebahan olehPersatuan Penduduk dan sepanduk boleh dilaksanakan oleh pihakMajlis. Ini penting untuk menarik perhatian orang ramai sertasebagai makluman kepada mereka mengenai kewujudan programini.61.1.7 Golongan SasaranPihak Majlis menetapkan golongan sasaran bagi semua pusat ITadalah pelajar sekolah/kolej dan penduduk setempat. Untukmencapai matlamat tersebut, pihak Majlis perlu merancang strategiyang dapat menarik minat golongan sasaran mendekati PKIT. Diantara strategi yang akan dilaksanakan adalah dengan memberipeluang golongan tersebut mengenali kebaikan dan faedah yangboleh diperolehi dengan menjadi pengguna PKIT selain darimengwujudkan suasana mesra IT.61.1.8 Anggaran Kos Projeki) PKIT Anjuran MajlisMajlis menganggarkan sejumlah RM103,400 diperlukan bagimenubuhkan sebuah PKIT yang boleh menempatkan 15 buahkomputer serta perkakasannya. Ini tidak termasuk anggaran243


pengubahsuaian bangunan berjumlah RM30,000 dan kosoperasi bulanan berjumlah RM1,180.ii)PKIT Anjuran NegeriManakala Kerajaan Negeri pula menganggarkan kos sebuahPKIT adalah berjumlah RM76,000. Ini termasuk perbelanjaan 7buah komputer serta perkakasannya berjumlah RM39,380,rangkaian dan perisian komputer RM15,980, kos perabotberjumlah RM5,640 dan kos pengubahsuaian bangunanRM15,000. Panduan keperluan sesebuah PKIT jugamenetapkan perisian yang perlu bagi setiap komputer adalahMicrosoft Office 2000 dan pendaftaran TM Net bagi capaianinternet.Pada pendapat Audit, Majlis tidak membuat perancangan yangterperinci dan menyeluruh yang merangkumi semua aspek terutamaperuntukan kewangan dan guna tenaga.61.2 PELAKSANAANSesuatu program yang dirancang perlu dilaksanakan dengan sebaikmungkin mengikut perancangan yang ditetapkan. Di peringkat pelaksanaan,pihak Audit mendapati perkara berikut :-61.2.1 Kajian AwalPada awal penubuhan, operasi PKIT Taman Dato’ Harun berjalandengan lancar dan mendapat sambutan yang menggalakkandaripada penduduk dan pelajar di sekitarnya. Pada bulan pertamaberoperasi, seramai 22 orang penuntut telah mengikuti kelas latihankomputer yang diadakan 3 sesi pada setiap hari Sabtu dan Ahad.Bilangan penuntut bertambah menjadi 48 orang mulai bulan ketiga.Tenaga pengajar juga telah ditambah daripada 2 orang menjadi 5orang bagi menyelia 5 sesi kelas komputer yang diadakan 6 hariseminggu bagi memberi peluang semua penuntut dapat menghadiri244


2 kelas seminggu. Antara mata pelajaran yang diajar adalahpengenalan kepada peralatan komputer dan Internet, asasmenggunakan Microsoft Word 98 dan 2000 serta Microsoft Excel.Setelah beroperasi selama 8 bulan, pengurusan PKIT ini mulaimenghadapi masalah kekurangan tenaga pengajar dan kewanganbagi menampung perbelanjaan operasi dan bayaran kepada tenagapengajar. Adalah didapati Persatuan Penduduk memohon bantuandaripada Majlis dalam bentuk kewangan untuk membayar elauntenaga pengajar atau Majlis menyediakan tenaga pengajar darikalangan kakitangan Majlis. Namun begitu permohonan tersebuttidak dilayan kerana Majlis tidak menyediakan peruntukan bagiperbelanjaan sedemikian dan kakitangan Majlis juga terikat dengantugas di pejabat MPPJ. Akhirnya pada penghujung tahun 2000,Persatuan Penduduk Taman Dato’ Harun telah memberhentikanoperasi pusat ini kerana tidak berupaya menyelesaikan masalahtenaga pengajar dan sumber kewangan yang terhad.Pada pendapat Audit, pihak Majlis perlu memberi sokongandan bantuan kepada usaha Persatuan Penduduk supaya PKITTaman Dato’ Harun terus berjaya memberi faedah kepadamasyarakat sebelum merancang menubuhkan PKIT di lainlokasi.61.2.2 Pengurusan Pusat ITi) PKIT Anjuran MajlisMajlis merancang menubuhkan 3 PKIT pada tahun 2001.Namun begitu, setakat tarikh auditan hanya PKIT KotaDamansara berjaya ditubuhkan. Bagi 2 lagi PKIT yangdirancang di Sri Setia dan Lembah Subang belum ditubuhkankerana Majlis belum dapat mengenal pasti tapak yang sesuaiuntuk tujuan ini. Bahagian Projek Khas, Majlis PerbandaranPetaling Jaya telah mengubahsuai tingkat bawah bangunan245


Foto 6Sambutan Yang Menggalakan Di Pusat Siber Rakyat 1Di Majlis Perbandaran SelayangPenjelasan Gambar : Pusat Siber Rakyat Majlis Perbandaran SelayangSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 6 Julai 2004Pada pandangan Audit, sekiranya Majlis tidak dapatmenyediakan kakitangan secukupnya, penyeliaan PKIT KotaDamansara bolehlah diserahkan kepada kakitanganPerpustakaan untuk mengendalikannya.Operasi PKIT Taman Dato’ Harun telah ditutup lebih dari 3 tahunbermula dari awal tahun 2001 sehingga tarikh lawatan Audit kepusat tersebut pada bulan Februari 2004. Pada tarikh lawatanadalah didapati pusat tersebut telah dipecah masuk melalui silingdan 9 buah komputer telah hilang. Kejadian ini hanya ketahui olehpihak Majlis pada tarikh lawatan bersama pasukan Audit. Kerugianakibat pencerobohan ini dianggarkan berjumlah RM27,000 tidaktermasuk kerosakan bangunan.247


Pada pendapat Audit, sepatutnya selepas PersatuanPenduduk menyerahkan kembali PKIT tersebut kepada Majlis,perabot dan perkakasan komputer dipindahkan segera kepejabat MPPJ bagi mengelakkan kehilangan dan sebagainya.ii)PKIT Anjuran NegeriMajlis juga dikehendaki menyediakan bangunan yang sesuaibagi membantu Kerajaan Negeri menubuhkan 5 PKIT dibawah DUN kawasan Petaling. Empat tempat telah dikenalpasti dan pengubahsuaian telah dibuat pada tahun 2001 iaitudi Bangunan Squash di Taman Megah, Dewan Masyarakat diKelana Jaya, Dewan Serbaguna Kampung Tunku (SS9/1 SriSetia) dan bangunan Pusat Sumber KEMAS di Taman MedanBaru. Selain itu, pada tahun 2002 Majlis telah membinasebuah Balai Raya di Seksyen 17, Bukit Gasing dengantajaan syarikat swasta untuk digunakan sebagai PKIT.Setakat akhir tahun 2003 hanya 2 daripada 5 buah PKITtersebut telah dibuka iaitu PKIT di Taman Medan dan diKelana Jaya. Pengurusan PKIT di Taman Medan dijalankanoleh seorang kakitangan KEMAS dan pengurusan di PKITKelana Jaya diuruskan oleh Persatuan Penduduk.Walaupun telah ditetapkan bahawa kos utiliti seperti bil elektrik,air, telefon dan internet bagi PKIT anjuran Kerajaan Negeriadalah tanggungjawab Majlis untuk menjelaskannya, namunpihak Majlis masih mempertikaikannya. Merujuk kepadaMesyuarat Khas antara Majlis dengan Ahli Jawatankuasa PKITTaman Medan yang dipengerusikan oleh Yang DiPertua Majlispada awal bulan Oktober 2001, persetujuan telah dicapaibahawa PKIT Taman Medan adalah di bawah tanggungjawabpihak KEMAS memandangkan ia terletak di dalam bangunanKEMAS. Oleh itu, semua bil berkaitan PKIT hendaklahdijelaskan pembayarannya oleh Jabatan KebajikanMasyarakat. Namun begitu pihak KEMAS tidak bersetuju untuk248


membayar bil penggunaan internet dan bil tersebut dibayaroleh MPPJ.Lawatan Audit ke PKIT di 5 lokasi mendapati semua pusattersebut telah dilengkapkan dengan perabot dan komputerkecuali PKIT di Bukit Gasing. Perkakasan komputer yang ditajaoleh syarikat swasta disusun di atas meja. Walaubagaimanapun, komputer dan perkakasannya di PKITKampung Tungku (Dewan Serbaguna Seri Setia) dikumpulkandi suatu sudut di atas lantai dan di atas meja. Pihak Auditdiberitahu bahawa pusat tersebut tidak beroperasi sebagaiPKIT tetapi telah digunakan untuk kegiatan politik di kawasantersebut. Sila lihat Foto 7.Foto 7Perabot dan Perkakasan Komputer TersadaiTidak Digunakan Di PKIT Kampung TunkuPenjelasan Gambar : Komputer yang ditaja oleh pihak swasta tidak digunakan.Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negeri SelangorTarikh : 11 Februari 2004Kesemua kunci bangunan dan kunci pagar bagi 4 dari 5 PKITyang dilawati adalah di bawah jagaan Persatuan Penduduk,249


hanya 1 PKIT di bawah jagaan penyelia KEMAS. Dengan itu,secara tidak langsung keselamatan harta benda danbangunan PKIT adalah di bawah tanggungjawab PersatuanPenduduk dan KEMAS.Pada pendapat Audit, Majlis telah berjaya menyediakantempat untuk kesemua pusat IT anjuran Negeri tetapikurang berjaya menyediakan pusat IT anjuran sendiri.61.2.3 Prestasi Projeki) PKIT Anjuran MajlisPada tahun 2001, Majlis tidak menyediakan peruntukankhusus untuk perbelanjaan PKIT. Sungguhpun begitu,sejumlah RM45,000 daripada peruntukan Bahagian ProjekKhas Majlis Perbandaran Petaling Jaya telah digunakan untukmengubahsuai tingkat bawah rumah pangsa PKNS di KotaDamansara untuk dijadikan PKIT dan perpustakaan. PerabotPKIT ini seperti meja, kerusi, almari dan penghawa dingindiperolehi daripada peruntukan Projek Khas Majlis. Selain itu,Majlis telah membelanjakan lebih kurang RM132,822 daripadaperuntukan Bahagian Teknologi Maklumat bagi membeli 15buah set komputer dan 1 mesin pencetak untuk dibekalkan kepusat ini.Pusat ini mula beroperasi pada bulan Februari 2003. Padaawal pembukaan PKIT Kota Damansara, pelajar dikenakanbayaran RM2 bagi setiap jam bagi menggunakan komputerdan internet. Oleh kerana kurang sambutan, pihak Majlis telah2 kali mengurangkan bayaran masuk kepada RM1 sejam danyang terakhirnya RM0.50 sejam. Pengurangan bayaran masukkepada RM0.50 sejam telah berjaya menarik ramai pelajarmenggunakan PKIT ini. Namun demikian, petugas tidakmampu mengendalikan PKIT tersebut walaupun hanya dibuka2 hari seminggu iaitu pada hari Selasa dan Khamis dari jam 9250


pagi hingga 4 petang. Akhirnya selepas beberapa bulanberoperasi PKIT Kota Damansara terpaksa ditutup.Jumlah kutipan yang telah dipungut dari pelajar tidak dapatditentukan kerana maklumat mengenainya tidak disimpan olehpetugas PKIT Kota Damansara. Keadaan yang berbezaberlaku di Majlis Perbandaran Selayang di mana Majlis telahdapat mengumpulkan sejumlah RM4,642 pada tahun 2001,RM11,544 pada tahun 2002 dan RM30,689 bagi kutipan tahun2003 daripada perkhidmatan di Pusar Siber Rakyat 1. Pusat inijuga mengenakan RM0.50 sejam kepada pelajar yang menjadiahli.ii)PKIT Anjuran NegeriMajlis juga bertanggungjawab menyediakan ruang untukmenubuhkan PKIT anjuran Kerajaan Negeri. Dua daripada 5tempat yang telah dikenal pasti untuk dijadikan ruang PKITmerupakan bangunan milik Majlis iaitu Gelanggang SquashMPPJ dan Dewan Masyarakat MPPJ di Kelana Jaya. Majlistelah mengubahsuai bangunan tersebut untuk dijadikan PKITTaman Megah dan PKIT Kelana Jaya. Dua syarikat swastatelah menaja pembinaan 2 buah bangunan PKIT iaitu diKampung Tunku (SS9A/1, Seri Setia) dan Bukit Gasing.Sebuah PKIT lagi ditempatkan di Pusat Sumber KEMAS diTaman Medan. Pada tahun 2003, semua PKIT yang dirancangtelah sedia untuk digunakan.PKIT Bukit Gasing yang telah dirancang sejak tahun 2001,hanya dapat disiapkan bangunannya pada tahun 2003.Lawatan Audit pada bulan Februari 2004 mendapati pusat inimasih belum dibekalkan lagi dengan perkakasan komputer.Pihak Audit diberitahu perkakasan komputer hanya diterimaoleh PKIT ini pada bulan April 2004 dan ini menyebabkan PKITini belum beroperasi.251


PKIT di bangunan KEMAS di Taman Medan telah dirasmikanpada bulan Jun 2001 dan terus beroperasi sehingga kini. PKITdi Taman Megah masih belum beroperasi sehingga akhir bulanFebruari 2004, walaupun pengubahsuaian telah siap dankomputer serta perabot telah dibekalkan oleh syarikat swastapada bulan Mei 2002. Pihak Audit diberitahu bahawa puncapusat ini masih belum dibuka adalah kerana kegagalanPersatuan Penduduk mencari petugas sukarela untukmenyelia pusat ini. PKIT Kampung Tunku dan Kelana Jayatelah siap pembinaannya dan telah dibekalkan komputer sertaperabot oleh syarikat swasta. Mengikut penjelasan pegawaiMajlis kedua PKIT ini yang dikendalikan oleh PersatuanPenduduk pernah beroperasi tetapi dalam tempoh yangsingkat. Ini disebabkan pihak Persatuan Penduduk tidak begituaktif memainkan peranan dalam operasi PKIT yangditubuhkan. Pihak Audit juga mendapati tiada bukti pihak Majlistelah menjalankan tanggungjawab sewajarnya bagimerealisasikan matlamat penubuhan PKIT setelah pusat inidiserahkan kepada Persatuan Penduduk. Lawatan Audit kelokasi PKIT Kampung Tunku dan Kelana Jaya mendapatipusat tersebut telah digunakan untuk kegiatan politik.Lawatan Audit ke lokasi PKIT mendapati semua PKITmenyediakan jeriji besi pada pintu dan tingkap bagi menjagakeselamatan perkakasan komputer.iii)Kedudukan Keseluruhan PKITKedudukan keseluruhan PKIT di kawasan MPPJ adalahseperti Jadual 34.252


BilJadual 34Kedudukan PKIT Setakat Bulan Mei 2004PKITAnjuran MajlisStatusFizikalKos KomputerDan PerabotStatusTerkini1.Taman Dato’ HarunLengkapRM27,000 (komputer)Tutup2.Kota DamansaraLengkapRM146,262Tutup3.Seri SetiaTiadaTiada-4.Lembah SubangTiadaTiada-Anjuran Negeri1.Taman MegahLengkapRM61,000 (anggaran)Tutup2.Kampung TunkuLengkapRM61,000 (anggaran)Tutup3.Bukit GasingPerabotRM5,640 (anggaran)Tutup4.Taman MedanLengkapRM64,820 (anggaran)Buka5.Kelana JayaLengkapRM64,820 (anggaran)TutupSumber : Hasil Lawatan AuditKegagalan 5 PKIT iaitu Kota Damansara, Taman Megah,Kampung Tunku, Bukit Gasing dan Kelana Jaya beroperasisebagaimana yang dirancang merupakan pembaziran yangtidak sepatutnya berlaku. Adalah dianggarkan kos pembeliankomputer yang dibiayai oleh Majlis tidak termasuk kosbangunan berjumlah RM146,262, manakala tajaan syarikatswasta pula berjumlah RM192,460. Sila lihat Foto 8 danFoto 9 yang memaparkan pusat IT yang telah lengkap tapitidak digunakan.253


Foto 8 Foto 9PKIT Kota DamansaraPKIT Kelana JayaPenjelasan Gambar: Peralatan Komputer PKIT Kota Penjelesan Gambar: Peralatan KomputerDamansaraPKIT Kelana JayaSumber : Fail Foto Jabatan Audit Negeri Selangor Sumber: Fail Foto Jabatan Audit NegeriTarikh : 29 Januari 2004 Tarikh: 11 Febuari 2004Pada pendapat Audit, Majlis masih boleh mengelakkanpembaziran terus berlaku dengan mengambil tindakan segerabersama Persatuan Penduduk membuka PKIT tersebut.61.2.4 Pemilihan LokasiPemilihan lokasi yang sesuai amat penting untuk menentukankejayaan program ini. Pihak Audit mendapati semua bangunanyang dipilih untuk dijadikan PKIT mempunyai keluasan menepatikriteria yang ditetapkan bagi sesebuah PKIT. PKIT Taman Dato’Harun ditempatkan di Balai Raya taman tersebut. Lokasi ini dipilihkerana kedudukannya yang strategik dalam lingkungan kawasanperumahan kos rendah dan sederhana rendah yang padat denganpenduduk. Ini selaras dengan matlamat PKIT untuk mendedahkanpelajar sekolah kepada teknologi maklumat dengan kos yangrendah.Kedudukan PKIT Kota Damansara di tingkat bawah bangunanrumah pangsa yang padat dengan penduduk juga memberikelebihan kepada PKIT ini untuk mencapai matlamatnyamerapatkan jurang digital di kalangan penduduk setempat selain254


memberi kemudahan pembelajaran alternatif kepada pelajar. PKITini telah siap diubah suai pada awal tahun 2002.Kedudukan PKIT Taman Medan di dalam Pusat Sumber KEMASmemberi banyak faedah kepada pengunjung PKIT daripadaberbagai aspek seperti tempat berehat/berbincang serta bahanbahanbacaan Pusat Sumber KEMAS yang boleh digunakanbersama.Pada pendapat Audit, lokasi yang sesuai dan selamat bolehmembantu kepada kejayaan pusat IT.61.2.5 Promosi ProgramPihak Majlis ada menjalankan promosi untuk program ini denganmeletakkan banner di PKIT Taman Medan dan Taman Dato’ Harunsemasa pelancaran dibuat. Jawatankuasa Penduduk juga adamembuat hebahan kepada penduduk setempat mengenai perkaraini. Walau bagaimanapun tiada bukti promosi untuk PKIT di KotaDamansara, Taman Megah, Kampung Tunku dan Kelana Jayatelah dilakukan.61.2.6 Golongan SasaranPemilihan lokasi di kawasan perumahan dan berhampiran sekolahadalah bertujuan untuk memudahkan pelajar sekolahmemanfaatkan PKIT. Pemeriksaan Audit dan temubual denganpegawai Majlis dan penyelia PKIT mendapati hampir 100%pengunjung PKIT yang telah dibuka seperti di Taman Dato’ Harun,Kota Damansara dan Taman Medan adalah terdiri daripadapelajar sekolah, walaupun keahlian adalah terbuka kepada semuaperingkat umur. Kemungkinan tiada pengunjung daripada kalanganorang dewasa adalah kerana PKIT hanya menyediakan komputeryang terhad, ruang legar yang sempit, tidak menyediakan tempatrehat serta tempat untuk berbincang dan tidak ada bahan rujukankomputer yang sesuai untuk orang dewasa.255


Namun demikian, pihak Audit mendapat maklumat bahawagolongan dewasa juga menjadi pengunjung Pusat Siber Rakyat 1(PSR) di Bandar Baru Selayang. Tarikan yang ketara adalah keranaPusat ini dibuka dari jam 9 pagi hingga jam 10 malam setiap hari.Tempoh waktu operasi yang panjang memberi peluang golongandewasa mengunjungi Pusat ini selepas waktu bekerja. Selain itu,Pusat ini menyediakan ruang rehat dengan set sofa sertatelevisyen dan tempat berbincang yang selesa. Ruang yang luasdan suasana selesa menjadikan pusat ini digemari pengunjungdaripada berbagai peringkat umur.Pada pandangan Audit, pelaksanaan program PKIT ini tidak mengikutperancangan adalah kerana tidak ada komitmen yang jitu daripadasemua pihak terutama pihak pengurusan Majlis Perbandaran PetalingJaya dan Persatuan/ Jawatankuasa Penduduk yang mengendalikanoperasi.61.3 PEMANTAUAN61.3.1 PKIT Anjuran MajlisProgram PKIT ini dikendalikan oleh Bahagian Teknologi Maklumat,Majlis. Ketua Bahagian ini bertanggungjawab memastikan programPKIT Majlis dilaksanakan sebagaimana dirancang selainberperanan sebagai penyelaras kepada PKIT anjuran KerajaanNegeri. Pemantauan terhadap program PKIT anjuran Majlis hanyadilakukan oleh pegawai Majlis. Antara mesyuarat yang sepatutnyamembincangkan program PKIT adalah Mesyuarat Ketua JabatanMajlis yang diadakan setiap bulan tetapi tiada perkara mengenaiperkembangan PKIT dibincangkan. Mesyuarat Dalaman BahagianTeknologi Maklumat Majlis yang dipengerusikan oleh KetuaBahagian ini telah juga diadakan beberapa kali setahun. Dalammesyuarat ini kadang kala ada dibangkitkan mengenaiperkembangan PKIT Kota Damansara. Selain itu, pegawai di256


Bahagian ini tidak mengadakan lawatan berkala ke PKIT di TamanDato’ Harun dan Kota Damansara bagi memastikan keselamatanperkakasan komputer serta mencari penyelesaian kepadamasaalah yang timbul di PKIT tersebut.61.3.2 PKIT Anjuran Kerajaan NegeriPengarah Bahagian Teknologi Maklumat sepatutnyabertanggungjawab secara langsung terhadap semua penubuhandan aktiviti PKIT di kawasan Majlis. Pemantauan terhadap PKIT iniseharusnya berterusan dari peringkat awal mengenal pasti lokasisehingga selepas penyerahan bangunan PKIT kepada PersatuanPenduduk. Namun begitu adalah didapati pegawai Majlis tidakmengetahui perkembangan PKIT anjuran Kerajaan Negeri keranalawatan tidak dilakukan ke lokasi dan tiada mesyuarat denganPersatuan/Jawatankuasa Penduduk yang mengendalikan pusattersebut.Pemantauan terhadap PKIT anjuran Kerajaan Negeri jugadijalankan melalui beberapa mesyuarat yang dianjurkan olehPusat ICT Negeri Selangor. Antaranya ialah MesyuaratJawatankuasa Tetap Teknologi Maklumat. Mesyuarat inidipengerusikan oleh Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan NegeriSelangor dengan dihadiri oleh semua wakil daripada PihakBerkuasa Tempatan dan wakil Jabatan di Negeri Selangor yangterlibat dengan ICT. Sepanjang tahun 2001 hingga 2003Jawatankuasa telah mengadakan mesyuarat sebanyak 6 kali padasetiap tahun. Selain itu, Mesyuarat Penyelarasan PKIT yangdihadiri oleh semua Pihak Berkuasa Tempatan, pegawai dariPejabat Tanah, pegawai dari Perpustakaan dan wakil dari syarikatswasta yang terlibat dengan penajaan PKIT di seluruh NegeriSelangor untuk membincangkan masalah dan perkembanganPKIT. Mesyuarat ini diadakan 4 kali pada tahun 2001, lima kalitahun 2002 dan sekali pada tahun 2003.257


Pada pandangan Audit, pemantauan yang dijalankan oleh BahagianTeknologi Maklumat terhadap program PKIT anjuran Majlis tidakmemuaskan dan perlu dipertingkatkan lagi supaya mencapai matlamatpenubuhannya. Begitu juga pemantauan oleh Majlis dan Bahagian ICTNegeri/Daerah terhadap PKIT anjuran Negeri.62. RUMUSAN DAN SYOR AUDITProgram PKIT ini merupakan program sosial yang tidak berasaskankeuntungan. Hasil pengauditan menunjukkan program PKIT tidak mencapai objektifyang ditentukan. Faktor yang menyebabkan kegagalan ialah strategi perancanganyang tidak teratur dan tidak merangkumi semua aspek, pelaksanaan program yangkurang cekap serta kurang pemantauan. Kelemahan ini mengakibatkan PKIT dikawasan Majlis tidak dapat terus beroperasi. Pihak Audit mengeysorkan:i) Majlis hendaklah menyediakan peruntukan kewangan yangmencukup bagi perbelanjaan operasi termasuk bayaran utiliti, elaunpetugas dan tenaga pengajar, penyelenggaraan perkakasankomputer dan promosi.ii) Majlis perlu mempromosi secara menyeluruh kepelbagaiankemudahan dan faedah yang boleh diperolehi dengan menjadi ahliPKIT. Selain itu menambah tempoh operasi kepada 7 hari seminggubagi menggalakkan pelajar menghabiskan masa di pusat ini.iii) Majlis perlu mengambil kakitangan untuk bertugas sepenuh masauntuk menjaga dan menyelia PKIT bagi memastikan pusat inisentiasa dibuka pada waktu yang ditetapkan.258


BAHAGIAN VPERKARA AM63. PENDAHULUANBagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Pihak BerkuasaKerajaan Negeri terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua AuditNegara yang lalu, pemeriksaan susulan telah dijalankan di Pejabat dan Agensiberkenaan. Hasil daripada pemeriksaan itu dilaporkan dalam Bahagian ini dibawah tajuk berikut :i) Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan Dalam LaporanKetua Audit Negara Tahun 2002.ii)Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara YangMasih Belum Selesai.64. KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAMLAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 200264.1 PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN DAN AGENSI NEGERIPada tahun 2002 Jabatan Audit telah menjalankan pengauditan pengurusankewangan di Pejabat Daerah Dan Tanah Sepang, Pejabat SetiausahaKerajaan Negeri, Jabatan Pergairan Dan Saliran, Mahkamah Syariah, MajlisPerbandaran Kajang dan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.Antara perkara yang dilaporkan adalah seperti berikut :i) Manual Prosedur, Fail Meja dan senarai tugas tidak disediakan atautidak dikemas kini.259


ii) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun tidak diwujudkanatau jika ada tidak mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yangditetapkan.iii) Aspek kawalan hasil seperti pemeriksaan mengejut tidak dibuat.Penyata penyesuaian hasil tidak disediakan dan kebenaran bertulisuntuk mengutip wang tidak dikeluarkan kepada kakitangan yangmemungut hasil.iv) Buku Vot tidak disesuaikan dengan Laporan Perbelanjaan BulananPerbendaharaan. Tanggungan tidak direkod dalam Buku Vot, DaftarBil tidak diselenggara dengan kemas kini dan penggunaan borangpesanan tempatan tidak teratur.v) Kumpulan Wang Amanah dan deposit tidak disesuaikan denganrekod Perbendaharaan. Ada beberapa akaun deposit lama tidakdituntut dan diambil tindakan sewajarnya.vi) Pengurusan aset dan inventori tidak memuaskan. Harta modal daninventori tidak direkod dalam Daftar Harta Modal atau DaftarInventori. Rekod penyelenggaraan kenderaan tidak kemas kini dantindakan tidak diambil untuk melupuskan barang usang dan tidakekonomi untuk dibaiki.Kedudukan Masa KiniJabatan dan Agensi terlibat telah mengambil tindakan untukmenyelenggarakan dan mengemas kini semua rekod kewangan supayalengkap dan teratur. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telahdiwujudkan dan mesyuarat telah diadakan seperti mana yang dikehendakioleh peraturan. Pemeriksaan mengejut telah dijalankan oleh Ketua Jabatanatau pegawai yang diberi kuasa. Daftar Harta Modal dan Inventori telahdisediakan dan diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Tindakansewajarnya sedang diambil untuk melupuskan barang usang atau tidakekonomi untuk dibaiki.260


64.2 AKTIVTI PEJABAT DAN KAJIAN KHAS64.2.1 JABATAN KERJA RAYA:Penyelenggaraan Jalan Raya NegeriJabatan Kerja Raya Selangor bertanggungjawab merancang danmelaksanakan kerja penyelenggaraan jalan negeri. Kajian Auditmendapati kerja penyelenggaraan jalan seperti yang dirancangtidak dapat dilaksanakan dengan baik oleh Jabatan Kerja Rayakerana kekurangan sumber kewangan. Bagi melaksanakan kerjapenyelenggaraan jalan dengan cekap dan berkesan Jabatan KerjaRaya memerlukan peruntukan kewangan yang mencukupi.Memandangkan peruntukan yang diluluskan jauh lebih rendahdaripada peruntukan yang diperlukan, Jabatan Kerja Raya tidakberupaya melaksanakan kerja penyelenggaraan seperti mana yangdirancang. Oleh itu, kerja penyelenggaraan jalan telahdilaksanakan mengikut keutamaan dan disesuaikan denganperuntukan yang diterima.Kedudukan Masa KiniPeruntukan penyelenggaraan jalan adalah tidak mencukupiberbanding peruntukan yang diperlukan oleh Jabatan Kerja Raya.Penyelenggaraan jalan negeri tidak dapat dibuat mengikutperancangan disebabkan peruntukan yang dikehendaki tidakdiperolehi. Oleh itu kerja penyelenggaraan jalan masihdilaksanakan mengikut keutamaan dan peruntukan yang ada.64.2.2 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI:Program Pembangunan Usahawan Dan Industri KecilDan Sederhana (IKS)Program Pembangunan Usahawan dan IKS telah dirancangdengan teliti dan mengambil kira semua aspek seperti matlamat,golongan sasaran, sumber kewangan, spesifikasi serta strategipelaksanaan. Walaupun begitu, perancangan terhadap program ini261


masih boleh dipertingkatkan dengan mengadakan promosi yanglebih agresif melalui Dataran Usahawan Selangor. Maklumatterhadap aktiviti promosi dan sebagainya yang dilaksanakan olehDataran Usahawan Selangor hendaklah disampaikan kepadapengusaha dengan cepat, jelas dan berkesan untuk memastikansetiap pengusaha IKS mendapat maklumat yang kemas kiniterhadap aktiviti Dataran Usahawan Selangor. Selain itu, prestasipelaksanaan Program Pembangunan Usahawan dan IKS bolehdipertingkatkan dengan menambah bilangan anggota di SeksyenPembangunan Usahawan.Kedudukan Masa KiniSeksyen Pembangunan Usahawan dan IKS telah mengambiltindakan menambahbaik aspek perancangan. Seksyen ini telahmerancang 18 kursus bagi tahun 2004. Produk IKS sedang giatdipasarkan di pasaraya tempatan dan ke luar negara. Seramai 3orang usahawan telah berjaya bersaing di peringkat global.Seminar/bengkel kepada penghulu telah dilaksanakan bagimenyampaikan maklumat mengenai keusahawanan dan perananDataran Usahawan Selangor terhadap usahawan di NegeriSelangor. Bagi mempergiatkan lagi aktiviti IKS peruntukanberjumlah RM2.1 juta telah diluluskan pada 2004 berbandingsejumlah RM1.9 juta pada tahun 2002.64.2.3 JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN:Program Pencegahan BanjirJabatan Pengairan Dan Saliran telah merangka satu Pelan Tindakanbagi menangani masalah banjir di Negeri Selangor. Kajian Auditterhadap 2 program mencegah banjir menunjukkan beberapamasalah dalam pelaksanaan yang mengakibatkan projek lewatdisiapkan. Jabatan ini telah menghadapi masalah halangan di tapakprojek semasa projek dilaksanakan. Selain itu, bayaran kemajuanlewat dijelaskan dan projek yang telah siap tidak diselenggarakan.Perancangan yang lebih teliti hendaklah dilakukan sebelum262


melaksanakan sesuatu projek serta penyelenggaraan hendaklahdibuat setelah projek selesai.Kedudukan Masa KiniPihak Jabatan Pengairan Dan Saliran telah mengambil tindakanmemastikan halangan di tapak projek diselesaikan. Jajaran parittelah dialihkan mengikut kesesuaian tapak dan pagar dipasanguntuk keselamatan. Jabatan juga akan memastikan kontraktormerancang dan mengkaji kerja yang hendak dijalankan di masaakan datang. Pegawai tapak juga telah diarahkan supayamengemas kini Buku Harian Tapak bagi tujuan pemantauan.Perakuan Siap Kerja terhadap Projek Mencegah Banjir Sri Mudatelah dikeluarkan pada bulan Jun 2002 dan pembayaran telahdiselesaikan pada bulan September 2003. Kelewatan adalahdisebabkan peruntukan yang tidak mencukupi dan terhad.Penyelenggaraan parit selepas projek selesai juga telah diambiltindakan.64.2.4 MAJLIS SUKAN NEGERI SELANGOR:Pembinaan Dan Pengurusan Pusat RenangProjek pembinaan Pusat Renang Negeri Selangor adalah bertujuanuntuk menyediakan kemudahan sukan renang yang lengkap sertadiiktiraf oleh badan sukan negeri dan peringkat antarabangsa.Pusat renang ini yang dijangka siap pada tahun 1995 hanyadiserahkan kepada Majlis pada tahun 1998. Kajian Auditmendapati pelaksanaan projek ini tidak dibuat dengan sempurnadan menepati spesifikasi dan piawaian antarabangsa.Kedudukan Masa KiniPihak Majlis Sukan Negeri bersetuju dengan perkara yangdilaporkan oleh Jabatan Audit. Walaupun begitu, tidak adasebarang perkembangan terkini mengenai perkara ini dan pihakMajlis belum mengambil tindakan untuk memperbetulkan keadaanini.263


64.2.5 MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR:Pengurusan Kutipan Dan Agihan ZakatSejak penubuhan Majlis, sistem pungutan dan agihan zakat telahditadbir dan diurus oleh Majlis. Pada tahun 1994, pengurusanzakat telah dikorporatkan bertujuan untuk memantap danmempertingkatkan kecekapan pengurusan zakat. Kajian Auditmendapati pengkorporatan pengurusan zakat telah berjayameningkatkan kutipan zakat melalui usaha dakwah dan promosizakat yang telah memberi kesedaran kepada umat Islam.Kedudukan Masa KiniBagi memastikan pengurusan kutipan zakat dilaksanakan denganteratur, Majlis sedang menyediakan Tatacara Kutipan Zakat bagimengawal selia semua perkara yang berhubung dengan pungutandan agihan zakat. Majlis dan anak syarikatnya MAIS Zakat Sdn.Bhd. telah merangka sasaran bilangan pembayar zakat hartadengan mewujudkan ‘Manual Perancangan Operasi’ untukdigunakan oleh Jabatan Dakwah dan Pemasaran. Promosi danaktiviti dakwah telah dipertingkatkan meliputi daerah bagimeningkatkan hasil kutipan zakat. Contohnya penggunaan SMSdan kemudahan membayar zakat melalui kad kredit. Sistempermohonan bantuan agihan zakat juga telah dikemaskinikan dandiurus dengan sistematik selaras dengan perkembangan teknologimaklumat masa kini. Mulai bulan Jun 2003, proses permohonanbantuan agihan dilaksanakan mengikut prosedur kualiti ISO 9001tahun 2001.Pengagihan zakat kepada asnaf fakir dan miskin dibuat mengikutkeperluan jangka pendek dan jangka panjang. Bantuan jangkapendek diberikan dalam bentuk saguhati, bantuan perubatan danlain-lain. Manakala bantuan jangka panjang adalah dalam bentukprojek pembangunan untuk fakir miskin.264


64.2.6 MAJLIS PERBANDARAN SUBANG JAYA:Aktiviti Pelesenan Dan PenguatkuasaanKajian terhadap aktiviti pelesenan dan penguatkuasaan MajlisPerbandaran Subang Jaya mendapati perancangannya adalahselaras dengan peruntukan akta, undang-undang dan undangundangkecil mengenainya. Aktiviti pelesenan dan penguatkuasaantelah dilaksanakan mengikut Piagam Pelanggan dan ManualProsedur Kerja. Walaupun begitu tindakan hendaklah diambilterhadap kelemahan yang diperhatikan seperti ketiadaan koordinasiantara Bahagian Undang-undang, Bahagian Kewangan danBahagian Pelesenan dalam melaksanakan penguatkuasaan dankeselamatan komputer dan sijil lesen yang belum digunakan.Kedudukan Masa KiniMajlis akan mengambil tindakan sewajarnya dalam memastikantindakan penguatkuasaan akan dipertingkatkan denganmengadakan koordinasi antara Jabatan tertentu. Juga akanmemastikan kawalan keselamatan yang perlu wujud dalam setiapaplikasi komputer dan keselamatan lesen yang akan dikeluarkan.65. PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN AUDIT NEGARAYANG MASIH BELUM SELESAITAHUN 200065.1 JABATAN PERKHIDMATAN HAIWAN:Rancangan Ternakan TenusuRancangan Ternakan Tenusu bertujuan untuk meningkatkan pengeluaransusu segar dan bilangan penternak tenusu, seterusnya peningkatan kepadataraf hidup penternak. Matlamat projek ini belum dapat dicapai sepenuhnya.Semakan Audit mendapati tidak ada seorang pun daripada 20 penternakyang mengusahakan rancangan ini yang berjaya mencapai taraf komersil.265


Kedudukan Masa KiniJabatan akan memantau prestasi peserta yang menyertai program ini danmemastikan syarat perjanjian yang ditandatangani diikuti sepenuhnya.Kemudahan seperti khidmat nasihat dan kemudahan pemasaran akan diberikepada peserta bagi memastikan rancangan ini berjaya.65.2 PEJABAT TANAH DAN DAERAH HULU LANGAT:Pengurusan Tukar Syarat Kegunaan TanahKajian Audit terhadap pengurusan tukar syarat kegunaan tanah di PejabatTanah Daerah Hulu Langat menunjukkan berlaku kelewatan dalammemproses permohonan tukar syarat kegunaan tanah. Ini disebabkan olehkelewatan pihak tertentu dan penguatkuasaan terhadap pelanggaran syaratkegunaan tanah tidak dilaksanakan.Kedudukan Masa KiniManual Kualiti dan Prosedur Kualiti akan dipatuhi. Sistem pemantauanmelalui mesyuarat kajian semula setiap 6 bulan akan diadakan danpenguatkuasaan terhadap pelanggaran syarat akan dilaksanakan denganteratur.65.3 PEJABAT TANAH DAN GALIAN:Pelaksanaan Sistem Geografi Darul EhsanSistem Maklumat Geografi Darul Ehsan ialah sebuah pangkalan data yangdibangunkan untuk mengumpul maklumat geografi tanah di negeri Selangor.Projek ini gagal dilaksanakan kerana kajian awal tidak dijalankan denganteliti, latihan yang sesuai tidak diberi dan kurang pemantauan oleh pihakyang terlibat. Sistem ini tidak dapat disempurnakan kerana kegagalan pihakpembekal menyiapkan aplikasi sistem seperti dipersetujui.266


Kedududkan Masa KiniPihak berkuasa membuat keputusan supaya sistem ini ditamatkan olehsebab Kerajaan Negeri tidak mempunyai peruntukan untuk membayar kerjapembangunan yang telah disiapkan. Selain itu, penglibatan pejabat daerahyang kurang memuaskan menyebabkan kelewatan dalam prosespembangunan sistem.65.4 MAJLIS AGAMA ISLAM:Pengurusan Tanah KurniaMajlis Agama Islam Selangor mempunyai 20 bidang tanah kurnia seluas437.33 ekar yang dikurniakan oleh Kerajaan Negeri. Hak milik bagi tanahtersebut masih belum diperolehi. Tujuan kurniaan tersebut adalah untukMajlis mengurus dan membangunkannya bagi faedah dan kepentingan umatIslam khususnya dan secara tidak langsung kepada Majlis sendiri.Pemeriksaan menunjukkan tidak satu pun daripada tanah ini telah siapdibangunkan secara fizikal untuk dinikmati oleh umat Islam.Kedudukan Masa KiniPihak Majlis akan memastikan proses pemberimilikan tanah akan segeradilaksanakan. Ini bagi memastikan tanah dimiliki untuk tujuan pembangunanmasa hadapan. Pihak Majlis akan memastikan projek yang sesuai danpemaju yang berwibawa dipilih untuk membangunkan tanah Majlis.65.5 PERBADANAN KEMAJUAN NEGERI SELANGOR:Projek Penswastaan Perumahan Di Kota DamansaraPelaksanaan Projek Penswastaan Perumahan di Kota Damansara olehPerbadanan Kemajuan Negeri Selangor bertujuan mengukuhkan kedudukanaliran tunainya semasa kegawatan ekonomi di samping dapat bersamasamadengan pihak swasta menyiapkan projek perumahan mengikutperancangan. Kajian Audit menunjukkan harga jualan rumah telah dinaikkanberbanding dengan harga asal semasa cadangan penswastaan267


dikemukakan dan kuota untuk Bumiputera telah diberikan kepada bukanBumiputera.Kedudukan Masa KiniProgram penswastaan PKNS dilaksanakan berasaskan prinsip perkongsianuntung. Mengenai kenaikan harga rumah PKNS dan kuota untukBumiputera diberikan kepada bukan Bumiputera, perkara tersebut telahmendapat kelulusan daripada pihak berkuasa PKNS kerana kekuranganpembeli Bumiputera.TAHUN 199965.6 PERBADANAN KEMAJUAN PERTANIAN NEGERI SELANGOR:Kajian Pembelian Dan Penjualan TanahSyarikat Shah Alam Properties Holding Berhad gagal menjelaskan hargapenjualan tanah di Air Hitam dan Air Terentang kepada PerbadananKemajuan Pertanian Selangor berjumlah RM153.13 juta.Kedudukan Masa KiniPerbadanan Kemajuan Pertanian Selangor telah menerima bayaran tetapitidak mengikut jadual pembayaran yang ditetapkan.TAHUN 199865.7 PEJABAT DAERAH DAN TANAH GOMBAK:Pengurusan KewanganKegagalan pihak Perbendaharaan Negeri memantau penyerahan akauntunai bulanan oleh Pejabat Tanah Gombak telah mengakibatkan kehilanganhasil berjumlah RM627,384.268


Kedudukan Masa KiniPerkara ini masih dalam siasatan pihak Polis. Walaupun begitu, jumlahtersebut telah dibayar oleh pihak bank kepada Bendahari Negeri.65.8 PEJABAT TANAH DAN GALIAN NEGERI SELANGOR:Kajian Sistem Kutipan Royalti Bahan BatuKadar yang berlainan dalam pertukaran daripada tan ke meter padu olehPejabat Tanah Daerah bagi kutipan bayaran royalti bahan batumengakibatkan hasil royalti kurang dikutip.Kedudukan Masa KiniPengarah Tanah dan Galian Selangor telah mengeluarkan arahan supayamenggunakan kadar 2.65 tan bagi satu meter padu. Royalti berjumlahRM5.09 juta yang terkurang dikutip oleh Pejabat Tanah Daerah Petalingmasih belum dikutip hingga kini.66. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA MENGENAIPENYATA AKAUN AWAM DAN AKTIVITI JABATAN DAN AGENSIKERAJAAN NEGERIMenurut Seksyen 16(2) Akta Acara Kewangan 1957, Penyata Kewanganhendaklah dibentangkan dalam Dewan Undangan Negeri dengan seberapa segerayang boleh, selepas diaudit oleh Ketua Audit Negara. Perkara 107(2)Perlembagaan pula menghendaki Laporan Ketua Audit Negara mengenai AkaunAwam Kerajaan Negeri dan Aktiviti Jabatan/ Agensi Kerajaan Negeri dibentangkandalam Dewan Undangan Negeri. Laporan Ketua Audit Negara mengenai AkaunAwam Kerajaan Negeri bagi tahun 2002 telah dibentangkan dalam DewanUndangan Negeri pada 16 Ogos 2004.67. MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG AWAM NEGERISehingga Mac 2004, Jawatankuasa Kira-kira Wang Awam Negeri telahselesai memeriksa Laporan Ketua Audit Negara bagi Akaun Awam Kerajaan269


Negeri Selangor tahun 2001. Jawatankuasa juga telah bermesyuarat 5 kali padatahun 2003 membincangkan Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Akaun AwamKerajaan Negeri bagi tahun 2000 dan 2001. Butiran ringkas perkara yangdibincangkan adalah seperti di Jadual 35. Jawatankuasa belum membincangkanLaporan Ketua Audit Negara Tahun 2002.Jadual 35Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang AwamNegeri Selangor Sepanjang Tahun 2003Tarikh Jabatan/Agensi Perkara27.02.2003 Majlis Perbandaran Petaling JayaMajlis Daerah Kuala LangatLaporan Audit 2000Pengurusan Kewangan – Kawalan HasilPengurusan LandskapLaporan Audit 200008.05.2003 Majlis Agama IslamJabatan Agama IslamJabatan PertanianPejabat Daerah Dan TanahPetalingMajlis Daerah Sabak BernamPengurusan Tanah Wakaf Di Negeri SelangorPembinaan Dan Pengurusan InstitutLatihan Dan Dakwah Selangor (ILDAS)Taman Agroteknologi PertanianPengurusan Kewangan:1) Kawalan Hasil2) Pengurusan Akaun Amanah3) Pengurusan Aset Dan InventoriLaporan Audit 200003.07.2003 Jabatan Kebajikan MasyarakatBahagian Kerajaan TempatanPejabat Setiausaha KerajaanNegeriUnit Perancang Ekonomi NegeriSelangorPejabat Dewan Undangan NegeriMajlis Daerah Hulu SelangorPengurusan Akaun Amanah Pencen TerbitanPengurusan dan Kawalan Perbelanjaan PihakBerkuasa TempatanPelaksanaan Program Penswastaan Projek diNegeri SelangorPengurusan Kewangan:1) Kawalan Pengurusan2) Kawalan Perbelanjaan3) Pengurusan Pinjaman4) Pengurusan Harta ModalLaporan Audit 2001Pengurusan Kewangan:1) Kawalan Hasil2) Kawalan Perbelanjaan3) Pengurusan Aset Dan Inventori270


Tarikh Jabatan/Agensi PerkaraLaporan Audit 200128.08.2003 Pejabat Daerah Dan Tanah KualaSelangorPejabat SuruhanjayaPerkhidmatan Awam NegeriPengurusan Kewangan:1) Kawalan Pengurusan2) Kawalan Hasil3) Kawalan Perbelanjaan4) Pengurusan Harta ModalJabatan Perhutanan NegeriPejabat Tanah Dan Galian NegeriPelaksanaan Sistem MaklumatGeografi Darul EhsanLaporan Audit 200130.10.2003 Jabatan Agama IslamPerbendaharaan NegeriPerbadanan Kemajuan NegeriPerbadanan Perpustakaan AwamNegeriPengurusan Kewangan:1) Kawalan Pengurusan2) Kawalan Hasil3) Kawalan Perbelanjaan4) Pengurusan Aset Dan InventoriProjek Penswastaan PerumahanDi Kota DamansaraPembinaan dan PengurusanPerpustakaan Awam Gombak271


PENUTUPSecara keseluruhannya ada kemajuan dalam pengurusan kewangan KerajaanNegeri di mana tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baikberbanding dengan tahun sebelumnya. Bagaimanapun, tidak banyak kemajuanyang dapat dilaporkan berhubung dengan pelaksanaan program/aktiviti. Sepertimana yang telah dilaporkan dalam Laporan Ketua Audit Negara bagi beberapatahun yang lalu, sungguhpun program/aktiviti telah dirancang dengan baik, namundari aspek pelaksanaan dan pemantauannya, masih ada beberapa kelemahanyang jika tidak diperbetulkan boleh menjejaskan pencapaian objektif yang telahditetapkan.Antara faktor utama yang menyebabkan wujudnya kelemahan dalam pelaksanaanprogram/aktiviti ialah kekurangan kakitangan, peruntukan kewangan yang terhad,garis panduan yang tidak lengkap dan ketiadaan penyeliaan yang rapi.Beberapa Jabatan/Agensi Negeri yang terlibat telah mengambil tindakanpembetulan selepas mendapat teguran daripada pihak Audit, namun bagimengelakkan kelemahan yang sama daripada berulang, langkah pembetulan perludibuat secara berterusan. Pegawai Pengawal yang terlibat juga perlu mengaturkansupaya pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan untuk menentukan sama adakelemahan yang sama juga berlaku di bahagian lain yang tidak diaudit danseterusnya mengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya.JABATAN AUDIT NEGARAPutrajaya3 September 2004272


Lampiran ISIJIL KETUA AUDIT NEGARAMENGENAI PENYATA AKAUN AWAMKERAJAAN NEGERI SELANGORBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2003Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Selangor bagi tahun berakhir 31Disember 2003 telah diperiksa dan diaudit atas arahan saya mengikutperuntukan di bawah Seksyen 9(1) Akta Audit 1957.Pada pendapat saya, Penyata Akaun Awam ini memberikan gambaran yangbenar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Selangorpada 31 Disember 2003 dan rekod perakaunannya telah diselenggarakandengan teratur dan kemas kini. Sijil ini hendaklah dibaca bersama-samalaporan saya mengenai Penyata Akaun Awam serta aktiviti Jabatan danAgensi Kerajaan Negeri tahun 2003.(TAN SRI DR. HADENAN BIN A. JALIL)Ketua Audit NegaraMalaysia.Putrajaya3 September 2004273


Lampiran IIIKedudukan Penyerahan Penyata KewanganAgensi Negeri Sehingga 31 Julai 2004BilA)AgensiBADAN BERKANUN NEGERIPenyataKewanganTerakhirDiakuiPenyataKewanganSedangDiauditPenyataKewanganBelumTerima1.2.3.4.5.6.7.Perbadanan Kemajuan Negeri SelangorPerbadanan Kemajuan Pertanian SelangorPerbadanan Perpustakaan Awam Negeri SelangorMajlis Sukan Negeri SelangorLembaga Muzium Negeri SelangorLembaga Urus Air SelangorLembaga Perumahan Dan Hartanah Selangor20022002200220022002200220022003200320032003200320032003B)KUMPULAN WANG1.2.3.4.5.Kumpulan Wang Biasiswa King George V SilverJubileeKumpulan Wang Biasiswa Institiut VictoriaKumpulan Wang Amanah Sir Henry GurneyKumpulan Wang Biasiswa Negeri SelangorKumpulan Wang Hospital Tai Wa200220032003200220032003C)MAJLIS AGAMA ISLAM NEGERI SELANGOR200120022003D)PIHAK BERKUASA TEMPATAN1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.Majlis Bandaraya Shah AlamMajlis Perbandaran KajangMajlis Perbandaran Ampang JayaMajlis Perbandaran SelayangMajlis Perbandaran KlangMajlis Perbandaran Petaling JayaMajlis Perbandaran Subang JayaMajlis Daerah Kuala SelangorMajlis Daerah SepangMajlis Daerah Kuala LangatMajlis Daerah Sabak BernamMajlis Daerah Hulu Selangor2002200220022002200220022002200120022002200220022003200320022003200320032003200320032003200320032003277


Lampiran IVPensijilan Penyata Kewangan Pada Tahun 2003BilAgensiTahunAkaunTanpa TeguranJenis SijilBerteguranA)BADAN BERKANUN NEGERI1.Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor2002Tanpa Teguran2.Perbadanan Kemajuan Pertanian Selangor200020012002Tanpa TeguranTanpa TeguranTanpa Teguran3.Perbadanan Perpustakaan Awam NegeriSelangor20012002BerteguranBerteguran4.Majlis Sukan Negeri Selangor20012002BerteguranBerteguran5.Lembaga Muzium Negeri Selangor200020012002BerteguranBerteguranBerteguran6.Lembaga Urus Air Selangor2002Tanpa Teguran7.Lembaga Perumahan dan HartanahSelangor2002Tanpa TeguranB)KUMPULAN WANG1.Kumpulan Wang Biasiswa King George VSilver Jubilee2002Tanpa Teguran2.Kumpulan Wang Biasiswa Institiut Victoria2002Tanpa Teguran3.Kumpulan Wang Amanah Sir Henry Gurney2002Tanpa Teguran4.Kumpulan Wang Biasiswa Negeri Selangor20012002BerteguranBerteguran5.Kumpulan Wang Hospital Tai Wa2002Tanpa TeguranC)MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR20012002Tanpa TeguranTanpa Teguran278


Lampiran IV(Samb…)BilAgensiTahunAkaunTanpa TeguranJenis SijilBerteguranD)PIHAK BERKUASA TEMPATAN1.Majlis Bandaraya Shah Alam2002Tanpa Teguran2.Majlis Perbandaran Kajang2002Tanpa Teguran3.Majlis Perbandaran Ampang Jaya2002Berteguran4.Majlis Perbandaran Selayang2002Berteguran5.Majlis Perbandaran Klang2002Tanpa Teguran6.Majlis Perbandaran Petaling Jaya2002Berteguran7.Majlis Perbandaran Subang Jaya2002Tanpa Teguran8.Majlis Daerah Sepang2002Berteguran9.Majlis Daerah Kuala Langat2002Tanpa Teguran10.Majlis Daerah Sabak Bernam2002Tanpa Teguran11.Majlis Daerah Hulu Selangor2002Tanpa Teguran279


Lampiran VKedudukan Pembentangan Penyata KewanganAgensi Negeri Sehingga 31 Julai 2004BilAgensiAkaun TerakhirDibentangkanTahunAkaunTarikhDibentangkanAkaun BelumDibentangkanA)BADAN BERKANUN NEGERI1.Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor200128.04.200320022.Perbadanan Kemajuan Pertanian Selangor200028.04.200320013.Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri SelangorTB--4.Majlis Sukan Negeri SelangorTB--5.Lembaga Muzium Negeri Selangor200028.07.20032001 dan 20026.Lembaga Urus Air Selangor200128.04.200320027.Lembaga Perumahan dan Hartanah Selangor--2002B)KUMPULAN WANG1.Kumpulan Wang Biasiswa King George V SilverJubileeTB--2.Kumpulan Wang Biasiswa Institiut VictoriaTB--3.Kumpulan Wang Amanah Sir Henry GurneyTB--4.Kumpulan Wang Biasiswa Negeri SelangorTB--5.Kumpulan Wang Hospital Tai WaTB--C)MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR200130.04.20041422HD)PIHAK BERKUASA TEMPATAN1.Majlis Bandaraya Shah Alam200124.05.200420022.Majlis Perbandaran Kajang200124.05.200420023.Majlis Perbandaran Ampang Jaya200124.05.200420024.Majlis Perbandaran Selayang200124.05.200420025.Majlis Perbandaran Klang200124.05.200420026.Majlis Perbandaran Petaling Jaya200124.05.200420027.Majlis Perbandaran Subang Jaya200124.05.200420028.Majlis Daerah Kuala Selangor200124.05.2004-9.Majlis Daerah Sepang200124.05.2004200210.Majlis Daerah Kuala Langat200124.05.2004200211.Majlis Daerah Sabak Bernam200124.05.2004200212.Majlis Daerah Hulu Selangor200124.05.20042002* TB - Tidak Berkenaan280

More magazines by this user
Similar magazines