Van procesanalyse tot efficiëntieverbetering - Erov

VAN PROCESANALYSE TOT
EFFICIENTIEVERBETERING
Luc.DeMuynck@X-STRA.be
EROV – SCHERP -
25/10/2011
Luc De Muynck
Managing Partner X-STRA
1

adviesbureau X-STRA ?
• Bedrijven en organisaties efficiënter maken
• Strategische focus aanbrengen
• Ogen openen
2

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
3

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
4

• Materiaal te laat geleverd ? Verkeerde stukken ?
• Materiaal vergeten meenemen ?
• Verkeerde informatie => verkeerd gemaakt ?
• Geen tijd voor facturatie, want teveel papierwinkel
• Continu opnieuw plannen …
• Vergeten factureren …
Herkenbaar ?
• Meer bezig zijn met al het interne en niet meer bezig zijn met
de klant !
• Hard gewerkt, maar niets verdiend
• Lange doorlooptijd, maar geen tijd meer voor productie…
• ….
5

“Wat is een proces ?”
• Een opeenvolging van activiteiten die waarde
toevoegen !
• Evolutie van „product/dienst‟ denken naar „proces‟
denken !
6

• Project :
– Een project is een tijdelijke inspanning
met als doel het creëren van een uniek
product of een unieke service.
• Procedure :
Project-Proces-Procedure
– Een procedure is een reeks instructies die op volgorde
moeten worden uitgevoerd.
– Procedures kunnen onderdeel zijn van een proces of een
gedetailleerde beschrijving van een proces zijn
7

Onderneming =
verzameling van processen
8

• GEZOND BOERENVERSTAND
• KEEP IT STUPID SIMPLE
KISS
• LEAN PRINCIPES ALS MIDDEL
PROCESSEN VERBETEREN
= EENVOUDIG MAKEN
• SLIM INFORMATISEREN ALS MIDDEL
9

• Waarde voor wie ?
– Klanten / afnemers / begunstigden
– Medewerkers
– Management
– Leveranciers
– Banken
– Overheid
– Samenleving
– ….
Waarde toevoegen ?
10

Performant proces ?
Keuzes maken ?
24/10/2011 11

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
12

Waarde-
creatie
Waarde-
creatie
Waarde-
creatie
Focus op het elimineren van „inefficiënties‟
Kost-
creatie
Elimineer
Inefficiënties
Kost-creatie
Kost-creatie
Focus op het verbeteren
van de „Waarde creërende‟
activiteiten: Kleine
efficiëntie verbetering
Focus op het verbeteren
van de „Kost creërende‟
activiteiten: Grote efficiëntie
verbetering
13

Focus op het elimineren van „inefficiënties‟
… in zijn verschillende vormen
Ongebruikte
Creativiteit/
Mogelijkheid
Gemiste opportuniteiten omwille
van o.a. ongebruikte capaciteit
Overproduktie
Overschot aan opgeleverde
produkten t.o.v. volgende proces
stap
Defecten
Vervangen of herwerken
van installaties of onderdelen
Wachttijd
Verloren tijd omwille van inefficiënte
produkt flow, tekorten, bottlenecks,
defecte machines, etc....
Transport
Onnodig verplaatsen van
werk-in-uitvoering
Werk dat geen toegevoegde
waarde biedt aan klant of firma
Stock
Teveel aan grondstoffen,
onafgewerkte of afgewerkte
produkten
Teveel
Beweging
Onnodige bewegingen
die gemaakt worden bij het
(be)werken
Overbewerken
14

• Processchema‟s
– Stroomschema‟s
– Value Stream Maps
Hoe processen & verspilling (waste)
diagnosticeren
– Tijd-Capaciteit-Eigenaar schema‟s
• Spaghettiflows (layout)
– Systematische Layout Planning & begrip transportarbeid
• Activiteitenlijsten & Taakanalyses
– X-STRA DILO techniek (Day In Life Of)
FOCUS OP 20-80 REGEL !
15

Processchema :
Stroomschema
16

5+1
days
6 days
SUPPLIER
Lot Size:
42t
1x weekly
STAMP
CT: 1sec
QCO: 1h
Avail.:
85%
OP: 1
1se
c
9400 A
8600 B
4400 C
7300 D
8.3
days
Processchema :
Value Stream Map (lean methodiek)
6 Week
Plan
Weekly
Release
WELDING
CT: 29sec
QCO:
10min
Avail.:
95%
OP: 1
29 sec
2600 E
1350 F
2.2
days
Production
Control
HEMMING
CT: 36sec
QCO:
10min
Avail.: 80%
OP: 1
(MRP)
Weekly
Production
Plan
36
sec
3300 E
1750 F
2.8
days
ASSY1
CT:
46sec
QCO: -
Avail.:
100%
OP: 1
90/60/30
Forecast
Daily
Order
Foreman
2550 E
1340 F
ASSY2
CT:
30sec
QCO: -
Avail.:
100%
OP: 1
2.2
days
46 sec 30
sec
5580 E
2970 F
1x daily
CUSTOMER
18400 per
month
12000 E
6400 F
2 Scift
20 pcs. per
Container
SHIP
4.8 days 26.3 days
1.6% VA
142 sec
17

Processchema :
TCE schema (Tijd, Capaciteit, Eigenaar)
24/10/2011 18

Spaghetti diagram
(Layout + Transportarbeid)
19

Betaald om te wandelen?
TRANSPORTARBEID = AANTAL BEWEGINGEN x AFGELEGDE AFSTAND

• Taak analyse
TAAK
Relevant
&
Belangrijk
?
N
Activiteitenlijst & taak analyse
DILO techniek (Day In Life Of)
J Hier J Synergiën J
?
?
N
Overdragen
Kan
J
geautomatiseerd
worden
?
N
“Ontwikkelen”
Documenteren
& toekennen
24-10-2011 21
N
Integreren

Activiteitenlijst & taak analyse
X-STRA DILO techniek (Day In Life Of)
22

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
23

• Buzz-words :
– Total Quality Management
– Total Preventive Maintenance
– Teamwerk
– SMED / Omsteltijdreductie
– Kanban / Dubbel Voorraad
– 5-S
– Poka Yoka
– Kaizen
– Visueel beheer
– Proces mapping
– Value Stream Mapping
– 5 Why‟s ?
– …..
De „Lean‟ invalshoek
Communication
Kaizen
Problem
Solving
Standardised
Work
LEAN
TPM
5S /
Visual
factory
Material
flow
Quick Changeover
24

„ EYES FOR WASTE ‟
Problem
Solving

Visualiseer & anticipeer
“Total Productive Maintenance” TPM
26

Gestandaardiseerd werken
• Observeer
• Analyseer
• Simplifieer
• Innoveer/verbeter
• Standaardiseer
Standardised
Work
27

Gestandaardiseerd werken
=> Visueel management
5S /
Visual
factory

• Sort
• Sorteer wat is werkelijk nodig
• Straighten
• Geef alles een plaatsje & maak
het visueel
• Sweep
5 S
• Orde & netheid
• Standardize
• Maak het een dagelijkse
gewoonte
• Sustain
• Kweek cultuur om de eerste
4 S‟en te volgen
5S /
Visual
factory
29

Continue verbetercultuur
Oorzaak-Gevolg visgraat analyse
• Multi-dimensionele proces-analyses
– Bvb Visgraat of Ishikawa-diagram
Kaizen
30

Single Minute Exchange of Die
SMED
Quick Changeover
31

PLANNING
„late start‟ versus „vroege start‟
Material
flow
32

Dynamisch Prioriteitenbeheer
=> impact op doorlooptijd !!!
PRIORITEITENBEHEER
Material
flow
33

Kanban / Leeg Vol
„Klantgetrokken processen‟
Material
flow
34

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
35

• Definitie v.d. Meetpunten
– Wie?
– Wat?
• Verantwoording
– Waarom?
• Bedrijfsbelang?
– Waar/Waarmee?
• Brongegevens / Bronsysteem?
– Wanneer?
– Hoe?
• Frequentie?
• Hoe berekenen ?
Meetpunten & Stuurtabellen
36

• Per indicator
– Nulmeting
– Streefwaarde vastleggen
– Frequentie van meting bepalen
– …
Rapportering: groen *** oranje *** rood
• Opvolginstrument
= dashboard
37

Procesindicatoren voor :
kwaliteit / productiviteit / doorlooptijd
38

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
39

Procesdiagnose in 12 stappen
…het traject
40

Waarom dit traject ?
• Professionaliseren is nodig om voorop te blijven !
• Focus op de procesverbetering wint „klanten‟ en
vermindert „kosten‟.
• Voorbereiding op een later te kiezen IT oplossing
als ondersteunend fundament.
41

Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
• Stap 1 : Startpunt – bepalen van de insteek
– Proces Diagnose start vanuit signalen uit de organisatie
die wijzen op onvolmaaktheden/inefficiënties.
– Om de oorzaak van die onvolmaaktheden te achterhalen
wordt een Proces Diagnose toegepast.
– Het is gebruikelijk om vanuit dergelijk vertrekpunt zowel
stroomopwaarts als stroomafwaarts het proces in kaart te
brengen om verdere efficiëntiewinst te realiseren.
42

• Signalen samenwerking :
– zoektijd naar een dossier/aanvraag/informatie binnen de
afdeling of over de afdelingen heen.
– Op kritieke punten ontbreekt vaak informatie die
noodzakelijk is om verder te kunnen gaan.
– Ik krijg veel werk/voer veel werk uit dat eigenlijk niet voor
mij bestemd is.
– Er is vaak discussie over wie nu voor dat specifieke
aspect verantwoordelijk is
– ...
Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
43

Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
• Signalen planning / werkspreiding:
– Er is geen constante werkdruk. Soms is er geen werk. Op
andere momenten ligt het werkritme veel te hoog.
– Geen duidelijk en betrouwbaar zicht op wie & wat
wanneer & waar nodig zijn.
– Werk niet tijdig klaar zonder dit te zien aankomen.
– Werk onderbreken om brandjes te blussen
….
44

• Signalen informatie uitwisseling:
– Het duurt regelmatig langer dan 5 minuten om op te
vragen wat de status is van een order.
– Men heeft vaak informatie nodig die slechts bij één
enkele persoon op zijn persoonlijke computer staat.
– Dezelfde gegevens worden door verschillende mensen
op verschillende manieren geïnterpreteerd.
– Ik zit meer „reactief‟ te vergaderen dan „proactief‟ uit te
voeren.
– ….
Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
45

• Signalen materiaal / magazijn:
– Er liggen redelijk wat “slapende” producten op stock.
– Er is regelmatig een tekort van materialen/ artikelen.
– Er wordt vaak gezocht naar materiaal.
– Er zijn geen duidelijke afspraken over de benoeming van
artikelen.
– Er is geen duidelijk locatiebeheer (afspraken van welk
materiaal op welke plaats mag/moet liggen).
– ….
Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
46

• Signalen informatica tools:
– De informatie in onze tools/informatica systemen is
onbetrouwbaar.
– De informatie in onze tools/systemen is voor mij
onvoldoende of onbruikbaar. Ik onderhoud een eigen
bibliotheek van Excel/Access tools om over de voor mij
noodzakelijke gegevens te kunnen beschikken.
– Er wordt door sommige medewerkers veel tijd gestoken
in het verzamelen/herverwerken/herformatteren van
informatie die eigenlijk al in ons informatica systeem zit.
– ….
Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
47

Stap 1 : diagnose vanuit de signalen
• Signalen medewerkers :
– wij hebben de indruk van de ene hectische situatie naar
de andere te leven. Er is quasi geen mogelijkheid om de
vooropgestelde agenda/werkplanning te respecteren.
– Er kunnen weinig mensen antwoorden op de vraag
“hebben we goed gepresteerd vandaag”, of op de vraag
“waarom” indien ze “ja” zouden antwoorden op de eerste
vraag.
• Signalen klanten
• Signalen kwaliteit
48

Stap 2 : in kaart brengen van de
huidige werking dmv „procesmap‟
• Stap 2 : Huidige werking in kaart brengen d.m.v.
een „procesmap‟
49

Stap 3 : analyse v/d huidige werking
• Stap 3 : Analyse van de huidige werking &
speurwerk om de onderliggende problemen boven
water te halen
50

Stap 2 & 3 : analyse huidige werking
• Een aantal vaak voorkomende oorzaken zijn:
– Overmaat aan keuze-opties voor de medewerker
– Onvolledige afspraken
– Haperingen in informatie-flow
– Dubbel werk
– Onuitgevoerd werk
– Gebrek aan formele opdrachten
– Gebrek aan duidelijke werkinstructies/opleiding
– Gebrek aan meetpunten/stuurpunten
– Onefficiënt/onvoldoende gebruik van data/informatie
– Geen zicht op wat er op zich afkomt van werk
51

Stap 4 & 5: inzoomen &
verbetervoorstel uitwerken
• Stap 4 : inzoomen om nog beter de pijnpunten te
snappen
• Stap 5 : verbeteringen uittekenen
52

• verbetervoorstellen:
– MAGAZIJN
• Goederen ontvangst
• Aanvullen picking locaties
• Layout
• Uitwerking locatiebeheer binnen MS Access omgeving
• Efficiënte manier van picken + integratie in MS Access
– PLANNING
• Efficiënte planningstool voor het magazijn & de productie
– FACTURATIE
- …..
Stap 4 & 5: inzoomen &
verbetervoorstel uitwerken
• Goedkeuringsproces
53

Stap 6 & 7: nieuwe manier van werken
„afkloppen‟ binnen de organisatie
SYSTEEM
PROCES
MEDEWERKERS
54

Stap 8: stuurpunten bepalen
55

Stap 9 & 10 & 11 : van oud naar nieuw
….implementeren….
• 9 : stappenplan + timing
• 10 : wie is eigenaar van welk proces
• 11 : verankeren & beschrijven
56

Stap 12: cultuur kweken van
continu verbeteren
• Stap 12 : Continue verbetering
– VERANDER HET PROCES NIET ZOMAAR !!!
– MOEDIG VERBETER INITIATIEVEN AAN !!!
57

• AGENDA
– Waarom bezig zijn met processen ?
– Procesverbetering ? Hoe processen & verspilling
diagnosticeren ?
– Lean toolkit
– Meet- & stuurpunten
– Procesdiagnose in 12 stappen
– Q & A
58

Hoofdkantoor :
Oostveldstraat 1
B-9900 EEKLO
Tel +32(0)9 344 85 05
www.X-STRA.be
Bijkantoor :
Huis van de Limburgse Ondernemer
Gouverneur Roppesingel 51
B-3500 HASSELT
59