MANUAL MUTU - Univ. HKBP Nommensen: Main

MANUAL MUTU
UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN
MEDAN - PEMATANGSIANTAR
2011

Manual Mutu
Universitas HKBP Nommensen
i

KATA PENGANTAR
Manual Mutu Universitas HKBP Nommensen ini berisi tentang kebijakan mutu,
definisi, konsep, tujuan, strategi, jenis standar, prioritas SPMI-UHN beserta
penerapan dan organisasi penjaminan mutu yang dilaksanakan di Universitas HKBP
Nommensen. Manual Mutu (MM-UHN) merupakan dokumen panduan dalam
menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi mutu di UHN untuk menjadi
acuan bagi pengembangan Manual Mutu di tingkat Fakultas dan Program Studi
termasuk Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan.
Manual Mutu ini agar dijadikan panduan bagi pengelola program, staf pengajar, staf
administrasi dan mahasiswa dalam upaya pengelolaan pendidikan yang lebih baik
dan peningkatan mutu berkelanjutan di Universitas HKBP Nommensen
ii
Medan, 20 April 2011

DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ...................................................................................... i
Kata Pengantar ............................................................................................... ii
Daftar Isi .......................................................................................................... iii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ............................................................................ 1
1.2. Ruang Lingkup ............................................................................ 1
1.3. Tujuan ......................................................................................... 2
BAB 2 ISTILAH DAN DEFINISI ...................................................................... 2
BAB 3 LANDASAN KEBIJAKAN MUTU ....................................................... 3
BAB 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU ............................................................ 3
4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen ..................................... 3
4.2. Lambang Universitas ................................................................... 3
4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar ............. 4
4.3.1. Landasan filosofis ............................................................. 4
4.3.2. Nilai-nilai utama ................................................................ 4
4.3.3. Prinsip dasar ..................................................................... 4
4.4. Visi, Misi, Tujuan ......................................................................... 5
4.4.1. Visi .................................................................................... 5
4.4.2. Misi ................................................................................... 5
4.4.3 Tujuan................................................................................ 5
4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen
Tahun 2009 – 2013 ...................................................................... 5
4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu
Universitas HKBP Nommensen ................................................... 6
4.7. Struktur Organisasi ...................................................................... 7
4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen .................... 7
iii

4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu
Universitas HKBP Nommensen ........................................ 8
4.7.2.1. Tingkat universitas .............................................. 8
4.7.2.2. Tingkat fakultas/program ..................................... 10
4.7.2.3. Tingkat program studi .......................................... 11
4.7.2.4. Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja
penunjang pelaksana akademik .......................... 12
4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit.................................................... 13
4.8.1. Sistem Pengkodean Dokumen ......................................... 14
BAB 5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ................................................. 14
5.1. Komitmen Manajemen ................................................................. 14
5.2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu
Universitas HKBP Nommensen ................................................... 15
5.3. Perencanaan Sistem Mutu .......................................................... 15
5.4. Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen ......................... 16
5.5. Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi ............................. 17
5.6. Tinjauan Manajemen ................................................................... 17
BAB 6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA ..................................................... 17
6.1. Penyediaan Sumber Daya ........................................................... 18
6.2. Sumber Daya Manusia ................................................................ 18
6.2.1. Umum ............................................................................... 18
6.2.2. Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab
dan pelatihan .................................................................... 18
6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .................................... 18
6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik ............................. 18
BAB 7 REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA
PERGURUAN TINGGI ........................................................................ 18
7.1. Perencanaan Program Tri Dharma
Perguruan Tinggi ......................................................................... 18
7.1.1. Pendidikan/Pembelajaran ................................................. 19
iv

7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat ....................................................................... 19
7.2. Proses Terkait Pemangku Kepentingan
(Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya) ........................................ 20
BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN ................................. 20
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran ...................................... 20
8.2. Pemantauan dan Pengukuran ..................................................... 21
8.3. Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai .................. 22
8.4. Analisis Data................................................................................ 22
8.5. Perbaikan Berkelanjutan ............................................................. 22
TIM PENYUSUN .............................................................................................. 23
LAMPIRAN I .................................................................................................... 24
v

1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di suatu perguruan tinggi mempunyai posisi
dan arti penting karena dapat dikemukakan bahwa di masa mendatang eksistensi suatu
perguruan tinggi tidak tergantung semata-mata pada pemerintah, melainkan terutama
tergantung pada penilaian stakeholders (pemangku kepentingan) tentang mutu perguruan
tinggi tersebut. Agar eksistensinya terjamin, maka setiap perguruan tinggi harus menjamin
mutu dengan menjalankan SPMI dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Perguruan
Tinggi (SPMPT) sebagaimana diwajibkan oleh Pasal 91 ayat (1) PP No. 19 tahun 2005
tentang Standar Nasional Pendidikan. Perlu dikemukakan bahwa agar perguruan tinggi
senantiasa mampu memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan yang senantiasa
berkembang, maka SPMI juga harus selalu disesuaikan pada perkembangan itu secara
berkelanjutan (continuous improvement).
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas HKBP Nommensen (UHN)
“mengutamakan mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat” merupakan satu dari tiga prinsip dasar pengembangan pendidikan. Prinsip
ini ditegaskan dalam visi UHN 2009 - 2013 untuk menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan
terkemuka dalam pendidikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu,
beriman, berakhlak, yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global. Universitas HKBP
Nommensen dengan motto Pro Deo et Patria (Untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi) melakukan
penjaminan mutu internal sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan
untuk mengembangkan mutu pendidikan UHN secara berkelanjutan sehingga mutu
penyelenggaraan pendidikan di UHN diakui tidak saja secara internal, namun juga secara
eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Untuk
mengarahkan dan mengendalikan sistem yang berkaitan dengan mutu UHN menerapkan
Sistem Manajemen Mutu.
Manual Mutu UHN disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi
bermutu yang berstandar nasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik
Indonesia, sehingga visi UHN dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi dan
pencapaian tujuan yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu yang ditingkatkan
secara berkelanjutan. Dalam Manual Mutu ini dijelaskan keterkaitan antara kebijakan
mutu, sasaran standar mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dan Sistem Penjaminan
Mutu Internal UHN.
Manual Mutu SPMI sebagai panduan implementasi manajemen mutu merupakan
petunjuk mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI-UHN
dilaksanakan, dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan oleh pihak-pihak
yang bertanggungjawab pada semua aras di UHN. Manual Mutu SPMI-UHN digunakan
sebagai pemandu bagi pejabat struktural dan unit khusus SPMI-UHN maupun dosen dan
karyawan non dosen dalam melaksanakan SPMI sesuai wewenang dan tugas masingmasing
untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu di UHN.
1.2. Ruang Lingkup
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi SPMI-UHN yang harus dipenuhi
oleh unit-unit kerja di lingkungan UHN. Manual mutu ini disusun dengan mengacu pada
peraturan-peraturan pemerintah RI, persyaratan Standar Nasional Pendidikan dan
standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1 dan S-2 akreditasi BAN-PT, persyaratan
standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan peraturan-peraturan
Universitas HKBP Nommensen.
1

1.3. Tujuan
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menetapkan penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma
pendidikan tinggi, dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan
perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi
persyaratan pemangku kepentingan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Mencerminkan komitmen UHN dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam
bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses
pendidikan.
2. ISTILAH DAN DEFENISI
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan
strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan
standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan
berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders (pemangku
kepentingan) memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada pemangku kepentingan).
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk/pelayanan yang menunjukkan
kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan
pemangku kepentingan.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan
metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan
memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta
pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat
yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem
manajemen mutu dari organisasi UHN.
f. Pemangku kepentingan (stakeholders) secara umum adalah orang perorangan atau
badan yang ikut menerima pelayanan pendidikan. Pemangku kepentingan UHN yaitu
mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pemangku kepentingan utama;
orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan
serta tenaga kependidikan.
g. Permintaan Tindakan Koreksi adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepada
teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.
h. KeTidakSesuaian (KTS) adalah tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.
i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan program studi atau lembaga
selain fakultas dan program studi yang menyelenggarakan pelayanan dan pelatihan.
j. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan program studi yang mendukung
terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.
l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menujukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
n. Produk/pelayanan yang dihasilkan organisasi pendidikan adalah pelayanan pendidikan
tinggi (tri dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
o. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
p. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor universitas yang dikoordinir
oleh Lembaga Jaminan Mutu.
q. Manual Prosedur adalah panduan bagi Fakultas dan PS dalam melaksanakan SPMI.
r. Intruksi Kerja adalah urutan-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan
tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.
2

3. LANDASAN KEBIJAKAN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah:
a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
b. Peraturan Pemerintah N0.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
c. Instrumen Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
d. Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana dan Magister oleh Badan Akreditasi
Nasional, 2009.
e. Statuta Universitas HKBP Nommensen, 2009.
f. Visi dan Misi Universitas HKBP Nommensen.
g. Rencana Strategis (Renstra) Universitas HKBP Nommensen periode tahun 2009 - 2013.
h. Persyaratan SMM ISO 9001:2008
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
Universitas HKBP Nommensen menerapkan Sistem Manajemen Mutu untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi penjaminan mutu.
4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen
Universitas HKBP Nommensen (UHN) adalah Perguruan Tinggi Swasta berdiri
tanggal 7 Oktober 1954 dan dikelola oleh Yayasan Universitas HKBP Nommensen
dengan kampus yang terdapat di Medan dan Pematangsiantar, Sumatera Utara. Saat ini
UHN memiliki 11 Fakultas, 27 Program Studi S1 dan D3 serta 2 Program Studi Pasca
Sarjana. Fakultas Ekonomi (Berdiri sejak 1954) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
(berdiri sejak 1961), Fakultas Keguruan & Ilmu Pendidikan (berada di kampus P.Siantar
dan Medan – berdiri sejak 1962) Fakultas Teknik (berdiri sejak 1975), Fakultas
Peternakan (berdiri sejak 1976), Fakultas Hukum (berdiri sejak 1980), Fakultas
Pertanian (berdiri sejak 1984), Fakultas Bahasa dan Seni (berdiri sejak 1987), Fakultas
Psikologi (berdiri sejak 2001), Fakultas Kedokteran (berdiri sejak 2009). Universitas
HKBP Nommensen mempunyai motto Pro Deo Et Patria (untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi).
4.2. Lambang Universitas
Lambang Universitas HKBP Nommensen mempunyai lambang yang terdiri dari Salib
Kristus di atas Alkitab di dalam Bola dunia, Pro deo et Patria ditulis di sebelah atas, Padi
dan Kapas pada tatanan sebelah kiri, Mahkota Duri dari pada tatanan sebelah kanan dan
huruf N yang dililiti pita bertuliskan Universitas HKBP Nommensen di bagian bawah.
Warna dasar adalah biru langit, Padi, Salib, pinggir dan tulisan pada Alkitab berwarna
kuning emas, Kapas dan Alkitab berwarna putih dan Mahkota Duri berwarna coklat tua.
Gambar 1 Lambang Universitas
3

Makna yang terkandung dalam lambang tersebut adalah:
a. Pro Deo Et Patria berarti untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi;
b. Salib Kristus dan Alkitab beserta tulisan di dalamnya berarti kekristenan;
c. Bola Dunia berarti kehidupan Dunia;
d. Padi dan Kapas berarti Keadilan Sosial;
e. Mahkota Duri berarti pengorbanan Tuhan Yesus Kristus untuk menebus dosa
manusia;
f. Huruf N berarti Nommensen;
g. Lilitan Pita berarti pelayanan tanpa pamrih;
h. Warna Dasar Biru berarti cakrawala pendidikan.
4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar
4.3.1. Landasan filosofis
Universitas HKBP Nommensen (UHN) didirikan oleh Huria Kristen Batak
Protestan sebagai bagian dari perwujudan misi pelayanan gereja di bidang
pendidikan tinggi untuk mencerdaskan bangsa sehingga terbebas dari belenggu
kebodohan dan keterisolasian. Universitas HKBP Nommensen menyelenggarakan
kegiatan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
yang bertujuan untuk menghasilkan sumberdaya manusia dengan berbagai keahlian
yang dapat disumbangkan sebagai penggerak dan pemimpin pembangunan Negara
Kesatuan Republik Indonesia serta menghasilkan insan akademik yang kritis analitis
mengawal pembangunan demi tercapainya masyarakat yang beradab, sejahtera dan
berkeadilan serta memelihara perdamaian dan keutuhan ciptaan.
4.3.2. Nilai-nilai utama
Dalam melaksanakan kegiatannya Sivitas Akademika wajib menjunjung tinggi
dan mengamalkan nilai-nilai sebagai berikut:
1. Melayani dengan kasih.
2. Jujur, bertanggungjawab dan dapat dipercaya
3. Inovatif, kreatif dan berkarakter.
4. Mengejar kecermelangan dengan tetap memperhatikan yang miskin.
4.3.3. Prinsip dasar
Sebagai Perguruan Tinggi Kristen yang bersifat nirlaba, UHN dikembangkan
berdasar prinsip-prinsip dasar sebagai berikut:
1. Mengutamakan Mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat.
2. Menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif dalam pelayanan dengan memberi
kesempatan luas bagi berkembangnya inspirasi, inisiatip dan partisipasi civitas
akademikanya.
3. Mendorong desentralisasi pengelolaan pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang bersikap vocational (high expertise, high ethic) yang
secara sinergis saling bekerjasama dalam semangat tim kerja untuk mencapai
tujuan bersama.
4

4.4. Visi, Misi, Tujuan
4.4.1. Visi
Menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan terkemuka di Indonesia dalam
pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat untuk
menghasilkan sumberdaya manusia bermutu, beriman dan berakhlak, yang tanggap
terhadap tantangan lokal dan global.
4.4.2. Misi
1. Menyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang
menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif untuk menghasilkan sumberdaya
manusia yang berkemampuan akademik dan/atau professional yang berkualitas
serta berkepribadian.
2. Menerapkan prinsip-prinsip organisasi yang sehat, transparan dan akuntabel yang
dijalankan secara efektip dan efisien.
4.4.3. Tujuan
1. Membina dan mengembangkan manusia Indonesia yang beriman berdasarkan
kasih kristiani, setia dan berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, tekun,
bekerja keras, tangguh, bertanggungjawab, mandiri, cerdas, terampil dan mampu
menciptakan lapangan kerja, serta sehat jasmani dan rohani.
2. Menyiapkan peserta didik anggota masyarakat yang memiliki kemampuan
akademik, profesi dan atau vokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan, dan
atau menciptakan ilmu pengetahuan , teknologi dan atau seni.
3. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan atau
seni khususnya yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, serta
mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat dan
memperkaya kebudayaan nasional.
4. Mendukung pembangunan masyarakat madani yang demokratis dengan berperan
sebagai kekuatan moral yang mandiri.
5. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai
dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secara
berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasama
global.
4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen Tahun 2009 – 2013:
Penetapan sasaran strategis diawali dengan pelaksanaan Evaluasi Diri Institusi yang
didukung oleh semua satuan kerja di UHN, baik satuan kerja akademik maupun satuan
kerja pendukung. Selanjutnya setelah mengalami kajian deskripsi situasi, tahap kedua
dilakukan kajian secara mendalam, komprehensif dan menyeluruh dengan analisis SWOT
yang mengacu pada 6 Standar Akreditasi Institusi dalam dinamika kondisi internal dan
perkembangan eksternal terhadap Visi, Misi, dan Tujuan Universitas. Hasil analisis SWOT
menunjukkan 99 Sasaran Strategis maupun Inisiatif Strategis yang dikelompokkan
menjadi 6 Perspektif Strategis tahun 2009-2013, yang meliputi:
1. Pengembangan sumber pendanaan, sarana dan prasarana serta sistem informasi
dengan 10 Sasaran Strategis.
2. Pengembangan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama
dengan 12 Sasaran Strategi.
3. Penyempurnaan tata pamong kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan
mutu dengan 10 Sasaran Strategis.
4. Pengembangan kemahasiswaan dan alumni dengan 25 Sasaran Strategis.
5

5. Pengembangan sumberdaya manusia dengan 10 Sasaran Strategis.
6. Pengembangan kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik dengan 32 Sasaran
Strategis.
4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Universitas HKBP Nommensen
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Universitas HKBP Nommensen sesuai
dengan tujuan Manual Mutu yaitu penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitu
tri dharma pendidikan tinggi dengan mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu
Internal untuk mencapai visi misi melalui standar mutu seperti ditunjukkan pada
Gambar 2.
Gambar 2 Proses Utama SPMI di UHN
Pelaksanaan penjaminan mutu dalam proses pembelajaran sebagai berikut:
a. Pelaksanaan dan pemantauan berkelanjutan
Pelaksanaan kegiatan proses pembelajaran dan pemantauan berkelanjutan menjadi
tanggungjawab pimpinan fakultas secara keseluruhan dan dilaksanakan oleh
Management Representative (MR) yaitu Wakil Dekan I Bidang Akademik. Untuk
mendukung pelaksanaan ini, Wakil Dekan I dibantu oleh kelompok yang
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di program studi yaitu
ketua/sekretaris program studi dan kelompok dosen dalam satu bidang ilmu. Kelompok
dosen dalam satu bidang ilmu berfungsi antara lain menyusun GBPP/SAP, penyusunan
dan pengembangan materi kuliah, pemeriksaan mutu soal ujian sesuai GBPP/SAP dan
hal-hal yang berhubungan dengan peningkatan mutu bidang ilmu.
Untuk pemantauan pelaksanaan proses pembelajaran diadakan rapat rutin minimal
tiga kali dalam satu semester: (1) rapat pertama diadakan satu bulan setelah perkuliahan,
(2) rapat kedua satu minggu sebelum ujian tengah semester, (3) rapat ketiga dua minggu
sebelum minggu tenang. Dengan pemantauan berkelanjutan, setiap saat dapat dilakukan
pengecekan apakah pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar sudah sesuai dengan
6

standar dan peraturan yang berlaku sehingga tindakan perbaikan dapat segera
direncanakan dan dilaksanakan.
b. Evaluasi oleh mahasiswa, lulusan dan pengguna
Dalam sistem penjaminan mutu mahasiswa dilibatkan dalam pemantauan kegiatan
pembelajaran secara berkelanjutan. Wakil mahasiswa ikut duduk sebagai anggota dalam
tim penjaminan mutu dan bertugas memberi masukan untuk perbaikan pelaksanaan
proses pendidikan, mahasiswa tidak turut dalam kegiatan rutin tim termasuk penyusunan
dokumen. Evaluasi dari mahasiswa dapat berupa umpan balik secara langsung dalam
rapat-rapat rutin tim. Secara reguler mahasiswa diminta untuk mengisi kuesioner
mahasiswa pada akhir semester.
Umpan balik dari lulusan dan pengguna juga diperlukan untuk meningkatkan mutu
pembelajaran. Umpan balik ini diperoleh dengan cara tracer study dan kuesioner serta
secara berkala mengundang lulusan dan pengguna.
c. Evaluasi Diri
Evaluasi diri dilakukan untuk menganalisa sejauh mana keefektifan dalam
pengelolaan mutu program pendidikan yang telah diselenggarakan. Kemampuan
melakukan evaluasi diri menunjukkan kematangan suatu institusi. Evaluasi diri
merupakan kegiatan yang sangat penting, sehingga disebut sebagai salah satu kegiatan
utama dalam sektor pendidikan tinggi seperti dikemukakan dalam Undang-Undang
No. 25/2000 tentang Program Pembangunan Nasional. Kegiatan evaluasi diri program
studi ataupun institusi bukan hanya proses yang harus dilakukan pada saat-saat khusus
seperti saat menghadapi akreditasi oleh BAN-PT atau saat pengajuan proposal hibah,
tetapi sudah seharusnya kegiatan evaluasi diri menjadi kegiatan rutin dalam rangka
penjaminan mutu dan untuk melengkapi data dasar tiap program studi dan institusi.
Evaluasi Diri Program Studi dilaksanakan setiap tahun ajaran sebelum visitasi dari
tim auditor internal dari Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJM-
UHN). Penyusunan Evaluasi Diri mengacu pada Pedoman Umum Evaluasi Diri BAN-PT.
d. Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI) meliputi pengumpulan data dan informasi secara sistematis
dan melakukan verifikasi untuk menilai apakah keseluruhan kegiatan pembelajaran
berjalan sebagaimana mestinya sesuai standar mutu untuk mencapai tujuan pendidikan.
Dari AMI akan diketahui apakah pelaksanaan proses belajar mengajar sudah sesuai
dengan standar yang ditetapkan. Hasil AMI akan memberikan gambaran nyata tentang
proses belajar mengajar sehingga dapat dijadikan sebagai acuan untuk melakukan
perbaikan secara berkesinambungan.
Pelaksanaan penjaminan mutu di UHN dijelaskan secara rinci dalam Manual
Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UHN (MP.LJM-UHN.01)
4.7. Struktur Organisasi
Secara prinsip, organisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas
HKBP Nommensen tidak terlepas dari organisasi induk UHN. Jajaran Pimpinan UHN
(Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi) adalah penanggungjawab
penjaminan mutu penyelenggaraan Pendidikan.
4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen
Universitas terdiri atas unsur- unsur sebagai berikut:
a. Unsur Pimpinan;
b. Unsur Tenaga Pendidikan;
7

c. Senat Universitas;
d. Unsur Pelaksana Akademik;
1. Fakultas Program Studi dan Bagian;
2. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Lembaga
Penjaminan Mutu;
3. Pusat dan Biro
e. Unsur Pelaksana Administrasi;
f. Unsur Penunjang
g. Unsur Pelaksana Teknis;
h. Unsur lainnya yang dianggap perlu.
Tugas, hak, dan wewenang unsur-unsur universitas dapat dilihat pada Statuta UHN
(Dokumen ST.LJM-UHN.01).
4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen
Penjaminan mutu pelayanan pendidikan melekat pada pimpinan universitas
(Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi). Dalam implementasinya
dibantu oleh unit kerja yang bersifat ad-hoc atau fungsional. Untuk melaksanakan
penjaminan mutu pendidikan di Universitas HKBP Nommensen (UHN), maka
dibentuk struktur organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup tingkat
universitas, fakultas dan program studi dan unit kerja pendukung akademik.
Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu UHN dapat dilihat pada Gambar 3.
Lembaga Jaminan Mutu
(LJM)
Gugus Jaminan
Mutu (GJM)
Unit Jaminan
Mutu (UJM)
Audit
Tugas dan fungsi organisasi Penjaminan Mutu UHN adalah sebagai berikut:
4.7.2.1. Tingkat universitas
LEMBAGA/BIRO
Gambar 3 Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UHN
Unsur-unsur organisasi penjaminan mutu di tingkat universitas terdiri atas
Pimpinan Universitas dibantu oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LJM) atas dasar
ketentuan norma-norma, standar mutu dan kebijakan akademik yang ditetapkan oleh
Senat Universitas.
8
REKTOR
DEKAN/DIR PROGRAM
KETUA PROGRAM STUDI
SENAT
UNIVERSITAS
UNIVERSITAS
SENAT FAKULTAS
FAKULTAS

1. Lembaga Jaminan Mutu adalah Institusi Fungsional yang bertugas mendukung
kegiatan universitas dalam memberikan jaminan mutu lulusan universitas.
2. Rektor menetapkan peraturan, kaidah dan tolok ukur penyenggaraan kegiatan
akademik secara umum.
3. Dalam pengembangan, penerapan dan evaluasi peningkatan mutu di semua unit
kerja, Rektor dibantu oleh LJM.
4. LJM beranggotakan: Ketua, sekretaris dan dosen dari fakultas/program.
5. LJM dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor.
a. Tugas LJM UHN:
Lembaga Jaminan Mutu bertugas membantu Rektor dalam:
1. Menyusun dan mengembangkan konsep SPMI berikut sistem dokumentasinya.
2. Mengkoordinir pelaksanaan dan pemantauan SPMI di UHN.
3. Bekerjasama dengan Tim Program Hibah (TPH) UHN, mengkoordinir pelaksanaan
Monevin, implementasi dan proposal.
4. Mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan
penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi Program Studi sebagai
bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).
5. Melaporkan secara berkala hasil evaluasi pelaksanaan tugas LJM kepada Rektor.
6. Menggunakan hasil AMI sebagai dasar penerapan reward and early warning
system UHN.
7. Melakukan Pendidikan dan Pelatihan Jaminan Mutu.
b. Tugas pokok dan fungsi (tupoksi)
1. Sejalan dengan fungsinya, LJM melaksanakan audit sistem dan kepatuhan
secara rutin terhadap seluruh kegiatan-kegiatan akademik di seluruh unit kerja
di lingkungan Universitas.
2. Selanjutnya menyampaikan laporan hasil audit beserta rekomendasi yang
diusulkan secara tertulis kepada Rektor, serta memantau, mengevaluasi, dan
menganalisis tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disetujui oleh Rektor.
Uraian Tugas Anggota:
a. Tugas Ketua
1. Melakukan perencanaan, koordinasi, pemantauan, dan evaluasi SPMI dan
implementasinya.
2. Bertanggungjawab kepada Rektor.
b. Tugas Sekretaris
1. Membantu Ketua dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan
pelaporan kegiatan serta anggaran.
2. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan surat menyurat dan arsip.
3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan, dan hasil agenda rapat
rutin, rapat koordinasi, dan rapat evaluasi kegiatan.
4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap triwulan.
5. Bertanggung jawab kepada Ketua.
c. Tugas Anggota
1. Membantu terlaksananya tugas LJM.
2. Memberikan masukan kepada ketua LJM.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari LJM dibantu oleh staf sekretariat dengan tugas:
1. Mengkoordinir pengelolaan kegiatan sekretariat, sistem dokumentasi, SDM,
keuangan, aset, sistem informasi dan management review.
2. Mengelola perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan LJM
3. Menyusun konsep laporan kegiatan insidental dan tahunan LJM
9

Rincian tugas anggota sekretariat:
Anggota 1
1. Mengelola perencanaan, pembayaran dan pertanggungjawaban keuangan
kegiatan LJM.
2. Mengelola website dan database, dokumentasi dan aset LJM.
3. Mengelola kegiatan pelayanan publik, evaluasi kepuasan dan penanganan
keluhan pelanggan.
4. Mengelola kegiatan management review dan dokumentasi rapat LJM.
5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.
Anggota 2
1. Membantu pengelolaan dokumen SPM dan internal LJM.
2. Membantu pengelolaan kegiatan harian, aset, website dan management
review.
3. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.
Anggota 3
1. Membantu pengelolaan anggaran dan pertanggungjawaban keuangan LJM,
2. Membantu pekerjaan pembuatan katalog dokumen LJM.
3. Membantu pengelolaan file, database dan katalog LJM.
4. Membantu kegiatan audit internal, penanganan keluhan dan kepuasan
pelanggan.
5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.
4.7.2.2 Tingkat fakultas/program
1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat fakultas/program terdiri atas
pimpinan fakultas/program
2. Dekan/direktur program bertanggungjawab atas terjaminnya mutu pendidikan di
fakultas/program.
3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat fakultas/program, maka di setiap
fakultas/program dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang bersifat ad hoc
dengan Surat Keputusan Rektor .
4. Tugas GJM adalah membantu dekan/direktur program dalam peningkatan mutu
pendidikan dimulai dari:
a. Penyusunan dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur
akademik;
b. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Fakultas berdasar Laporan Evaluasi Diri
Program Studi dan Laporan Elektronik Evaluasi Diri Program Studi Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED) program studi tiap semester;
c. Penyiapan AMI.
d. Peningkatan mutu fakultas berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.
5. GJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen perwakilan program studi dan
mahasiswa yang ditunjuk.
Tugas GJM adalah membantu dekan/ketua program dalam peningkatan mutu,
dimulai dari:
1. pengembangan SPMI tingkat fakultas/program yang mengacu pada SPMI tingkat
universitas;
2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website fakultas/program dan
hardcopy;
3. pengisian Borang Kinerja fakultas/program berdasar basis data yang telah
dimutakhirkan secara rutin, Laporan Kinerja dan EPSBED program studi tiap
semester;
4. melakukan audit internal di fakultas/program untuk penyiapan AMI oleh auditor
UHN;
10

5. peningkatan mutu fakultas/program secara berkelanjutan berdasarkan rumusan
koreksi hasil audit internal.
Tugas Pokok dan Fungsi:
a. Tugas Ketua
1. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan
tugas yang dilaksanakan oleh staf GJM.
2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas GJM dan melaporkannya
kepada dekan/direktur program.
b. Tugas Sekretaris
1. Membantu Ketua GJM dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan evaluasi
dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya.
2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan
GJM dan mengarsipkannya.
3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda rapat
rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.
4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap semester.
5. Bertanggung jawab kepada Ketua GJM.
c. Tugas Anggota
1. Membantu terlaksananya tugas GJM
2. Memberikan masukan kepada ketua GJM
4.7.2.3 Tingkat program studi
1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat program studi terdiri atas
pimpinan program studi.
2. Ketua program studi bertanggungjawab atas terjaminnya mutu akademik di
program studi mencakup:
a. Proses pembelajaran yang bermutu sesuai Spesifikasi Program Studi (SP),
Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK).
b. Evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran.
c. Evaluasi hasil proses pembelajaran.
d. Tindakan perbaikan proses pembelajaran.
e. Penyempurnaan SP, MP, IK secara berkelanjutan.
f. Penelitian yang sesuai dengan kompetisi program studi dan Manual Mutu
Penelitian.
g. Pengabdian kepada masyarakat yang sesuai dengan kompetensi program studi
dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat.
3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat program studi, maka di setiap program
studi dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat
Keputusan Rektor.
4. Tugas UJM adalah:
a. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri dan EPSBED program studi tiap semester;
b. Penyiapan AMI;
c. Peningkatan mutu program studi berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.
5. UJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen dan mahasiswa yang ditunjuk.
Tugas UJM adalah melaksanakan peningkatan mutu dengan membantu Ketua
program studi melalui:
1. pengembangan SPMI tingkat program studi termasuk menyusun, mengendalikan
sistem dokumentasi SPMI mengacu pada penyusunan dokumen SP, MP, IK yang
sesuai dengan Standar Mutu, Manual Mutu dan MP di tingkat fakultas/universitas;
2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI mengacu pada SPMI fakultas/program
serta universitas, baik di website program studi maupun dalam bentuk hardcopy;
11

3. pengisian Borang Kinerja dan EPSBED program studi tiap semester;
4. melakukan audit internal di program studi untuk penyiapan AMI oleh auditor UHN;
5. peningkatan mutu program studi secara berkelanjutan berdasarkan rumusan
koreksi hasil audit.
Tugas Pokok dan Fungsi:
a. Penanggung Jawab (ketua program studi)
Rincian tugas dan tanggungjawab :
1. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen UJM di
tingkat program studi
2. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen
Mutu
3. Bersama sekretaris program studi, memonitor dan mengevaluasi implementasi
dokumen mutu akademik di tingkat Program studi.
b. Pengarah (sekretaris program studi)
Rincian tugas dan tanggung jawab :
1. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen
Mutu.
2. Bersama Tim UJM, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu
di tingkat program studi.
c. Ketua UJM
Rincian tugas dan tanggung jawab :
1. Membantu ketua program studi dan sekretaris program studi menyiapkan
dokumen mutu.
2. Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM.
3. Bersama sekretaris UJM, mendokumentasikan dokumen UJM.
4. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan
implementasi dokumen UJM.
5. Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM.
d. Sekretaris UJM
Rincian tugas dan tanggungjawab :
1. Bersama ketua UJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM.
2. Menyusun kelengkapan dokumen mutu UJM.
3. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan
implementasi dokumen UJM.
4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM.
e. Anggota UJM
Rincian tugas dan tanggungjawab:
1. Bersama Tim UJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu program
studi.
2. Membantu menyusun kelengkapan dokumen UJM.
3. Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen UJM.
4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM.
4.7.2.4 Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja penunjang pelaksana akademik
1. Penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan non-akademik di tingkat unit kerja
dilakukan oleh pimpinan unit kerja.
2. Untuk mengembangkan SPMI di tingkat unit kerja, maka pimpinan unit kerja
menunjuk dan menugaskan Tim Pelaksana SPMI di unit kerja melalui Surat Tugas
Pimpinan Unit Kerja.
12

3. Tim Pelaksana SPMI beranggotakan: Top Management (TM), Management
Representative (MR), PIC (person in charge) dan auditor internal yang ditunjuk.
4. TM melakukan koordinasi tindaklanjut atas permintaan tindakan koreksi (PTK)
yang diberikan Rektor, membuat keputusan dalam batas kewenangannya serta
memobilisasi sumberdaya di unit kerja untuk tindak-lanjut yang diperlukan untuk
pencapaian Standar Mutu Universitas/Fakultas.
5. Setiap tahun TM akan melakukan peningkatan mutu layanan unit kerja secara
berkelanjutan.
Tugas Tim Pelaksana SPMI tingkat unit kerja:
1. pengembangan SPMI tingkat unit kerja yang mengacu pada SPMI tingkat
universitas
2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website unit kerja dan hardcopy
3. melakukan audit internal di unit untuk penyiapan Audit Internal Mutu (AIM) oleh
auditor UHN.
4. peningkatan mutu unit kerja secara berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi
hasil audit.
4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit
Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan sistem manajemen yang
terdokumentasi, sehingga setiap langkah dalam pelaksanaan SPMI-UHN harus
didokumentasikan. Konsep awal dokumen disusun oleh Lembaga Jaminan Mutu (LJM)
berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari,
diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan universitas. Selanjutnya konsep diklarifikasi
oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan dan
permasalahan yang timbul pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dievaluasi
untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk pengembangan dan evaluasi sistem
penjaminan mutu di semua unit, pimpinan universitas menugaskan Lembaga Jaminan
Mutu (LJM) untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI). Pemeriksaan sistematik dan
independen dilakukan untuk mengetahui apakah aktivitas mutu efektif dan sesuai
perencanaan. Audit memberi peluang untuk perbaikan, peningkatan dan pengembangan
mutu secara berkelanjutan. Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal. Audit
Mutu Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu kali dalam satu tahun untuk
mengukur dipenuhinya persyaratan standar mutu yang diterapkan universitas. Audit Mutu
Internal dilaksanakan oleh auditor universitas yang ditugaskan oleh Rektor. Audit mutu
eksternal untuk universitas dan program studi dilakukan oleh asesor dari BAN-PT untuk
menentukan kualifikasi akreditasi institusi atau program studi. Prosedur pengusulan,
pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi
persyaratan BAN-PT.
Dokumen fakultas dibuat mengacu pada dokumen universitas dan dokumen program
studi mengacu pada dokumen fakultas dan universitas. Dokumen SPMI Universitas HKBP
Nommensen terdiri dari:
� Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Statuta, Visi dan
Misi, Peraturan Pokok Akademik, Rencana Strategis dan Program Kerja Rektor.
� Dokumen mutu yaitu Manual Mutu, Standar Mutu Pendidikan, Manual Prosedur (MP),
Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang.
� Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Mutu Internal
(AMI), MP Penilaian Kinerja Universitas/Fakultas/Program, MP Penilaian Kinerja
Program Studi, Borang Kinerja Universitas/Fakultas/Program, Borang Kinerja
Program Studi dan Instruksi Kerja.
13

Berikut ini adalah beberapa sifat dokumen yang harus dipenuhi:
1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan
2. Berklasifikasi (rahasia/tak rahasia)
3. Dapat ditelusuri (terkendali)
4. Mudah diakses
5. Disimpan dengan baik
6. Ada penanggung- jawabnya
7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan
8. Selalu diperbaharui
9. Berbentuk cetakan atau media elektronik
4.8.1.Sistem pengkodean dokumen
Pengkodean dokumen berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian
kembali.
Setiap dokumen diberi kode sesuai dengan aturan sebagai berikut:
1. Singkatan Nama Dokumen.
2. Singkatan Unit Penyusun Dokumen.
3. Nomor Urut Dokumen Mutu.
Sebagai contoh:
1. Dokumen Manual Mutu, disusun oleh GJM Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN,
merupakan dokumen ke-1 diberi kode: “MM.GJM-FBS-UHN.01”
2. Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium Bahasa, disusun oleh UJM Program
Studi Bahasa Inggris (BI) Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN, merupakan
dokumen MP ke-10 diberi kode: “MP.UJM-BI-FBS-UHN.10”
Dokumen di tingkat universitas, fakultas dan program studi dengan penyusunan kode
dokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yang
mendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatan
dokumen dapat dilihat di lampiran 1.
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen
Universitas HKBP Nommensen (UHN) mengidentifikasi pelayanan pendidikan yang
sesuai dengan harapan pemangku kepentingan. Universitas, fakultas, program studi dan
semua unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmen pada perbaikan pelayanan
pendidikan dan sistim manajemen mutu secara berkelanjutan sehingga UHN mampu
mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya, mampu memenuhi
kebutuhan/memuaskan pemangku kepentingan yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja
dan profesional. Strategi yang dilakukan meliputi:
a. Mengkomunikasikan tujuan Sistim Penjaminan Mutu Internal di seluruh unit kerja di
UHN
b. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia beserta sarana dan prasarana yang
diperlukan untuk mencapai sasaran
c. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran UHN di
masa depan
d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi
mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi
e. Mendorong identifikasi UHN dan penggunaan praktik baik dalam SPMI
14

5.2 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen
Tujuan sistem penjaminan mutu UHN adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan kinerja manajemen unit-unit kerja di lingkungan UHN dengan:
1. Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu UHN yang telah ditetapkan sehingga
visi dapat terwujud melalui pencapaian misi.
2. Meningkatkan pelayanan sehingga dapat memenuhi harapan pemangku
kepentingan.
b. Meningkatkan akreditasi institusi dan program studi.
5.3 Perencanaan Sistem Mutu
a. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian antara capaian dengan standar
yang telah ditetapkan, kesesuaian dengan kebutuhan pemangku kepentingan, atau
pemenuhan janji sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi.
b. Mutu pendidikan di UHN dipahami sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan
kompetensi lulusan serta hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar mutu pendidikan.
Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses dan keluaran serta nilai
pelayanan dengan kasih; kejujuran, tanggungjawab dan dapat dipercaya; inovatif,
kreatif dan karakter; kecermelangan dengan perhatian kepada yang miskin.
c. Sistem penjaminan mutu di UHN dirancang, dilaksanakan dan ditingkatkan serta
dikembangkan secara berkelanjutan untuk menjamin mutu penyelenggaraan
pendidikan tinggi di UHN. Hal ini berarti sistem penjaminan mutu harus dapat
memastikan lulusan memiliki kompetensi yang diterapkan dalam spesifikasi program
studi serta hasil-hasil penelitian yang sesuai dengan perkembangan IPTEKS dan
kebutuhan masyarakat.
d. Sistem penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjang
akademik) akan dikembangkan dan diterapkan oleh UHN, dengan tridharma
pendidikan sebagai kegiatan utama (core business).
e. Mutu pendidikan di UHN bersifat dinamis dalam arti bahwa UHN mampu secara terus
menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas
sosial budaya yang terus berkembang. Mutu akademik di UHN juga mencakup
pelayanan administrasi yang didukung oleh database yang terbaru,
sarana/prasarana, organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapan
pemangku kepentingan.
f. Kegiatan penjaminan mutu dilakukan secara berkelanjutan, merupakan
tanggungjawab pimpinan (universitas, fakultas/program, program studi dan unit kerja)
dan dalam pelaksanaannya dibantu oleh tim penjaminan mutu.
g. Tim pelaksana penjaminan mutu universitas berfungsi menyediakan panduan dan
memantau penyelenggaraan penjaminan mutu di tingkat fakultas/program, program
studi dan unit kerja, serta melaporkan kepada pimpinan universitas.
h. Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (VM.LJM-UHN.01).
Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana
Strategis (Renstra) dan Program Kerja Rektor kode: RP.LJM-UHN.01, Peraturan
Pokok Pendidikan kode: PA.LJM-UHN.01, Manual Mutu kode:MM.LJM-UHN dan
Standar Mutu kode: SM.LJM-UHN , Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen
pendukung lainnya
i. Dokumen di tingkat fakultas disusun dengan mengacu pada dokumen Universitas
dan dokumen di tingkat program studi mengacu pada dokumen universitas dan
fakultas.
j. Standar Mutu Universitas, Fakultas dan Program Studi disusun berdasarkan standar
Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar
memperlancar persiapan program studi dalam menghadapi akreditasi.
k. Penjaminan mutu diselenggarakan dengan komitmen seluruh pelaku proses
pendidikan tinggi di UHN.
15

5.4 Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen
Universitas HKBP Nommensen menggunakan kebijakan mutu sebagai pedoman
untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan dalam peningkatan mutu
berkesinambungan dalam proses penyelenggaraan pendidikan. Dalam rangka
melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor menetapkan kebijakan
mutu dan mempunyai komitmen:
a. Mencanangkan bahwa dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh
jajaran pimpinan.
b. Mengembangkan dan menerapkan sistem penjaminan mutu UHN dengan mengacu
pada Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi – Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 2003, yaitu Facilitating, Empowering and
Enabling (FEE).
c. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Renstra, dan
Program Kerja Rektor UHN serta mempertanggungjawabkan kinerjanya pada
stakeholders (pemangku kepentingan) untuk menjaga akuntabilitas publik.
d. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategi (Renstra) UHN 2009 - 2013 dalam
bentuk milestones sasaran pengembangan UHN.
e. Mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang melakukan peningkatan mutu secara
berkesinambungan sesuai dengan sesuai dengan prinsip dasar UHN dan harapan
pemangku kepentingan.
f. Melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjang
akademik) dengan tridharma pendidikan sebagai kegiatan utama (core business)
g. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan
akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standar
pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan
UHN, dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan dan Standar Mutu
Akreditasi dari BAN-PT.
h. Mengukur kinerja organisasi untuk memantau pemenuhan sasaran atau standar mutu
yang ditetapkan
i. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong
peningkatan pencapaian sasaran mutu UHN melalui pengembangan Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
j. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan UHN untuk
memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masingmasing
sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja
yang sehat dengan stakeholders.
k. Mengembangkan sistem pengelolaan SDM berbasis kinerja dengan mengutamakan
pilar perencanaan, transparansi, akuntabel dan terdokumentasi dengan tujuan untuk
meningkatkan kualifikasi dan jenjang akademik dosen serta kompetensi tenaga
kependidikan.
l. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai
dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secara
berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasama
global.
m. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi, pengurangan
ketergantungan dana dari orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh,
mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dan
transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan.
n. Mengupayakan pemenuhan sarana prasarana berstandar nasional serta
pengembangan manajemen asset yang efektif, transparan dan akuntabel.
o. Kebijakan mutu UHN ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu
untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak
langsung dalam proses pelaksanaan pendidikan di UHN.
16

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Tanggung jawab dan wewenang pelaksana penjaminan mutu telah ditetapkan
secara rinci dan jelas sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi masing-masing.
Dalam rangka penjaminan mutu pelayanan pendidikan di UHN, maka unsur pimpinan
berkomitmen untuk menjalankan manajemen mutu sehari-hari sebagai tanggungjawab
dan wewenang pimpinan yang dijalankan oleh Manajer Representative (MR). MR
universitas adalah Wakil Rektor I, MR untuk fakultas adalah Wakil Dekan I dan MR untuk
Program Studi adalah Sekretaris Program Studi. MR mempunyai wewenang untuk
memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu. MR
harus mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan SPMI-UHN, Standar
Akreditasi BAN-PT dan Standar Mutu Pendidikan UHN serta prinsip perbaikan dan
peningkatan mutu berkelanjutan dan bersedia memeberi saran tentang implementasi
standar mutu yang disepakati. MR bertanggungjawab untuk memastikan bahwa semua
persyaratan dan standar yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat Universitas harus
melapor kepada Rektor, MR Fakultas dan MR Program Studi kepada Dekan/ Ketua
Program Studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pemangku
kepentingan lain tentang pelaksanaan sistem mutu dan hasil audit. Komunikasi antara
Pimpinan, MR dan tim Penjaminan Mutu dilakukan secara berkala sesuai dengan
kebutuhan, sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan
pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap
muka.
5.6 Tinjauan Manajemen
Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik
berdasarkan kebutuhan organisasi yang bertujuan untuk menilai keefektifan sistem
manajemen mutu dalam pemenuhan standar mutu dan kepuasan stakeholders. Keluaran
tinjauan manajemen harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk
mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen
dilaksanakan setidaknya sekali dalam setahun dan rekaman tinjauan manajemen harus
dipelihara. Sebagai hasil tinjauan manajemen mutu, pimpinan (Rektor, Dekan/Direktur
Program, Ketua Lembaga, Pimpinan Unit Kerja, Kepala Biro, Ketua Program Studi) harus
melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatakan kinerja Sistem manajemen mutu dan
prosesnya. Keluaran tinjauan mananjemen harus direkam dan dikomunikasikan kepada
seluruh anggota organisasi.
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 Penyediaan Sumber Daya
Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi memastikan
ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi sistem manajemen penjaminan mutu
yang efektif dengan:
a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;
b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan
panjang
c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas
d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga
kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan sistem
manajemen mutu dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pemangku kepentingan
terpenuhi.
17

6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harus
mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk
ketentuan pelayanan dan memastikan ketersediaanya untuk kinerja sistem
manajemen mutu yang efektif.
6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan
Universitas harus menyediakan dosen sebagai tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan sebagai penunjang pendidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan
terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Universitas harus
melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi
dosen dan tenaga kependidikan yang sesuai dengan kebutuhan kurikulum program
studi, program unit kerja dan persyaratan standar yang ditetapkan. Pendidikan,
pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen tersertifikasi dan tenaga
kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin.
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harus
mengidentifikasi sarana prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk
mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta
menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian,
penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. Universitas
harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana
prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan.
Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,
bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitas
kesehatan, keamanan fisik, toko, fotocopy, kantin, dan lain-lain. Peralatan harus
dipelihara secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus
dikalibrasi secara rutin agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana,
prasarana dan barang milik universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus
dikelola sesuai aturan yang berlaku.
6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Universitas menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan
otonomi keilmuan. Penyediaan pelayanan pendidikan termasuk menciptakan dan
memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan pembelajaran dan penelitian yang
memenuhi persyaratan pemangku kepentingan dan standar yang ditetapkan. Universitas
harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara
periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus
dijadikan materi tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan
mutu berkesinambungan.
7. REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI
7.1 Perencanaan Program Tri Dharma Perguruan Tinggi
Universitas harus merencanakan program pelayanan pendidikan/pembelajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) sebagai
18

kegiatan utama SPMI-UHN, termasuk rancangan pengembangan pelayanan agar sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan. Perencanaan program pelayanan UHN secara
rinci disampaikan dalam Program Kerja Rektor (RP.LJM-UHN.01) yang mengacu pada
Rencana Strategis UHN (RP.LJM-UHN.01).
7.1.1 Pendidikan/Pembelajaran
Fakultas/program dan program studi harus merencanakan pengembangan,
tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut
pembelajaran, kegiatan pelayanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria
evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Realisasi proses pembelajaran bertujuan meningkatkan kompetensi pada diri
mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan
pada setiap program studi. Proses pembelajaran yang harus terkontrol meliputi
asesmen kebutuhan, desain dan pengembangan, pengkomunikasian prosedur dan
instruksi; serta pengukuran outcomes.
Proses-proses utama pembelajaran harus dikendalikan dan metode
pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin
pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi yang konsisten dengan praktek mutu
yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus
didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan
dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian
telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa dengan
pengisian kwesioner terhadap proses pembelajaran dilakukan pada setiap akhir
semester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu
secara berkesinambungan.
7.1.2 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Universitas HKBP Nommensen mendorong pengembangan berbagai produk
unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di
tingkat lokal dan nasional. Universitas, fakultas/program /lembaga dan program studi
harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,
termasuk diseminasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialisasi inovasi
penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran
payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, pelayanan pendukung, alokasi
sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran
yang diinginkan dan standar yang telah ditentukan. Universitas, fakultas/lembaga dan
program studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh
proses. Evaluasi kepuasan mitra atau pemangku kepentingan terhadap kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat mencakup penerapan
inovasi, pelayanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi,
harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa
publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi ipteks yang digunakan
masyarakat.
Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan
meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian
informasi terkait prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode
pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin
pemenuhan spesifikasi prosedur atau intruksi dan metode pengendalian konsisten
dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses
utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus
19

dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk
verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
7.2 Proses Terkait Pemangku kepentingan (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya)
Universitas secara umum memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemangku
kepentingan utama yaitu mahasiswa, maupun pemangku kepentingan lainnya.
Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar ipteks dan
mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang
telah ditetapkan. Pembelajaran sebagai bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yang
dilakukan di dalam/luar kelas/ laboratorium/studio, di dalam/luar UHN, diharapkan
memenuhi hal-hal sebagai berikut:
a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertangung jawab
memeliharanya
b. Prosedur komunikasi dua arah antar mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan
universitas yang responsif
c. Personal universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat
d. Kegiatan-kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh dosen atau tenaga
kependidikan sesuai dengan kualifikasinya.
7.3. Pengendalian instrumen pemantauan dan pengukuran keberhasilan
Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang
valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan
pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja
unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan
pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output,
misalnya untuk unit kerja pelaksana pendidikan adalah profil kinerja mahasiswa, ujian
tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk
memastikan bahwa kuesioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan
dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau
perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja
melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil
penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak
(hardcopy) ataupun soft copy sesuai ketentuan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN
Pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan dilaksanakan untuk mengetahui
kesesuaian produk/pelayanan, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan
berkelanjutan yang efektif. Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJM-
UHN) menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi
yang ditentukan.
8.1 Rencana Pemantauan dan Pengukuran
Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau tindakan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi,
peningkatan, dan penerapannya untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran
kinerja organisasi mencakup:
a. Produk/pelayanan.
b. Proses pendidikan.
c. Kepuasan pemangku kepentingan.
d. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.
20

e. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.
Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat
ketentuan sebagai berikut:
a. Data pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan disajikan menjadi informasi.
b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/pelayanan, dan prosesnya digunakan
dalam penetapan sasaran yang tepat.
c. Metode pengukuran ditinjau secara periodik dan data diverifikasi supaya akurat dan
lengkap.
d. Pengukuran kepuasan pemangku kepentingan difokuskan sebagai salah satu
prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi.
e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan digunakan sebagai dasar peningkatan
kinerja dan atau pengambilan keputusan.
f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.
g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pemangku kepentingan diukur untuk
mendapatkan informasi yang jelas.
h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan
interprestasi hasil verifikasi pengukuran.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
Lembaga Jaminan Mutu UHN merencanakan program audit internal mutu dengan
proses yang tepat sesuai lingkup audit. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit
ditentukan. Lingkup audit mutu internal (AMI) terutama difokuskan pada butir mutu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma Perguruan Tinggi)
dan ditambah unsur penunjangnya (sumber daya manusia, sarana-prasarana, sistem
informasi, keuangan, manajemen dan organisasi). Seleksi auditor dan pelaksanaan audit
harus dapat memastikan sasaran dan transparansi dari proses tersebut. Auditor tidak
boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat sesuai dengan prosedur yang
terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus
memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini
menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.
Pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu menggunakan metode
yang tepat untuk dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan.
Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan
pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian pelayanan terjamin.
Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau dan mengukur karakteristik pelayanan
untuk memastikan jika persyaratan pelayanan telah terpenuhi. Dalam pengukuran kinerja
sistem manajemen mutu yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan,
diterapkan persyaratan sebagai berikut:
a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.
b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.
c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara
rutin.
Lembaga Jaminan Mutu UHN menjadwalkan rencana audit internal mutu tiap tahun
untuk memastikan jika sistem manajemen mutu:
a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.
b. Memenuhi persyaratan standar dan persyaratan sistem manajemen mutu yang
ditetapkan organisasi.
c. Dipelihara dan ditetapkan secara efektif.
Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.
21

Pelaksanaan AMI secara rinci terdapat dalam Dokumen Manual Prosedur AMI UHN
(MP.LJM-UHN.05).
8.3 Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai
Lembaga Jaminan Mutu UHN memastikan bahwa pelayanan yang tidak sesuai
dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian
dilakukan oleh Sekretaris LJM UHN dengan menetapkan dan memelihara prosedur
terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi,
dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi pelayanan yang tidak sesuai, serta
pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan:
a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.
b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui persetujuan oleh
pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Wakil Rektor I.
c. Melakukan tindakan pencegah pemakaian.
8.4 Analisis Data
Lembaga Jaminan Mutu UHN menentukan, mengumpulkan dan menganalis data
yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu
serta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari
pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus
menyediakan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pemangku kepentingan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan pelayanan.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun pelayanan, termasuk tindakan
pencegahan dan korektif.
8.5 Perbaikan Berkelanjutan
Lembaga Jaminan Mutu UHN melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap
efektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran/standar
mutu, hasil pemantauan dan pengukuran, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan
serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk
mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang
kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab
ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.
22

Penanggungjawab : Rektor
Ketua Pelaksana : Ir. Maria Manik, MSi.
TIM PENYUSUN
Anggota : Humisar Pasaribu, ST, MT
Ir. Ferlist Rio Siahaan, MSi.
Ir. Benedicta L. Siregar, MP
Drs. Efron Manik, MSi.
Raya Panjaitan, SE, MM
Freddy Butar-butar, MPsi.
dr. Janry L.H.S. Sinaga
23

Lampiran I
Pengkodean Dokumen
Dokumen di tingkat Universitas,Fakultas dan Program Studi dengan penyusunan kode
dokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yang
mendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatan dokumen.
Unit
Jenis
Dokumen
Nama
Dokumen
Universitas Normatif Visi Misi
Statuta
Peraturan
Kepegawaian
Peraturan
Pokok
Akademik
Renstra dan
Program Kerja
Rektor
Disusun
oleh
24
Diajukan
oleh
Sekretaris
Senat
Sekretaris
Senat
Sekretaris
Senat
Sekretaris
Senat
Sekretaris
Senat
Disetujui
oleh
Ketua
Senat
Ketua
Senat
Ketua
Senat
Ketua
Senat
Ketua
Senat
Mutu Manual Mutu LJM Ketua LJM Rektor
Standar Mutu LJM Ketua LJM Rektor
Manual
Prosedur
Implementasi
Penjaminan
Mutu
Manual
Prosedur
Pengendalian
Dokumen dan
Rekaman
Manual
Prosedur
Produk/pelayanan
yang
Tidak Sesuai
Manual
Prosedur
Tindakan
Korektif dan
Pencegahan
Intruksi Kerja LJM
Dokumen
Pendukung
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM
Sekretaris
LJM
Sekretaris
LJM
Ketua LJM
Kode
VM.LJM-
UHN.01
ST.LJM-
UHN.01
PK.LJM-
UHN.01
PA.LJM-
UHN.01
RP.LJM-
UHN.01
MM.LJM-
UHN.01
SM.LJM-
UHN.01
MP.LJM-
UHN.01
MP.LJM-
UHN.02
MP.LJM-
UHN.03
MP.LJM-
UHN.04
IK.LJM-
UHN.01
Ketua LJM DP.LJM-
UHN.01

Audit
Borang-borang LJM
Manual
Prosedur
Pelaksanaan
Audit Mutu
Internal (AMI)
Manual
Prosedur
Penilaian
Kinerja
Univ./Fak./
Prog.
Manual
Prosedur
Penilaian
Kinerja
program studi
Borang Kinerja
Univ./Fak./
Prog
Borang Kinerja
program studi
25
Sekretaris
LJM
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
LJM Ketua LJM Rektor
Intruksi Kerja LJM Ketua LJM Rektor
Ketua LJM BO.LJM-
UHN.01
MP.LJM-
UHN.05
MP.LJM-
UHN.06
MP.LJM-
UHN.07
BK.LJM-
UHN.01
BK.LJM-
UHN.02
IK.LJM-
UHN.02

Unit
Jenis
Dokumen
Nama
Dokumen
Fakultas Normatif Visi Misi
Peraturan
Akademik
Renstra dan
Program Kerja
Dekan
Disusun
oleh
Fakultas
Dekan
Mutu Manual Mutu GJM
Standar Mutu GJM
Manual
Prosedur
Pengendalian
Dokumen dan
Rekaman
Manual
Prosedur
Produk/
pelayanan
yang Tidak
Sesuai
Manual
Prosedur
Tindakan
Korektif dan
Pencegahan
GJM
GJM
GJM
Instruksi Kerja GJM
Dokumen
Pendukung
GJM
26
Diajukan
oleh
Sekretaris
Senat
Fakultas
Sekretaris
Senat
Fakultas
Sekretaris
Senat
Fakultas
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Ketua
GJM
Disetujui
oleh
Ketua
Senat
Fakultas
Ketua
Senat
Fakultas
Ketua
Senat
Fakultas
Dekan
Dekan
Dekan
Dekan
Dekan
Dekan
Dekan
Kode
VM.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
PA.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
RP.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
MM.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
SM.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
MP.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
MP.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.02
MP.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.03
IK.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
DP.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01

Borang-
Borang
GJM
27
Ketua
GJM
Dekan
BO.GJM-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01

28
Unit
Jenis
Dokumen
Nama
Dokumen
Disusun
oleh
Diajukan
oleh
Disetujui
oleh
Kode
Program
Studi
Normatif Visi Misi
Ketua
Program
Studi
Dekan
VM.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Peraturan
Akademik
Fakultas
Fakultas
Sekretaris
Senat
Fakultas
Ketua
Senat
Fakultas
PA.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Renstra dan
Program Kerja
Ketua Program
Studi
Ketua
Program
Studi
Ketua
Program
Studi
Dekan
RP.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Mutu
Manual Mutu
termasuk
Spesifikasi
Program Studi
dan
Kompetensi
Lulusan
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
MM.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Standar Mutu UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
SM.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Manual
Prosedur
Pengendalian
Dokumen dan
Rekaman
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
MP.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan

29
Nama
Fakultas-
UHN.01
Manual
Prosedur
Produk/pelaya
nan yang
Tidak Sesuai
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
MP.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.02
Manual
Prosedur
Tindakan
Korektif dan
Pencegahan
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
MP.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.03
Instruksi Kerja UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
IK.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Dokumen
Pendukung
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
DP.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01
Borang-
Borang
UJM
Ketua
UJM
Ketua
Program
Studi
BO.UJM-
Singkatan
Nama
Program
Studi-
Singkatan
Nama
Fakultas-
UHN.01

Unit
Penunjang
Pelaksana
Akademik
Jenis
Dokumen
Nama
Dokumen
Normatif Visi Misi
Disusun
oleh
Unit
Kerja
30
Diajukan
oleh
Disetujui
oleh
TM Rektor
Program Kerja TM TM Rektor
Mutu Manual Mutu
Manual
Prosedur
Pengendalian
Dokumen dan
Rekaman
Manual
Prosedur
Produk/pelaya
nan yang
Tidak Sesuai
Manual
Prosedur
Tindakan
Korektif dan
Pencegahan
Instruksi Kerja
Dokumen
Pendukung
Borang
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
TJM Unit
Kerja
MR TM
MR TM
MR TM
MR TM
MR TM
MR TM
MR TM
Kode
VM.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
PK.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
MM.TJM
-Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
MP.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
MP.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.02
MP.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.03
IK.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
DP.TJM-
Singkat
an Nama
Unit-
UHN.01
BO.TJM-
Singka
tan
Nama
Unit
Kerja-
UHN.01