Comunicazione di progetto - PMI-NIC

PMI – Northen Italy chapter
Le Risorse Umane Nei Progetti
I. Colombo
Torino 27 settembre 2002

I progetti ERP
Agenda
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Organizzazione del lavoro e ruoli progettuali
Comunicazione di progetto
Allocazione delle Risorse Umane in Global
Value
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
27/09/2002

I progetti ERP
Agenda
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Organizzazione del lavoro e ruoli progettuali
Comunicazione di progetto
Allocazione delle Risorse Umane in Global
Value
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
27/09/2002

ROI
Un’opportunità per l’Azienda per
rivedere processi/organizzazione...
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Per passare da un modello funzionale a quello per processi
per migliorare in efficienza ed efficacia
Armonizzare i processi aziendali
Avere un sistema informatico continuamente aggiornato ed
allineato all’evoluzione del mercato
Garantirsi l’apertura/integrazione versoe-business needs
ERP é la base su cui
costruire la
competitività della
Azienda
Customer Relationship
Management
Supply Chain
Management
Sales and Distribution
Purchases
Customers orders management
Finance
Production
Integration > Optimization > Collaboration
E-business
Verticalization
Logistic
Competitive
Leadership
Competitive
Parity
e-business
Extended Customer
Relationship
Innovation
Customer Knowledge
Operations Knowledge
Product/Service
Knowledge
Market Knowledge
ERP
Strategic
Tactical
and
Operational
Source: Benchmarking Partners & IBM
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
27/09/2002

Le caratteristiche di un ERP
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Integrazione tradizionale
Enterprise Resources
Planning
Sistema
Contabile
Sistema
acquisti
Sistema
Contabile
Sistema
acquisti
Gestione
delle vendite
Pianificazion
e
produzione
Gestione
delle vendite
Pianificazione
produzione
L’ERP è un sistema informativo concepito per
‣ coprire in maniera integrata i principali processi aziendali, attraverso differenti “moduli”
‣ propagare l’informazione attraverso i processi aziendali, garantendo la coerenza e l’unicità dei dati
‣ eliminare le interfacce tra sottosistemi (principali cause di malfunzionamenti, discontinuità, complessità, costi)
‣ garantire una adeguata piattaforma tecnologica per evoluzioni future
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
27/09/2002

Le caratteristiche di un ERP
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L’introduzione di un ERP non è da interpretare solo in ottica
“information
technology”;
È un’occasione e fattore abilitante per effettuare una revisione dei
processi di business e coinvolge tutta l’azienda
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
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I progetti ERP
Agenda
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Organizzazione del lavoro e ruoli progettuali
Comunicazione di progetto
Allocazione delle Risorse Umane in Global
Value
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
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Organizzazione di un Progetto ERP
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Steering Committee
Quality Assurance
Reference Group
BPOs/Key Users
Program Mgmt
Integration Team
Project Managers
Project Managers
Project Managers
SAP Consultant
Key Users
Esperti lS legacy
Esperti di processo
Change Mgmt
Infrastruttura
Tecnologica
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Ruoli e responsabilità
Ruolo
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Responsabilità
Business Process Owner
Sponsorizza il Progetto ed approva il modello To Be
Key User/Process Leader
Project manager
Disegna il processo futuro partendo dalle funzionalità SAP.
Identifica, valuta e propone le personalizzazioni a SAP.
Definisce e certifica i risultati dei test previsti.
Definisce le modalità ed i contenuti delle migrazioni dei dati.
Organizza e coordina le attività del gruppo di lavoro.
Definisce e controlla il piano di attività della propria area.
Collabora alla definizione di soluzioni interfunzionali.
Esperto di Processo
Esperto IS legacy
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
Fornisce le competenze sugli attuali processi gestiti.
Supporta il Process Leader nella definizione dei dettaglio dei
processi futuri.
Definisce i casi prova ed esegue i test.
Certifica i dati ripresi dal sistema precedente.
Supporta il Process Leader ed il Project Manager in tutte le
Attività del programma.
Acquisisce le conoscenze tecniche in vista della costituzione
di un futuro Centro di competenza SAP interno.
27/09/2002

Ruoli e responsabilità
Ruolo
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Responsabilità
Consulente SAP
Fornisce consulenza tecnico applicativa SAP.
Change agent
&
Organisation
Change management
Identifica e pianifica le attività a supporto del cambiamento.
Verifica e definisce i piani di comunicazione, il coinvolgimento
del personale, l’impatto sugli utenti finali e le necessità di
education. Conduce attività specifiche alla propria area a
supporto del piano di gestione del cambiamento generale e
forma i formatori interni .
Gestisce l’integrazione tra le attività specifiche di ogni area.
Coordina e controlla i piani di comunicazione e di formazione.
Sovrintende il cambiamento dei processi di
business/organizzativi.
Infrastruttura Tecnologica
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
Fornisce il supporto tecnologico in termini di hardware,
software e gestione sistemistica SAP sia centrale che
periferico. Garantisce il collegamento con gli altri progetti
tecnologici aziendali.
27/09/2002

Perchè il Change Management a SAP ?
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
• Identificare le
opportunità
• Stabilire le
priorità
MYSAP.COM
Cambiamento tecnologico
• Identificare e
gestire rischi
tecnici
• Progettare
soluzioni
• Implementare
soluzioni
richiedono
Nuovi sistemi
Nuovi modi di lavorare
consenton
o
• Identificare i
cambiamenti
necessari
• Definire la
situazione cui
tendere
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
Sviluppo risorse umane
Change Management
• Promuovere
l’impegno nel
cambiamento
• Identificare i rischi
del cambiamento
• Progettare i
processi di
cambiamento
27/09/2002

I progetti ERP
Agenda
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Organizzazione del lavoro e ruoli progettuali
Comunicazione di progetto
Allocazione delle Risorse Umane in Global
Value
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
27/09/2002

Key Users, Esperti di Processo
La comunicazione vs gli stakeholders…….
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Incontri con
Key Users,
Esperti di
Processo
frequenza
Sono volti a rilevare la situazione esistente in Iveco in termini
di processi, strumenti e organizzazione e per definire un
disegno to be e la modalità di implementazione su SAP
Periodica come da calendario incontri
responsabile Project Manager o Resp. di sottomodulo.
Consulente del gruppo di lavoro e graduates IVECO
Minuta
partecipanti
agenda
Key Users, Esperti di Processo, IS, consulenti….
L’agenda è fissata in base ai temi da trattare
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
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Consulenti di progetto
La comunicazione vs gli stakeholders……
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Meeting
operativi di
progetto
frequenza
Permettono alle persone di uno stesso progetto (moduli e
sottomoduli), nonché a persone di moduli diversi per i punti
di contatto, di mantenersi allineati sull’avanzamento del
lavoro, definire i prossimi temi, evidenziare le criticità emerse
e definire soluzione comuni e relative tempistiche
Settimanale e su necessità
responsabile Project Manager o Resp. di sottomodulo.
Consulente del gruppo di lavoro
Minuta
agenda
Stato avanzamento di modulo o sottomodulo:
- azioni intraprese
- prossimi passi
- criticità
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27/09/2002

Business Process Owner
La comunicazione vs gli stakeholders……
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Condivisione
e
certificazione
con BPO
frequenza
Sono volti alla certificazione della mappatura dell’as-is, alla
condivisione del disegno to-be e alla decisione finale in
merito alle issue emerse.
Periodica, al termine dei cicli di incontro con BPL, BPE
responsabile Project Manager o Resp. di sottomodulo.
Consulente del gruppo di lavoro
Minuta
partecipanti
agenda
BPO, BPL, BPE, IS, consulenti, change mgmt
L’agenda è fissata in base ai temi da trattare
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
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Allocazione Risorse Umane
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
ALLOCAZIONE RISORSE UMANE
( RESOURCE MANAGEMENT)
in
GLOBAL VALUE
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
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Processo
Direzionale
Macroflusso processo
Allocazione Risorse Umane
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HR PROCUREMENT
RESOURCE
RESOURCE
PLAN
PLAN
SKILL
SKILL
MANAGEMENT:
MANAGEMENT:
•Mapping
•Mapping
•Needs & Development
•Needs & Development
Plan
Plan
PERMANENT
PERMANENT
STAFFING:
STAFFING:
•BU Reallocation
•BU Reallocation
•Permanent Staffing
•Permanent Staffing
Processo
Hiring
STRUCTURE
STRUCTURE
VALIDATION
VALIDATION
Processo
Pianificazione
Finanziaria
e Controllo
Processo
Procurement
CLIENTE
RICHIESTA
•Erogazione Servizi
•SDF
•Progetti
Processo
Processo
Gestione Opportunity
Opportunita’
Management
Domanda
di Risorse
MAKE
MAKE
Vs
Vs
BUY
BUY
:
:
•Temporary Staffing - Request Management
•Temporary Staffing - Request Management
•Temporary Staffing - Opportunity Win
•Temporary Staffing - Opportunity Win
•Temporary Staffing - Overflow &
•Temporary Staffing - Overflow &
Opportunity Lost
Opportunity Lost
•Temporary Staffing - Buy Review
•Temporary Staffing -Buy Review
•Temporary Staffing - Problem & Change
•Temporary Staffing - Problem & Change
TIME
TIME
PLANNING
PLANNING
TIME
TIME
REPORTING
REPORTING
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
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Resources Deployment Manager
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Assiste la linea nell'assegnazione di risorse che abbiano le appropriate
capacità e conoscenze, per contribuire con successo ad uno specifico
progetto per il Cliente.
E' responsabile dello staffing dei progetti / teams di ingaggio, ottimizzando il
bilanciamento tra obiettivi di profittabilità e prospettive di opportunità di affari
con il Cliente a medio / lungo termine e mantenendo il controllo dei costi di
labour sia interni che esterni (fornitori).
Sviluppa e gestisce il piano tattico e strategico per le risorse, mantenendo il
controllo degli skill disponibili in ciascuna delle linee operative e
reindirizzando le risorse disponibili su nuovi progetti, anche verso altre linee.
Definisce le modalità di rilevazione delle attività produttive di tutte le risorse
(utilisation rate, billable utilisation rate), ed approva le richieste di risorse
addizionali, sia dirette che tramite fornitori esterni
Individua e mantiene il controllo delle metriche inerenti la utilisation rate delle
risorse operanti nelle infrastrutture e quindi non assegnabili ad un singolo
progetto o contratto.
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Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
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Permanent Staffing
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definitivo motivato da: aumento volumi, nuove attivita’, ect.
RDM si attiva per identificare potenziali candidati all’interno
della Business Unit ottenendo l’agreement di BU Mgr e di HR.
RDM si attiva per estendere la ricerca in altre Business Unit
di eventuali risorse mancanti ottenendo l’accordo dei BU Mgr
e l’approvazione di HR.
RDM in caso di risorse non trovate in GV autorizza la
richiesta di Hiring a HR.
attori: RDM, BU Mgr, HR.
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
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Make Vs Buy
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Rispondere in modo puntuale alle richieste di temporary
assicurare lo staffing delle risorse necessarie in fase di
generazione dell’offerta a fronte di nuove opportunita’.
soddisfare le richieste di fabbisogno professionale
massimizzando l’effetto Make Vs Buy.
autorizzare le RDO/RDA a Procurement per coperture di
necessita’ aggiuntive (Buy).
rispondere alle esigenze di variazione di assegnazione
causate da nuove opportunita’ / assenze / indisponibilita’.
confermare gli impegni delle risorse sulle opportunita’ vinte.
disimpegnare le risorse dalle opportunita’ scadute/perse.
attori: RDM, BSM, BU Mgr, PDM, PM, PROC.
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Il workflow di ricerca skill/persone
Notifica di Richiesta emissione offerta di
completamento “skill1” a bu1
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Resource
Manager
Centrale
BUSINESS
OPERATION
10 Autorizzazione RDO per Risorsa
Esterna di completamento con “skill 1”
Notifica di non totale evasione
in bu1 del fabbisogno “skill1”
3
9
Notifica di non totale
evasione in bu2…bu4
del fabbisogno “skill 1”
(necessità BUY)
4
Resource
Manager
Periferico
bu4
EXTENDED
ERP
4
Resource
Manager
Periferico
bu3
INNOVATION
OFFERING
4
Resource
Manager
Periferico
bu2
AMS
Offerta di
completamento
“skill1” per bu1 6
Negoziazione
con bu2
Offerta d 7
completamento
2
Resource
Manager
Periferico
bu1
SERVICE
DELIVERY
1
skill 3
skill 12
skill 11
skill 1
skill 10
skill 9
skill 1
skill 8
8
Prenota per bu1 risorsa
“skill 1” in bu2
skill 7
skill 6
skill 5
skill 1
Ricerca
risorsa
libera con
skill1 in bu2
5
•Ricerca
risorsa
libera con
“skill “
•Prenota
risorsa con
“skill 1”
skill 4
skill 3
skill 1
skill 2
13
Elenco
Candidature
da
Selezionare/
Omologare
Buyer
PROCUREMENT
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Workshop PMI – Le Risirse Umane nei Progetti
Elenco Risorse Omologate da
Prenotare c/o Fornitore
Elenco Candidature da
Selezionare/Omologare
Opportunità
business
12
14
RDO per risorsa di
completamento con “skill 1”
11
1
Richiesta
PRENOTAZIONE
fabbisogno “skill 1”
27/09/2002