Functieprofiel: Medewerker Gegevensbeheer ... - Werken bij de HU
Functieprofiel: Medewerker Gegevensbeheer ... - Werken bij de HU
Functieprofiel: Medewerker Gegevensbeheer ... - Werken bij de HU
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Functieprofiel</strong>: <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> Functieco<strong>de</strong>: 0501<br />
Doel<br />
Realiseren van beheersmatige, adviseren<strong>de</strong> en managementon<strong>de</strong>rsteunen<strong>de</strong><br />
administratieve werkzaamhe<strong>de</strong>n ten behoeve van <strong>de</strong> organisatie, dan wel<br />
eenhe<strong>de</strong>n daarvan, binnen vastgestel<strong>de</strong> procedures en wet- en regelgeving,<br />
tenein<strong>de</strong> <strong>bij</strong> te dragen aan een optimaal verloop van <strong>de</strong> administratieve<br />
processen.<br />
Resultaatgebie<strong>de</strong>n<br />
1. <strong>Gegevensbeheer</strong> en administratie<br />
2. Informatieverstrekking en communicatie<br />
3. Beleidson<strong>de</strong>rsteuning<br />
4. Processen en systemen<br />
5. Managementinformatie<br />
6. Budgetbewaking<br />
7. Jaarrekening en -rapportage<br />
8. Functioneel applicatiebeheer<br />
9. Coördinatie werkuitvoering<br />
Context<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
De <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> rapporteert aan/ontvangt hiërarchische<br />
richtlijnen van:<br />
• Directeur<br />
• Manager<br />
• Teamlei<strong>de</strong>r<br />
1
RESULTAATGEBIEDEN<br />
Kernactiviteit Ka<strong>de</strong>r Resultaat Voorbeel<strong>de</strong>n van activiteiten<br />
1. Resultaatgebied <strong>Gegevensbeheer</strong> en administratie<br />
Verzamelen, controleren,<br />
corrigeren, invoeren en opslaan<br />
van gegevens in administratieve<br />
Administratieve procedures<br />
en richtlijnen<br />
Administratieve systemen<br />
Tijdige beschikbaarheid van<br />
volledige en juiste informatie<br />
• Controleren van te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid<br />
en parafering/autorisatie, zonodig doen van navraag<br />
respectievelijk inwinnen van aanvullen<strong>de</strong> gegevens<br />
systemen en beheren van<br />
• Co<strong>de</strong>ren van gegevens, uitvoeren van berekeningen<br />
gegevens ten behoeve van het<br />
• Inbrengen van gegevens in het (geautomatiseer<strong>de</strong>) systeem<br />
organisatieon<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el<br />
• Opslaan/archiveren van boekingsbeschei<strong>de</strong>n of dossiers<br />
• Opstellen van periodieke overzichten door het genereren,<br />
bewerken en rangschikken van administratieve gegevens<br />
• Voeren van correspon<strong>de</strong>ntie<br />
• Administratief on<strong>de</strong>rsteunen en begelei<strong>de</strong>n van procedures op<br />
het vakgebied<br />
2. Resultaatgebied Informatie verstrekking en communicatie<br />
Fungeren als eerste<br />
aanspreekpunt voor vragen van<br />
me<strong>de</strong>werkers en management<br />
en beantwoor<strong>de</strong>n van <strong>de</strong>ze<br />
vragen of doorverwijzen<br />
Interne richtlijnen en<br />
bevoegdhe<strong>de</strong>n<br />
Wet en regelgeving<br />
Procedures<br />
A<strong>de</strong>quate overdracht van<br />
informatie, alsme<strong>de</strong><br />
bevor<strong>de</strong>ring van een correcte<br />
uitvoering en toepassing van<br />
wet- en regelgeving en/of<br />
procedures binnen <strong>de</strong><br />
instelling<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
• Beantwoor<strong>de</strong>n van vragen, verschaffen van (schriftelijke)<br />
informatie<br />
• Naar <strong>de</strong> juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een<br />
vraag<br />
• Opzoeken van bepaal<strong>de</strong> informatie en doen van interne en<br />
externe navraag<br />
• Contacten on<strong>de</strong>rhou<strong>de</strong>n met externen<br />
• Signaleren van problemen en/of interpretatieverschillen over <strong>de</strong><br />
toepasbaarheid van wet- en regelgeving of procedures en dit<br />
bespreken met leidinggeven<strong>de</strong><br />
• Signaleren van communicatieknelpunten binnen <strong>de</strong> instelling<br />
betreffen<strong>de</strong> het vakgebied en het doen van voorstellen ter<br />
verbetering<br />
• Herkennen van problemen en/of interpretatieverschillen over <strong>de</strong><br />
toepasbaarheid van wet- en regelgeving en procedures, daar<strong>bij</strong><br />
informeren of doorverwijzen<br />
• Bijdragen aan een consistente en eenduidige wijze van<br />
toepassen van wet- en regelgeving en procedures e.d.<br />
• Hou<strong>de</strong>n van introductiegesprekken met nieuwe me<strong>de</strong>werkers<br />
2
RESULTAATGEBIEDEN<br />
Kernactiviteit Ka<strong>de</strong>r Resultaat Voorbeel<strong>de</strong>n van activiteiten<br />
3. Resultaatgebied Beleidson<strong>de</strong>rsteuning<br />
Verrichten van<br />
Beleidsprocedures van <strong>de</strong> Optimale<br />
• Verzamelen, analyseren en interpreteren van relevante<br />
beleidson<strong>de</strong>rsteunen<strong>de</strong> instelling of on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>len beslissingson<strong>de</strong>rsteuning van informatie, ken- en stuurgetallen, e.d.<br />
werkzaamhe<strong>de</strong>n<br />
daarvan<br />
<strong>de</strong> informatievrager <strong>bij</strong><br />
• Bepalen van <strong>de</strong> consequenties van <strong>de</strong> conclusies voor <strong>de</strong><br />
beleidsvraagstukken en<br />
<strong>de</strong>sbetreffen<strong>de</strong> organisatieon<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el<br />
beleidsontwikkeling<br />
• Opstellen van aanbevelingen voor beleid<br />
• Uitwerken van specifieke vragen<br />
• Naar aanleiding van vragen van het management adviseren over<br />
bepaal<strong>de</strong> zaken binnen het vakgebied<br />
• Aanleveren en toelichten van gegevens ter voorbereiding op <strong>de</strong><br />
begroting en adviseren over <strong>de</strong> voor het opstellen van<br />
begrotingen gel<strong>de</strong>n<strong>de</strong> richtlijnen en procedures<br />
• Verrichten van begrotingsanalyses en opstellen van prognoses<br />
en (meerjaren)ramingen<br />
• Toetsen van begrotingsvoorstellen en aandragen van mogelijke<br />
alternatieven<br />
4. Resultaatgebied Processen en systemen<br />
Adviseren over, respectievelijk<br />
begelei<strong>de</strong>n <strong>bij</strong> of zelf vormgeven<br />
van <strong>de</strong> inrichting van<br />
(on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>len van)<br />
(administratieve) processen en<br />
systemen en zorgdragen voor<br />
<strong>de</strong> toepassing hiervan<br />
Beleidsrichtlijnen<br />
In- en externe<br />
administratieve procedures<br />
en richtlijnen<br />
Wet- en regelgeving<br />
Informatiebehoeften<br />
gebruikers<br />
Bevor<strong>de</strong>ring van efficiënte en<br />
effectieve (administratieve)<br />
processen en systemen<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
• Signaleren, inventariseren en analyseren van in- en externe<br />
ontwikkelingen op het gebied van (administratief) beleid en<br />
organisatie<br />
• Analyseren van bestaan<strong>de</strong> processen, systemen en procedures<br />
en mogelijke optimalisaties<br />
• Ontwerpen van aangepaste of nieuwe (administratieve)<br />
systemen, mo<strong>de</strong>llen, richtlijnen en procedures<br />
• Adviseren van over <strong>de</strong> inrichting van <strong>de</strong> (administratieve)<br />
organisatie, systemen en procedures<br />
• Toetsen van bestaan<strong>de</strong> (sub)administraties op effectiviteit,<br />
efficiency en conformiteit met overeengekomen administratieve<br />
beleidsuitgangspunten en uitvoeringsrichtlijnen<br />
3
RESULTAATGEBIEDEN<br />
Kernactiviteit Ka<strong>de</strong>r Resultaat Voorbeel<strong>de</strong>n van activiteiten<br />
5. Resultaatgebied Managementinformatie<br />
Verzamelen van (bestuurlijke) Procedures en richtlijnen Bewerkte informatie en • Inventariseren en analyseren van behoefte aan<br />
informatie, uitvoeren van<br />
specifieke gegevensanalyses en<br />
hierover rapporteren<br />
Informatiebehoefte<br />
Toegewezen<br />
aandachtsgebie<strong>de</strong>n<br />
gesignaleer<strong>de</strong> verban<strong>de</strong>n,<br />
daaruit voortvloeiend een<br />
inzichtelijk, consistent en<br />
betrouwbaar<br />
•<br />
•<br />
managementinformatie<br />
Verzamelen en verwerken van relevante informatie/gegevens<br />
tot/in databestan<strong>de</strong>n<br />
Genereren van informatie uit bestaan<strong>de</strong> databestan<strong>de</strong>n<br />
informatieoverzicht<br />
• (Statistisch) verwerken van gegevens en analyseren van trends<br />
en ontwikkelingen en uitvoeren van lange- en korte termijn<br />
prognoses<br />
• Berekenen van effecten van beleidsmaatregelen en -voorstellen<br />
• Geven van commentaar, toelichting en verklaringen <strong>bij</strong> analyses,<br />
trends en prognoses<br />
• Schriftelijk en mon<strong>de</strong>ling presenteren van <strong>de</strong> resultaten en<br />
daar<strong>bij</strong> geven van commentaar, toelichting en verklaringen<br />
6. Resultaatgebied Budgetbewaking<br />
Opstellen van (<strong>de</strong>el)budgetten<br />
en bewaken van <strong>de</strong> realisatie<br />
daarvan<br />
Hogeschool Utrecht<br />
budgetteringsrichtlijnen,<br />
procedures en voorschriften<br />
7. Resultaatgebied Jaarrekening en -rapportage<br />
(Me<strong>de</strong>) samenstellen van <strong>de</strong><br />
balans en resultatenrekening en<br />
opstellen van <strong>de</strong><br />
conceptjaarrekening en/of het<br />
conceptjaarverslag<br />
Administratieve procedures<br />
en richtlijnen<br />
Administratieve systemen<br />
In- en externe<br />
verslagleggingsrichtlijnen en<br />
–bepalingen<br />
Bevor<strong>de</strong>ring van<br />
budgetrealisatie binnen<br />
overeengekomen<br />
budgetnormen<br />
Tijdige en correcte<br />
verslaglegging en<br />
verantwoording van financiële<br />
positie en resultaten<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
• Adviseren van budgethou<strong>de</strong>rs over <strong>de</strong> opzet en haalbaarheid<br />
van budgetten<br />
• Uitvoeren van budgetanalyses en opstellen respectievelijk<br />
uitwerken van (<strong>de</strong>el)budgetten<br />
• Opstellen van toetsingscriteria<br />
• Bewaken van <strong>de</strong> budgetrealisatie en signaleren van (dreigen<strong>de</strong>)<br />
budgetoverschrijdingen<br />
• Adviseren over gewenste budgetaanpassingen, mogelijkhe<strong>de</strong>n<br />
tot correctie en compensatie<br />
• Verzorgen van budgetoverzichten en rapportages<br />
• Verzorgen van perio<strong>de</strong>afsluitingen en samenstellen van balans<br />
en resultatenrekening<br />
• (Me<strong>de</strong>)opstellen van <strong>de</strong> conceptjaarrekening<br />
• Verzorgen van op (on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>len van) <strong>de</strong> jaarrekening of het<br />
jaarverslag betrekking hebben<strong>de</strong> specificaties en toelichtingen<br />
4
RESULTAATGEBIEDEN<br />
Kernactiviteit Ka<strong>de</strong>r Resultaat Voorbeel<strong>de</strong>n van activiteiten<br />
8. Resultaatgebied Functioneel applicatiebeheer<br />
Beheren en bewaken van ICT- Gestel<strong>de</strong> eisen en normen Optimaal werken<strong>de</strong> ICT- • Gebruikers rechten toe kennen m.b.t. een applicatie<br />
producten met betrekking tot <strong>de</strong><br />
applicatiefunctionaliteit alsme<strong>de</strong><br />
uitvoeren van <strong>de</strong> nodige<br />
preventieve en correctieve<br />
Procedures en/of<br />
werkinstructies<br />
Bestaan<strong>de</strong> ICT infrastructuur<br />
applicaties ten behoeve van<br />
<strong>de</strong> gebruikers<br />
•<br />
•<br />
Inrichten en on<strong>de</strong>rhoud van <strong>de</strong> applicaties<br />
toezicht hou<strong>de</strong>n op <strong>de</strong> door <strong>de</strong> applicatie gehanteer<strong>de</strong><br />
gegevensverzameling en ervoor zorgen dat <strong>de</strong> gegevens actueel<br />
blijven<br />
maatregelen in <strong>de</strong> functionaliteit<br />
• Inventariseren van – en coördineren van <strong>de</strong> wensen van<br />
van <strong>de</strong> applicatie.<br />
applicatiegebruikers en dit vertalen in functionele eisen<br />
• Fungeren als vraagbaak voor gebruikers binnen <strong>de</strong> eigen<br />
eenheid en het on<strong>de</strong>rhou<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> (gebruikers)documentatie<br />
• Signaleren en oplossen van problemen in ICT-producten met<br />
betrekking tot <strong>de</strong> applicatiefunctionaliteit en hierover overleggen<br />
met het informatiseringscentrum<br />
• Opstellen van voorstellen voor wijzigingen van <strong>de</strong> functionaliteit<br />
in ICT-producten en <strong>de</strong> ICT-infrastructuur<br />
• Uitvoeren van wijzigingen, on<strong>de</strong>rhoudsprocedures en<br />
productieschema’s behoren<strong>de</strong> <strong>bij</strong> <strong>de</strong> applicaties<br />
• Het ontwikkelen en realiseren van rapporten met<br />
standaardhulpmid<strong>de</strong>len<br />
• Het overleggen met <strong>de</strong> leverancier over oplossingen van<br />
problemen met betrekking tot (functionele) aanpassingen van het<br />
ICT-product<br />
9. Resultaatgebied Coördinatie werkuitvoering<br />
Coördineren van <strong>de</strong> door<br />
me<strong>de</strong>werkers van <strong>de</strong> eenheid uit<br />
te voeren werkzaamhe<strong>de</strong>n<br />
Verkregen bevoegdhe<strong>de</strong>n en<br />
richtlijnen<br />
Bevor<strong>de</strong>ring van doelmatige,<br />
efficiënte en kwalitatief<br />
hoogwaardige werkuitvoering<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
• Informeren van me<strong>de</strong>werkers over <strong>de</strong> te realiseren doelstellingen<br />
en resultaten<br />
• Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen<br />
en procedures<br />
• Me<strong>de</strong> beoor<strong>de</strong>len van resultaten en toezien op en bevor<strong>de</strong>ren<br />
van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van<br />
werkzaamhe<strong>de</strong>n<br />
• Oplossen of doorgeven van zich voordoen<strong>de</strong> problemen welke<br />
niet door me<strong>de</strong>werkers zelf kunnen of mogen wor<strong>de</strong>n opgelost<br />
5
In<strong>de</strong>lingscriteria <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong><br />
In<strong>de</strong>lingscriteria<br />
Functieniveau<br />
<strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 1 <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 2 <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 3 <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 4<br />
Managementinformatie Informeren en adviseren van<br />
management op basis van eigen<br />
analyses en interpretaties<br />
Informatie<br />
verstrekking en<br />
communicatie<br />
On<strong>de</strong>rhou<strong>de</strong>n van relaties met<br />
interne maar vooral verschillen<strong>de</strong><br />
externe partijen<br />
Zelfstandig uitvoeren van specifieke<br />
analyses<br />
Interpreteren van <strong>de</strong>ze analyses en<br />
geven van een toelichting <strong>bij</strong> en/of<br />
verklaring van <strong>de</strong>ze analyses<br />
Verstrekken van informatie en<br />
beantwoor<strong>de</strong>n van vragen over<br />
(<strong>de</strong> combinatie van) meer<strong>de</strong>re<br />
(ook nieuwe) regelingen en<br />
procedures en aangeven van<br />
eventuele verschillen<strong>de</strong><br />
keuzemogelijkhe<strong>de</strong>n en <strong>de</strong><br />
consequenties daarvan.<br />
Tevens het on<strong>de</strong>rhou<strong>de</strong>n van<br />
relaties met interne en enkele<br />
externe partijen<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
Zelfstandig uitvoeren van<br />
standaardanalyses of on<strong>de</strong>r<br />
begeleiding on<strong>de</strong>rsteuning leveren<br />
<strong>bij</strong> specifieke analyses<br />
Verstrekken van informatie en<br />
beantwoor<strong>de</strong>n van vragen over<br />
(<strong>de</strong> combinatie van) meer<strong>de</strong>re<br />
(ook nieuwe) regelingen en<br />
procedures en aangeven van<br />
eventuele verschillen<strong>de</strong><br />
keuzemogelijkhe<strong>de</strong>n en <strong>de</strong><br />
consequenties daarvan<br />
Op aanwijzing uitvoeren van<br />
gestandaardiseer<strong>de</strong> analyses<br />
Verstrekken van informatie en<br />
beantwoor<strong>de</strong>n van vragen over<br />
bestaan<strong>de</strong> regelingen en<br />
procedures. De mogelijke<br />
antwoor<strong>de</strong>n zijn van te voren<br />
bekend en doorgesproken<br />
6
Beleidson<strong>de</strong>rsteuning Leveren van een <strong>bij</strong>drage aan<br />
het uitwerken van<br />
beleidsvoorstellen voor<br />
on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>len van beleid<br />
Overzien van <strong>de</strong> consequenties<br />
van gegevens en informatie en<br />
op basis daarvan doen van<br />
beleidsaanbevelingen<br />
Zelfstandig schrijven van alle<br />
vormen van rapportages<br />
In<strong>de</strong>lingsregels <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong><br />
Veran<strong>de</strong>ringen in wet-,<br />
regelgeving, procedures en beleid<br />
volgen, bepalen wat <strong>de</strong><br />
consequenties hiervan zijn voor<br />
<strong>de</strong> aangebo<strong>de</strong>n producten en<br />
diensten en voorstellen doen tot<br />
verbetering van producten en<br />
diensten, of voorstellen doen tot<br />
ontwikkeling van nieuwe<br />
producten als wel het aanpassen/<br />
ontwikkelen van (nieuwe)<br />
producten en diensten<br />
Opstellen van aanbevelingen voor<br />
beleid op grond van specifiek<br />
uitgevoer<strong>de</strong> analyses<br />
Schrijven van complexe<br />
rapportages<br />
Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER – functieco<strong>de</strong> 0501, 1 april 2006<br />
Veran<strong>de</strong>ringen in wet-,<br />
regelgeving, procedures en<br />
beleid die consequenties<br />
hebben voor <strong>de</strong> te leveren<br />
producten en diensten vertalen<br />
naar aanpassingen in producten<br />
en diensten en nieuwe<br />
producten en diensten<br />
Leveren van input ten behoeve<br />
van het uitwerken van<br />
beleidsvoorstellen<br />
Schrijven van <strong>de</strong>len van<br />
complexe rapportages of het<br />
zelfstandig schrijven van<br />
standaardrapportages<br />
• <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 4 is van toepassing indien het functieprofiel <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> van toepassing is<br />
• <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 3 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven <strong>bij</strong> <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 3<br />
• <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 2 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven <strong>bij</strong> <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 2<br />
• <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 1 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven <strong>bij</strong> <strong>Me<strong>de</strong>werker</strong> <strong>Gegevensbeheer</strong> 1<br />
Leveren van een <strong>bij</strong>drage aan<br />
<strong>de</strong> aanpassing van producten<br />
en diensten en <strong>de</strong> ontwikkeling<br />
van nieuwe producten en<br />
diensten<br />
Verzamelen en verstrekken van<br />
informatie<br />
Aanleveren van bewerkte<br />
gegevens in overzichten,<br />
tabellen en/of grafieken<br />
7
Change language