Il Sistema di Governo - PMI-NIC
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Un approccio “snello”<br />
alla Gestione dei Progetti <strong>di</strong><br />
Innovazione e Sviluppo Prodotto<br />
<strong>PMI</strong>-<strong>NIC</strong> Branch ERM<br />
Alma Graduate School<br />
Bologna, 15 Novembre 2012
Innovazione e Project Management<br />
Tipologia <strong>di</strong> Progetti<br />
CONTENUTO<br />
INNOVATIVO<br />
E/O VELOCITA’ DI<br />
INNOVAZIONE<br />
PROGETTI<br />
COMPLESSI O<br />
ESTREMI<br />
PROGETTI<br />
INNOVATIVI<br />
PROGETTI<br />
TRADIZIONALI<br />
INSTABILITA’<br />
DEL MERCATO<br />
E/O VARIABILITA’ DEL<br />
CONTESTO<br />
2<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
Approccio al Project Management<br />
CONTENUTO<br />
INNOVATIVO<br />
E/O VELOCITA’ DI<br />
INNOVAZIONE<br />
Incertez<br />
za<br />
Discontinuità nei<br />
fattori <strong>di</strong><br />
contesto<br />
FLESSIBILITA’<br />
Costo e<br />
tempo per<br />
realizzare un<br />
intervento<br />
correttivo<br />
Incertezza<br />
ANTICIPAZIONE<br />
Costo e tempo<br />
per realizzare un<br />
intervento<br />
correttivo<br />
Sta<strong>di</strong>o in cui emerge<br />
un problema non<br />
previsto<br />
Sta<strong>di</strong>o in cui emerge un<br />
problema non previsto<br />
APPROCCIO<br />
TRADIZIONALE<br />
INSTABILITA’<br />
DEL MERCATO<br />
E/O VARIABILITA’ DEL<br />
CONTESTO<br />
3<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
Lean Project Management<br />
CONTENUTO<br />
INNOVATIVO<br />
E/O VELOCITA’ DI<br />
INNOVAZIONE<br />
Incertez<br />
za<br />
Discontinuità nei<br />
fattori <strong>di</strong><br />
contesto<br />
FLESSIBILITA’<br />
Costo e<br />
tempo per<br />
realizzare un<br />
intervento<br />
correttivo<br />
Incertezza<br />
APPROCCIO<br />
“SNELLO”<br />
(LEAN)<br />
ANTICIPAZIONE<br />
Costo e tempo<br />
per realizzare un<br />
intervento<br />
correttivo<br />
Sta<strong>di</strong>o in cui emerge<br />
un problema non<br />
previsto<br />
Sta<strong>di</strong>o in cui emerge un<br />
problema non previsto<br />
APPROCCIO<br />
TRADIZIONALE<br />
INSTABILITA’<br />
DEL MERCATO<br />
E/O VARIABILITA’ DEL<br />
CONTESTO<br />
4<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
L’approccio tra<strong>di</strong>zionale ai progetti innovativi / complessi<br />
PIANIFICAZIONE<br />
STRATEGICA<br />
GESTIONE DEL<br />
PORTAFOGLIO<br />
PROGETTI<br />
Nuovi Progetti<br />
emergono e sono<br />
“attivati” senza una<br />
coerenza<br />
strategica<br />
Le persone sono<br />
assegnate ai<br />
progetti con una<br />
logica contingente<br />
(ad hoc)<br />
Non sono chiari e<br />
con<strong>di</strong>visi obiettivi e<br />
priorità<br />
La capacity è<br />
sovraimpegnata<br />
per un fattore 2-<br />
3 x<br />
I flussi <strong>di</strong><br />
Innovazione e<br />
Sviluppo non sono<br />
<strong>di</strong>stinti<br />
<strong>Il</strong> Portafoglio<br />
Progetti non è<br />
bilanciato<br />
Gli in<strong>di</strong>vidui chiave sono<br />
assegnati a troppi progetti<br />
(collo <strong>di</strong> bottiglia)<br />
GESTIONE<br />
PROGETTI<br />
5<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
L’approccio tra<strong>di</strong>zionale ai progetti innovativi / complessi<br />
CLIENT EXAMPLE<br />
Ore<br />
SOP<br />
Target<br />
SOP<br />
effettivo<br />
MODIFICHE<br />
PROBLEM<br />
SOLVING<br />
Mesi<br />
<strong>Il</strong> grafico riporta l’intensità <strong>di</strong> consumo <strong>di</strong> risorse (h/uomo) nel tempo <strong>di</strong> un<br />
progetto R&D. <strong>Il</strong> profilo rispecchia l’andamento tra<strong>di</strong>zionale dei progetti.<br />
6<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
L’approccio tra<strong>di</strong>zionale ai progetti innovativi / complessi<br />
Ore<br />
SOP<br />
effettivo<br />
Ore<br />
Mesi<br />
CIRCOLO VIZIOSO<br />
(DEVIL’S CYCLE)<br />
Mesi<br />
7<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Innovazione e Project Management<br />
Lean Project Management - Best Practices<br />
Ore<br />
PICCO del<br />
CARICO DI<br />
LAVORO<br />
SOP<br />
Approccio<br />
sequenziale<br />
tra<strong>di</strong>zionale<br />
Sovrapposizione<br />
con adattamento<br />
reciproco<br />
Ingegnerizzazione del prodotto (a monte)<br />
Flusso <strong>di</strong><br />
informazioni<br />
sequenziale<br />
Ingegnerizzazione del prodotto (a monte)<br />
Design for manufacturing<br />
Ingegnerizzazione del processo (a valle)<br />
Mesi<br />
Consegna <strong>di</strong> tutti i <strong>di</strong>segni definitivi in<br />
un unico momento<br />
Ingegnerizzazione del processo (a valle)<br />
Flusso bilaterale <strong>di</strong> informazioni preliminari<br />
8<br />
Approccio<br />
sequenziale<br />
tra<strong>di</strong>zionale<br />
Sovrapposizione<br />
con adattamento<br />
reciproco<br />
Ingegnerizzazione del prodotto (a monte)<br />
Livello <strong>di</strong> conoscenze da basso a alto<br />
Flusso <strong>di</strong> informazioni<br />
Flusso <strong>di</strong><br />
informazioni<br />
sequenziale<br />
Ingegnerizzazione del prodotto (a monte)<br />
Design for manufacturing<br />
Ingegnerizzazione del processo (a valle)<br />
Consegna <strong>di</strong> tutti i <strong>di</strong>segni definitivi in<br />
un unico momento<br />
Ingegnerizzazione del processo (a valle)<br />
Flusso bilaterale <strong>di</strong> informazioni preliminari<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
Lean Project Management<br />
KI / Visible Planning ® - le “<strong>di</strong>mensioni” sulle quali agisce<br />
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
• Quattro livelli <strong>di</strong> pianificazione<br />
• Pianificazione autonoma e Visual<br />
Management<br />
• Barashi e Issue Management<br />
Applicazione del KI /<br />
Visible Planning ® nel<br />
Team<br />
I Comportamenti<br />
• Comunicazione “pull”<br />
• Abbattimento delle<br />
barriere tra funzioni<br />
• Proattività<br />
La Conoscenza<br />
• Velocità nella <strong>di</strong>ffusione della<br />
conoscenza<br />
• Capitalizzazione della conoscenza -<br />
Lesson Learned<br />
9<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
I Comportamenti<br />
Pull process<br />
Le Persone a valle devono andare dal “proprio fornitore” e chiedere una consegna <strong>di</strong>retta <strong>di</strong><br />
un output anche parziale; allo stesso modo le Persone a monte devono consegnare al “proprio<br />
cliente” <strong>di</strong>retto il proprio prodotto. <strong>Il</strong> tutto attraverso una “Good Discussion / Good Dissection”<br />
(GD 3 ).<br />
Upstream<br />
Downstream<br />
10<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
I Comportamenti<br />
La Comunicazione nel Visible Planning ®<br />
Comunicazione<br />
“tra<strong>di</strong>zionale”<br />
“Pull”<br />
Communication<br />
Rilascio ritardato <strong>di</strong><br />
informazioni complete<br />
Tempistica dello scambio <strong>di</strong> informazioni<br />
Rilascio anticipato <strong>di</strong><br />
informazioni preliminari<br />
Trasmissioni batch<br />
(unica soluzione)<br />
Frequenza dello scambio <strong>di</strong> informazioni<br />
Frammentata<br />
(pezzo per pezzo)<br />
Unilaterale<br />
Direzione della comunicazione<br />
Bi<strong>di</strong>rezionale<br />
(feedback)<br />
Mail, Rete<br />
Ricchezza del mezzo informativo<br />
“Faccia a faccia”<br />
Dimensioni<br />
dell’interazione<br />
11<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
L’Obeya e gli elementi chiave <strong>di</strong> governo dei progetti<br />
P<br />
ISSUE BOARD<br />
APPROCCIO KI / VISIBLE PLANNING ®<br />
D<br />
MID TERM<br />
C<br />
LONG TERM<br />
A<br />
• Visualizzazione e Visual Management<br />
• Elevata frequenza delle interazioni<br />
• Auto-pianificazione<br />
• Parallelizzazione e Sincronizzazione<br />
delle attività<br />
• Separazione dell’attività <strong>di</strong><br />
pianificazione (in plenaria) da quella <strong>di</strong><br />
problem solving (in team più ristretti)<br />
• Con<strong>di</strong>visione delle priorità<br />
12<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
<strong>Il</strong> modello applicativo del Visible Planning ®<br />
Asse <strong>di</strong><br />
Funzione<br />
R&D MKTG PROD IE ACQ<br />
.......<br />
Asse <strong>di</strong><br />
Progetto<br />
Progetto X<br />
P.L.<br />
Dimensione<br />
Multiprogetto<br />
Progetto Y<br />
Progetto Z<br />
P.L.<br />
P.L.<br />
<strong>Il</strong> rispetto dei target <strong>di</strong> progetto (Q,T,C) è raggiungibile solo attraverso una gestione efficace <strong>di</strong><br />
entrambi gli assi (<strong>di</strong> progetto e <strong>di</strong> funzione) in una logica <strong>di</strong> portfolio, impostando un sistema<br />
“robusto” <strong>di</strong> governo dei progetti senza <strong>di</strong>menticarsi, al tempo stesso, <strong>di</strong> presi<strong>di</strong>are carico e<br />
capacità, gestione delle priorità e delle competenze, miglioramento continuo a livello delle<br />
singole funzioni aziendali.<br />
13<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
La struttura <strong>di</strong> Pianificazione nel Visible Planning ®<br />
POLICY<br />
DEPLOYMENT E<br />
PORTFOLIO<br />
MANAGEMENT<br />
FUNCTION SHORT<br />
TERM PLAN<br />
(SCHEDULAZIONE)<br />
PROJECT LONG<br />
TERM PLAN<br />
PROJECT MID<br />
TERM PLAN<br />
(SCHEDULAZIONE)<br />
14<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
Un esempio <strong>di</strong> Piano <strong>di</strong> Me<strong>di</strong>o Periodo<br />
CLIENT EXAMPLE<br />
2. Piano <strong>di</strong> me<strong>di</strong>o periodo<br />
Affidabilità della pianificazione -<br />
Rispetto del Piano<br />
Capacità <strong>di</strong><br />
sincronizzazione<br />
(“cortocircuito”)<br />
Capacità <strong>di</strong> Front Loa<strong>di</strong>ng<br />
Anticipazione nel me<strong>di</strong>o<br />
periodo<br />
15<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
Un esempio <strong>di</strong> Piano <strong>di</strong> Breve Periodo<br />
CLIENT EXAMPLE<br />
3. Piano <strong>di</strong> breve periodo<br />
Attività<br />
pianificata<br />
Attività<br />
8H<br />
7H<br />
Tempo<br />
programmato<br />
Tempo<br />
effettivo<br />
“Perturbazione”<br />
16<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
L’Issue Board<br />
CLIENT EXAMPLE<br />
TECH<strong>NIC</strong>AL ISSUE BOARD<br />
• Velocità del PDCA <strong>di</strong> progetto<br />
• Attitu<strong>di</strong>ne a correlare le issue “aperte” ad azioni correttive specifiche pianificate nel me<strong>di</strong>o<br />
periodo (i post-it azzurri in<strong>di</strong>viduano le issue non aventi attività correlate a piano)<br />
17<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
<strong>Il</strong> <strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
<strong>Il</strong> Barashi (Design for)<br />
CLIENT EXAMPLE<br />
BARASHI DI PRODOTTO O TEC<strong>NIC</strong>O<br />
– <strong>Il</strong> gruppo allargato (quando necessario anche ai fornitori<br />
esterni) rivede criticamente il progetto (Design Review)<br />
ed in<strong>di</strong>vidua le azioni <strong>di</strong> miglioramento volte ad<br />
assicurare la massima producibilità ed efficienza<br />
produttiva (Design for).<br />
− <strong>Il</strong> gruppo <strong>di</strong> lavoro visualizza l’eventuale<br />
esigenza <strong>di</strong> mo<strong>di</strong>fiche <strong>di</strong>rettamente sul<br />
<strong>di</strong>segno della parte specifica interessata.<br />
Le relative attività vengono <strong>di</strong>scusse,<br />
con<strong>di</strong>vise e assegnate a mezzo post-it sul<br />
piano <strong>di</strong> me<strong>di</strong>o o lungo termine. <strong>Il</strong><br />
trasferimento <strong>di</strong> conoscenze è facilitato.<br />
18<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
I Comportamenti<br />
L’YWT Management e lo sviluppo organizzativo<br />
Sincronizzazione<br />
Anticipazione<br />
(Problem setting)<br />
Gestione anticipata<br />
dei rischi<br />
(Problem solving)<br />
HARD<br />
SOFT<br />
Comprensione<br />
dell’ambito e<br />
degli obiettivi<br />
del progetto<br />
Identificazione<br />
con il team <strong>di</strong><br />
progetto<br />
Auto<br />
Pianificazione<br />
Responsabilizza<br />
zione in<strong>di</strong>viduale<br />
YWT<br />
YWT<br />
Consapevolezza<br />
dell’impatto delle<br />
proprie attività sul<br />
progetto<br />
YWT<br />
Atteggiamento<br />
pro-attivo<br />
(clima e<br />
motivazione)<br />
YWT<br />
Atteggiamento fortemente<br />
collaborativo (sponsor del<br />
cambiamento<br />
organizzativo)<br />
Tempo (N° <strong>di</strong><br />
meeting VP)<br />
4 8 24 48 96<br />
Focus<br />
prevalente<br />
<strong>Sistema</strong> <strong>di</strong> <strong>Governo</strong><br />
Conoscenza e Comportamenti<br />
19<br />
JMAC Europe – Proprietary and Confidential
GRAZIE PER L’ATTENZIONE<br />
Annibale Francesco Iannice<br />
f.iannice@jmac.it<br />
annibale.iannice@unibo.it
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