Inhoudsopgave 1 INLEIDING 1.1 Technische ... - FinForce

Inhoudsopgave
1 INLEIDING
1.1 Technische benodigdheden
1.2 Uitgangspunten
1.3 Installatieprocedure
2. AANBEVELINGEN ALGEMENE WERKWIJZE
3. STRUCTUUR EN ALGEMENE WERKWIJZE
3.1 Algemeen
3.2 Prognose-overzicht
3.2.1 Algemeen
3.2.2 Nieuwe prognose aanmaken
3.2.3 Gebroken boekjaar instellen
3.2.4 Verschuiven beginbalans
3.2.5 Kopiëren prognose
3.2.6 Kopiëren prognose naar een volgend jaar
3.3 Samenstelling prognose
3.3.1 Algemeen
3.3.2 V&w-Rubrieken
3.3.2.1 Algemeen
3.3.2.2 De rubrieksoort omzet
3.3.2.3 De rubrieksoort inkoop
3.3.2.4 De rubrieksoort personeelskosten
3.3.2.5 De rubrieksoort rentekosten
3.3.2.6 De rubrieksoort afschrijvingen
3.3.2.7 De rubrieksoort bijzondere baten/lasten
3.3.3 Praktische werkwijze indeling v&w-prognose
3.3.3.1 Algemeen
3.3.3.2 Invoegen Rubrieken
3.3.3.3 Invoegen Grootboekrekeningen
3.3.3.4 Invoegen Detailregels
3.3.4 Balansrubrieken
3.3.4.1 Algemeen
3.3.4.2 Rubriek Vaste Materiële (en Immateriële) Activa
3.3.4.3 Rubriek Vlottende Activa werkkapitaal
3.3.4.4 Rubriek Vlottende Activa / korte schulden (transit.
Posten
3.3.4.5 De reserveringsrekening
3.3.4.6 Rubriek Eigen Vermogen
3.3.4.7 Rubriek Voorzieningen
3.3.4.8 Rubriek Financieringen
3.4 Klanten
3.5 Import/export-module

4. ONTWIKKELEN VAN DE FINANCIËLE PROGNOSE
4.1 Algemeen
4.2 De V&W-prognose
4.2.1 Algemeen
4.2.2 Exploitatiebegroting invoeren
4.2.3 Werken met formules en variabelen in de exploitatiebegroting
4.2.4 Extrapoleren met het Globale Prognosesysteem
4.2.5 Het belang van de Seizoensindex
4.3 De privé-prognose
4.4 Het investerings- en afschrijvingsplan
4.4.1 Het investeringsplan
4.4.2 Het afschrijvingsplan bestaande activa
4.5 Het Financieringsplan
4.5.1 Algemeen
4.5.2 Rekening-courant krediet
4.5.3 Factoring
4.5.4 Overig middellang krediet
4.5.5 Financial lease
4.6 Fiscale winstberekening
4.7 Euro en vreemde valuta
4.8 Begroting beginbalans en transitorische posten
5 FINANCIELE MONITORING
5.1 Algemeen
5.2 Winst- & Verliesrekening
5.3 Privé-uitgaven
5.4 Gedane investeringen
5.5 Gerealiseerde balanscijfers
6 STANDAARD CONSOLIDATIEMODULE
6.1 Algemeen
6.2 Bediening
7 BENCHMARKMODULE
7.1 Algemeen
7.2 Bediening
7.3 De Bench-mark rapportages
8 RATIO-MODULE
8.1 Algemeen
8.2 Bediening en toepassingsmogelijkheden
8.3 De ratio-rapportages
9 UITGEBREIDE CONSOLIDATIEMODULE
9.1 Algemeen
9.2 Bediening en toepassingsmogelijkheden
9.3 Combinatie met de benchmarkmodule
10 RAPPORTAGE-OVERZICHTEN
10.1 Algemeen
10.2 Prognose Verlies- & Winstrekening
10.3 Prognose privé-uitgaven en inkomsten
10.4 Vaste Activa-rapportages
10.5 Liquiditeitsprognoses
10.6 Balansprognoses
10.7 Realiteitsoverzichten
10.8 Zelf rapportages samenstellen
10.9 Taalmodule
11 GRAFIEKEN
2

12 APPLICATIEBEHEER
12.1 Algemeen
12.2 Gebruikers
12.3 Sessies
3

1 INLEIDING
1.1 Technische benodigdheden
Om met FinForce goed te kunnen werken, is het vereist om te beschikken over de software Windows '98 of
latere versies. M.b.t. de hardware wordt 256 Mb intern geheugenruimte aanbevolen alsmede een
kloksnelheid van minimaal 266 Mhz. FinForce vergt aan externe geheugenruimte ca. 20 Mb.
1.2 Uitgangspunten
FinForce is een financieel informatiesysteem, dat exact op elke bedrijfsadministratie kan worden
afgestemd. De toegevoegde waarde van FinForce is dat deze de gebruiker financiële informatie geeft, die:
• inzicht geeft in de toekomstige rendements-, liquiditeits- en balansontwikkeling;
• de mogelijkheid geeft om de prognose achteraf te toetsen aan de realiteit;
• praktisch bruikbare informatie genereert.
Door deze unieke eigenschappen van FinForce heeft het de volgende toepassingsmogelijkheden:
• Snel financieel inzicht in de bedrijfsvoering, waardoor beleid kan worden aangepast;
• Het maken van krediet- en subsidie-aanvragen;
• Het beoordelen van investeringsplannen;
1.3. Installatieprocedure
U heeft de beschikking over een CD-ROM. U doet deze in de computer en gaat via de Start-knop, opdracht
‘Uitvoeren’ via Bladeren selecteer u de CD-Rom en kiest u het installatieprogramma ‘setup.exe’.
Vervolgens drukt u op de knop OK en volgt de verdere instructies op het scherm.
Mogelijk wordt er nog gevraagd naar de licentie-diskette (hoeft niet) Deze licentiediskette bevat een 4-tal
bestanden, die worden ingelezen (config.tms, ffe_rgd, ffe_cdx en ffe_dbf). De specifieke instellingen en
rapportagemodel voor uw bedrijf wordt hiermee in FinForce ingelezen.
Na het installeren komt u in het programma door de volgende executable aan te klikken:
Vervolgens verschijnt er een zgn. 'Login-venster', waarbij u met de codes 'gast' en de ‘Enter-toets’ toegang
krijgt tot de programmatuur.
4

2 AANBEVELINGEN ALGEMENE WERKWIJZE
FinForce kunt u op diverse manieren gebruiken. Bepalend voor uw manier van werken is de vraag of u een
globale prognose wilt maken òf een prognose die exact wordt afgestemd op het rekeningschema en
gedetailleerde informatie moet bevatten. We gaan er tevens van uit dat u de beschikking heeft over een
rekeningschema, dat op uw organisatie is afgestemd en dat overeenkomstig de boekhouding is ingedeeld
en waarbij de betalingstermijnen per grootboekrekening in de basis zijn ingevoerd.
Het maken van een 1 e globale (simpele) prognose (5-stappenplan);
Invoer van historische v&w-cijfers: ervan uitgaande dat u over de koppelingsmodule beschikt kunt u
de historische v&w-cijfers van het voorgaand boekjaar inlezen. Zo niet, dan kunt u deze handmatig
invoeren. Bij deze handmatige invoer kunt u ervoor kiezen om per rubriek de 1 e grootboekrekening te
gebruiken voor het invoeren van het getal dat de hele rubriek bevat (immers, voor de eerste aanzet
hoeft u niet per sé gedetailleerd te werken).
Extrapolatie van historische v&w-cijfers naar de toekomst: op basis van deze historische v&wcijfers
kunt u gebruik makend van het globale prognose-systeem (zie par. 4.3.4) op rubriekniveau de
prognose voor de komende jaren invoeren. Het voordeel van deze werkwijze is dat u dan niet per
grootboekrekening per jaar een budget hoeft in te voeren, maar kunt volstaan met het invoeren van
groeipercentages op rubriekniveau. Deze groeipercentages worden vervolgens op de onderliggende
grootboekrekeningen overgenomen. Met uitzondering van de afschrijvingskosten en de rentekosten is
de v&w-begroting klaar.
Invoer activa beginbalans: via 'Prognose' selecteert u 'Investerings- en afschrijvingsplan' en
vervolgens 'Afschrijvingsplan bestaande activa'. Zie par. 4.5.2. voor een gedetailleerde beschrijving. In
het dialoogvenster dat volgt, kunt u de beginbalanswaardes van de activa invoeren, alsmede de
bijbehorende resterende levensduur, zodat de afschrijvingskosten, die hierop betrekking hebben,
automatisch worden doorgerekend in de jaarprognose.
Invoer Financieringen beginbalans: via 'Prognose' selecteert u 'Financieringsplan. Zie par. 4.6. U
begint hier met de invoer van bestaande financieringen, met daarbij de rente- en aflossingscondities.
De renteberekening, die hieruit voortvloeit wordt automatisch in de v&w-prognose overgenomen.
Invoer overige beginbalansposten: via 'Prognose' selecteert u 'Beginbalans' (zie par. 4.2). Hier voert
u de overige balansposten in. Let erop dat de totaaltelling van deze beginbalans uitkomt op '0' (het
resultaat van debet + credit, hetgeen aangeeft dat de balans in evenwicht is). Ook dient u in deze
spreadsheet v.w.b. de transitorische posten en voorzieningen aan te geven welke posten in de
prognoseperiode betaald, cq. ontvangen worden.
Let op: bovenstaande stappen zijn met de koppelingsmodule snel te verwerken.
Verdere verfijning van de 1 e globale prognose;
Invoer van het seizoenspatroon: in FinForce is het mogelijk om een verdeling aan te brengen, waarin
het jaarbudget door het jaar heen per periode verdeeld is. Zie par. 4.3.5. Ook in combinatie met de
'formules en variabelen'-functionaliteit is het mogelijk een goede benadering van de voorraad- en
onderhanden werkpositie te maken. Zie hiervoor par. 4.3.3.
Invoeren aftrekposten t.b.v. de fiscale winstberekening: omdat de Vpb- of IB-verplichting een
behoorlijke invloed kan hebben op de liquiditeitsontwikkeling is het in FinForce mogelijk om te spelen
met compensabel verlies, fiscale aftrekposten, schijven en tarieven, en betalingsmomenten. Zie par.
4.7.
Invoer van het investerings- en financieringsplan: zie hiervoor par. 4.5.1 en 4.6.
Op deze wijze ontwikkelt u een uitgebreide prognose, waarmee u een reëel beeld krijgt van de
liquiditeitsontwikkeling van uw onderneming. Door regelmatig te 'switchen' tussen bovenstaande
inputmogelijkheden en de rapportages, komt u tot een op maat gesneden prognose, die u helpt uw
toekomstige financiële ontwikkelingen te doorzien.
5

3 PROGRAMMA-STRUCTUUR EN ALGEMENE WERKWIJZE
3.1 Algemeen
Dit hoofdstuk behandelt de structuur van de FinForce programmatuur. In paragraaf 3.2 wordt ingegaan op
het totaaloverzicht van de prognoses, alsmede op de basisinstellingen, die op elke prognose van
toepassing is. In paragraaf 3.3 wordt ingegaan op de structuur van de prognose zelf. Hier wordt uitleg
gegeven over de indeling naar diverse rubrieken, grootboekrekeningen (GBR) en detailregels.
3.2 Prognose-overzicht
3.2.1 Algemeen
In FinForce is het mogelijk om diverse verschillende financiële prognoses te ontwikkelen. U kunt elke
prognose een unieke prognosenaam meegegeven. In onderstaand prognose-overzicht wordt bovendien de
naam van de betreffende klant weergegeven, alsmede het 1 e prognoseboekjaar. Door op de betreffende
prognose te dubbelklikken komt u automatisch in de betreffende prognose terecht.
3.2.2 Nieuwe prognose aanmaken
Indien u een nieuwe prognose wilt aanmaken, klikt u in de werkbalk 'Bestand' aan.
Vervolgens gaat u via 'Openen (overzicht prognoses) naar het overzicht van alle prognoses. Hierin kiest u
voor ‘Prognosegegevens’.
Hier voert u de basisgegevens van de prognose in. U kunt in FinForce maximaal 25 jaar vooruit
prognotiseren. Met gebruik van van formules en variabelen is dit maximaal 9 jaar. U kunt 12 maanden of
13 periodes van 4 weken instellen. Ook kunt u hier evt. een compensabel verlies invoeren en in het tabblad
'VPB' aanvullende Vpb-instellingen invoeren (zie par. 4.7).
6

3.2.3 Gebroken boekjaar instellen
Indien er sprake is van een gebroken boekjaar, kunt u dit aangeven, door de knop 'gebroken boekjaar' in te
drukken. Dan verschijnt het volgende venster, waarin u aan kunt geven, welke de 1 e maand van het
betreffende boekjaar is. Ook kunt u hierin aangeven welke periode de 1 e van het kalenderjaar is. Als
bijvoorbeeld maart de eerste maand van het boekjaar is, vult u hier het cijfer 3 in.
3.2.4 Verschuiven beginbalans
Ook heeft u de mogelijkheid om uw prognose te starten vanaf bijv. halverwege het lopende boekjaar, terwijl
het boekjaar van januari t/m december loopt. De praktische toepassing van deze mogelijkheid is dat er
legio situtaties denkbaar zijn, waarbij de prognose pas in de loop van het lopend boekjaar ontwikkeld
wordt. Als u dan uit wilt gaan van de meest actuele beginbalanspositie, is het mogelijk om deze frank en
vrij ergens gedurende het jaar in te kunnen zetten. En dan zodanig, dat in de boekjaren erna weer een
gelijke tred wordt gehouden met bijv. het normale kalenderjaar. Hoe gaat dit in zijn werk?
U maakt een nieuwe prognose aan. Standaard wordt er dan van uitgegaan dat de beginbalans per
ultimo periode 0 start. U ziet dan in het tabblad van de prognosegegevens onderstaand
dialoogvenster.
Stel dat u deze beginbalans-instelling wilt wijzigen, dan kunt u dit in dit tabblad aangeven bij
'beginbalans ultimo periode' in te geven op welk moment u de beginbalans wilt invoeren. Wilt u
bijvoorbeeld de beginbalans op 1 april 2004 inzetten, dan vult u hier in het getal 3 (staand voor eind
maart = begin april).
7

Als u dit ingeeft, dan ziet u nog een waarschuwings-scherm dat dit vooruitzetten van de balans
onherroepelijk is.
Daarna worden de instellingen doorgerekend naar de nieuwe positie en heeft u een keuze uit 3
soorten balansdoorrekening:
Als u uw keuze heeft gemaakt, wordt deze balans op de nieuwe beginbalansdatum ingezet en klikt u
op ‘OK”.
In bovenstaand voorbeeld had u dus al een prognose gemaakt, die van toepassing was op geheel
2004 van 1 januari t/m 31 december. Dan is dit de manier waarop u de prognose kunt actualiseren op
basis van een nieuwe beginbalanspositie per 1 april 2004.
8

Let op: het vooruitschuiven van de beginbalans is niet meer terug te draaien. Het is dan ook
altijd verstandig om de oorspronkelijke prognose te kopiëren en daarna de balans vooruit te
schuiven.
Als u de beginbalans vooruitschuift worden de reeds ingevoerde investerings- en
financieringsplannen (op basis van de ingevoerde afschrijvingstermijnen en aflossingsregelingen)
automatisch doorgerekend naar de nieuwe situatie. De nieuwe beginbalans wordt dan vervolgens
uitgerekend. Vervolgens kunt u met behulp van de nieuwste koppeling de balans van ult. maart als
beginbalans in deze prognose automatisch invoeren.
Het effect hiervan ziet u vervolgens in de nieuwe beginbalans-spreadsheet, zoals hieronder
weergegeven.
En kijkt u nu naar de v&w-begroting, dan ziet u dat de prognoseperiode nog steeds 12 maanden
betreft. Dit is belangrijk, omdat dan de vergelijking tussen de realiteitscijfers t/m maart ook vergeleken
wordt met de cumulatieve prognose t/m maart.
9

3.2.5 Kopiëren prognose
Nieuw scenario voor zelfde boekjaar: dit kunt u realiseren door een bestaande prognose te
kopieren met de zgn. kopieerknop in het prognose-overzicht. Indien u hiervoor kiest, verschijnt het
volgende dialoogvenster:
Indien u hier voor ‘nee’ kiest kunt u alleen het rekeningschema kopiëren en een compleet nieuw
scenario maken. Zodoende kunt u een aantal basis-rekeningschema’s ontwikkelen, waarmee u op elk
moment blanco kunt beginnen.
Indien u voor ‘ja’ kiest, kunt u met behoud van alle ingevoerde cijfers een compleet nieuw scenario
schrijven. Ook kunt u hetzelfde financiële scenario in een andere rechtsvorm beoordelen:
Vervolgens geeft u aan de nieuwe prognose een andere naam en wordt deze nieuwe prognose aan
uw verzameling prognoses toegevoegd.
10

3.2.6 Kopiëren prognose naar een volgend jaar
Het is ook mogelijk om een bestaande prognose uit bijv. 2002 (waarin bijv. ook realiteitscijfers zijn
ingevoerd) door te kopiëren naar 2003. Hierbij kunnen de realiteitscijfers uit 2002 en de geprognotiseerde
eindbalans ult. 2002 in de nieuwe prognose worden meegenomen. Dit bespaart veel tijd bij het ontwikkelen
van een nieuwe prognose voor een nieuw boekjaar. Als u voor deze optie kiest wordt de volgende vraag
gesteld:
Dit bericht geldt als waarschuwing voor het feit dat u de realiteitscijfers van het vorig boekjaar nog niet
geheel heeft ingevuld. Hierdoor krijgt u een andere berekening van de prognose-eindbalans.
Vervolgens krijgt u de volgende vraag:
Deze boodschap geeft u de keuze om voor hetzelfde boekjaar een nieuw scenario te maken (keuze nee) of
voor het volgende boekjaar een nieuwe prognose te maken, waarbij bepaalde instellingen van de
beginbalans-activa en –financieringen, alsmede historisch cijfermateriaal wordt meeegenomen (keuze ja).
Kiest u hier voor ‘ja’ dan krijgt u de volgende vraag:
Deze boodschap geeft de mogelijkheid om de realiteitscijfers van het oorspronkelijke prognoseboekjaar als
nieuwe prognosecijfers voor het nieuwe prognosejaar over te nemen. Dit geeft de mogelijkheid van een
zgn. ‘Quick Scan’. Hiermee kan de gebruiker op basis van het afgelopen jaar in één oogopslag zien, wat
continuïteit van de huidige gang van zaken in het nieuwe jaar in financiële zin oplevert.
Ten slotte wordt er dan nog de vraag gesteld of u de prognose in een andere rechtsvorm wilt overnemen.
Deze optie geeft u dus de mogelijkheid om een eenmanszaakprognose te kopiëren naar een b.v.-versie en
vice versa. U ziet dan het volgende dialoogvenster:
11

3.3 Samenstelling prognose
3.3.1 Algemeen
Het specifieke van FinForce is het gegeven dat de financiële prognose in al zijn facetten kan worden
afgestemd op het rekeningschema van uw administratie. In deze keuze bent u natuurlijk vrij, maar voor een
adequate informatievoorziening op de langere termijn is dit wel een goede mogelijkheid. Door deze
structuur is FinForce uitermate goed geschikt om automatisch te koppelen aan uw administratie. Voor deze
toepassing zijn ook koppelingsmodules ontwikkeld.
Dit betekent concreet dat het rekeningschema bekend moet zijn v.w.b. de rubrieksindeling, vervolgens de
grootboekrekeningen en evt. wilt u nog gebruik maken van verdere specificaties middels de detailregels. In
FinForce wordt gebruik gemaakt van icoontjes ter onderscheid van deze begrippen, als volgt:
• Rubriek
• Grootboekrekening
• Detailregel
Vervolgens worden onderstaande knoppen gebruikt voor vernieuwen, wijzigen en verwijderen:
3.3.2 V&w-Rubrieken
3.3.2.1 Algemeen
Door in FinForce via onderstaand keuzevenster naar de rubrieksindeling van het V&w-rekeningschema te
gaan, worden alle mogelijke v&w-rubrieken in FinForce zichtbaar.
Bovenstaande rubrieken zijn de zgn. vaste rubriekensoorten, die u verder kunt indelen naar
grootboekniveau. Alle rubrieksoorten worden in de volgende paragrafen behandeld.
12

3.3.2.2 De rubrieksoort omzet
Op de in deze rubriek behorende omzetrekeningen, kunt u een aantal specieke koppelingen aanbrengen,
t.w.:
• de koppeling met een v&w-GBR mutatie voorraad gereed product
• idem m.b.t. de v&w-GBR mutatie onderhanden werk (zie bovenstaand dialoogvenster)
• Hierdoor ontstaat automatisch een koppeling met de balanspost debiteuren (berekening op basis
van de betalingstermijn) en de voorraad gereed product of onderhanden werk
Het voordeel van de systematiek van de voorraad, c.q. onderhandenwerkposten is dat u in de
exploitatiebegroting een toe- of afname van de voorraad, c.q. onderhanden werkpositie kunt prognotiseren,
hetgeen dan in de balansbegroting wordt doorberekend. Het is mogelijk om meerdere omzetrubrieken aan
te maken. In zeer uitgebreide administraties kan hierdoor zeer gedetailleerd en toch overzichtelijk worden
gebudgetteerd.
3.3.2.3 De rubrieksoort inkoop
Op de in deze rubriek behorende inkooprekeningen, kunt u (net zoals bij de omzetrekeningen) een aantal
specieke koppelingen aanbrengen, t.w.:
• de koppeling met een v&w-GBR mutatie voorraad grondstoffen
• idem m.b.t. de v&w-GBR mutatie voorraad halffabricaat
• idem m.b.t. de balans GBR handelscrediteuren of voorraad grondstoffen of voorraad halffabricaat
• idem m.b.t. de balansrubriek voorzieningen (bijv. t.b.v. een in eigen beheer gehouden
garantievoorziening)
• idem m.b.t. de rubriek Eigen Vermogen (bij eenmanszaakversie). Dit kan nodig zijn, indien er bijv.
sprake is van een privé-correctie. De werking van deze koppeling is 1:1. D.w.z. dat de correctie
binnen de v&w-rubriek inkopen even groot is als bij de Balans-GBR Privé.
Ook hier geldt hetzelfde voordeel als beschreven bij de rubrieksoort omzet. Ook hier is het mogelijk om
meerdere inkooprubrieken aan te maken.
13

3.3.2.4 De rubrieksoort personeelskosten
Op de in deze rubriek behorende personeelskostenrekeningen, kunt u een aantal specifieke koppelingen
met de balans aanmaken, t.w.:
• de koppeling met de balansrekening 'te betalen sociale lasten'
• de koppeling met de balansrekening 'overige crediteuren' (bijv. bij bedrijfskleding)
• idem m.b.t. de balansrekening voorzieningen (bijv. t.b.v. een in eigen beheer gehouden
pensioenvoorziening)
Ook is het standaard mogelijk om meerdere personeelskostenrubrieken aan te maken. Ook is het mogelijk
om te 'spelen' met de indelingen. Zo komt het bijv. in de uitzendbranche voor dat personeelskosten als een
'inkopenrubriek' worden ingedeeld. Dit in verband met het bepalen van de brutowinst in de v&w-rekening,
terwijl er voor de balansprognose toch een connectie moet zijn met de 'te betalen sociale lasten'.
3.3.2.5 De rubrieksoort rentekosten
In deze rubrieksoort wordt per financiering een GBR aangemaakt, die één op één gekoppeld is aan een
balansrekening. Indien u een nieuwe financiering wilt toevoegen, verschijnt een dialoogvenster, waarin u
een aantal specifieke kenmerken van de betreffende financiering kunt invoeren. Zie onderstaand
dialoogvenster voor het aanmaken van een nieuw middellang krediet. U kunt te allen tijde een nieuw
krediet op basis van een rentepercentage wijzigen in een lease-faciliteit.
Ook een uitgaande geldlening wordt ingebracht in het financieringsplan, omdat ook hier de ‘techniek’ van
de renteberekening idem dito is. FinForce herkent een lening u/g aan het feit dat u hier een negatief bedrag
invoert. In de balansanalyse (presentatieversie) wordt de lening u/g als activum gepresenteerd.
3.3.2.6 De rubrieksoort afschrijvingen
In deze rubrieksoort wordt per activasoort een GBR aangemaakt, die één op één gekoppeld is aan een
balansrekening. Het is mogelijk om meerdere afschrijvingsrubrieken aan te maken, bijv. voor financiële
activa. Indien u een nieuwe GBR wilt aanmaken, verschijnt het volgende dialoogvenster.
Het is mogelijk om meerdere afschrijvingsrubrieken aan te maken. Via deze weg kunt u bijv. door een
nieuwe v&w-rubriek 'Afschrijving Financiële Activa' automatisch de balansrubriek 'Financiële Activa'
aanmaken.
14

3.3.2.7 De rubrieksoort bijzondere baten/lasten
Op de in deze rubriek behorende GBRen, kunt u een aantal specieke koppelingen aanbrengen met de
volgende balansrubrieken, t.w.:
• Vlottende activa transitorische posten, specifiek te koppelen aan de hierin van toepassing zijnde
GBRen als debiteuren, handelscrediteuren, overige crediteuren, etc.
• Voorzieningen (bijv. voor de post voorziening dubieuze debiteuren)
Het is standaard niet mogelijk om meerdere 'bijzondere baten/lasten rubrieken' aan te maken.
3.3.3 Praktische werkwijze indeling v&w-prognose
3.3.3.1 Algemeen
In paragraaf 2.3.2 heeft u een totaaloverzicht gekregen van alle mogelijke rubrieken in de v&w-prognose.
In de volgende paragrafen wordt de praktische werkwijze aangegeven, hoe u nieuwe rubrieken, GBRen en
detailregels kunt aanmaken, muteren en verwijderen.
3.3.3.2 Invoegen Rubrieken
Om meerdere rubrieken aan te maken, gaat u via 'Bestand' naar 'Rekeningschema v&w' en klikt u op
onderstaand dialoogvenster op rubriekniveau de zgn. knop 'toevoegen rubriek' aan. Vervolgens ontstaat
het volgende beeld:
Van de bovenstaande rubrieksoorten kunt u meerdere rubrieken aanmaken. Aan de rechterkant van dit
dialoogvenster ziet u de mogelijkheid om op rubriekniveau (rechtsboven), grootboekniveau (rechtsmidden)
en detailniveau (rechtsonder) nieuwe soorten aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Een voorbeeld
ter verduidelijking. U wilt de rubriek huisvestingskosten aanmaken.
Om dit te realiseren klikt u op rubriekniveau (rechtsboven) op de knop 'toevoegen rubriek', waardoor het
dialoogvenster 'nieuwe rubriek aanmaken' verschijnt. U kiest vervolgens de betreffende rubrieksoort.
Vervolgens typt u de naam van de betreffende rubriek in, het BTW-% en de betalingstermijn. Vervolgens
kunt u specifiek per GBR aangeven welk BTW-% en welke betalingstermijn van toepassing is. Dat scheelt
enig typewerk wanneer u binnen de rubriek nieuwe GBRen moet aanmaken met allen hetzelfde BTW-%.
15

3.3.3.3 Invoegen Grootboekrekeningen
In dit voorbeeld, wilt u vervolgens GBRen aanmaken binnen deze rubriek. Zie onderstaand scherm:
Door op GBR-niveau (rechtsmidden) op de knop 'toevoegen grootboekrekening' te klikken, verschijnt het
volgende dialoogvenster, waarin u alle specificaties van de betreffende GBR kunt invullen.
Behalve de naam van de GBR, het rekeningnummer, B.T.W.-% en de betalingstermijnen (waarin u een
drietal variabele termijnen kunt aangeven en deze vervolgens in percentages kunt verdelen) kunt u
aangeven welke tegenrekening op de balans van toepassing is. Hierin zijn er diverse mogelijkheden om
deze v&w-rekening te koppelen aan een tegenrekening op de balans. In eerste instantie op rubriekniveau,
vervolgens op GBR- en detailniveau. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een GBR 'mutatie voorziening
onderhoud' te koppelen aan een voorziening op de balans.
3.3.3.4 Invoegen Detailregels
Ook kan het wenselijk zijn om de GBRen verder te specificeren naar de zgn. detailregels. Zo kan men
bepaalde omzetrekeningen verbijzonderen naar klantniveau of doelgroepniveau. Ook hierin is de
systematiek van het aanmaken van nieuwe detailregels hetzelfde als op rubriek- en GBR-niveau. In
onderstaand voorbeeld wordt een nieuwe detailregel gemaakt voor een bestaande GBR (omzet software).
Nieuwe detailregels maakt men aan door bij de betreffende GBR op detailregelniveau (rechtsonder) op de
knop 'toevoegen detailregel' te klikken. Zodoende ontstaat onderstaand dialoogvenster 'onderhoud
detailregel', waarin de naam, BTW-% en betalingstermijnen worden ingevoerd. Standaard uitgangspunt bij
nieuwe detailregels is dat de alleen betalingstermijn en BTW-% kunnen worden gewijzigd. Vanaf versie 3.0
zijn er ook mogelijkheden om de business-rule te wijzigen. Zie hiervoor par.3.3.4.3.
16

3.3.4 Balansrubrieken
3.3.4.1 Algemeen
Door vanuit 'Bestand' te kiezen voor 'Rekeningschema balans' (zie onderstaand dialoogvenster), krijgt u
een overzicht van alle balansrubrieken, die in FinForce worden gebruikt.
Binnen deze balansrubrieken is het niet mogelijk om nieuwe GBRen aan te maken. Dit gebeurt alleen
vanuit de v&w-rubrieken. Er zijn twee uitzonderingen op deze regel:
1) Binnen de rubriek 'vlottende activa transitorische posten' is het wel mogelijk is om nieuwe GBRen
aan te maken. Dit is nodig om de balans exact op het rekeningschema af te kunnen stemmen.
2) Binnen de rubriek Eigen Vermogen bij de eenmanszaakversie is het mogelijk om onder de GBR
privé-rekening detailregels aan te maken. Dit is nodig om een goede privé-prognose te kunnen
maken.
In de volgende paragrafen passeren alle balansrubrieken de revu.
3.3.4.2 Rubriek Vaste Materiële (en Immateriële) activa
Deze rubriek betreft alle GBRen, waarop de vaste materiële en immateriële activa zijn opgenomen. Indien
bij de v&w-rubriek afschrijvingen een GBR wordt aangemaakt, dan wordt deze rechtstreeks gekoppeld aan
de betreffende balansGBR. Een voorbeeld is de de GBR transportmiddelen, inventaris of onroerend goed
Zie verder de opmerking in par. 3.3.2.6 (rubrieksoort afschrijvingen) over het aanmaken van nieuwe
'Activa-rubrieken'. Let op: Nieuwe activa-rubrieken worden vanuit het ‘Rekeningschema v&w’ aangemaakt
voor bijv. Financiële Activa. Deze GBR kun je aanmaken, waarna je specifiek deelnemingen of bijv.
effecten hierin opneemt.
17

3.3.4.3 Rubriek Vlottende activa werkkapitaal
Natuurlijk is het in FinForce mogelijk om in de omzet- en inkooprubrieken grootboekrekeningen aan te
maken, die gelinkt kunnen worden aan de voorraad- en onderhanden werk posities aan de
balanskant. Via onderstaande menukeuze komt u bijv. in een inkooprubriek:
Door in de inkooprubriek bijvoorbeeld de rekening 'inkopen software' te selecteren, verschijnt
onderstaand dialoogvenster:
Door nu het vakje 'mutatie voorraad grondstoffen gebruiken' aan te klikken, gebeurt er het volgende.
1. In de inkooprubriek ontstaat een nieuwe grootboekrekening 'mutatie voorraad grondstoffen'. Hieronder komt
een nieuwe detailregel 'mutatie voorraad grondstoffen inkopen software'.
2. In de balansrubriek 'vlottende activa werkkapitaal' wordt onder de balans-grootboekrekening 'voorraad
grondstoffen' een detailregel (voorraad grondstoffen inkopen software) aangemaakt, die 1:1 gelinkt is aan de
nieuwe v&w-detailregel.
18

Het financieel effect is tweeëerlei:
1. Op de v&w-prognose wordt nu in de inkooprubriek de kostprijs in twee factoren verdeeld, nl. de inkopen
van de software en de mutatie van de voorraad. Deze twee factoren bepalen nu de totale kostprijs.
2. Er zijn twee verschillende soorten balanskoppelingen van toepassing op deze inkooprekeningen. De
rekening 'inkopen software' is gekoppeld aan de balanspost 'handelscrediteuren'. Het liquiditeitsaspect
wordt bepaald door het budget, het ingevoerde seizoenspatroon en de betalingstermijn (evt. nog de
btw). De rekening 'mutatie voorraad grondstoffen' staat 1:1 t.o.v. de balanspost voorraad grondstoffen en
kent geen liquiditeitsconsequentie. Deze rekening is vooral een correctie op de inkopen ter bepaling van
een juiste kostprijs inkopen.
Zodoende kunt u met deze methode enerzijds in de inkopen een correctie aanbrengen om tot een
goede kostprijs te komen en anderzijds om ook in de balans het effect op de voorraadontwikkeling te
zien.
In FinForce versie 3.0 is deze methodiek verder uitgebreid, waarbij de volgende verbeteringen zijn
aangebracht:
1. Vrijheid in het bepalen van het aantal balansvoorraadrekeningen
2. Vrijheid in de benaming van de balansvoorraadrekeningen
3. De mogelijkheid om ook vanuit personeelskosten (bijv. dekking lonen) en ook andere kostenrubrieken
(bijv. mutatie voorraad drukwerk) een link naar voorraadposities te leggen
4. Vrijheid om zelf te bepalen welke v&w-grootboekrekeningen aan welke balansvoorraadrekeningen
moeten worden gekoppeld.
Het is nu mogelijk om elke grootboekrekening van omzet-, inkoop-, personeelskosten- en overige
kostenrubrieken te ‘linken’ aan een zelfbedachte balansvoorraadregel. Eerst moet u dan aan de
balanskant een grootboekrekening toevoegen in de rubriek 'Vlottende Activa Werkkapitaal’.
En vervolgens ziet u hieronder het resultaat.
19

Nu u aan de balanskant deze voorraadrekening heeft aangemaakt, selecteert u hierna de optie
'Rekeningschema V&W' en maakt u hier een nieuwe omzetgrootboekrekening aan.
Automatisch wordt deze rekening gelinkt aan debiteuren. Nieuw in FinForce is nu de functionaliteit om
onder deze grootboekrekening nieuwe detailregels aan te maken, die u aan een andere
balansrekening kunt koppelen. U maakt dus een nieuwe detailregel aan en krijgt dan dit scherm.
20

Met deze vraag wordt u de vrijheid gegeven om af te kunnen wijken van een 'business-rule' die
bepaalt dat omzetrekeningen altijd aan debiteuren moeten worden gekoppeld. Let Op: deze vraag
wordt alleen bij de aanmaak van de eerste detailregel gesteld. Kiest u hier voor 'Nee' dan is dit op een
later moment niet meer mogelijk. In dit voorbeeld kiest u voor Ja.
Vervolgens maakt u de eerste detailregel aan, die u koppelt aan de debiteuren. Zie hieronder het
resultaat.
Daarna maakt u een tweede detailregel aan met de functie van een mutatie voorraadregel. Hierop
wordt de ‘correctie op de omzet’ tegengeboekt op de balanspost 'voorraad producten'. Dit kan bijv.
voorkomen als er meer geproduceerd wordt dan dat er verkocht wordt. Vervolgens legt u de koppeling
met de voorraad conform onderstaand voorbeeld. U kiest dus eerst de juiste balansrubriek en daarna
komt de nieuwe voorraadrekening 'voorraad producten' die u eerder had aangemaakt automatisch
tevoorschijn.
21

Vervolgens ziet u hieronder het resultaat.
En zoals u hieronder ziet is de grootboekrekening Omzet gesplitst in een normale omzetdetailregel,
die gekoppeld is aan debiteuren en een mutatie voorraadregel, die u gekoppeld heeft aan de voorraad
producten op de balans. Middels het instellen van formules in de v&w-spreadsheet kunt u bepalen hoe
de financiele gang van zaken moet worden ingesteld. Hier is niets aan veranderd.
Kijkt u nu naar onderstaande beginbalans-spreadsheet, dan ziet u de nieuwe voorraad duidelijk in
beeld en kunt u hier een beginbalanswaarde invoeren.
22

3.3.4.4 Rubriek Vlottende activa / korte schulden (transitorische posten)
Deze rubriek kent een aantal vaste GBRen, die vanuit de exploitatiebegroting (op GBR-niveau) gekoppeld
worden. De volgende koppelingen kunnen bijv. tot stand komen:
ExploitatieGBR BalansGBR
Omzet Debiteuren
Inkoop Handelscrediteuren
Personeelskosten (Te betalen) Sociale lasten
Kosten Overige crediteuren
Rentekosten Te betalen rentekosten
Door enkele balansGBR 'open' te klikken, wordt de koppeling met de betreffende V&w-GBR zichtbaar
gemaakt:
Mogelijkheid om volgorde te wijzigen.
Voor een goede balanspresentatie is juist bij deze transitorische posten de mogelijkheid geboden om aan
te geven of deze posten vaste debetposten, vaste creditposten of variabele posten (afhankelijk van het
bedrag per maandultimo) zijn.
24

3.3.4.5 De reserveringsrekening
In FinForce is het ook mogelijk om een reserveringsrekening te maken. Deze reserveringsrekening wordt
gedefinieerd als een rekening, waarbij maandelijks de gebudgetteerde kosten op de v&w-rekening worden
meegenomen, maar waarbij het betalingsmoment op één of enkele momenten per jaar wordt gedaan. Een
praktisch voorbeeld is de personeelskostenGBR ‘vakantiegeld’. Maandelijks wordt een vast bedrag
gereserveerd op de v&w-rekening. De betaling daarentegen wordt op één moment in het boekjaar gedaan.
Een ander voorbeeld is een software-bedrijf, dat op 1 januari de onderhoudsfee ontvangt, zijnde een
vergoeding voor het gehele boekjaar. Door gebruik te maken van de reserveringsrekening wordt
voorkomen dat in de planning de omzet in zijn geheel in januari in de v&w-rekening wordt ingepland, terwijl
de liquiditeit wel als zodanig wordt meegenomen.
Om een reserveringsrekening aan de v&w-kant te maken, dient u er eerst voor te zorgen dat aan de
balanskant in de rubriek ‘transitorische posten’ een tegenrekening wordt aangemaakt. U kunt hierin
aanvinken of er sprake is van een ‘reserveringsrekening’. Zie onderstaand scherm.
Vervolgens kunt u aan de v&w-kant één of meerdere GBRen aan deze balansrekening koppelen. Zie
onderstaand scherm ter voorbeeld voor het koppelen van de vakantiegeld-GBR aan bovenstaande
balansrekening.
Door deze v&w-GBR te koppelen aan de balansreserveringsrekening, verandert het dialoogvenster,
zodanig dat u hier specifieke zaken kunt invoeren, die te maken hebben met de wijze van reserveren en
betalen. De consequenties hiervan worden in de v&w-rekening, liquiditeits- en balansprognose automatisch
doorgerekend. Deze reserveringsmethodiek is geschikt voor zaken, waarop geen BTW van toepassing is
en waarbij het v&w-budget en de betaling hiervan binnen hetzelfde kalenderjaar vallen.
25

Voor reserveringsmethodieken, die niet in dit kader passen hebben wij in versie 3.0 een uitbreiding
doorgevoerd. Met deze nieuwe reserveringsmethodiek is het mogelijk om reserveringsposten die bijv. van
maart t/m februari van het daaropvolgend jaar lopen op een gemakkelijke manier te budgetteren. Ook zo
met bedragen, die bijv. voor 3 jaar vooruit moeten worden betaald en wel gedurende 3 jaar op de v&wrekening
moeten worden gereserveerd. En ook zodanig dat zelfs met de BTW rekening wordt gehouden.
In onderstaand voorbeeld wordt een ‘reserveringsrekening nieuwe stijl’ aangemaakt.
Zodra u de ''reserveringsinstelling'' aanklikt, verschijnt onderstaand dialoogvenster, waarin u meerdere
posten kunt invoeren.
U voert hier het factuurmoment in met daarbij alle specifieke zaken, die op deze factuur van
toepassing zijn. Dit dialoogvenster is vergelijkbaar met de invulling van de investeringen. Het gemak
daarbij is dat de reserveringspost voor de v&w-rekening automatisch wordt doorberekend.
26

In onderstaand voorbeeld verwacht de gebruiker in maart 2005 een factuur van € 1.500,- (excl. BTW),
die op de v&w-rekening gedurende een jaar maandelijks wordt gereserveerd. Zou het hier een post
betreffen, die een vooruitbetaling van 3 jaar onderhoud betreft, dan kunt u dit aangeven door het
aantal periodes (bij reserveringsduur) met 36 te waarderen. Zou er daarentegen sprake zijn van een
kostenpost, die een jaar eerder genomen wordt, maar pas in maart 2005 betaald hoeft te worden, dan
kunt u dit ook aangeven, door de 1e periode van reserveren in te stellen op bijv. boekjaar 2004
periode 4. De financiele consequenties hiervan worden automatisch doorgerekend.
Op basis van bovenstaande instellingen, worden alle consequenties voor de resultatenrekening,
liquiditeits- en balansprognose automatisch doorgerekend. In FinForce zijn hiervoor op de balans een
drietal ‘reserveringsrekeningen’ vastgesteld, t.w.:
• Vooruit ontvangen omzet
• Vooruit betaalde kosten
• Vooruit betaalde sociale lasten
Zodra u een ‘nieuwe stijl reserveringsrekening’ aanmaakt, wordt op de balans een detailregel
aangemaakt, waarop de tegenboeking wordt gerealiseerd. Op de beginbalans-spreadsheet worden
deze reserveringsrekeningen zichtbaar gemaakt.
27

3.3.4.6 Rubriek Eigen Vermogen
In deze rubriek is in de Eenmanszaak/v.o.f.-versie standaard een Privé-GBR van toepassing, waaronder
een aantal privé-detailregels kunnen worden aangemaakt als huishouding, verzekering, etc. Bij
eenmanszaken wordt standaard voor elk prognoseboekjaar een regel gereserveerd voor de IB-verplichting
van elk jaar.
In de b.v.-versie kan in deze rubriek niets worden toegevoegd of verwijderd. De toepassing van het eigen
vermogen is gelegen in de toekomstige ontwikkeling hiervan op basis van het geprognotiseerde rendement
(en privé-uitgaven).
3.3.4.7 Rubriek Voorzieningen
In deze balansrubriek worden alle voorzieningen opgenomen. Indien bij de v&w-rubrieken op GBR-niveau
wordt aangegeven dat de betreffende GBR een voorzieningenpost is, dan leidt dat automatisch tot een
balansGBR, die aan deze exploitatierekening gekoppeld is. Indien bijv. onder de v&w-rubriek
personeelskosten een GBR is aangemaakt als 'dotatie pensioenvoorziening directie' en tevens is
aangegeven dat deze gekoppeld moet worden aan een balans-voorzieningen-rubriek, dan ontstaat
automatisch onder deze balansrubriek een GBR 'pensioenvoorziening directie'.
Als u de v&w-voorzieningenGBR voorziet van een budget, bijv. € 12.000, dan wordt de bijbehorende
balansvoorziening maandelijks met € 1.000,- verhoogd, waarbij de v&w-rekening ook maandelijks € 1.000,-
aan kosten boekt. In de liquiditeitsprognose wordt deze post uiteraard niet meegenomen. Als het nu nodig
is om van een voorzieningrekening te betalen, dan kunt u dit in de beginbalansgrid invoeren (identiek aan
de methode onder de transitorische posten). Vervolgens wordt deze betaling van de voorziening in de
balans en in de liquideitsprognose meegenomen.
3.3.4.8 Rubriek Financieringen
In de balansrubriek Financieringen ziet u per financiering de betreffende balansGBR. Deze is gekoppeld
aan de exploitatieGBR (rentekosten). Een vaste GBR in deze rubriek is die van de rekening-courant.
28

3.4 Klanten
Met FinForce is het mogelijk om voor meerdere bedrijven prognoses te ontwikkelen. Door vanuit 'Bestand'
de keuze te maken voor 'Klanten' komt u in het volgende dialoogvenster terecht.
Hierin kunt u namen van klanten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Indien u klanten verwijdert, verwijdert
u tevens hieraan gekoppelde jaarprognoses. FinForce geeft wel een waarschuwing, indien dit van
toepassing zou zijn. Indien u werkt met klantnummers, kunt u deze hier ook probleemloos invoeren.
3.5 Import/Export-module
U kunt tevens gebruik maken van de import-/export functionaliteit. Hiermee kunt u prognoses overzetten
naar een andere plek op uw computer. U kunt vervolgens deze prognose op een andere locatie
downloaden en deze prognose alhier verder uitwerken. De gewijzigde versie kunt u vervolgens met de
import-functie weer importeren op het oorspronkelijke werkstation. Zie onderstaand scherm:
Vervolgens verschijnt het onderstaande dialoogvenster, waarin alle prognoses worden gepresenteerd.
U kunt hier de betreffende prognose selecteren, waardoor in het onderstaande veld ‘Exporteren naar’ direct
een link wordt gelegd naar de laatst gebruikte directory en de naam van het te exporteren bestand wordt
gepresenteerd.
29

Het importeren van een prognose gaat identiek. U kiest nu voor ‘importeren prognose’, waarna het
volgende dialoogvenster verschijnt:
Hierin selecteert u de directory, waarin de betreffende prognose staat en kiest u voor ‘Ok’. De
geïmporteerde prognose wordt nu als een nieuwe prognose aangemaakt. De oorspronkelijke prognose
wordt dus niet overschreven!
30

4 ONTWIKKELEN VAN DE FINANCIELE PROGNOSE
4.1. Algemeen
Nadat u de betreffende prognose heeft afgestemd op het rekeningschema van uw onderneming gaat het
om het invoeren van de budgetten, waardoor u uiteindelijk inzicht krijgt in de ontwikkeling van de winst, de
liquiditeit en de balansposities. Wij verwijzen u naar hoofdstuk 2, waarin de volgorde van werken is
aanbevolen. In dit hoofdstuk wordt uitgebreid ingegaan op de diverse prognose-onderdelen.
4.2 De V&W-prognose
4.2.1 Algemeen
In FinForce dient u in de werkbalk te kiezen voor 'Prognose', waardoor onderstaand keuzemenu verschijnt:
4.2.2 Exploitatiebegroting invoeren
Vervolgens verschijnt een spreadsheetmodel, waarin de rubriek- en GBR-indeling (evt. detailregelindeling)
overzichtelijk wordt weergegeven. In dit spreadsheetmodel voert u per GBR het budget in. U kunt voor alle
historische en toekomstige boekjaren uw cijfers invoeren.
Ook kunt u aan de invoercellen formules of teksten toevoegen. Door in de cel van het jaarbudget op de
rechtermuisknop te drukken, ontstaat het volgende dialoogvenster, waarin de toepassing geldt:
Als u dergelijke informatie aan een cel toevoegt, krijgt de cel een lichtblauwe achtergrondkleur. Een cel met
toegevoegde informatie blijft hierdoor altijd herkenbaar.
Behalve het invoeren van cijfers kunt u hier ook de indeling van het rekeningschema wijzigen of uitbreiden.
Dit doet u door op de betreffende regel te dubbelklikken of via 'Bestand' een nieuwe GBR of detailregel aan
te maken. Let op: om binnen een bestaande rubriek een nieuwe GBR aan te maken dient uw cursor op de
betreffende rubriek te staan. Voor het aanmaken van een nieuwe detailregel binnen een GBR, dient de
cursor op GBR-niveau te staan. Let op: De GBRen onder de afschrijvingsrubriek kunt u niet in deze
spreadsheet budgetteren. Deze bedragen komen nl. voort uit het investeringsplan en uit het
afschrijvingsplan bestaande activa. Hetzelfde geldt voor de GBRen onder de rentekostenrubriek. Deze
bedragen komen voort uit het financieringsplan.
4.2.3 Werken met formules en variabelen in de exploitatiebegroting
Een nieuwe toepassing voor het dynamischer maken van de exploitatiebegroting is het werken met
formules en variabelen. Er zijn een tweetal variabelen te onderscheiden in de v&w-prognose:
de variabele, die compleet is afgeleid van de betreffende rubriek, grootboekrekening of detailregel;
een zelfgemaakte variabele
31

Voor elke rubriek, Grootboekrekening of detailregel is het mogelijk om een variabele aan te maken. Zie
onderstaand dialoogvenster. Door het aanklikken van 'variabele toekennen' wordt een variabele gemaakt,
die automatisch alle waardes in de periodes van de prognoseboekjaren overneemt. Hierdoor is het
mogelijk om met behulp van een formule de waarde van een andere GBR af te stemmen (bijv. met behulp
van een percentage) op deze omzetrekening.
De zelfgemaakte variabele kunt u aanmaken door onderstaande keuze te selecteren:
Hierdoor komt u in een nieuw spreadsheetmodel terecht, waarin alle variabelen en hun waardes per
periode overzichtelijk worden weergegeven:
In bovenstaand voorbeeld wordt behalve de GBR-variabele 'advies' een zelfgemaakte variabele
'brutowinst' gemaakt. De waarde van de 'advies'-variabele wordt bepaald, door hetgeen u als budget
in de exploitatiebegroting en seizoensindex heeft ingevuld. De waarde-ontwikkeling van de variabele
'brutowinst' kunt u in dit spreadsheetmodel helemaal zelf bepalen. Let op: het verwijderen van
variabelen gebeurt alleen in dit scherm!
32

Hiermee is het dus mogelijk om in de exploitatiebegroting formules te ontwikkelen. Op basis van dit
simpele voorbeeld zou u in de exploitatiebegroting bij de inkopen de formule:
''inkopen = (1-'brutowinst')* omzet'' kunnen maken.
Dit gaat als volgt. In het spreadsheetmodel van de exploitatiebegroting klikt u met de linkermuisknop op de
omschrijving van de grootboekrekening, waarin u een formule wilt invoeren. In dit geval dus in de
inkooprekening. Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster, waarin u een formule kunt invoeren.
Zoals u hier ziet wordt in de Foxpro-programmeertaal aan de variabelen de toevoeging 'VAR'
meegegeven. Ook is een veelgebruikte toepassing om zgn. 'what-if'-scenario's te gebruiken. In
formulevorm kan dit worden gedaan door 'IIF' te gebruiken ipv het in Excel bekende 'ALS'. Een
voorbeeld ''iif (_varbrutowinst > 15, 100, 200)''. Andere mogelijkheden zijn:
Naar beneden afronden = INT (integer portion)
Naar boven afronden = CEILING
Afronden naar .. decimalen = ROUND
Door vanuit dit scherm de toetsencombinatie Ctrl-F1 te selecteren, komt u terecht in een
totaaloverzicht van alle - in deze prognose - ontwikkelde variabelen.
Indien u er nu voor kiest om de omzet een andere waarde te geven, dan wijzigt deze inkooprekening
automatisch. In het spreadsheetmodel kunt u GBRen met een formule herkennen, doordat de letters
blauw gekleurd zijn.
Let op: als u gebruik maakt van formules en variabelen kunt u maximaal 9 jaar vooruit plannen.
4.2.4 Extrapoleren met het Globale Prognosesysteem
U kunt ook de prognose van het eerste boekjaar enkele jaren doorrekenen. U dient dan de keuze te maken
voor 'Prognose' en 'V&Wprognose’ en ‘Globale prognosesysteem'.
Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, waarin u kunt bepalen welk jaar het basisjaar voordat u (per
rubriek) de groeipercentages toekent voor de resterende prognoseboekjaren.
Dit basisjaar kan een historisch jaar zijn of het 1 e prognoseboekjaar. De groeipercentages worden aan dit
basisjaar gerelateerd. Een stijging van 10% per jaar betekent dus de reeks 100-110-121. Dit bespaart veel
invoerwerk en geeft de mogelijkheid om globaal enkele jaren door te kunnen rekenen. In het
spreadsheetmodel van de V&w-prognose brengt u handmatig financiële verfijningen aan.
33

4.2.5 Het belang van de seizoensindex
In versie 3.0 van FinForce zijn de instelmogelijkheden voor de seizoensindex van de v&w-prognose
aanzienlijk verbeterd, nl:
1. Vanuit de seizoensindex de maandprognose invoeren, zodat deze ook naar het jaarbudget wordt
doorgerekend.
2. In de seizoensindex presenteren van gerealiseerde maandcijfers, zodat op basis van tussentijdse cijfers
een beter overzicht ontstaat over de haalbaarheid van de oorspronkelijke prognose.
3. Het kunnen wijzigen van de oorspronkelijke jaarprognose op basis van de meest actuele tussentijdse
cijfers.
Zoals gewoonlijk kunt u in de v&w-jaarprognose de jaarbudgetten invoeren. In onderstaand voorbeeld
ziet u de realiteitscijfers van 2003 met daarnaast de jaarprognose voor 2004.
Vervolgens kiest u de seizoensindex voor 2004 via onderstaande besturing:
34

En daarmee komt u terecht in onderstaand spreadsheetmodel.
U ziet dat hier indexcijfers zijn ingevoerd, die het jaarbudget van 2004 over de onderliggende
maanden verdeelt. In dit scherm is het maximaal mogelijk om 5 cijfers per maand in te voeren. De
consequentie van deze invoer heeft alleen betrekking op de verdeling van het jaarbudget en dus niet
op het jaarbedrag van het budget.
Wel wordt dit mogelijk met de periodecijfers-seizoensindex.
Door deze keuze te maken, komt u in onderstaand scherm, waarin u ziet dat de jaarprognose in de
maandelijkse nominale bedragen wordt weergegeven. Nu kunt u hier de bedragen per maand
wijzigen, zodat de consequenties direct naar het jaarbudget worden doorgerekend. Vooral voor het
vooraf maken van scenario's, is deze uitbreiding voor veel dynamische bedrijven een groot gemak, om
dit zo gedetailleerd te kunnen doen. De wijzigingen worden overigens ook direct vertaald naar de
seizoens-indices.
35

Als u daadwerkelijk met uw plan aan de slag gaat, is het bovendien gemakkelijk om de tussentijdse
realiteitscijfers in uw plannen te (kunnen) betrekken. Om dit te doen, selecteert u onderstaande optie.
Hierdoor komt u in onderstaand scherm terecht.
De realiteitscijfers worden nu automatisch in dit budgetoverzicht ingelezen. In dit voorbeeld zijn de
realiteitscijfers van januari (grijze kolom) in deze mix-prognose opgenomen. De consequenties worden
doorgerekend naar het mixtotaal, dat u nu gemakkelijk kunt vergelijken met de oorspronkelijke
prognose, die gepresenteerd wordt in de prognosekolom. Op basis van dit overzicht kunt u besluiten
om uw prognose al dan niet aan te passen door in de resterende maanden de prognosecijfers te
wijzigen. In dit scherm kunt u de consequenties hiervan overzien, zonder dat dit al direct gewijzigd
wordt in de cijfers. Mocht u het scherm willen verlaten, dan wordt nog altijd de vraag gesteld of u de
wijzigingen wilt opslaan.
Kiest u hier voor de optie 'Ja', realiseert u zich dan dat u de oorspronkelijke prognose hiermee
overschrijft.
Als u daadwerkelijk met uw plannen aan de slag wil en deze periodiek tegen het licht wil houden, dan
is deze uitbreiding zondermeer een bijzonder tijdsbesparende oplossing voor het tussentijds
aanpassen van uw prognose.
36

4.3 De privé-prognose
Deze is uiteraard alleen van toepassing voor bijv. eenmanszaken en v.o.f.'s. Hierin is het net zoals bij de
v&w-begroting mogelijk om per GBR een jaarbudget te bepalen en vervolgens via de seizoensindex aan te
geven hoe deze privé-inkomsten en –uitgaven zich door het jaar verhouden.
In de privé-prognose wordt automatisch per prognoseboekjaar een regel aangemaakt voor de in dat jaar te
betalen IB. Op basis van de bedrijfswinst, de ingevoerde IB-schijven en tarieven (zie par. 3.2 blz. 7)en de
ingevoerde aftrekposten (zie par. 4.7) wordt de berekende IB in de prognose meegenomen. Het jaar
waarin de IB betaald moet worden is bepalend voor het jaar, waarin deze wordt meegenomen (dus niet in
het jaar waarin de verplichting ontstaat op basis van de gerealiseerde winst). Aangezien de realiteit en
prognose bij de IB-verplichting elkaar nauwelijks ontlopen (idem als bij bijv. het financieringsplan) wordt
deze IB-prognose ook als realiteit meegenomen.
37

4.4 Het investerings- en afschrijvingsplan
4.4.1 Het investeringsplan
Indien u de keuzes maakt, zoals in bijgaand keuzemenu is aangegeven, verschijnt een tweede
keuzemenu, waarin u aangeeft naar welke investeringsrubriek u wilt gaan.
Zodra u hier uw keuze heeft gemaakt, verschijnt een spreadsheetmodel, waarin u de aangemaakte GBRen
overzichtelijk ziet weergegeven. Als u een investering wilt invoeren, ‘dubbelklikt’ u op de betreffende GBR.
Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, waarin u de gegevens van de betreffende investering (en ook de
planning van de desinvestering) kunt invoeren.
In de spreadsheet kunt u wijzigingen nog achteraf invoeren. Ook kunt u dit doen door te dubbelklikken op
de betreffende investering (= detailregel), waardoor bovenstaand dialoogvenster wordt opgeroepen.
Middels deze methodiek worden de betreffende investeringen per GBR geordend. De specifieke
investeringsdetails worden op detailregelniveau ingevoerd. De consequenties van de (des-)investeringen
worden automatisch doorberekend:
• de afschrijvingskosten in de v&w-begroting
• de boekwinst bij desinvestering van de activa (onder de rubriek bijz. baten/lasten)
• de betaling van de investering in de liquiditeitsprognose
• in de balansbegroting.
38

4.4.2 Het afschrijvingsplan bestaande activa
Kiest u voor het afschrijvingsplan bestaande activa, dan geeft u dit de mogelijkheid om per GBR een
beginbalanswaarde in te voeren, alsmede aan te geven over hoeveel periodes deze waarde nog dient te
worden afgeschreven. Deze periodes drukt u uit in het aantal jaren (1 e hokje) en het aantal periodes (2 e
hokje). Stel dat u over 3 ½ jaar moet afschrijven, dan vult u hier in 3 jaar en 6 periodes. FinForce gaat
automatisch uit van een lineaire afschrijving. Bij dit onderdeel ziet u het volgende overzicht verschijnen:
Voor elke GBR dient u minstens één detailregel aan te maken om deze methodiek toe te passen. Indien u
specifieker tewerk wilt gaan, kunt u in principe voor elke activa een detailregel aanmaken. Op deze wijze
ontstaat automatisch een gedetailleerde afschrijvingsstaat. Ook hier geldt dat de hier ingevoerde bedragen
automatisch worden doorberekend naar de v&w-prognose, alsmede de balansprognose.
39

4.5 Het Financieringsplan
4.5.1. Algemeen
In het financieringsplan kunt u een onbeperkt aantal financieringen invoeren. De verschillende
financieringsvormen zijn:
• het rekening-courant krediet (incl. obligo-faciliteiten en factoring)
• middellang krediet
• financial lease
Deze financieringsvormen worden in de volgende paragrafen toegelicht.
4.5.2 Het rekening-courant krediet
In FinForce zit standaard één rekening-courant krediet als GBR opgenomen. Om hiervan de specifieke
financiële kenmerken te registreren dient u het volgende te doen.
Als u kiest voor Financieringsplan komt u in een spreadsheetmodel terecht dat per financieringsvorm
aangeeft:
• de hoofdsom bij aanvang van het boekjaar
• maandelijkse uitbreiding c.q. aflossing op deze hoofdsom
Door te dubbelklikken op de detailregel rekening-courant, verschijnt het volgende dialoogvenster.
Hierin kunt u specifieke financiële variabelen benoemen, die op de rekening-courantfaciliteit van
toepassing zijn. De 'Rente betaling per' betekent het aantal periodes, waarover een rentenota wordt
berekend. Bij de meeste r.c.-vormen wordt dit per kwartaal berekend. De betalingstermijn is wederom de
periode die ligt tussen de maand van facturering en die van betaling. Meestal is hier 1 maand van
toepassing.
Daarnaast zijn er nog meerdere mogelijkheden om 'rekening-courant-achtige' kredietvormen te registreren.
Wij typeren dergelijke kredietvormen als 'rekening-courant-achtig' omdat er op een of andere wijze mee
wordt bepaald over welke financiële ruimte de betreffende onderneming kan beschikken. Voorbeelden zijn
factoring (kredietverruiming), afgegeven bankgaranties en L.C.'s (kredietbeperking), waarvoor in FinForce
aparte detailregels kunnen worden aangemaakt.
40

Als u vervolgens kiest voor 'Bestand' en vervolgens voor 'Nieuwe bankgarantie, LC, ‘ dan verschijnt het
volgende dialoogvenster:
In dit dialoogvenster kunt u de naamstelling van de betreffende kredietverruimende of beperkende faciliteit
noemen, alsmede de omvang bij aanvang van het boekjaar. In het spreadsheet kunt u de wijzigingen
hierop aanbrengen.
4.5.3 Factoring
Om van de factoring faciliteit gebruik te kunnen maken, kiest u voor 'Bestand' en vervolgens voor 'Nieuwe
Factoring', waarna het volgende dialoogvenster verschijnt:
U kunt per omzet-GBR aangeven voor welk bevoorschottings-% uw omzet voor factoring in aanmerking
komt. Tevens kunt u aangeven welke factorloonkosten (% van de omzet incl. BTW) van toepassing zijn.
Zodoende wordt de factoring-limiet, alsmede de bijbehorende kosten maandelijks doorgerekend.
41

4.5.4 Overig middellang krediet
Ook weer via 'Prognoses' en 'Financieringsplan' komt u in de spreadsheet terecht, waarbij u via 'Bestand'
en 'Nieuw krediet' het volgende dialoogvenster laat zien:
Hierin kunt u de specifieke kenmerken van de betreffende kredietfaciliteit en aflossingsregeling invoeren en
opslaan. De rentekosten worden automatisch doorberekend. In bovenstaand voorbeeld betekent de
instelling van 'rentebetaling per 3 maanden' dat de berekende rente elke 3 maanden in rekening wordt
gebracht. De betalingstermijn van 1 maand betekent dat in de daaropvolgende maand deze rentenota
daadwerkelijk wordt betaald. Mocht u willen instellen dat de rentekosten vooruit worden betaald, dan dient
u deze betalingstermijn bijv. op '-2' in te stellen. De rentekosten worden dan per kwartaal vooruit betaald.
Ook kunt u instellen dat deze vooruitbetaling per jaar gebeurt. U dient dan als 'rentebetalingstermijn' het
getal 12 in te voeren en vervolgens als 'betalingstermijn '-11'. Deze instelling zorgt er dan voor dat de
betaling van de rente in januari wordt ingepland.
Note: een lening u/g kunt u ook in het financieringsplan invoeren. U geeft dit aan door een negatief bedrag
in te voeren. In de rapportage van de balansanalyse (presentatie-versie) wordt vervolgens deze lening dan
ook als een activum gepresenteerd.
4.5.5 Financial lease
Ook weer via 'Prognoses' en 'Financieringsplan' komt u in de spreadsheet terecht, waarbij u via 'Bestand'
en 'Nieuwe lease' het volgende dialoogvenster laat zien:
Hierin kunt u de specifieke kenmerken van de betreffende leasefaciliteit invoeren en opslaan. Bij financial
lease wordt ervan uitgegaan dat u weet welk bedrag de maandelijks te betalen annuïteit betreft.
Vervolgens wordt door de invoer van het aantal aflossingsperiodes, het aflossings- en rentebestanddeel
berekend.
Note: indien gewenst kunt u elk moment een nieuw krediet wijzigen in een lease en vice versa. De
financiële consequenties worden dan automatisch aangepast.
42

4.6 Fiscale winstberekening
U kunt zowel bij een b.v. als eenmanszaak/vof in het IB/Vpb-dialoogvenster aangeven op welke momenten
de (in de prognose berekende) IB/Vpb dient te worden afgedragen. Zie onderstaand dialoogvenster. In dit
voorbeeld is de gebruiker ervan uitgegaan, dat de Vpb over 2000 pas in december 2000 wordt betaald. De
Vpb over het prognoseboekjaar 2001 wordt betaald in twee delen en wel per december 2001 en per januari
2002.
Indien in dit IB/Vpb-dialoogvenster geen indicaties worden ingegeven, wordt de berekende IB/Vpb
gedurende het betreffende boekjaar, tijdsevenredig in het lopende boekjaar betaald. Inzake IB wordt de
geprognotiseerde IB ook als realiteit meegenomen, omdat realiteit en prognose elkaar in de praktijk
nauwelijks ontlopen.
Ook kunt u in de rechterkant van dit venster aangeven welke IB/Vpb-tarieven en evt. belastingschijven van
toepassing zijn. In onderstaand overzicht wordt ervan uitgegaan dat over de 1 e f 50.000,- winst 30% Vpb
wordt berekend en over het restant 35% Vpb. U kunt dit tot maximaal 5 schijven aangeven. Hierdoor kunt u
tevens prognoses maken voor bijv. bedrijven in het buitenland met een ander fiscaal regime.
In FinForce komt vanuit de exploitatiebegroting een winst voort. Deze winst betreft de zgn. commerciële
winst, die altijd enige aanpassing vergt voor het berekenen van de fiscale consequenties. Daarom is er
binnen FinForce de mogelijkheid om een berekening te maken van de commerciële naar de fiscale winst.
Dit is gedaan om de fiscale consequenties qua Vpb-verplichting bij b.v.’s en IB- verplichting bij
eenmanszaken te kunnen benaderen. Om dit te bewerkstelligen kan de gebruiker kiezen voor de optie
‘Fiscale winstberekening’.
43

Vervolgens komt men bij een dialoogvenster waarin men zelf kan bepalen welke evt. fiscale aftrekposten
van toepassing zijn. Hierdoor vindt een doorberekening plaats naar een fiscale winst en wordt de omvang
van de belastingverplichting gepresenteerd. Zie onderstaand voorbeeld.
Let op: het is altijd verstandig om na deze invulling de prognose geheel door te rekenen en dan vervolgens
opnieuw deze fiscale consequenties te beoordelen.
44

4.7 Euro en vreemde valuta
Via ‘Bewerken’ kunt u kiezen voor ‘Valuta-conversie’, waardoor het volgende dialoogvenster verschijnt.
Uw huidige prognose, uitgedrukt in Euro's kunt u naar elke willekeurige valuta doorberekenen. Bijv. naar de
ouderwetse Nederlandse gulden! Om u de mogelijkheid te geven om de prognose ‘leesbaar’ te houden,
kunt u zelf de afronding van deze factor bepalen. In het bovenste invoerveld staat de naam van de
prognose weergegeven. Deze naam wordt ook weergegeven op de uiteindelijke rapportages.
U kunt dit invoerveld gebruiken door de naam te wijzigen door er bijv. tussen haakjes de valuta, waarin de
prognose wordt gepresenteerd, te vermelden. Zodoende krijgt u bovenstaand plaatje. Door op het groene
‘vinkje’ te drukken, realiseert u dat de prognose in de nieuwe valuta wordt doorgerekend.
Let op: uiteraard bent u niet gebonden aan de valuta, die in dit programma zijn opgenomen. U kunt ook
zelf een nieuwe valuta ingeven, deze in de naamstelling van de prognose verwerken en zelf de
omrekenfactor bepalen.
45

4.8 Begroting beginbalans en transitorische posten
Vanuit het hoofdmenu kunt u via 'Prognose' de keuze maken voor 'Begin balans'. Zie onderstaand
spreadsheetmodel. Hier dient u de bedragen van de beginbalans in te voeren. Bij de 'transitorische posten'
kunt u bovendien aangeven hoe de beginbalanspositie qua liquiditeit in het prognosejaar wegvloeit. Deze
zelfde methodiek is ook van toepassing bij de voorzieningen. De voorzieningpost wordt opgebouwd vanuit
het budget op de v&w-begroting. Een betaling vanuit de voorziening geeft u in dit spreadsheetmodel weer.
Dit dient bij het maken van een prognose éénmalig te gebeuren om een juiste afstemming op de
beginbalans te verkrijgen.
Natuurlijk is het niet zo dat de beginbalans per sé op 1 januari begint. Er zijn situaties denkbaar dat de
beginbalans op een andere datum moet worden ingezet. Voorbeelden hiervan zijn starters of erg
dynamische bedrijven die maandelijks op basis van de meest recente balans- en v&w-cijfers de liquiditeit
willen doorrekenen. Hiervoor is het mogelijk om de beginbalans naar een ander moment te verschuiven. U
leest hier meer over in par. 3.2.4.
Niet alle beginbalansposten worden in deze spreadsheet ingevuld. Uitzonderingen zijn nl.:
• de vaste activa (materieel en immaterieel). De waardes hiervan worden in het afschrijvingsplan
bestaande activa bepaald (zie 4.5.2);
• de financieringen. De hoofdsommen bij aanvang van het betreffende prognoseboekjaar worden in
het financieringsplan bepaald (zie 4.6).
Let op: voorraden en onderhanden werkposities zijn alleen in te voeren als u ervoor gezorgd heeft dat aan
de v&w-kant bij de omzet- of inkooprekeningen een link is gelegd met de mutatie voorraadrekeningen.
Alleen dan ontstaat aan de balanskant een voorraadregel (detailregel), waarbij u een beginbalanswaarde
invoert.
46

5 FINANCIELE MONITORING
5.1 Algemeen
De financiële monitoring betreft het invoeren van de realiteit. Hierdoor is het mogelijk om periodiek een
vergelijking te maken tussen de oorspronkelijke prognose en de realiteitscijfers. Doordat men in de
prognose seizoenspatronen kan invoeren, kan men periodiek een goede vergelijking maken tussen
prognose en realiteit en het beleid op deze uitkomsten afstemmen.
In de volgende paragrafen wordt nader ingegaan op de onderdelen, waarop deze financiële monitoring van
toepassing is.
5.2 Winst- & Verliesrekening
Door maandelijks een uitdraai te maken van de exploitatie van uw onderneming en deze bij FinForce in te
voeren, kunt u een uitstekende vergelijking treffen tussen prognose en realiteit. Indien u dit maandelijks
doet, krijgt u inzicht in de haalbaarheid van de oorspronkelijke prognose en heeft u bovendien een
instrument in handen, waarmee u uw inzicht in uw toekomstig rendement en liquiditeitsruimte actualiseert.
Via 'Realiteit' kunt u periodiek de realiteitscijfers ingeven. U dient hiervoor de cumulatieve cijferse in te
voeren, oftewel de cijfers van januari, vervolgens de cijfers t/m februari, de cijfers t/m maart, etc. Door deze
keuze te maken komt u in een spreadsheet terecht, waarin u de realiteitscijfers kunt ingeven. Ter
vergelijking wordt in de naastgelegen kolom de cijfers van de oorspronkelijke prognose getoond. Bij deze
prognose wordt uiteraard rekening gehouden met de oorspronkelijke seizoensindex.
5.3 Privé-uitgaven
Evenals in de vorige paragraaf kunt u bij eenmanszaken en v.o.f.'s een uitdraai maken van de
gerealiseerde privé-bestedingen en deze vergelijken met de oorspronkelijke planning. De methodiek is
dezelfde als in par. 4.2 is beschreven. Uitzondering hierop is de IB-verplichting. Voor elk prognoseboekjaar
wordt een privé-detailregel gereserveerd, waarbij de (op basis van meerdere factoren berekende) IBverplichting
per jaar wordt gepresenteerd. Aangezien de realiteit en prognose in de praktijk nauwelijks
verschillen is er voor gekozen om de berekende IB-verplichting tevens als realiteit mee te nemen.
5.4 Gedane investeringen
Ook deze methodiek is vergelijkbaar met de bovenstaande paragrafen. In dit spreadsheet wordt ter
vergelijking het oorspronkelijke investeringsplan aangegeven.
5.5 Gerealiseerde balanscijfers
Indien u beschikt over een koppelingsmodule worden nu ook de balanscijfers ingelezen. De toegevoegde
waarde van deze rapportage is dat u hiermee een goede vergelijking kunt maken tussen de werkelijke
balans (zoals deze rechtstreeks vanuit de administratie wordt opgenomen) en de mix-balans (zijnde de
balans, zoals deze er op basis van uw v&w-cijfers en uw financiële uitgangspunten eruit zou moeten zien).
De automatische verschillenanalyse, die uit deze rapportage voortkomt, geeft een bijzonder goed inzicht in
de realiteitszin van de uitgangspunten (zoals de betalingstermijnen) die u in uw prognose gebruikt.
47

6 STANDAARD CONSOLIDATIEMODULE
6.1 Algemeen
De standaard consolidatiemodule geeft de mogelijkheid om prognoses en realiteitscijfers van
verschillende werkmaatschappijen met een 100% identiek rekeningschema te combineren. Hierdoor
houdt u altijd het overzicht per bedrijf, maar is het eveneens mogelijk om het totaaloverzicht van een
hele groep te beoordelen.
Specifieke toepassingen zijn een holding-structuur, waarbij er een verdeling is met diverse b.v.’s als
werkmaatschappijen en onroerend goed b.v.’s. De onderlinge verrekeningen van huurkosten onr.
goed voor de werkmaatschappij kunnen worden gecompenseerd met de huurinkomsten van de
onroerend goed b.v.
Een andere toepassing is die van een eenmanszaak, waarvan de ondernemer een privé-vermogen
heeft zoals een huis, aandelen, etc. Om een totaalbeeld te krijgen is het dan mogelijk om diverse
financiële huishoudingen met elkaar te combineren, zonder dat het financiële beeld van een bedrijf
hierdoor verstoord wordt.
6.2 Bediening
Indien u over de consolidatie-module beschikt, ziet u in het basis-scherm onder ‘Bestand’ het
volgende schema:
Vervolgens kiest u voor ‘Consolidatie’:
U heeft vervolgens de mogelijkheid om een nieuwe consolidatie-prognose aan te maken, waarbij de
prognose, waarin u zich op dat moment bevindt als basis fungeert qua rekeningschema en evt.
cijfermatige gegevens. Oftewel het rekeningschema van de prognose, waar u dan in staat, alsmede
de cijfers worden overgenomen. Onderstaand dialoogvenster verschijnt, waarin u deze consolidatieprognose
kunt benoemen.
48

Vervolgens drukt u op het groene vinkje. Daarna verschijnt het volgende dialoogvenster, waarin de
mogelijkheid wordt geboden om de prognoses te selecteren, die in de consolidatie moeten worden
opgenomen. Dit overzicht betreft een selectie van die prognoses, die qua keuze van 1 e
prognoseboekjaar, aantal prognoseboekjaren en rechtsvorm overeenstemmen.
Door de betreffende prognoses aan te klikken, maakt u uw keuze. Ook kunt u hiervoor gebruik maken
van de pijltjes midden in dit venster. Het groene pijltje selecteert, het rode pijltje zet eerder
geselecteerde prognoses weer terug.
Als u dit doet, dient u zich ervan te verzekeren, dat de prognose, waarin u zich bevindt in principe alle
grootboekrekeningen dient te bevatten van alle prognoses, die bij de consolidatie worden betrokken.
Op deze regel zijn twee uitzonderingen:
1) Rentekostenrubriek: alle financieringen van de betrokken prognoses worden in deze rubriek
opgenomen. Dit hoeft u vooraf dus niet te regelen.
2) Investeringsdetailregels:wel dient u ervoor te zorgen dat alle afschrijvings- en
activagrootboekrekeningen in de basisprognose worden opgenomen. Aansluitend worden alle
detailregels (met dus alle specifieke investeringen) betreffende de bestaande activa of
investerings-activa automatisch opgenomen.
49

Bent u vooraf niet zeker van een totaal overeenstemmend rekeningschema, dan kiest u voor ‘Schema
aanpassen’, waardoor u alsnog in de gelegenheid wordt gesteld om het rekeningschema geheel af te
stemmen op de komende consolidatie.
Kiest u het groene vinkje, dan wordt de consolidatie gerealiseerd. FinForce ‘matcht’ in het
consolidatieproces overeenkomende grootboekrekeningen met eenzelfde grootboekrekeningnummer
+ naam. Om een voorbeeld te geven: een grootboekrekening met omschrijving ‘omzet’ en
rekeningnummer 8000 komt dus niet overeen met grootboekrekening ‘omzet advies’ en
rekeningnummer 8000.
Om ongewenste fouten te voorkomen, verschijnt er tijdens het consolidatieproces een dialoogvenster,
waarop alle foutmeldingen van niet corresponderende grootboekrekeningen worden gepresenteerd.
Als deze consolidatiefase is afgerond zijn in feite de volgende zaken gerealiseerd:
• Optelling van de v&w-prognosecijfers van de afzonderlijke prognoses
• Toepassing hierbij van de geprognotiseerde seizoensindexcijfers van de afzonderlijke
prognoses
• Optelling van de v&w-realiteitscijfers van de afzonderlijke prognoses
• Toepassing van de fiscale instellingen t.a.v. de aftrekposten, die in de afzonderlijke prognoses
zijn meegenomen
• Optelling van de beginbalansen en investeringsplannen van de afzonderlijke prognoses
Let op: in de consolidatie worden de afzonderlijke betalingstermijnen per grootboekrekening niet
overgenomen. Daarbij dient u het rente-% van de rekening-courant faciliteit handmatig in te stellen.
Het resultaat van deze consolidatieslag is een nieuwe prognose, waarmee u weer verder kunt werken met
de invoer van financiële gegevens en op basis hiervan opnieuw kunt laten doorrekenen.
50

7 BENCHMARKMODULE
7.1 Algemeen
De benchmarkmodule geeft de mogelijkheid om de realiteitscijfers vanuit de v&w-rekening van
verschillende prognoses met eenzelfde rekeningschema te vergelijken. Een vergelijking tussen de
realisatiecijfers van de afzonderlijke bedrijven is mogelijk, maar ook wordt daarbij een zgn.
gemiddelde berekend.
De rapportages, die uit deze module voortkomen bevatten de nominale bedragen maar ook
percentages, waardoor een vergelijking nog zinvoller wordt. Het gemiddelde wordt berekend op basis
van alle bedrijven, die in de benchmarkprocedure worden meegenomen.
Specifieke toepassingen zijn ketens en franchise-organisaties, die dezelfde activiteiten op
verschillende lokaties realiseren. Vanuit het management van de centrale organisatie bestaat met
deze module de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de financiële prestaties van de aangesloten
bedrijven te beoordelen.
7.2 Bediening
Indien u over de benchmarkmodule beschikt, ziet u in het basis-scherm onder ‘Bestand’ het volgende
schema:
U heeft vervolgens de mogelijkheid om een nieuwe benchmark-prognose aan te maken, waarbij de
prognose, waarin u zich op dat moment bevindt als eerste prognose (qua rekeningschema én
cijfermatige gegevens) wordt aangemerkt. Oftewel het rekeningschema van de prognose, waar u dan
in staat, alsmede de cijfers worden overgenomen. Onderstaand dialoogvenster verschijnt, waarin u
deze benchmark-prognose kunt benoemen.
51

Vervolgens selecteert u het groene vinkje, waarna het volgende dialoogvenster verschijnt, waarin de
mogelijkheid wordt geboden om de prognoses te selecteren, die bij deze 1 e prognose in de
benchmarkprocedure moeten worden meegenomen. Dit overzicht betreft een selectie van die prognoses,
die qua keuze van 1 e prognoseboekjaar, aantal prognoseboekjaren en rechtsvorm overeenstemmen.
Door de betreffende prognoses aan te klikken, maakt u uw keuze. Ook kunt u hiervoor gebruik maken
van de pijltjes midden in dit venster. Het groene pijltje selecteert, het rode pijltje zet eerder
geselecteerde prognoses weer terug. Zie verder de instructies onder consolidatie-module, aangezien
deze werkwijze overeenstemt met deze procedure.
7.3 De Benchmark-rapportages
Nadat de Benchmark-procedure goed is doorlopen, ontstaat er een zgn. benchmarkmodel, dat enkel en
alleen bedoeld is voor het presenteren van de benchmarkrapportages. Hier kunnen dus geen nieuwe
financiële prognosegegevens aan toe worden gevoegd. Vandaar dat de werkbalk zich beperkt tot alleen
die mogelijkheden, die in deze module zijn ontwikkeld.
In deze werkbalk ziet u dat het met de benchmarkmodellen mogelijk is om zowel van de prognosecijfers als
van de realiteitscijfers een drietal rapporten te presenteren, zoals hierboven is aangegeven. Deze
rapporten maken het mogelijk om snel en eenvoudig de betreffende cijfers onderling te vergelijken met
elkaar en met het gemiddelde van de bedrijven, die bij dit benchmarkproces zijn meegenomen.
52

Nadat u de gewenste rapportage heeft geselecteerd, komt u in onderstaand dialoogvenster.
Ofschoon u bij dit benchmarkproces maximaal 100 prognoses kunt betrekken, is het hier mogelijk om
maximaal 10 specifieke bedrijven aan te wijzen, die in de benchmarkrapportage moeten worden
meegenomen. Let op: de berekening van het gemiddelde wordt bepaald op basis van de gekozen
prognoses, die u in dit benchmarkproces heeft geselecteerd. De meest gebruikelijke optie is om ‘alle
filialen’ te selecteren en deze in de benchmarkrapportages te betrekken. Vervolgens selecteert u maximaal
10 bedrijven, waarvan u de resultaten binnen hetzelfde A4-rapport wilt presenteren.
Vervolgens verschijnt het bekende rapportvenster en daarna de gewenste rapportage.
53

8. DE RATIO-MODULE
8.1 Algemeen
Iedere onderneming heeft informatie nodig, waarvan het management gebruik kan maken bij het
realiseren van gestelde doelen, het nemen van de juiste beslissingen en het aangeven van
verbeteringen voor de toekomst. De daarvoor benodigde informatie kan worden verstrekt in de vorm
van kengetallen. Dat zijn cijfers waarin meetbare, bedrijfseconomisch relevante gegevens zijn
samengevat en in een groter verband worden bezien. Daarbij worden meerdere gegevens die op
zichzelf moeilijk zijn te overzien, samengebundeld tot een getal dat bruikbare informatie verschaft. Met
behulp van kengetallen kunt u uw onderneming beoordelen, cijfers uit de jaarrekening vergelijken met
die van het jaar ervoor en uw onderneming vergelijken met andere ondernemingen.
Met de ratio-module van FinForce is het mogelijk om dergelijke kengetallen te maken. Hierbij kunt u
gebruik maken van waardes, die afkomstig zijn van grootboekrekeningen uit uw administratie of van
zelfbedachte variabelen (bijv. het aantal personeelsleden, het aantal m2 verkoopoppervlakte, etc). Om
met ratio's te kunnen werken, dient u vooraf meer te weten over het werken met formules en het
werken met parameters.
8.2 Bediening en toepassingmogelijkheden
Via onderstaande route komt u terecht in de ratio-module.
Vervolgens komt u in onderstaand scherm terecht. In dit voorbeeld ziet u dat het mogelijk is om
meerdere ratiogroepen te maken en hierin meerdere ratio's aan te geven. In onderstaande ratio-groep
'Brutowinst-analyse totaal' zijn twee ratio's opgenomen.
54

Het is mogelijk om meerdere ratio-groepen te maken (vergelijkbaar met de rubrieken in de v&wrekeningen,
die meerdere grootboekrekeningen kunnen bevatten) en hierin meerdere ratio's te
benoemen. Zie onderstaand scherm.
In dit voorbeeld zijn er zes ratio-groepen benoemd. De volgorde, waarin deze groepen worden
weergegeven, is te wijzigen en wordt in de rapportage overgenomen. Hieronder volgt een voorbeeld
hoe u een nieuwe ratio kunt aanmaken. U selecteert een bepaalde ratiogroep en kiest vervolgens
'nieuwe ratio'. Vervolgens verschijnt onderstaand dialoogvenster. Hierin geeft u de naam van de
nieuwe ratio en het aantal decimalen in, waarin gerapporteerd moet worden. Daarna drukt u op het
groene vinkje en wordt de ratio in de groep opgenomen.
55

Vervolgens dient u een variabele aan deze ratio toe te kennen. u selecteert hiervoor de knop
'variabele toekennen' waardoor u automatisch het overzicht van alle beschikbare variabelen tot uw
beschikking heeft. De naam van de geselecteerde variabele komt altijd tussen haakjes achter de
naam van de ratio te staan. U maakt uw keuze en drukt daarna op het groene vinkje.
Zie onderstaand dialoogvenster.
56

8.3 De Ratio-rapportages
Op deze manier maakt u uw eigen cockpit van belangrijke ratio-getallen en zet die groepsgewijs bij
elkaar en bovendien in de volgorde, die voor u het meest overzichtelijk is. Om de resultaten van deze
ratio's te kunnen zien, heeft u een rapportage tot uw beschikking, die de prognosegetallen weergeeft
(zie onder).
En u heeft een rapportage tot uw beschikking, die van diezelfde ratio's de realiteitscijfers weergeeft
(zie onder).
57

9 UITGEBREIDE CONSOLIDATIEMODULE
9.1 Algemeen
De uitgebreide consolidatiemodule geeft de mogelijkheid om de financiële gegevens van verschillende
bedrijven met uiteenlopende activiteiten en dus verschillende rekeningschema’s samen te voegen, zodat er
een totaalbeeld kan ontstaan. Het resultaat is een grote database met daarin de cijfers van de
onderliggende prognoses, van waaruit rapportages kunnen worden gepresenteerd. Let op: deze
uitgebreide consolidatieslag leidt dus niet tot een nieuw budget, waarmee u nieuwe berekeningen kunt
uitvoeren. U kunt hier alleen rapportages mee maken.
Het voordeel t.o.v. de standaard consolidatiemodule bestaat uit de volgende punten:
1. samenvoegen van verschillende rekeningschema’s tot een overzichtelijk geheel;
2. liquiditeitsprognose wordt gebaseerd op de per prognose ingevoerde betalingstermijnen en overige
‘business-rules’.
3. in combinatie met de benchmarkmodule kunt u ook benchmarkrapporten uitdraaien.
9.2 Bediening en toepassingsmogelijkheden
Om met de consolidatie aan de slag te gaan, is het belangrijk dat u beschikt over een basismodel, waarin
alle onderliggende administraties moeten worden ondergebracht. In dit model kunt u per rubriek in het
onderste niveau de koppeling aanbrengen. Het basismodel is bijzonder belangrijk, omdat dit niet meer
achteraf gewijzigd kan worden als u hier prognoses aan gekoppeld heeft.
Vanuit het basismodel selecteert u de onderstaande keuze.
Vervolgens geeft u de naam van de consolidatieprognose en bepaalt u welke reikwijdte er vwb de
boekjaren geconsolideerd mag worden.
Vervolgens komt u in een scherm, waarin u aan de linkerzijde de samenstelling van de basis ziet
staan. Rechtsonder kunt u aangeven welke prognose in het consolidatiemodel moet worden
opgenomen.
58

Zodra u deze prognose wilt kiezen, ziet u een overzicht van de prognoses, die aan de ingestelde
reikwijdte (qua boekjaren) voldoen.
Hieruit maakt u uw keuze.
59

Door op het groene vinkje te kiezen, wordt rechts de samenstelling van de betreffende prognose
geselecteerd en kunt u de grootboekrekeningen van de prognose onderbrengen in het
consolidatiemodel.
U kunt hiervoor gebruik maken van de besturingsknoppen in het midden, maar u kunt ook slepen en
plaatsen. U kunt dit slepen toepassen op een enkele grootboekrekening, maar u u kunt ook een hele
rubriek oppakken en deze aan de linkerkant koppelen. In het voorbeeld hieronder ziet u dat rechts de
omzetrubriek wordt opgepakt en links de grootboekrekening ''omzet bloemen'' is geselecteerd. Door te
slepen of de button ''verbinden'' te gebruiken, brengt u de koppeling tot stand.
60

Door nu te slepen of de button 'verbinden' te gebruiken, brengt u de koppeling tot stand.
In onderstaand scherm ziet u dat de verschillende iconen aangeven welke situatie voor welke rubriek
of grootboekrekening van toepassing is. Zo zijn links bijv. de grootboekrekeningen onder ''omzet
transport'' dichte iconen, waarmee wordt aangegeven dat hieronder niets meer gekoppeld kan
worden. wel dus onder de rubriek, maar niet onder de grootboekrekening. Aan de rechterkant ziet u
dat een rubriek met volledig gekoppelde rekeningen blauw van kleur is, terwijl een rubriek met nog niet
volledig gekoppelde rekeningen doorzichtig is. De gekoppelde grootboekrekeningen zijn voorzien van
een vinkje. Ook kunt u betreffende rekeningen uitsluiten, als u zeker weet dat deze niet in het
consolidatieproces betrokken worden.
61

Voor elke prognose, die u aan de consolidatie toevoegt dient u te bepalen welke rekening op welke
plek in het consolidatiemodel thuishoort. Het voordeel van dit model is, dat u niet gebonden bent aan
specifieke Fin Force doorreken-functies. Zo kunt u rentekosten elders plaatsen, en dit geldt bijv. ook
voor afschrijvingskosten. Deze hoeven niet per se in de resp. rentekostenrubriek of resp.
afschrijvingskostenrubriek te worden opgenomen.
Financieel gezien worden alle waardes in het consolidatiemodel ingelezen en het resultaat is een
grote database, waar alle gerealiseerde en geprognotiseerde waardes zijn ingelezen en van waaruit u
rapportages kunt maken. Let op: dit is geen model, waarmee u verder kunt rekenen.
In dit geconsolideerde bestand kunt u alle rapportages opvragen, die u met de normale Fin Force
prognoses ook kunt opvragen.
9.3 Combinatie met de benchmarkmodule
Als u ook de beschikking heeft over de benchmarkmodule, kunt u automatisch onderstaande
benchmarkoverzichten uitdraaien. En dit is met name interessant voor franchise-organisaties, waarin het in
de praktijk nooit 100% zeker is dat de rekeningschema’s 100% identiek zijn.
62

10 RAPPORTAGE-OVERZICHTEN
10.1 Algemeen
Door het volgende keuzemenu op te roepen, ziet u een aantal mogelijkheden om rapportages uit te printen.
Zodra u uw keuze heeft gemaakt, rekent het programma alle ingevoerde gegevens door. Gedurende deze
berekening verschijnt een informatievenster, waarin de voortgang van de gedane berekeningen wordt
gepresenteerd.
Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, waarin u (met uitzondering van de naam van de licentiehouder
rechts bovenin) een aantal beschrijvingen aan de rapportage kunt wijzigen, als volgt:
Bovendien heeft u de mogelijkheid om alleen die GBRen af te drukken, waaraan een waarde is toegekend.
Van alle rapportages kunt u bepalen hoeveel en welke pagina’s u wilt afdrukken. Daarnaast heeft u de
mogelijkheid om de rapportages te converteren naar o.a. pdf-bestanden en te exporteren naar Excel. De
praktische toepassing, die hiermee wordt bereikt is dat men met pdf-bestanden rapportages via Internet
kan toesturen naar geïnteresseerde partijen of personen. Het voordeel van de export naar Excel is dat de
gebruiker hiermee gedeeltes van financiële rapportages via Excel in rapportages kan verwerken, zoals een
onderdeel van de liquiditeitsbegroting of een uitsplitsing van de omzet, etc.
Een belangrijk uitgangspunt voor alle rapportages van FinForce is dat:
• op het voorblad op rubriekniveau een overzicht wordt gegeven van betreffende gang van zaken;
• op de volgbladen dit overzicht wordt gedetailleerd naar GBR-niveau.
Dit heeft als groot voordeel dat de uitkomsten van FinForce controleerbaar zijn en daardoor ook beter aan
te sturen. Men heeft als financiële gebruiker door deze toepassing meer grip op de gewenste uitkomst.
Door dit uitstekende inzicht in de financiële gang van zaken, kunt u uw onderneming beter adviseren over
de financiële consequenties van de toekomstplannen.
63

Mocht u in uw prognose gebruik maken van meerdere omzet-, inkoop- of personeelskostenrubrieken, dan
heeft u de mogelijkheid om deze op het voorblad uit te splitsen. Dit kunt u aangeven door ‘Instellingen
algemeen’ te selecteren. Hier kunt u vervolgens uw keuze selecteren.
In FinForce versie 3.0 is de belangrijke uitbreiding ontwikkeld dat u uw rapportages kunt converteren naar
o.a. pdf-formaat. Dit heeft het voordeel dat u uw rapportages kunt verspreiden, zonder dat dit u meer tijd
kost. Bovendien kunt u nu ook elke printer, die zich in uw netwerk bevindt, aansturen.
10.2 Prognose Verlies- & Winstrekening
Deze rapportage kan per periode, per kwartaal en per jaar worden afgedrukt. Met het venstertje linksboven
kan de gebruiker aangeven van welk jaar men het periode- of kwartaaloverzicht wenst. Kiest men voor de
rapportage per jaar, dan kan de gebruiker exact aangeven van welke jaren men de cijfers wil zien. Zie
onderstaand venster:
Ook kan men hier historische boekjaren selecteren. Het maximum aantal jaren dat in één rapportage
getoond kan worden bedraagt 6. In de rapportage worden zowel de nominale cijfers als de percentages
(van de omzet) gepresenteerd.
10.3 Prognose privé-uitgaven en inkomsten
Deze rapportage kan per periode en per jaar worden afgedrukt, waarbijde gebruiker de vrijheid heeft om
zelf te bepalen van welke jaren het overzicht moet worden afgedrukt. Zie rapportage v&w-prognose.
64

10.4 Vaste Activa-rapportages
V.w.b. de ontwikkeling van de vaste activa zijn een 3-tal rapportages ontwikkeld, zoals in onderstaand
dialoogvenster is aangegeven:
In het investeringsplan wordt per jaar een overzicht gegeven van de geplande investeringen. De
afschrijvingsstaat geeft een helder overzicht vanaf het 1 e prognoseboekjaar van de investeringen en
afschrijvingen. Het overzicht van de boekwaarde activa (per periode) geeft een maandelijks overzicht van
de waarde-ontwikkeling van de specifieke activa (tot op detailregelniveau).
10.5 Liquiditeitsprognoses
De liquiditeitsprognose geeft een maandelijks overzicht van de liquiditeitsontwikkeling in het betreffende
jaar. Deze prognose wordt sterk beïnvloed door de prognosecijfers, de seizoensindexen en de
betalingstermijnen. De uitkomst hiervan is een cumulatief liquiditeits-saldo dat zich goed laat vergelijken
met de kredietruimte van de rekening-courant. Door deze vergelijking te maken, kan de gebruiker zich een
beeld vormen van de toekomstige financiële ruimte. Dit rapport wordt ook per kwartaal of per jaar
weergegeven.
10.6 Balansprognoses
Binnen FinForce zijn er twee verschillende balansrapportages ontwikkeld voor twee verschillende
toepassingen.
De analysebalans geeft op het voorblad een overzicht van de balansposten per ultimo van elke periode.
Op de volgbladen kan de gebruiker aflezen, vanuit welke v&w-GBRen dez waarde van deze balanspost
wordt bepaald. De praktische toepassing hiervan is dat men door het jaar heen een goed overzicht heeft
van de waarde-ontwikkeling van de balansposten en hieruit ook kan aflezen wat bijv. de waarde is van de
debiteuren en overige activa op het moment dat men het meeste krediet nodig heeft. Op deze wijze kan de
financier zich een goed beeld vormen van het financieringsrisico.
De presentatiebalans is ontwikkeld met het oog op het presenteren van enkele momentopnames. In dit
overzicht wordt een duidelijke scheiding tussen activa en passiva weergegeven. Deze balans voldoet aan
alle presentatietechnische vereisten. Het is mogelijk om maximaal een drietal momenten over de
prognoseboekjaren heen weer te geven. Zie onderstaand voorbeeld.
65

10.7 Realiteitsoverzichten
In de realiteitsrapportages zijn bovenstaande overzichten beschikbaar. In de ‘v&w-rekening t/m periode’
maakt u een vergelijking tussen de oorspronkelijke prognose en de realiteit. In het jaaroverzicht wordt de
maandelijkse (niet-cumulatieve) realiteitscijfers gepresenteerd. Beide overzichten zijn uitstekend geschikt
voor controle-doeleinden. In dit rapport kunt u een keuze maken in hetgeen wordt gepresenteerd.
Ook kunt u vergelijkende cijfers van het vorig jaar in de prognose betrekken. U doet dit door bijv. de
presentatie van de verschillen-analyse uit te schakelen en de ‘vergelijkende cijfers’ in te schakelen. Let op:
de cijfers van het vorig jaar zijn alleen in prognoses te presenteren als het betreffende historische jaar als
prognoseboekjaar in de prognose is opgenomen. Een voorbeeld: u heeft een prognose gemaakt van 2002
t/m 2004. Als historisch boekjaar is 2001 in deze prognose opgenomen. Als u in een dergelijke prognose
de realiteitscijfers van 2002 en 2003 heeft ingevoerd, dan kunt u een rapport presenteren van:
• de realiteitscijfers t/m juni van 2003
• de prognosecijfers t/m juni van 2003
• de realiteitscijfers t/m juni van 2002
De historische cijfers van 2001 kunt u dus niet (!) in deze rapportage laten zien. Een historisch jaar bevat in
FinForce slechts één cijfer van een jaartotaal en niet 12 separate maandcijfers.
Tevens heeft u de mogelijkheid om de zng. Mix-overzichten af te drukken. Deze mix-overzichten zijn
gebaseerd op de realiteitscijfers van de afgelopen maanden enerzijds en de prognosecijfers van de nog
komende maanden anderzijds. Hierdoor is er sprake van een continu monitoring systeem, waarmee het
mogelijk is om de oorspronkelijke prognose periodiek bij te stellen. In de mix-overzichten worden de
realiteitscijfers van de afgelopen maanden in een grijs kader gepresenteerd. De realiteitscijfers worden
normaal (witte achtergrond) getoond.
Tevens kunt u een overzicht uitdraaien van het rekeningschema. Hierop wordt de structuur van de
betreffende prognose (rubrieken en GBRen) gepresenteerd, met daarbij vermelding van de betreffende
instellingen als BTW-%, betalingstermijn, etc.
Ook kunt u (indien u een koppelingsmodule heeft) de werkelijke balanscijfers inlezen. In deze rapportage
wordt een vergelijking gemaakt tussen uw realiteitscijfers en de mix-balanscijfers. Hierdoor kunt u een
analyse maken of de uitgangspunten van uw prognose in overeenstemming zijn met de realiteit.
66

10.8 Zelf rapportages samenstellen
U kunt ook zelf uw rapportage samenstellen en hierbij gebruik maken van de standaard-rapportages, die in
FinForce beschikbaar zijn. Het voordeel hiervan is dat u met één druk op de knop een rapport kunt printen,
dat uit verschillende onderdelen bestaat. Deze rapportsamenstelling is voor elke prognose van toepassing.
Zodra u kiest voor 'rapport samenstellen' verschijnt onderstaand dialoogvenster.
Hierin ziet u een overzicht van alle rapportages, die u in FinForce heeft ontwikkeld. Als u wilt zien, uit welke
onderdelen deze rapportages bestaan, selecteert u de betreffende prognose en vervolgens het tabblad
'Rapportage-samenstelling', waarna het volgende venster verschijnt.
67

In dit venster kunt u exact de samenstelling bepalen van de rapportage. Door de 'Nieuw'-knop onderaan te
selecteren, krijgt u een 'scroll-overzicht' van alle mogelijke rapportages. U doet het volgende:
U selecteert de betreffende rapportages en de volgorde hiervan;
U geeft aan (indien van toepassing) welke boekjaren u wilt rapporteren. Let op: voor historische
boekjaren noteert u '-1', waarna u onder de kolom 'jaartal' kunt zien welke prognoseboekjaar in deze
prognose van toepassing is;
U geeft aan of u alleen het voorblad of ook de volgbladen wilt printen;
U benoemt de omschrijving van de bijlage;
Het is eveneens mogelijk om een lege pagina te selecteren. Deze kunt u in de praktijk gebruiken om
een commerciële toelichting (bijv. vanuit Word) op uit te printen.
Uiteindelijk kiest u het print-knopje, waarmee u een totaal plan uitprint, inclusief voorblad,
inhoudsopgave en paginanummering.
10.9 Taalmodule
Om het voor de gebruiker mogelijk te maken om in andere talen te rapporteren is de taalmodule
ontwikkeld. Ideaal voor bedrijven, die hun administratie in de Nederlandse taal gebruiken en daarbij
regelmatig naar buitenlandse holdings of moederbedrijven moeten rapporteren. Met deze taalmodule is het
mogelijk om alle vaste termen in FinForce en/of de administratie een vertaalslag mee te geven.
Als u kiest voor de vertaaltabel, dan kunt u alle vaste termen in de huidige FinForce rapportages een
vertaalslag geven. Kiest u voor het rekeningschema v&w of de balans, dan heeft u de mogelijkheid om de
omschrijvingen van de grootboekrekeningen te wijzigen in een andere taal. Hiervoor staan u standaard een
viertal vertaalslagen ter beschikking, waarin u zelf kunt aangeven welke terminologie u wilt gaan gebruiken.
68

Selecteert u de optie 'vertaaltabel', dan komt u in onderstaand scherm terecht.
Met de scroll in de linkerbovenhoek kunt u aangeven op welk onderdeel (bijv. rapportages of
spreadsheetmodellen) u de vertaalslag wilt aanbrengen.
Kiest u voor de optie 'rekeningschema v&w' dan komt u in onderliggend scherm, waarin alle
grootboekrekeningen worden weergegeven. In de betreffende kolom kunt u vervolgens uw vertaalslag
invoeren. Standaard wordt de waarde van de oorspronkelijke versie overgenomen, waarbij u de
mogelijkheid heeft om deze te overschrijven. Voor de duidelijkheid worden rubrieken aangeduid als
vetgedrukt, grootboekrekeningen met standaardtekstformaat en detailregels cursief gedrukt met kleiner
lettertype.
Als u vervolgens wilt realiseren, dat deze vertaalslag in uw rapportages wordt gehanteerd, dan selecteert u
gewoon in uw FinForce programma welke vertaalslag van toepassing is.
Voor de grafieken verwijzen wij naar hoofdstuk 11.
69

11 GRAFIEKEN
Via bovenstaand venster kunt u een aantal grafieken aanmaken. Door de keuze 'grafiek' aan te klikken,
krijgt u het volgende dialoogvenster:
Hierin heeft de volgende keuzemogelijkheden:
• Één of meerdere boekjaren;
• Rubrieksoort-, rubriek- of grootboekrekeningniveau;
• Prognose- of realiteitscijfers
• ‘netto’ maandcijfers of cumulatieve maandcijfers.
De grafieken kunt u rechtstreeks in FinForce printen en bewerken. U kunt dus zelf bepalen of u één of
meerdere gegevens binnen één en dezelfde grafiek wilt presenteren. Door vervolgens ‘Gegevens’ te
selecteren, komt u in een voorbeeldscherm terecht, waarin de grafiek wordt gepresenteerd.
70

Wilt u deze aanpassen, dan gaat u met uw muis naar de grafiek en kiest u uw rechtermuisknop en kiest u
‘Openen’.
Vervolgens komt u in een Grafische omgeving, waarin u uw grafieksoort kunt selecteren, de legenda’s kunt
opmaken, de assen kunt opmaken en zodoende uw voorkeuren kunt bepalen en instellen. Met het kruisje
rechtsboven kunt u dit ‘opmaakscherm’ verlaten en ziet u het voorbeeld van uw aanpassing. Zie
bijvoorbeeld onderstaand scherm.
71

Vervolgens kunt u deze grafiek uitprinten, door de printer te selecteren. Het is nog niet mogelijk om de
grafiek onderdeel te laten zijn van de zelf samen te stellen rapportages.
72

12 APPLICATIEBEHEER
12.1 Algemeen
Voor alle FinForce versies is een beheers-systeem ontwikkeld, waarmee u (of de systeembeheerder bij
een netwerkversie) een aantal beheerstechnische zaken kunt aanpassen. Dit betreft de instelling van de
gebruikersgegevens en zgn. sessiegegevens, hetgeen in de komende paragrafen wordt toegelicht. Om dit
programma op te starten, gaat u (bijv. met de verkenner) naar de FinForce-directory en dubbelklikt u met
uw linkermuisknop op het bijgaande icoontje:
12.2 Gebruikers
Zodoende komt u terecht in het volgende dialoogvenster:
In dit venster kunt u gebruikers toevoegen, gegevens van gebruikers wijzigen en gebruikers verwijderen.
Met behulp van de onderste functietoetsen kunt u uw keuze maken. Indien u kiest voor het aanmaken van
een nieuwe gebruiker, verschijnt het volgende dialoogvenster:
Middels de inlognaam en bijbehorend wachtwoord kunt u aan elke gebruiker een unieke code meegeven.
Overigens, het aantal gebruikers dat tegelijkertijd gebruik kan maken van de programmatuur, wordt
bepaald door het aantal afgegeven sublicenties. Het onderstaande overzicht is het resultaat.
73

12.3 Sessies
Door 'sessies' aan te klikken komt u terecht in het onderstaande overzicht.
In dit ‘logboek’ worden alle sessies met FinForce bijgehouden. Is de status '0' dan is deze sessie niet meer
actief. Is de status '1', dan is deze sessie wel actief. Heeft de sessie de waarde '1' terwijl de sessie wel is
afgesloten, dan wil dat zeggen dat deze sessie foutief is afgesloten (bijv. door stroomstoring). Om deze
sessie dan alsnog op een correcte wijze af te sluiten, gebruikt u de knop 'afbreken'. Met de knop
'Opschonen' wordt dit overzicht van het logboek opgeschoond.
Ook vindt u in de FinForce directory een programma, dat ervoor zorgt dat niet twee verschillende
gebruikers tegelijkertijd in dezelfde prognose kunnen werken.
Mocht u een prognose onverhoopt hebben afgesloten met Ctrl-Alt-Del, dan krijgt u in FinForce de melding
dat deze prognose geblokkeerd is. Met dit ‘ffeunlck.exe-programma kunt u vervolgens deze prognose
ontgrendelen. Als u hierop dubbelklikt, komt onderstaand dialoogvenster tevoorschijn.
Door de betreffende prognose te selecteren en vervolgens te kiezen voor ‘ontgrendelen’ zorgt u
ervoor dat u de prognose weer kunt ingaan.
74