pdf voorbeeld substitutie - Nationaal Archief van de Nederlandse ...

Recommendations

Info

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI Alle dossiers voorzien van een handeling uit het BSD. Medio 2006 is dit proces afgerond. Na doorvoering van deze aanpassingen wordt aan alle wettelijke eisen voldaan. De resultaten van de kwaliteitscontrole zijn opgenomen in bijlage 6. 1.4. Bekendmaking en vaststelling De Archiefwet (AW) en het Archiefbesluit (AB) verplichten de zorgdrager tot het publiceren van een aanvraag voor, en formeel besluit tot substitutie, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen in art. 2 lid 1, sub c/d. Gedurende zes weken na publicatie van het voornemen en het besluit heeft iedere belanghebbende de gelegenheid om een zienswijze, respectievelijk bezwaar in te dienen. - 6 -
Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI 2 Archiefwettelijk kader 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt eerst aandacht besteedt aan de relevante wet- en regelgeving, de normen die van toepassing zijn op digitalisering en substitutie. Daarna wordt aan de hand van het BSD, een beschrijving gegeven van archiefmateriaal waarvoor de machtiging wordt aangevraagd. 2.2. Wet- en regelgeving Bij vervanging van originele documenten door elektronische bestanden moet worden voldaan aan een aantal in wet- en regelgeving vastgelegde bepalingen, voordat kan worden overgegaan tot het verlenen van een machtiging tot substitutie door digitalisering. Artikel 7 van de AW 1995, dat van toepassing is op het scannen van archiefbescheiden door het UMCU, luidt als volgt: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden, die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 genoemde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.” Uitgangspunt daarbij is dat voldoende rekening moet worden gehouden met de belangen die zijn genoemd in artikel 2 van het AB 1995: de taakuitoefening van het desbetreffende (overheids)orgaan; de verhouding van het orgaan tot andere (overheids)organen: deze mogen niet onevenredig bevoor- of -nadeeld worden; de waarde van de archiefbescheiden voor (historisch) onderzoek of als onderdeel van het cultureel erfgoed. In dit kader is het van belang dat de betreffende archiefbescheiden in goede en toegankelijke staat verkeren, en in geschikte ruimte zijn ondergebracht. Hiervoor zijn eveneens eisen en normen vastgelegd in wet- en regelgeving, waaronder de procedure machtiging substitutie die door het NA is opgesteld. Overzicht van relevante wet- en regelgeving op archiefgebied: Archiefwet 1995, artikel 7(Stb. 1995/671); Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6, 8, 11 en 12 (Stb. 1995/671); Ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stct. 2002/43); Ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stct. 2001/180); Ministeriële Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stct. 2001/180); Procedure machtiging substitutie door digitalisering (Nationaal Archief, 2004). - 7 -
Page 1 and 2: Universitair Medisch Centrum Utrech
Page 5: Universitair Medisch Centrum Utrech
Page 29: Universitair Medisch Centrum Utrech

pdf voorbeeld substitutie - Nationaal Archief van de Nederlandse ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?