pdf voorbeeld substitutie - Nationaal Archief van de Nederlandse ...

Universitair Medisch Centrum Utrecht Handboek EDI
De kwaliteitsprocedure bestaat uit normen, prestatie-indicatoren en
controlemomenten tijdens verschillende stappen in de procedure, die zodanig
zijn opgesteld dat zij het risico op informatieverlies tot een minimum
reduceren.
De EDI werkt met een vaste groep van 4 medewerkers die verantwoordelijk
zijn voor het selecteren, scannen en registreren van de post. Deze
medewerkers hebben ieder een specifieke taak, en controleren daarnaast de
door hun collega’s uitgevoerde stappen.
De eerste controle vindt plaats tijdens het voorbereiden van de documenten
op het scannen. Hierbij wordt bepaald of voor alle documenten de
standaardinstellingen voldoende zijn om een goed scanresultaat te bereiken.
Papieren documenten met beschadigingen of stukken die minder goed
leesbaar zijn worden indien nodig apart gescand met aangepaste instellingen.
Tijdens het scanproces zelf worden de images visueel getoond op een
beeldscherm. Deze images worden tijdens het scanproces gecontroleerd op
leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Indien de kwaliteit van het image niet
acceptabel is, kan het betreffende image opnieuw gescand worden. Door de
visuele controle wordt eveneens beoordeeld of de images recht zijn
afgebeeld.
Naast de controles op kwaliteit en leesbaarheid wordt ook de volledigheid
gecontroleerd. Dit vindt plaats door het aantal te scannen pagina’s te
vergelijken met het aantal gescande pagina’s die getoond worden op het
scherm. Is er een verschil in het aantal pagina’s dan zal het document
opnieuw gescand worden. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om door de
behandelaar geconstateerde fouten en ontbrekende gegevens alsnog te
herstellen / aan te vullen. Dit mag, ter waarborging van de authenticiteit,
alleen worden gedaan door de EDI-medewerkers.
4.3. Externe controles scanproces en systemen
DOXiS heeft in de periode januari en februari 2006 een audit uitgevoerd,
waarbij documenten zijn gescand en digitaal opgeslagen. Hierbij is
gecontroleerd of de gescande documenten voldoen aan de geldende wet- en
regelgeving.
Periodiek wordt, in het kader van de reguliere onderhoudscontracten, door de
leveranciers van hard- en software gecontroleerd of de gebruikte hard- en
software nog voldoende functioneert.
4.4. Interne kwaliteitsprocedure duurzaamheid
Om de duurzaamheid en toegankelijkheid op lange termijn te garanderen, is
ook daarvoor een kwaliteitsprocedure opgesteld.
- 15 -