Checklist Aanzeggesprek - Werk.nl

Checklist Aanzeggesprek
Voorbereiding
1. Plan de afspraak gewoon tussen andere (benoemings)gesprekken.
2. Voer het aanzeggesprek (indien nodig) samen met de personeelsfunctionaris en/of regel opvang
door de chef of Bedrijfs Maatschappelijk Werk/Arbodienst.
3. Ken en geef de argumenten voor aanzegging tot boventalligheid.
4. Bereid de bevestigingsbrief voor en reik deze aan het einde van het gesprek uit.
5. Noem de datum van administratieve- (= datum aanzeggingbrief) en budgettaire instroom (=datum
vervallen functie) evenals de consequenties voor eventuele functiegebonden “extra’s” zoals
functiegebonden mobiele telefoons, laptops en de leaseauto.
6. Ken de tijdslijnen van de eerste mobiliteitsactiviteiten: binnen twee weken na ontvangst van de
aanzegbrief is de voorlichtingsbijeenkomst waarvoor de medewerker een schriftelijke uitnodiging
ontvangt. Vervolgens binnen drie tot vier weken na deze bijeenkomst het intakegesprek (als de
functie binnen 6 maand na aanzegging vervalt).
7. Weet wáár de medewerker méér informatie over de mobiliteitsbureaus kan vinden: op een site of via
een folder.
Gesprek
8. Op de lijst ‘Do’s en Don’ts’ staan een aantal belangrijke, praktische gesprekstips. Neem deze door
voordat gesprekken met werknemers worden aangegaan.
Na het gesprek
9. Stuur een kopie van de volledig ingevulde (datum gesprek en datum vervallen functie) aanzegbrief
en een uitdraai uit het personeelssysteem (gewone CV-uitdraai) zo spoedig mogelijk naar het Hoofd
van uw Mobiliteitsbureau. Op basis daarvan worden boventallige medewerkers uitgenodigd voor een
voorlichtingsbijeenkomst en wordt bekend per wanneer boventallige medewerkers instromen
(administratief en budgettair).
10. Houd ook nu extra aandacht voor de boventallige medewerker die nog tijdelijk bij u werkzaam is.
Een aantal praktische tips vindt u op de lijst “Do’s en Don’ts”.
De informatie is zorgvuldig samengesteld door de initiatiefnemers van deze website.
Aan deze teksten kunnen echter geen rechten worden ontleend. © 2009

Do’s Don’ts
Een aanzeggesprek is een slechtnieuwsgesprek.
Neem hiervoor de theorie over
slecht-nieuwsgesprekken nog eens door en pas
deze toe.
Neem de tijd voor het aanzeggesprek en focus
op eerlijkheid, openheid en duidelijkheid en op
kwaliteit van het gesprek. Wees niet bang voor
een stilte in het gesprek.
Hou in het gesprek vast aan het besluit, wek
geen valse verwachtingen en geef duidelijk aan
welke werkzaamheden tijdelijk nog zullen worden
verricht en wat de medewerker van zijn
leidinggevende daarbij kan verwachten.
Leg goed uit, onderbouwd met de juiste
argumenten, waarom de medewerker boventallig
is geworden; geef daarbij ook aan dat het
mobiliteitsbureau voorlichtingsbijeenkomsten
houdt en dat de medewerker daarvoor op korte
termijn wordt uitgenodigd.
Neem goed waar hoe de boventallige reageert
tijdens het gesprek: boos, vol onbegrip,
verongelijkt, flegmatiek etc. Toon begrip en stel
je empathisch op.
Maak bespreekbaar wat je tijdens het gesprek
waarneemt, benoem dit, geef feedback en blijf in
gesprek.
Neem te allen tijde een actieve luisterende
houding aan tijdens de gesprekken.
Heb aandacht voor en bespreek eventuele
ontstane verstoorde verhoudingen.
Doe er alles aan om ziekteverzuim te voorkomen
door na het gesprek een vervolgafspraak te
maken, waar de medewerker het gevoel krijgt
zijn verhaal kwijt te kunnen. Wees in dat kader
bekend met rechten en plichten van een
boventallige medewerker.
Spreek openlijk je waardering uit aan
medewerkers die – ondanks de afwijzing – een
positieve instelling behouden.
Controleer of de brieven, waarin de aanzegging
tot boventalligheid wordt bevestigd zijn
verzonden.
Ruim in het managementteam/de directie ook
plaats in om de situatie van de boventalligen te
bespreken.
Plan het gesprek nooit op de vrijdag en qua tijdstip
nooit aan het einde van de werkdag; geef de
medewerker naar behoefte een moment van
bezinning.
Spreek een datum af waarop de functie van de
medewerker gaat vervallen en leg uit waarom.
Negeer niet de weerstand die dit kan oproepen.
Verschuif de datum waarop de functie vervalt nooit.
Voorkom dat het Mobiliteitsbureau de boventallige
medewerker moet vertellen dat, indien van
toepassing, bepaalde functiegebonden
arbeidsvoorwaarden komen te vervallen c.q. zullen
worden afgebouwd; geef ook aan dat instroom in het
Mobiliteitsbureau betekent dat een 40-urig contract
wordt omgezet in een arbeidsovereenkomst voor 36
uur.
Ontzeg de boventallige medewerker nooit het recht
om wekelijks met het Mobiliteitsbureau in gesprek te
zijn en te werken aan het mobiliteitsproces (fulltimer
1 dag per week).
Laat nooit een werksituatie ontstaan, waarin de
boventallige medewerker zich niet langer gewenst
voelt.
Tolereer niet dat er bedoeld of onbedoeld grappen
worden gemaakt over de boventallige medewerker.
Schep niet de verwachting dat tijdelijk werk intern
uiteindelijk zal kunnen leiden tot een permanente
interne functie.
Negeer nooit zichtbare en minder zichtbare signalen
van boventallige medewerkers, die een negatieve
impact hebben op de dagelijkse werkzaamheden ook
van de andere collega’s.
Laat medewerkers die een voorlichtingsbijeenkomst
van het Mobiliteitsbureau hebben bijgewoond niet in
de kou staan, maar vraag naar hun bevindingen.
Trek niet de conclusie dat instroom in het
Mobiliteitsbureau impliceert dat het management niet
langer betrokken is bij het mobiliteitsproces.
De informatie is zorgvuldig samengesteld door de initiatiefnemers van deze website.
Aan deze teksten kunnen echter geen rechten worden ontleend. © 2009