De kern van de administratieve organisatie - Noordhoff Uitgevers

Autorisatie
© Noordhoff Uitgevers bv
bij verschillende functionarissen bij een gebeurtenis (inkoop, verkoop)
betrokken zijn. De functionarissen controleren elkaar zonder dat ze
zich dat misschien bewust zijn, omdat ze een reguliere activiteit uitvoeren,
zoals orderregistratie, goederen verzenden en factureren. Deze activiteiten
zijn allemaal onderdeel van bijvoorbeeld het verkoopproces.
Hierna gaan we nader in op het begrip functiescheiding.
Functiescheiding is een belangrijke (misschien wel de belangrijkste)
maatregel van interne controle, die ‘ingebouwd’ zit in de processen. Er
komen in dit boek nog veel meer maatregelen van interne controle aan
de orde. Hierbij valt te denken aan:
· richtlijnen waar men zich aan moet houden;
· vereiste goedkeuring van een medewerker hoger in de organisatie
( autorisatie );
· vastleggen van belangrijke gegevens in bestanden (bijv. contractgegevens);
· concrete controles in processen: bijvoorbeeld controle op goederenontvangst
in een handelsbedrijf, controle op leegstaande kamers in
een hotel.
Deze en andere maatregelen worden in de volgende hoofdstukken
besproken als onderdeel van de administratieve organisatie van een
bepaald type onderneming. Eerst gaan we onderzoeken uit welke elementen
de administratieve organisatie bestaat.
1.4 Elementen van de administratieve organisatie
In fi guur 1.7 zijn de elementen van een goede administratieve organisatie
opgenomen.
Figuur 1.7 Elementen van een administratieve organisatie
Randvoorwaarden
Organisatie
Automatisering
Begroting
Richtlijnen
Informatie Processen Verbanden
Strategisch
Tactisch
Operationeel
Laten we die vier kolommen eens nader bekijken. Zie de uitwerking in
de fi guren 1.7a tot en met 1.7d.
1 Administratieve organisatie 35