pdf voorbeeld substitutie - Nationaal Archief van de Nederlandse ...

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Handboek ter verkrijging van een
machtiging tot substitutie door
digitalisering
Organisatie : UMC Utrecht
Afdeling : Raad van Bestuur
Subafdeling : Eenheid Documentaire Informatievoorziening
Datum eerste versie : 21 oktober 2005
Laatste wijzigingsdatum : 28 februari 2006
Versienummer : 1.2
Versiebeheer
Versie Datum Wijziging Auteur Aantal pagina’s
1.0 21-10-2005 Tekst R.J. Schoonebeek 28
1.1 10-11-2005 Tekst R.J. Schoonbeek 29
1.2 28-02-2006 Tekst R.J. Schoonebeek 29
- 1 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave .........................................................................................2
Inleiding ....................................................................................................3
1. Procedure ..........................................................................................5
1.1. Inleiding................................................................................................................ 5
1.2. Handboek............................................................................................................. 5
1.3. Proefdigitalisering ................................................................................................ 5
1.4. Bekendmaking en vaststelling ............................................................................. 6
2 Archiefwettelijk kader.........................................................................7
2.1. Inleiding................................................................................................................ 7
2.2. Wet- en regelgeving............................................................................................. 7
2.3. Toepassing wet- en regelgeving.......................................................................... 8
2.4. Archiefbescheiden ........................................................................................... 8
3. Werkprocedures ..............................................................................10
3.1. Inleiding.............................................................................................................. 10
3.2. Opleiding en instructie van medewerkers.......................................................... 10
3.3. Procedure ingekomen stukken .......................................................................... 10
3.5. Procedure scannen en opslaan van documenten ............................................. 13
4. Kwaliteitsprocedures........................................................................14
4.1. Inleiding.............................................................................................................. 14
4.2. Interne kwaliteitsprocedure scanproces ............................................................ 14
4.3. Externe controles scanproces en systemen...................................................... 15
4.4. Interne kwaliteitsprocedure duurzaamheid........................................................ 15
5. Technieken en infrastructuur ...........................................................18
5.1. Inleiding.............................................................................................................. 18
5.2. Hardware............................................................................................................ 18
5.3. Software............................................................................................................. 18
5.4. Bestandsformaat images ................................................................................... 19
5.5. Instellingen......................................................................................................... 19
6. Overdracht aan Het Utrechts Archief...............................................20
7. Afkortingenlijst .................................................................................21
9. Bijlagen............................................................................................23
Bijlage 1: Procedure machtiging substitutie.................................................................. 23
Bijlage 2: Kwaliteitsprocedure scannen........................................................................ 24
Bijlage 3: Specificaties scanners Canon DR-6080 en Canon DR-3080c..................... 25
Bijlage 4: Basis Selectiedocument (BSD) Openbare en bijzondere az’n ..................... 27
Bijlage 5: Overzicht toegekende metadata bij registratie van documenten ................. 28
Bijlage 6: Resultaat proefdigitalisering ......................................................................... 29
- 2 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Inleiding
De Eenheid Documentaire Informatievoorziening (EDI) van de directie Raad
van Bestuur (d-RvB) heeft in de afgelopen jaren gewerkt aan een digitaal
archief. Vanaf 1995 digitaliseert de EDI de ingekomen en uitgaande post.
Alleen reclame-uitingen e.d. zonder blijvend belang voor de organisatie
worden niet gedigitaliseerd.
De gedigitaliseerde documenten zijn door de EDI nog niet vernietigd, maar
tijdelijk opgeslagen. Inmiddels is echter besloten om de betreffende stukken –
die immers niet meer gebruikt worden- alsnog te gaan vernietigen. Omdat het
Universitair Medische Centrum Utrecht (UMCU) als Zelfstandig
Bestuursorgaan (ZBO) onder de Nederlandse archiefwetgeving valt, is
vernietiging van archiefmateriaal slechts onder bepaalde voorwaarden
toegestaan.
Voor al het materiaal, ongeacht of het op termijn wordt vernietigd of
overgebracht naar een archiefbewaarplaats, geldt dat het UMCU moet
beschikken over een selectielijst waarin is vastgesteld wat de uiteindelijke
bestemming (vernietiging of overdracht) van elk document is.
Daarnaast moet het UMCU in het bezit zijn van een machtiging tot substitutie,
afgegeven door de algemene Rijksarchivaris namens de Staatssecretaris voor
Cultuur, voordat zij papieren documenten mag vernietigen die gedigitaliseerd
zijn en op basis van de selectielijst blijvend bewaard moeten worden.
Door het UMCU is op 18 april 2005 (U-05-06236) de machtiging voor
substitutie aangevraagd. Bij de brief van 25 april 2005 (C/S&A/05/862) gaf het
Nationaal Archief (NA) daarop aan dat het dit verzoek in behandeling zou
nemen zodra het de procedure hiervoor zou hebben vastgesteld.
De procedure voor het verlenen van een machtiging tot substitutie is door de
Algemene Rijksarchivaris in de loop van 2003 ontwikkeld en vastgesteld. Een
belangrijk onderdeel van de procedure is het door de aanvrager van de
machtiging op te stellen handboek, waarin de aanvrager verantwoordt op
welke wijze aan de wettelijke eisen op het gebied van digitalisering en
substitutie wordt voldaan.
Tussen het NA en het UMCU heeft overleg plaatsgevonden over de eisen die
aan de procedure verbonden zijn.
Het voorliggende document fungeert als het vereiste handboek bij de
aanvraag tot een machtiging voor substitutie door digitalisering door het
UMCU.
- 3 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Leeswijzer
Dit handboek bestaat uit zes hoofdstukken en een aantal bijlagen. In het
eerste hoofdstuk wordt een beknopte toelichting gegeven op de procedure tot
het verkrijgen van een machtiging tot substitutie, en de wijze waarop de d-
RvB van het UMCU deze heeft ingevuld.
Daarna wordt in hoofdstuk 2 kort het archiefwettelijke kader geschetst. Hierbij
wordt ingegaan op de geldende wet- en regelgeving, en de eisen en normen
daarin die voor de machtiging van belang zijn. Tenslotte worden de
handelingen weergegeven waarvoor de machtiging wordt aangevraagd.
In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de werkprocessen en overige
relevante procedures. In hoofdstuk 4 wordt uitgebreid aandacht besteed aan
de interne en externe controleprocedures, en de resultaten van de
proefdigitalisering.
Hoofdstuk 5 bevat een nadere toelichting op de gebruikte hardware en
software, en de door de EDI gehanteerde instellingen.
Hoofdstuk 6 besteedt aandacht aan de overdracht van archiefbescheiden van
het UMCU aan Het Utrechts Archief (HUA).
Daarna zijn een afkortingenoverzicht en een lijst van geraadpleegde bronnen
opgenomen.
Tenslotte zijn een aantal bijlagen bijgevoegd:
Bijlage 1: Procedure machtiging tot substitutie v/h Nationaal Archief
Bijlage 2: Kwaliteitsprocedure voor het scannen
Bijlage 3: Specificaties scanners DR-6080 en DR-3080
Bijlage 4: Basis Selectiedocument (BSD) Openbare en bijzondere
academische ziekenhuizen
Bijlage 5: Overzicht toegekende metadata bij registratie van
documenten
Bijlage 6: resultaten proefdigitalisering
- 4 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
1. Procedure
1.1. Inleiding
De procedure voor het verkrijgen van een machtiging is in de vorm van een
stappenplan gegoten. Belangrijkste onderdelen daarvan zijn het opstellen van
het genoemde handboek, het uitvoeren van een proefdigitalisering, en het
bekendmaken en publiceren van het voornemen tot substitutie. Het volledige
stappenplan is opgenomen in bijlage 1.
1.2. Handboek
Voordat kan worden overgegaan tot het verlenen van een machtiging, moet
aan een drietal aspecten aantoonbaar worden voldaan. Dit zijn:
Het cultureel-historische aspect
De aanwezigheid van een actueel, goedgekeurd BSD is een vereiste.
Primaire processen
Voor alle processen binnen de organisatie waarvoor een extern
toetsbare procesbeschrijving bestaat, op grond waarvan te bepalen is
welke neerslag archiefwaardig is, is gecontroleerd scannen van te
bewaren stukken denkbaar.
Archiefprocessen
Voor de archiefprocessen wordt de combinatie van inrichtingsvereisten
conform de normen vastgelegd in de relevante wet- en regelgeving.
De genoemde aspecten moeten worden verantwoordt in een handboek, dat
minimaal bevat:
hoe de aanvrager zijn procedures met betrekking tot de digitaliseren en
de opslag van elektronische archiefbescheiden heeft ingericht;
welke apparatuur, gegevensdragers en software hij gebruikt;
welke formats en instellingen zijn gekozen;
de resultaten van een proefdigitalisering.
Daarmee verantwoordt de aanvrager van de machtiging de wijze waarop hij
uitvoering heeft gegeven aan de wettelijke vereisten met betrekking tot goede
en geordende staat, toegankelijkheid en duurzaamheid van de digitale
documenten.
1.3. Proefdigitalisering
Voorafgaand aan het opstellen van een handboek dient de aanvrager een
kwaliteitscontrole uit te (laten) voeren door een externe instelling.
Het UMCU heeft de kwaliteitscontrole laten uitvoeren door DOXiS. De
kwaliteitscontrole heeft geleidt tot de volgende aanpassingen:
Door het vertrek van een van de applicatiebeheerders ligt alle kennis
nu bij een persoon. In februari wordt gestart met het opleiden van de
andere applicatiebeheerder. Deze opleiding neemt ongeveer een
maand in beslag.
- 5 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Alle dossiers voorzien van een handeling uit het BSD. Medio 2006 is dit
proces afgerond.
Na doorvoering van deze aanpassingen wordt aan alle wettelijke eisen
voldaan. De resultaten van de kwaliteitscontrole zijn opgenomen in bijlage 6.
1.4. Bekendmaking en vaststelling
De Archiefwet (AW) en het Archiefbesluit (AB) verplichten de zorgdrager tot
het publiceren van een aanvraag voor, en formeel besluit tot substitutie, met
daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de
belangen in art. 2 lid 1, sub c/d.
Gedurende zes weken na publicatie van het voornemen en het besluit heeft
iedere belanghebbende de gelegenheid om een zienswijze, respectievelijk
bezwaar in te dienen.
- 6 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
2 Archiefwettelijk kader
2.1. Inleiding
In dit hoofdstuk wordt eerst aandacht besteedt aan de relevante wet- en
regelgeving, de normen die van toepassing zijn op digitalisering en substitutie.
Daarna wordt aan de hand van het BSD, een beschrijving gegeven van
archiefmateriaal waarvoor de machtiging wordt aangevraagd.
2.2. Wet- en regelgeving
Bij vervanging van originele documenten door elektronische bestanden moet
worden voldaan aan een aantal in wet- en regelgeving vastgelegde
bepalingen, voordat kan worden overgegaan tot het verlenen van een
machtiging tot substitutie door digitalisering.
Artikel 7 van de AW 1995, dat van toepassing is op het scannen van
archiefbescheiden door het UMCU, luidt als volgt:
“De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties,
teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging
van archiefbescheiden, die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in
artikel 5 genoemde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan
wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een
andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde
staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.”
Uitgangspunt daarbij is dat voldoende rekening moet worden gehouden met
de belangen die zijn genoemd in artikel 2 van het AB 1995:
de taakuitoefening van het desbetreffende (overheids)orgaan;
de verhouding van het orgaan tot andere (overheids)organen: deze
mogen niet onevenredig bevoor- of -nadeeld worden;
de waarde van de archiefbescheiden voor (historisch) onderzoek of als
onderdeel van het cultureel erfgoed.
In dit kader is het van belang dat de betreffende archiefbescheiden in goede
en toegankelijke staat verkeren, en in geschikte ruimte zijn ondergebracht.
Hiervoor zijn eveneens eisen en normen vastgelegd in wet- en regelgeving,
waaronder de procedure machtiging substitutie die door het NA is opgesteld.
Overzicht van relevante wet- en regelgeving op archiefgebied:
Archiefwet 1995, artikel 7(Stb. 1995/671);
Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6, 8, 11 en 12 (Stb. 1995/671);
Ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden (Stct. 2002/43);
Ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stct.
2001/180);
Ministeriële Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Stct. 2001/180);
Procedure machtiging substitutie door digitalisering (Nationaal Archief,
2004).
- 7 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
In de hiervoor genoemde wet- en regelgeving zijn een aantal normen
vastgelegd waaraan (onder meer) de voor digitalisering van
archiefbescheiden gebruikte hard- en software, bestandsformaten en daarbij
gebruikte instellingen moeten voldoen.
Naast hiervoor genoemde archiefwet- en regelgeving en daarin genoemde
normen, moet bij substitutie ook rekening worden gehouden met de Algemene
Wet Bestuursrecht (Awb) en de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB).
2.3. Toepassing wet- en regelgeving
Door het UMCU is ernaar gestreefd om alle voornoemde belangen en wet- en
regelgeving, inclusief de hierboven vermeldde specifieke normen, op correcte
en volledige wijze te verwerken in de procedures en technische instellingen
ten behoeve van het scannen van archiefbescheiden en het langdurig
beheren van de daaruit voortkomende digitale bestanden. Door Noor
Schreuder, senior medewerkster Selectie en Acquisitie van het Nationaal
Archief is dit op 10 november 2005, middels het voorliggende handboek,
gecontroleerd en voldoende bevonden.
2.4. Archiefbescheiden
De machtiging tot substitutie is slechts benodigd voor alle archiefbescheiden
waarvoor het UMCU zorgdrager is, en die op basis van het BSD openbare en
bijzondere academische ziekenhuizen (Stct.. nr. 208 dd 28 oktober 2003) voor
blijvende bewaring zijn bestemd.
Hieronder is een overzicht opgenomen van de handelingen(nummers)
waarvan de neerslag met ‘te bewaren’ is gewaardeerd, en waarvoor de
machtiging wordt aangevraagd. Het betreft zowel ingekomen als uitgaande
stukken, evenals alleen intern gebruikte documenten.
Overzicht van handelingen waarop de machtiging betrekking heeft:
Actor: Raad van Bestuur
handelingen 3, 4b, 5, 7, 8b, 10 t/m 12, 15 t/m 18, 19a, 26, 27b, 30b, 38,
42b, 43a, 44, 52, 53, 63, 67 t/m 69, 71 t/m 73, 77, 79b, 80a, 83 t/m 88, 90,
91, 92a, 93 t/m 101, 102a, 103 t/m 105, 106a, 107a, 108 t/m 110, 135,
140a, 141a, 143a, 144, 147 t/m 149, 155, 164, 165, 168, 175 t/m 179, 185,
189, 190, 193, 198, 199, 201, 205, 218, 224, 225, 229, 233, 237, 239, 243
t/m 247, 249, 250, 255, 272, 279a, 283, 284, 287a, 288, 289, 290a, 295,
298, 299, 304b, 305c, 307, 308b, 309 t/m 312, 316, 317, 319a, 320 t/m
322, 345, 354, 355, 360a, 364, 365, 374, 383, 385, 387, 389, 390, 395,
397, 399, 401, 402, 404 t/m 406, 424, 426, 440, 442, 445, 464, 473, 474,
476, 483, 485 t/m 487, 490, 492, 495, 497 t/m 502.
Actor: Raad van Toezicht
Handelingen 6, 8b, 9, 30a, 81b, 82b, 140b, 258, 259, 300, 304c, 305b,
306, 319b, 326, 334, 335, 336b, 337b, 340 t/m 342.
Actor; Stafconvent
Handelingen 279b, 303, 344, 346, 247, 348, 415.
Actor: Cluster (divisie/directie) bestuur
Handelingen 12b, 27 e , 304d, 435, 436.
Actor: Gemeenschappelijk beleidsorgaan (GBO)
- 8 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Handelingen 14, 41, 358, 359, 360b, 361 t/m 363, 370.
Actor: Gemeenschappelijk uitvoeringsorgaan (GUO)
Handelingen 13, 27d, 28, 29, 40, 80b, 92b, 106b, 107b, 367.
Actor: Verpleegkundig Convent
Handelingen 324m, 325n, 373, 375 t/m 377.
Actor: Medezeggenschapsraad, Ondernemingsraad
Handelingen 136, 140c, 141b, 142, 143b, 145, 153, 400, 413, 425, 427.
Actor: Geschillencommissie
Handeling 152.
Actor: Emancipatiecommissie
Handelingen 154, 324f, 325g.
Actor: Klachtencommissie seksuele intimidatie
Handelingen 324i, 325k.
Actor: Centrale Opleidingscommissie
Handelingen 167, 171, 172, 174, 324b, 325b.
Actor: Ethische commissie
Handelingen 230, 325g.
Actor: Medisch-ethische toetsingscommissie
Handelingen 206, 211 t/m 215, 220, 221, 324j, 325i, 423.
Actor: Dierexperimentencommissie
Handelingen 227, 228, 324 e , 325f.
Actor: Infectiecommissie
Handelingen 388, 267 t/m 270, 324h, 325j.
Actor: Geneesmiddelencommissie
Handelingen 271, 274, 278, 282, 324g, 325i.
Actor: Meldingscommissie
Handelingen 261, 262, 324k, 325m, 410.
Actor: Klachtencommissie
Handelingen 290b, 294, 296.
Actor: Commissie privacybescherming
Handelingen 252, 253, 254, 325 e .
Actor: Rampenopvangcommissie
Handelingen 238, 324l, 325o.
Actor: Bestuur educatieve voorziening
Handelingen 43b, 240b.
Actor: Kunstcommissie
Handelingen 484, 489, 491, 494.
Actor: Cliëntenraad
Handeling 287b.
Door het UMCU wordt het betreffende handelingen en de bijbehorende
waardering als onderdeel van de metadata van het dossier vermeldt.
- 9 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
3. Werkprocedures
3.1. Inleiding
De d-RvB heeft voor de verwerking van zijn documenten
procesbeschrijvingen opgesteld. Deze procesbeschrijvingen hebben
betrekking op alle zakelijke documenten behalve reclamefolders e.d.
Daarnaast zijn voor het scannen en elektronisch beheren van documenten
afzonderlijke procedures geschreven. Tenslotte is een kwaliteitsprocedure
opgesteld, waarin alle controlemechanismen met betrekking tot het scannen
van documenten zijn opgenomen.
Alle werkzaamheden met betrekking tot de postbehandeling worden in
principe uitgevoerd door een vast team van 4 medewerkers. Binnen dit team
is er een taakverdeling gemaakt, dit ter bevordering van een efficiënte
postverwerking, maar ook ten behoeve van de kwaliteitsbewaking (zie ook de
procedures in hoofdstuk 3 en 4).
3.2. Opleiding en instructie van medewerkers
De applicatiebeheerders van Sharepoint hebben een training van
softwareleverancier Techxx gekregen, als voorbereiding op het uitvoeren van
scanwerkzaamheden. Tijdens deze training is ingegaan op de werking van de
scanapparatuur en de bijbehorende software. Door de applicatiebeheerder is
vervolgens intern een training gegeven aan de overige EDI-medewerkers, die
zorgdragen voor het daadwerkelijke scannen en registreren van documenten.
Verdere werkinstructies zijn vastgelegd in de procedures genoemd in
paragraaf 3.3 en 3.4, die aan alle EDI-medewerkers ter beschikking zijn
gesteld.
3.3. Procedure ingekomen stukken
De EDI scant het merendeel van de inkomende documenten. Alleen de post
die niet van belang is voor de werkprocessen van de d-RvB, bijvoorbeeld
uitnodigingen, reclamefolders e.d. worden niet gescand.
De gescande documenten worden na registratie doorgestuurd naar de
behandelaar / kopiehouder, en tegelijkertijd opgeslagen in Sharepoint. De
voor permanente bewaring bestemde originele papieren documenten worden
numeriek in zuurvrije archiefdozen opgeslagen. Via de in de elektronische
registratie opgenomen registratienummers zijn daarna nog toegankelijk.
Voor de verwerking van binnenkomende post is door de EDI een procedure
opgesteld. In de procedure zijn in de huidige situatie de volgende stappen te
onderscheiden:
- 10 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Nr. Actor Activiteit Toelichting
1 Extern Binnenkomst post in de Aangeleverd door een
Postkamer.
extern bedrijf.
2 EDI Inhoudelijke selectie. M.u.v. de persoonlijke
poststukken wordt alle post
3 EDI De te scannen documenten
wordt gestempeld en voorzien
van de routing.
4 EDI Documenten die niet gescand
worden, gaan in papieren vorm
direct door naar de betreffende
afdelingen / personen.
5 EDI Het document wordt
geregistreerd en voorzien van
een registratienummer. Daarna
wordt het document gescand en
opgeslagen in Sharepoint. Een
kopie van het digitale document
wordt doorgestuurd naar de
werkvoorraad van de
behandelende afdeling /
persoon.
6 EDI Alle stukken worden
(chronologisch) opgeslagen in
archiefdozen.
geopend en gesorteerd
In de stempel zijn
opgenomen de datum van
binnenkomst, behandelaar,
afschrift aan.
Zij gooien het document
weg zodra het voor hen
niet meer van waarde is.
Het digitale exemplaar
wordt gearchiveerd. Van
het papieren origineel
wordt alleen voor de Raad
van Bestuur en juristen een
papieren kopie
doorgestuurd. Het originele
papieren stuk wordt
opgeslagen in het archief.
De archiefdozen worden
daarna op chronologische
volgorde opgeborgen.
Tijdens de registratie (stap 5) worden minimaal de volgende velden ingevuld:
Onderwerp
Type document
Registratienummer (automatisch gegenereerd)
Kenmerk poststuk
Datum poststuk
Datum ontvangst (automatisch gegenereerd)
Omschrijving
Afzender / geadresseerde
Auteur
Routing
Trefwoord(en)
Voor ingekomen en uitgaande stukken wordt hetzelfde registratiescherm
gebruikt. Zie bijlage 5.
In het veld dossier wordt door de EDI-medewerker de dossiernaam ingevuld.
Deze naam is gekoppeld aan een dossier in het digitale archief. In 2006 zijn
aan alle dossiers BSD handelingen gekoppeld.
- 11 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
De daadwerkelijke vernietiging van een document/dossier vindt plaats na
accorderen door de zorgdrager.
Na het verkrijgen van de machtiging wordt stap 6 gewijzigd in:
Nr. Actor Activiteit Toelichting
6 Extern Alle gescande documenten
worden vernietigd.
De overige stappen in de procedure blijven ongewijzigd.
Vernietiging vindt plaats
door Certo na tekening van
proces verbaal door
zorgdrager.
3.4. Procedure uitgaande stukken
De procedure voor uitgaande stukken wijkt op een aantal punten af van die
voor de inkomende post. De hieronder beschreven procedure heeft betrekking
op alle uitgaande stukken.
De procedure bestaat uit de volgende stappen:
Nr. Actor Activiteit Toelichting
1 Opsteller Opstellen van een document. Dit kan geschreven of
gesproken zijn.
2 Secretariaat Uitwerken van het document. Secretariaat kent een
registratienummer toe aan
het document.
3 Opsteller Goedkeuring document. O.a. toevoegen van
4 Secretariaat Fysiek document aanleveren
bij Postkamer.
5 Postkamer Verzending aan
geadresseerde(n).
6 EDI De post wordt gescand,
geregistreerd en opgeslagen
in Sharepoint.
7 EDI Alle stukken worden
(chronologisch) opgeslagen in
archiefdozen.
(fysieke) handtekening(en).
Aanleveren kopie van
uitgaande stukken inclusief
bijlagen aan EDI.
Intern en extern.
Document wordt
toegevoegd aan in stap 2
aangevraagde
registratienummer.
Aanvullen ontbrekende
gegevens.
De archiefdozen worden
daarna op chronologische
volgorde opgeborgen.
Tijdens de registratie (stap 6) wordt in principe dezelfde velden gevuld als bij
inkomende post. Zie ook paragraaf 3.3.
- 12 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Na het verkrijgen van de machtiging wordt stap 7 gewijzigd in:
Nr. Actor Activiteit Toelichting
7 Extern Alle gescande documenten
worden vernietigd.
De overige stappen in de procedure blijven ongewijzigd.
Vernietiging vindt plaats
door Certo na tekening van
proces verbaal door
zorgdrager.
3.5. Procedure scannen en opslaan van documenten
Het scannen van documenten en het beheren van het digitale archief vormt al
enkele jaren een onderdeel van de reguliere werkprocessen van de EDI, en is
volledig ingebed in de organisatie van de d-RvB.
De door de EDI opgestelde procedures zijn vertaald in de volgende stappen,
die gezamenlijk door de postbehandelaars, dan wel door één van hen
afzonderlijk worden uitgevoerd. Documenten uit standaardprocessen kunnen
door alle medewerkers opgeslagen worden in Sharepoint. Alle documenten
die buiten deze categorie vallen worden door de senior medewerkers
opgeslagen in Sharepoint.
Nr. Actor Activiteit Toelichting
1 Allen Documenten voorbereiden op
scannen.
Verwijderen nietjes en
andere binders, stempelen
en aanwijzen behandelaar.
2 Allen Toekennen van metadata.
3 Allen Documenten in de scanner Documenten worden
leggen.
gescheiden gescand.
4 Allen Controleren of alle
D.w.z. recht en zonder
documenten goed liggen. ezelsoren e.d.
5 Allen Scannen van het document Per document.
6 Allen Controle aantal gescande Vergelijken aantal pagina
pagina’s.
op scannerteller met aantal
pagina’s op scherm.
7 Allen Globale controle op kwaliteit
scankopie.
8 Senior Toewijzen van document aan De documenten worden
behandelaar.
automatisch doorgestuurd
naar de behandelaars /
portefeuillehouder.
9 Senior Opslaan van de documenten
in Sharepoint.
Bij het scannen (stap 5) per document wordt elk stuk afzonderlijk in de
scanner ingevoerd, gescand en geregistreerd.
- 13 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
De images en de bijbehorende indexgegevens wordt op de Sharepoint-server
geplaatst. Hierdoor kunnen de bestanden in principe met elke op het netwerk
van het UMCU aangesloten computer worden geraadpleegd. Met de viewer
kunnen de images op een beeldscherm bekeken worden.
Vanwege de gevoeligheid van bepaalde informatie heeft niet elke
medewerker toegang tot alle bestanden. Dit is afhankelijk van het toegekende
autorisatieniveau.
De controle op het aantal pagina’s en de kwaliteit van het document (stap 6
en 7) bestaat uit een visuele toets op leesbaarheid en volledigheid. Als deze
naar de mening van de EDI-medewerker onvoldoende is zal deze het
document opnieuw scannen, en indien nodig de instellingen aanpassen. Zie
hiervoor ook de kwaliteitsprocedure in bijlage 2.
4. Kwaliteitsprocedures
4.1. Inleiding
Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een
cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden
door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de
waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en deze
belangen niet in het geding komen.
Het scanproces moet zodanig ingericht zijn dat de gedigitaliseerde
archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is.
Deze criteria liggen in de aard van:
volledigheid
integriteit
juistheid
controleerbaarheid
duurzaamheid
De wijze waarop de kwaliteit tijdens het scanproces is geborgd wordt
beschreven in paragraaf 4.2 en 4.3.
Echter ook na voltooiing van het scanproces blijven deze criteria gelden,
zodat voorkomen wordt dat gescande documenten op termijn alsnog verloren
gaan, of niet meer goed toegankelijk zijn. Daartoe zijn door de EDI eveneens
controlemechanismen ontwikkeld. Deze worden beschreven in paragraaf 4.4.
4.2. Interne kwaliteitsprocedure scanproces
Ten behoeve van het garanderen van de volledigheid van de gescande
documenten, is door de EDI een procedure opgesteld voor controle en
kwaliteitsbewaking.
De volledige procedure, die gehanteerd wordt voor zowel de in- en uitgaande
gescande post, wordt in bijlage 2 schematisch beschreven. Hieronder worden
de controles nader toegelicht.
- 14 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
De kwaliteitsprocedure bestaat uit normen, prestatie-indicatoren en
controlemomenten tijdens verschillende stappen in de procedure, die zodanig
zijn opgesteld dat zij het risico op informatieverlies tot een minimum
reduceren.
De EDI werkt met een vaste groep van 4 medewerkers die verantwoordelijk
zijn voor het selecteren, scannen en registreren van de post. Deze
medewerkers hebben ieder een specifieke taak, en controleren daarnaast de
door hun collega’s uitgevoerde stappen.
De eerste controle vindt plaats tijdens het voorbereiden van de documenten
op het scannen. Hierbij wordt bepaald of voor alle documenten de
standaardinstellingen voldoende zijn om een goed scanresultaat te bereiken.
Papieren documenten met beschadigingen of stukken die minder goed
leesbaar zijn worden indien nodig apart gescand met aangepaste instellingen.
Tijdens het scanproces zelf worden de images visueel getoond op een
beeldscherm. Deze images worden tijdens het scanproces gecontroleerd op
leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Indien de kwaliteit van het image niet
acceptabel is, kan het betreffende image opnieuw gescand worden. Door de
visuele controle wordt eveneens beoordeeld of de images recht zijn
afgebeeld.
Naast de controles op kwaliteit en leesbaarheid wordt ook de volledigheid
gecontroleerd. Dit vindt plaats door het aantal te scannen pagina’s te
vergelijken met het aantal gescande pagina’s die getoond worden op het
scherm. Is er een verschil in het aantal pagina’s dan zal het document
opnieuw gescand worden. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om door de
behandelaar geconstateerde fouten en ontbrekende gegevens alsnog te
herstellen / aan te vullen. Dit mag, ter waarborging van de authenticiteit,
alleen worden gedaan door de EDI-medewerkers.
4.3. Externe controles scanproces en systemen
DOXiS heeft in de periode januari en februari 2006 een audit uitgevoerd,
waarbij documenten zijn gescand en digitaal opgeslagen. Hierbij is
gecontroleerd of de gescande documenten voldoen aan de geldende wet- en
regelgeving.
Periodiek wordt, in het kader van de reguliere onderhoudscontracten, door de
leveranciers van hard- en software gecontroleerd of de gebruikte hard- en
software nog voldoende functioneert.
4.4. Interne kwaliteitsprocedure duurzaamheid
Om de duurzaamheid en toegankelijkheid op lange termijn te garanderen, is
ook daarvoor een kwaliteitsprocedure opgesteld.
- 15 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Deze procedure bestaat uit meerdere elementen:
periodieke controles;
dagelijkse back-ups;
vastlegging van (gebruikte) hard- en softwareversies, met de
bijbehorende documentatie;
bij conversie van hard- en software wordt gecheckt of daarbij geen
gegevens verloren gaan.
Hiermee wordt voorkomen dat gescande bestanden op termijn alsnog
onleesbaar worden of niet meer toegankelijk zijn.
Periodieke controles
Op verzoek of bij upgrades van Sharepoint worden, door de Concerndienst
Automatisering (Cd-aut) back-ups gerestored. Deze handeling kan gezien
worden als een steekproefsgewijze controle. Indien nodig worden de
gegevensdragers vervangen, en de informatie naar de nieuwe drager
overgezet. De gegevensdragers die zijn tegenwoordig (middels zgn. RAIDsystemen)
dubbel uitgevoerd, zodat de gegevens altijd meerdere fysieke
locaties opgeslagen is.
Het UMCU kiest voor de beste kwaliteit (S-DLT) tapes, die volgens de
specificaties de data circa 30 jaar kunnen bewaren.
De ervaring leert dat niet zozeer de kwaliteit van de gegevensdragers, als wel
de back-up systematiek en de kwaliteit van de uitvoering daarvan bepalend is
voor het succes van een back-up en het behoud van gegevens.
Dagelijkse back-ups
Dagelijks (maandag tot en met vrijdag) wordt on-line een back-up gemaakt
van de gehele database op de produktieserver (SPS1001). Dit gebeurd na
17.00 uur als er geen nieuwe gegevens meer worden ingevoerd. Deze
database wordt geplaatst op een kopieserver (SPS2001) die identiek is
ingericht. Met een simpele procedure kan de database worden gerestored op
deze server. In geval van een calamiteit vervangt deze server de
produktieserver.
Eens per week wordt de back-up van vrijdag vanaf deze server gebackuped
naar een tape, de weekback-up. Eens per maand naar de maandback-up. Het
back-up rouleringsschema houdt in dat de maandback-ups gedurende enige
jaren bewaard blijven. De weekback-ups worden elke twee maanden
gerouleerd.
Veiligheid
De database wordt bewaard en draait op een eigen server. Deze is voorzien
van redundant hardware (Raid 5, mirror harde schijven, extra voeding). Er is
hardware beheer zodat er zo veel mogelijk proactief hardware storingen
kunnen worden voorkomen. Om echte calamiteiten te kunnen bolwerken is er
een identiek ingerichte vervangserver waar elke dag een kopie van de
database geplaatst wordt.
- 16 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
De servers zijn geplaatst in verschillende serverruimtes die zich op afstand
van elkaar bevinden. De dagelijkse back-up wordt automatisch gemonitoord
en hiervan wordt meteen melding gemaakt bij serverbeheer als hier iets fout
gaat.
De server is uitsluitend toegankelijk voor hiertoe geautoriseerde personen.
Fysiek door ruimtebeheer en systeembeheerders, via het netwerk uitsluitend
door systeembeheerders die voor deze servers geautoriseerd zijn. De
ontsluiting van de database zelf via Sharepoint gebeurt door het groepen
beheer dat uitbesteed is aan de d-RvB zelf.
Technische metadata
Van alle gebruikte hard- en software worden basale technische metadata
vastgelegd, inclusief de gebruikte versies en eventuele door de EDI
aangebrachte wijzigingen ten opzichte van de standaardinstellingen.
Daarnaast wordt van alle hard- en software de benodigde documentatie
bewaard.
Bewaarstrategie
De EDI heeft in beginsel gekozen voor conversie als bewaarstrategie om
gegevens ook op de lange termijn toegankelijk te houden. Daarbij blijft het
formaat van de gescande documenten zelf (PDF) in principe ongewijzigd,
alleen de raadpleeg- en beheerssoftware voor de bestanden verandert. In
Sharepoint worden ook word en TIFF-documenten bewaard. Deze
documenten komen niet voor eeuwige bewaring in aanmerking.
- 17 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
5. Technieken en infrastructuur
5.1. Inleiding
De technische infrastructuur van de d-RvB bestaat uit een integraal systeem;
Sharepoint, waarin alle hard- en software met betrekking tot het
documentbeheer zijn opgenomen.
Sharepoint vormt een kennissysteem waarbinnen informatie (= kennis)
locatie- en tijdsonafhankelijk is te benaderen of proactief wordt aangereikt.
Het vergaart, bewaart informatie en maakt deze toegankelijk voor de
organisatie. Het systeem bestaat uit diverse Sharepoint-modulen. De
Sharepoint-producten leveren functionaliteit voor de volgende vier behoeften:
document-, record-, contentmanagement en digitale archivering.
Het systeem bestaat bij het UMCU uit de volgende componenten:
Scanner
Client werkstations
Document server
5.2. Hardware
Voor het scannen van de archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van een
Canon DR-6080. Deze doorvoer zwart-witscanner heeft een maximale
imaging resolutie van 600 dpi en een outputresolutie van 600 dpi. De Canon
3080c kleurenscanner heeft een maximale imaging resolutie van 300 dpi en
een outputresolutie van 300 dpi. Zie voor de specificaties van de scanner ook
bijlage 3.
De gescande images worden opgeslagen op een zogenaamde
documentlibrary. De documentlibrary is een database gebaseerd op Jettechnologie.
Dit is dezelfde technologie die gebruikt wordt in Microsoft
Exchange. De files worden integraal opgeslagen in het database file en met
een referentie naar die files ontsloten. Door metatags toe te voegen wordt de
ontsluiting van de data nog extra gefaciliteerd. In de database gebeurt er
verder niets met de datafiles.
5.3. Software
Door de EDI wordt bij het scannen van documenten gebruik gemaakt van
scansoftware. Deze software is geïntegreerd in Sharepoint.
Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van de
TIFF2PDF converter van DaVince Tools (voor technische informatie zie
www.davince.com ). De scanmodule van Sharepoint scant in eerste instantie
naar multipage TIFF. Dit is één TIFF bestand met (eventueel meer dan) een
pagina. De Sharepoint scanmodule gebuikt vervolgens de DaVince software
om dit ene TIFF bestand te converteren naar één PDF bestand.
- 18 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
5.4. Bestandsformaat images
Als bestandsformaat is gekozen voor PDF als archiefformaat (zie paragraaf
5.3). Het PDF-bestand is niet gecomprimeerd.
5.5. Instellingen
De EDI gebruikt voor alle documenten de optimale instellingen van de
aanwezige hard- en software. Er zijn geen redenen om voor verschillende
instellingen te gebruiken.
Voorop staat echter dat alle scans zowel aan de gebruikseisen van de d-RvB
als aan de wettelijke eisen moeten voldoen. Hiertoe is vooraf uitvoerig getest
welke minimale instellingen gehanteerd moeten worden om gegarandeerd tot
het gewenste resultaat te komen.
Als standaardinstelling voor de outputresolutie wordt door de EDI 300 dpi.
Indien bij de registratie wordt geconstateerd dat een gescand document van
onvoldoende kwaliteit is, dan wordt dit voor de hernieuwde scan handmatig
gewijzigd, zodat alsnog een voldoende resultaat wordt bereikt.
- 19 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
6. Overdracht aan Het Utrechts Archief
De als blijvend te bewaren aangemerkte archiefbescheiden dienen na twintig
jaar aan Het Utrechts Archief te worden overgedragen. De over te dragen
bestanden worden beschreven in een inventaris, die samen met de
archiefbescheiden zelf wordt overgedragen.
- 20 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
7. Afkortingenlijst
AB Archiefbesluit
AW Archiefwet
BSD Basisselectiedocument
d-RvB directie Raad van Bestuur
DPI Dots Per Inch
EDI Eenheid Documentaire Informatievoorziening
HUA Het Utrechts Archief
NA Nationaal Archief
PDF Portable Document Format
Stb Staatsblad
Stct Staatscourant
TIFF Tagged Image File Format
UMCU Universitair Medisch Centrum Utrecht
ZBO Zelfstandig bestuursorgaan
- 21 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
8. Geraadpleegde bronnen
Geraadpleegde documenten:
M.W. van Boven, R. Kramer, C.G.M. Noordam. De Archiefwet 1995 in
100 trefwoorden. Woerden 1998.
Ministerie van OC&W, Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Den
Haag 2001.
Ministerie van OC&W, Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden, Den Haag 2002.
Nederlands Normalisatie Instituut, NEN-ISO 15489-1 (nl). Informatie en
documentatie –Informatie- en archiefmanagement. Delft 2001.
Geraadpleegde websites:
www.antwerpen.be/david
www.divakoepel.nl
www.hetutrechtsarchief.nl
www.kb.nl
www.nationaalarchief.nl
www.rijksarchiefinspectie.nl
- 22 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
9. Bijlagen
Bijlage 1: Procedure machtiging substitutie
Betreft de procedure, opgesteld door het Nationaal Archief, waarin is
opgenomen welke stappen door de aanvrager dienen te worden ondernomen
ter verkrijging van een machtiging tot substitutie door digitalisering.
Stapnr.
1. Zorgdrager/
Nationaal Archief
Actor Handeling Opmerkingen
Formele aanvraag machtiging
voor substitutie door
digitalisering
Verzoek te richten aan de
staatssecretaris van Cultuur,
p/a de ARA
Ad 1: In het verzoek moet worden aangegeven voor welke archiefbescheiden een machtiging wordt
aangevraagd.
2 Zorgdrager/
Nationaal Archief
Overleg over nadere invulling
technische en procedurele
eisen t.b.v. kwaliteitsborging
Afspraken over toetsingsmomenten,
evt. auteursrechten
etc.
Ad 2: Uitgangspunt is dat door het Nationaal Archief slechts technische minimumvoorwaarden worden
opgelegd die overeenkomen met het ten aanzien van digitale bescheiden gestelde in de ministeriële
regelingen 'Duurzaamheid archiefbescheiden' en 'Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden',
dan wel daarnaar verwijst. Verdere invulling van de technische aspecten is (primair) een zaak van de
zorgdrager. De door het Nationaal Archief opgestelde (voorliggende) procedure (m.n. de punten 3-5)
wordt door de zorgdrager, in overleg met het Nationaal Archief, vertaald naar een uitvoeringsprocedure.
Deelnemers namens het Nationaal Archief zijn de medewerker Archiefwettelijke procedures en een
specialist op het gebied van digitalisering.
3. Zorgdrager/
extern instituut:
(laten) uitvoeren
proefdigitalisering
Beperkte kwaliteitsproef om
technische instellingen te
testen en resultaten te
matchen aan de eisen
Kan bijv. door Strata
Preservation N.V. worden
uitgevoerd.
Ad 3: De proefdigitalisering is bedoeld om te kunnen bepalen of de vastgestelde technische eisen
daadwerkelijk een product met de gewenste (vereiste) kwaliteit opleveren.
4. Extern instituut Kwaliteitscontrole resultaten
proef digitalisering
Ad 4: Het is raadzaam om een inventarisatie te maken van bedrijven/instellingen die hier voor in
aanmerking komen.
5. Zorgdrager Opstellen handboek
digitalisering. Handboek
bestaande uit (korte)
beschrijving van:
- procedure digitalisering
- technische instellingen
- resultaten kwaliteitscontrole
- proef digitalisering
6. Nationaal Archief Beoordelen handboek
Globale laatste check
digitalisering
Ad 6: Bij deze controle wordt voornamelijk gekeken of de gemaakte afspraken over procedure en
technische eisen correct vermeld worden in het handboek en of de testresultaten overeenkomen met de
vereisten.
7. Nationaal Archief Verlenen machtiging tot Na goedkeuring handboek
substitutie
8. Zorgdrager Bekendmaking besluit tot
vervanging d.m.v. publicatie in
Staatscourant
Hierin wordt gemeld hoe artikel
2, lid 1c/d (belangen erfgoed
e.d. worden toegepast)
Ad 8: Hier kan als toelichting worden volstaan met een verwijzing naar het handboek. In de aankondiging
dient wel de mogelijkheid van belanghebbenden tot het maken van (formeel) bezwaar tegen de
vervanging van de tekeningen vermeld te worden.
- 23 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Bijlage 2: Kwaliteitsprocedure scannen
Eindverantwoording Processtappen Prestatie-indicatoren Normen Uitvoering
Hoofd Eenheid
Voorbereiden (sorteren, Controle routing aan de hand Max. 1 klacht per week (door Medewerkers EDI
Documentaire
documenten stempelen, van aandachtspuntenlijst portefeuillehouder,
Informatievoorziening invullen routing)
directie Raad van Bestuur afdelingshoofd, staf- of
secretariaatsmedewerker)
Controle documenten die Max. 1 klacht per week (door
vanwege slechte leesbaarheid gebruikers)
met aangepaste instellingen
gescand moeten worden
Controle op enkel- en
dubbelzijdig
Juiste instelling scanner
Controle op verwijdering lege Globale check op
pagina's
aanwezigheid lege pagina's
Registratie Toekennen van metadata Zie paragraaf 3.3 en 3.4 en
bijlage 5
Medewerkers EDI
Scannen Controle of document goed in Het document ligt recht, geen Medewerkers EDI
de scanner ligt
ezelsoren, nietjes e.d.
aanwezig
Controle scaninstellingen Indien slechte leesbaarheid.
(Anders standaardinstelling
laten staan)
Controle op gelijkheid van de Handmatige telling moet gelijk
handmatige telling met zijn aan het aantal pagina's
automatische scannertelling aangegeven in de
van de pagina's
scansoftware
Controle op kwaliteit scan Goed leesbaar vanaf scherm
Goedkeuren en opslaan scan Indien aan alle voorwaarden is
voldaan
Opslaan Controle of gegevens correct Alle benodigde velden zijn Senior medewerker EDI
en volledig zijn ingevoerd correct gevuld
Afdelingshoofden /
Overdracht aan behandelaar Distributie van documenten Max. 1 klacht per week (door Senior medewerker EDI
portefeuillehouders
conform routing
portefeuillehouder,
afdelingshoofd, staf- of
secretariaatsmedewerker)
- 24 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Bijlage 3: Specificaties scanners Canon DR-6080 en Canon DR-3080c
- 25 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
- 26 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Bijlage 4: Basis Selectiedocument (BSD) Openbare en bijzondere az’n
Reeds in bezit Nationaal Archief.
- 27 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Bijlage 5: Overzicht toegekende metadata bij registratie van documenten
Voor toelichting zie paragraaf 3.3 en 3.4.
- 28 -

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
Bijlage 6: Resultaat proefdigitalisering
Proefdigitalisering dient nog uitgevoerd te worden.
- 29 -