SRM handleiding besteller - Universiteit Utrecht

Trainings handleiding 

SRM

Trainings handleiding SRM Pagina: 2/37 

Inhouds opgave 

1 Aanmaken winkelwagen voor een catalogus item. .................................... 4 

1.1 STAP 1 Goederen en service selecteren ....................................................................... 4 

1.2 STAP 2 Winkelwagen aanvullen .................................................................................. 11 

1.3 STAP 3 Winkelwagen voltooien en bestellen .............................................................. 14 

2 Aanmaken winkelwagen voor een vrije tekst item. .................................. 18 

2.1 Winkelwagen vrije tekst voor non-chemicaliën ............................................................ 18 

2.1.1 STAP 1 Goederen en services selecteren ............................................................ 18 

2.1.2 STAP 2 Winkelwagen aanvullen ........................................................................... 20 

2.1.3 STAP 3 Winkelwagen voltooien en bestellen ....................................................... 21 

Zie verder hoofdstuk 5 ............................................................................................................ 23 

3 Gebruik van een oude winkelwagen .......................................................... 24 

4 Accepteren door inkoop voltooide winkelwagen. .................................... 27 

4.1 Door inkoop voltooide winkelwagen accepteren via E-mail. ........................................ 27 

5 Winkelwagen goedkeuren. ......................................................................... 30 

5.1 Winkelwagen goedkeuren via E-mail ........................................................................... 30 

5.2 Winkelwagen voltooien via SRM ................................................................................. 30 

6 Status controleren ...................................................................................... 34 

7 Goederenontvangst .................................................................................... 36 

4-6-2013


Inleiding 

Trainings handleiding SRM voor: 

Aanmaken winkelwagen voor catalogus artikelen (chemicaliën), 

Aanmaken winkelwagen voor non catalogus artikelen (chemicaliën en overige), 

Toevoegen chemicaliën beheerder als functionele goedkeurder, 

Voltooien van de winkelwagen door inkoop, 

Goedkeuring van de winkelwagen, 

Status van de winkelwagen volgen. 

Instructie bedoeld voor: 

Aanvragers van chemicaliën + overige materialen en goedkeurders. 

Info vooraf: 

Een winkelwagen wordt aangemaakt om een inkooptransactie te starten. Deze manier 

vervangt het digitale bestelformulier dat nu in gebruik is. 

Op dit moment zijn de meeste chemicaliën en kantoor artikelen beschikbaar als catalogus 

items. Voor een aantal andere materialen dient een vrij tekst winkelwagen aangemaakt te 

worden. 

In de toekomst zullen ook andere materialen die vaker besteld worden als catalogus artikelen 

worden aangeboden. 

SRM (staat voor Supplier Relationship Management) wordt benaderd via intranet en heeft ook 

het uiterlijk van een intranetpagina. 

In deze werkinstructie wordt beschreven hoe het aanmaken van een winkelwagen in zijn werk 

gaat aan de hand van te volgen processtappen. 

Daarnaast worden een aantal andere functies als goedkeuren (hoofdstuk 6), voltooien 

(hoofdstuk 4) van de winkelwagen en het accepteren van de voltooide winkelwagen (hoofdstuk 

5) behandeld. 

Ook het volgen van de status van een winkelwagen (hoofdstuk 7) komt aan bod evenals het 

“hergebruiken” van oude winkelwagens (hoofdstuk 3). 

4-6-2013


1 Aanmaken winkelwagen voor een catalogus item. 

Het inkoopproces start met het kenbaar maken van je inkoopbehoefte. Voor het bestellen van 

non chemicaliën of chemicaliën die niet in de catalogus zijn opgenomen moet een zogenaamde 

vrije tekst winkelwagen worden aangemaakt. Dit proces wordt beschreven in hoofdstuk 2 van 

dit document. 

Het aanmaken van een winkelwagen doe je in drie stappen. 

1. Goederen en service selecteren; 

hier geef je aan wat je wilt hebben, waarbij je een uitstapje maakt naar de catalogus 

2. Winkelwagen; ·hier geef je de detail informatie aan die nodig is om te kunnen bestellen 

en de kosten te kunnen boeken. 

3. Voltooien en bestellen; 

in deze fase geef je aan wie de winkelwagen goed moet keuren en rond je de 

winkelwagen af. Na het opslaan wordt hij aangeboden aan de functionele goedkeurder 

(in het geval van chemicaliën) en financiële goedkeurder(s) ter behandeling. 

1.1 STAP 1 Goederen en service selecteren 

PROCESSTAPPEN (TRANSACTIES) 

Nr. Processtap Opmerkingen 

0 Start internet browser 

1 Start SRM Via URL 

https://uvusapsraci.ictus.uu.nl:8002/sap/bc/gui/sap/its/bbpstart 

4-6-2013 

Tip: Sla deze URL op in je favorieten; scheelt een hoop intik 

werk.


Vul je user-ID en password in en klik op de button “Aanmelden”. 

Klik op de link “Inkopen” 

4-6-2013


Hieronder vind je het standaard beginscherm voor het aanmaken van een winkelwagen 

(aanvraag tot bestelling). Je hebt hier verschillende opties, bijvoorbeeld: 

1. Oude bestellingen en sjablonen (dit gebruik je als je een oude winkelwagen wilt 

gebruiken als basis voor een nieuwe winkelwagen (zie hoofdstuk 3)) 

2. GHX Catalogus Universiteit Utrecht 

3. Aanvraag omschrijven (zie hoofdstuk 2) 

Dit scherm zal in de loop der tijd nog veranderen. 

Klik op de link GHX Catalogus Universiteit Utrecht 

Hiermee wordt naar de catalogus met de chemicaliën voor Universiteit Utrecht gesprongen. 

Op dit moment bevat deze catalogus circa 25 leveranciers, er lopen diverse onderhandelingen 

met nieuwe leveranciers. 

4-6-2013


Klik op Bladeren. 

Binnen deze catalogus kan – om het aantal artikelen waaruit gekozen kan worden te beperken - 

gezocht worden naar artikelen door een trefwoord (bijvoorbeeld ethanol) of het artikelnummer in 

te geven; daarnaast kan het zoek resultaat ook worden ingeperkt door een bepaalde 

leverancier (bijvoorbeeld VWR) te kiezen. 

In de start pagina van de catalogus is aangegeven welke commando’s meegegeven kunnen 

worden bij het zoeken naar artikelen in de catalogus; dit wordt in dit document niet verder 

besproken. 

Klik Na het ingeven van trefwoord(en) en of leverancier op de button “Zoeken”. (duurt even) 

Hiermee worden de zoek resultaten getoond. 

Zoals je hieronder ziet, zijn er 661 artikelen waar het woord hydrochloric in voor komt 

beschikbaar. (dit is het testbestand..) 

Het is dus wel handig om de juiste inperkingen mee te geven in de zoekopdracht. 

4-6-2013


Op deze pagina zijn een aantal functies beschikbaar: 

1. Door op het bolletje met de “i” te klikken wordt extra informatie die beschikbaar is in de 

4-6-2013 

catalogus over het artikel getoond. 

2. Door op het bolletje met de “F” te klikken kan je het artikel aan je favorietenlijst 

toevoegen. 

Kies een favorietenlijst, en voeg je artikel toe. Heb je nog geen favorietenlijst, zie blz 10


Er zijn dus verschillende mogelijkheden om te voorkomen dat je steeds hetzelfde op moet 

zoeken. (zie ook de Quick Reference Card) 

Je kunt een favorietenlijst maken, waar alles in staat wat je vaak nodig hebt. 

Je kunt een bestellijst maken per leverancier zodat je alleen het aantal hoeft aan te 

passen. 

Je kunt een sjabloon maken, wanneer alle gegevens (WBS) altijd hetzelfde zijn. 

Je kunt gebuik maken van eerdere bestellingen. 

Let bij het gebruik dan wel op dat misschien de WBS nog aangepast moet worden. 

4-6-2013 

Productinformatie 

Vul in de kolom “Aantal” het benodigde aantal artikelen in en klik op de button “Volgende 

pagina”. 

Zodra je bestelling compleet is, kan je door te klikken op het bolletje met het winkelwagentje 

(zie pijl) een overzicht krijgen van alles wat is geselecteerd uit de catalogus.


Je komt dan in onderstaand scherm, en kunt dan nog steeds artikelen bijvoegen, 

bijvoorbeeld door een keus te maken uit je favorieten lijst. 

Door te klikken op “Toevoegen aan lijsten” kan je artikelen toevoegen aan bestaande lijsten, of 

een nieuwe (bestel of favorieten)lijst maken. 

Door te klikken op kan je commentaar toevoegen, het balonnetje is leeg grijs, met inhoud 

wordt hij rood. Deze tekst verschijnt niet op de bestelling… 

4-6-2013


Alles klaar? Klik op de button “Uitchecken”; hiermee worden de in de catalogus geselecteerde 

artikelen over gehaald naar de winkelwagen in SRM. 

1.2 STAP 2 Winkelwagen aanvullen 

Nadat de geselecteerde artikelen uit de catalogus naar SRM zijn over gehaald moet de 

winkelwagen worden aangevuld met eventueel ontbrekende gegevens. 

Omdat voor de universiteit van Utrecht een aantal specifieke controles ter verhoging van de 

gebruikersvriendelijkheid (en om werk achteraf te verminderen) zijn ingevoerd zal het systeem altijd 

meldingen laten zien die eerst opgelost moeten worden alvorens de winkelwagen daadwerkelijk 

te kunnen bestellen. 

Het systeem geeft een aantal meldingen: 

Voorbeeld: 

4-6-2013


De eerste is een error en specifiek voor het bestellen van chemicaliën. Zolang dit veld niet is 

ingevuld kan de winkelwagen niet besteld worden. (We proberen de locatie te koppelen en vast te zetten 

per medewerker, zodat deze handeling niet meer nodig is). 

De tweede is niet meer in gebruik. 

De derde en vierde betreffen een controle op grootboekrekening en WBS. Deze velden moeten 

worden ingevuld of aangepast. (NB op dit moment staat er waarschijnlijk al iets ingevuld, zodat 

je de melding niet krijgt. Dit is echter een random WBS, dat niet de juiste is, je moet het dus nog 

aanpassen! Dit veld wordt zsm leeg gemaakt, en de bedoeling is dat voor er per persoon een 

voorstelwaarde kan worden opgegeven, vooral handig voor mensen die standaard op 1 WBS 

bestellen) 

Achter elke melding staat een link om gelijk naar het veld dat ingevuld moet worden te springen. 

Door op de link achter de melding “Vul de locatie code in.” Te klikken wordt de rubriek “Basis 

gegevens” geopend. 

Klik op het verrekijkertje achter het veld “Locatie Code” om alle mogelijk Locatie Codes te 

tonen. 

4-6-2013


Binnen deze lijst is een zoekfunctie beschikbaar die het mogelijk maakt om de 

invoermogelijkheden te beperken. Inperking kan gedaan worden op basis van “Gebouw”, 

“Kamer” en “Kast”. Een combinatie is ook mogelijk. In GROS wordt de exacte locatie van 

belang. 

Klik voor de test een willekeurige code om deze over te nemen in de winkelwagen. 

Na het invullen van de locatie code op de knop “Actualiseren” klikken om te checken of de 

velden op de juiste wijze zijn gevuld. 

De knop bevind zich links onder aan het scherm (dus mogelijk moet je naar beneden scrollen). 

Het systeem controleert nu welke meldingen nog van toepassing zijn op de winkelwagen. 

In dit geval blijven de volgende twee over. 

Deze meldingen hebben betrekking op de kosten toewijzing. 

Open de kosten toewijzing door op de regel 

4-6-2013 

te klikken


Controleer en of vul nu de gewenste gegevens in. 

Klik nogmaals op de knop “Actualiseren” om te controleren of alle meldingen zijn opgelost. 

In dit geval is dat zo. 

Klik op de button “Verder”. Deze knop bevindt zich rechts onder aan het scherm (dus mogelijk 

moet je naar beneden scrollen). 

1.3 STAP 3 Winkelwagen voltooien en bestellen 

In deze stap wordt de winkelwagen voltooid en bestelgereed gemaakt. 

4-6-2013


De naam van de winkelwagen kan aangepast worden; het systeem vult hier het user-ID van de 

aanvrager, de huidige datum en tijd in. Het is handig om hier een meer zeggende omschrijving 

in te geven, zodat je niet alle bestellingen hoeft te openen wanneer je er 1 terug zoekt. 

Bijvoorbeeld aanvullen met leverancier, of wanneer je alles bij 1 leverancier bestelt, het artikel. 

Tevens kan een notitie voor de goedkeurende worden ingevuld, bijvoorbeeld waarom het artikel 

wordt besteld en waarvoor of ten behoeve van welke collega. 

Je kunt hier de bestelling opslaan en parkeren, of doorgaan met het bestelproces. 

Klik op de de link “Goedkeuringspreview” 

Hier wordt grafisch getoond of de winkelwagen goedgekeurd moet worden en door wie. 

(Als grafiek weergeven werkt niet) 

Klik op de button “Bestellen”. 

Omdat het te bestellen artikel een chemische stof is, moet de chemicaliën beheerder als 

functionele goedkeurder worden toegevoegd. Dit heb je nog niet gedaan; daarom komt het 

systeem met een melding 

4-6-2013


Klik in de goedkeuringspreview op de button “Goedkeurderende toevoegen” 

(NB: deze stap proberen we te automatiseren, maar is nog niet gereed.) 

Daarna: Klik op de link “Hier toevoegen” van de bovenste regel. 

Klik op button “Zoeken”; een lijst met gebruikers wordt getoond. Of typ je achternaam. 

Kies daarna “Overnemen”. 

Klik vervolgens op “Bestellen” 

4-6-2013


De winkelwagen staat nu klaar om goedgekeurd te worden door de chemicalienbeheerder 

(jijzelf), dus ga via de startpagina naar Goedkeuring. 

Door te klikken op het groene vinkje rechts, wordt de winkelwagen goedgekeurd, en daarmee 

doorgestuurd naar de financieel goedkeurder. Hij staat niet meer in het scherm. 

Via “Status controleren” kun je de voortgang met betrekking tot jouw winkelwagen volgen. 

Deze functie wordt besproken in hoofdstuk 4 

4-6-2013


2 Aanmaken winkelwagen voor een vrije tekst item. 

Binnen het aanmaken van winkelwagens voor vrije tekst items moet onderscheid gemaakt 

worden tussen chemicaliën en non-chemicaliën. 

2.1 Winkelwagen vrije tekst voor non-chemicaliën 

2.1.1 STAP 1 Goederen en services selecteren 

PROCESSTAPPEN zie pagina 4/5 

Klik op de link “Inkopen” 

Klik op de link “Vrije tekst formulier” 

4-6-2013


Vul alle relevante velden in: met * is verplicht 

Omschrijving: beschrijf kort wat je wilt bestellen (duidelijk voor leverancier) 

Hoeveelheid / eenheid: geef het aantal te bestellen eenheden aan en de daadwerkelijke 

eenheid 

Prijs: vul hier de geschatte prijs in wanneer deze bekend is 

Goederengroep: vul hier de product categorie in, bijvoorbeeld kantoor artikelen of 

chemicaliën. 

De kostensoort waarop de levering geboekt gaat worden is hier aan gekoppeld. Maak zo 

snel mogelijk een eigen eigen waardelijst in, dat voorkomt een hoop gezoek. ** 

Aanvullende info: geef hier eventueel een korte toelichting, de omschrijving rechts gaat 

ook naar de leverancier, links is voor intern. 

Bijlages: Wanneer de tekstruimte te krap is, kan er ook een document worden 

meegezonden. Zowel voor de afdeling inkoop, wat dus niet naar de leverancier mee 

gestuurd wordt, als voor de leverancier. 

** Hier kom je door te klikken op het vierkantje rechts. 

4-6-2013


Links staat je eigen lijst, die je kunt opbouwen uit de algemene waardenlijst rechts. 

Wanneer je de leverancier niet kunt vinden, of het betreft een nieuwe leverancier, dan laat je 

het veld “Leverancier” leeg. Bij de interne notitie kan je wel een voorstel of wens opgeven, 

waarmee de afdeling inkoop dan aan de slag kan. Dat kan een paar dagen duren in het geval 

een volledig nieuwe leverancier is, heb je die tijd niet, neem dan direct contact op met inkoop. 

Klik op de button “Voeg toe aan winkelwagen”. 

Hiermee is stap 1 afgerond. 

2.1.2 STAP 2 Winkelwagen aanvullen 

4-6-2013


Het systeem laat (een aantal) meldingen zien 

In dit geval alleen een check op leverdatum, deze kan genegeerd worden. 

De overige meldingen kunnen bijvoorlbeeld betrekking hebben op de kosten toewijzing. 

Klik op de button “Actualiseren” om te controleren of de meldingen zijn opgelost. 

Eventueel kan het afleveradres nog worden aangepast 

Klik op verder (rechtsonder) om naar stap 3 in het bestel proces te gaan. 

2.1.3 STAP 3 Winkelwagen voltooien en bestellen 

4-6-2013


Voer eventueel de handelingen uit zoals onder (naam winkelwagen en omschrijving voor de 

goedkeurder) en klik op de button “Goedkeuringspreview”. 

Omdat dit een vrije tekst aanvraag betreft zal deze altijd door inkoop behandeld moeten 

worden. 

In het goedkeuringsoverzicht staat dat de winkelwagen in afwachting van goedkeuring is sinds 

16.05.2013 13:16. De inkoper krijgt een E-mail waarin wordt gevraagd deze winkelwagen te 

completeren. Vervolgens komt de bestelling weer terug bij de besteller. 

4-6-2013


Zie verder hoofdstuk 5 

4-6-2013


3 Gebruik van een oude winkelwagen 

Om een winkelwagen te maken kun je gebruik maken van de gegevens van een al eerder 

aangemaakte winkelwagen. In het geval van een winkelwagen met goederen uit de catalogus 

wordt de prijs van de oude winkel wagen gechecked met de huidige prijs in de catalogus en 

indien afwijkend aangepast. 

Log aan met jouw user-ID en kies de transactie “Inkopen”. 

Klik op de link “Oude bestellingen en sjablonen”. 

4-6-2013


Er verschijnt een lijst met de meest recente winkelwagens. 

Zoekmogelijkheden zijn: 

Op omschrijving, (zie hier het belang van een goede omschrijving) 

Op naam van de winkelwagen, 

Op tijdvak, 

Op status. 

Klik het item waarvoor een nieuwe winkelwagen aangemaakt moet worden “open”. 

4-6-2013


Vink het te (her) bestellen item aan 

En klik op de button “Aan winkelwagen toevoegen” 

De nieuwe winkelwagen is nu aangemaakt, inclusief alle relevante gegevens. Het is aan te 

raden om vooral de kostentoewijzing te controleren en indien nodig aan te passen. 

De verdere afhandeling is gelijk aan de wijze die eerder in dit document is beschreven. 

4-6-2013


4 Accepteren door inkoop voltooide winkelwagen. 

4.1 Door inkoop voltooide winkelwagen accepteren via E-mail. 

De aanvrager van de winkelwagen heeft een E-mail ontvangen 

Vanuit deze E-mail kan de aanvrager zich aanmelden in SRM 

Door inkoop voltooide winkelwagen accepteren via SRM. 

Log aan in SRM. 

Klik op de link “Goedkeuring” 

4-6-2013


Klik op een gecompleteerde winkelwagen. 

Klik op de button “Wijzigen”. 

4-6-2013


Klik eventueel op de button om naar de details van de winkelwagen te gaan en de eventuele 

wijziging door inkoop te bekijken. Is het akkoord, ga dan rechtsboven “terug naar winkelwagen”. 

Klik op de button “Verder”. 

Klik op de link “Goedkeuringsoverzicht”. 

Dit geeft aan dat deze winkelwagen financieel goedgekeurd moet worden door Bernd Helms. 

Klik op button opslaan. De zet is nu aan Bernd. 

4-6-2013


5 Winkelwagen goedkeuren. 

5.1 Winkelwagen goedkeuren via E-mail 

De goedkeurder heeft een E-mail ontvangen. Het attachment bevat de detailgegevens zoals 

artikel, WBS. 

(Dit voorbeeld is van Beta, nog geen DGK beschikbaar. We proberen ook de inhoud van de winkelwagen direct in 

de mail zichtbaar te laten worden) 

Vanuit deze E-mail kan de goedkeurder zich aanmelden in SRM (wordt besproken in paragraaf 

5.2) of de winkelwagen direct goedkeuren of afwijzen door te klikken op de gewenste link. Het is 

dan wel de bedoeling dat het attachment bekeken wordt, waar de details zichtbaar zijn van de 

bestelling natuurlijk. 

Wat moet er beoordeeld worden? 

Zijn deze artikelen nodig, passen zij binnen het budget? 

Klopt het WBS-nummer/is dit het juiste project? 

5.2 Winkelwagen voltooien via SRM 

Log aan in SRM en kies transactie “Goedkeuren”. Deze werkwijze is vooral geschikt voor 

personen die meerder winkelwagens moeten goedkeuren. 

4-6-2013


Klik op de regel van de goed te keuren winkelwagen. 

Default is de button “Goedgekeurd” aangezet (zie kader in afbeelding hier boven). In geval van 

afwijzing moet de button “Afgewezen” worden gezet. 

Sla de winkelwagen op door op de button “Opslaan” te klikken. 

Voor opslaan kunnen de details van de winkelwagen uiteraard worden bekeken door op de 

detail button te klikken. 

Een andere manier om de winkelwagen goed te keuren is door vanuit de lijst met goed te 

keuren winkelwagens direct goedkeuring te verlenen door op de button te klikken. In dat 

geval weet je echter wellicht niet wat je precies goedkeurt. 

4-6-2013


De volgende melding wordt getoond ter bevestiging van de actie. 

Of bij goedkeuring na doorklikken: 

4-6-2013


Wil je zien wat je hebt goedgekeurd de afgelopen tijd, dan kan je dat opzoeken via: 

Let op dat je de rol invult, en de status. Je kunt hier dus ook makkelijk oproepen wat je 

vervanger heeft goedgekeurd. 

4-6-2013


6 Status controleren 

Met deze transactie kan de status van een winkelwagen worden gecontroleerd, zodat je als 

aanvrager weet of de winkelwagen al is goedgekeurd, besteld, ontvangen en of betaald. 

Log aan met jouw user op de eerder in dit document beschreven wijze en kies transactie 

“Status controleren”. 

Hier zijn weer zoekmogelijkheden: 

Omschrijving positie, 

Naam winkelwagen, 

Tijdvak, 

Status. 

Dit is de eenvoudige zoekfunctie. Hiernaast bestaat een uitgebreide zoekfunctie. Klik hiertoe op 

de link “Uitgebreid zoeken”. 

4-6-2013


Voordeel van deze uitgebreide zoekfunctie is dat ook afgehandelde of door plaatsvervanger 

aangevraagde winkelwagens getoond kunnen worden. 

Klik na het invullen van de zoek criteria op de button “Start”. 

De zoek resultaten worden nu getoond. 

Je ziet nu een rij winkelwagens met verschillende status. De regels met een vage prullenbak 

zijn afgehandeld, en kunnen niet meer gemuteerd worden. 

Ga naar de details van de winkelwagen en klik op “Wijzigingen weergeven”. 

Hier wordt de historie van de winkelwagen getoond (zie afbeelding hier onder) 

Zijn er reeds een goederenontvangst en of factuurontvangst gedaan, dan worden deze ook in 

de historie van de winkelwagen getoond. 

4-6-2013


7 Goederenontvangst 

De goederen zijn (in goede staat) ontvangen, de rekening kan betaald worden. Wat moet 

hiervoor gebeuren? 

De factuur moet gestuurd worden en geboekt. Hier zorgt het ASC voor. 

De goederen moeten worden gecontroleerd, en vergeleken met de bestelling. Is dat 

goed, dan moet de goederenontvangst geboekt worden. 

Dit wordt weer door het ASC met elkaar vergeleken, en bij geen afwijking, wordt de 

factuur betaalbaar gesteld. 

Bij de goederenontvangst in SRM kunnen fouten niet worden hersteld. Boek je per ongeluk een 

levering bij een verkeerde bestelling, of blijkt na inboeken dat de goederen toch niet juist of 

kapot zijn, neem dan direct contact op met de financiele administratie, zodat zij in SAP de juiste 

boeking kunnen maken. Dit kan alleen zolang de factuur niet betaald is, dus wacht hier niet 

mee! 

4-6-2013


Klik bij Actie op het documentje. 

Vervolgens op bevestigen. 

Klaar. 

4-6-2013

SRM handleiding besteller - Universiteit Utrecht

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?