FlexInspect: De oplossing voor professioneel digitaal inspecteren

FlexInspect: De oplossing voor
professioneel digitaal inspecteren
Datum: 17 september 2010 Productinformatie, versie: 2010_4

© Copyright Sigmax Mobile Solutions BV, Enschede, oktober 2010
Behoudens strikt intern gebruik, voor het in de inleiding van dit document beschreven doel, mag niets
uit deze uitgave, feitelijk of in afgeleide vorm, letterlijk of naar de idee, worden verveelvoudigd,
opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar worden gemaakt door middel van
druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook, hetzij mechanisch, hetzij elektronisch, zonder
voorafgaande schriftelijke toestemming van Sigmax Mobile Solutions BV.
Sigmax Mobile Solutions BV
Postbus 1243
7500 BE Enschede
Telefoonnummer: (053) 4803120
Faxnummer: (053) 4342015
E-mail: info@sigmax.nl
Website: http://www.sigmax.nl
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 2

Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ..................................................................................................................... 3
1 Inleiding ....................................................................................................................... 4
2 Het FlexInspect concept ................................................................................................... 5
2.1 Achtergrond FlexInspect .......................................................................................... 5
2.2 FlexInspect methodiek ............................................................................................ 6
2.3 FlexInspect in de praktijk ........................................................................................ 7
3 FlexInspect functionaliteit ................................................................................................ 9
3.1 FlexDefinition ........................................................................................................ 9
3.2 FlexMobile ........................................................................................................... 10
3.3 FlexResults ......................................................................................................... 13
3.4 FlexAdapter ......................................................................................................... 14
4 ICT architectuur ........................................................................................................... 15
4.1 FlexInspect implementeren .................................................................................... 15
4.1 Hosting .............................................................................................................. 15
4.2 Functioneel beheer ............................................................................................... 16
5 Waarom kiezen voor FlexInspect ..................................................................................... 17
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 3

1 Inleiding
FlexInspect van Sigmax Mobile Solutions is de oplossing voor organisaties die professioneel digitaal
willen inspecteren. FlexInspect is een generiek inspectieplatform voor vrijwel alle types inspecties en
inspectieprocessen. FlexInspect maakt gebruik van PDA’s voor een eenvoudige en eenduidige registratie
van inspectieresultaten in het veld en een BackOffice systeem voor de (werk)opvolging, analyse en
rapportage over inspectieresultaten en beheer van de inspectiedefinities en stamgegevens.
Sigmax werkt samen met implementatiepartners met diepgaande kennis van inspectieprocessen. Zij
zijn in staat om te identificeren voor welke onderdelen in uw inspectieproces de winst te behalen valt
met de mobiele inspectieoplossing FlexInspect.
Deze productinformatie gaat in op de onderstaande elementen:
1. Inleiding
2. Het FlexInspect concept
3. FlexInspect functionaliteit
4. ICT architectuur
5. Waarom kiezen voor FlexInspect
De technische productinformatie, de prijslijst en Service Level Agreement zijn apart opvraagbaar.
LAMA consultancy is implementatie partner van Sigmax en
ondersteunt bedrijven bij het implementeren en beheren van
FlexInspect. Voor meer informatie: www.lama-consultancy.nl
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 4

2 Het FlexInspect concept
FlexInspect biedt u de mogelijkheid tot het visueel inspecteren van objecten en/of eigendommen
volgens uw eigen werkproces met behulp van een PDA. Middels bewezen koppelinginterfaces zijn uw
objecten uit bestaande ERP systemen over te nemen of handmatig te importeren. Na het invoeren van
de inspectiedefinities kunnen inspecteurs de vooraf gedefinieerde inspecties uitvoeren. Na het uitvoeren
van de inspecties worden resultaten teruggekoppeld naar het ERP systeem of middels vooraf
gedefinieerde rapportages gecommuniceerd. Op deze wijze haalt u het meeste uit uw bestaande
systemen en wordt uw inspectieproces steeds mobieler en efficiënter.
2.1 Achtergrond FlexInspect
FlexInspect is breed inzetbaar voor diverse inspecties, maar onderscheidt zich als :
Sprake is van veel gegevens(verwerking);
Gebruik wordt gemaakt van gestandaardiseerde documenten;
Een vraag geen of weinig toelichting behoeft;
Voorgedefinieerde antwoorden (checklist) worden gehanteerd;
Inspecties regelmatig opvolging of review behoeven door werkvoorbereiders of supervisors.
Wanneer een organisatie voldoet aan deze context, verzorgt FlexInspect de volgende functies:
Vastlegging inspectiedefinities;
Digitale registratie inspecties en objectinventarisaties;
(Mobiele) synchronisatie en centrale dataopslag;
Werkopvolging & bewaking;
Databeheer en rapportage.
De kracht van FlexInspect is:
Eenduidige inspecties voor alle inspecteurs;
Uniforme rapportagemogelijkheden;
“Out of the office” gegevensuitwisseling;
Geïntegreerde foto functionaliteit;
Toepasbaar voor alle soorten objecten en inspecties;
Geïntegreerde objectgerelateerde opslag van foto’s;
Object identificatie via menu, barcode of GPS;
Standaard software;
Eenvoudige gebruikersinterface;
Open systeem architectuur - eenvoudig te interfacen.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 5

2.2 FlexInspect methodiek
Met de FlexInspect oplossing kunt u in 4 stappen uw inspectieproces digitaliseren zoals weergegeven in
Figuur 1:
1. Opstellen en vastleggen inspectiedefinities per objecttype;
2. De inspectiedefinities samenvoegen met de te inspecteren objecten welke vaak vastgelegd zijn
in een onderhoudsbeheer of ERP systeem;
3. In het veld inspecteren van de objecten;
4. Op kantoor de vervolgacties uitzetten naar aanleiding van de inspectieresultaten en daarnaast
het opstellen van rapportages.
Figuur 1 - Digitaal inspecteren met FlexInspect
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 6

De wijze van inspecteren met FlexInspect is in Figuur 2 weergegeven. De inspecteur selecteert het
object en de handheld toont dan de opbouw van het object. De inspecteur kan via de objectonderdelen
naar de inspectiepunten. Per inspectiepunt geeft de inspecteur de conditie in (optioneel) en 1 of
meerdere acties (optioneel). Ook kan de inspecteur foto’s maken en een opmerking plaatsen. Ten alle
tijde is tijdens de inspectie inzichtelijk wat geïnspecteerd en geconstateerd is.
Objecten
A15 (rijksweg)
A16 (rijksweg)
N3 (rijksweg)
Shell A15N (verzorg plaats)
Shell A15Z (verzorg plaats)
De Banne (steunpunt)
Dordrecht (steunpunt)
…..
Keuze overzicht
Inspectiepunten
Conditie (optioneel)
Rafeling Beginnend
Langsscheuren
Zeer licht
Dwarsscheuren
Licht
Naden langs
Matig
Naden dwars
Ernstig
Hoogte berm – onderlaag
Vervuiling
Einde levensduur
Figuur 2 - Voorbeeld inspectiedefinitie FlexInspect (domein: rijkswegen , categorie: onderhoud)
2.3 FlexInspect in de praktijk
FlexInspect is breed inzetbaar van statusinspecties, veiligheid inspecties tot belevinginspecties.
Voorbeelden van de toepassing van FlexInspect zijn:
Branche Inspecties
Aannemers / contractors / installateurs Inspecties t.b.v. uit te voeren onderhoud
Wettelijke inspecties zoals NEN3140, NEN2535,
STEK en SCIOS
Chemische industrie, olie en gas industrie Inspecties aan opslagtanks en leidingwerk
Energie Windmoleninspecties
Facility management Inspecties aan gebouwen in de meeste brede zin:
Technische dienstruimtes;
Zonweringen;
Beleving van dienstverlening zoals receptie en
bedrijfsrestaurant.
Onderdelen
Gebonden verharding
Bebording en bebakening
Bermen
Geluidsschermen
Elektra
Flora en fauna
Waterhuishouding
Actie (optioneel)
Hersteld
Her-inspectie

Branche Inspecties
Hijs-, hef-, en transportwerktuigen Inspecties aan transportwerktuigen in de meeste
brede zin:
Personenliften;
Goederenliften;
Hijskranen;
(Trein)wagons.
Infrabeheerders Inspecties aan rail en weginfrastructuur
Controle op uitgevoerd werk door aannemers
Proces- en voedingsmiddelenindustrie Stilstand en in productie inspecties aan productielijnen
2.3.1 Onderhoud inspecties aan fysieke objecten
Voor fysieke objecten zoals installaties, technische ruimtes en infrastructuur waarvan het onderhoud
toestandsafhankelijk is, is de inspectie de basis voor alle vervolg activiteiten en controles. Eenduidige
inspecties aan objecten zijn daarmee cruciaal voor de transparantie en verantwoording van het
onderhoud en/of de controle. De inzet van foto’s en de registratie van de GPS positie van gebreken
spelen hierin een cruciale rol.
2.3.2 Inspecties t.b.v. certificering
Kerncompetenties bij inspecties t.b.v. certificering zijn: onafhankelijkheid, objectiviteit en
deskundigheid. Door eenduidige inspecties uit te voeren kan er een objectief en deskundig beeld worden
gevormd of het betreffende object voldoet aan de gestelde norm. Door de gemaakte situatiefoto’s te
koppelen aan de inspectieresultaten is de objectiviteit gewaarborgd wat resulteert in een onafhankelijke
inspectie.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 8

3 FlexInspect functionaliteit
De FlexInspect oplossing bestaat uit de volgende onderdelen:
1. FlexDefinition voor:
a. de definitie van de inspecties;
b. de objectclassificatie.
2. FlexMobile voor het digitaal inspecteren met een Windows Mobile PDA;
3. FlexResults met:
a. objecten beheer;
b. de resultaten van de inspecties;
c. werkopvolging & bewaking per inspectiepunt;
d. foto’s uploaden;
e. data analyse functionaliteit;
f. rapportagemogelijkheden;
g. admin interface voor o.a. gebruikerbeheer.
4. FlexAdapter (optioneel) voor in- en uitgaande koppeling met bijvoorbeeld onderhoud beheer
systemen en/of ERP systemen.
3.1 FlexDefinition
3.1.1 Flexibele opbouw van inspecties
Door de flexibele opbouw van FlexDefinition zijn een grote verscheidenheid aan objectentypen en uit te
voeren inspecties in te voeren. In FlexDefinition zijn per object de objectopbouw en de inspectiepunten
te definiëren en te voorzien van een constatering. Deze constatering is op basis van een
voorgedefinieerde keuzelijst of vrije invoer. Indien er specifieke vervolgacties aan een inspectiepunt
mogelijk zijn, zijn deze in FlexDefinition vast te leggen. Optioneel zijn deze te koppelen aan
werkopvolging en/of een calculatie.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 9

3.1.2 Grafische weergave van objecten
In de praktijk worden inspecties aan objecten veelal uitgevoerd op basis van
een omschrijving van het object. Dit kan in bepaalde omstandigheden
(gelijkende objecten) leiden tot onduidelijkheid en, als gevolg hiervan,
onjuiste inspecties. Daarom is het in FlexDefinition mogelijk om een grafische
weergave van de opbouw van een object te hanteren als basis voor het
uitvoeren van inspecties. Door de afbeelding in vlakken te verdelen, zijn aan
de vlakken objectonderdelen te koppelen met de bijbehorende
inspectiepunten. En als een verdere onderverdeling gewenst is, is ook een
afbeelding van de opbouw van een onderdeel toe te voegen.
3.2 FlexMobile
FlexMobile is de mobiele applicatie voor digitale inspecties op de PDA. Deze inspectie vindt plaats via
een vaste flow welke hieronder is weergegeven.
Figuur – PDA flow FlexInspect
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 10

3.2.1 Inloggen en taalkeuze
Na opstarten van FlexMobile wordt het inlogscherm getoond. Hier kan de
gebruiker worden geselecteerd en, indien noodzakelijk, het wachtwoord
worden ingevoerd. Na het klikken op inloggen worden de ingevoerde
waardes gecontroleerd en wordt toegang gegeven tot de applicatie.
Tevens kan de gebruiker de taal van de interface bepalen. Door te kiezen
voor een andere taal wordt de taal van de interface aangepast. FlexMobile
beschikt over een Nederlandse en Engelse interface. En is eenvoudig te
configureren voor elk gewenste taal.
3.2.2 Keuze inspectiegroep
Na het inloggen verschijnen de beschikbare inspectiegroepen voor de
gebruiker. De inspectiegroepen beschikken over de inspecties welke zijn
vastgelegd in FlexDefinition. Na selectie van een inspectiegroep en het
klikken op OK wordt het objecten selectie scherm getoond.
3.2.3 Selectie object
Per inspectiegroep zijn het type te inspecteren objecten gedefinieerd welke
in WebResults zijn gekoppeld aan fysieke objecten op een locatie. Om
ervoor te zorgen dat de juiste objecten worden geïnspecteerd moeten de
objecten eerst geselecteerd worden. Er zijn een aantal filters beschikbaar
om de gebruiker te ondersteunen tijdens dit selectieproces.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 11

3.2.4 Barcodes herkennen
In een omgeving met diverse gelijke objecten is unieke identificatie van een object niet eenvoudig. Door
gebruik te maken van de geïntegreerde barcodescanner van de PDA kan de barcode van het object
worden gescand en zal FlexMobile het specifieke object tonen. Hierdoor kan de inspecteur zich richten
op zijn inspectie werkzaamheden en ontstaan er geen onduidelijkheden.
3.2.5 Opmerkingen voor- en achteraf
Voor of na de inspectie kunnen opmerkingen ten aanzien van de inspectie
worden vastgelegd. Los van de uit te voeren inspecties kunnen de inspecteurs
andere relevante informatie vastleggen. Deze opmerkingen worden met de
inspectieresultaten samen gesynchroniseerd.
3.2.6 Inspectieresultaten vastleggen
Na het selecteren van een object worden de beschikbare inspectiepunten
getoond. Per inspectiepunt kan de inspecteur voorgedefinieerde condities
kiezen of een vrije tekst invoeren.
Indien gewenst kan per inspectiepunt een of meerdere acties worden vastgelegd. Deze keuze kan de
inspecteur aanklikken in een separaat scherm.
Nadat de inspectieresultaten zijn vastgelegd worden deze samengevat en dient er een conclusie te
worden gegeven over het betreffende object. Hierna worden de resultaten opgeslagen en kan een ander
object worden geïnspecteerd.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 12

3.2.7 GPS coördinaten registreren
Voor lineaire objecten zoals een weg, pijpleiding of speelterrein is het visueel
bepalen van een locatie niet eenvoudig. Om toch een juiste locatiebepaling te
kunnen doen beschikt FlexMobile over een GPS module. Met de GPS module
kan per inspectiepunt met behulp van de GPS coördinaten de exacte locatie
worden bepaald. Deze coördinaten worden vervolgens gesynchroniseerd met
het ERP systeem om daar bijvoorbeeld af te beelden op een geometrische
kaart.
3.2.8 Foto’s maken
Naast de tekstuele registratie van een inspectie is het ook mogelijk om met de
PDA een of meerdere foto’s te maken. Een foto als toelichting op de inspectie
spreekt boekdelen voor de onderbouwing van de constateringen.
3.3 FlexResults
FlexResults is de BackOffice van FlexInspect. FlexResults werkt via een web
interface. In deze BackOffice worden de inspectieresultaten uit het veld
getoond. Vervolgens kunnen de inspectieresultaten worden bewerkt, geanalyseerd en gerapporteerd.
Daarnaast worden in de BackOffice de objecten, contracten, gebruikers en overige instellingen beheerd.
De FlexResults omgeving is in de Engelse taal.
3.3.1 Equipment importeren
Naast een handmatige invoer van equipment (klantspecifieke objecten welke geïnspecteerd worden) in
FlexResults, beschikt de gebruiker tevens over een importfunctie op basis van een csv bestand. Hierin
worden het equipment nader gespecificeerd en, na controle door de gebruiker, geïmporteerd in de
database. Na synchronisatie op de PDA heeft de inspecteur de juiste gegevens beschikbaar voor de
volgende inspecties.
3.3.2 Inspectieresultaten
De inspectieresultaten van de inspecteur worden na synchronisatie getoond in het ResultsGrid (overzicht
met inspectieresultaten). De ResultsGrid maakt het mogelijk om de inspectieresultaten te sorteren,
groeperen en filteren voor het gewenste overzicht. De getoonde inspectieresultaten kunnen vervolgens
worden bewerkt en eventueel aangevuld met foto’s. Voor analyse doeleinden beschikt de ResultGrid
over een export naar Excel. Hiermee worden alle resultaten naar Excel geëxporteerd waar vervolgens
bewerking en analyses kunnen plaatsvinden.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 13

3.3.3 Foto’s uploaden
Het is mogelijk om inspectieresultaten te voorzien van foto’s. PDA’s beschikken over ingebouwde
camera’s met redelijke kwaliteit, maar kunnen de benodigde scherptediepte missen. In dergelijke
situaties is de inzet van een separate camera wenselijk. Deze foto’s kunnen in FlexInspect worden
geupload middels de batch foto upload functionaliteit per inspectie. Hiermee is het mogelijk om snel
voor de inspectiepunten 1 of meerdere foto’s toe te voegen.
3.3.4 Resultaten rapporteren
Rapporteren na een inspectie, periodiek of op aanvraag? De rapportage
mogelijkheden zijn zeer divers. Door gebruik te maken van Microsoft
Reporting Server en rapportstandaarden is elke klant in staat eigen
rapporten te definiëren (mits u beschikt over Microsoft Reporting Server
expertise) en beschikbaar te stellen aan gebruikers.
Elke variant op een bestaand rapport, of een nieuw
rapport, kan worden ontworpen. Bij implementatie
worden standaard een aantal templates geïnstalleerd
welke vervolgens naar eigen inzichten kunnen worden
aangepast. Tevens is het mogelijk om door Sigmax een
op maat gemaakte template te maken die specifiek voor
uw organisatie gebruikt kan worden.
3.4 FlexAdapter
De FlexAdapter is een optioneel interface, deze kan worden ingezet voor in- en uitgaande koppelingen
met bijvoorbeeld onderhoud beheer systemen en ERP systemen zoals IBM Maximo, Infor en SAP. Deze
koppeling voorziet in de uitwisseling van objecten en kan tevens klantspecifieke objecten koppelen aan
generieke objecten in FlexDefinition.
U krijgt de beschikking over FlexMobile en FlexResults. De optionele FlexAdapter wordt ingezet als
standaard webservice voor de koppeling met de BackOffice van de klant voor de overdracht van de
objecten. Indien uw niet volgens de standaard methode gegevens kan aanbieden worden deze middels
een koppeltabel vertaald.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 14

4 ICT architectuur
4.1 FlexInspect implementeren
FlexInspect is eenvoudig en snel te implementeren. Organisaties met enkele inspecteurs en 1
inspectiedefinitie kunnen in enkele dagen beschikken over een werkend systeem. Organisaties met
meerdere inspecties en/of tiental(len) inspecteurs is het raadzaam te starten met een proof-of-concept
fase met een groep van 2 tot 4 inspecteurs en een veelvoorkomende inspectie. Uw
implementatiepartner ondersteunt en adviseert u over de implementatie van FlexInspect in uw situatie.
4.1 Hosting
FlexInspect kan op meerdere manieren gehost worden:
Volledig intern bij uw organisatie;
Volledig gehost bij Sigmax.
4.1.1 Technische specificaties
FlexWebResults ondersteunt Microsoft Internet Explorer 8.0, met Microsoft Silverlight 3, werkt met SQL
server database en maakt gebruik van Microsoft Reporting services.
4.1.2 Volledige hosting bij Sigmax
Sigmax biedt de hosting aan op shared server basis met de andere FlexInspect klanten.
Elke klant heeft een eigen inlog pagina en de data tussen klanten is strikt gescheiden.
Een volledige hosting door Sigmax betekent:
Een serverruimte voorzien van klimaatbeheersing, automatisch brandmeldsysteem en een no-break
accuset met noodstroomaggregaat;
2 virtuele servers waarop de data wordt gehost;
Firewall en een DMZ voor optimale beveiliging;
Automatische back-ups van bestanden op een externe locatie;
Monitoring van Webserver en database server middels SCOM 2007 (System Center Operations
Manager van Microsoft);
Redundant 10 GBit netwerk.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 15

4.2 Functioneel beheer
FlexInspect kan op meerdere manieren functioneel beheerd worden:
Intern bij uw organisatie;
Bij Sigmax;
Bij uw FlexInspect implementatiepartner.
Door het functioneel beheer bij Sigmax of een implementatiepartner onder te brengen dragen zij zorg
voor het beheren van de inspectiedefinitie en de (standaard) rapportages. Hierdoor heeft u binnen uw
organisatie geen specifieke kennis nodig en kunt u zich volledig richten op het inspectieproces.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 16

5 Waarom kiezen voor FlexInspect
Organisaties kiezen FlexInspect voor:
De grafische interface waarmee de inspecteurs op een PDA:
Intuïtief en zonder de stylus te gebruiken het juiste onderdeel kunnen selecteren;
De inspectie kunnen uitvoeren in de volgorde die zij wensen;
Inzichtelijk is welke onderdelen al (volledig) geïnspecteerd zijn;
Makkelijk de gewenste inspectie en het gewenste object kunnen selecteren en de historie
(configureerbaar) van een object kunnen inzien;
In 1 overzicht zien welke constateringen gedaan zijn op welk onderdeel.
De methodische en eenduidige wijze waarop inspecties te definiëren zijn:
Uniforme en eenduidige inspecties door alle inspecteurs;
Objecttypen, objectonderdelen, inspectietype en inspectiepunten zijn vrij aan elkaar te
koppelen, waardoor definitie slechts 1x nodig is en daarna naar wens her te gebruiken is;
De gelaagdheid (detailniveaus) van de objectonderdelen is zelf te bepalen;
Per inspectiepunt zijn te definiëren:
Constateringen
Gewenste vervolgacties
Aan constateringen en vervolgacties kunnen “onder water” reeds voorgedefinieerde
personen en/of coderingen t.b.v. werkopvolging en/of calculaties gekoppeld worden;
Aan te vullen met een vrije opmerking
Aan te vullen met een foto, welke direct middels de PDA gemaakt kan worden. Ook
ondersteunt FlexInspect foto’s gemaakt met een digitale camera: deze kunnen makkelijk in
de BackOffice gekoppeld worden aan de inspectiepunten;
De naamgeving en presentatie is volledig aan te sluiten op de behoeftes vanuit het proces en de
terminologie van de inspecteur;
Per inspectie is tevens een eindconclusie en een opmerking vooraf en achteraf aan de inspectie
in te voeren;
Fotobatch upload bij gebruik externe camera;
CSV import van objecten;
Voor lineaire objecten (zoals een weg of leiding) is de locatie in te geven of middels GPS te
bepalen.
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 17

De nabewerking en rapportagemogelijkheden:
Alle resultaten zijn volledig toegankelijk (afhankelijk van de rechten van de gebruiker);
Inspecties kunnen aangevuld worden met bv. een samenvatting;
Gebruikers kunnen vrij meerdere filters op de data definiëren om snel het gewenste overzicht te
creëren;
De ruwe en evt. gefilterde data kan naar Microsoft Excel geëxporteerd worden;
Standaard rapportages zijn in samenspraak te definiëren en te generen als o.a. pdf, Word en
Excel;
Zeer hoge kwaliteit van rapportages voor klanten, uniform en met één druk op de knop te
genereren
Meerdere templates te gebruiken voor diverse rapportages
In en uitgaande koppelingen te realiseren met diversiteit aan ERP en OMS systemen.
Opbouw van inspectie historie van uw assets
Productinformatie FlexInspect 07-10-2010 Pagina 18