1 Verslag Gebruikersoverleg BVE 5 maart 2013

Aanwezig:
Verslag Gebruikersoverleg BVE 5 maart 2013
Jennifer Moesker (Deug), Ank van Rhijn (ROC Leiden), Frans Bergmans (Summa
College), Rudolf Wandera (Koning Willem I College), Pierre Veelenturf (MBO Raad),
Henk-Jan van Ginkel (saMBO-ICT), Ellen van Luenen (SBB), Geertje van der Wal
(Inspectie), Gerus Cornelissen (Nordwin College), Peter Buurman (DUO/voorzitter), Eef
Vegt (DUO), Nynke van der Schaaf (DUO), Godelieve Broeklander (DUO), Conny
Merkestein (DUO) en Ina Huizinga (DUO/notulen).
M.k.a.:
Annie Verploegen (ROC Nijmegen), Ruud Goorden (ROC West-Brabant), Herman Haas
(Arcus College), Lia van den Boer (ROC de Leijgraaf), Wim Konings (Magister
Gebruikersgroep), Pien Borghols (Nimeto), Bert van Dijk (Min. ELenI), Ad Geluk (SBB),
Richard Westerhof (AOC Raad) en Ellen Maarschalkerweerd (DUO)
1. Opening/Vaststellen agenda
Peter Buurman opent de vergadering.
2. Mededelingen
Jennifer Moesker is aanwezig namens Peoplesoft/Deug en zij vervangt Annie
Verploegen.
Na het gebruikersoverleg komt de werkgroep VAVO bijeen en hier zal Jennifer ook bij
aanwezig zijn.
Nynke van der Schaaf deelt mee dat het downloaden van meerdere bestanden op het
moment niet meer mogelijk is. Door de instabiliteit van het zakelijk portaal is de
release waarin dit was opgenomen teruggedraaid. Volgens Rudolf Wandera is het
sowieso geen oplossing gebleken, omdat de te downloaden bestanden nu in een
zipbestand staan en dit lost niets op qua snelheid.
3. N.a.v. verslag van 5 februari 2013
N.a.v. pagina 1, Agendapunt 2, Mededelingen, VAVO-dashboard:
Ank van Rhijn vraagt of in het VAVO-dashboard ook de mogelijkheid bestaat om te
kijken achter de cijfers (naam/rugnummers). Volgens de beschrijving zou dit mogelijk
moeten zijn. Nynke van der Schaaf geeft aan dat dit bij haar niet bekend is, wel de
aantallen en vervolgens kan de school de uitleg hierbij opvragen bij het IPO. (Actie
050313-076)
Rudolf Wandera geeft aan dat er 1 deel is met meerdere inschrijvingen en voor zijn
school is dit vakje leeg terwijl er 8 zijn. Nynke gaat na wat er aan de hand is. (Actie
050313-077)
N.a.v. pagina 2, Agendapunt 2, Mededelingen, Calibris:
Rudolf Wandera heeft gehoord dat Calibris de tijd neemt om Crebo’s te accrediteren.
Mogelijk dat hierdoor ook verschillen ontstaan.
1

Peter Buurman geeft aan dat Calibris eerst de verschillen moeten analyseren voordat
ze de leden van het gebruikersoverleg erop kunnen wijzen dat ze beter moeten
leveren.
Na een korte discussie is de conclusie dat het stagefonds uitgaat van niet
betrouwbare informatie. De basisinformatie komt uit BRON, maar er kan dan nog
informatie ontbreken van de leerbedrijven. Dit kunnen DUO en de instellingen niet
oplossen. Dit probleem moet opgelost worden tussen Calibris en de leerbedrijven.
Frans Bergmans geeft aan dat er teveel zaken op de BPV-overeenkomst komen te
staan omdat anderen daar ook iets mee moeten, maar dan mogen niet de instellingen
erop aangesproken worden als er iets niet goed gaat.
N.a.v. pagina 2, Agendapunt 2, Mededelingen, College Bescherming
Persoonsgegevens:
Peter Buurman deelt nog een keer mee dat nergens in het controleprotocol staat dat
instellingen een kopie van het identiteitsbewijs in hun administratie moeten hebben.
De Inspectie heeft hierop nog een aanvulling gegeven: “In de sector VO en BVE wordt
niet specifiek aangegeven dat het om een ID bewijs gaat. De documenten in de
administratie van de school kunnen ook bestaan uit de vastlegging van de
controlewerkzaamheden van de school, indien die de instellingsaccountant voldoende
zekerheid geven. In deze sectoren is daarom geen aanpassing nodig.”
Frans Bergmans stelt voor om de controle via het GBA te laten plaatsvinden. Als de
door de leerlingen opgegeven gegevens met het GBA overeenkomen, zou er in 1 keer
met een vinkje aangegeven kunnen worden dat de gegevens zijn gecontroleerd en
kloppen. De instellingen hebben zodoende minder werk en hierdoor is een groot
percentage gelijk opgelost. Hiermee zou ook gelijk de verblijfsstatus gecontroleerd
zijn. Frans vraagt of Godelieve Broeklander in het kader van lastverlichting het
voorstel voor kan leggen aan Rianne Ulrich van OCW. (Actie 050313-078)
Pierre Veelenturf neemt dit onderwerp mee in het Samenwerkingsplatform Informatie
Onderwijs (SION). Verder zou het onderwerp ook meegenomen moeten worden in het
overleg tussen MBO Raad en accountants. De uitkomsten uit deze vergaderingen
worden gecommuniceerd met de instellingen en hiervan kan DUO een link opnemen
in het Ezine (Actie 050313-79).
N.a.v. pagina 3, Agendapunt 3, N.a.v. verslag van 8 januari 2013, Levering
ééncijferbestand:
Er is nog geen definitieve uitslag. Het zal in een wetswijziging opgenomen moeten
worden. Eén van de leden van de werkgroep indicatoren is het er niet mee eens en
daarom is het MBO+ verzoek bij OCW ingediend en is het nu wachten op een
terugkoppeling.
Omdat er al een verzoek vanuit de werkgroep bij OCW lag heeft Peter Buurman nog
geen actie ondernomen. Op verzoek van de leden gaat Peter alsnog een verzoek
vanuit het gebruikersoverleg indienen.
N.a.v. pagina 4, Agendapunt 5, Actiepunt 120612-41, inschrijfverklaringen:
Frans Bergmans vindt het vreemd dat digitaal aanleveren niet mag en aanleveren per
papier wel. Pierre Veelenturf geeft aan dat er binnen het SION ook naar dit probleem
gekeken wordt.
N.a.v. pagina 6, Agendapunt 6, Terugkoppeling Technisch Overleg, PvE:
Er Volgens Jennifer Moesker klopt de beschrijving bij mutatiestop niet en kan het nu
niet zoals het in het PvE staat.
2

N.a.v. pagina 6, Agendapunt 6, Terugkoppeling Technisch Overleg, Punt bij
Voornaam:
Het probleem wordt cosmetisch opgepakt bij DUO.
4. Wet- en regelgeving
Les- en Cursusgeld:
Er komt een wijziging in de regeling les- en cursusgeld. Les en cursusgeld willen ze
samenvoegen en DUO zal binnenkort een verzoek krijgen voor het maken van een
uitvoeringstoets. Men wil beide gelden op dezelfde manier gaan berekenen. Zodra er
meer nieuws is zal Eva Vegt dit laten weten.
Verwantschap MBO/HBO:
Eef Vegt heeft een notitie “Uitwerking nadere vooropleidinggegevens mbo/hbo” ter
kennisname rondgestuurd. Deze wijzigingen willen ze in laten gaan per september
2014. Voor doorstroming moet in het vervolg de oude opleiding een verband hebben
met de nieuwe opleiding. Een leerling die bijvoorbeeld nu MBO Techniek doet mag
niet zonder meer naar een HBO opleiding zonder techniek. De leden van het
gebruikersoverleg geven aan dat de bijsluiter die straks bij elke opleiding beschikbaar
moet zijn ook het arbeidsperspectief en de mogelijk vervolgopleidingen zou moeten
bevatten.
5. Actiepunten
280611-40a: Kan DUO een overzicht leveren van de BPV’s, die goedgekeurd zijn,
maar met een signaal?.
Er staat een overleg gepland voor 12 maart. Tijdens de vergadering van 9 april kan
een terugkoppeling worden gegeven. Actie blijft staan.
011111-54: Verzoek om het moment van bekend worden cursusgeld en lesgeld gelijk
te trekken.
Zie tekst bij agendapunt 4, Wet- en regelgeving, Lees- en Cursusgeld. Actie blijft
staan.
170412-19: Leveren overzicht van alle Crebocode’s, zowel actieve als gearchiveerde
codes:
De huidige gepubliceerde lijst is niet volledig en moet ook het dossier bevatten. Er is
een wettelijke verplichting dat het diploma voorzien moet zijn van crebocode en
kwalificatiedossier. Als instellingen zelf moeten gaan zoeken naar bijbehorende codes
is het risico aanwezig dat er verschillen ontstaan, bijvoorbeeld doordat het verkeerde
dossier achter de crebo komt. Door gebruik van een complete lijst zal ongeveer 80%
van alle gevallen goed gaan en zal een voor 20% een oplossing gezocht moeten
worden. Ank van Rhijn werkt met een zelf samengestelde lijst (volgens interpretatie
van Ank). Deze lijst levert ze aan bij Godelieve Broeklander als voorbeeld. Actie blijft
staan.
Rudolf Wandera geeft aan dat de huidige benaming op diploma wijzigt als er een
dynamische koppeling van crebo plaatsvindt. Voorbeeld is iemand die nu diploma
gehaald heeft van bromfietstechnicus, als deze benaming omgezet wordt naar
scootertechnicus dan wijzigt dit ook op oude diploma’s in het diplomaregister. De
deelnemers aan tafel vinden dit vreemd, maar volgens Rudolf is dit de praktijk. Ina
Huizinga zet deze vraag uit bij het diplomaregister. (Actie 050313-080)
150512-35 De leden van het Gebruikersoverleg geven aan dat zij veelal te laat
geïnformeerd worden over diverse aanpassingen. Zij voelen zich dan ook niet serieus
3

genomen en geven aan dat een aantal wijzigingen dit jaar niet haalbaar zijn. Dit
signaal zal aan de MBO-Raad meegegeven worden.
Deelname vanuit OCW blijft nog steeds een wens van het gebruikersoverleg. Actie
blijft staan.
150512-36 Afschaffing 4e handtekening:
Het is nog niet duidelijk of de brief al naar OCW is gegaan. Actie blijft staan.
150512-39 Afschaffing deeltijd BOL: Er blijft dan alleen voltijd BOL en BBL over. Moet
er straks ook aangemeld worden met BBL? Eva zoekt uit hoe het geregeld wordt en
per wanneer het ingaat.
Vanaf 1 augustus 2015 kan helemaal niet meer ingeschreven worden op deeltijd BOL.
In 2013 kan nog wel ingeschreven worden op deeltijd BOL, maar zonder bekostiging.
Actie kan worden afgevoerd.
120612-43 Diplomamodel: Op het diploma staat de vermelding kwalificatiedossier en
kwalificatieniveau. Dit is om verschillende redenen niet altijd leverbaar.
Zie uitleg bij actiepunt 170412-19. Actie blijft staan.
1280912-047: 1x per jaar een nieuwe crebolijst publiceren t.b.v. kenniscentra:
Het voorzetje van Ad Geluk is nog niet binnen. Actie blijft staan.
180912-049: Meerdere profielen in relatie tot diplomaregister.
Is nog niet besproken in het gebruikersoverleg VO. Het officieel verzoek moet vanuit
VO komen. Bauke Groen heeft gekeken hoe het in BRON moet komen en als blijkt dat
het noodzakelijk is moet het nog in een release worden gezet en die zitten voor de
komende tijd al vol. DUO kijkt wel hoe ze dit het beste op kunnen lossen.
Jennifer Moesker geeft aan dat instellingen er niet op aangekeken mogen worden als
er onjuiste of onvolledige gegevens in het diplomaregister komen te staan. Actie blijft
staan.
091012-053: Uitzoeken waarom er twee berichten worden verzonden, zowel met
onderwerp “nog geen terugkoppeling” en met onderwerp “stand van zaken
verwerking”.
Het probleem wordt opgelost in de release van september. Tot die tijd komen er
dubbele terugkoppelingen.
091012-061: Aanpassingen regelen voor DUO in verband met wetswijziging
inzagerecht voor instellingen in het elektronisch leerdossier (ELD) tegenwoordig
Overstapservice Onderwijs (OSO) genaamd:
Er is nog geen verzoek tot uitvoeringstoets binnen gekomen bij DUO. Actie blijft
staan.
111212-064: Het wel of niet opnemen van door wie de kosten worden betaald van
een opleiding op een BPV is nu afhankelijk van de accountant.
Het originele verzoek van Kees van Kralingen kon Frans Bergmans niet terugvinden
en daarom heeft hij een nieuwe notitie geschreven aangevuld met argumenten. Op
deze notitie heeft Monique Achterberg gereageerd. Godelieve Broeklander heeft de
notitie van Monique doorgestuurd naar iemand van lastenverlichting en die gaf als
antwoord dank!Mogelijk biedt dit perspectief. Actie blijft staan.
111212-065: N.a.v. de 1e Voorlopige foto: Wordt aangegeven dat de gegevens nodig
zijn voor het ééncijferbestand.
4

Er is nog geen definitieve uitslag. Het zal in een wetswijziging opgenomen moeten
worden. Eén van de leden van de werkgroep indicatoren is het er niet mee eens en
daarom is het MBO+ verzoek bij OCW ingediend en is het nu wachten op een
terugkoppeling.
Omdat er al een verzoek vanuit de werkgroep bij OCW lag heeft Peter Buurman nog
geen actie ondernomen. Op verzoek van de leden gaat Peter alsnog een verzoek
vanuit het gebruikersoverleg indienen.
111212-067: Diplomamodel: Annie Verploegen weet nog steeds niet hoe ze
informatie over brancheverbijzondering kwijt kan op het diploma.
Annie Verploegen heeft de volgende vraag voorgelegd aan Kenteq: Studenten willen
graag op het diploma hun context/differentiatie vermeld zien: Werktuigbouw,
Elektrotechniek, of Installatietechniek. Voorgaande jaren konden we dit nog oplossen
door een van de contexten op het diploma te vermelden. Ik heb contact gehad met
de SBB, maar zij adviseren om contact op te nemen met het kenniscentrum. Zij
hebben het kwalificatiedossier vastgesteld en de omschrijving bij de kwalificatie
bepaald. In 2014 komen er nieuwe kwalificatiedossiers. Zou jij met Kenteq kunnen
overleggen of zij bij het vaststellen van de nieuwe dossiers rekening kunnen houden
met de naamgeving. Studenten en werkgevers vragen hierom.
Vanuit Kenteq is de volgende reactie binnen gekomen: Jouw idee was ook het idee
van Kenteq maar dit is afgewezen door de paritaire commissie die erover gaat. Ze
zijn nu nog aan het kijken hoe dit opgelost kan worden. Het diplomamodel is nog niet
bekend. Er wordt dus nog aan gewerkt! Actie blijft staan.
111212-068: Rudolf Wandera vraagt hoe het komt dat op sommige plekken in het
dashboard een nul staat en in andere gevallen een lege plek.
Het probleem is inmiddels opgelost. Actie kan worden afgevoerd.
111212-069: Frans Bergmans geeft aan dat zijn instelling is benaderd door het
College Bescherming Persoonsgegevens met de mededeling dat de instelling geen
kopie ID in hun administratie mag hebben.
Peter Buurman deelt nog een keer mee dat nergens in het controleprotocol staat dat
instellingen een kopie van het identiteitsbewijs in hun administratie moeten hebben.
De Inspectie heeft hierop nog een aanvulling gegeven: “In de sector VO en BVE wordt
niet specifiek aangegeven dat het om een ID bewijs gaat. De documenten in de
administratie van de school kunnen ook bestaan uit de vastlegging van de
controlewerkzaamheden van de school, indien die de instellingsaccountant voldoende
zekerheid geven. In deze sectoren is daarom geen aanpassing nodig.” Zie verder
vervolgacties 050313-078 en 050313-079. Actie blijft staan.
111212-070; Educatie: De vak-/ILT-codes zijn er nog niet, maar ondanks dit gegeven
is men wel doorgegaan met Educatie. In theorie kan nog steeds op de oude ILTcode’s
worden ingeschreven, maar instellingen moeten dit mogelijk op een later
moment omhangen naar de nieuwe codes.
Hier zijn ze nog mee bezig. Actie blijft staan.
111212-071: Nieuwe inschrijving n.a.v. hiaat in Diplomaregister: met spoed leveren
van certificaten aan het diplomaregister.
ROC’s blijven het een extra handeling vinden en zijn niet blij met de oplossing. Actie
blijft staan.
11212-072: Een punt op de plek van een voornaam wordt gegenereerd als een
leerling in het GBA geen voornaam heeft opgegeven.
5

Het probleem wordt cosmetisch opgepakt bij DUO. De punt wordt ‘weggepoetst’ in
het diplomaregister. Actie kan worden afgevoerd.
111212-073: Wim Konings vraagt aandacht voor het opnemen van uren op de
praktijkovereenkomst in de nieuwe wet op de praktijkovereenkomst. Het aantal uren
BPV per schooljaar en per kalenderjaar moet worden doorgegeven, maar het aantal
uren bij het stagebedrijf staat er niet op. Instellingen weten vaak nog niet hoeveel
uren een leerling stage gaat lopen. Conny Merkestein geeft aan dat zij dit
aandachtspunt mee zal geven aan Godelieve Broeklander om te bekijken of dit gelijk
meegenomen kan worden in de wetswijziging van het BVE.
Dit punt is niet besproken tijdens het overleg.
111212-074: Ank van Rijn vraag of het mogelijk is via de Machine tot Machine
koppeling van het verzuimloket een terugkoppeling te kunnen krijgen als gemeenten
een zaak in behandeling nemen of een mutatie doorvoeren.
Het door VSV gegeven antwoord is niet het antwoord op de gestelde vraag. De vraag
zal worden teruggegeven aan VSV.
111212-075: Restylen overzicht financiële beschikkingen:
Dit is geregeld met Henk Kuppens van de MBO Raad. Actie kan worden afgevoerd.
6. Terugkoppeling Technisch Overleg
In verband met tijdgebrek wordt het verslag van het Technisch Overleg niet
besproken.
7. W.v.t.t.k./Rondvraag
Henk-Jan van Ginkel:
- Is er een actuele releaseplanning beschikbaar? Nynke van de Schaaf weet dit niet
zeker, maar Nynke van der Schaaf vraagt dit na bij Jan de Raad. (Actie 050313-
081)
- Wanneer komt de levering XML kwalificatiedossiers. Ellen van Luenen vraagt dit
na.(Actie: 051213-082)
- Wie binnen DUO is verantwoordelijk voor het verzuimloket en wat zijn de
toekomstplannen? Peter Buurman geeft aan dat er af en toe problemen zijn door
de instabiliteit van de zakelijke site. Het wordt wel goed gebruikt en gemeenten
zijn tevreden over het proces. Soms zijn er wijzigingen, zoals de invoering van
locatiecode. De machine tot Machine koppeling werkt niet optimaal. Voor de
volgende vergadering zal gevraagd worden of een relatiebeheerder aan kan
schuiven. (Actie: 050313-083) Voor vragen kan er altijd contact worden
opgenomen met het IPO, afdeling Verzuim.
Rudolf Wandera:
- De mutatiestop is deze keer niet goed gegaan en er was warrige berichtgeving.
Vrijdag kwam de actuele foto waardoor de school op het verkeerde been werd
gezet omdat op 1 maart ook de mutatiestop is. Dit klopt, op de dag van de
mutatiestop wordt er een actuele foto voor alle instellingen klaargezet.
De accountantsbatch is verwerkt zonder dat het vinkje mutatiestop aanstond. De
normale batch was ook op 1 maart en hierop kreeg de school 78 een afkeuring.
Nynke van der Schaaf zoekt een en ander uit. (Actie: 050313-084)
Anke van Rhijn:
- Ank is gewend een signaallijst te krijgen van de 1 e voorlopige foto, maar deze
heeft zij niet gehad in januari. Deze lijst bevat relevantie informatie voor de
6

mutatiestop. Godelieve Broeklander geeft aan ze verwacht had dat deze er al zou
zijn, maar dat deze nog wel komt.
- De inspectie heeft n.a.v. van de cijfers VAVO geconcludeerd dat er een aantal SEcijfers
gewijzigd zijn na 15 mei. Dit klopt niet. Er zijn geen cijfers gewijzigd, maar
de toepassing van het cijfer is aangepast. Het betreft leerlingen die al een cijfer
gehaald hebben en proberen een hoger te halen. Als deze leerling dan een lager
cijfer haalt willen ze toch graag het eerder behaalde certificaat inleveren. Het lijkt
erop dat de Inspectie niet kijkt naar beide waarden. Geertje van der Wal vraagt
dit na bij de Inspectie. (Actie 050313-085) Jakob Otter van DUO zal worden
gevraagd wat de inspectie precies geleverd krijgt. (Actie: 050313-086)
- De workloadlijst VSV cijfers via die via de beveiligde site beschikbaar is gesteld
bevat cijfers over of iets gemeld is of niet. Intern bij ROC Leiden is vastgesteld dat
een melding in het loket niet in de totale workloadlijst staat. Hierdoor ga je
twijfelen aan de waarheid van de cijfers. Ank stuurt een voorbeeld aan DUO en de
MBO Raad zodat dit uitgezocht kan worden. (Actie: 050313-087)
Pierre Veelenturf:
- Is er ook informatie over de indicatie locatiecode. Het IPO houdt de vulling bij.
Deze staan in een extra kolom in het dashboard met vulling locatiecode. Volgende
vergadering zal Nynke van der Schaaf een kleine rapportage leveren met cijfers.
(Actie: 050313-088).
8. Sluiting
Volgende vergadering is dinsdag 9 april 2013 van 10.30 tot 13.00 uur bij DUO in
Utrecht.
7