Hoofdstuk 2

Hoofdstuk 2
Hoe verlopen de verkopen in ons
bedrijf (case november)?
In hoofdstuk 1 hebben wij uitgebreid kennisgemaakt met ons bedrijf PapYrreus.
Zowel het organogram als de jaarrekening leerden ons heel wat over deze onderneming.
We leerden ook het assortiment kennen.
In dit hoofdstuk duiken we in de praktische werking van het bedrijf. We zullen
heel wat gewone verrichtingen verkennen en ze meteen ook leren uitvoeren.
Daarbij kruipen we steeds in de huid van een van de werknemers van PapYrreus.
Hier komen de verkoopverrichtingen aan bod. We gaan stap voor stap te werk,
zodat iedereen rustig kan groeien in zijn of haar rol.
We starten onze case begin november 2009. De verrichtingen van dit hoofdstuk
gaan dan ook over de verkopen van november.
Inkijkmateriaal
Verrichting 1
De eerste verrichting van de maand november gaat over een verkoop aan onze klant ‘Computer Systems’.
Om onze administratie te vergemakkelijken, hebben wij aan elke klant een code gegeven; in dit geval is dat
‘COMSY’.
De voorbereiding
Klant ‘COMSY’ telefoneert op 2 november naar ons bedrijf en geeft een bestelling door. Die bestelling
wordt bij PapYrreus genoteerd door Sara Houben.
Vind je het logisch dat Sara dit doet? Hoe heet haar functie in het organogram?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
De klant wenst bij ons 72 dozen kopieerpapier (artikelnummer 0101) en 450 cursusblokken (ons artikelnummer
0107) te kopen. Dat lezen we ook in deze tabel:
Artikelnummer Hoeveelheid
0101 72 dozen
0107 450 stuks
We willen onze klant zo vlug mogelijk bedienen. Een snelle levering en goede service zijn namelijk onze
sterke commerciële troeven.
Om te kunnen leveren aan de klant, moet er natuurlijk een belangrijke voorwaarde vervuld zijn. Welke?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Dat kun je nagaan in de voorraadlijst van begin november, die je in hoofdstuk 1 vindt. Is er op dit moment
voldoende voorraad van deze twee producten?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Hoe verlopen de verkopen in ons bedrijf (case november)?
33

Welke afdelingen van PapYrreus zijn betrokken bij deze transactie? Over welke personeelsleden zal het
dan wellicht gaan? Opgelet: je mag al de personeelsleden waarvan je vermoedt dat ze een rol zullen spelen,
vermelden. Hiervoor moet je zeker het organogram raadplegen.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Magazijnier Kaat heeft de aanwezige voorraad gecontroleerd.
Deze verkooptransactie wordt verder afgewerkt door Sara Houben, medewerker van de verkoopafdeling
binnendienst.
Formuleer in je eigen woorden wat het verschil is tussen een ‘verkoper binnendienst’ enerzijds en een ‘verkoper
buitendienst’ anderzijds.
Inkijkmateriaal
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Sara geeft nu de opdracht aan onze afdeling Magazijn om deze goederen klaar te maken voor verzending
aan klant COMSY.
In de afdeling Magazijn is dat dus ofwel ___________________________________ , de verantwoordelijke van het magazijn,
ofwel zijn medewerker ___________________________________ .
In dit geval is het Kaat die dit vandaag nog zal uitvoeren.
Is het wenselijk dat Sara (van de verkoopafdeling) deze opdracht mondeling doorgeeft?
Doe een voorstel om dit anders en beter te doen.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Er wordt bij PapYrreus gewerkt met een document, dat je hierna vindt.
Bestudeer het document en beantwoord de volgende vragen:
⬢ Wat is de bedoeling van dit document? _______________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Hoe heet dit document? _____________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Verklaar het documentnummer (MOB2009845): __________________________________________________________________________________
⬢ Wie stelt het document op? ________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Voor wie is het bestemd? ____________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Is dit een ‘intern’ of een ‘extern’ document? Leg je antwoord uit.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
De benaming ‘MOB’ komt van MagazijnOpdrachtBon.
34 Hoofdstuk 2

Gelieve klaar te maken voor verzending uit magazijn
GEGEVENS KLANT
Klantencode COMSY
Naam klant Computer Systems
Adres Gouv. Verwilgensingel 20
3500 Hasselt
ONDnr. BTW BE 0424.391.430
Documentnummer Datum
MOB2009845 2009-11-02
Hoe verlopen de verkopen in ons bedrijf (case november)?
Magazijnopdrachtbon
Artikelcode Omschrijving Eenheid Aantal
0101
0107
Inkijkmateriaal
De goederenbeweging
Clairefontaine papier A4 80g/m² (1 doos = 500 bladen)
Splendid Cursusblok; 2 gaatjes; 70 gr; 100 vellen; gelijnd
Ben je het eens met de volgende uitspraak? Voor PapYrreus is het
heel belangrijk om op elk ogenblik een duidelijk beeld te hebben
van de goederen die in het magazijn aanwezig zijn.
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
In onze onderneming hebben we daarom afgesproken dat elke
voorraadbeweging zorgvuldig genoteerd moet worden (zowel
de binnenkomende als de uitgaande goederen).
Wie zou hiervoor verantwoordelijk kunnen zijn?
________________________________________________________________________________________________
doos
stuk
72
450
35

Van elk artikel in ons magazijn wordt dan ook een kaart, een overzicht bijgehouden, waarop per artikel alle
transacties worden geregistreerd. Zo een document heet ARTIKELKAART.
Is dit een intern of een extern document? Leg je antwoord uit.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Hierna vind je twee van deze documenten. Voor artikel 0101 is de huidige verrichting al helemaal ingevuld
door de magazijnier, bij artikel 0107 moeten wij de ontbrekende elementen verder aanvullen. Voorlopig
doen we dit op papier, later zullen we ook leren hoe dit document digitaal ingevuld kan worden.
ARTIKELKAART
Artikelnummer 0101 Eenheid doos
Artikelnaam Clairefontaine kopiepapier A4 80gr/m
Datum Documentnummer
Vorige
voorraad
Aantallen
Minimum
voorraad
+ –
36 Hoofdstuk 2
150
Nieuwe
voorraad
2009-11-02 2009845 584 72 512
Opdracht
Vul al de ontbrekende gegevens in op de onderstaande artikelkaart 0107. Je moet hiervoor sommige gegevens
gaan opzoeken in de tabel in hoofdstuk 1.
ARTIKELKAART
Artikelnummer Eenheid
Artikelnaam
Inkijkmateriaal
Datum Documentnummer
Vorige
voorraad
De goederen worden klaargezet om aan de klant afgeleverd te worden.
De klant kan (voor de levering) kiezen tussen twee mogelijkheden:
⬢ ofwel worden de goederen bij de klant thuis geleverd door PapYrreus;
Aantallen
Minimum
voorraad
+ –
⬢ ofwel komt de klant de goederen afhalen bij PapYrreus (in ons magazijn dus).
Klant COMSY kiest er vandaag voor om de goederen bij ons te komen afhalen.
Nieuwe
voorraad

De afhandeling
Nadat de klant de goederen afgehaald heeft, stellen wij opnieuw een document op. Dit document ziet er
als volgt uit.
GEGEVENS KLANT
Klantencode COMSY
Naam klant Computer Systems
Adres Gouv. Verwilgensingel 20
3500 Hasselt
ONDnr. BTW BE 0424.391.430
Artikelcode
0101
0107
Inkijkmateriaal
Factuurnummer Datum Vervaldag
VF2009168 2009-11-02 2009-12-02
Omschrijving van het artikel Aantal
Clairefontaine papier A4 80g/m² (1 doos = 500 bladen)
Splendid Cursusblok; 2 gaatjes; 70 gr; 100 vellen; gelijnd
Hoe verlopen de verkopen in ons bedrijf (case november)?
72
450
Eenheidsprijs
(in EUR)
24,14
1,68
Factuur
Bedrag
(in EUR) Totalen
6 % 21 %
1 738,08
756,00
Basisprijs goed. 2 494,08 2 494,08
Handelskorting
Vervoerskosten
Maatstaf v. heffing 2 494,08 2 494,08
Btw-bedrag + 523,76 + 523,76
Terugst. verpakk.
TOTAAL
FACTUURBEDRAG
3 017,84
37

Ook nu beantwoorden we enkele vragen:
⬢ Wat is de bedoeling van dit document? _______________________________________________________________________________________________
⬢ Hoe heet dit document? _____________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Verklaar het documentnummer (VF2009168): ______________________________________________________________________________________
⬢ Wie stelt het document op? ________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Voor wie is het bestemd? ____________________________________________________________________________________________________________________
⬢ Wie bewaart het document? _______________________________________________________________________________________________________________
⬢ Is dit een intern of een extern document? Leg je antwoord uit. ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
De benaming VF komt uiteraard van VerkoopFactuur.
Met zo een factuur hebben jullie wellicht al (in andere lessen) kennisgemaakt.
Inkijkmateriaal
De belangrijkste functie van de factuur is:
wij laten aan __________________________ weten hoeveel hij ____________________________________________________________________ .
Bij deze factuur moeten een aantal elementen worden verklaard.
Is dit voor PapYrreus een INkoopfactuur of een VERkoopfactuur? ____________________________________________________________
Verklaar de twee datums op de factuur.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Verklaar de betekenis van alle bedragen die op deze factuur
voorkomen. Controleer ook de juistheid van alle berekeningen
(gebruik eventueel je rekenmachine).
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
Hoeveel bedraagt de eenheidsprijs van artikel 0107 op deze factuur? _________ EUR.
(Je vindt dit gegeven ook in de artikellijst in hoofdstuk 1).
Verklaar waarom wij aan klant COMSY deze eenheidsprijs aanrekenen. ____________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Het originele exemplaar van de verkoopfactuur geven we aan de klant. De klant zal die factuur verwerken
in zijn boekhouding als een ________________________________________ .
38 Hoofdstuk 2

Moet ik bij PapYrreus ook iets soortgelijks doen in mijn administratie? Beschrijf een mogelijke werkwijze
(vermeld enkele essentiële elementen)!
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
In een latere fase zullen we ook aandacht besteden aan het feit dat er (uiteraard!) nog een betaling door
de klant volgt. Voorlopig laten we dat aspect nog even rusten.
De factuur wordt opgesteld door Lies, medewerker van de dienst ___________________________________________________________ .
Als het document klaar is, wordt het bezorgd aan Lut Brabanders, onze collega die verantwoordelijk is voor
Inkijkmateriaal
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Lut zorgt voor een briefomslag en voor de bijhorende frankering. Elke dag brengt ze voor 17 uur de uitgaande
post naar een postbus vlak bij ons bedrijf. Diezelfde avond wordt die postbus nog gelicht. De uitgaande
brieven komen normaal gezien morgenochtend aan bij de bestemmeling.
Hoe verlopen de verkopen in ons bedrijf (case november)?
39

Synthese verrichting 1
We vatten deze verkoopverrichting samen.
Eerst bekijken we wie (binnen PapYrreus) bij deze transactie betrokken is geweest (we merken op dat de
operaties hier in chronologische volgorde vermeld zijn).
Naam Functie Concrete taak Document
Sara Houben Verkoper binnendienst Ontvangt de bestelling van de klant.
Kaat Neven Magazijnier Controleert of de goederen aanwezig zijn.
Sara Houben Verkoop Geeft opdracht om de goederen klaar te maken
voor levering.
Kaat Neven Magazijn Neemt de goederen uit het magazijn en zet ze
klaar voor levering.
Inkijkmateriaal
Lies Serdons Boekhouding Stelt de verkoopfactuur op, boekt de factuur,
klasseert (de kopie van) de factuur.
Lut Brabanders Secretariaat Verstuurt (het origineel exemplaar van) de
verkoopfactuur naar de klant.
De belangrijkste elementen die in deze verrichting voorkomen, kunnen we ook voorstellen in een schema.
Hierin worden alle opeenvolgende stappen vermeld, in chronologische volgorde.
Stap 1 Klant ________________________ bestelt handelsgoederen.
Stap 2 Ik (PapYrreus) ontvang die ________________________ .
Stap 3 Ik controleer (in het magazijn) of deze goederen voorradig zijn.
Stap 4 Ik stel een magazijnopdrachtbon (MOB) op.
Stap 5 Ik haal de goederen uit het magazijn en zet ze klaar voor afhaling door de klant; ik pas de artikelkaarten
aan.
Stap 6 Ik stel de VF op (in twee exemplaren). Het origineel bezorg ik aan klant COMSY, een kopie bewaar ik. Ik
klasseer dit document in de juiste map.
Stap 7 Ik boek de verkoopfactuur.
Dit stappenplan kunnen we nog verfijnen in een schema, dat je hierna vindt. Hierin hebben we getracht de
twee betrokken partijen duidelijk uit elkaar te houden. Ons bedrijf (PapYrreus) staat links afgebeeld, de
klant COMSY staat rechts.
Ook alle documenten hebben een plaats gekregen in het schema.
Zo een schema heeft ook een specifieke naam, het is een flowchart (een kaart die de stroom van goederen
en van documenten weergeeft).
Bij elke verrichting in dit leerboek zullen we zo een flowchart gebruiken.
Opdracht
Lees de flowchart. Dit zal makkelijker gaan als je de zeven stappen van de tabel hiervoor nogmaals doorloopt.
40 Hoofdstuk 2
MOB
ART
VF

AK
2
VF
PapYrreus
Ik ontvang de bestelling.
Controle van de
voorraad HG.
Ik stel de
magazijnopdrachtbon
op. Ik haal de HG uit
het magazijn en vul de
artikelkaart aan.
Ik lever de HG.
Ik stel de VF op en
bezorg ze aan de klant.
Ik klasseer de kopie van
de VF en ik boek de VF.
BEGIN
EINDE
De klant bestelt de HG.
De klant ontvangt de HG.
De klant ontvangt
de factuur.
Hoe verlopen de verkopen in ons bedrijf (case november)?
De klant
Inkijkmateriaal
MOB
1
VF
2
F
1
41