Folder Collectief bedrijfsvervoer

Beperkingen
Collectief bedrijfsvervoer is niet in alle situaties even goed inzetbaar. In
grote lijnen geldt dat collectief bedrijfsvervoer makkelijker te organiseren
is als medewerkers vaste en gelijke begin- en eindtijden van het werk hebben.
Bij flexibele werktijden en mogelijkheden tot thuiswerk wordt het al
snel een complexe logistieke puzzel. Die logistieke puzzel is evenwel uit
te besteden aan een aanbieder van vanpooling op Internet. De werkgever
kan dit probleem verlichten door werknemers die deelnemen aan collectief
bedrijfsvervoer zoveel mogelijk te voorzien van gelijke werktijden.
Een andere beperking is dat uit onderzoek en experimenten blijkt dat werknemers
het liefst met eigen vervoer reizen. Dat biedt meer het gevoel dat
men vrij is dan het gebruik van collectief vervoer. Collectief bedrijfsvervoer
zal dus, wil het succesvol zijn, het comfort van eigen vervoer moeten benaderen
of overtreffen: van deur tot deur, comfortabel, gelijke of liefst kortere
reistijd, financieel quitte of liever nog financieel voordeel.
Stimulans door de werkgever
De werkgever kan werknemers die meedoen aan collectief bedrijfsvervoer voordelen verstrekken. Bijvoorbeeld
door het carpoolen of vanpoolen te belonen met een hogere reiskostenvergoeding. Of door het
verstrekken van gegarandeerde en betere parkeerplaatsen. Ook kan de werkgever de bestuurder van een
vanpoolbusje de gelegenheid geven benodigde diploma’s en certificaten te behalen in werktijd. Tenslotte
kan de werkgever collectief bedrijfsvervoer stimuleren door de roosters van deelnemers op elkaar af te
stemmen.
Regels
Collectief bedrijfsvervoer heeft van doen met twee clusters van wettelijke
regels. Deze betreffen de reiskostenvergoeding en het gebruik van de weg.
Daarnaast kunnen cao-regels van toepassing zijn.
Reiskosten
De fiscale hoofdregel is dat de werkgever € 0,19 per kilometer belastingvrij
mag geven aan iedere werknemer die met eigen vervoer naar het werk komt.
Die mogelijkheid vervalt als de werkgever voor het vervoer zorgt. Voor carpoolen
en vanpoolen is deze regel zo uitgewerkt: als de werknemers zelf het
vervoer organiseren, kan de werkgever aan iedere werknemer belastingvrij
€ 0,19 geven voor de afstand huis-werk. Dus niet voor de ‘omrij-kilometers’.
Als de werkgever het vervoer verzorgt, mag de werkgever alleen de chauffeur
de € 0,19 geven, maar dan wel inclusief de omrij-kilometers. Carpoolen
heeft dus financieel voordeel voor werknemers als die het zelf organiseren,
en financieel voordeel voor de werkgever als die het carpoolen organiseert.
NB 1: de fiscus neemt nogal snel aan dat de werkgever de organisator is, bijvoorbeeld
als de werkgever het personeelsblad of Intranet beschikbaar stelt
als dating-site. Als dat niet de bedoeling is, doen werknemers er verstandig
aan om het carpoolen echt zelf te organiseren.
NB 2: de € 0,19 is alleen de fiscale bovengrens. De werkgever mag meer geven,
bijvoorbeeld aan carpoolers of vanpoolers, alleen moet de werknemer
over dat ‘meer’ belasting betalen. De nieuwe Werkkostenregeling biedt overigens
wel mogelijkheden om meer dan € 0,19 belastingvrij te geven.
Busbaan
Vanpoolen heeft extra voordelen als gebruik kan worden gemaakt van de
busbaan. Dat mag niet zomaar: daar moet een ontheffing voor worden
verleend door de beheerder van de betreffende weg (gemeente, provincie
of rijk). Die ontheffing kan zowel verleend worden aan een professionele
chauffeur als aan een werknemer die de vanpoolbus bestuurt. Meestal moet
dan wel een certificaat worden behaald.
Cao
In de meeste cao’s staan eveneens afspraken over de reiskostenvergoeding,
soms ook over reistijdvergoeding. Afspraken over reiskostenvergoeding in
bedrijfsregelingen mogen niet in tegenspraak met de cao zijn.
4 5