Corso di Excel - Università degli Studi della Repubblica di San Marino

Capitolo 1ELEMENTI DELLO SCHERMO DI LAVOROAprire Microsoft Excel facendo clic su Start/Avvio in basso a sinistra nella barra delle Applicazionicome indicato in Figura 1; posizionarsi su Programmi e nel menù che si apre selezionare MicrosoftExcel. Se la voce Microsoft Excel non è presente nell’elenco significa che non è stato utilizzatorecentemente; per far apparire l’intero contenuto del menù fare clic sul simbolo .Figura 1. Avvi o di Microsoft ExcelAll'avvio di Excel, viene creata una nuova cartella di lavoro il cui nome, Cartel1, è predefinito. La nuovacartella di lavoro contiene, inizialmente, tre fogli di lavoro, Foglio1, Foglio2, Foglio3, esplicitati in bassoa sinistra, ognuno costituito da una griglia di righe e colonne. Il foglio aperto si distingue dagli altridall’avere il fondo bianco. In Figura 2 è aperto il Foglio1.Ogni cella del foglio di lavoro è individuata da un riferimento che indica la posizione rispettivamente dicolonna e di riga.Ad esempio in Figura 2, la cella attiva A1, sta ad indicare la cella che si trova nella colonna A e nella riga1.Si analizzino le varie sezioni della schermata seguente:CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni2

Barra dei menù Foglio di lavoro Barra degli Strumenti Formattazione Barra degli Strumenti StandardNome della cartella di lavoroCella attivaNome della casella attivaBarra della FormulaPulsanti per lo scorrimento dei fogliche compongono la cartella.Barre di scorrimento: consentono di spostarsiall’interno del foglio di lavoro.Figura 2. Apertura Cartel1Per spostarsi all’interno di un foglio di lavoro esistono diversi metodi: facendo clic col mouse nella celladesiderata, spostandosi con le frecce da tastiera, usando il tasto tabulatore. Provare queste opzioni.Nel testo che segue si incontrerà spesso il termine “cliccare” che non fa ancora parte del nostrovocabolario. Non me ne vogliano i cultori della lingua italiana se ho preferito l’immediatezza di questotermine alla rigorosità che il nostro linguaggio a volte ci impone.Col termine “selezionare” si intenderà un clic del mouse; “rendere attiva una cella” equivarrà a un doppioclic del tasto del mouse.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni3

Figura 5. Crea nuova cartellaSi apre la seguente finestra, in cui è sufficiente digitare il nome della nuova cartella, nel nostro casoCorso Excel e fare clic su OK.Figura 6. Nuova cartellaChiudere la finestra precedente cliccando su .La cartella appena creata dovrà contenere le nuove cartelle di lavoro che creeremo in seguito, ciascunacon i rispettivi fogli di lavoro.1.2 SALVATAGGIO DELLA CARTELLA DI LAVOROPer salvare la nuova cartella di lavoro denominandola ad esempio Lezione1, in File scegliere Salva connome . Si apre la seguente finestraCORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni5

Figura 7. Salva cartella di lavoroAlla voce Salva in occorre selezionare la posizione in cui si desidera salvare la cartella di lavoro (o file)Lezione1 e precisamente all’interno della cartella Corso Excel. (Molto probabilmente alla voce Salva incompare già la cartella Corso Excel perché è stata creata ora; si consiglia di effettuare comunque i passiindicati per esercitarsi).Facendo clic su si selezioni la cartella Documenti, successivamente fare due clic sulla cartella CorsoExcel per aprirla.In corrispondenza di Nome file digitare il nome che si vuole attribuire alla cartella di lavoro, nel nostrocaso digitare Lezione1.Quindi cliccare sul pulsante Salva come indicato in Figura 7; in questo modo il file di nome Lezione1sarà posizionato all’interno della Cartella Corso Excel.Successivamente, poiché è consigliabile salvare frequentemente, si clicca sull’icona Salva .Si osservi che il nome della nuova cartella di lavoro, indicato sulla striscia blu, Barra del titolo, è oraLezione1.Esercizio: Creare, ripetendo i passaggi indicati nei paragrafi 1.1 e 1.2, una seconda cartella di lavoro edenominarla Lezione2.1.3 DISTINZIONE TRA CARTELLA, CARTELLA DI LAVORO E FOGLI DI LAVOROUna cartella è un contenitore di file di qualsiasi tipo ed, eventualmente, di altre cartelle (dette anchesottocartelle).Una cartella di lavoro è un file in formato Excel che contiene al suo interno tre o più fogli di lavoro. Ifogli di lavoro sono gli effettivi contenitori dei dati.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni6

Prima di iniziare a lavorare sul foglio di lavoro esercitiamoci nelle seguenti operazioni.1.4 OPERAZIONI DI CHIUSURA E APERTURA DI UN FILESi chiudano tutte le cartelle aperte: la cartella Lezione2, la cartella Lezione1 e Cartel1, facendo clicsull’icona Chiudi finestra , nella barra del menù Foglio di lavoro.Figura 8. Chiudi cartella di lavoroPer aprire la cartella di lavoro Lezione1, dal menù File selezionare Apri.Figura 9. Apri cartella di lavoroSi apre la seguente finestra in cui nel menù a scelta rapida Cerca in, occorre selezionare la directory incui è stato memorizzato il file. Ricordarsi di aver salvato la cartella Corso Excel all’interno della cartellaDocumenti.Si selezioni quindi Documenti e successivamente fare doppio clic sulla cartella Corso Excel. Quiselezionare Lezione1 nell’elenco dei file esistenti e fare clic su Apri come indicato in Figura 10.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni7

Figura 10. Apri1.5 INSERIRE UN NUOVO FOGLIO DI LAVOROCome si è precedentemente osservato, ciascuna cartella di lavoro contiene al suo interno, tre fogli. Perspostarsi da un foglio all’altro è sufficiente fare clic su ognuno di essi; il foglio attivato si apre sopra glialtri ed è riconoscibile dal fatto che ha lo sfondo bianco; ogni volta che si apre una cartella di lavoro verràattivato il foglio di lavoro in cui, per ultimo, si hanno apportato delle modifiche.Per inserire un nuovo foglio di lavoro, dal menù a scelta rapida Inserisci, selezionare Foglio di lavoro.Il nuovo foglio, Foglio4, verrà inserito nella posizione del foglio che si stava visualizzandoprecedentemente.Se si desidera spostarlo e mantenere, ad esempio, la successione numerica crescente, cioè Foglio1,Foglio2, Foglio3 e Foglio4, si clicca sulla scheda Foglio4 e si tiene premuto il tasto del mouse,compare un foglio bianco e una piccola freccia nera, spostando il foglio si sposta anche la freccia nera.Rilasciare quando la freccia nera si trova dopo il Foglio3.Figura 11 Nuovo foglio di lavoroIn alternativa, un altro metodo per inserire un foglio di lavoro è il seguente: si clicca col tasto destro delmouse su Foglio3.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni8

Figura 12. Inserisci nuovo foglio di lavoroNella finestra di dialogo che si apre, scegliere Inserisci e nella successiva finestra, scegliere Foglio dilavoro; infine, fare clic su OK.Esercizio: Inserire 9 fogli di lavoro e posizionarli in ordine crescente.Se si è soliti realizzare cartelle di lavoro contenenti un numero di fogli diverso da tre, è possibile farlo inmodo predefinito, scegliendo dal menù Strumenti, Opzioni; qui, aprire la scheda Generale, e alla voceFogli nella nuova cartella, selezionare il nuovo numero, ad esempio 5. Da questo momento in avanti,le nuove cartelle che si creeranno, si apriranno con un numero predefinito di fogli di lavoro uguale a 5.Il numero predefinito massimo di fogli che è possibile definire in questo modo è 255; in realtà è possibileinserirne altri manualmente con le modalità viste sopra.Fare clic su OK per tornare al foglio di lavoro.1.6 ACCEDERE AD UN FOGLIO DI LAVORO NON PRESENTE SUL MONITORSe una cartella di lavoro ha numerosi fogli, come nel nostro caso, si ha che non tutti vengonovisualizzati. Per renderli visibili è necessario farli scorrere tramite i 4 pulsanti per lo scorrimento dei fogliindicati in Figura 13.I pulsanti alle estremità permettono di visualizzare subito l’inizio o la fine della lista dei fogli di lavoro, ipulsanti più interni scorrono di uno alla volta. Provare a spostarsi con tutti questi pulsanti.Figura 13. Pulsanti di scorrimento fogliSe questa operazione non risulta conveniente, è possibile fare clic col pulsante destro del mouse suipulsanti di scorrimento dei fogli; si apre un menù in cui compare l’elenco di tutti i fogli presenti nellacartella. Il foglio attualmente aperto ha a fianco il segno di spunta, nel nostro caso il foglio aperto è ilFoglio3CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni9

Figura 14. Fogli di lavoroQui è sufficiente selezionare il foglio al quale si desidera accedere, nel nostro esercizio aprire il Foglio9.1.7 ELIMINARE UN FOGLIO DI LAVOROSe si desidera eliminare un foglio da una cartella di lavoro, ad esempio il Foglio9, occorre cliccare colpulsante destro del mouse sul foglio che si vuole eliminare e nella finestra di dialogo che si apre, (vediFigura 12) selezionare Elimina.In alternativa, dopo aver selezionato il foglio da eliminare (Foglio8), dal menù a scelta rapida Modifica,scegliere Elimina foglio.I fogli sono stati eliminati definitivamente e non potranno più essere recuperati.Esercizio: Eliminare il Foglio7 e inserire tre nuovi fogli in successione. Si osservi che i nuovi fogli sichiamano Foglio10, Foglio11 e Foglio12 a testimonianza del fatto che il Foglio7, Foglio8 e il Foglio9sono stati definitivamente eliminati.1.8 RINOMINARE I FOGLIPer personalizzare il nome del foglio di lavoro Foglio1 e dare quindi un nome più significativo, si cliccasu Foglio1 col tasto destro del mouse; si sceglie Rinomina nella finestra di dialogo, (Figura 12) quindi sidigita il nuovo nome che si vuole assegnare al foglio; nel nostro esercizio digitare “Operazioni con i fogli"In alternativa, è sufficiente fare doppio clic ad esempio su Foglio2, il testo si annerisce, quindi digitare ilnuovo nome “Inserimento di testo”.Esercizio: Rinominare il terzo foglio con il titolo: “Le successioni predefinite”.1.9 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DELLA STESSA CARTELLASe si desidera fare una copia del foglio di lavoro “Operazioni con i fogli”, è necessario cliccare su di essomantenendo premuto il tasto del mouse e contemporaneamente tenere premuto il tasto Ctrl. Compareun foglio bianco con sopra il segno + e una piccola freccia nera; il segno + indica che si sta facendo unacopia. Trascinare e rilasciare fin dopo il foglio “Inserimento di testo”. Viene creata una copia di tutto ilcontenuto del foglio, compreso il testo e la formattazione, il cui nome è “Operazioni con i fogli (2)” (vediFigura 15). I fogli vengono copiati con tutto il loro contenuto; al momento ciò non è verificabile perchésono vuoti.Figura 15CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni10

Rinominare il nuovo foglio con un nome più significativo, ad esempio “Le formule” e spostarlo dopo ilfoglio “Le successioni predefinite”.Ora la successione dei fogli è la seguente “Operazioni con i fogli”, “Inserimento di testo”, “Le successionipredefinite”, “Le formule”.1.10 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DI UN’ ALTRA CARTELLAPer copiare un foglio di lavoro in un’altra cartella di lavoro, occorre aprire anche la cartella di lavoro chedeve ricevere il nuovo foglio. Nel nostro esercizio, si vuole copiare il foglio di lavoro “Operazione con ifogli” nella cartella Lezione2 dopo il Foglio1. Si apra quindi la cartella Lezione2, per far ciò da Fileselezionare Apri e nella cartella Corso Excel aprire il file Lezione2; ritornare alla cartella Lezione1,selezionandola dal menù a scelta rapida Finestra, come in Figura 16.Figura 16Cliccare col tasto destro del mouse sul foglio da copiare “Operazione con i fogli”; si apre la finestraseguente:Figura 17. Sposta o copiaIn questa finestra cliccare su Sposta o copia.Si apre la seguente finestra in cui è necessario selezionare Lezione2 nella casella Alla cartella e nellacasella Prima del foglio, è possibile decidere la posizione che deve occupare il nuovo foglio, adesempio prima del Foglio2 come indicato in Figura 18.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni11

Figura 18. Sposta o copiaSe non si spunta la casella Crea una copia, il foglio viene spostato e non copiato. Nel nostro caso,poiché si vuole realizzare una copia, spuntare la casella come in Figura 18. Fare clic su OK.Per controllare l’avvenuta copiatura, si apra dal menù a scelta rapida Finestra la cartella Lezione2 quiverificare che il secondo foglio è “Operazione con i fogli”.Chiudere la Lezione2 rispondendo Sì alla domanda di salvataggio delle modifiche.1.11 SELEZIONARE UNA RIGA O UNA COLONNA INTERAImpareremo ora delle importanti operazioni riguardanti la Selezione le cui applicazioni verranno viste inseguito. Si apra la cartella di lavoro Lezione1.Per selezionare ad esempio l’intera riga 2 ci si posiziona sul numero di riga 2 e si clicca. Vieneevidenziata in colore grigio tutta la riga 2 e le corrispondenti colonne come indicato in Figura 19.Figura 19. Seleziona una rigaAnalogamente, per selezionare una colonna ci si posiziona sulla lettera e si clicca.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni12

1.12 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE CONSECUTIVEPer selezionare una serie di celle consecutive, si clicca sulla prima cella da selezionare e tenendopremuto il tasto del mouse trascinare fino a selezionare tutte le celle consecutive dell’intervallodesiderato.Selezionare ad esempio l’intervallo di celle B5-F5.1.13 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE NON CONSECUTIVEPer selezionare celle non consecutive si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare, emantenendo premuto il tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle che si desidera selezionare.Dopo aver premuto Invio, diventa attiva la prima cella che inizialmente si aveva selezionato, ribattendoInvio la successione si sposta alla seconda cella selezionata e così via seguendo l’ordine di selezioneiniziale.Esercizio: selezionare nell’ordine le celle A4, B6, C1, D5, F3, E2. Battere Invio ripetutamente, perosservare che viene rispettato l’ordine di selezione iniziale.1.14 NASCONDERE UNA RIGA O UNA COLONNASi seleziona ad esempio la colonna C da nascondere, dal menù Formato si seleziona Colonna esuccessivamente si seleziona Nascondi. Si noti che tra la colonna B e la colonna D compareora un bordo grigio scuro che segnala l’esistenza della colonna nascosta.Per ripristinare la visualizzazione della colonna, si selezionino le colonne B e D, dal menùFormato scegliere Colonna e successivamente Scopri.La stessa operazione si può effettuare direttamente col mouse spostandosi sul bordo destrodella colonna da nascondere, cliccando e tenendo premuto si trascina fino a nascondereinteramente la colonna.1.15 SELEZIONARE TUTTO IL FOGLIOPer selezionare tutto il foglio, è sufficiente fare clic sul primo quadratino grigio in alto a sinistra dellatabella.Figura 20. Seleziona tutto il foglio1.16 DISATTIVARE LA GRIGLIALa griglia consente di individuare in modo più chiaro ciascuna cella; se lo si desidera, può esseredisattivata scegliendo dal menù Strumenti la voce Opzioni, nella scheda Visualizza accertarsi che nonsia spuntata la casella Griglia. E’ comunque consigliabile, almeno per le prime lezioni, lasciare la grigliavisualizzata, quindi fare clic sul pulsante Annulla per chiudere la finestra.1.17 STAMPARE LA GRIGLIANormalmente la griglia non viene stampata, nel caso in cui risultasse utile stamparla, occorreselezionare dal menù File, Imposta pagina e nella scheda Foglio, spuntare la casella relativa a Griglia.Fare clic su Annulla per non rendere operative le modifiche.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni13

Capitolo 2INSERIMENTO DI DATIIn ogni cella del foglio di lavoro è possibile inserire dati che possono essere di tipo testuale o numerico,oppure è possibile inserire formule le quali hanno la caratteristica di eseguire operazioni sui dati.Per inserire del testo in una cella, è sufficiente fare clic su di essa; nel nostro esercizio si apra la cartellaLezione1, in essa aprire il foglio di nome “Operazione con i fogli” e digitare nella cella A1 il testoseguente: CORSO BASE DI EXCEL. Si osserva che il testo compare anche nella barra della formula.Battendo Invio o cliccando sul pulsante di spunta della barra degli strumenti, indicato nella Figura 21 chesegue,Barra della formulaFigura 21. Inserimento datioppure facendo clic su un’altra cella, quello che è stato scritto verrà automaticamente memorizzato nellacella.Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente cliccare sopra di essa e procedere alla modifica deltesto. Analogamente se si deve procedere alla cancellazione del contenuto della cella: si clicca su diessa e si preme il tasto Canc. Le precedenti operazioni di modifica del testo possono essere fatteoperando direttamente nella barra della formula.Si faccia ora clic sulla cella B1, la quale sembra occupata dal testo inserito in A1; in realtà B1 è vuotainfatti nella barra della formula relativa a B1 non compare nulla. Digitare in B1 il testo “Prova” e premereInvio. Si osserva che il testo di A1 non è visualizzato interamente, occorre quindi ridimensionare lalarghezza della cella A1: si posiziona il cursore sul bordo grigio di separazione tra la colonna A e lacolonna B;Figura 22. Ridimensiona cellail cursore assume la forma di una croce nera, si clicca e si trascina verso destra per allargare ladimensione della cella.Per ridimensionare la cella in modo automatico, cliccare due volte in rapida sequenza, sul bordo grigio diseparazione tra le due colonne.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni14

Analogamente per l’altra dimensione della cella.2.1 CANCELLARE TUTTOQualora si fosse sicuri di voler cancellare tutto il contenuto del foglio di lavoro senza però eliminare ilfoglio, si clicchi sul primo quadratino grigio in alto a sinistra (vedi Figura 20) che seleziona tutta la grigliacon il suo contenuto e si prema Canc .Analogamente per qualsiasi altra sezione, si evidenziano le celle da cancellare coi metodi visti nelcapitolo precedente e si preme Canc .Procedere alla cancellazione del contenuto del foglio di lavoro “Operazione con i fogli” e ridimensionarela larghezza della cella A1 alle altre larghezze.2.2 INSERIRE UNA RIGASi voglia ora inserire una riga sopra la cella A1: si clicchi sul numero corrispondente alla riga 1 col tastodestro del mouse e si seleziona la voce Inserisci.La riga viene inserita in modo predefinito sopra la riga selezionata.In alternativa, dopo aver selezionato la cella A1, dal Menù Inserisci selezionare Righe.In modo più dettagliato, è possibile inserire una riga intera o una colonna o semplicemente una cella,decidendo come devono essere spostate le celle in cui è già stato digitato il testo.Per fare vedere come opera il seguente comando si predisponga il seguente esempio.Aprire il foglio “Inserimento di testo” e realizzare la tabella indicata in Figura 23.Figura 23. Inserisci cellaPosizionati sulla cella B2 cliccare col tasto destro del mouse e scegliere Inserisci dal menù a sceltarapida.Si apre la seguente finestraFigura 24. Inserisci celleLa prima opzione inserisce una cella vuota spostando tutte le celle successive a destra.La seconda opzione sposta tutte le celle che seguono quella selezionata, in basso. La terza e quartaopzione inseriscono rispettivamente una riga sopra la cella selezionata e una colonna prima della cellaselezionata.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni15

Nel nostro esercizio inseriamo una cella in B2 spostando le celle a destra, si selezioni quindi nellafinestra precedente l’opzione Sposta le celle a destra e si prema OK; inseriamo una cella in A1spostando le celle in basso; inseriamo una riga intera in A3 e una colonna intera in C4. Si deve averottenuto il seguente risultato.Figura 25. Risultato inserisci celle2.3 SPOSTARE LE CELLESi seleziona la cella o l’intervallo di celle da spostare con i metodi visti nel capitolo precedente, siposiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa una freccia bianca consotto la croce nera, si clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizione desiderata, quindi sirilascia il tasto del mouse. Nel nostro esercizio spostare la cella A5 nella posizione C3.Figura 26. Risultato sposta celle2.4 COPIARE LE CELLEPer copiare una cella in un’altra, è possibile utilizzare la procedura vista per lo spostamento di celle: siseleziona la cella, si posiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa unafreccia bianca con sotto la croce nera, si clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizionedesiderata, prima di rilasciare il tasto del mouse, premere il tasto Ctrl.Per esercizio copiare D2 in E3.Un’alternativa è il tradizionale metodo Copia – Incolla. Si selezioni la cella da copiare, fare clic sull’iconaCopia(la cella avrà il bordo tratteggiato in movimento), selezionare la cella in cui si vuole copiare ilcontenuto e cliccare sull’icona Incolla . Per esercizio copiare B1 in E4 e in F1.Per togliere la selezione della cella da copiare premere il tasto Esc.Si utilizza questo metodo anche quando si deve copiare una cella in un altro foglio di lavoro.Diverso è il discorso se la cella contiene una formula: per copiarla in un altro foglio si veda il Capitolo 4.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni16

Figura 27. Risultato copia celle2.5 INSERIRE GLI STESSI DATI IN TUTTE LE CELLE DI UNA SELEZIONEPer inserire gli stessi dati in più celle contemporaneamente, ad esempio testo “Vento” nelle celle A6, C7,D9, E5, F8, occorre procedere nel seguente modo: si selezionano, per prima cosa, le celle con i metodivisti nel paragrafo 1.13 (si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare A6, e mantenendo premutoil tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle C7, D9, E5, F8), si digita il testo “Vento”, e subito dopo sipreme Ctrl + Invio.Si deve aver ottenuto la seguente situazioneFigura 28. Stessi dati in più celle2.6 INSERIRE GLI STESSI DATI IN CELLE CORRISPONDENTI DI PIU’ FOGLIPer inserire gli stessi dati in celle corrispondenti di fogli diversi, si selezionano i fogli in basso a destratenendo premuto il tasto Ctrl, poi si digita il testo nella cella.Tale testo verrà ripetuto in tutti i fogli selezionati, nella posizione della cella omologa del foglio iniziale.Per prima cosa occorre inserire una riga intera in A1 nel foglio di lavoro “Inserimento di testo”.Selezionare i fogli “Operazioni con i fogli”, “Inserimento di testo” e “Le successioni predefinite” tenendopremuto il tasto Ctrl (i fogli selezionati hanno lo sfondo bianco)Figura 29. Più fogli selezionatie nella cella A1 inserire il testo “CORSO BASE DI EXCEL”; premere Invio.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni17

Verificare, cliccando su ciascuno foglio, che il testo “CORSO BASE DI EXCEL” è stato copiato in tutti etre i fogli.Per deselezionare i tre fogli, fare clic su un foglio diverso dai tre.2.7 FORMATTAZIONE DI UNA O PIU’ CELLEPer rendere un foglio di lavoro più chiaro nella lettura dei contenuti è utile realizzare una formattazionedelle celle con bordi e colori.Per ciascuna cella infatti o intervallo di celle, è possibile decidere il colore dello sfondo, il colore deltesto, il colore e la tipologia del bordo delle celle.Nel nostro esercizio, aprire il foglio “Operazioni con i fogli”, selezionare la cella B2, immettervi una datadel tipo che si desidera, ad esempio 1 Gennaio 2004, premere Invio e cliccare ancora sulla cella B2 perselezionarla; nel menù Formato scegliere Celle.Nella scheda Numero, nell’elenco Categoria selezionare Data e nella finestra Tipo a fianco, sceglierela tipologia del formato Data che si desidera, ad esempio 14/03/01. Prima di fare clic su OK, nellascheda Carattere selezionare Arial, Grassetto, 14px.Nella scheda Bordo è possibile scegliere la tipologia della linea da applicare ai bordi e decidere a qualebordo della cella si vuole applicare la nuova formattazione.Si formatti la cella B2 scegliendo la linea del bordo di colore arancione, si selezioni lo stile indicato inFigura 30 e la si applichi al bordo inferiore e superiore (per far ciò è sufficiente cliccare nellecorrispondenti posizioni inferiore e superiore nel riquadro Personalizzato come indicato in Figura 30).Selezionarequesto stileFigura 30. BordiCORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni18

Nella scheda Motivo, selezionare il colore di sfondo (ad esempio un giallo chiaro) e nella finestraMotivo sceglierne uno a piacimento o come indicato in Figura 31.Figura 31. MotivoFare clic su Ok per chiudere la finestra.A questo punto fare clic su un’altra cella per vedere la formattazione.Qualora si presentasse il simbolo ### significa che la larghezza della cella è insufficiente pervisualizzarne il contenuto: è necessario fare doppio clic sul bordo verticale grigio di separazione dellacolonna a cui la cella appartiene, per adeguare la larghezza della colonna all’immissione più lunga.E’ possibile formattare una cella in modo più rapido con i pulsanti Colore riempimento , Colorecarattere , Bordi ; si utilizzino questi pulsanti per formattare una cella, ad esempio A1;occorre per prima cosa selezionare la cella da formattare, successivamente cliccare sulla freccia nera afianco dell’icona Colore riempimento e scegliere un colore di sfondo; analogamente per gli altripulsanti. Nel nostro caso si è scelto un arancio come sfondo, il colore del carattere è bianco e labordatura è Bordo casella spesso.Figura 32. Risultato formattazioneCORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni19

2.8 INSERIRE IL TESTO IN COLONNAQualora si desideri inserire il testo in colonna si può procedere come segue.Nella casella B4 si vuole inserire in colonna il testo “Parole in colonna”: si seleziona la cella B4, nelmenù Formato cliccare su Celle e nella scheda Allineamento spuntare la casella Testo a capo. Fareclic su Ok. Si digiti ora il testo “Parole in colonna” e premere Invio. In questa cella anche quando sicambierà il testo questo verrà visualizzato in colonna.2.9 COPIARE LA FORMATTAZIONE DI UNA CELLAE’ possibile copiare la formattazione di una cella e applicarla ad altre senza dover ripetere tutti ipassaggi. Nel nostro esercizio si digiti il testo “Prima lezione” nella cella A2, si selezioni la cella B2; siclicchi sull’icona Copia formatocliccare.Si deve aver ottenuto, si porti il cursore a forma di pennello sulla cella da colorare A2 eFigura 33. Copia formattazione2.10 CAMBIARE LA PREDISPOSIZIONE DI UNA CELLA FORMATTATASe, per esempio, nella cella B2 in cui si è inserita una data, al suo posto si volesse digitare un semplicenumero, si osserva che dopo aver digitato il numero e premuto Invio viene trasformato in data.Per cambiare la predisposizione della cella formattata, occorre procedere così: si clicca in una cellabianca in cui non si è digitato nulla; si clicca sull'icona Copia formato, si porta il cursore a forma dipennello sopra la cella B2 da riformattare e si clicca. La data è stata convertita nel numeroprecedentemente digitato.Fare clic su Annullaper ripristinare la situazione precedente.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni20

Capitolo 3INSERIMENTO DI UNA SERIE DI DATIAlcuni tipi di dati possono essere immessi in modo automatico evitando operazioni ripetitive o errori econsentendo un risparmio di tempo.Ad esempio per inserire in modo automatico una successione incrementale 1,2,3,….ecc, si procede nelseguente modo: aprire il foglio di lavoro “Le successioni predefinite”, in esso si selezionano due celle ades. B5:C5 (si clicca col mouse su B5 e tenendo premuto si trascina fino a comprendere C5; si rilascia iltasto del mouse), si digita 1, si preme Invio e si digita 2. Si sposta il cursore verso l’angolo destro inbasso della cella C5 in modo che assuma l’aspetto del segno +; cliccando e tenendo premuto il tasto delmouse, si trascinano le due celle fino a che non si ottiene la successione desiderata, ad esempio fino a9. Rilasciare il tasto del mouse per osservare il risultato.Figura 34. Successione 1,2,3...Esistono altre successioni predefinite.Si provi per esercizio a iterare le seguenti successioni:1) nella cella B7 digitare 1;2) nella cella B9 e C9 digitare rispettivamente 1 e 3;3) nella cella B11 e C11 digitare rispettivamente Mese1 e Mese2;4) nella cella B13 digitare la data 01/01/02;5) nelle celle B15 e C15 digitare rispettivamente le date 01/01/02 e 01/02/02, come mostrato in Figura 35CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni21

Figura 35. Successioni predefinitePer iterare le successioni costituite da due celle, occorre selezionare simultaneamente le due cellequando il cursore, posizionato in basso a destra, ha assunto la forma di +, si clicca e si trascina.Si noti che nelle successioni 2) e 3) è stato indicato al computer come si dovrà comportare iterando lasuccessione. Nell’esempio 4) non viene data nessuna indicazione su come si vuole iterare lasuccessione e il computer per default incrementa il giorno; se invece si vuole incrementare il mese èsufficiente “suggerirlo “ al computer come si vede nell’esempio 5).Si deve aver ottenuto la seguente situazione:Figura 36. Risultato successioni predefinite3.1 ANALIZZARE ALTRE SUCCESSIONIQueste sono solo alcune delle successioni predefinite che si possono trovare in Excel.Per analizzare quali altre successioni predefinite sono messe a disposizione da Excel, dal menùStrumenti si selezioni la voce Opzioni; successivamente si clicchi sulla cartella Elenchi.Nella finestra Elenchi personalizzati compaiono tutte le successioni già esistenti.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni22

Figura 37. Elenchi predefinitiEsse possono essere inserite nel foglio di lavoro semplicemente digitando la prima parola dellasuccessione e poi iterando. Provare ad inserire iterando la successione dei mesi dell’anno scritti peresteso: si scrive “Gennaio” nella cella B17 e si itera.E’ inoltre possibile inserire una successione personalizzata.3.2 INSERIRE UNA NUOVA SUCCESSIONEPer inserire una nuova successione, nel menù Strumenti si selezioni la voce Opzioni e si apra lacartella Elenchi. Si clicchi col cursore in Voci di elenco (vedi Figura 37) e si digiti una successione adesempio quella costituita dai Castelli di San Marino: “Dogana, Serravalle, Faetano, Borgo Maggiore,Città, Montegiardino, Fiorentino, Acquaviva”; poi si prema Aggiungi e poi su Ok.Una volta inserita una nuova successione, per richiamarla nel nostro foglio di lavoro ad esempio nellacella B19 è sufficiente digitare il testo contenuto nella prima cella ossia “Dogana” e trascinare fino acompletarla.In alternativa, è possibile digitare la successione direttamente nelle celle del foglio di lavoro; fatto ciò, siseleziona la successione appena scritta, nel menù Strumenti si seleziona Opzioni, si apre la cartellaElenchi e si clicca su Importa.Nel nostro esercizio si inserisca nella cella B21 con quest’ultimo metodo la successione: “Nome,Cognome, Luogo di nascita, Data di nascita, Indirizzo, Città”.3.3 ASSEGNARE UN NOME AD UN INTERVALLO DI CELLEUn intervallo è un insieme di celle. L’opzione di assegnare un nome ad un intervallo è utile qualora nonsi ricordi quale posizione occupa la cella o l’intervallo di celle contenenti dati importanti.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni23

Si selezioni la successione dei mesi dell’anno (intervallo di celle B17-J17), dal menù Inserisciselezionare Nome e successivamente Dettagli. Si apre la seguente finestra, in cui si deve digitare Mesinella finestra Nomi nella cartella di lavoro.Fare clic su Ok e ripetere l’operazione selezionando intervallo di celle B19-J19 e assegnando il nomeCastelli.Si osservi ora che facendo clic sulla freccia accanto alla casella Nome cella, come indicato nella figurache segue,CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni24

compaiono i due nomi “Mesi” e “Castelli” appena inseriti: sarà sufficiente selezionarne uno per avereindicato immediatamente l’intervallo di celle contenenti i dati a cui si riferiscono.3.4 ANTEPRIMA E STAMPA DEI FOGLIPrima di procedere alla stampa di un documento per ridurre il numero di stampe di prova, è possibilevisualizzare il foglio in anteprima. Si clicca sul pulsante oppure in File selezionare Anteprima distampa. Se il testo visualizzato è troppo piccolo è sufficiente fare clic sul pulsante Zoom.Per tornare al foglio di lavoro fare clic sul pulsante Chiudi.Si noti che ora nel foglio di lavoro è presente una linea tratteggiata indicante il punto in cui si interrompela pagina.Quindi una piccola porzione del documento da stampare verrà visualizzata in un’altra pagina; infattinell’anteprima di stampa del foglio “Le successioni predefinite” i dati risultano troncati e non vengonovisualizzati completamente. E’ possibile spostare le interruzioni di pagina, indicate con una lineatratteggiata in Figura 38, in modo da comprendere in un’unica pagina la porzione di documentomancante. Per far ciò, dal menù Visualizza selezionare Anteprima interruzioni di pagina;CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni25

Figura 38. Anteprima interruzione di paginaci si posiziona col mouse sulla linea tratteggiata, il cursore diventa una doppia freccia nera, si clicca etenendo premuto si trascina fino a comprendere la porzione mancante del documento ottenendo unapagina unica.Figura 39. Anteprima interruzione di paginaPer tornare al foglio di lavoro, dal menù Visualizza selezionare Normale.Verificare con Anteprima di stampa l’avvenuta modifica e poi fare clic su Chiudi per tornare allapagina.3.5 STAMPA DI UNA PORZIONE DI FOGLIOSe si desidera stampare solo una porzione del foglio di lavoro, (ad esempio solo le ultime tresuccessioni) occorre selezionare l’area da stampare, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e sitrascina fino a selezionare la parte desiderata; dal menù File scegliere Area di stampa esuccessivamente Imposta area di stampa. Per visualizzare l’anteprima fare clic sul pulsante .Se l’area di stampa è troppo grande, verrà utilizzato un’ulteriore foglio. E’ possibile visionare l’anteprimadi più pagine facendo clic sul pulsante Succ. Chiudere l’anteprima.Per stampare il documento, in File selezionare Stampa. Per ritornare a stampare l’intero foglio, da File,selezionare Area di stampa e fare clic su Cancella area di stampa.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni26

Capitolo 4LE FORMULE ELEMENTARICon le formule è possibile eseguire calcoli sui dati numerici del foglio di lavoro. Questo consente dicreare fogli attivi che reagiscono all’inserimento dei dati.Ogni formula incomincia con il segno di uguale =.Una delle operazioni più frequenti e di facile realizzazione è quella di ricavare i totali per riga o percolonna. Si apra il foglio di lavoro dal titolo “Le formule” e si inseriscano in colonna nella cella B3, B4,B5, B6, i seguenti valori numerici come indicato in Figura 40Figura 40. Tabella4.1 SOMMARE I VALORI IN UNA COLONNA O IN UNA RIGASi seleziona la colonna contenente i valori da sommare B3 - B6 e si clicca l’icona Somma automaticapresente nella barra degli strumenti Standard.Il totale viene inserito nella prima cella libera della colonna.Cliccando sulla cella in cui è stato calcolato il totale, si osserva che nella barra della formula (vedi Figura41) viene espressa appunto la funzione somma, calcolata a partire dalla cella B3 fino alla cella B6.E’ importante osservare che il risultato della somma non dipende dal preciso valore numerico inserito inogni cella, ma varia al variare del contenuto di ognuna. Ad esempio, se si cambia il contenuto della cellaB3 e si digita 56, cambia anche il risultato della somma.Figura 41. Somma per colonnaCORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni27

4.2 PER SOMMARE PIU' COLONNE SIMULTANEAMENTESi costruisca la seguente tabella nell’intervallo di celle D3 - G5Figura 42Per calcolare la somma per colonne della tabella sopra è necessario selezionare tutta la tabella(intervallo D3-G5) e premere l’icona Somma automatica : si ottiene per ogni colonna l’importorelativo all‘operazione somma.Non è possibile, invece, sommare più righe contemporaneamente. La somma per righe può essere fattaselezionando una riga alla volta e successivamente cliccando sull’icona Somma automatica. Calcolareper esercizio la somma delle tre righe una alla volta.Un’alternativa, che consente però solo di visualizzare il totale senza inserire la formula e il risultato, è ilCalcolo Automatico.Occorre selezionare le celle di cui si vuole calcolare la somma, si osserva poi nella barra di stato inbasso (vedi Figura 43) il valore numerico che varia al variare delle celle selezionate.Figura 43. Somma automaticaCORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni28

Nel nostro caso la somma della prima riga da come risultato 99 come esplicitato in Figura 43.La somma della seconda riga da 217 come indicato in Figura 44.Per default viene calcolata la somma, ma è possibile decidere di calcolare altre funzioni quali il massimovalore, il minimo, la media, etc, cliccando col tasto destro del mouse sulla scritta Somma come indicatoin Figura 44. Si selezioni per esercizio max; esso calcola il valore massimo nell’intervallo di celleselezionato. Questo è uno strumento molto utile quando si hanno tabelle di dati molto consistenti.Figura 44. Calcolo automaticoQuanto appena descritto è valido anche per celle non attigue, l’ importante è che siano selezionate.4.3 SOMMARE CELLE NON ATTIGUEPer sommare celle non attigue occorre digitare la formula direttamente nella cella o nella barra dellaformula.Ad esempio si voglia inserire nella cella B9 la somma tra le celle B4 e D3:si clicchi sulla cella B9, si digiti il segno di uguaglianza = (ogni formula comincia sempre col segno =)si clicchi sulla cella B4, cliccare sul tasto in tastiera +, cliccare sulla cella D3 e successivamentepremere Invio.Nella cella B9 si è ottenuto il totale 30. In alternativa è possibile digitare per intero da tastiera la formula=B4+D3 nella cella B9.Cliccando sulla cella B9 si osservi che la formula compare nella Barra della formula. Ulteriori modifichepossono essere effettuate operando direttamente nella Barra della formula.4.4 ITERARE UNA FORMULAA volte, quando si ha necessità di ripetere una formula nelle celle attigue, non è necessario ridigitarlama è sufficiente iterare la formula già esistente. Se ad esempio si vuole iterare la formula presente nellacella B9 nelle celle attigue, ci si posiziona sulla cella B9, si sposta il cursore nell’angolo in basso adestra fino a quando diventa un +, si clicca e si trascina in orizzontale per altre tre celle fino a E9; siosserva che la formula nelle celle successive ha incrementato di uno il valore della colonna perentrambe le celle che compaiono nella formula. Infatti se si clicca sulla cella C9 si ha che contiene laformula =C4+E3, la cella D9 contiene la formula =D4+F3, E9 la formula =E4+G3.Se invece si itera la cella B9 per colonna si può osservare che la formula nelle celle successiveincrementa di uno il valore della riga per entrambe le celle che compaiono nella formula.Si deve aver ottenuto il seguente risultato:CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni29

Figura 45. Iterazione di formuleAltre formule possono essere digitate direttamente nella cella facendo uso delle parentesi.Ad esempio in A2 si digiti la formula =((B3+B4)/2+B5)-D3; essa calcola la somma di B3 e B4, la divideper 2, a questo totale parziale somma B5, a questo totale parziale toglie D3.4.5 ORDINE DELLE OPERAZIONIL’importanza delle parentesi nella formula precedente è fondamentale. Infatti, tramite parentesi, deveessere indicato l’ordine in cui i calcoli devono essere eseguiti. Certe operazioni hanno la priorità su altree quindi non è necessario l’uso delle parentesi: ad esempio la moltiplicazione e la divisione hanno laprecedenza sull’addizione e sulla sottrazione.Qualora si avessero dei dubbi l’uso delle parentesi anche per operazioni che hanno la precedenza noncostituisce errore.La formula =(20*5)+3 viene letta allo stesso modo da excel anche senza parentesi: =20*5+3La formula =20*(5+3) è chiaramente diversa dalla formula =20*5+3 che produce un altro risultato.4.6 OPERATORI MATEMATICII principali operatori digitabili da tastiera sono:/ divisione= uguale a< minore di maggiore>= maggiore uguale a diverso% percentuale^ esponente4.7 LA FUNZIONE MIN E LA FUNZIONE MAXSi apra il Foglio4 e lo si rinomini “Le funzioni”.La funzione MIN ha la caratteristica di trovare il valore minimo tra una serie di numeri.Si costruisca la tabella con i valori espressi nelle celle dell’intervallo A1; D3. Si vuole trovare il minimo eil massimo dei valori indicati in tabella.CORSO DI EXCEL- Università degli Studi della Repubblica di San Marino – © 2004 Chiara Giacomoni30